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Supplier Information and Performance Management
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2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 1
Workshop Bancolombia
SAP-Ariba Team
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 2
Macro- proceso de Abastecimiento Estratgico Bancolombia
Anlisis del
Gasto
Clasificacin de
Categoras
Anlisis de
Categoras.
Seleccionar
Proveedor
Gestin de
Contratos
Gestin del
Desempeo
Ejecutar
proyecto de
Sourcing
Prioridad de
Sub-categoras
Generacin de
Estrategias
1 2 3
7 8 9
6 4 5
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 3
El proceso de Bancolombia
Registro de Proponentes y Proveedores
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 4
Registro y Vinculacin de Proveedores
Proveedores
Potenciales
Proponentes
Proveedores Actuales
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 5
Ab
aste
cim
ien
to B
anco
lom
bia
Analista
negociador
Ro
les
NEGOCIACIN
ESTRATGICA
Definicin
de
Estrategia
Analisis de Categoria
s y prioridad de
Sub-categorias
Nuevo Prospecto para negociaciones - Bancolombia
Vinculacin
del Proveedor Registro
proveedores
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 6
Evaluciacin de Desempeo del Proveedores
Proveedores
Aliados Estrategicos
Gestion
Otros
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 7
Evaluacion del Proveedor Bancolombia
Ab
as
tec
imie
nto
Ba
nc
olo
mb
ia
Analista
Evaluador Auxiliar Proveedor
Ro
les
Consultar Reporte de
Proveedores a Evaluar
Definir momento
o de Evaluacin
Consolidar Criterios
de Evaluacin Informa de
Evaluacin peridica
Entrega de
Resultados
Revisin con
otras reas
Scorecard
Proveedor
Revisin de
Resultados
Plan de Mejora Plan de
Mejora
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 8 Knowledge means power.
Situacin Actual
Hoy Ingredientes para xito
Proceso definido pero no
conexin automtica entre
negociacin e informacin
del proveedor y/o
prospecto
Colaboracin con el
proveedor manual (email y telfono)
No hay un tablero de
control ni scorecard para
aliados estratgicos.
Evaluacin de desempeo
necesita ser un proceso
mas colaborativo y
automatizado
Informacin del proveedor
en mltiples sistemas
Control y seguimiento al
prospecto/proveedor desde la
negociacin
hasta la entrega del bien o
servicio .
Medicin del desempeo y
planes de mejora para aliados
estratgicos
Definicin de KPIs y Scorecard
Visin de proyecto para la
evaluacin del proveedor, con
flujo de trabajo y tareas.
Repositorio y Alertas
Seguimiento transaccional y
retroalimentacin de reas en
la valoracin del proveedor
Supplier Performance Management
Trust but verify Ronald Reagan.
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Direccin de
Abasstecimiento
Vinculacin y Evaluacin del Proveedor Bancolombia
Proveedor
Analista
Negociador
Area
Responsable
Colaborar en
plan correctivo
y ejecutar
mejoras
Apoyar
proceso de
calificacin
Evaluar
desempeo de
proveedores y
riesgo
Calificar,
aprobar o
rechazar
prospectos
Responder a
solicitudes de
evaluacin
Auto
Evaluacin
An SAP Company
Buscar
Proveedores
potenciales
Responder a
peticiones de
calificacin
Definir y administrar estrategia de proveedores
Evaluar,
aprobar o
rechazar
prospectos
Registro
An SAP Company
Clasificar y
segmentar
base de
proveeodres y
crear
scorecard
Apoyar
clasificacin y
segmentacin
Actualizar
documentos y
self service
Master Data
Desarrollo de Proveedores Evaluacin de Proveedores
An SAP Company
Datos
Transaccionales
Proceso ARIBA Proceso Sistema SAP
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Funcionalidades principales
Ariba Supplier Information and Performance Management
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 11
CAPTURAR INFORMACIN GENERAL
Nombre, direccin, contacto, telfono, producto /
Servicio
OBTENER MS DETALLES
Certificaciones, sostenibilidad, minoras, procesamiento
de materiales peligrosos, reportes financieros
REVISAR Y APROBAR
Enrutar informacin a personas clave para aprobar
Capturar
Informacin
del
proveedor
Tomar Accin
Repetir
Cmo funciona gestin de proveedores?
Reportes
Informacin Extra Perfil
Interna / Externa
AADIR DATOS ERP / OTROS
Informacin de gasto, volumen de facturacin, valor de
contrato, auditoras
ENCUESTAS
Encuestas internas y externas por categoras, grupos,
regin, departamentos
SEGUIMIENTO USANDO CUADROS DE MANDO
Seguimiento a KPIs
MANEJAR DESEMPEO
Colaborar con proveedores para manejar la relacin
Seguimiento a
desempeo del
proveedor
ERP DATA SURVEYS/
SCORECARDS
Sourcing Spend Vis Contract MM Invoices
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Elementos de la solucin
Cuadro de Control
Encuesta / Cuadro de Mando
Reporte 360del proveedor
Marco de Trabajo del proveedor
Proceso Gest. Desempeo
Perfil del Proveedor + Riesgo
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Proceso Supplier Information Management
Creacin del Proveedor 1
Enve informacin del proveedor a otras
soluciones 6
Revisin y Aprobacin
2 Repositorio de
Informacin 4
Bsqueda, Reporte y
Anlisis
5
Notificaciones y Gestin
3
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Proceso Supplier Performance Management
Creacin del Proyecto 1
Marco de trabajo del desempeo del
proveedor
2 Revisin de Desempeo
y Plan de Mejora
4 Bsqueda,
Reporte y Anlisis
5
Cuadros de Mando y Encuestas 3
Retroalimentacin al proveedor
y seguimiento
6
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Desempeo del Proveedor
Con el Proveedor: 1. Plan de KPI 2. Seguimiento Peridico 3. Reportes
Programa de Metas Tiempo de Entrega (ERP) Calidad de Producto Colaboracin con el Proveedor
1
Scorecard
ERP DATA
Encuestas
2
Reportes/Tendencias 3
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Supplier Information and Performance Management
Tablero de Control configurable
Resumen del Proyecto de Desempeo
Encuestas Flexibles
Puntajes
Alertas
KPI Trasaccionales (ERP)
Tareas recurrentes
Flujo de Aprobacin
Reporte de Benchmark
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Demostracin Funcional
Demonstracion: SIPM
1. KPIs
2. Encuestas
3. Proyectos
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2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 20
Como resultado
Supplier Performance Management
Knowledge means power.
1. Usted tendr el control del desempeo de los proveedores de su compaa
2. Usted podr reportar cruzando los siguientes parmetros KPIs, Categoras, Ubicacin y Proveedores.
3. Usted tendr mejor poder de negociacin con sus proveedores.
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Requisitos minimos
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 22
La buena gestin del gasto comienza con Spend Visibility
El Ecosistema de la gestin del gasto
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 23
Cronograma SIPM
2010 Ariba, Inc.
All rights reserved.
23
Expertos Tcnicos
Recursos del cliente
Gerente de Proyecto
40 horas 15 horas 60 horas 60 horas 40 horas
Expertos Tcnicos
0 0 50 horas 20 horas 0
Expertos funcionales
0 0 50 horas 0 0
Expertos de proceso
40 horas 15 horas 20 horas 0 0
Duracin 12 semanas
Pre-Kickoff
1 week
Kickoff 1 week*
Data Collection
4 weeks*
Site Config 4 weeks*
Testing & Go Live 2 weeks*
Acceso al sitio Distribucin de
los documentos de recoleccin de datos
Revisin de datos
Test del sitio Sign Off del
cliente & UAT Go Live
Construccin del sitio
Conf. De templates & cuestionarios
Creacin de encuesta & Scorecard
Configuracin de Workflow
Kickoff Definicin de
Scope
Proceso SPM Definir Scorecards
& KPIs
Kickoff Definicin de
Scope
Gerente de Proyecto
Expertos funcionales
Expertos de procesos
Definir recursos
*Los recursos indicados reflejan esfuerzos mnimos, que tienen por objetivo una entrega on time del proyecto * Algunas fases ocurren de forma simultanea
1 Configuraciones adicionales aumentarn duracin y esfuerzos
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 24
Qu se requiere? Pre Kick Off ( 1 semanas)
Ariba
Entrenar al equipo de proyecto en el modelo de Enablement workbook:
KPI
Scorecards
Encuestas
Levantar los procesos de SPM
Asistir en la revisin de los datos y de proceso SIM/SIPM.
Proveer ayuda en las mejores practicas de gestin de proveedores, para resolver dudas y problemas que se puedan presentar.
Cliente
Entender los procesos de SIM/SPM
Completar el Enablement workbook y SPM process
Realizar la validacin de los datos extrados.
Reutilizar Master data de Spend Vis, s aplica
Revisar y validar la generacin de KPI, Scorecards y encuestas
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 25
Qu se requiere? Data Collection (4 semanas)
Ariba
Realizar el proceso de configuracin de SIM/SPM
Presentar el plan de proyectos y tiempos al cliente.
Educar al cliente en la herramienta de SIPM y el proceso de SIM/SPM
Cliente
Realizar la Configuracin del ambiente de Test.
Participar de las demos funcionales de la herramienta.
Realizar Validaciones de los procesos unitarios. (plantilla)
Reutilizar Master data de Spend Vis, s aplica.
Reutilizar Master data de Ariba Sourcing, s aplica
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 26
Qu se requiere? Configuracin (4 semanas)
Ariba
Realizar el proceso de configuracin de Ariba SIPM
Ajustar el plan de proyectos y tiempos si coresponde.
Realizar las demos de la herramienta (SIPM)
Cliente
Realizar la Configuracin del ambiente de Test.
Participar de las demos funcionales de la herramienta.
Realizar Validaciones de los procesos unitarios. (plantilla)
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 27
Qu se requiere? Pruebas (1 semanas)
Ariba
Proveer entrenamiento para la realizacin de las pruebas y la retroalimentacin de datos.
Proveer entrenamiento en la generacin de plantillas, procesos y reportes.
Recopilar y aplicar los ajustes requeridos.
Asistir en el proceso de retroalimentacin y generacin de informes
Cliente
Participar en el entrenamiento de plantillas e informes
Confeccionar los reportes/informes.
Validar la configuracin y operacin
UAT
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Qu se requiere? Go Live Produccin (1 semana)
Ariba
Cargar los datos y configuraciones finales
QA final
Entrenar al cliente en la operacin de SIPM (gestin de SIM/SPM).
Encuesta de satisfaccin de clientes
Cliente
Sign off de datos y configuraciones
Validacin en Produccin
Participar en el entrenamiento de Gestin del proceso de SIM/SPM.
Go Live
Gestin del cambio interna
2014 SAP AG or an SAP affiliate company. All rights reserved. 29
Mejores Prcticas de Implementacin
Hacer: Configurar las funcionalidades dentro del alcance del cliente
durante la implementacin y hacer preguntas al Jefe de Proyecto de Ariba
Identificar a los recursos del proyecto segn las funciones y responsabilidades descritas y asegurarse de que estn dedicados segn la asignacin recomendada
Involucrar a los stakeholders clave en la toma de decisiones
Planear y tener discusiones internas y acceder al sitio de Prueba fuera de las reuniones regulares de implementacin.
Utilizar las guas y tutoriales disponibles en el men Ayuda
2
9
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Mejores Prcticas de Implementacin
No hacer: Tomar la adopcin del usuario por sentado - implementaciones
exitosas tienen lanzamientos planificados
No retrase la toma de decisiones de configuracin. Asegrese de que las personas adecuadas estn presentes en las sesiones y que tomen decisiones pronto
No espere para identificar el administrador(es) del sitio y haga que se involucre(n) en la implementacin.
Iniciar una mejora de procesos o reingeniera.
3
0
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Gracias