“Año de la Inversión para el Desarrollo Rural y Seguridad Alimentaria”

Institución Educativa : I.E ”Argentina” Área Curricular : Educación para el Trabajo Asignatura: Proyecto de Información Secretarial Profesora: Olga Ipince Martínez Apellidos y Nombres de la Alumna :Lopez Cabrera DianaGrado y Secciòn : 1º “E”

Lima – Perú 2013

LA SECRETARIA

PERSONA

ESCRIBE EXTIENDE RESUELVE

ACTASCORRESPONDENCIA

CUSTODIA

ASUNTOS DOCUMENTOS

REUNIONES TRÀMITE OFICINA

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FUNCIONES BASICAS DE LA

SECRETARIA

Representatividad de la Secretaria.

Organización del Trabajo del Jefe.

Coordinar las Comunicaciones que se Producen en la Empresa de Orden Interno y Externo.

CONCEPTOS DE LA SECRETARIAEl significado de la palabra secretaria

, del latín “secretum” es secreto . Actualmente las secretarias ayudan a sus jefes, atienden consultas y llamados telefónicos , etc. Las secretarias deben ser de confianza ya que tendrán que guardar documentos de confidencialidad.

Una secretaria , también denominada como auxiliar administrativa, es aquella persona que se ocupa de la realización de actividades elementales de oficina.

REPRESENTATIVIDAD DE LA SECRETARIA

La secretaria tiene como una de sus primeras funciones la de representar personalmente a sujete y a la empresa. El jefe confía totalmente en su secretaria y de ahí que delegue en ella una serie de competencias.La secretaria es además , la primera imagen que se muestra de la empresa y de su superior.

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO DEL JEFEUna secretaria eficiente es la que facilita el trabajo a su jefe.

-La secretaria será la verdadera memoria de su jefe tanto de los compromisos dentro y fuera de la empresa.- Para llevar a cabo su trabajo de manera eficiente , la secretaria debe planificar y ordenar su agenda con las tareas que deban realizarse .- Los sistemas recordatorios a utilizar la secretaria son : La agenda , block de notas , calendario de escritorio , directorio telefónico , directorio de correo electrónico.

COORDINAR LAS COMUNICACIONES QUE SE PRODUCEN EN LA EMPRESA DE ORDEN

INTERNO Y EXTERNOLa secretaria ejerce una labor de enlace y coordinación de la empresa. La secretaria es la que facilita las comunicaciones de la oficina y empresa de manera interna y externa. Como conducto de comunicación interna , la secretaria actúa de enlace entre su superior y cualquier otra persona dentro de la empresa .En el terreno de las comunicaciones con el exterior ,la secretaria actúa y establece relaciones con clientes, proveedores , empresas privadas y publicas , etc.

-MEDIOS DE COMUNICACIÓN ORAL Se transmite a viva voz en el curso de una conversación con aparatos.

SISTEMAS DE COMUNICACIÓN DE LA EMPRESA

- MEDIOS DE COMUNICACIÓN ESCRITAEn primer lugar es toda la correspondencia que llega o sale de la empresa .

FUNCION ACTUAL DE LA SECRETARIALa secretaria actual se ha convertido en la imagen

de la empresa.La presencia cada vez mas frecuente de la ofimática ( informática aplicada a la oficina) , atraves de programas informáticos y herramientas tecnológicas como : computadoras , laptop , telefax , etc. Esto evita que la secretaria actual tenga que dedicar un tiempo excesivo en la realización de tareas diarias , la cual permite que su campo de actuación y responsabilidades sean mayores.

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE LA SECRETARIA

- La redacción y gestión de la correspondencia .

- Los trabajos de mecanografía y taquigrafía .

- Extender las actas de reuniones .

- Custodiar los documentos de la oficina- Llevar con agilidad y exactitud la clasificación, el registro y archivo de documentos.- Preparar y organizar las juntas, reuniones , seminarios y convenciones de trabajo.

- Planifica viajes de trabajo, lo cual conlleva la organización de transportes, a la solicitud de boletos, etc.

- Gestiona las llamadas telefónicas de entrada y salida de orden laboral .

PERFILES DE LA

SECRETARIA

Poseer Conocimientos

PERFIL ACADÈMICO

Tener Iniciativa PropiaPERFIL

PSICOLOGICO

Control de las Emociones

PERFIL EMOCIONAL

Aspecto Personal

PERFIL DE PRESENTACIO

N

GRACIAS