Bogotá. D.C., 14 de abril de 2020 SATCIN -018 PARA: Coronel, Fernando Rodríguez Diaz

Director Técnico DE OFICINA CONTROL INTERNO ASUNTO INFORME ARQUEO CIERRE DE VIGENCIA 2020 ALMACEN

AERONAUTICO Señor Coronel, Fernando Rodríguez Diaz, En cumplimiento de las funciones de la Oficina de Control Interno, y al cronograma de actividades previsto para la vigencia 2021, nos permitimos presentar el resumen sobre el arqueo que se realizó el día 13 abril de 2021 al Almacén Aeronáutico. Es importante mencionar que dicha evaluación cumplió con la metodología del Sistema de Gestión de Calidad y las directrices del Modelo Estándar de Control Interno y MiPG, así: DOCUMENTACIÓN NECESARIA: Para el desarrollo del arqueo se consultó la información que hace parte del Sistema de Control Interno de SATENA y del Sistema de Gestión de Calidad, en especial los siguientes documentos: MANUAL DE MANEJO DE BIENES, CÓDIGO: SAT-M28, V7. MANUAL PARA EL ALMACENAMIENTO Y CONSERVACIÓN DE

COMPONENTES, ELEMENTOS Y HERRAMIENTAS DE USO AERONÁUTICO, CÓDIGO: SAT-M01, V3.

ADMINISTRACIÓN DEL ALMACÉN AERONÁUTICO, CÓDIGO: SAT-P141, V5. ASPECTOS POSITIVOS a. La Alta Dirección y la Dirección Técnica realizan las gestiones con respecto a

los reparables que se encuentran en el exterior de vigencias anteriores, con el proveedor AVIC INTERNATIONAL AERO-DEVELOPMENT. DOCUMENTO W

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b. En el sistema ALKYM se incluyó un campo obligatorio definido Documento

Técnico donde se registra con precisión las características técnicas que originan el pedido, más el personal que retira el elemento, la aeronave donde se va instalar entre otros aspectos.

c. Dentro del plan de trabajo del coordinador del Almacén Aeronáutico para el 2021

se tiene contemplado visitas periódicas a Medellín para realizar el control a los inventarios que se tiene en esa base.

d. Se reubicó la zona de herramientas contiguo al Almacén Aeronáutico, facilitando

así el control, la optimización del personal y los desplazamientos de los despachadores y auxiliares.

HALLAZGOS Cierre de Vigencia 2020 Almacén Aeronáutico: Mediante Acta 018-2020 CIERRE DE INVENTARIO VIGENCIA 2020, con fecha 31 de diciembre de 2020, se consolidó y se registró el cierre de vigencia respectivo.

En dicha Acta, se incluye una diferencia en sesenta y un (61) elementos, que representan $95.808.343; valores que se originan por faltantes en las cantidades físicas frente a lo que reporta el sistema ALKYM. (Ver acta anexa). En este sentido se deduce que los controles para la administración del Almacén Aeronáutico y las acciones implementadas suscritas en el plan de mejoramiento vigencia 2020 que buscaba eliminar las causas para que no se presentaran faltantes, no fueron efectivas. De esta manera se hace necesario suscribirle al Proceso Técnico una observación y/o Reporte por esta novedad. DOCUMENTO W

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Arqueo Inventarios Almacén Aeronáutico: De manera selectiva a la base de datos reportada por el señor Juan Miguel González, Coordinador del Almacén Aeronáutico, con fecha 13 de abril de 2021 información descargada del sistema ALKYM, se inspeccionó un grupo de elementos, teniendo en cuenta el valor del inventario, las cantidades y la fecha de antigüedad; de dicha inspección, se pudo evidenciar que los inventarios se almacenan en sus ubicaciones respectivas, las cantidades encontradas son iguales a las que registra el sistema ALKYM, sin embargo, se requiere adelantar acciones para que la presentación de las estanterías se mantengan agradables a la vista. Inventario Zona Reparables: Al realizar la inspección a la zona de reparables se observa un grupo de rines goodrich que se encuentran para definir su aprovechamiento y destino final, algunos con documentación otros no.

Material Reparable en el Exterior En la lista de control para los inventarios en el exterior se evidencia que, con el proveedor ATLANTIC AIRLINES se tienen ocho (8) elementos desde mediados del 2019, con la novedad que el proveedor no aparece ni ha dado respuesta a las solicitudes de SATENA para aclarar su estado y devolver dicho inventario que se relaciona a continuación:

NOMBRE ELEMENTO PARTE SERIE Doc. Alkym GUIA ENVIO FECHA

1 SHOCKMOUNT-AFT LATERAL,RH 94796-03 5719 SOL-REP-8735 810-86307874 9/05/2019

2 SHOCKMOUNT-AFT LATERAL,RH 94796-03 2759 SOL-REP-5021 810-86307874 9/05/2019

3 SHOCKMOUNT-AFT LATERAL,RH 94796-03 20272 SOL-REP-20272 810-86307874 9/05/2019

4 SHOCKMOUNT-AFT LATERAL,RH 94796-03 2648 SOL-REP-2648 810-86307874 9/05/2019

5 SHOCKMOUNT-AFT LATERAL,RH 94796-07 5421 SOL-REP-10249 810-86307874 9/05/2019

6 FREE FALL ASSISTER D22716000-102 MN661 SOL-REP-10249 810-86307874 9/05/2019

7 Lavatory Fire Extinguisher BA22653-1 25012 SOL-REP-11182 810-86307874 9/05/2019

8 SHOCKMOUNT-AFT LATERAL,LH 94796-07 3093 SOL-REP-11697 309-75946124 26/07/2019DOCUMENTO W

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En este sentido, el área de Procesos Logísticos no aseguro que el proveedor cumpliera y atendiera los requisitos y/o necesidad de reparar el material. Por esta situación se hace necesario abrir una observación y/o reporte al Proceso Técnico, con el fin de que se analice la causa raíz del problema, se recupere el material aeronáutico y los recursos invertidos, evitando a futuro se sigan presenten este tipo de novedades. Índices de Rotación y Estadísticas: Dentro del arqueo y mediante evidencia objetiva se indago sobre análisis a series estadísticas en la administración de los inventarios, para lo cual se argumenta que el sistema ALKYM registra entradas, salidas, ubicaciones, identificaciones, valorizaciones y más estados, pero que debido a la reducción de personal no se tienen este tipo de análisis estadístico y/o indicadores que permitan mostrar tendencias comparativas para toma de decisiones. Zona Almacenamiento de Químicos: Esta zona se encuentra aislada al hangar y dentro de la inspección se observa que existen envases aboyados y/o golpeados.

Con respecto a la rotación de los químicos, el señor Coordinador del Almacén Aeronáutico, argumentó que a la fecha se adelanta una actualización de las fechas de vencimiento para definir su destino final y mejorar sus controles. DOCUMENTO W

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CONCLUSION Los planes de mejoramiento y los controles para la administración y control de los inventarios en el Almacén Aeronáutico requieren una continua revisión, toda vez que al cierre de las vigencias de 2019 y 2020, presentaron faltantes o diferencias entre lo que registra el sistema ALKYM y el inventario físico. RECOMENDACIONES a) Realizar por parte de los almacenistas y jefes, informes periódicos para la

Alta Dirección y la Dirección Técnico, sobre la gestión y administración de los inventarios, donde se expliquen temas relacionados como las mejoras en controles, tratamiento de riesgos, análisis de rotación, desempeño de sistema ALKYM, y valorización de los inventarios.

b) Realizar arqueos periódicamente para identificar desviaciones y/o

novedades que puedan ser tratadas en su momento, evitando de esta manera que al cierre de vigencia se presenten saldos y/o faltantes que impacten el activo de la Empresa.

c) Dar celeridad con respecto a las acciones a seguir sobre la diferencia

encontrada en el cierre de la vigencia 2020 teniendo en cuenta los riesgos derivados de las cifras económicas afectadas, los aspectos técnicos y legales, que pueden ser objeto de revisión de un ente de control externo con posibles investigaciones.

d) Continuar con las gestiones ante los talleres en el exterior, para ubicar al

proveedor ATLANTIC AIRLINES y recuperar el material reparable, que se encuentra desde mediados del 2019.

e) Evaluar las cargas de trabajo del personal del Almacén Aeronáutico con

el fin de mantener y mejorar la organización y administración de dicho Almacén; de esta manera retomar los análisis a estadísticas de rotación, vencimientos, documentación, presentación de instalaciones entre otros.

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f) Actualizar el inventario de químicos y lubricantes vencidos para analizar la efectividad de sus controles, definir su destinación final y/o aprovechamiento.

g) Disminuir el riesgo físico por las láminas cortantes que se encuentran

expuestas en el pasillo que conduce entre el aeronáutico y la zona de herramientas.

Finalmente y respetuosamente se solicita, se gestione el plan de mejoramiento adjunto para las observaciones suscritas, de manera que se convierta en una herramienta clave para Procesos Logísticos y la Dirección Técnica, mediante la implementación de acciones correctivas que permitan evidenciar la mejora continua al interior del proceso.

PLAZO: LUNES 26 DE ABRIL DE 2021 Atentamente, Ing. Jaime Navarro Jefe (e) Oficina Control Interno

Elaboro: Benito Mendoza Villamil

Auditor de Gestión Oficina de Control Interno Copia: Vicepresidente. Jefe Procesos Logísticos. Coordinador Almacén Aeronáutico.

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