Secretaría de Gobiernosegobver.gob.mx/siptransparencia/adjuntos... · Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad Recibe del solicitante elFormato de Inventario de Archivo

Archivo General del Estado

Secretaría de Gobierno

Junio 2010

Manual Específico de Procedimientos

ÍNDICE

Presentación ............................................................................................................................................. I

Estructura Orgánica ................................................................................................................................... II

Simbología ................................................................................................................................................ III

Descripción de Procedimientos y Diagramas de Flujo ................................................................................... IV

Recepción de documentación administrativa ....................................................................................... 1

Préstamo de Expedientes Administrativos para consulta de las dependenciasdel Gobierno del Estado ..................................................................................................................... 5

Localizar, reproducir y clasificar los documentos gráficos .................................................................. 10

Conservar los documentos gráficos del Archivo General del Estado ................................................... 14

Elaborar el boletín informativo del Archivo General del Estado (AGE) ................................................ 17

Exposiciones fotográficas ................................................................................................................. 20

Consulta y reproducción de documentos gráficos .............................................................................. 23

Clasificación e integración del acervo cultural ................................................................................... 26

Consulta de documentación histórica ............................................................................................. 29

Clasificación de los documentos bibliográficos ................................................................................... 32

Clasificación de los documentos hemerográficos ............................................................................... 35

Consulta y reproducción de documentos bibliográficos y hemerográficos ............................................ 38

Consulta de Expedientes Agrarios del Fondo de la Comisión Agraria Mixta .......................................... 41

Préstamo de Expedientes Agrarios del Fondo de la Comisión Agraria Mixta ........................................ 45

Firmas de Autorización ............................................................................................................................ V



Junio 2010


I.PRESENTACIÓN



Junio 2010


PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos se formula con la finalidad de servir como un instrumentos de respuestaa las necesidades de consulta, difusión y apoyo en la elaboración de los procedimientos de cada área del ArchivoGeneral del Estado, logrando que cada servidor público que integra la misma, pueda consultar las etapas a seguirque conforman cada actividad en el ámbito de competencia.

El objetivo principal del Manual es dar a conocer la secuencia cronológica de pasos a seguir en la ejecuciónde una función o en la prestación de un servicio, a partir de la descripción de las operaciones y de las actividadesde manera narrativa y a través del uso de ilustraciones basadas en diagramas. Asimismo la descripción detalladade los lineamientos a seguir durante el proceso de toma de decisiones, para el logro de los objetivos de las áreasde trabajo.

Otro objetivo es contribuir a que el ejercicio de las atribuciones del Archivo General del Estado, se realicende manera ágil, eficiente y transparente mediante delimitacion precisa de responsabilidades, en su ambito decompetencia y relaciones de coordinación para la ejecución de los procesos entre las distintas áreas de la misma.

La disposición y contenido de los apartados que integran este documento se mencionan a continuacion:

Estructura Órganica: Descripción gráfica, que señala de forma general la organización formal del ArchivoGeneral del Estado, que muestra sus niveles de jerarquía, y las relaciones que guardan entre sí las áreas que lacomponen, para el ejercicio de las funciones que le competen.

Simbología: Se estipula la base para la elaboración de los diagramas de flujo.

Descripción de Procedimientos: Se plasma la narración teórica cronológica de los preocedimientos decada área.

Diagramas de Flujo: Se representan gráficamente la descripción de los procedimientos, los cuales reflejanel desarrollo de la actividad, indicando a los responsablesde la ejecución.

Firmas de Autorización: Se registra la firma autógrafa de autorización del Secretario de Gobierno, del Jefede la Unidad Administrativa quien elabora y del titular del área quien valida la información de procedimientos.



Junio 2010


II. ESTRUCTURA ORGÁNICA



Junio 2010


ESTRUCTURA ORGÁNICA

DIRECTOR DEL ARCHIVOGENERAL DEL ESTADO

SECRETARIO DE GOBIERNO

JEFE DE OFICINA DEARCHIVO GRÁFICO

JEFE DE OFICINA DEARCHIVO HISTÓRICO

JEFE DE OFICINA DEARCHIVO ADMINISTRATIVO

DIRECTOR DEL ARCHIVOGENERAL DEL ESTADO

SECRETARIO DE GOBIERNO

JEFE DE OFICINA DEARCHIVO GRÁFICO

JEFE DE OFICINA DEARCHIVO HISTÓRICO

JEFE DE OFICINA DEARCHIVO ADMINISTRATIVO



Junio 2010


III. SIMBOLOGÍA



Junio 2010


SIMBOLOGÍA

TerminalIndica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción dedecisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativaIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pre-guntas o verificación de condiciones).

DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga delprocedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo laclave o nombre correspondiente, así como el número de copias.

Archivo definitivoIndica que se guarda un documento en forma permanente, se usa generalmente combi-nado con el símbolo “documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientesinstrucciones;A AlfabéticoN NuméricoC Cronológico

Archivo ProvisionalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional, se rige por lasmismas condiciones del archivo permanente.

ConectorRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra partelejana del mismo.

Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagramade flujo.



Junio 2010


PreparaciónIndica conexión del procedimiento con otro del mismo sistema; especificando en su inte-rior el nombre del mismo.

Pasa el tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Sistema InformáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o chequeRepresenta el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.

AclaraciónSe utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

DisquetteRepresenta la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en unaunidad magnética.



Junio 2010


IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS YDIAGRAMAS DE FLUJO

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

1

Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa

Oficina de DesarrolloOrganizacional

Oficina de ArchivoAdministrativo

RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Dirección de ArchivoGeneral del Estado

Atender las solicitudes de resguardo de expedientes administrativos generados por lasdependencias con la finalidad de garantizar su adecuada organización.

Eventual

Recepción de documentación administrativa.

La Información podrá ser entregada con previa cita solicitada a la Dirección.Cuando se realice la recepción de la documentación la dependencia deberá entregarla sin excepción en el

depósito documental.

La documentación administrativa que reciba para su resguardo, se llevará a cabo por oficio y con lasalvedad de su revisión posterior y conforme a los requisitos que deben reunir los expedientes de trámiteconcluido para su transferencia al Archivo General del Estado.

Requisitos de los documentos para su resguardo: deberán integrarse en expedientes protegidos en carpetasde acuerdo al tamaño, foliar expedientes. Se ordenarán en paquetes con una guía de identificación con lossiguientes datos: nombre de la dependencia, año, número de expediente y de paquete, llenar el Formato deArchivo de Concentración, el oficio de entrega deberá contener los años que abarca la información así comoel número de paquetes y de expedientes a transferir .

En caso de encontrar irregularidades en la relación o en el material por transferir, se notificará a ladependencia que promueve la transferencia, para que se efectúen las correcciones necesarias; de encontrarsedebidamente preparado tanto el material como el llenado del Formato de Archivo de Concentración, informaráa la Jefatura de la Oficina de Archivo Administrativo sobre la pertinencia de la transferencia, indicando el día y lahora en que deba de llevarse a cabo, según las posibilidades de espacio y personal. Al efecto, dispondrá lonecesario para la recepción y archivación de los expedientes por transferir.



2 Junio 2010


Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad

Recibe del solicitante el Formato de Inventario de Archivo de Concentra-ción en original y copia, sella la copia del Formato de Inventario de Archi-vo de Concentración como acuse de recibo y archiva de manera cronológicatemporal el original.

Pasa el tiempo.

Acuerda vía telefónica cita con el Encargado de las transferencias en el áreapara verificar los expedientes que solicitaron transferir.

Pasa el tiempo.

Acude al área que solicita la transferencia de expedientes y verifica que el olos Expedientes Originales estén correctamente conformados de acuerdo alo señalado en el original del Formato de Archivo de Concentración.

¿Están los expedientes correctamente conformados?

En caso de no estar bien conformados los Expedientes:Informa de manera verbal al Encargado de la transferencia de las diferenciaspara su corrección.

Pasa el tiempo.

Recibe notificación vía telefónica del Encargado de la transferencia dedocumentos del área, que las diferencias han sido corregidas y acuerda citapara verificar expedientes.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad número 3.

En caso de estar correctamente conformados los Expedientes: Realiza trasladode los Expedientes al Archivo de Concentración del Archivo General del Estadoen el día y hora establecidos.

Pasa el tiempo.

1

2

3

3A

3A1

4

Jefe de Oficina de Archi-vo Administrativo.

Analista



3 Junio 2010



Asigna a los Expedientes Originales transferidos a un lugar en el Archivo deConcentración, anota en el original del Formato de Inventario de Archivode Concentración la clasificación topográfica.

Coloca los Expedientes Originales transferidos en el lugar asignado.

Archiva de manera cronológica temporal el original del Formato de Inventariode Archivo de Concentración en el expediente de transferencia primaria.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

5

6

7

Analista


SECRETARÍA DE GOBIERNOArchivo General del Estado

Recepción de documentación administrativa

Vo.Bo,Dirección del Archivo

General del Estado

Revisión:Oficina de Archivo Administrativo

Emisión:Unidad Administrativa

Oficina de Desarrollo Organizacional Junio 2010

Autorización:Secretaría de Gobierno

4

FORMATO DEINVENTARIO DE

ARCHIVO DECONCENTRA-

CIÓN

FORMATO DE INVENTARIODE ARCHIVO DE

CONCENTRACIÓN 1

INICIO

ACUERDA CITA

A

RECIBE Y SELLA ACUSE

0

REALIZA TRASLADO

FORMATO DE INVENTARIODE ARCHIVO DECONCENTRACIONDA-020

O

ASIGNA UBICACIÓN

FORMATO DE INVENTARIO DEARCHIVO DE CONCEN-TRACION

ACUDE Y VERIFICA

EXPEDIENTES

O

O

COLOCA

RECIBE

FORMATO DE INVENTARIO

DE ARCHIVO

DE CONCENTRACION

FIN

0

VÍATELEFONICA

ÁREA SOLICITANTE

0

ENCARGADO DE LAS

TRANASFERENCIAS EN

EL ARE

0

0

1

ÁREA SOLICITANTE

¿ESTAN LOS EXPEDIENTESCORRECTAMENTECONFIRMADOS?

SI

EXPEDIENTES

O

EXPEDIANTES

ARCHIVO DE

CONCENTRACION

NO

REALIZA TRASLADO

FORMATO DE INVENTARIODE ARCHIVO DECONCENTRACIONDA-020

O

EXPEDIENTES

O

NOTIFICACION YACUERDA CITA

FORMATO DE INVENTARIODE ARCHIVO DECONCENTRACION

O

EXPEDIANTES

O

1

VÍATELEFONICA

ENCARGADO DETRANSFERENCIA DE

DOCUMENTOS

O

0

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

5




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Atender la demanda de información de las dependencias gubernamentales para su toma dedecisiones, la cual está en resguardo en este archivo.

Diaria

Préstamo de Expedientes Administrativos para consulta de las dependencias del Gobierno delEstado.

El préstamo de los Expedientes administrativos sólo se proporcionará a las Dependencias que directamentehayan generado la documentación.

Se podrá proporcionar Expedientes administrativos aun cuando no hayan sido generados directamentepor sus dependencias a la oficina del C. Gobernador del Estado y a las entidades jurídicas de la Secretaría deGobierno.

La dependencia deberá foliar sus Expedientes administrativos, para su resguardo, en caso de no hacerloserá su responsabilidad la pérdida de algún documento.

La solicitud de consulta y préstamo, deberá ser por escrito y firmada por el titular de la Dependencia quesolicite y la portará el personal comisionado para la recepción de la información.

El Vale de préstamo deberá contener:- Nombre del expediente.- Clave de clasificación.- Número de legajos.- Unidad administrativa solicitante.



6 Junio 2010



Recibe solicitud de préstamo de expediente vía telefónica 24 horas antes.

Solicita a la Dirección del Archivo General del Estado emita memorandúm deautorización, para ingresar al depósito documental de la avenida Encanto.

Remite al área de trámite memorandúm de autorización.

Recibe memorandúm de autorización y del área solicitante el Vale de Préstamode expedientes en original y copia debidamente requisitado.

Verifica en los inventarios los datos de ubicación de los expedientes solicitados.Obtiene del Archivo el o los expedientes en original.

Recaba firma del jefe de oficina en el Vale de préstamo de expedientes enoriginal y copia, entrega al solicitante el o los Expedientes y copia del Valede préstamo de expedientes y archiva el original del Vale préstamo deexpedientes de manera cronológica temporal en el expediente de Registrode préstamo de expedientes.

Pasa el tiempo.

Obtiene del archivo cronológico temporal el Vale de préstamo de expedientesen un tanto, el cual se encuentra en el expediente de Registro de préstamode expedientes, verifica que el área solicitante haya devuelto el o losexpedientes solicitados.

¿El área solicitante devolvió los Expedientes?

En caso de no haber devuelto los Expedientes

Notifica vía telefónica al área solicitante el vencimiento de la fecha de préstamodel o los expedientes y acuerda nueva fecha de entrega, la cual registra en elVale de préstamo de expedientes en un tanto.

Archiva el Vale de préstamo de expedientes en un tanto en el expedientede Registro de préstamo de expedientes, de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.


1

2

3

4

5

6

7

7A

7A1

Jefe de Oficina

Dirección

Jefe de Oficina

Operador de ServiciosGubernamentales



7 Junio 2010



En caso de haber devuelto el o los Expedientes:Recibe del área solicitante el o los Expedientes en original y verifica queestén completos.

¿Están completos los Expedientes?

En caso de no estar completos los Expedientes:Informa al área solicitante de la documentación faltante para su entrega.

Pasa el tiempo.


En caso de estar completos los Expedientes:Recibe en devolución del usuario el Expediente en original y copia del Valede préstamo de expedientes, obtiene el original del archivo cronológicotemporal para sellar ambos con la leyenda «Devuelto», entrega al usuariosu copia del Vale de Préstamo de expedientes y archiva el original de maneracronológica y definitiva.

Ubica en el lugar asignado el o los Expedientes originales devueltos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

Operador de Servicios Gu-bernamentales

8

8A

9



Préstamo de Expedientes Administrativos para consulta de las dependencias del Gobierno del Estado


General del Estado





8

1

VALE DEPRESTAMO DEEXPEDIENTES

INICIO

A

VERIFICA Y REGISTRA

EXPEDIENTES

RECIBE SOLICITUD VÍATELEFONICA

MEMORANDUM PARAINGRESO O DEPOSITO O

SOLICITA A LA DIRECCIÓN

OBTIENE Y ARCHIVA

O

OBTIENE Y VERIFICA

1

RECIBE

C

RECIBE Y VERIFICA


REMITE AL ÁREADE TRÁ,ITE

1


O

1

1

ÁREA SOLICITANTE

DATOS DE UBICACIÓNDE LOS EXPEDIENTES

SOLICITADOS

VALE DEPRESTAMO DEEXPEDIENTES 1

O


2

¿EL ÁREA SOLICITANTEDEVOLVIO LOSEXPEDIENTES?

SI

EXPEDIENTE DEREGISTRO

DE PRESTAMO DEEXPEDIANTES

ÁREA SOLICITANTE

C



VALE DE PRESTAMO DEEXPEDIENTES

NOTIFICA ACUERDA YREGISTRA

VALE DE PRESTAMO DEEXPEDIENTES

NOTIFICA ACUERDA YREGISTRA

C



1

2


EXPEDIENTES

1



Préstamo de Expedientes Administrativos para consulta de las dependencias del Gobierno del Estado


General del Estado





9


EXPEDIENTES

INFORMA

O

ENTRADA


1

O

2

1

¿ESTAN COMPLATOS LOEXPEDIENTES ?

ÁREA SOLICITANTE ÁREA SOLICITANTE

C

EXPEDIENTES

UBICA

FIN

O

SI

NO

ARCHIVO DECONCENTRACIONDEL AGEV

ÁREA SOLICITANTE

8

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

10



Oficina de ArchivoGráfico

RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Ubicar y seleccionar los documentos gráficos que den cuenta de la historia del Estado de Veracruzpara su reproducción y conservación, ya que constituyen el patrimonio histórico.

Eventual.

Localizar, reproducir y clasificar los documentos gráficos.

La localización y reproducción de documentos gráficos se programará con el fin de cubrir nuevas zonasdel estado.

La reproducción de los documentos gráficos ampliará la memoria histórica del estado y se hará porrescate ó préstamo de los Ayuntamientos o particulares.

La Ficha de Catálogo contendrán los siguientes datos: fondo, ubicación geográfica, fecha en que se tomóla imagen, fotográfo, nombre del propietario de la imagen, información general de la imagen, número de rollo,tira y negativo.

La Guía Descriptiva contendrán los siguientes datos: número de sobres, número de fotos, fecha, lugar,autor, tema y descripción.



11 Junio 2010



1

2

3

4

4A

4B

4C

5

Localiza e Identifica los Documentos gráficos originales de las instituciones,asociaciones y particulares.

Acuerda su préstamo, donación o transferencia al Archivo General del Estado(AGE), que se hará mediante un Oficio de resguardo.

Pasa el tiempo.

Elabora oficio para constatar el resguardo del material original en dos tantos,recaba firmas, entrega original a la institución, asociación o particular.

Pasa el tiempo.

Recibe los Documentos gráficos originales en el AGE y verifica si es préstamo,donación o resguardo.

¿Es préstamo, resguardo o donación.

En caso de ser donación se elabora Convenio de donación con la Direccióndel Archivo General del Estado, en original y 2 copias se recaba firma deldonante y se le entrega copia, original para la Dirección y copia para laoficina de archivo gráfico, se archiva de forma cronológica.

En caso de ser resguardo se elabora Recibo de préstamo en original y 2copias se recaba firma del propietario y se le entrega copia, original para laDirección y copia para la Oficina de Archivo Gráfico, se archiva temporalmente.

En caso de ser préstamo se elabora Oficio de resguardo en original y 2copias se recaba firma del propietario y se le entrega copia, original para laDirección y copia para la Oficina de Archivo Gráfico, se archiva temporalmente.

Registra en la libreta de control los documentos gráficos originales a turnaral laboratorio para su reproducción en formato de negativo, hoja de contactoen 11 X 14" o fotografías.

Jefe de Oficina de ArchivoGráfico.




12 Junio 2010



El laboratorio imprime las hojas de contacto que corresponden a los negati-vos obtenidos en el copiado, así como las fotografías que sean necesariaspara su identificación.

Recibe del laboratorio los documentos que se reprodujeron (copiado) así comosus originales, cotejándolos con el registro de la libreta de control.

Turna a los analistas para su clasificación el material reproducido (negativos,contactos o fotografías), así como los documentos gráficos originales para suidentificación geográfica.

Recibe los Documentos gráficos originales para su devolución al propietario,recaba su firma en el vale de entrega y lo archiva.

El analista ordena los rollos de negativos y los clasifica numéricamente porrollo, tira y asigna los contactos.

Archiva los negativos identificados en su caja correspondiente y coloca en ellugar asignado en la bóveda, atendiendo a un orden alfabético y geográfico.

Investiga el contenido de las imágenes apoyándose en informacióndocumental, hemerográfica u oral.

Elabora Ficha técnica para cada imagen asignándole: fondo, tema, ubicacióngeográfica, descripción de la imagén, rollo tira y negativo.

Estructura Fichas de catálogo por cada una de las imágenes que se copiarony los datos contenidos en la ficha técnica.

Elabora una Guía descriptiva en la que se anota cada una de las fichas decatálogo elaboradas, coteja que concuerden los datos de las fichas del catálogocon los de las guías descriptivas.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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7

8

9

10

11

12

13

14

15

Laboratorio




Localizar, reproducir y clasificar los documentos gráficos


General del Estado

Revisión:Oficina de Archivo Gráfico




13

OFICIO DERESGUARDO O

INICIO

RECIBE

RECIBE

COPIA

DOCUMENTOSO

O1

NEGATIVOS

H. CONTACTO

FOTOGRAFIA

O

O

O

LABORATORIOIMPRIME DOCUMENTOS

GRÁFICOS

ONEGATIVOS

H. CONTACTO

FOTOGRAFIA

1

O

1

1

RECIBE

ONEGATIVOS

H. CONTACTO

FOTOGRAFIA

O

O

O

N

NEGATIVOS

CLASIFICA Y ARCHIVA

O

A

FOTOGRAFIAS

IDENTIFICA

O

FICHAS TÉCNICAS

ELABORA

O

A

FICHA DE CATALOGO

ELABORA

O

CONTACTOS

FICHAS TÉCNICAS

ELABORA

O

FIN

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

14




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Trimestral

Conservar los documentos gráficos del Archivo General del Estado.

La programación de las tareas de conservación se hará según el grado de deterioro de las piezas.

La prioridad para el tratamiento y estabilización de las imágenes, deben ser establecidas en base a lasnecesidades, al valor relativo de las colecciones y a la asignación de recursos.

La conservación se realizará a través de las actividades de limpieza y estabilización de las imágenes.

Las tareas básicas de conservación de las imágenes están basadas en el Manual de Conservación Fotográficadel Instituto Nacional de Antropología e Historia.

Dar tratamiento a los documentos gráficos que presentan deterioros ocasionados por la hume-dad, temperatura y agentes ambientales.



15 Junio 2010



1

2

3

4

Valora el estado físico de los negativos, positivos o fotografías en soportede papel fotográfico.

Recibe los negativos, positivos o fotografías en soporte de papel fotográficopara su limpieza y estabilización.

Organiza y procede a la estabilización de cada una de las piezas (negativo,positivo o fotografía) en soporte de papel. La labor consiste en la limpiezade la pieza de acuerdo con las normas técnicas del INAH.

Identifica cada pieza otorgándole los datos correspondientes: fondo, númerode inventario, tema, número de rollo, número de negativo e información sobrela imagen y archiva.


Oficina de Archivo Gráfi-co




Conservar los documentos gráficos del Archivo General del Estado


General del Estado





16

FONDO, N° DE INVENTARIO,N° DE ROLLO, N° DE NEGATIVO

c

FIN

NEGATIVOS1

RECIBE

POSITIVOS 1

1FOTOGRAFIAS

INICIO

NEGATIVOS1

RECIBE

POSITIVOS 1

1FOTOGRAFIAS

NEGATIVOS1

ORGANIZA Y ESTABILIZA

POSITIVOS 1

1FOTOGRAFIAS

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

17




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Eventual.

Difundir entre la comunidad académica, instituciones gubernamentales y público en general,escritos históricos que tengan como fuente los acervos documentales y gráficos que resguardael AGE, así como el estado de organización y clasificación en el que éstos se encuentran.

Elaborar el boletín informativo del Archivo General del Estado (AGE).

La formación del Boletín se realizará de acuerdo a la selección, corrección y captura de artículos, impresiónde imágenes, elaboración de pies de foto.

Los Artículos que se incluirán serán los que correspondan a las actividades que realiza el AGE, así comolos artículos de investigadores o personas en general que aborden temáticas alusivas a la historia veracruzanaque apoyen sus trabajos en las fuentes documentales y gráficas del AGE o en las de otros repositorios.

La edición del Boletín la realizará la Editora de Gobierno .



18 Junio 2010



Jefe Oficina de ArchivoGráfico.


Recibe de la Dirección del Archivo los artículos a publicar de los colaboradoresexternos así como de las diferentes áreas del Archivo General del Estado.

Revisa los artículos de acuerdo a los criterios de publicación del Boletín.

Pasa el tiempo.

Captura los textos y la información general del Boletín.

Selecciona las fotografías que se integran en cada Boletín y elabora lasreferencias (pies de foto) de cada una de ellas.

Integra las fotografías a los textos del Boletín, verificando que no haya errores.

Elabora oficio de entrega del texto y fotografías a la Editora de Gobiernopara su edición y lo envía, recaba firma de acuse.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Dirección el Boletín informativo y lo distribuye a lasdependencias, instituciones académicas locales, estatales, nacionales einternacionales.


1

2

3

4

5

6

7

8



Elaborar el boletín informativo del Archivo General del Estado (AGE)


General del Estado





19

INICIO

ESTABLECE CONTACTOS

ARTICULOS O

RECIBE

CAPTURA DE TESTODEL BOLETIN

SELECCIONA Y ELABORA

FOTOGRAFIAS

BOLETIN

ELABORA Y REBACAACUSE

OFICIO

1

TEXTO

FOTOGRAFIA

0

ARTICULOS O

REVISA

INTEGRA

FOTOGRAFIAS

BOLETIN

0

0

FIN

BOLETIN

RECIBE Y DISTRIBUYE

O

EDITORA DEGOBIERNO

DEPENDENCIASINSTITUCIONALES,Académicas,ESTATALES,NACIONALES EINTERNACIONALES

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

20




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Realizar muestras fotográficas para difundir entre los veracruzanos el acervo fotográfico quecustodia el AGE y que da cuenta de la historia de la entidad.

La realizacion de las exposiciones se hará en atención a las solicitudes de los Ayuntamientos o Institucionesy al presupuesto del AGE.

Las imágenes a exponer, será como máximo 35 fotografías.

La impresión de fotografías será en formato de 11 x 14" o 16 x 20".

El montaje de la exposición requiere de actividades como: impresión, enmarialuisado y enmarcado.

La investigación de la temática de la muestra a exponer es la base para la elaboración de la guía, presentacióny cédulas de exposición.

Eventual

Exposiciones fotográficas



21 Junio 2010



Recibe Oficio de solicitud para la realización de una exposición.

Establece los contactos necesarios (vía telefónica, etc.,) con las institucionesdonde serán presentadas las exposiciones.

Pasa el tiempo.

Firma Convenio para formalizar la presentación de la exposición.

Selecciona y localiza los Negativos y Documentos Gráficos originales en labóveda donde se resguardan.

Turna al laboratorio.

Recibe los Negativos e imprime Fotografías, turna.

Recibe las Fotografías y Negativos y archiva éstos últimos.

Elabora las marialuisas y enmarca cada fotografía.

Realiza la investigación de la temática que abarca la exposición, para elaborarCédulas informativas de las fotografías, guía y presentación.

Organiza las Fotografías para su traslado al lugar donde serán exhibidas.

Elabora el Oficio de resguardo en original y copia, recaba firma de recibidoen la copia y entrega la exposición, archiva de manera cronológica y temporalel oficio.

Pasa el tiempo.

Recibe la devolución de la muestra fotográfica, coteja con el Oficio deresguardo, solicita firma de entrega y archiva de manera cronológica ydefinitiva.


1

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10

11

Jefe de Oficina de ArchivoGráfico


Laboratorio




Exposiciones fotográficas


General del Estado





22

OFICIO DESOLICITUD O

INICIO

RECIBE

VÍATELEFONICAESTABLECE

CONTACTO

RECIBE E IMPRIME

NEGATIVOSFOTOGRAFICOS

FOTOGRAFIASEN NEGATIVOS

0

c

FIN

CONVENIO1

FIRMA

NEGATIVOSO

LOCALIZA

DOCUMENTOSGRÁFICOS

O

0

ELABORA

CEDULAS DESCRIPTIVAS

O

ELABORA Y ENMARCA

O

MARIALUISA

FOTOGRAFIAS

O

EMPACA

FOTOGRAFIAS

O

ELABORA Y ENTREGA

O

OFICIO DE RESGUARDOO

1

ELABORA Y ENTREGA

O

OFICIO DE RESGUARDOO

1

OFICIO

N

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

23




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Atender a las instituciones y al público en general en su búsqueda de información.

Diaria.

Consulta y Reproducción de Documentos Gráficos.

El usuario presentará Credencial de identificación oficial.

Orientar al usuario en la búsqueda de las imágenes, proporcionándole los fondos fotográficos para suconsulta.

La solicitud de los usuarios para la reproducción de imágenes para publicación, dependerá de la aprobaciónde la Dirección del Archivo General del Estado y solo se hará con fines de investigaciones académicas.

Elaborar una carta compromiso donde especifique y se comprometa el usuario a dar el uso que en lamisma se detalla.



24 Junio 2010



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10

Recibe del usuario solicitud verbal para la consulta de un fondo fotográfico.

Proporciona al usuario los instrumentos de consulta: guías fotográficas yfichas de catálogo de los documentos gráficos.

Orienta al usuario para la solicitud de reproducción de imágenes.

Recibe del usuario oficio de solicitud de reproducción de imágenes y turna ala Dirección del Archivo General del Estado para su autorización.

¿Es autorizada la reproducción?

En caso de no ser autorizada su reproducción:Elabora Oficio, lo entrega al usuario en original, recaba firma de acuse en lacopia y archiva de manera cronológica y definitiva.

En caso de ser autorizada su reproducción:

Recibe Oficio de solicitud y localiza los negativos o fotografías en las bóvedas de seguridad.

Turna a laboratorio los negativos o fotografías para su reproducción.

Reproduce los negativos o fotografías y procede a entregarlos así como lasfotografías que se imprimieron al analista.

Archiva los negativos o fotografías, cuidando de no alterar el orden de lasimágenes en sus cajas y las coloca en la bóveda de seguridad.

Elabora oficio de entrega de fotografías en original y copia, solicitadas porel usuario y recaba firma de acuse en la copia misma que archiva



Laboratorio




Consulta y reproducción de documentos gráficos


General del Estado





25

INICIO

NEGATIVOS O

RECIBE Y VALORA

POSITIVOS

FIN

NEGATIVOS O

IDENTIFICA

POSITIVOS

N

N

O

NEGATIVOS O

ORGANIZA Y ESTABILIZA

POSITIVOS O

O

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

26



Oficina de ArchivoHistórico

RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Organizar la documentación administrativa e histórica que resguarda el Archivo General delEstado para consulta de la ciudadanía.

Diaria

Clasificación e integración del acervo cultural.

La planeación de la clasificación de los expedientes administrativos o históricos de los fondos documentalesse hará de acuerdo al Programa Operativo Anual.

Para la clasificación de los expedientes se tomará en cuenta el orden original (año) y principio de procedencia(quien lo generó) que marca la administración de documentos.

La ficha de descripción documental deberá contener los siguientes datos: año, grupo documental, fondo,sección, serie, subserie, unidad temática, municipio y referencia.

Cuando un expediente contenga información de varias dependencias se clasificará cada asunto por sepa-rado.

Los expedientes deberán tener un orden cronológico de la fecha más antigua a la más reciente.

El resguardo de la documentación clasificada se hará en cajas de cartón modelo AG-12 (12 x 37 cms.) y seubicarán en el lugar asignado.

El inventario deberá contener: año, grupo documental, fondo, sección, serie, subserie, unidad temática,municipio y referencia.



27 Junio 2010



Recibe de la Oficina de Archivo Administrativo y clasifica de acuerdo a la normaarchivística de clasificación internacional los Expedientes administrativos ohistóricos resguardados que se clasificarán.

Analiza el o los Expedientes administrativos e históricos tomando en cuentalos siguientes aspectos: los años que abarca, la dependencia que lo generó,el asunto y verificar contiene uno o varios asuntos.

Elabora Carátula de descripción documental en original y especifica el contenidode el o los expedientes.

Integra el o los Expedientes con el original de la carátula, lo cose y archiva demanera alfábetica y temporal.

Obtiene del achivo alfabético temporal el o los Expedientes y resguarda losque se integrarán.

Empaqueta el o los Expedientes de la sección documental o serie documentalal finalizar la clasificación lo archiva.

Elabora el inventario de los expedientes y se colocan en su ubicacióncorrespondiente.


1

2

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5

6

7

Jefe de Oficina de ArchivoHistórico




Clasificación e integración del acervo cultural


General del Estado

Revisión:Oficina de Archivo Histórico




28

EXPEDIENTES ADMINISTRA-TIVOS HISTORICOS O

INICIO

EMPAQUETA

EXPEDIENTE

RECIBE Y CLASIFICA

EXPEDIENTES

ANALIZA Y VIRIFICA

A

FIN

CARATULA DEDESCRIPCIÓNDOCUMENTAL

ELABORAY

ESPECIFICA

EXPEDIENTE0

0

CARATULA DEDESCRIPCIÓNDOCUMENTAL

INTEGRA

EXPEDIENTE0

0

O

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

29




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Atender la solicitud de información de la documentación histórica que resguarda el ArchivoGeneral del Estado.

Diaria.

Consulta de documentación histórica.

La consulta será de 8:00 a.m. a 14:45 p.m. de lunes a viernes.

El solicitante deberá presentar Credencial de identificación oficial.

Sólo podrán ser consultados los acervos documentales históricos con una antigüedad de 30 años.

De no ser devuelta la documentación por el usuario antes del término del horario de servicio, requerirá queal concluir el periodo diario de consulta la devolución del material, inquiriendo sobre la continuación de la consultaen el siguiente día hábil.

Cuando el usuario requiere consultar documentación al siguiente día hábil, entregará el solicitante suCredencial de identificación oficial verificando que el material se encuentre completo y coloca temporalmenteel material, junto con el Vale de préstamo, en el depósito provisional que al efecto se establezca y entregaráal solicitante previos los controles del caso en la jornada de consulta.

La documentación histórica es la generada por las diversas instituciones de la Administración Pública yque ha perdido su valor primario para la institución, pero conserva valores secundarios que son el evidencial,testimonial e informativo.



30 Junio 2010



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Recibe del usuario su Credencial de identificación oficial original y preguntalos datos del expediente que desea consultar.

Obtiene del archivo el inventario original y lo revisa para identificar elExpediente a consultar.

Localiza el Expediente original y lo retira del sitio en que se encuentra sinalterar el orden que guarda la documentación en el depósito.

Elabora Vale de consulta en original y registra lo siguiente: fondo, sección yserie a que corresponde el material solicitado, el número de identificación deel o los expedientes requeridos y registra el nombre del solicitante y de laCredencial de identificación oficial original, y solicita al usuario que firme.

Entrega al usuario el Expediente requerido e informa que deberá entregar enlas mismas condiciones en que se prestó.

Archiva de manera cronológica y temporal el Vale de consulta original yCredencial de identificación oficial original.

Pasa el tiempo.

Recibe en devolución del usuario el Expediente original y obtiene del archivocronológico temporal el Vale de consulta para sellarlo con la leyenda«Devuelto» y entrega al usuario la Credencial de identificación oficial.

Archiva el Vale de consulta original de manera cronológica y definitiva,devuelve él o los Expedientes al sitio correspondiente.





Consulta de documentación histórica


General del Estado





31

INICIO

EXPEDIENTES

INVENTARIOSO

OBTIENE, REVISA EIDENTIFICA

RECIBE, OBTIENE,ENTREGA Y SELLA

O

ENTREGA E ONFORMARECIBE Y VERIFICA

EXPEDIENTESO

LOCALIZAY

RETIRA

DATOS DELEXPEDIENTE QUE

SE DESEACONSULTAR

VALE DECONSULTA 0

O

EXPEDIENTE

C

FIRMA

VALE DECONSULTA

EXPEDIENTE

CREDENCIALDE IDENTIFICACION

OFICIALO

RECIBEY

PREGUNTAUSUARIO

VALE DE CONSULTAO

ELABORA,REGISTRA YSOLICITA

USUARIO

VALE DE CONSULTA

ARCHIVA

OCREDENCIALDE IDENTI-FICACIÓNOFICIALV

O

CREDENCIALDE IDENTI-FICACIÓNOFICIALV

A

O

USUARIO

DEVUELVEAL SITIO

FIN

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

32




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Diaria.

Los Documentos bibliográficos se deberán catalogar de acuerdo a la norma del Sistema Bibliotecario delCongreso de los Estados Unidos de Norteamérica.

La planeación de la clasificación de los Documentos bibliográficos se hará de acuerdo al ProgramaOperativo Anual.

Los Documentos bibliográficos son libros que se reciben por donación de diversas instituciones estatalesy nacionales, así como de particulares.

Organizar y catalogar el material bibliográfico que conserva el Archivo General del Estado.

Clasificación de los documentos bibliográficos



33 Junio 2010



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4

Recibe los documentos bibliográficos que son donados y registra en elinventario de entrada fecha de ingreso y les asigna un número de inventario

Valora, selecciona y cataloga los documentos bibliográficos que seclasificarán.

Clasifica los documentos bibliográficos de acuerdo a la norma del SistemaBibliotecario del Congreso de los Estados Unidos de Norteamérica.

Registra en el inventario de documentos bibliográficos clasificados yarchiva en el sitio asignado.





Clasificación de los documentos bibliográficos


General del Estado





34

INICIO

O

SELECCIONA

O

CATALOGA

N

DOCUMENTOSBIBLIOGRÁFICOS O

RECIBE

REGISTRA

OTARJETASKARDEX

O

FIN

DOCUMENTOSBIBLIOGRÁFICOS



N

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

35




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Organizar y catalogar el material hemeográfico que conserva el Archivo General del Estado.

Diaria

Clasificación de los documentos hemerográficos.

Los Documentos hemerográficos se reciben por donación de particulares y de dependencias del Gobiernodel Estado.

El Diario Oficial se adquiere por suscripción.

Los Documentos hemerográficos se deberán clasificar de acuerdo a su tipo de publicación: boletín,revista, folleto, periódico, semanario.

La planeación de la clasificación de los Documentos hemeográficos se hará de acuerdo al ProgramaOperativo Anual.



36 Junio 2010



Recibe los Documentos hemeográficos que son donados y registra la fechade entrada.

Selecciona y analiza los Documentos hemerográficos en forma temática ypor tipo de publicación alfabética y procede a separar por título y año.

Registra en el Inventario los documentos hemerográficos por título, día,mes, año, editor, frecuencia, dirección y archiva de manera alfabéticapermanente en el sitio asignado.


1

2

3




Clasificación de los documentos hemerográficos


General del Estado





37

INICIO

O

SELECCIONA

O

CATALOGA

AYC

DOCUMENTOSHEMEROGRAFICOS O

RECIBE

REGISTRA

OTARJETASKARDEX

O

FIN

DOCUMENTOSHEMEROGRAFICOS



A

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

38




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Proporcionar el servicio de consulta a las instituciones públicas, investigadores, estudiantes yparticulares que lo soliciten.

Diaria.

Consulta y reproducción de documentos bibliográficos y hemerográficos.

La consulta será de 8:00 a.m. a 14:45 p.m. de lunes a viernes

El solicitante deberá presentar una Credencial de identif icación original para la consulta de losDocumentos bibliográficos y hemerográficos, la que se proporcionará mediante la solicitud del usuario.

La autorización del fotocopiado de los Documentos bibliográficos y hemerográficos dependerá delestado de conservación en que se encuentren los materiales.



39 Junio 2010



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Recibe del usuario su Credencial de identificación oficial original y preguntalos datos del Documento bibliográfico o hemerográfico.

Obtiene del archivo y revisa los inventarios originales de los documentos queresguarda la biblioteca y hemeroteca e identifica el Documento a consultar.

Localiza el Documento original en el acervo, retirándolo del sitio en que seencuentra sin alterar el orden que guarda la documentación restante deldepósito.

Elabora Vale de consulta en original en el que registra la ubicacióntopográfica, el número de identificación del documento requerido, nombre delsolicitante y de la institución que expide la Credencial de identificaciónoficial el cual deberá fechar y solicitar al usuario que firme.

Entrega al usuario el documento bibliográfico o hemerográfico requeridoe informa que deberá entregar en las mismas condiciones en que seproporcionó.

Archiva de manera cronológica temporal el Vale de consulta original yCredencial de identificación oficial.

Recibe del usuario en devolución el Documento b ibl iográf ico ohemerográfico y obtiene del archivo cronológico temporal el Vale de consultapara sellarlo con la leyenda «Devuelto» y entrega al usuario la Credencialde identificación oficial.

Archiva el Vale de consulta original de manera cronológica y definitiva,devuelve el documento bib liográf ico o hemerográf ico al sitiocorrespondiente.





Consulta y reproducción de documentos bibliográficos y hemerográficos


General del Estado





40

INICIO

DOCUMENTOBIBLIOGRAFICO

HENEROGRAFICO

REVISA

ENTREGADOCUMANTOSBIBLIOGRAFICOS OHEMEROGRAFICOS

O

LOCALIZA

VALE DECONSULTA

CREDENCIAL

RECIBE

CREDENCIAL

REGISTRA

CREDENCIAL D

A

FIN

VALE DE CONSULTA

ELABORA

DOCUMENTOBIBLIOGRAFICOHEMEROGRAFICO

A

DOCUMENTOBIBLIOGRAFICO

HENEROGRAFICO

RECIBE

VALE DE CONSULTA

ENTREGA E IMPRIME

CREDENCIAL

VALE DE CONSULTA

COLOCA

DOCUMENTOBIBLIOGRAFICOHEMEROGRAFICO

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

41




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Para la consulta de los Expedientes Agrarios, deberán presentar credencial de identificación oficialvigente e indicar el expediente que desea consultar: número, poblado y/o municipio.

A los estudiantes, investigadores, público en general, se les limitará la consulta de expedientes si el estadode conservación del mismo así lo amerita.

La solicitud para la reproducción de los documentos agrarios y constancia de los mismos se hará por Oficiodirigido a la Dirección que contendrá los datos del expediente.

El Vale de consulta deberá contener los siguientes datos:- Nombre del usuario- Asunto- Número de hoja- Procedencia- Número de expediente- Fecha- Municipo, Poblado

Consulta de Expedientes Agrarios del Fondo de la Comisión Agraria Mixta.

Atender las solicitudes de información agraria de los campesinos, para la resolución de sus inte-reses, la cual está en resguardo en este archivo.

Diaria.



42 Junio 2010



Oficina de Archivo Ad-ministrativo

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7A

8

Recibe del usuario Credencial de identificación oficial vigente y pregunta losdatos del expediente agrario que va a consultar.

Obtiene del archivo cronológico temporal el original del Fólder de inventario yrevisa que se encuentre el expediente agrario solicitado para identificarlo.

Localiza en los anaqueles el Expediente Agrario original y lo retira sin alterarel orden de estos, archiva de manera cronológica temporal el original del Fólderde inventario.

Elabora vale de consulta en original, registra en el mismo los datos delExpediente Agrario y recaba firma del usuario en el vale.

Entrega el original del Expediente Agrario al usuario y lo orienta sobre el manejoadecuado de los documentos, archiva de manera cronológica temporal el valede consulta original y credencial de identificación oficial.

Pasa el tiempo.

Recibe del usuario en devolución el Expediente Agrario original, verifica que noha sido dañado y obtiene del archivo cronológico temporal el vale de consultay la credencial de identificación oficial, sella con la leyenda devuelto.

Verifica con el usuario si requiere algo más.

Devuelve al usuario la Credencial de identificación oficial, ubica en el lugarasignado el o los Expedientes Agrarios devueltos y archiva el vale de consultade manera cronológica temporal.

En caso de solicitar el usuario fotocopias del Expediente Agrario.

Verifica en el Expediente Agrario, el estado de conservación de los documen-tos. Informa si puede o no fotocopiar los documentos se autoriza el fotocopia-do, acompaña al usuario al servicio del fotocopiado externo.

Pasa el tiempo



43 Junio 2010



Oficina de Archivo Admi-nistrativo

8A

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9A

9B

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Si requiere la reproducción por medios digitales, solicita mediante Oficio dirigidoa la Dirección del Archivo General del Estado para su autorización.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad No.7A

En caso de solicitar el usuario Constancia del Expediente.

Recibe del usuario Oficio de solicitud original de elaboración de constancia,verifica los folios en el Expediente Agrario y sella de recibido.

Pasa el tiempo.

Turna a la Dirección el Oficio de solicitud en original para su elaboración conlos datos: número de expediente, municipio, poblado, acción, total de folios ynúmero de folios fotocopiados.Pasa el tiempo.

Recibe de la Dirección Constancia en original y copia debidamente requisitaday firmada.

Pasa el tiempo.

Entrega al usuario la Constancia original y solicita que firme de recibido en lacopia.

Archiva la copia de la Constancia y el Expediente Agrario lo ubica en el lugarasignado.




Consulta de Expedientes Agrarios del Fondo de la Comisión Agraria Mixta


General del Estado





44

VALE DECONSULTA

0

CONSTANCIA

EXPEDIENTE

INICIO

RECIBE YPREGUNTA

CREDENCIAL DEIDENTIFICACIÓNVIGENTE

VERIFICA, REVISAE IDENTIFICA

INVENTARIOS

OPERADOR DESERVICIOS

GUBERNAMENTALES

0

0

EL USUARIOSOLICITA

FOTOCOPIAS

SI CON CONSTANCIARECIBE, SELLA

Y VERIFICA

OFICIO DESOLICITUD

REMITE

OFICIO DE SOLICITUDY DATOS DELEXPEDIENTE

ENTREGA Y RECABAFIRMA

CONSTANCIA

FOTOCOPIAS

VERIFICA YAUTORIZA

EXPEDIENTE

ESTADO DECONSERVACIÓN


GUBERNAMENTALES

SI

SI

MPLES

FOLIOS

DIRECCIÓN


GUBERNAMENTALES

LOCALIZA Y RETIRA

EXPEDIENTE0

ELABORA, REGISTRAY FIRMA

VALE DECONSULTA

0

CREDENCIAL

VALE DECONSULTA

RECIBE, VERIFICA,SELLA

Y DEVUELVE

EXPEDIENTE

FIRMA ELUSUARIO

ENTREGA Y ORIENTA

EXPEDIENTE

ARCHIVA

EXPEDIENTE0


GUBERNAMENTALES

ELABORA Y REMITE

CONSTANCIA

RECIBE

CONSTANCIA

DIRECCIÓN

AL USUARIO

0

ARCHIVA

VALE DECONSULTA

00

CREDENCIALDE IDENTIFI-

CACIÓNVIGENTE

DATOS DELEXPEDIENTE

A CONSULTAR

0

0

EN SU LUGARASIGNADO

FIN

USUARIO

NO

0

0

1

0

0

1

01

0

1

7

7

C

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

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RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Préstamo de Expedientes Agrarios del Fondo de la Comisión Agraria Mixta.

Los Expedientes agrarios, sólo se prestarán a las Dependencias, Organismos Agrarios y/o el PoderJudicial de la Federación.

La solicitud de préstamo de los Documentos Agrarios se hará por Oficio dirigido a la Dirección del ArchivoGeneral del Estado, el cual contendrá los siguientes datos:

- Nombre y firma del titular de la Dependencia solicitante.- Nombre del poblado, municipio y número de expediente.- Objetivo de la solicitud.

El vale de préstamo deberá contener los siguientes datos:- Datos generales (asunto, fondo, sección, serie, acción, poblado, municipio y número del expediente).- Número de folios del expediente.- Número de caja- Nombre y firma del titular de la Institución solicitante.- Nombre y firma del área que entrega el expediente.- Nombre y firma de la persona que recibe el expediente.

- Fecha de solicitud

Atender la demanda de información solicitada por las Dependencias, la cual permanece en res-guardo y conservación de este archivo.

Eventual.



46 Junio 2010



Oficina de Archivo Admi-nistrativo

Dirección


Jefe de OficinaOperador de Servicios Gu-bernamentales

Dirección


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4A

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7A

7A1

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8A

Recibe solicitud, sella de acuse de recibo y firma.

Verifica y revisa en el inventario general los datos del Expediente.

Localiza el Expediente, revisa que este foliado y verifica como lo solicito ladependencia.

En caso de haberlo solicitado por OficioRemite a la Dirección el Oficio de solicitud y Expediente con sus datos (núme-ro, acción, municipio, poblado y total de folios), para la elaboración de oficiode envío.

Envía el Expediente a la dependencia y le solicita su acuse de recibo.

En caso de haberlo solicitado por Vale de préstamoRegistra en el Vale de préstamo, número de expediente y total de folios.

Firma el Vale de préstamo autorizando con ello la salida del Expediente.

Entrega Expediente y firma la persona autorizada para recibirlo en el Vale depréstamo, archiva el vale de manera alfabética y cronológica.

Pasa el tiempo.

¿El área solicitante devolvió el Expediente?

En caso de haber devuelto los Expedientes mediante oficio de solicitudRecibe el o los Expedientes, verifica los folios y solicita a la Dirección elabora-ción de oficio de acuse de recibo y ubica en el lugar asignado.

Elabora oficio de acuse de recibo y envía a la dependencia.

En caso de haber devuelto los Expedientes mediante Vale de préstamo.Recibe el Expediente y copia del Vale de préstamo, verifica los folios paraconstatar que este completo, registra el vale, fecha de devolución y lo archivade manera cronológica.

Ubica el Expediente en el lugar asignado.




Préstamo de Expedientes Agrarios del Fondo de la Comisión Agraria Mixta


General del Estado





47

VALE DEPRÉSTAMO

VALE DEPRÉSTAMO

O


GUBERNAMENTALES

1

ACUSE DERECIBO

COPIA DEVALE DE

PRÉSTAMOEXPEDIENTE

INICIO

RECIBE, SELLAY FIRMA

OFICIO DESOLICITUD

VERIFICA YREVISA

INVENTARIOS

O

O

DATOS DEUBICACIÓN DEL

EXPEDIENTESOLICITADO

¿CÓMO SOLICITA LADEPENDENCIA LOS

EXPEDIENTES?

POR VALERECIBE Y REGISTRA

VALE DEPRÉSTAMO

RECABA, FIRMA,ENTREGA Y

ARCHIVA

EXPEDIENTE

COPIA

DEL VALE DE

PRÉSTAMO

RECIBE, VERIFICAENTREGA Y

ARCHIVA

EXPEDIENTE

UBICA

EXPEDIENTE

EXPEDIENTE

REMITE

OFICIO DESOLICITUD

EXPEDIENTE

ELABORA, ENVÍAY SOLICITA

OFICIO DE ENVÍO

EXPEDIENTE

RECIBE, VERIFICAY UBICA

OFICIO

ELABORA Y ENVÍA

OFICIO DE ACUSEDE RECIBO

DIRECCIÓN


GUBERNAMENTALES

POR

OFICIO

DIRECCIÓN


GUBERNAMENTALES

FOLIOS

DIRECCIÓN

DATOS DELEXPEDIENTE

ÁREASOLICITANTE


GUBERNAMENTALES

FOLIOS

FIN

O

O

O

O

O

O

O

O

C

O

O

O

O

O

O

8 A

O

ÁREA SOLICITANTE

C



Junio 2010


V. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN



Junio 2010


FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Autorizó

LIC. REYNALDO G. ESCOBAR PÈREZSECRETARIO DE GOBIERNO

Emitió

C.P. LUCÍA TERESA SALAZAR LÓPEZJEFA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Revisó

MTRA. OLIVIA DOMÍNGUEZ PÉREZDIRECTORA DEL ARCHIVO GENERAL DEL ESTADO

Documents

Secretaría de Gobiernosegobver.gob.mx/siptransparencia/adjuntos... · Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad Recibe del solicitante elFormato de Inventario de Archivo