Secretaría de Administración y FinanzasSecretaría de Administración y FinanzasProyecto de Simplificación AdministrativaProyecto de Simplificación Administrativa

Reporte del Estado del ProyectoReporte del Estado del Proyecto

Universidad Veracruzana

Proceso Avances del Proyecto(40 trámites)

Avances de los Trámites Prioritarios

Administración de Recursos Humanos (5 Trámites) 10% 20%

Administración de Recursos Financieros (11 Trámites) 19.3% 23.6%

Administración de Bienes y Servicios (4 Trámites) 57.7% 66.3%

Total 29.2% 36.6%

Fecha de Reporte Lunes 02 de Mayo 2011

Periodo Reportado Abril 2011

Universidad Veracruzana

Trámites prioritarios

Fase 1Situación Actual

(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Implementación

Diagrama Flujo

Requisitos Diagrama Flujo

Proyecto Programa Trabajo

Desarrollo SIIU-DGTI

Pruebas Capacitación

Revisión Cargas académicas

Movimientos de Personal Académico

Préstamo Personal (Gestor y Beneficiario)

Autorización de Condonación

Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos

14% 6%

Universidad Veracruzana

Trámites prioritariosFase 1

Situación Actual (Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Implementación

Revisión Cargas académicas

Movimientos de Personal Académico

Préstamo Personal (Gestor y Beneficiario)

Autorización de Condonación

Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos

20%

Universidad Veracruzana

Trámites prioritarios

Fase 1Situación Actual

(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Implementación

Diagrama Flujo

Requisitos Diagrama Flujo

Proyecto Programa Trabajo

Desarrollo SIIU-DGTI

Pruebas Capacitación

Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud)

Fondo Rotatorio y Viáticos (Reposición)

Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación )

Pago directo a proveedores (Gestor y Beneficiarios)

Transferencias y Reprogramación Presupuestal (*)

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

46.7%

2.5%

15%

3.7%1.2%

17.2%

0%

87%

Universidad Veracruzana

Trámites prioritariosFase 1

Situación Actual (Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de Mejora

Fase 3Implementación

Fondo Rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud)

Fondo Rotatorio y Viáticos (Reposición)

Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación )

Pago directo a proveedores (Gestor y Beneficiarios)

Transferencias y Reprogramación Presupuestal

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

46.7%

17.2%

0%

15%

87%

Universidad Veracruzana

Trámites prioritarios

Fase 1Situación Actual

(Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de

Mejora

Fase 3Implementación

Diagrama Flujo

Requisitos Diagrama Flujo

Proyecto Programa Trabajo

Desarrollo SIIU-DGTI

Pruebas Capacitación

Requisiciones

Registro de Bienes Muebles

Levantamiento Físico del Inventario

Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios

85%

40%

15%

45%

75%

15%

Universidad Veracruzana

Trámites prioritariosFase 1

Situación Actual (Diagnóstico)

Fase 2Propuesta de Mejora

Fase 3Implementación

Requisiciones

Registro de Bienes Muebles

Levantamiento Físico del Inventario

Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros

29.2%

30%

85%

75%

Universidad Veracruzana

Los trámites: Transferencias y Reprogramación Presupuestal y el Registro de Bienes Muebles se encuentran en la Fase 3 (Pruebas), pronto a concluirse.

En los trámites de Fondo Rotatorio, Viáticos y Vales, en su modalidad de solicitud, se encuentra en desarrollo la propuesta de simplificación.

En el trámite de requisiciones se ha hecho un paro técnico por problemas detectados en su desarrollo.

Basados en las reuniones con la Dirección de Recursos Materiales, SIIU y la DGTI, se ha evaluado que la mejor alternativa de automatización es que el front office (lo que ve el usuario) se desarrolle en ambiente web y el back office(lo que ve el operativo) se quede en SIIU.

Se creó un sitio de colaboración con apoyo de la DGTI, donde los comandos informan periódicamente sus avances

Se está analizando el uso del programa BizAgi para hacer los diagramas de flujo, con la ventaja de que una vez terminado éste, ya no es necesario documentar los procedimientos operativos porque el mismo genera la documentación correspondiente

Universidad Veracruzana

Problemas

SAF Algunos de los comandos no se han integrado adecuadamente con todos involucrados en el trámite para que se trabaje de manera transversal.

No se cuenta con los programas de trabajo de algunos comandos por lo que se desconoce los tiempos dedicados al análisis y propuestas de mejora.

Se ha observado que algunas propuestas se están planteando en función a las necesidades internas (operativas) , por lo que se solicita el apoyo de los Directores para recalcar a los comandos que la simplificación se dirige principalmente al usuario.

El desarrollo del trámite de Requisiciones en línea ha sufrido un paro debido a que se ha tenido que replantear la estructura del catálogo de bienes, así como el registro de la requisición. La Dirección del SIIU ha hecho una nueva propuesta, misma que está analizando la Dirección de Recursos Materiales.

SIIU Las propuestas que se presenten al SIIU para su implementación deberán estar perfectamente definidas y será responsabilidad del responsable del trámite darle seguimiento al desarrollo para evitar tiempos perdidos.

Para evitar saturación de tiempos en el área SIIU-DGTI, será necesarios priorizar los trámites que se van a desarrollar.

Universidad Veracruzana

Mayo

Reunión de trabajo entre el SIIU, DGTI y DRM para determinar Calendario de Trabajo.

Llevar a cabo reuniones con SIIU-DGTI para desarrollar todas las propuestas aprobadas

En los trámites: Transferencias y Reprogramación Presupuestal y el Registro de Bienes Muebles continuar y concluir la etapa de prueba e iniciar en su caso la capacitación.

Consultar con DGTI si el programa BizAgi se comprará para su uso institucional

Dar seguimiento con mayor periodicidad a los trabajos realizados por los comandos

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