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Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
Santiago de Cali, Agosto 2018
Señores
Pontificia Universidad Javeriana Cali.
Dr. Iván Fernando Otálvaro
Director Carrera de Ingeniería Civil.
Cali.
Cordial Saludo.
Por medio de la presente me permito informarle que el estudiante Daniel Alejandro
Sánchez Jaramillo identificado con la cedula 1144060083, trabajó bajo mi dirección
el proyecto de grado titulado “Desarrollo de Software para el control diario de
emprendimientos en etapa de crecimiento: AUDAZ.”. y está listo para ser
presentado.
Atentamente,
Juan Carlos Martínez Arias
Docente Facultad de Ingeniería
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
Santiago de Cali, Agosto 2018
Señores
Pontificia Universidad Javeriana Cali.
Dr. Iván Fernando Otálvaro
Director Carrera de Ingeniería Civil.
Cali.
Cordial Saludo.
Permito presentar el proyecto de grado titulado “Desarrollo de Software para
control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento: AUDAZ” con el fin
de cumplir con los requisitos exigidos por la Universidad para llevar a cabo el
proyecto de grado y posteriormente optar al título de Ingeniero Civil.
Al firmar aquí, doy fe que entiendo y conozco las directrices para la presentación de
trabajos de grado de la Facultad de Ingeniería aprobadas el 26 de noviembre de
2009, donde se establecen los plazos y normas para el desarrollo del anteproyecto
y del trabajo de grado.
Atentamente,
Daniel Alejandro Sánchez Jaramillo
1144060083
Cod 067453
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI
FACULTAD DE INGENIERÍA
INGENIERÍA CIVIL
PROYECTO DE GRADO
DESARROLLO DE SOFTWARE PARA EL CONTROL DIARIO DE
EMPRENDIMIENTOS EN ETAPA DE CRECIMIENTO: “AUDAZ”.
DANIEL ALEJANDRO SÁNCHEZ JARAMILLO
DIRECTOR
JUAN CARLOS MARTÍNEZ ARIAS
SANTIAGO DE CALI
AGOSTO DE 2018
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
INDICE
Contenido
Resumen ................................................................................................................. 8
Abstract ................................................................................................................... 8
Palabras claves ....................................................................................................... 8
Introducción ............................................................................................................. 1
1. Descripción del problema ................................................................................. 2
1.1. Planteamiento del problema ....................................................................... 2
1.2. Formulación de problema ........................................................................... 3
1.3. Justificación ................................................................................................ 3
1.4. Objetivos .................................................................................................... 4
1.4.1. Objetivo general ................................................................................... 4
1.4.2. Objetivos específicos ........................................................................... 4
1.5. Alcances y limitaciones .............................................................................. 4
2. Marco de referencia .......................................................................................... 5
2.1. Marco teórico ............................................................................................. 5
2.2. Trabajos relacionados ................................................................................ 7
2.3. Metodología de desarrollo .......................................................................... 8
3. Desarrollo del proyecto. .................................................................................. 10
3.1. Recopilación de información .................................................................... 10
3.1.1. Proceso de ventas ............................................................................. 10
3.1.2. Proceso de inventarios ...................................................................... 13
3.1.3. Proceso de clientes ........................................................................... 18
3.2. Arquitectura de software. ......................................................................... 20
3.2.1. Arquitectura de proceso de ventas .................................................... 20
3.2.2. Arquitectura de proceso de clientes ................................................... 21
3.2.3. Arquitectura de proceso de inventarios ............................................. 22
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
3.3. Modelo base de datos software ............................................................... 22
3.4. Desarrollo interfaz software. ..................................................................... 23
3.4.1. Modelo de interfaz ventas. ................................................................. 24
3.4.2. Modelo de interfaz clientes. ............................................................... 25
3.4.3. Modelo de interfaz de inventarios. ..................................................... 26
3.5. Desarrollo de la solución .......................................................................... 27
3.6. Implementación ........................................................................................ 28
4. Pruebas funcionales ....................................................................................... 42
4.1. Caso de ejemplo en la construcción......................................................... 42
5. Conclusiones .................................................................................................. 49
6. Bibliografía ...................................................................................................... 50
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Ejemplo programa de Inventarios ............................................................ 7
Figura 2 Ventas Basadas en empresa Cuchuflettos ............................................. 11
Figura 3 Movimiento de inventario por ventas. ...................................................... 13
Figura 4 Movimiento de inventarios por proceso de compras ............................... 14
Figura 5 Movimiento de inventario por transformación de materias primas .......... 15
Figura 6 Movimiento general de inventario............................................................ 16
Figura 7 Clasificación de usuarios a través de los procesos de una empresa ...... 18
Figura 8 Arquitectura de proceso de ventas. ......................................................... 21
Figura 9 Arquitectura de proceso de clientes. ....................................................... 21
Figura 10 Arquitectura de proceso de inventarios. ................................................ 22
Figura 11 Modelo base de datos software. ........................................................... 23
Figura 12 Interfaz formulario de ventas. ................................................................ 24
Figura 13 Interfaz formulario de clientes. .............................................................. 25
Figura 14. Interfaz formulario de inventario. .......................................................... 26
Figura 15 interfaz de seguridad ............................................................................. 28
Figura 16 Ventana principal. .................................................................................. 29
Figura 17 Ventana de compras ............................................................................. 30
Figura 18 Ventana de producción ......................................................................... 31
Figura 19 Ventana Inventarios artículos. ............................................................... 32
Figura 20 Ventana dosificación producto. ............................................................. 32
Figura 21 Flujo de Caja. ........................................................................................ 33
Figura 22 Lista de Clientes. ................................................................................... 34
Figura 23 Registrar o modificar cliente. ................................................................. 34
Figura 24 Interfaz Ventas. ..................................................................................... 35
Figura 25 Código creación de factura. .................................................................. 37
Figura 26 Código devolución de dinero. ................................................................ 37
Figura 27 código entrada de dinero. ...................................................................... 38
Figura 28 código movimiento usuario particular. ................................................... 39
Figura 29 Código Movimientos del día. ................................................................. 40
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
Figura 30 Análisis de ventas. ................................................................................ 41
Figura 31 Prueba presupuesto. ................................ ¡Error! Marcador no definido.
Figura 32 Prueba registro proveedor. .................................................................... 43
Figura 33 prueba compras. ................................................................................... 44
Figura 34 prueba análisis de compras. ................................................................. 45
Figura 35 prueba de inventario. ............................................................................. 45
Figura 36 prueba trasformación de materiales. ..................................................... 46
Figura 37 Prueba inventarios otro instante. ........................................................... 47
Figura 38 Prueba de ventas. ................................................................................. 48
Figura 39 prueba registro de ventas y análisis. ..................................................... 48
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
RESUMEN
Este proyecto muestra el desarrollo de un software llamado “AUDAZ”, que permite
a pequeños emprendedores, ya sean ingenieros civiles, administradores o de
cualquier carrera, mejorar el funcionamiento de su Microempresa y permite que
estas personas puedan centrarse en buscar nuevos negocios y oportunidades para
escalonar. En otras palabras, permitir realizar menos trabajo operativo y centrarse
más en pensar para tomar correctas decisiones. Según Peter Drucker “la
planificación a largo plazo no es pensar en decisiones futuras, sino en el futuro de
las decisiones presentes”. Por eso es vital que los emprendedores de hoy en día,
no se queden en el trabajo operativo, sino que se dediquen a analizar resultados
para tomar decisiones que permitan expandir el negocio al ritmo que va el mercado
y dar mayores oportunidades laborales.
ABSTRACT
This project shows the development of a software called "AUDAZ", which allows
small entrepreneurs, whether civil engineers, administrators, or any other career, to
improve the functioning of their Microenterprise and allows these people to focus on
finding new businesses and opportunities to grow. In other words, it results in
performing less operative work and allows more focus on correct decision making.
According to Peter Drucker, "long-term planning is not thinking about future
decisions, but about the future of present decisions". That is why it is vital that today's
entrepreneurs do not become overwhelmed with operative work. They should be
able to dedicate themselves to analyzing results and making decisions that allows
expansion of the business at the pace that the market is going and providing more
job opportunities.
PALABRAS CLAVES
Software, emprendimiento, administración, control, ventas, inventarios, clientes,
ingeniería.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
1
INTRODUCCIÓN
El software, comenzó siendo un asunto de científicos y proyectos gubernamentales,
luego pasaron a ser sistemas costosos y complejos que permitían automatizar
tareas administrativas, mejorando la eficiencia de las organizaciones con más poder
económico. Ahora, gracias al internet y a la era tecnológica, se cuenta con diferentes
aplicaciones gratuitas, para realizar las funciones que a diario necesitamos, ya sea
para una empresa o para una persona particular.
Hoy en día es fundamental el uso de sistemas de software realizados a la medida
de cada empresa, para garantizar su correcto funcionamiento y escalonamiento. No
es suficiente tener un contador, personal administrativo, clientes, etc. Sin un
software que controle toda esta información y permita controlarla en cualquier parte
del mundo. Los negocios más exitosos en el mundo según la revista Dinero [1] son
las empresas de tecnología, pero no únicamente las que venden tecnología sino las
que cuentan con un software masivo que se pueda utilizar y conectar con otros en
cualquier parte del mundo en tiempo real, en cualquier idioma y que pueda servir a
la población; como lo son Facebook, google, snapchat, entre otros.
Este proyecto, muestra como a través del diseño en ingeniería, se logra entender
claramente un proceso interno de una empresa y permite realizar el análisis para
sistematizar de manera correcta ese proceso. El siguiente proyecto se basa en
conceptos claves que se encuentran implicados en los procesos diarios de cualquier
tipo de emprendimiento, los cuales son ventas, inventarios y clientes. Estos módulos
se analizan a través de diagramas para llegar a encontrar los requerimientos
necesarios para sistematizar los procesos relacionados a estos módulos.
El resultado final de este proyecto es el software “AUDAZ” que permite a
emprendedores en etapa de crecimiento, tener mayor conocimiento y control sobre
su negocio, ya que le permite a una persona, hacer todo el manejo de su empresa
en un programa. La idea final de este proyecto es que los emprendedores se vean
beneficiados con este software y les permita rápidamente tomar decisiones sobre
sus procesos diarios y no recurrir a grandes inversiones en personal.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
2
1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
1.1. Planteamiento del problema
Los emprendedores hoy en día, son personas que sueñan con cambiar el mundo,
que tienen una visión del futuro que pocos logran entender, personas que trabajan
con el corazón y no únicamente con fines lucrativos, personas que buscan dejar
huellas en los demás, personas que a veces les toca dejarlo todo, que les toca a
diario sacrificio, dedicación y que aprenden que el éxito es todo un proceso que ha
cada quien le llega en su momento, pero depende fuertemente del trabajo realizado
a diario, el cual se debe aprender también a disfrutar. Esto genera que por varios
años el emprendedor se dedique fuertemente a su idea de negocio y muy
probablemente desconozca que muchas de las actividades que realiza a diario,
podría realizarlas con mayor efectividad. Un emprendedor se dedica día a día por
crecer un sueño, una marca, una idea y probablemente en muchas ocasiones se
encontrará solo para tomar decisiones, en las que no cuenta con un criterio claro
para decidirlas. Uno de los problemas más grandes de un emprendedor, es su
tiempo. Y esto hace que el emprendedor crezca desorganizadamente ya que cada
día debe dedicarse a resolver los problemas cotidianos, dejando a un lado la
evaluación de su negocio.
El crecimiento no organizado para los emprendedores genera descontrol en
inventarios, perdidas de clientes o dificultad en el manejo de ellos, cuentas erróneas
o difíciles de sacar, es decir el crecimiento genera que con mayor dificultad se
organice la información que a diario se mueve en el negocio.
Las herramientas básicas como bitácoras de registro, Excel y el apoyo o memoria
de los empleados, para llevar un correcto registro de las actividades que suceden a
diario, dentro de las microempresas, tienen bastantes inconvenientes ya que no hay
una forma sencilla de analizar la información, mucha se pierde entre tanto pápelo y
se convierte en imposible de recordar.
A medida que los pequeños emprendimientos crecen, mayor es la información que
debe analizarse y almacenarse y si no buscan una alternativa viable para el manejo
interno de los procesos, fácilmente podrían estancarse en el mercado o cometer
errores que los puedan llevar a desestabilizarse. Permitiendo que únicamente
crezcan los emprendimientos que más capital tengan para inyectar a su negocio y
contratar recursos humanos.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
3
1.2. Formulación de problema
¿Cómo se debe desarrollar un sistema de gestión que permita manejar los procesos
diarios de emprendimientos en etapa de crecimiento?
1.3. Justificación
En ingeniería Civil, se desarrollan habilidades para resolver problemas de la vida
cotidiana, utilizando los métodos de diseño de ingeniería y pensamiento lógico,
buscando lograr mayor eficiencia en cada una de las tareas que se desarrollan. De
igual forma este tipo de métodos y pensamiento lógico se utiliza en el desarrollo de
soluciones de software. Gracias al software que se va a desarrollar como proyecto
de grado, los pequeños emprendimientos podrán realizar acciones rápidas y
responder al mercado al ritmo que se encuentran. Ya que reducirá procesos y
realizará más tareas en menos tiempo, y he de aquí el significado de eficiencia
“hacer más con menos”. (Plata, Christian, canales para la región andina de
VMWare)
Mi mayor motivación para realizar este proyecto es, no solo presentar un proyecto
de grado por lo académico, sino lograr poner todos mis conocimientos y formación
adquiridos durante la Carrera, para buscar soluciones para personas con mi mismo
enfoque de vida: El emprendimiento. Personas que deciden dejar a un lado la
comodidad, por buscar poner sus proyectos en marcha. Por esta razón este
software permitirá adaptarse a otros emprendimientos y se convertirá en la mano
derecha para el crecimiento de los emprendedores. Volviéndose de vital importancia
la utilización de éste, sobre todo en el momento que se decida expandir o replicar
la marca.
El principal caso en el que se centrará este proyecto será la microempresa:
Cuchuflettos (Empresa de distribución de alimentos masivos y cadena de
Restaurante), ya que ha sido mi emprendimiento durante toda la Carrera y se cuenta
con toda la información necesaria y experiencia sobre esta empresa. Al mismo
tiempo se demostrará que es viable la utilización de esta metodología para cualquier
tipo de emprendimiento, por esta razón el segundo caso será aplicado en una
pequeño emprendimiento en el ámbito de la construcción, permitiendo comparar la
similitud en los problemas diarios que a cada emprendimiento se le presentan.
Para garantizar la utilidad de este software, se desarrollará de manera que pueda
ser adquirido por emprendedores en etapa de crecimiento, a bajo costo, pagándose
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
4
únicamente mientras este lo considere necesario, a través de un servicio mensual.
Como lo desarrolla hoy en día empresas como: Netflix, Spotify, entre otras. Pero la
mayor atracción de este software para el emprendedor es que se adapta a sus
necesidades reales.
1.4. Objetivos
1.4.1. Objetivo general
Desarrollar un sistema de gestión que permita manejar los procesos diarios de
emprendimientos en etapa de crecimiento.
1.4.2. Objetivos específicos
Recopilar la información necesaria de un caso de emprendimiento donde se
pueda disponer de información de los procesos de ventas, inventarios y clientes.
Analizar la información y diseñar propuestas para cada tipo de caso, que permita
realizar los procesos diarios más efectivos.
Desarrollar la solución más adecuada para implementar el sistema de gestión
de los inventarios, ventas y manejo de clientes, para dos casos de estudio.
1.5. Alcances y limitaciones
Entre los alcances que se plantean con el software a desarrollar para
emprendimientos en etapa de crecimiento, son los siguientes:
Controlar inventarios.
Guardar el movimiento de ventas que se realizan diariamente, tanto de forma
general, como por cliente especifico.
Permitir el registro de clientes en una base de datos que pueda alimentar el
sistema de ventas.
Conocer la cartera o cuentas por cobrar con la que cuenta el emprendedor
en cualquier instante.
El software debe permitir agregar a él, nuevas necesidades que al emprendedor
le surjan, por esta razón, los alcances estarán limitados por las primeras
necesidades encontradas en cada tipo de emprendimiento.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
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2. MARCO DE REFERENCIA
2.1. Marco teórico
Para desarrollar un sistema de gestión lo primero que debemos entender es a que
se refiere esto. Un sistema es la “Interrelación mutua que se establece entre los
elementos que componen un todo y que conducen al logro de objetivos”. Y gestión
es el “Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos
con el fin de dirigir las organizaciones”. Por lo cual un sistema de gestión es “un
conjunto de actividades que, interrelacionadas y a través de acciones específicas,
permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operación de las
Organizaciones” [2].
Lo que quiere decir que un sistema de gestión permite a una organización
estandarizar procesos y crecer organizadamente, además gracias a éste, las
organizaciones pueden tener un lineamiento que va a permitir de forma más efectiva
llegar a las metas y evaluar resultados.
Sistematizar un sistema de gestión, permitirá a una empresa evaluar sobre datos
almacenados como ventas, clientes, entre otros y esto permitirá a los gerentes de
la empresa comparar meses, evaluar resultados y almacenar de una forma sencilla
información que para tanto agentes internos como externos puede ser contundente.
Es importante conocer para el desarrollo del sistema de gestión, la importancia de
los tres conceptos que se evaluaran en los procesos a estandarizar, que son
clientes, ventas e inventarios.
Para entender el concepto de clientes como va implicado en una empresa debemos
conocer cuáles son las relaciones con el cliente, estas consisten en el ciclo completo
de su cliente, desde ser prospecto hasta el pago. Un correcto seguimiento de este
ciclo, mejorará la eficiencia operativa de la empresa [3].
La finalidad de conocer bien los clientes y manejar un sistema que permita
identificarlos radica en los siguientes puntos.
Alcanzar nuevos clientes manteniendo a los actuales
Conocer el historial de compras de cada cliente para segmentar
correctamente según su importancia para la empresa.
Manejar una base de datos para impulsar la introducción de nuevos
productos.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
6
Controlar el crédito para clientes especiales e historial de pagos.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene
un papel vital para el funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de
producción y de esta forma afrontar la demanda.
El objetivo principal del manejo y control de inventarios es proveer o distribuir
adecuadamente los materiales necesarios a la empresa, colocándolos a disposición
en el momento indicado para así evitar aumentos de costos perdidos de los mismos,
permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa a las
cuales debe permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto, la gestión de
inventarios debe ser atentamente controlada y vigilada.
La administración de inventarios, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:
¿cuántas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado?, ¿en
qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario?, ¿qué artículos del
inventario merecen una atención especial y protegerse contra los cambios en los
costos de los artículos del inventario? [4].
Por último, todo negocio debe buscar ser rentable y está sustentado en una
actividad económica que permite a través de la venta, lograr generar una utilidad.
Dentro de las ventas es importante conocer que existen ventas a crédito, de
contado, al por mayor y que cada una de estas debe generar un registro, que será
necesario para poder hacer un análisis del negocio, es decir de su rentabilidad. Este
análisis se hace a través de los estados financieros conocidos como balance
general y estado de resultados.
El balance general es una relación en un instante de tiempo de los bienes y
derechos que posee una firma (Activos), los montos de las deudas y obligaciones
con terceros (Pasivos) y el remanente, que es la diferencia entre los dos y se conoce
como Patrimonio, es decir, lo que les pertenece a los dueños o lo que la firma les
debe. Este informe mide la riqueza de la firma.
El estado de resultados obtiene su nombre de una serie de pasos cuyos costos y
gastos son deducidos de los ingresos. Como un primer paso, el costo de los bienes
vendidos es deducido de las ventas netas para determinar el subtotal de utilidad
bruta. Como segundo paso, los gastos de operación se deducen para obtener un
subtotal llamado “utilidad operacional” (o utilidad de operaciones). Como paso final,
se considera el gasto de impuesto sobre la renta y otros reglones “no operacionales”
para llegar a la utilidad neta [5].
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
7
En resumidas cuentas un estado de resultados evalúa los ingresos, costos, gastos
y utilidades del negocio.
2.2. Trabajos relacionados
El mercado ofrece toda clase de herramientas informáticas, desde gratuitas para las
pequeñas empresas, hasta complejos sistemas para las grandes compañías.
Sistemas Páez es una empresa dedicada al desarrollo de software para empresas,
y muchos de sus productos se pueden descargar gratuitamente para usar en un
negocio.
Un ejemplo de programa de inventarios es Moyín que es un pequeño y muy sencillo
programa de inventario portable y gratuito que permite realizar tareas simples para
el control de un inventario (ver Figura 1).
Figura 1 Ejemplo programa de Inventarios
En el área de ventas encontramos varios programas como cChic que permite
registrar fecha, monto, persona que recibe el dinero, número de comprobante y
alguna anotación pertinente. También se pueden registrar los datos de la reposición
de fondos y, opcionalmente, el programa puede emitir mensajes de alerta cuando
el monto de un gasto supera a uno previamente definido, o cuando el saldo de caja
es inferior a un monto programado. Otro programa gratis es Contalux que permite
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
8
gestionar la contabilidad de un negocio y permite exportar en Excel balances, libro
diario y mayor, listado de cuentas y otros reportes.
En el área de clientes encontramos múltiples bibliotecas que permiten organizar los
datos a preferencia de quien los va a analizar. Un ejemplo es ClienteXiros es el
módulo de consulta de la base de datos bibliográfica de Xiros a través de una red
de computadoras.
Así encontramos otros programas como secop, alvendi, Mis Clientes 2.10 y
múltiples otros que han desarrollado para poner al servicio de pequeñas empresas.
Muchos de éstos, dan opción de descargar una versión gratuita por un tiempo
limitado o con una muestra de las funciones generales, pero no la versión completa.
Además, muchos softwares desarrollados vienen con fórmulas erróneas o cálculos
no necesarios para todas las empresas. Y lo más difícil es encontrar un software
gratuito o de bajo costo que logre ejecutar en conjunto, cada una de las funciones
que realizan cada uno de estos programas por aparte, es decir ventas, clientes e
inventarios y mucho menos ir aumentando sus funciones de acuerdo a las
necesidades de la empresa. [6]
2.3. Metodología de desarrollo
En ingeniería es importante la planificación y el análisis en las fases iniciales de un
proyecto, pero la esencia de la resolución de problemas en ingeniería reside en el
diseño. “El diseño en ingeniería es tan variado como la propia profesión. Un
problema de diseño puede ser tan pequeño pero intrincado como un circuito
integrado de un ordenador, o tan amplio y complejo como un transbordador
espacial. La realización de diseños en ingeniería implica concebir, imaginar,
desarrollar, y planificar un dispositivo, una estructura un proceso o un sistema que
suponga un cierto beneficio para la sociedad” [7].
Por esta razón este trabajo estará basado en el método para la solución de
problemas de ingeniería (Metodología de Diseño) que según varios autores
comprende los siguientes 7 pasos [8]:
1. Identificación del problema
Se debe identificar muy claramente el problema, para llegar a la solución
apropiada y no desperdiciar tiempo. Este problema nos lo plantean los
emprendedores de cada Caso.
2. Recopilación de información necesaria
Se debe comenzar a reunir información y los datos que precisa para resolver.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
9
Implica no solo recoger, sino también evaluar la información que está
disponible. Se utiliza el aprendizaje de otros.
3. Búsqueda de posibles soluciones
Es importante identificar soluciones creativas, existen varias técnicas como:
lluvia de ideas, relación forzada y análisis morfológico.
4. Desarrollo de diseños previos (modelos)
Es importante desarrollar modelos previos que permitan acercarse a la
solución de forma que la unión de estos modelos lleve a una solución final
completa.
5. Evaluación y elección de la solución óptima
Teniendo ya diseños previos se puede dar una solución óptima al problema
a resolver.
6. Preparación de informes, planes y especificaciones.
Es importante dejar todo documentado y registrado específicamente para
cuando se desee retomar un punto, mejor alguna falla o evaluar la solución
por otros.
7. Implementación del diseño
Por último, se cuenta con las suficientes bases para implementar el diseño,
aquí es donde empieza el desarrollo de la solución.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
10
3. DESARROLLO DEL PROYECTO.
3.1. Recopilación de información
Tanto ventas como clientes e inventarios, aplican con la misma metodología general
para casi cualquier tipo de emprendimiento. En general las especificaciones de cada
proceso son las mismas, por esta razón y debido al acercamiento y a la puesta en
práctica en la empresa Cuchuflettos, se definen las especificaciones basándose en
esta empresa y son las siguientes:
3.1.1. Proceso de ventas
El siguiente proceso está basado en una venta realizada en la empresa
Cuchuflettos, que funciona igual para cualquier tipo empresa que cuenta con
productos (ver Figura2).
En el diagrama se puede ver claramente que inicia a través de la solicitud de un
cliente, por eso es importante verificarlo o registrarlo, de esta manera se puede
llevar un registro de compras por cliente.
Este diagrama permite identificar un cambio en el inventario al momento de
realizarse un registro de venta, y un movimiento en el flujo de caja.
Es claro ver que el proceso de ventas está conectado directamente con la base de
datos de clientes, el registro de ventas y es necesario además realizar un registro
del flujo de dinero, ya que una venta siempre va a estar conectada con dinero.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
11
Figura 2 Ventas Basadas en empresa Cuchuflettos
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
12
A través de esta información se puede establecer los siguientes requerimientos en
el proceso de venta.
Requerimientos en el proceso de ventas:
RF-VT-01: El sistema debe permitir la verificación de los clientes. Tanto si son
nuevos o clientes existentes.
o RF-VT-01-01: si el cliente existe, el sistema debe Obtener la
información del cliente, su cuenta actual (si debe o no debe).
o RF-VT-01-02: Si el cliente no existe, el sistema debe permitir ingresar
y modificar toda la información pertinente del cliente.
RF-VT-02: El sistema debe permitir la visualización de los productos, que el
cliente ofrece a la venta.
RF-VT-03: El sistema debe registrar el pedido del cliente según producto,
cantidad y su valor de venta.
RF-VT-04: El sistema debe permitir visualizar la venta actual, tanto los productos
que se están llevando, como el total de venta.
RF-VT-05: El sistema debe permitir registrar la forma de pago del cliente ya sea
Crédito o Efectivo.
RF-VT-06: El sistema debe permitir abonar a la cuenta y realizar pagos de
facturas
RF-VT-07: El sistema debe crear registro de la venta y almacenarla: con fecha,
consecutivo, cliente, detalle de productos y observaciones pertinentes.
RF-VT-08: El sistema debe crear la factura del cliente e imprimirla ya sea con
copia si se requiere.
RF-VT-09: El sistema debe notificar el movimiento de dinero que ingresa al
finalizar venta y sumatoria con el dinero actual con el que se cuenta.
Requerimientos de análisis en las ventas generadas:
RF-AV-01: El sistema debe permitir ver las ventas del día, durante un periodo
establecido y su sumatoria.
RF-AV-02: El sistema debe permitir ver los productos facturados en cada venta.
RF-AV-03: El sistema debe permitir ver a que cliente se le realiza la venta.
RF-AV-05: El sistema debe permitir separar ventas crédito y ventas Efectivo.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
13
3.1.2. Proceso de inventarios
El siguiente proceso está basado en los movimientos realizados en la empresa
Cuchuflettos para identificar como es el manejo de inventarios.
En la Figura 3 se puede identificar que los inventarios están sujetos a tres procesos
que son: COMPRA, PRODUCCIÓN Y VENTA. Lo que quiere decir que es necesario
definir cada uno de estos procesos ya que los inventarios de un negocio se ven
modificados en cada uno de estos procesos, ya sea para aumentar o disminuir.
Las ventas en un negocio, disminuyen el inventario; las compras lo aumentan y la
producción reduce un inventario y aumenta otro es decir, lo transforma.
Figura 1 Movimiento de inventario por ventas. Figura 3 Movimiento de inventario por ventas.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
14
A continuación se define en detalle el proceso de compras y los movimientos que
se realizan en este proceso y como se ve afectado el inventario y que usuarios se
encuentran implicados.
En la Figura 4 se puede ver como aumenta los inventarios, por la compra de
materias primas a un proveedor y esto genera la disminución del flujo de efectivo al
negocio. Y los registros correspondientes a dicha compra que son importantes
almacenar para futuros movimientos.
Figura 4 Movimiento de inventarios por proceso de compras
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
15
Es claro notar que en toda empresa el inventario de dinero, conocido más como
flujo de caja, es otro de los puntos importantísimos a tener en cuenta y de controlar.
El siguiente proceso muestra como existen productos que se transforman en otros
productos y es necesario hacer la actualización de los inventarios, este proceso es
conocido como producción y es muy importante para el manejo de inventarios. Si
no existe la producción de un producto, no podría venderse.
La Figura 5 detalla el proceso de producción necesario para poder generar las
ventas en empresas de productos transformados. Para empresas que no hacen
transformación de productos, no es necesario el proceso de producción. En el caso
de la construcción, la producción es la construcción o remodelación del producto
final, para esto se necesita compras de materias primas y el resultado va a ser el
producto final.
Figura 5 Movimiento de inventario por transformación de materias primas
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
16
Conociendo que los inventarios se mueven a través de los tres procesos
mencionados anteriormente, que se pueden ver claramente en la Figura 6, a
continuación se desarrollaran los requerimientos necesarios para llevar un buen
control de éste.
Figura 6 Movimiento general de inventario
Requerimientos para el movimiento de inventarios:
RF-IN-01: El sistema debe aumentar el inventario cada vez que se realiza alguna
compra y disminuir la caja o la cuenta con la que fue pagada dicha compra.
o RF-IN-01-01: El sistema debe registrar las compras por artículo y
cantidad y permitir registrar varios artículos en una sola compra.
o RF-IN-01-02: El sistema debe permitir buscar los artículos y
proveedores a usarse en la compra.
o RF-IN-01-03: El sistema debe organizar las compras de acuerdo a si
es materia prima o activo.
o RF-IN-01-04: El sistema debe guardar la información de compras por
fecha, artículo, proveedor y número de factura.
RF-IN-01-04-01: El sistema debe guardar la información del
proveedor para futuras compras.
RF-IN-02: El sistema debe permitir ver las compras del día, durante un periodo
establecido y su sumatoria.
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17
RF-IN-03: El sistema debe disminuir el inventario de los artículos usados cada
vez que se realiza alguna producción y aumentar el inventario de los artículos
terminados.
o RF-IN-03-01: El sistema debe permitir buscar los artículos a usarse en
la producción y los artículos producidos.
RF-IN-04: El sistema debe guardar los movimientos por fecha, tipo de
movimiento, inventario inicial, movimiento, inventario final, costo y
observaciones.
RF-IN-05: El sistema debe disminuir los inventarios pertinentes, cada vez que se
realiza una venta.
o RF-IN-05-01: El sistema debe disminuir los inventarios de acuerdo a
la receta de cada artículo vendido, cada vez que se realiza una venta.
RF-IN-05-01-01: El sistema debe permitir registrar la receta de
cada producto a vender.
Requerimientos de análisis de inventarios:
RF-AIN-01: El sistema debe permitir visualizar los movimientos de inventarios
realizados en el día, durante un periodo y su sumatoria.
RF-AIN-02: El sistema debe avisar las materias primas que hay pocas y se
deben comprar.
o RF-AIN-02-01: El sistema debe permitir establecer el mínimo en stock
de cada artículo o producto.
RF-AIN-02: El sistema debe permitir visualizar el total de inventarios de forma
individual y total.
o RF-AIN-02-01: El sistema debe permitir visualizar el total de
inventarios por materias primas
o RF-AIN-02-02: El sistema debe permitir visualizar el total de
inventarios por activos.
RF-AIN-03: El sistema debe permitir modificar un inventario: su costo, su
cantidad, su nombre y su precio de venta.
o RF-AIN-03-01: El sistema debe dejar registro al realizar un cambio de
cantidades de un artículo o producto.
RF-AIN-04: El sistema debe permitir borrar un artículo, solo si de éste no se
encuentra cantidades.
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18
3.1.3. Proceso de clientes
Hay que entender que toda venta, o toda acción que se realiza en una empresa son
realizadas por un sujeto. Por esta razón se va a generalizar clientes como usuario
del cual se desea guardar información para ser utilizada más adelante. A
continuación se muestra los tipos de usuarios que están implicados en los
movimientos de ventas e inventarios. Estos son clientes y proveedores.
Figura 7 Clasificación de usuarios a través de los procesos de una empresa
Con esta información, conociendo para que procesos es necesario el
almacenamiento de datos del cliente y que información, se establecen los siguientes
requerimientos.
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19
Requerimientos para el manejo de clientes:
RF-CL-01: El sistema debe permitir registrar clientes y almacenar sus datos y
movimientos ya sea compra, venta.
o RF-CL-01-01: El sistema debe permitir verificar si un cliente ya está
registrado.
o RF-CL-02-01: El sistema debe permitir registrar clientes con fecha de
registro, nombre, apellido, teléfono, email, cedula, cumpleaños y
categoría en la empresa.
RF-CL-02-01-01: El sistema debe permitir registrar clientes con
categoría en la empresa, para que éste pueda diferenciarlos a
la hora de realizar algún movimiento. Ya sea cliente, proveedor,
distribuidor, trabajador.
RF-CL-02: El sistema debe permitir ver los clientes actuales y tener un buscador
que permita filtrarlos.
RF-CL-03: El sistema debe permitir cargar la información de los movimientos de
cada usuario o cliente.
RF-CL-04: El sistema debe permitir borrar clientes y hacer modificación o
actualización de sus datos, solo si nunca ha tenido movimientos.
RF-CL-06: El sistema debe permitir separar los usuarios de acuerdo a la
categoría registrada.
o RF-CL-06-01: El sistema debe mostrar los clientes que ya fueron
atendidos durante un periodo de tiempo establecido.
RF-CL-07: El sistema debe permitir ver las cuentas de cada cliente o usuario y
separar a los que la empresa les debe y los que deben a la empresa.
Por último, teniendo en cuenta la tecnología y herramientas que se manejan hoy en
día, se puede definir como requerimiento general, la posibilidad de exportar a Excel
la información almacenada. Ya que es un programa de uso general.
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20
3.2. Arquitectura de software.
La arquitectura del software es un conjunto de patrones que proporcionan un marco
de referencia necesario para guiar la construcción de un software, permitiendo a los
programadores, analistas y todo el conjunto de desarrolladores del software
compartir una misma línea de trabajo y cubrir todos los objetivos y restricciones de
la aplicación [9]. A continuación se presenta la arquitectura del software para los
procesos que se van a trabajar según los tres conceptos claves.
El desarrollo de la arquitectura se realizará a través del modelo por capas, donde la
capa superior es la capa de Presentación o Interfaz de Usuario, esta capa, está
formada por los formularios y los controles que se encuentran en los formularios. Es
la capa con la que interactúa el usuario. La segunda capa es la de negocio que está
formada por las entidades, que representan objetos que van a ser manejados o
utilizados por toda la aplicación. Y por último se encuentra la capa de acceso a
Datos que contiene clases que interactúan con la base de datos, altamente
especializadas que se encuentran en la arquitectura del sistema y permiten,
utilizando los procedimientos almacenados generados, realizar todas las
operaciones con la base de datos de forma transparente para la capa de negocio
[10].
3.2.1. Arquitectura de proceso de ventas
En la arquitectura para ventas (ver Figura8), es importante contar con dos
formularios claves, uno es el formulario principal de ventas, donde se hace el
registro de los productos vendidos, el cliente, el número de factura, realizar pagos
a la cuenta y movimientos relacionados a las ventas y el otro formulario permite ver
y analizar las ventas y sus registros diarios y dentro de un periodo de tiempo. Es un
acercamiento al estado de resultados.
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Figura 8 Arquitectura de proceso de ventas.
3.2.2. Arquitectura de proceso de clientes
En la arquitectura para el manejo de los clientes (Figura9), se definieron cuatro
formularios, un formulario para realizar el registro de los clientes, un formulario que
permite ver todos los clientes y su información general, otro formulario que permite
hacer el análisis histórico del movimiento de un cliente especifico y por ultimo un
formulario que permite la modificación del cliente, que va estrechamente
relacionado con el registro del cliente.
Figura 9 Arquitectura de proceso de clientes.
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3.2.3. Arquitectura de proceso de inventarios
Por ultimo en la arquitectura de inventarios (Figura10) se manejan 3 formularios, el
primero para realizar el análisis general de los inventarios, que permite ver con que
se cuenta en un momento determinado, otro formulario es el análisis en detalle de
cada artículo a través del tiempo y por ultimo está el formulario de registro de receta
que permite enlazar un producto con diferentes materias primas y de esta forma, al
realizar el gasto de uno, se realizara proporcionalmente el gasto de los otros.
Figura 10 Arquitectura de proceso de inventarios.
3.3. Modelo base de datos software
La Figura 11 muestra la base de datos con la que será alimentado el programa y
sus relaciones entre las tablas creadas. Inicialmente existen 8 tipos de tablas, para
cumplir con el control de los procesos de inventarios, clientes y ventas. Es muy
importante tener claro los datos que se desea almacenar, pensando en el tipo de
análisis de datos que se desea realizar o que le permita realizar la evaluación de su
negocio.
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23
Figura 11 Modelo base de datos software.
Las casillas resaltadas muestran las tablas principales para el análisis de clientes,
ventas e inventarios y su relación con todas las demás tablas; que es la finalidad
principal de nuestro proyecto.
3.4. Desarrollo interfaz software.
El objetivo y único propósito de una interfaz de usuario, como el nombre lo indica,
es poder crear una experiencia al usuario y lograr que este tenga un manejo
amigable con el software desarrollado. Por esto es importante tener en cuenta qué
tan rápido se puede completar la tarea y con qué facilidad.
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24
A continuación se mostrará un modelo de interfaz pensado para el formulario de
ventas, para clientes e inventarios.
3.4.1. Modelo de interfaz ventas.
En la Figura 12 se puede encontrar de arriba para abajo, de izquierda a derecha,
las siguientes características: función para buscar usuario o espacio para marcar el
ID del usuario, función para cargar la información importante del usuario en pantalla.
Función para ver el detalle histórico del usuario. Espacio para registrar fecha y
numero de factura. Lista de productos a la venta y espacio con posibilidad de marcar
más de un producto vendido. Espacio para mostrar la venta actual. Posibilidad de
registrar un pago adicional al usuario, o pagar una cuenta anterior. Botón para ver
ventas del día y por un periodo determinado. Espacio que muestra el total en pesos
de la venta actual y a pagar. Función que identifica un pago en efectivo y muestra
el valor a devolver, según el valor pagado registrado en la casilla superior. Función
que identifica un pago con la cuenta y permite cargarla al usuario. Y espacio que
permite registrar observaciones.
Figura 12 Interfaz formulario de ventas.
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25
3.4.2. Modelo de interfaz clientes.
El formulario de clientes, es un formulario sencillo que permite escribir la información
que se desea almacenar de los usuarios. También cuenta con una función que
permite verificar si un cliente ya está registrado con el mismo ID, una función que
permite hacer el registro del usuario y una función que permite borrar todos los datos
de manera rápida y fácil para agregar otro usuario.
En el formulario que se encuentra en la Figura 13, se ingresan los datos que serán
almacenador en la base de datos de clientes, que son cedula, nombre y apellidos,
categoría, teléfono, email, dirección y cumpleaños.
Figura 13 Interfaz formulario de clientes.
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26
3.4.3. Modelo de interfaz de inventarios.
Es importante manejar un detallado movimiento de inventarios (ver Figura14), por
esto la interfaz cuenta con un espacio que permite identificar el total de materias
primas con las que se cuenta y cuanto suma en activos. Una función que permite
seleccionar el tipo de inventario que se desea analizar (materias primas, productos
terminados, activos). Cuenta con un espacio para escribir algún producto que se
desea encontrar con una función que te permite filtrar. Una función que permite
hacer modificaciones de los artículos de inventario y permite ver el detalle histórico
de los movimientos del artículo.
Figura 14. Interfaz formulario de inventario.
Por último, este formulario cuenta con una función que permite hacer registros de
dosificaciones para productos terminados, para cuando se genere una venta de este
artículo, reducir el inventario con el que se realiza la manufactura de dicho producto.
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27
3.5. Desarrollo de la solución
Para el desarrollo de la solución se decidió utilizar Python, ya que:
Es un lenguaje libre de programación de propósito general a través de
scripting, orientado a objetos, preparado para realizar cualquier tipo de
programa, desde aplicaciones Windows a servidores de red o incluso,
páginas web.
Este lenguaje apuesta por la simplicidad, versatilidad y rapidez de desarrollo.
Es un lenguaje interpretado, lo que significa que no se necesita compilar el
código fuente para poder ejecutarlo, lo que ofrece ventajas como la rapidez
de desarrollo e inconvenientes como una menor velocidad.
En los últimos años el lenguaje se ha hecho muy popular, debido a varias razones
como la cantidad de librerías que contiene, tipos de datos y funciones incorporadas
en el propio lenguaje, que ayudan a realizar muchas tareas habituales sin necesidad
de tener que programarlas desde cero. También por la sencillez y velocidad con la
que se crean los programas. Un programa en Python puede tener de 3 a 5 líneas
de código menos que su equivalente en Java o C. además, la cantidad de
plataformas en las que podemos desarrollar, como Unix, Windows, OS/2, Mac,
Amiga y otros. Y por último, Python es gratuito, incluso para propósitos
empresariales, algunas empresas que utilizan Python son Yahoo, Google, Walt
Disney, la NASA, Red Hat, etc [11].
Inicialmente para trabajar en la nube, se montará el programa en Dropbox, de esta
forma se podrá actualizar desde cualquier computador que cuente con la aplicación
y no se corre el riesgo de perder la información. Las tablas de la base de datos,
serán creadas a través de archivos texto y se usará TKinter para la creación de la
interfaz del programa. TKinter Es una librería orientada a diseñar la interfaz gráfica
para aplicaciones de escritorio hecho a través del lenguaje de programación Python
y sirve para crear las ventanas tan útiles a nivel visual que ves en el escritorio de tu
ordenador, facilitando la vida del usuario [12].
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28
3.6. Implementación
Para iniciar el programa, debido a la cantidad información que contiene que puede
ser confidencial, se desarrolló un sistema de clave (ver Figura 15). Donde solo el
que conoce la clave puede acceder a este.
Figura 15 interfaz de seguridad
Cargada la clave, se encuentra el menú o ventana principal, donde se puede
acceder a las diferentes funciones según el propósito que se necesite en el
momento: ventas, compras, producción, clientes, inventarios, entre otros que se
pueden detallar en la Figura 16. Cada uno de estos botones abrirá un nuevo
formulario en el que se podrá trabajar.
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29
Figura 16 Ventana principal.
En la Figura17 se muestra la ventana de compras, donde se puede registrar el tipo
de compra, el artículo y demás datos de interés que se desean almacenar para
futuros análisis. Además está un botón que te permite ver las compras, organizadas
por periodos.
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Figura 17 Ventana de compras
Otra ventana importante que permite la transformación de inventarios es la ventana
de transformación de materias primas (ver Figura18). Con esta ventana se puede
agregar materias primas y sacar productos terminados. Tambien cuenta con la
opción de ver el historico de producciones y hacer modificaciones en producciones
realizadas.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
31
Figura 18 Ventana de producción
En la Figura 19, que es la ventana de inventarios, se puede ver en detalle el
inventario actualizado, según el tipo de inventario que sea, por ejemplo: inventario
de materias primas, inventario de activos, productos terminados, entre otros.
Además permite realizar modificaciones, análisis históricos, crear una dosificación,
crear un nuevo artículo y definir una existencia mínima del artículo. En la Figura 20
puede verse un ejemplo de un producto terminado, que en el ámbito de la
construcción se podría llamarse presupuesto. Este mismo, establece el precio
sugerido de venta, de acuerdo al porcentaje que se desea de utilidad.
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Figura 19 Ventana Inventarios artículos.
Figura 20 Ventana dosificación producto.
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33
Así de importante como controlar inventario de materias primas, es controlar el
dinero que entra y el dinero que sale, es decir el flujo de caja. Esto permite a una
empresa y sus dueños conocer la rentabilidad. Por esta razón, analizar los
movimientos de dinero es una acción vital para cualquier negocio. La ventana de
flujo de caja se presenta en la Figura 21, permite conocer cuánto dinero se cuenta
actualmente en caja menor, en caja mayor y en bancos. Además permite realizar
verificaciones de la caja, así como sus movimientos históricos.
Figura 21 Flujo de Caja.
Los usuarios de un negocio hacen parte importante del análisis mensual que se
realice de éste. Desde conocer los clientes a los que más se les vendió, como los
proveedores más económicos, como las personas que trabajan para el negocio y
poderlos diferenciar y analizar individual y grupalmente. En la Figura 22 se
encuentra todos los usuarios posibles, registrados en la base de datos generada.
En esta ventana se puede ver el histórico de cada usuario, hacer modificaciones en
los datos personales, copiar la cedula para realizar alguna acción más adelante y
exportar a Excel para realizar un análisis más detallado. La Figura 23 es el
formulario de registro de usuario que permite introducir los datos que se desean
guardar. Además permite verificar si el usuario ya está creado o no y hacerle
modificaciones al usuario creado. Los datos que se desean almacenar, pueden
modificarse de acuerdo al tipo de empresa y necesidades.
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34
Figura 22 Lista de Clientes.
Figura 23 Registrar o modificar cliente.
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Por último se presenta la pantalla de ventas (ver Figura 24), donde suceden los
ingresos principales del negocio, ya que aquí es donde puede observarse el ingreso
de dinero, identificación de usuarios, descarga de inventarios, movimiento del flujo
de efectivo, en últimas, en esta pantalla relaciona los tres conceptos principales en
los que se basa este proyecto y está basado todo negocio o emprendimiento
(clientes, inventarios, ventas).
Figura 24 Interfaz Ventas.
En la Figura 24, se puede detallar la función de “cargar usuario” que permite través
de un ID, mostrar la información más importante del usuario. También si no se
cuenta con el ID del usuario, existe la función de “buscar usuario”, que logra a través
del nombre o apellido, encontrar el ID correspondiente a este y cargarlo en la
ventana de ventas. Otra función importante que se puede detallar es la de “ver
usuario”, que abre una nueva ventana donde muestra todo el historial de
movimientos que ha realizado el usuario, desde compras, créditos, pagos, entre
otros.
Esta ventana de ventas cuenta los siguientes espacios para:
El registro automático del número de factura y fecha.
La selección de los productos a vender y su cantidad, junto a una función que
permite hacer el registro de estos productos.
La venta actual de productos, valor, descuentos.
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36
Registrar observaciones.
Hacer pagos adicionales.
Mostrar el monto de dinero en la caja menor.
La posibilidad de analizar las ventas, imprimir la factura y registrar la forma
de pago.
Entre todas estas funciones dentro de la pantalla de ventas, se deja a continuación
el código respectivo para hacer posible un registro de pago en efectivo, que es
similar al pago de crédito, solo que este va a mover el dinero de la caja y no la
cuenta personal del cliente o usuario.
La función efectiva o cualquier otra función en Python inician siendo definida con las
variables que entran en él. Para la función de efectivo def efectivo(FECG, FACT), son
consideradas dos variables: la variable de fecha y factura (ver Figura 25).
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37
Figura 25 Código creación de factura.
Hasta este punto, el código lo único que ha realizado es la identificación del usuario,
sus datos personales y la creación de la factura.
Figura 26 Código devolución de dinero.
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La figura 26, permite conocer la cantidad de dinero que el vendedor debe dar de
cambio al cliente, según la cantidad de dinero con la que haya pagado el usuario.
Figura 27 código entrada de dinero.
En la Figura 27, se registra la entrada de dinero en la caja y se almacena los datos
de la compra.
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Figura 28 código movimiento usuario particular.
En la figura 28, la función realiza el movimiento en la cuenta personal del usuario y
deja el registro de la compra.
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Figura 29 Código Movimientos del día.
Figura 30 Código registro de venta
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Por último, en la Figura 29 y 30, la función deja un registro en los movimientos del
día del negocio, y deja registro en la base de datos de ventas. Que permite hacer
un análisis posterior que se puede ver en la Figura 31.
Figura 31 Análisis de ventas.
En la Figura 31 se puede detallar un espacio que muestra las ventas del día en
efectivo, en crédito y el total, su costo de realización y la posibilidad de ver la misma
información durante un periodo determinado de tiempo. Información que es
fundamental para la realización del estado de resultados.
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4. PRUEBAS FUNCIONALES
4.1. Caso de ejemplo en la construcción
En la construcción, se puede hablar desde diseño, cálculos, remodelación, hasta un
proyecto completo. Para hacer la prueba funcional de AUDAZ, se usa para hacer
seguimiento a un proyecto sencillo de la construcción de un Columpio. En el que se
decide utilizar AUDAZ como herramienta para hacer el seguimiento completo a este
proyecto y poder identificar fácilmente desperdicios o pérdida en materiales, gastos
injustificados, analizar el conjunto de activos con los que avanza y termina el
proyecto e identificar materiales que pueden ser utilizados para futuros trabajos. La
información almacenada en AUDAZ, permite en futuros proyectos realizar una
estimación más cerca de la realidad y tener de forma organizada y en conjunto,
cada proyecto que se va desarrollando, y de esta manera lograr ser más eficientes
y justos en el mercado.
Para iniciar todo proyecto se realiza un análisis de precios unitarios, por esta razón
se decide aumentar una función más en AUDAZ, que no se contaba durante el
avance de este proyecto, dentro de la ventana principal, que es una adaptación de
la función dosificación.
Figura 32 Análisis precios unitarios
Análisis de precios unitarios
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43
Se deja un botón llamado modificar, que permite realizar modificaciones en el
porcentaje que se desea de utilidad y así calcular el precio de venta.
Aprobado por el cliente el precio de venta, se pasa a la realización del proyecto, lo
principal es la compra de materiales. Para la compra de materiales, se debe registrar
el proveedor previamente.
Figura 33 Prueba registro proveedor.
Una vez realizado el registro del proveedor, se realiza la compra de los materiales
para el columpio, que en este caso se va a suponer que son comprados al mismo
proveedor.
En la Figura 34, se puede detallar:
Las compras actuales que se están registrando
El total de la compra
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44
Un campo para registrar si la compra es realizada en efectivo u otro tipo de
pago
Un botón para definir qué tipo de compra es para cada artículo, si materia
prima, si activo, producto terminado, entre otros.
Además permite registrar el número de factura, el proveedor que debe estar
registrado correctamente y el total de dinero con el que cuenta la caja, que
debe ser igual o mayor a la cantidad comprada, si es en efectivo.
Figura 34 prueba compras.
Además, la pantalla compras permite una vez finalizada la compra verificar las
compras del día, como esta es la primera compra que se realiza, debe coincidir las
compras del día con esta última compra registrada (ver Figura 35).
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
45
Figura 35 prueba análisis de compras.
Una vez ya tenemos los materiales, podemos verificar el inventario con el que se
cuenta y probar que todo funcione correctamente. Ver Figura 36.
Figura 36 prueba de inventario.
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Teniendo ya todos los materiales, podemos pasar a la trasformación de estos
materiales en el producto final, el columpio (ver Figura 36).
Figura 37 prueba trasformación de materiales.
Registrado el gasto de las materias primas y la trasformación en el columpio.
Debemos tener como resultado, un cambio en las materias primas y la creación de
un nuevo producto T. por esta razón si se revisa el inventario en este momento, se
cuenta con los mismos $106.000, pero en equivalencia a 1 columpio y el sobrante
de materiales. Ver Figura 39.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
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Figura 38 Prueba inventarios otro instante.
Es claro notar en la Figura 38, que ya no existe unidades de lija, que de pegante
queda la mitad de lo que compramos, de cuerda nos queda 1.5 metros y nos queda
el 10% de lámina de madera pino para futuros usos. Además, contamos con 1
columpio que puede venderse con un costo de materias primas de $84,675, mucho
menor al pronosticado.
Para terminar, se prueba la venta del columpio que se decide vender en $150,000
y revisar que quede el registro de la venta. Para esto se hace primero el registro del
cliente que va a realizar la compra.
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Figura 39 Prueba de ventas.
Terminada esta venta en efectivo, el dinero de la caja sube $350,0000 y queda el
registro para el análisis de las ventas (ver Figura 40). El inventario de activos
disminuyo a $21,325 que es el valor equivalente a la cantidad de materiales que
quedaron. Y ya no queda inventario de columpios.
Figura 40 prueba registro de ventas y análisis.
Conociendo la utilidad bruta y con la función gastos, que no hace parte de la entrega
de este proyecto (que AUDAZ se encuentra actualmente desarrollando), se tendrá
el estado de resultados de un periodo determinado.
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
49
5. CONCLUSIONES
En esta primera fase, se logró crear un software que permite guardar toda la
información relevante en cuanto a los tres procesos investigados: inventarios,
clientes y ventas. Toda esta información es exportable a Excel para su posterior
análisis con tablas dinámicas u otras ayudas. Para futuras actualizaciones del
software, se buscará que éste realice el análisis directamente, generando estados
de resultados, el balance general y análisis que son usados a diario y requieren de
apoyo de un equipo contador. De esta manera, el dueño podrá dedicarse más al
análisis y hacer correcciones con el criterio correcto y rápidamente.
AUDAZ demostró gracias a este ejemplo, la versatilidad que tiene para adaptarse a
diferentes modelos de negocio, ya que cualquier tipo de negocio requiere
administrar correctamente los recursos y analizar las ventas y movimientos diarios
que realiza.
AUDAZ, como su nombre lo dice, busca ser uno de los softwares más completos e
utilizados para cualquier tipo de emprendimiento o negocio que desee arrancar. Una
de las herramientas más útiles para esos guerreros llamados emprendedores.
Actualmente Audaz es de suma importancia para la empresa Cuchuflettos y tiene la
ventaja de poder ser personalizado y ajustado para todo tipo de empresa, ya sea
alimentos, accesorios, construcción. Y es una de las razones que han permitido a
este emprendimiento escalar y estar a la altura de muchos negocios más grandes y
con mayor nivel de inversión de capital.
En el caso de la construcción, AUDAZ permite generar un presupuesto y a la hora
de terminarse confrontar con la realidad invertida, además actualmente se ha
incorporado una función que permite manejar y controlar los horarios de los
trabajadores y a su vez hacer la liquidación de acuerdo a las necesidades de cada
empresa. Una vez un negocio desea adquirir el software de AUDAZ, el propietario
o quien tiene conocimiento del negocio, debe exponer las necesidades de su
negocio y AUDAZ con la base actual que cuenta y pequeñas modificaciones o
complementos debe entregar al cliente el diseño final que se adaptara a las
necesidades de su negocio, haciéndolo único y eficaz.
Para futuras actualizaciones se aconseja lograr un desarrollo en la Web y que este
proyecto quede aún más completo. Para esto la solución sería utilizar Django que
es un framework para aplicaciones web gratuito y open source, escrito en Python.
[12]
Desarrollo de Software para el control diario de emprendimientos en etapa de crecimiento.
50
6. BIBLIOGRAFÍA
[1] Revista Dinero, http://www.dinero.com/edicion-impresa/caratula/articulo/los-negocios-del-futuro-de-empresarios-colombianos/229046, consultado el 13 enero 2017.
[2] Guía de Armonización del Modelo Estándar de Control Interno MECI
1000:2005 con la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública - NTCGP
1000:2004, expedida por el DAFP y la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.
[3] Administración de la relación de clientes consultado en:
http://www.epicor.com/lac/solutions/crm.aspx el 8 de noviembre de 2016.
[4] Sistema de gestión y calidad: Manejo de inventarios consultado en
http://logisticayabastecimiento.jimdo.com/gesti%C3%B3n-de-inventarios/ el
30 de octubre 2016.
[5] Administración del efectivo y contabilidad administrativa, consultado en:
http://www.gestiopolis.com/administracion-del-efectivo-y-contabilidad-
administrativa/ el 4 de noviembre de 2016.
[6] Trabajos relacionados, http://sistemaspaez.com/gestion-simple-de-
inventarios/. Página web de descarga de software gratuito y con costo.
[7] “Resolución de problemas”, Escuela de ingenieros industriales,
Universidad de Castilla-La Mancha, link de descarga:
http://edii.uclm.es/~jmlova/Archivos/IIA/Archivos/IIA_Resolucion.pdf.
[8] Introducción a la mecatrónica, Universidad Autónoma de Nueva León,
https://prezi.com/d5r7rmcg3__x/31-metodologia-para-solucion-de-
problemas-de-ingenieria/
[9] Arquitectura de software, en Ecured, consultado en
https://www.ecured.cu/Arquitectura_de_software, el 11 de junio 2018.
[10] Arquitectura en capas, en Ecured, consultado en
https://www.ecured.cu/Arquitectura_en_Capas , el 11 de julio de 2018.
[11] Qué es Python consultado en
http://www.desarrolloweb.com/articulos/1325.php el 2 de noviembre 2016.
[12] Django, tutorial Django, consultado en
https://tutorial.djangogirls.org/es/django/ el 5 de junio 2018.