Secretaría de Gobierno - web.segobver.gob.mxweb.segobver.gob.mx/secretaria/sispdf/manuales/20101116101106.pdf · III Descripción de Procedimientos y ... Indica el uso de un sistema

Dirección General de Acción Social

Secretaría de Gobierno

Junio 2010

Manual Específico de Procedimientos

ÍNDICE

Presentación .............................................................................................................................................. I

Estructura Orgánica ................................................................................................................................... II

Simbología ............................................................................................................................................... III

Descripción de Procedimientos y Diagramas de Flujo ................................................................................... IV

Eventos y Giras de Trabajo del Gobierno del Estado ........................................................................... 1

Coordinación, protocolo y supervisión de eventos ............................................................................. 7

Montaje y desmontaje de escenarios en eventos .............................................................................. 12

Instalación de equipo de sonido en eventos ..................................................................................... 18

Programación de actividades cívicas y culturales ............................................................................. 22

Diseño y elaboración del calendario cívico anual ............................................................................. 28

Otorgamiento de apoyos con grupos artísticos y culturales .............................................................. 33

Calendarización y seguimiento de solicitudes de los espacios del Teatro del Estado ........................... 36

Manejo y Control de Suministros de Material de Almacén ................................................................ 41

Directorio ............................................................................................................................................... V

Firmas de Autorización .............................................................................................................................. VI



Junio 2010


I.PRESENTACIÓN



Junio 2010


PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos se formula con la finalidad de servir como un instrumento de respuestaa las necesidades de consulta, difusión y apoyo en la elaboración de los procedimientos de cada área de la DirecciónGeneral de Acción Social, logrando que cada servidor público que integra la misma, pueda consultar las etapas aseguir que conforma cada actividad en el ámbito de su competencia.

El objetivo principal del Manual es dar a conocer la secuencia cronológica de pasos a seguir en la ejecución deuna función o en la prestación de un servicio, a partir de la descripción de las operaciones y de las actividades demanera narrativa y a través del uso de ilustraciones basadas en diagramas. Asimismo la descripción detallada de loslineamientos a seguir durante el proceso de toma de decisiones, para el logro de los objetivos de las áreas de trabajo.

Otro objetivo es contribuir a que el ejercicio de las atribuciones de la Dirección General de Acción Social, serealicen de manera ágil, eficiente y transparente mediante la delimitación precisa de responsabilidades, en su ámbitode competencia y relaciones de coordinación para la ejecución de los procesos entre las distintas áreas de la misma.

La disposición y contenido de los apartados que integran este documento se mencionan a continuación:

Estructura Orgánica: Descripción gráfica, que señala de forma general la organización formal de la DirecciónGeneral de Acción Social, que muestra sus niveles de jerarquía, y las relaciones que guardan entre sí las áreas quela componen, para el ejercicio de las funciones que le competen.

Simbología: Se estipula la base para la elaboración de los diagramas de flujo.

Descripción de Procedimientos: Se plasma la narración teórica cronológica de los procedimientos de cadaárea.

Diagramas de Flujo: Se representan gráficamente la descripción de los procedimientos, los cuales reflejanel desarrollo de la actividad, indicando a los responsables de la ejecución.

Firmas de Autorización: Se registran la firma autógrafa de autorización del Secretario de Gobierno, del Jefede la Unidad Administrativa quien elabora y del titular del área quien valida la información de los procedimientos.



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II. ESTRUCTURA ORGÁNICA



Junio 2010


ESTRUCTURA ORGÁNICA

UNIDADADMINISTRATIVA

ENLACEADMINISTRATIVO

SUBDIRECCIÓN DEPROMOCIÓN DE LOSVALORES CÍVICOS Y

CULTURALES

TEATRODEL ESTADO

DEPARTAMENTO DECOORDINACIÓN,PROTOCOLO Y

SUPERVISIÓN DEEVENTOS

DEPARTAMENTO DEPROMOCIÓN CÍVICA

Y DE LUGARESHISTORICOS

Y CULTURALES

DIRECCIÓN GENERALDE ACCIÓN

SOCIAL

DEPARTAMENTO DEORGANIZACIÓN YSEGUIMIENTO DE

DE EVENTOS

DEPARTAMENTODE SONIDO

DEPARTAMENTODE APOYOSLOGÍSTICOS

SUBDIRECCIÓN DEACTOS Y EVENTOS

DEL GOBIERNODEL ESTADO



Junio 2010


III. SIMBOLOGÍA



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SIMBOLOGÍA

TerminalIndica el inicio del procedimiento y el final del mismo.

OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción dedecisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativaIndica un punto dentro del flujo en que son posibles varios caminos o alternativas (pre-guntas o verificación de condiciones).

DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga delprocedimiento, los cuales pueden identificarse anotando en el interior del símbolo laclave o nombre correspondiente, así como el número de copias.

Archivo definitivoIndica que se guarda un documento en forma permanente, se usa generalmente combi-nado con el símbolo “documento” y se le pueden agregar en su interior las siguientesinstrucciones;A AlfabéticoN NuméricoC Cronológico

Archivo ProvisionalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional, se rige por lasmismas condiciones del archivo permanente.

ConectorRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra partelejana del mismo.

Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagramade flujo.



Junio 2010


PreparaciónIndica conexión del procedimiento con otro del mismo sistema; especificando en su inte-rior el nombre del mismo.

Pasa el tiempo

Representa una interrupción del proceso.

Sistema InformáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Efectivo o chequeRepresenta el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.

AclaraciónSe utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.

DisquetteRepresenta la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en unaunidad magnética.



Junio 2010


IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS YDIAGRAMAS DE FLUJO

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

1

Vo.Bo AutorizaciónSecretaría de GobiernoUnidad Administrativa

Oficina de DesarrolloOrganizacional

Subdirección deActos y Eventos delGobierno del Estado

RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas

Dirección Generalde Acción Social

Garantizar un manejo adecuado en todos los eventos y actividades del C. Gobernador ydependencias del ejecutivo, que los suministros materiales se entreguen en tiempo y forma;coadyuvando con los demás departamentos el traslado del personal, material y equiposasegurando que todos los apoyos otorgados por la Direcciòn General de Accio Social lleguen conpuntualidad y así lograr que los eventos se realicen sin contratiempos.

Eventos y Giras de Trabajo del Gobierno del Estado.

La Subdirección de Actos y Eventos del Gobierno del Estado elaborará diariamente tres formatos en donde seregistrarán los eventos a realizarse así como sus requerimientos: Concentrado de actividades del C.Gobernador (CAG) Concentrado de Actividades Varias (CAV) y el Concentrado de Actividades delDepar tamento (CAD).

Los concentrados deberán tener la siguiente información:Nombre del eventoMunicipio y lugarFecha (mes-día-año)HoraRequerimientos (maestros de ceremonia, sonido, apoyo logístico, edecan, supervisor del evento; otrosapoyos como materiales y servicios diversos).

Se dará prioridad a la asignación de los eventos del C.Gobernador.

El Departamento de Organización y Seguimiento de Eventos verificará con los demás departamentos elnúmero de personal que cubrirá cada evento, realizándose un presupuesto general, incluyendo los materialesy servicios diversos así como el recurso de viáticos, peajes y gasolina.

El Departamento de Organización y Seguimiento de Eventos elaborará un expediente de los presupuestos delos eventos que mensualmente se cubren.

Permanente



Normas

2





RevisiónEmisión

Junio 2010


El Departamento de Organización y Seguimiento de Eventos deberá elaborar un proyecto de presupuestopara cada uno de los eventos a realizar del departamento solicitante, Cordinación, Protocolo y Supervisiónde Eventos, Departamento de Apoyos Logísticos, Departamento de Sonido, Teatro del Estado, y Departamentode Promoción Cívica y de lugares Históricos y Culturales.

El Departamento de Organización y Seguimiento de Eventos elaborará un formato de registro para concentrarlos apoyos otorgados diariamente que contendrá los siguientes datos: denominación del evento, fecha,descripción del apoyo otorgada, presupuesto erogado, soporte documental y/o justificación y firma del directory del enlace facultados para autorizar la salida de los apoyos con la finalidad de contribuir en el buendesarrollo.

El Departamento de Organización y Seguimiento de Eventos atenderá con oportunidad y calidad la comprade materiales y la contratación de servicios con la finalidad de contribuir en el buen desarrollo.

En el caso de no aprovarse la solicitud de apoyo se deberá enviar un oficio al área solicitante sustentandoconforme a la normativa aplicable la negativa del apoyo solicitado.

En el caso de aprobar la solicitud de apoyo se deberá informar al solicitante en que consiste el apoyo aotorgarse.



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Área y/o puesto Número Descripción de la Actividad

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7

Analizará los formatos del Concentrado de Actividades del C. Gobernador(CAG) y el Concentrado de Actividades Varios (CAV) y el Concentrado deActividades del Departamento CAD).

Turna copia del Concentrado de Actividades del C. Gobernador (CAG) y elConcentrado de Actividades Varios (CAV) y el Concentrado de Actividadesdel Departamento CAD) al departamento de Organización y Seguimiento deEventos.

Recibe de la Subdirección de Eventos y Giras de Trabajo del Gobierno del Estadocopia del Concentrado de Actividades del C. Gobernador (CAG) y elConcentrado de Actividades Varios (CAV) y el Concentrado de Actividadesdel Departamento CAD).

Elabora un Concentrado de Actividades del Departamento CAD), en originaly copia en base a las copias de los Concentrado de Actividades del C.Gobernador (CAG) y el Concentrado de Actividades Varios (CAV).

Revisa el original del Concentrado de Actividades del Departamento CAD),y elabora Presupuesto en original y copia de los eventos a realizarse, el cualcontendrá contratación de servicios y compra de material.

Turna el Presupuesto en original y copia a la Subdirección de Actos y Eventosdel Gobierno del Estado para su autorización.

¿Es autorizado el Presupuesto?.

En caso de no ser aceptado:Recibe el presupuesto en original y copia de la Subdirección de Actos y Eventosdel Gobierno del Estado y envia oficio al area solicitante informando la razónde la negativa a su solicitud.

Conecta con la Actividad No. 5

Departamento deOrganización ySeguimiento de Eventos/Auxiliar Administrativo



4 Junio 2010



En caso de ser aceptado:Turna de la Dirección General de Acción Social el Presupuesto en original ycopia y recaba firma del titular de la Dirección para su autorización y enviaoficio al area solicitante informando en que consistira la solicitud de apoyosolicitada.

Pasa el tiempo

Recibe la solicitud de Presupuesto en original y copia de la Subdirección deActos y Eventos del Gobierno del Estado y verifica la autorización.

La Dirección General de Acción Socia en original y copia al Enlace Administrativodebidamente firmado el presupuesto autorizado solicitando sello de recibido,misma que archiva de manera cronológica temporal en el Expediente dePresupuestos Mensual.

Recibe del enlace administrativo el Recurso solicitado en el presupuesto ycompra el material o contrata los servicios según se requiera.

Turna al departa,emto de Manejo y Control de suministros la solicitud del eventopara realizar el llenado de los formatos de vales de entrada y salida. (conectacon el Procedimiento de Manejo y Control de Suministro de Material de Almacen.

Dota del Recurso Material al área solicitante que requiere para realizar elevento de acuerdo a los requerimientos del Concentrado de Actividades delDepartamento (CAD) el cual se archiva en el Expediente de PresupuestosMensual de manera cronológica temporal.

Realiza el pago de los viáticos, peajes, material o servicios y entrega de valesde gasolina al personal que participará en el evento.

Recaba las Facturas de la compra en original del material y contratación delos servicios realizados, verifica que estén acorde con lo presupuestado y quecumplan con los requisitos fiscales autorizados,la cual turna al enlaceadministrativo para su pago.

Elabora Informe de Actividades en original y copia, turna el origina alSubdirector Actos y Eventos del Gobierno del Estado y acusa de recibido en lacopia que integra al Expediente de Presupuestos Mensual y archiva demanera cronológica temporal el mismo junto con el Concentrado deActividades del Departamento (CAD).

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

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Departamento deOrganización ySeguimiento de Eventos

Enlace Administrativo

Departamento deOrganización ySeguimiento de Eventos/Enlace Administrativo.

Enlace Administrativo


SECRETARÍA DE GOBIERNODirección General de Acción Social

Eventos y giras de trabajo del Gobierno del Estado

Vo.Bo,Dirección Generalde Acción Social

Revisión:Subdirección de Actos y Eventos

del Gobierno del Estado

Emisión:Unidad Administrativa

Oficina de Desarrollo Organizacional Junio 2010

Autorización:Secretaría de Gobierno

5

PRESUPUESTOO-1

CONCENTRADO DE

ACTIVIDADES VARIAS

CONCENTRADO DE

ACTIVIDADES DEL C.

GOBERNADOR

.

CONCENTRADODE ACTIVIDADES

DELDEPARTAMENTO

INICIOSUBDIRECCIÓN

DE ACTOS YEVENTOS DEL

GOBIERNO DELESTADO


DEL C.GOBERNADOR

ELABORA


VARIAS

RECIBE YELABORA

C

,CONTRATACIÓNDE SERVICIOS,

MATERIAL


DELDEPARTAMENTO

REVISA YDETERMINA

TURNA

PRESUPUESTO

DIRECCIÓNGENERAL

DEACCIONSOCIAL

1

1

1

1

0

0

1

PRESUPUESTOO-1

RECABA FIRMADE AUTORIZACIÒN

DEPARTAMENTODE

ORGANIZACIÒN YSEGUIMIENTO DE

EVENOS

1

DIRECTORGENERAL

DEACCION SOCIAL

VIA FAX

DEPARTAMENTO DEORGANIZACIÒN YSEGUIMIENTO DE

EVENTOS



Eventos y giras de trabajo del Gobierno del Estado







6


CONCENTRADO DEACTIVIDADES DELDEPARTAMENTO

FACTURASDE COMPRA

DOTA DERECURSOMATERIAL

RECABA Y VERIFICA

RECIBE Y COMPRA

RECURSO


REALIZA EL PAGO

INFOME DE ACTIVIADES

ELABORA

CONCENTRADO DEACTIVIDADES DELDEPARTAMENTO

C

C

FIN

PRESUPUESTOAUTORIZADO

C

TURNA

1

0-1

EXPEDIENTE DEPRESUPUESTOS

MENSUAL

VERIFICAMATERIAL

RECURSO MATERIAL

0

C

EXPEDIENTE DEPRESUPUESTOS

MENSUAL

DEPARTAMENTODE

ORGANIZACIÓN YSEGUIMIENTO DE

EVENTOS

DEPARTAMENTODE

ORGANIZACIÓN YSEGUIMIENTO DE

EVENTOS

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

7




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Coordinar las actividades operativas en cada evento de gira de trabajo del C. Gobernador asícomo de las diferentes entidades y dependencias de Gobierno y Organismos No Gubernamentales,para que el evento se realice en tiempo y forma de acuerdo a lo programado.

Permanente.

Coordinación, Protocolo y Supervisión de Eventos.

Al realizarse un recorrido previo deberá llenarse el Formato de Pre-gira el cual deberá contener el Programa,el Presidium, la Relación de Invitados Especiales, la situación política del lugar el Croquis del evento,recorrido y el tipo de escenario.

Realizada la pre-gira los requerimientos serán vaciados en el Concentrado de Actividades del C. Gobernador(CAG), y/o Concentrado de Apoyos Varios (CAV) así será turnado diariamente por la Subdirección de Actosy Eventos del Gobierno del Estado al departamento de coordinación, protocolo y supervisión de eventos.

Para trasladarse a la pregira y gira de trabajo se elaborara un Oficio de Comisión previamente autorizadopor el Director General o Subdirector de Actos y Eventos del Gobierno del Estado el cual deberá contener ellugar del evento hora, fecha, tipo de vehículo, si es terrestre se debe presentar en las oficinas de enlaceadministrativo si es vía aérea deberá presentarse en el aeropuerto el Lencero previa autorización.

Elaboración de las Tarjetas Informativas que contendrán el Programa, el Presidium, Presentes, Tarjetade Inauguración o Clausura así como Tomas de Protesta y Personificadores .

Los Oficios de Apoyos que se reciban de Dependencias de Gobierno y de Organismos No Gubernamentalesdeberán estar autorizados por la Dirección General.

La información que se da a conocer a los supervisores, maestros de ceremonias y edecanes se colocarán enel panel de avisos.



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8

Recibe de la Subdirección de Actos y Eventos del Gobierno del Estado elConcentrado de Actividades del C. Gobernador (CAG) y/o Concentrado deActividades Varias (CAV) en fotocopia de las diversas Dependencias o EntidadesNo Gubernamentales.

Elabora Propuesta de Asignación en original de supervisores, maestros deceremonias y edecanes, para el evento a realizar.

Somete a consideración del Subdirector de Actos y Eventos del Gobierno delEstado la Propuesta de Asignación en original, de supervisores, maestros deceremonias y edecanes .

¿ Es aprobada la Propuesta de Asignación (P.A)?

En caso de no ser aprobada:Realiza ajustes a la Propuesta de Asignación

Pasa el tiempo

Conecta con la actividad No. 3

En caso de ser aprobada:Obtiene del Subdirector de Actos y Eventos del Gobierno del Estado fotocopiade la Propuesta de Asignación y da a conocer de manera verbal y coloca enel panel de aviso.

Establece contacto personal o vía telefónica con los interesados en la realizacióndel evento para la coordinación del mismo.

Acude al lugar donde se llevará a cabo el evento y determina las característicasde los requerimientos que se necesitan para el buen desarrollo del acto,vaciándolo en el Formato de Pre-gira, así como el programa del evento,croquis y tipo de escenario.

Envía vía fax el Concentrado de Actividades Varias al Jefe del Departamentode Coordinación, Protocolo y Supervisión de Eventos, Apoyos Logísticos, Sonido,Teatro del Estado, Promoción Cívica y Lugares Históricos y Culturales. y alenlace administrativo Requerimientos de Material y Equipo que necesita elevento.

Elabora documento de Requisición de Necesidades Extraordinarias enoriginal y copia, recaba firma del Subdirector de Actos y Eventos del Gobiernodel Estado y envía al enlace administrativo para su consideración y compras.

Departamento deCoordinación, Protocolo ySupervisón de Eventos.



9 Junio 2010



Recibe de la Subdirección de Actos y Eventos del Gobierno del Estado copia dela Agenda de Actividades del C Gobernador.

Elabora Solicitud de Comprobación de Recursos en un tanto y envía alenlace administrativo.

Pasa el tiempo.

Obtiene del enlace administrativo el recurso y distribuye entre el personalasignado.

Elabora Tarjetas Informativas de cada evento de acuerdo a la Agenda deactividades del C. Gobernador.

Acude al lugar donde se llevará acabo el evento y supervisa los trabajos deinstalación de escenarios.

Pasa el Tiempo

Elabora y coloca personificadores de los asistentes en presidium.

Indica a las edecanes la distribución del lugar para la recepción de invitadosespeciales.

Entrega Tarjetas Informativas al Director General o Subdirector de Actos yEventos del Gobierno del Estado.

Permanece atento durante el desarrollo del evento para solventar cualquiernecesidad extraordinaria.

Presenta reporte del evento vía telefónica al Subdirector de Actos y Eventosdel Gobierno del Estado y procede a archivar los siguientes documentosConcentrado de Actividades del C.Gobernador (CAG), Concentrado deActividades Varios (CAV), propuesta de asignación, formato de pre-gira,requerimiento de material y equipo, requisi ción de necesidades,cuadernillo de actividades y solicitud de comprobación de recursos.

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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Departamento deCoordinación, Protocolo ySupervisón de Eventos.



Coordinación, protocolo y supervisión de eventos







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TARJETASINFORMATIVAS

PERSONIFICADORES

TARJETASINFORMATIVAS

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

CUADERNILLODE ACTIVIDADES

REQUISICION DENECESIDADES

CONCENTRADODE ACTIVIDADESVARIAS

FORMATO DEPRE-GIRA

PROPUESTA DEASIGNACIÓN

1




CONCENTRADO DEACTIVIDADESVARIAS F

CONCENTRADO DEACTIVIDADES DEL C.GOBERNADOR F

RECIBE

ELABORA

REALIZA AJUSTESNO

1

SOMETE ACONSIDERACIÓN

1

OBTIENE

ESTABLECE CONTACTOY COORDINA

INTERESADOS

VÍA TELEFONICA OPERSONALMENTE

ACUDE AL LUGAR ,DETERMINA

CARACTERISTICAS YREQUISITA

ENVÍA VÍA FAX

JEFEDEPARTAMENTODECOORDINACION, PROTOCOLO YSUPERVISION DEEVENTOS

ELABORA,RECABAFIRMA Y ENVÍA

RECIBE

ELABORA YENVIA


OBTIENEY

DISTRIBUYE

ENLACEADMINISTRATIVO. PERSONAL

ASIGNADOPARA ELEVENTO

ELABORA

ACUDE AL LUGARDEL EVENTO

ELABORAY

COLOCA

INDICA LA DISTRIBUCIÓNDE LOS INVITADOS

EDECANES

ENTREGADIR. GRAL. ÓSUBD. ACTOS YEVTOS. DEL GOB.EDO.

PERMANECE ATENTODURANTE EL EVENTO

EN LO QUE TERMINA EL EVENTO

SUBDIRECCIÓN DEACTOS Y EVENTOSDEL GOBIERNO DEL

ESTADO

SUBDIRECCIÓN DEACTOS Y EVENTOS DEL

GOBIERNO DELESTADO


A

SI

INICIO

SUBDIRECCIÓN DEACTOS Y EVENTOSDEL GOBIERNO DEL

ESTADO

1

1

111

1

ES APROBADALA PROPUESTADEASIGNACION?

1T1T

1T

REQUERIMIENTO DEMANTENIMIENTO YEQUIPO

1T

0-1

1

1T

1T



Coordinación, protocolo y supervisión de eventos







11

SOLICITUDDE COMPROBA-CION DERECURSOS

CUADER-NILLO DEACTIVIDADES

REQUISICION DENECESIDADES

REQUERIMIENTOS DEMATERIAL YEQ.

FORMATO DEPREGIRA

1T

CONCENTRADO DEACTIVIDADESVARIAS

CONCENTRADO DEACTIVIDADES DEL C.GOBERNADOR

F

A

VÍA TELEFONICASUBD. ACTOSY EVTOS.GOB. EDO.

PRESENTA REPORTEDEL EVENTO

FIN C

F

PROPUESTADE

ASIGNACION

1T

1T

1F

1F

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

12




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Proporcionar el escenario ideal de apoyo logístico a los eventos del C. Gobernador, así como delas entidades y dependencias

Permanente

Montaje y desmontaje de escenarios en eventos

Los eventos relacionados en el Concentrado de actividades del C. Gobernador (CAG) y el Concentrado deActividades Varias (CAV) serán turnados diariamente por la Subdirección de Actos y Eventos de Gobierno delEstado, al Departamento de Apoyos Logísticos.

Los concentrados deberán tener la siguiente información:Nombre del eventoMunicipio y lugarFecha (mes-día-año)HoraRequerimientos (maestros de ceremonia, sonido, apoyo logístico, edecán, otros apoyos y supervisor

del evento).

Se dará prioridad a la asignación de los eventos del C. Gobernador.

Al personal asignado a cubrir un evento se le elaborará Oficio de Comisión así como Solicitud deComprobación de Recursos (SCR) firmado por el jefe del departamento.

Se elaborará informe mensual de actividades el cual deberá contener:Nombre del eventoMunicipio y lugarFecha (mes-día-año)HoraApoyos Solicitados.

Los servicios requeridos y autorizados deberán atenderse con oportunidad y calidad para contribuir en el buendesarrollo de los eventos.

El recurso se recibirá de acuerdo a las cuotas establecidas en días hábiles o inhábiles; únicamente secomprobarán los peajes de cada vehículo comisionado.



13 Junio 2010



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Recibe de la Subdirección de Actos y Eventos del Gobierno del Estado elConcentrado de Actividades del C. Gobernador (CAG) y el Concentradode Actividades Varios (CAV) vía fax en donde se relacionan los eventos arealizarse.

Elabora un tanto de Concentrado de Actividades del Departamento (CAD),así como el Concentrado de Actividades del C. Gobernador (CAG) yConcentrado de Actividades Varios (CAV).

Revisa y determina el recuso material y humano que se requiere para montarel escenario de acuerdo a los requerimientos del Concentrado de Actividadesdel Departamento (CAD) el cual se archiva de manera cronológica temporal.

Elabora y turna a la Subdirección de Actos y Eventos del Gobierno del Estadopara su visto bueno Presupuesto en original y copia del evento, que contienetiempo extra, alimentos, viáticos, etc.

¿Es aceptado el Presupuesto?.

En caso de no ser aceptado:Realiza ajuste de acuerdo al Presupuesto.

Conecta con la actividad Num. 4

En caso de ser aceptado:Turna a la Dirección General el Presupuesto en original y recaba firma deltitular de la dirección para su autorización.

Recibe de la Dirección General Presupuesto en original firmado; y turna alenlace administrativo solicitando sello de recibido en copia y archiva de maneracronológica permanente.

Elabora Oficio de Comisión en original y dos copias así

Envía al enlace administrativo Solicitud comprobación de recursos y oficiosde comisión en original para requerir el recurso, entrega primera copia deOficio de comisión al personal operativo asignado y archiva segunda copiade Oficio de comisión y copia de la Solicitud comprobación de recursos demanera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Departamento de ApoyoLogístico



14 Junio 2010



Recibe el recurso financiero del enlace administrativo el personal operativoasignado al Evento.

Pasa el tiempo.

Canaliza actividades, organiza cuadrillas de trabajo y gira instrucciones.

Selecciona la madera con que se armara el escenario, mampara, mesa depresidium, etc.

Elabora y pinta en unicel leyendas, textos y logotipos que se colocan en losescenarios.

Carga y traslada al lugar del evento los vehículos con todo el equipo, materialy herramientas necesarias para realizar la instalación correspondiente.

Contacta con el supervisor de eventos y protocolo y coordinan actividades delas necesidades del evento.

Descarga el material y Realiza la distribución y colocación física del material delogística de acuerdo a los requerimientos del evento y del recinto donde sedesarrollará.

Inicia el evento.

Atiende las necesidades de los requerimientos de logística durante el evento

Pasa el tiempo.

Desmonta el escenario, carga el material a los vehículos y lo traslada al centrode trabajo al finalizar el evento.

Descarga el material y reporta las eventualidades durante el evento de maneraverbal.

Recibe gastos y prepara Comprobación del recurso, fotocopia y entregaoriginal al enlace administrativo y archiva la copia con los documentos de lamisma comisión de manera cronológica y permanente.


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Departamento de ApoyoLogístico










15

PRESUPUESTO

PRESUPUESTOFIRMADO

0

PRESUPUESTO

0

1

PRESUPUESTO

0

1

PRESUPUESTO

0


DELDEPARTAMENTO


VARIAS.


DEL C.GOBERNADOR

.


DELDEPARTAMENTO

.


VARIAS


DEL C.GOBERNADOR

RECIBE

1

INICIO

SUBDIRECCIÓNDE ACTOS Y

EVENTOS DELGOBIERNO DEL

ESTADO VIA FAX

ELABORA

REVISA YDETERMINA

C

ELABORA YTURNAVo. Bo.

¿ ES ACEPTADO ?

RECIBE,, TURNA YRECABA SELLO

REALIZA AJUSTE

DIRECCIÓNGENERAL DE

ACCION SOCIAL

TURNA Y RECABAFIRMA

ENLACEADMNISTRATIVO

1

NO

SI

1C

A

RECURSOMATERIAL YHUMANO

C

DIRECCIÓNGENERAL DE

ACCION SOCIAL

SUBDIRECCIÓNDE ACTOS Y

EVENTOS DELGOBIERNO DEL

ESTADO










16

OFICIO DECOMISIÓN

2

S.C.R.

1

OFICIO DECOMISIÓN

1

OFICIO DECOMISIÓN

0

S.C.R.

0

S.C.R., 0-1

OFICIOCOMISIÓN, 0-2


PERSONALOPERATIVO

CANALIZA,ORGANIZA E

INSTRUYE


ELABORA YRECABA FIRMA

A

ATIENDE ELEVENTO

ENVIA

RECIBE

C

EFECTIVO

PERSONALOPERATIVO

APOYOSLOGÍSTICOS

PERSONALOPERATIVO

PERSONALOPERATIVO

SELECCIONA

CONTACTA YCOORDINA

MADERA

ELABORA YPINTA

UNICEL

LETRAS YLOGOTIPOS

CARGA YTRASLADA

MATERIAL

AL LUGAR DELEVENTO

DEPARTAMENTO

DE

COORDINACIÓN,

PROTOCOLO

Y

SUPERVISIÓN DEEVENTOS

DESCARGA YREALIZA

DISTRIBUCION

MATERIAL

LUGAR DELEVENTO

DA INICIO ELEVENTO

B

PERSONALASIGNADO










17

C

COMPROBACIÓN DEL RECURSO

DESMONTA,CARGA YTRASLADA

TERMINA ELEVENTO

MATERIAL

B

DESCARGA YREPORTA

MATERIAL

JEFE DELDEPARTAMENTO

FORMA VERBAL OVIA TELEFONICA

RECIBE YENTREGA


O

C

FIN

PERSONAL OPERATIVOASIGNADO

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

18




RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Proporcionar la adecuada sonorización de los eventos del C. Gobernador, así como las entidadesy dependencias.

Permanente

Instalación de equipo de sonido en eventos

Los eventos relacionados en el Concentrado de Actividades del C. Gobernador (CAG) y el Concentradode Actividades Varias (CAV) serán turnados diariamente por la Subdirección de Actos y Eventos del Gobiernodel Estado al Departamento de Sonido.

Los Concentrados deberán tener la siguiente información:Nombre del eventoMunicipio y lugarFecha (mes-día-año)HoraRequerimientos (maestros de ceremonia, sonido, apoyo logístico, edecán, otros apoyos y supervisor delevento).

Se dará prioridad a la asignación de los eventos del C. Gobernador.

Al personal asignado a cubrir un evento se le elaborará Oficio de Comisión así como Solicitud deComprobación de Recursos (SCR) firmado por el jefe del departamento.El lugar donde se realizan los eventos deberá contar con el suministro de energía eléctrica necesaria segúnsea el caso.

Para el desempeño del servicio se deberá requisitar ante el enlace administrativo los recursos financieros,vehículo y material necesarios.

Se elaborará Informe Mensual de actividades el cual deberá contener:Nombre del eventoMunicipio y lugarFecha (mes-día-año)HoraSoporte de solicitud.

Los servicios de sonido deberán atenderse con oportunidad y calidad para contribuir en el buen desarrollo delos eventos.



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Recibe de la Subdirección de Actos y Eventos del Gobierno del Estado elConcentrado de Actividades del C. Gobernador (CAG) y el Concentradode Actividades Varios (CAV) en un tanto en donde se relacionan los eventosa sonorizar.

Elabora en original Concentrado de Actividades del Departamento (CAD),revisa inventario del equipo y determina el recurso a utilizar material y/ohumano, archiva Concentrado de Actividades del Departamento (CAD),Concentrado de Actividades del C. Gobernador (CAG) y el Concentradode Actividades Varios (CAV) de manera cronológica permanente.

Elabora Presupuesto del evento en original, que puede contener tiempo extra,alimentos y viáticos.

Turna Presupuesto en original a la Subdirección de Actos y Eventos delGobierno del Estado y solicita visto bueno.

¿Es aceptado el Presupuesto?

En caso de no ser aceptado:Realiza ajuste acordado al Presupuesto y continúa con el procedimiento.

En caso de ser aceptado:Turna a la Dirección General el Presupuesto en original y recaba firma deltitular de la Dirección para su autorización.

Recibe de la Dirección General Presupuesto en original autorizado, obtienefotocopia del mismo y lo turna al enlace administrativo y recaba firma derecibido en original entregándoles la fotocopia y el original se archiva de maneracronológica permanente.

Elabora Oficio de Comisión en original y dos copias así como SolicitudComprobatoria de Recursos (SCR) en original, ambos firmados por el personalasignado al evento.

Envía al enlace administrativo Solicitud Comprobatoria de Recursos y oficiode comisión en original para requerir el recurso, entrega primera copia deOficio de Comisión al personal asignado y archiva segunda copia de Oficio deComisión de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Departamento de sonido



20 Junio 2010



Recibe el recurso financiero del enlace administrativo y lo distribuye al personalasignado al evento.

Canaliza actividades, organiza cuadrillas de trabajo y gira instrucciones.

Prueba el equipo que se determinó para cubrir el evento antes de salir de labodega y elabora Relación de Salida de Equipo (RSE).

Carga los vehículos con todo el equipo, material y herramientas necesariaspara realizar la instalación correspondiente y los traslada al lugar del evento.

Contacta con el supervisor del evento y coordinan actividades de las necesidadesdel evento.

Prepara la instalación eléctrica en base a las necesidades del equipo de sonido.

Realiza la distribución física del equipo de sonido de acuerdo a los requerimientosdel evento y del recinto donde se desarrollará.

Realiza la conexión del abastecimiento de energía eléctrica.

Realiza las pruebas necesarias de ecualización del equipo para que esté enóptimas condiciones.

Inicia el evento.

Ecualiza la voz de todas las personas que intervienen en el desarrollo delprograma de la ceremonia para que la audiencia escuche con claridad y nitidezlos discursos y atiende cualquier contingencia que pudiese presentarse duranteel desarrollo del mismo.

Termina el evento.

Desmontan el equipo y lo trasladan al centro de trabajo.

Descarga el equipo y archiva Relación de Salida de Equipo (RSE) de maneracronológica, reporta llegada informando vía teléfonica o verbal laseventualidades de la comisión.


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20

Departamento deSonido



Instalación de equipo de sonido en eventos







21

PRESUPUESTO0

SOLICITUD DECOMPROBACION DERECURSOS.

OFICIOCOMISION O-2

PRESUPUESTO

PRESUPUESTO0-1

PRESUPUESTOO

PRESUPUESTOO

PRESUPUESTO0

CONCENTRADO DEACTIVIDADESVARIAS

1T

CONCENTRADO DEACTIVIDADESDEL C.GOBERNADOR

CONCENTRADODE ACTIVIDADESDELDEPARTAMENTO

CONCENTRADODE ACTIVIDADESVARIAS

CONCENTRADODE ACTIVIDADESDEL C.GOBERNADOR

INICIO

RECIBE

ELABORAREVISA Y

DETERMINA

ELABORA

TURNA YSOLICITAVo. Bo.

REALIZA AJUSTE¿ES ACEPTADO?

TURNA Y RECABA FIRMA

RECIBE, TURNAY RECABA ACUSE

ELABORA Y RECABA FIRMA

1

SUBDIRECCION DEACTOS Y EVENTOSDEL GOBIERNO DEL

ESTADO

REVISA INVENTARIODEL EQUIPO Y

DETERMINA REC. MAT.Y/O REC. HUM A

UTILIZAR

C

DIRECCIONGENERAL DE

ACCION SOCIAL

SUBDIRECCION DEACTOS Y EVENTOS DEL

GOBIERNO DELESTADO

NO

SI

DIRECCIONGENERAL

C


PERSONALOPERATIVO

1

1T

1T

1T

0

0

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

22



Subdirección dePromoción de los Valores

Cívicos y Culturales

RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Contar con una calendarización mensual de fechas cívicas y actividades recreativas y culturalesa desarrollar así como determinar los requerimientos materiales (logística) y humanos, con anti-cipación a la fecha del evento.

Programación de actividades cívicas y culturales

El Concentrado de Actividades (CAC) con sus requerimientos se distribuirá mediante un Oficio firmado porel Director General a las dependencias del Gobierno del Estado, Federales y Presidente Municipal.

Mediante Memorándum en original firmado por el jefe del departamento se distribuirá el (CAC) a losdepartamentos de la misma dirección y al enlace administrativo.

El Concentrado de Actividades (CAC) se dirigirá a cada dependencia y/o departamento de la dirección,acoplando los requerimientos de acuerdo al giro de la misma; y se emite un tanto para cada dependenciainvolucrada.

El Oficio de Solicitud de apoyo deberá constar con la firma de autorización del Director General, asimismose emitirá en un número de tantos que variará dependiendo de las características y necesidades del evento.

Los requerimientos solicitados a cada dependencia se confirmarán vía telefónica, de la siguiente forma:Secretaría Particular del C. Gobernador: solicita representante del Poder Ejecutivo.Oficina del Presidente de la H. Legislatura: solicita representante del Poder Legislativo.Oficina del Presidente del H. Tribunal Superior de Justicia: solicita representante del Poder Judicial.Oficina del Presidente Municipal: solicita representante del H. Ayuntamiento.Oficina del Comandante de la Zona Militar: solicita Representante del Ejército, así como presencia de la

Sección de Honores (Escolta y Banda de Guerra).

Mensual



Normas

23






RevisiónEmisión

Junio 2010


Áreas responsables de la Secretaría de Educación de Veracruz: solicita presencia de alumnos de nivelprimaria, secundaria o bachillerato.

Secretaría de Seguridad Pública: solicita presencia de Escolta y Banda de Guerra (en caso de que noasista el Ejército).

Áreas responsables del H. Ayuntamiento: solicita servicios de jardinería, limpia pública, servicios generales,alumbrado público, salud municipal (ambulancias) tránsito y vialidad.

Coordinación de Comunicación Social: solicita fotógrafo y reportero para cubrir el evento.Enlace Administrativo de la Dirección General de Acción Social: solicita sillas alquiladas, ofrenda floral,

autobuses para escolares, etc.Apoyos logísticos: solicita tarima, mampara con leyenda, presidium, tribuna, vallas, unifilas, etc.Sonido: solicita sonorización con micrófono necesarios, planta de emergencia y reproductor de CD y

DECK.Supervisores y protocolo: solicita maestro de ceremonias.Teatro del Estado: solicita iluminación para los eventos nocturnos o en lugares poco iluminados

(principalmente eventos culturales). Banda sinfónica: solicita repertorio de las piezas musicales a ejecutar.

Si se trata de evento cultural: confirma la participación de grupos artísticos.

El número de Invitaciones varía de acuerdo a la importancia del evento.

El Paquete de Evento deberá contener el programa y presidium integrados con nombres de participantesque se obtienen previos al evento en siete tantos.

En caso de que una actividad programada sea foránea se expide Oficio de Comisión a coordinadores cívicospara el pago de viáticos en original y gastos de transporte.

El Informe mensual de actividades, deberá contener:nombre del eventomunicipio y lugarfecha (día-mes-año)hora



24 Junio 2010



1

2

2A

3

4

5

6

7

8

Elabora Concentrado de Actividades Cívicas y Culturales en General (CAC)del mes, con base en el calendario cívico y determina los requerimientos parasu realización.

Solicita aprobación del Concentrado de Actividades Cívicas y Culturales enGeneral (CAC) al Subdirector de Promoción de los valores cívicos y culturales.

¿Aprueba el Concentrado de Actividades Cívicas y Culturales en General?

En caso de que no se apruebe:Modifica el Concentrado de Actividades Cívicas de acuerdo a las observacionesdel Subdirector de Promoción de los Valores Cívicos y Culturales.Continúa con la actividad No.3

En caso de ser aprobado:Elabora y distribuye Memorándum para remitir Concentrado de Actividadescon Requerimientos (CAR) a departamentos y al enlace administrativo de ladirección en original y recaba acuse de recibido en fotocopia la cual archiva demanera cronológica temporal.

Pasa el tiempo

Elabora los Oficios de Solicitud de Apoyo de requerimientos materiales, yafirmados, los fotocopia de acuerdo a copias marcadas y distribuye de la siguienteforma:· Original para el titular.· Primera fotocopia a Secretaría de Gobierno.· Segunda fotocopia al área que presta el servicio requerido.· Tercera fotocopia (acuse) se archiva de manera cronológica permanente.

Distribuye las actividades programadas a los supervisores cívicos.

Confirma vía telefónica los requerimientos solicitados a cada dependencia.

Estructura, organiza y procesa la información para emitir el Paquete del Eventoa desarrollar en siete tantos.

Realiza investigaciones vía Internet y documental para obtener datos históricosy reseñas o biografías de personajes y fechas cívicas y elabora la ReseñaHistórica correspondiente al acto.

Departamento de Pro-moción Cívica y LugaresHistóricos y Culturales.



25 Junio 2010



Diseña e imprime las Invitaciones del evento y realiza rotulación de sobrescon los nombres de los destinatarios.

Distribuye las Invitaciones y Reseña Histórica anexa a titulares del Gobiernodel Estado, Delegados Federales, Dirigentes de Organizaciones Sociales yPrivadas y Medios de Comunicación.

Pasa el tiempo

Distribuye el día del evento, el Paquete del Evento de la siguiente manera:· Director General· Subdirector de Promoción de los Valores Cívicos y Culturales· Representante del Ejecutivo en el evento· Jefe del Departamento· Coordinador Cívico· Maestro de Ceremonias· Archivo

Obtiene del archivo cronológico temporal la fotocopia del Concentrado deActividades con Requerimientos (CAR) y supervisa que los requerimientossolicitados en dicho formato se encuentren físicamente en un 100% por lomenos una hora antes del inicio del evento.

Supervisa el desarrollo del evento y el uso de todos los servicios y materialessolicitados a Dependencias del Estado, Federales y del Municipio.

Supervisa la devolución de todos los materiales ocupados en el evento a cadauna de las dependencias que los otorgaron.


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12

13

14

Departamento de Pro-moción Cívica y de luga-res Históricos y Cultura-les.





Revisión:Subdirección de Promoción de los

Valores Cívicos y Culturales




26

OFICIO1

OFICIO

OFICIO

OFICIO

OFICIO

OFICIO1

OFICIO

OFICIO

OFICIO

OFICIO

PAQUETE DE EVENTO1 T

MATERIALES OMATERIALES O

REQUERIMIENTOSMATERIALES OREQUERIMIENTOSMATERIALES ORESEÑA

REQUERIMIENTOSREQUERIMIENTOSINVITACIONES

REQUERIMIENTOSMATERIALES OREQUERIMIENTOSMATERIALES O

INVITACIONES


RESEÑA HISTORICA


PAQUETE DEEVENTO


CONCENTRADO DEACTIVIDADES EN

GENERAL

CONCENTRADODE ACTIVIDA- ODES

CONCENTRADO DE A. O

CONCENTRADO DE A. O


CONCENTRADO DE A. O

CONCENTRADO DE A. O


CONCENTRADO DE A. O

CONCENTRADO DE A. O


CONCENTRADO DE A. O

CONCENTRADO DE A. O

MEMORANDUM

CONCENTRADODE ACT. C/REQ.


CIVICAS YCULTURALES EN

GENERALO

INICIOINICIO

ELABORA Y DETERMINA

PONE A CONSIDERACIONSUBDIRECTOR DE

PROMOCION CIVICA Y DELUGARES HISTORICOS Y

CULTURALES

¿APRUEBA EL CON-CENTRADO DEACTIVIDADES?

NO

DE ACUERDO A

S DEL

¿APRUEBA EL CON-CENTRADO DEACTIVIDADES?

NOMODIFICA

DE ACUERDO A

S DEL

SI


JEFE DELDEPARTAMENTO

DEPARTAMENTO ALQUE SE HAGANREQUERIMIENTOS,PUEDEN SER MASDE UNO.

ELABORA,RECABAY DISTRIBUYE

REQUERIMIENTOSMATERIALES O

1

2

3

ELABORA,RECABAY DISTRIBUYE

REQUERIMIENTOSMATERIALES O

1

2

3

ELABORA, FOTOCOPIAY DISTRIBUYE

OFICIO DE SOLICITUDDE APOYOS

1F

2F

3F

RECABA FIRMADEL DIRECTORGENERAL.

TITULAR

SECRETARIA DEGOBIERNO

AREA QUE PRESTA ELSERVICIO REQUERIDO

CC

DISTRIBUYE

ACTIVIDADESPROGRAMADAS

SUPERVISORESCIVICOS

CONFIRMAVIA TELEFONICA LOSREQUERIMIENTOSSOLICITADOS

ESTRUCTURA, ORGANIZAY EMITE

INVESTIGA Y ELABORA

FORMATO DE PROGRAMAY PRESIDIUM

VIA INTERNET YDOCUMENTAL

DISEÑA, IMPRIME YROTULA SOBRES

DISTRIBUYEINVITACIONES

TITULARES DE GOBIERNODEL ESTADO,DELEGADOSFEDERALES, DIRIGENTESDE ORGANIZACIONESSOCIALES Y PRIVADAS YMEDIOS DECOMUNICACION.

DISTRIBUYE

REQUERIMIENTOS


CIVICAS YCULTURALES EN

GENERALO

C

1

ELABORA Y DISTRIBUYE

O

MEMORANDUM


OMEMORANDUM


F

C

1

O

7 T

SOBRES PARA INVITACIONES

2 T

3 T

4 T

5 T

7 T

6 T

DIRECTOR GENERAL

SUBDIRECTOR DE PROMOCION CIVICA YDE LUGARES HISTORICOS Y CULTURALES

REPRESENTANTE DELEJECUTIVO EN EL EVENTO

JEFE DEL DEPARTAMENTO

COORDINADOR CIVICO

MAESTRO DE CEREMONIAS

C

A










27


CONCENTRADO DEACTIVIDADES CONREQUERIMIENTOS

SUPERVISAREQUERIMIENTOS

A

C

SUPERVISADESARROLLO DE EVENTO

SUPERVISA DEVOLUCIONDE MATERIALES

OCUPADOSEN EL EVENTO.

FIN

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

28





RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Realizar el concentrado de fechas cívicas y datos históricos en un calendario detallado por mes,con información cultural acerca del estado y sus personajes

Anual

Diseño y elaboración del calendario cívico anual

La investigación de las propuestas de fechas, datos, nombres, lugares, así como la información culturaldeberá iniciar los primeros días del mes de octubre, en varias fuentes: informáticas, bibliográficas ydocumentales.

El Jefe del Departamento de Promoción Cívica y de Lugares Históricos y Culturales deberá mostrar trescalendarios con diseños diferentes al Director General quien eligirá el diseño definitivo.

El diseño aprobado por el director deberá enviarse a la Editora solicitando la producción de 10.000 ejemplares,en el inicio del mes de noviembre.

La adición, supresión o modificación de datos, fechas y personajes en el Calendario Cívico Oficial, deberáestar sujeto a un procedimiento especial basado en reglas debidamente aprobadas por las instanciascorrespondientes.

El calendario deberá distribuirse por medio de oficio firmado por el director, a todas las áreas de Gobierno delEstado (Secretarios de Despacho, Directores Generales, Departamentos), Congreso del Estado (Diputados yoficinas administrativas); H. Tribunal Superior de Justicia (Magistrados y oficinas administrativas); Senadores,Diputados Federales, Delegados Federales en el Estado, 212 HH. Ayuntamientos, así como OrganizacionesSociales y Privadas del Estado de Veracruz.



29 Junio 2010



1

1A

2

3

4

5

5A

6

Departamento de Pro-moción Cívica y de Luga-res Históricos y Cultura-les

Realiza dos o tres Diseños de Calendario y pone a consideración del jefe deldepartamento los bosquejos.

¿Son aprobados los diseños?

En caso de no ser aprobados:Realiza las modificaciones necesarias.

Continúa con la actividad 2

En caso de ser aprobadosEnvía propuesta de Diseños de Calendario al Director General para su elección.

Recibe del Director General un Diseño de Calendario elegido y lo archiva demanera cronológica temporal.

Inicia la investigación de fechas cívicas, datos históricos e información culturaladicional.

Pasa el tiempo.

Elabora y entrega al Director General el Proyecto de Calendario concluidocon fechas y datos históricos e información cultural en una presentaciónpreliminar, para su aprobación.

¿Es aprobado el Proyecto de Calendario?

En caso de no ser aprobado:Realiza adecuaciones al Proyecto de Calendario según las instruccionesrecibidas.

Conecta con la actividad 5.

En caso de ser aprobado:Elabora Cotización en original y dos copias y turna al enlace administrativoen original anexo el Proyecto de Calendario concluido para su envío a laEditora de Gobierno y la primera copia la envía al Director General y segundacopia se archiva de manera definitiva.

Pasa tiempo



30 Junio 2010



Recibe aviso vía telefónica de Editora de Gobierno de avances en la producciónordenada de los calendarios cívicos.

Acude a instalaciones de Editora de Gobierno para verificar la producción, checardiseño y detalles del mismo.

Pasa el tiempo.

Recibe aviso de Editora de Gobierno de producción parcialmente terminadapara que se recoja.

Recibe de Editora de Gobierno en remesas variables la producción de 10.000ejemplares del Calendario Cívico, mediante recibos parciales.

Elabora Oficio de Entrega en original y copia y distribuye el original al directoranexo los Calendarios Cívicos y archiva de manera cronológica temporal elacuse del oficio.


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8

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11




Diseño y elaboración del Calendario Cívico Anual







31

1F

2F

DIRECTORGENERAL

C

INICIO

NO

SI

PARA ACUERDOCON ELDIRECTORGENERAL

INICIO

REALIZA Y ENTREGA

DISEÑO DECALENDARIO

JEFE DEL DEPTO. DE PROMOCION CIVICAY LUGARES HISTORICOS Y CULTURALES

¿SON APROBADOS? MDIFICA

CALENDARIO

ENCARGADO DE INFORMATICA

2

ENVIA PARA SUAPROBACION

DISEÑO DECALENDARIO

DIRECTORGENERAL

INICIAINVESTIGACION

RECIBE YTURNA

CALENDARIO

C

ENCARGADODEINFORMATICA

FECHASCIVICAS, DATOSHISTORICOS

INFORMACION

ADICIONAL

ELABORA Y ENTREGA

PROYECTO DECALENDARIO

1

¿ES APROBADO?

DIRECTORGENERAL

PARA SUAPROBACION

2

DIRECTORGENERAL

SI

NO

ELABORA Y ENTREGA

PROYECTO DECALENDARIO

1

PROYECTO DECALENDARIO1

PARACOTIZACION

COTIZACIONO


RECIBEAVISO

ACUDE YVERIFICA

EDITORA DEGOBIERNO

A

VIA TELEFONICADE AVANCES DEPRODUCCION

PRODUCCIONDISEÑO YDETALLES

ELABORA Y ENTREGA



Diseño y elaboración del Calendario Cívico Anual







32

A

RECIBE AVISO

EDITORA DEGOBIERNO

VIA TELEFONICA DEPRODUCCIONPARCIALTERMINADA PARAQUE SE RECOJA

ACUDE Y RECIBE

CALENDARIOCIVICO

PRODUCCION PARCIAL

FIN

CALENDARIOCIVICO

OFICIODEENTREGA

0F

DISTRIBUYE

TITULAR DE LA DEPENDENCIA

TITULARDE LADEPENDENCIA

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

33





RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Solventar las solicitudes de requerimientos de grupos artísticos y culturales a dependencias yentidades del estado.

Eventual

Otorgamiento de apoyos con grupos artísticos y culturales

El apoyo de grupos artísticos y culturales a las dependencias y entidades se determinará de acuerdo a laAgenda de Actividades.

En caso de que la actividad sea foránea, se elaborará Oficio de Comisión y Nómina de Viáticos al Directordel Grupo y en el caso de la Banda Sinfónica, se tramitará pago de viáticos y transporte para Director eintegrantes ante el Enlace Administrativo.

Los requisitos que los usuarios deberán cubrir para obtener la presentación dela Banda Sinfónica es:

1. enviar solicitud dirigida al Director de Acción Social, solicitando el transporte requerido para el traslado delequipo (debe ser mínimo de 3.5 toneladas y con los cuidados necesarios para no dañarlos)2. Para los integrantes son camiones especiales para pasajeros con asientos para cada uno.3. Para la instalación de la Banda Sinfónica es importante contar con el espacio de por lo menos 10m x 10mpara el equipo y sillas necesarias4. En caso de ser de noche contar con buena iluminación.



34 Junio 2010



1

2

2A

3

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5

6

Recibe del Subdirector de Promoción de los Valores Cívicos y Culturales enfotocopia la Solicitud de Apoyo de dependencia, institución o entidad dirigidoal Director General, con la aprobación del mismo.

Registra la Solicitud de Apoyo en la Agenda de Actividades correspondientey analiza la posibilidad de otorgar el apoyo en la fecha solicitada.

¿Es posible otorgar el apoyo?

En caso de no ser posible:Comunica vía teléfonica la negativa a la dependencia y la Solicitud de Apoyola archiva de manera cronológica permanente.


En caso de ser posible:Confirma vía teléfonica y solicita los requerimientos técnicos necesarios parala actuación del grupo al responsable de la solicitud y registra en la Agendade Actividades misma que archiva de manera cronológica temporal.

Elabora y tramita Oficio de Comisión y Nómina de Viáticos al Director delGrupo, en original y dos fotocopias que se distribuyen de la siguiente manera:Original: Director del grupo.Primer copia: Enlace Administrativo junto con la nómina de viáticos.Segunda copia: se archiva definitivamente junto con la fotocopia del Oficio deSolicitud de Apoyo.

Supervisa la salida del grupo.

Pasa el tiempo

Recibe reporte verbal del Director del Grupo acerca del evento y supresentación.





Otorgamiento de apoyos con grupos artísticos y culturales







35

INICIO

SUPERVISA SALIDADEL GRUPO

NO

RECIBE REPORTEVERBAL

FIN

SI

SUBDIRECTOR DEPROMOCION DE LOSVALORES CIVICOS Y

CULTURALES

POSIBILIDAD

DE APOYO

OFICIO DESOLICITUD DEAPOYO

F

DIRECTOR DEGRUPO

RECIBE

SOLICITUD DEAPOYOF

REGISTRA Y ANALIZA

SOLICITUD DEAPOYO

AGENDA DEACTIVIDADES

NOTIFICA

CCONFIRMA,

,SOLICITA LOSREQUERIMIENTOS Y

ARCHIVA

AGENDA DEACTIVIDADES

FIN

¿ES POSIBLEBRINDAR APOYO?

C

VIA

TELEFONICA

VIA

TELEFONICA

SOLICITUD

ELABORAY TRAMITA

OFICIO DECOMISION

ONOMINA DEVIATICOS

OFICIO DECOMISION

1FOFICIO DECOMISION

2F

OFICIO DESOLICITUD DEAPOYO

F

DIRECTOR DEL GRUPO

ENLACE ADMINISTRATIVO

ENLACE ADMINISTRATIVO

C

VERBAL

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

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Subdirección de Promociónde los Valores


RevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


Calendarización y seguimiento de las solicitudes de los espacios del Teatro del Estado.

Agendar en forma organizada los eventos que se llevarán a cabo, en sala grande, sala chica,lobby, mezanine, cafetería y salón de danza de este Teatro, con el fin de proporcionar al usuarioun espacio digno.

Permanente.

El oficio de solicitud del espacio se aceptará cuando vaya dirigido al Director General de Acción Social, ya seadirectamente o en su atención en oficios dirigidos al C. Gobernador y/o al Secretario de Gobierno y deberán incluiruna copia a la Administración del Teatro del Estado.

El oficio debe especificar espacio requerido, fecha, tiempo y hora del evento; y un número telefónico donde sepueda notificar la respuesta.

El oficio se sellará de recibido con la aclaración de que lo anterior no significa respuesta afirmativa.

El interesado podrá ser un empresario, un particular, una dependencia del Gobierno Federal, Estatal oMunicipal; o la Universidad Veracruzana.

Los espacios del Teatro que estarán disponibles para ser solicitados son: sala grande, sala chica, lobby,mezanine, cafetería y salón de danza.

En caso de encontrarse libre la fecha solicitada, se notifica al solicitante vía telefónica.

El presupuesto que se le entrega al solicitante incluirá el pago de la cuota de recuperación, un depositoreembolsable por cualquier daño que se ocasione al inmueble, pago de horas extras (siempre y cuando el personaltrabaje fuera del horario oficial) y el pago al personal del STIC (acomodadoras y porteros del sindicato de trabajadoresde la industria de cinematografía).

La cuota de recuperación y los pagos correspondientes generados por el uso del espacio, se recibirán enefectivo cinco días antes de la fecha del evento. En caso de pago de cuota de recuperación se entrega recibofoliado en original, y la copia se remite al enlace administrativo; si es que se genera tiempo extra, se entreganóminas en original, una copia se envía al enlace administrativo y una copia se archiva.



Normas

37




Subdirección de Promociónde los Valores


RevisiónEmisión

Junio 2010


Deberá dar un recorrido y mostrarle, antes del evento, a la persona que ocupará el espacio del Teatro delEstado, que el lugar se entrega en buenas condiciones y que de igual forma debe ser devuelto.

Deberá solicitar que la HOJA DE REQUERIMIENTOS y PROGRAMA sean entregados en original y tres copias,5 días antes del evento, con la finalidad de que el personal de cada área (sonido, tramoya e iluminación)verifiquen si cuentan con lo necesario para el evento.

La HOJA DE REQUERIMIENTOS debe contener especificaciones técnicas de lo que se necesitará en iluminación,sonido y movimientos de tramoya, para evitar contratiempos durante el evento, así como el PROGRAMA,para que el personal tenga conocimiento de la secuencia de este.

La solicitud de condonación de la cuota de recuperación deberá ir dirigida al C. Gobernador o al Secretario deGobierno y ser remitida mínimo con 10 días naturales de antelación al evento. No se podrán condonar losgastos correspondientes a horas extras, STIC o daños causados al Teatro del Estado.

La administración del Teatro del Estado deberá analizar caso por caso las solicitudes de condonación yelaborar una recomendación al respecto para someterla, por escrito, a aprobación del C. Gobernador y/o delSecretario de Gobierno a través de sus respectivos Secretarios Particulares.

No deberá pasar más del día último de cada mes para entregar al Enlace Administrativo los comprobantesrespectivos del mes: Recibos foliados con las cuotas de recuperación; copias de las Nóminas de horasextras (si es que las hubo); en caso de algún desperfecto o daño el recibo y monto del deposito serácobrado al usuario; y los expedientes autorizados de las condonaciones durante ese periodo.



38 Junio 2010



Recibe del interesado Oficio de solicitud de espacio en original.

Verifica en Agenda, si esa fecha se encuentra disponible.

¿Se encuentra disponible la fecha solicitada?.

En caso de que no se encuentre disponible.Notifica al solicitante y sugiere una fecha disponible, requiriéndole elaborenuevamente el oficio de solicitud con la fecha sugerida.

Pasa el tiempo.

Conecta con actividad 1

En caso de que se encuentre disponible.Consulta con el Director de Acción Social si es que hay algún evento oficialprogramado para esa fecha y solicita su autorización para darlo por confirma-do al usuario.

¿ Es aprobado el espacio?

En caso de no ser autorizada la utilización del espacio:Notifica al solicitante que no se podrá agendar su solicitud.

En caso de ser autorizado la utilización del espacio:Notifica al solicitante de manera telefónica que cuenta con el espacio para lafecha que lo solicitó.

Entrega Hoja de requisitos que deberá cubrir el usuario para obtener el es-pacio.

Elabora un Presupuesto del monto que deberá cubrir el usuario para obtenerel espacio.

Recibe el pago del monto del Presupuesto que previamente se entregó,elabora y proporciona al usuario un Recibo Provisional.

Entrega el espacio solicitado.

Recibe del usuario la Hoja de Requerimientos para el evento en original ytres copias.

1

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2A

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Teatro del Estado



39 Junio 2010



Entrega al personal técnico las copias de la Hoja de Requerimientos y archi-va la original de manera cronológica temporal.

Notifica al personal de intendencia cuando y a qué hora se llevará a cabo elevento, para que éste tenga lista las áreas a tiempo.

Instruye a cada área para que prepare lo que corresponda según lo solicitado:iluminación del evento, sonido, equipo de tramoya y limpieza de todas lasáreas a ocupar.

Verifica que el evento siga su curso adecuadamente de acuerdo a lo planeado.

Extiende al usuario los Comprobantes Oficiales del pago efectuado de acuer-do a los servicios requeridos. (En caso de pago de cuota de recuperación seentrega recibo foliado en original, y la copia se remite a enlace administrativo.

Registra en la Agenda el evento como concluido, archivando de maneracronólogica temporal.


10

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12

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15

Teatro del Estado



Calendarización y seguimiento de solicitudes de los espacios del Teatro del Estado







40

AGENDA

PAGO

COMPROBANTE DEPAGO OFICIAL DECUOTA DERECUPERA-CION

RECIBOPROVISIONAL

HOJA DEREQUISITOS

OFICIO DESOLICITUD DEESPACIO1

SOLICITUD DEESPACIO O

INICIO

RECIBE

VERIFICA

¿ESTA DISPONIBLE LAFECHA?

VIA TELEFONICA

NOTIFICA , SUGIERENUEVA FECHAY LE

REQUIERE UN

1

1

NO

CONSULTA Y SOLICITAAUTORIZACION.

DIRECTOR DE EVENTOSESPECIALES.

SI

¿ES APROBADO ELESPACIO?

NO

VIA TELEFONICA

NOTIFICA QUE NO SELE PODRA AGENDAR

SI NOTIFICA AL SOLI-CITANTE QUE CUENTA

CON EL ESPACIO. VIA TELEFONICA

ENTREGA

RECIBE

ENTREGA ESPACIO

AL INTERESADO

FIN

USUARIO

VERIFICA EL CURSODEL EVENTO Y EXTIENDE

ELABORAPRESUPUESTO

AL INTERESADO

ES ACEPTADO

ENTREGA

RECIBE REQUERIMIENTOSPARA EVENTO

COPIAS DEREQUERIMIENTOPARA EL PERSONAL

NOTIFICA AINTENDENCIA

PARAMANTENIMIENTODEL ESPACIO

SE REGISTRA ENAGENDA COMO EVENTO

CONCLUIDO

C

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia:

41



Enlace AdministrativoRevisiónEmisión

Junio 2010




Procedimiento

Normas


El Enlace Administrativo solicita a la Unidad Administrativa por medio de formato de Requerimiento lasnecesidades del almacén para licitación de material: Papeleria, Consumibles de Cómputo, Material de Limpieza,material para Taller, Material Eléctrico, Pintura, Textiles, Material Cívico.

Las áreas de la Dirección General tienen el formato de Vale de Requisición de Material, (VRM) para hacersus requerimientos de acuerdo a las necesidades de las mismas, debidamente firmados por el jefe de área yautorizado por el Enlace Administrativo.

El almacén entrega el material, por medio de Vale de Salida de Almacén (VSA), firmado por el encargado dealmacén y de la persona que recibe dicho material.

El almacenista una vez reunidos los Vales de salida de Almacén (VSA), descarga al inventario para obtenerexistencia real de materiales.

El Almacenista entrega reporte mensual de salida de almacén e inventario a la Unidad Administrativa.

El almacenista realiza compras mínimas de material extraordinario que las áreas operativas y administrativasrequieren para su funcionamiento y que no hay en stock.

El almacenista para adquirir material extraordinario, solicita una requisición, una vez autorizada compra elmaterial y lo mete a inventario para poderle dar salida. por medio de Vale de Salida de Almacén (VSA),firmado por el encargado de almacén y de la persona que recibe dicho material.

Permanente

Manejo y Control de Suministros de Material de Almacén.

Garantizar el resguardo, aprovechamiento y uso oficial del material que se entrega para eventosdel Gobierno del estado



42 Junio 2010



1

2

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5

6

7

Recibe el material solicitado de la licitación previa que realiza la UnidadAdministrativa de acuerdo a las necesidades de las Áreas de la Dirección paralos eventos del C. Gobernador.

Se distribuye block de Vales Requisición de material (VRM) a las ÁreasOperativas y Administrativas de la Dirección.

Recibe solicitud de Vale Requisición de material (VRM) de las áreas y autorizael Enlace Administrativo.

Realiza el llenado del formato de Vale de Salida de Almacén (VSA) de acuerdoa lo entregado a las Áreas Operativas y Administrativas que lo solicitan.

Descarga a inventarios los Vales de salida de Almacén (VSA) para obtenerla existencia real de material.

¿Se cuenta con todo el material solcitado?

En caso de tenerlo:Se entrega el material segun lo solicitado por cada Área.


En caso de no contar con el material:Se realizan compras minimas de material extraordinario que las Áreas Operativasy Administrativas requieren.

Las compras mínimas extraordinarias se registran llenando el formato de valesde salida de Almacen, descarga a inventarios y obtiene la existencia real dematerial.

Pasa el tiempo

Entrega el material requerido por las áreas.


Enlace Administrativo/Almacenista

Almacenista



Manejo y Control de suministros de material de almacén


Revisión:Enlace Administrativo




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FORMATOS DEREGISTRO DE

VALES DESALIDA Y

DEVOLUCIONDE ALMACEN AINVENTARIOS

FORMATO DEREGISTRO DE

VALE DESALIDA Y

DEVOLUCIONDE L

ALMACEN.

REQUISICION DEMATERIAL

INICIOUNIDAD

ADMINISTRATIVAENTREGA ELMATERIAL

REQUERIDO

RECIBE

MATERIALSOLICITADO

PARASUMINISTRO

ELABORA YENTREGA

SE CUENTA CONMATERIAL

REQUERIDO

NO

SI

SE REALIZANCOMPRAS

MINIMAS DEMATERIAL

REQUISICION DEMATERIAL

RECIBE

SE ENTREGA MATERIALSOLCITADO POR LAS

AREAS

DESCARGA

1

ENTREGA

FIN

FIN



Junio 2010


V. DIRECTORIO



Junio 2010


Ing. Ignacio del Moral AcostaDirector General de Acción Social

Lic. Tito Francisco Maldonado OrtízSubdirector de Actos y Eventos de Gobierno del Estado

Lic. Sonia Ivett lagos PérezDepartamento de Organización y Seguimiento de Eventos

C. Gilberto de Jesús Hernández OrtízDepartamento de Coordinación, Protocolo y Supervisión de Eventos

S. Sergio Palma MolinaDepartamento de Apoyos Logísticos

C. Enrique González GonzálezDepartamento de Sonido

C. César Cortés RiveraSubdirector de Promoción de los Valores Cívicos y Culturales

Lic. Patricia La Mont CamposAdministradora del Teatro del Estado

C. Herminio Ángel Lagunes DíazDepartamento de Promoción Cívica y de Lugares Históricos y Culturales

LAE. Ramón Antonio Ramos ReyesEnlace Administrativo

DIRECTORIO



Junio 2010


VI. FIRMAS DE AUTORIZACIÓN



Junio 2010


FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

Autorizó

LIC. REYNALDO G. ESCOBAR PÈREZSECRETARIO DE GOBIERNO

Emitió

C.P. LUCÍA TERESA SALAZAR LÓPEZJEFA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Revisó

LIC. IGNACIO DEL MORAL ACOSTADIRECTOR GENERAL DE ACCIÓN SOCIAL

Documents

Secretaría de Gobierno - web.segobver.gob.mxweb.segobver.gob.mx/secretaria/sispdf/manuales/20101116101106.pdf · III Descripción de Procedimientos y ... Indica el uso de un sistema