Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM

Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM

BIENVENIDABIENVENIDA

““LOGRAR LA CALIDAD ES LOGRAR LA CALIDAD ES UNA TAREA DONDE UNA TAREA DONDE

TODOS TENEMOS QUE TODOS TENEMOS QUE VERVER”” 2

MISIÓNMISIÓNColaborar con el Titular de la Entidad o Dependencia Universitaria en la planeación, organización y en el establecimiento de los sistemas, normas y procedimientos tendentes a optimizar los recursos humanos, financieros y materiales, a fin de facilitar el cumplimiento de las funciones asignadas. 3

VISIÓNVISIÓNProporcionar una administración ágil y coordinada que brinde un apoyo eficaz y eficiente a las actividades sustantivas de la UNAM, que promueva la calidad de los servicios institucionales que presta y disminuya los trámites y tiempos de respuesta, con la participación activa de los Secretarios y Jefes de Unidad Administrativa. 4

POLÍTICA DE CALIDADPOLÍTICA DE CALIDADLas Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM, estamos comprometidas a proporcionar servicios administrativos de calidad que satisfagan las necesidades de nuestros usuarios, cumpliendo con la normatividad aplicable, a través de la mejora continua de los procesos de las áreas de Personal, Bienes y Suministros Presupuesto y Servicios Generales.

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OBJETIVOS DE CALIDADOBJETIVOS DE CALIDAD• Gestionar en tiempo y forma los

trámites y/o servicios solicitados.• Ejercer y controlar oportunamente el

ejercicio del presupuesto asignado.• Registrar y administrar con

oportunidad los ingresos extraordinarios.

• Incrementar la confiabilidad en el control de los almacenes e inventarios.

• Disminuir las incidencias de fallas en instalaciones, mobiliario y equipo.

• Mejorar la satisfacción del usuario. 6

La COMISIÓN TÉCNICA, en cumplimiento al requisito 5.5.2 de la Norma ISO 9001:2000, nombra como Representante de la Dirección al:

NOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTENOMBRAMIENTO DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓNDE LA DIRECCIÓN

Dr. Salvador Castro HuertaDirector General de Servicios

Administrativos

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RESPONSABILIDADESRESPONSABILIDADES

Asegurar que se establecen, implementan, mantienen y mejoran los procesos necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad.

Promover el enlace entre el Sistema de Gestión de la Calidad y el personal de las Secretarías y Unidades Administrativas.

Informar a la Alta Dirección (Comisión Técnica), sobre el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de cualquier necesidad de mejora.

Promover la toma de conciencia de los requisitos del usuario en todos los niveles de la Institución.

Representar a la Alta Dirección con las organizaciones externas en los asuntos relacionados con el Sistema de Gestión de la Calidad.

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓNREPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

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ALCANCE DEL SGCALCANCE DEL SGC

El Sistema de Gestión de la Calidad delimita el alcance del mismo, en 132 Secretarías y Unidades Administrativas de las Entidades y Dependencias de la UNAM, a través de la identificación de procesos que se da en tres vertientes:

12 PROCESOS BÁSICOS: En las áreas de:

MECANISMOS DE CONTROL: Gestión del Sistema, Medición y Análisis, y Mejora Continua.

PROCESOS DE SOPORTE: Recursos Humanos y Sistemas.

Personal Presupuesto Bienes y Suministros

Servicios Generales

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ESQUEMA DE ROLESESQUEMA DE ROLES

Comisión

Técnica

Comisión

Técnica

Representante de la Dirección

Representante de la DirecciónEquipo

Auditor

Equipo

Auditor

Coordinador

del SGC

Coordinador

del SGCSubcomisión

Técnica

Subcomisión

Técnica

Grupos de

Trabajo

Grupos de

Trabajo

Se definen enlaces para actividades específicas

Se definen enlaces para actividades específicas

Directores Generales de Áreas Centralizadoras

Director General de Servicios Administrativos

Secretarios y Jefes de Unidad Administrativa

Personal de las Secretarías y Unidades Administrativas, que cumplen los requerimientos definidos en el Perfil correspondiente.

Ejecutores del SGCEjecutores del SGC

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1. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS1. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOSDEL ÁREA DE PERSONALDEL ÁREA DE PERSONAL

PROCESOS DE SOPORTEPROCESOS DE SOPORTE

MECANISMOS DE CONTROL

Acciones preventivas

Acciones correctivas

Acciones de Mejora

Control de Documentos

Control de Registros

Planeación

Política de Calidad

Objetivos de Calidad

Auditorías internas

Revisión de la Dirección

Control del servicio no conforme

GESTIÓN DEL SISTEMA

MEDICIÓN Y ANÁLISIS

MEJORA CONTÍNUA

PROCESOS BÁSICOS

ESTÍMULOSPRESTACIONES

Y SERVICIOS

SISTEMASRECURSOS

HUMANOS

REQ

UER

IMIE

NTO

S D

EL U

SU

AR

IO

SA

TIS

FA

CC

IÓN

DEL U

SU

AR

IO MOVIMIENTOS DEL PERSONAL

PERCEPCIONES Y DEDUCCIONES

DIR. GENERAL DE ASUNTOS DEL

PERSONAL ACADÉMICO

DIRECCIÓN GENERAL DE FINANZAS

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DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL

PROCESOS EXTERNOS

DIRECCIÓN GENERAL DE

PRESUPUESTO

2. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS2. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOSDEL ÁREA DE BIENES Y SUMINISTROSDEL ÁREA DE BIENES Y SUMINISTROS




Acciones de Mejora



Planeación








MEJORA CONTÍNUA

PROCESOS BÁSICOS

INVENTARIOS ALMACÉN

SA

TIS

FA

CC

IÓN

DEL U

SU

AR

IOADQUISICIONES


SISTEMASRECURSOS

HUMANOS15

PROCESOS EXTERNOS

DIRECCIÓN GENERAL DEL PATRIMONIO

DIR. GENERAL DE

PROVEEDURÍA

DIR. GENERAL DE SERVICIOS GENERALES

REQ

UER

IMIE

NTO

S D

EL U

SU

AR

IO

3. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS 3. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS DEL ÁREA DE PRESUPUESTODEL ÁREA DE PRESUPUESTO




Acciones de Mejora



Planeación








MEJORA CONTÍNUA

PROCESOS BÁSICOS

REGISTRO Y CONTROL DE LOS INGRESOS EXTRAORDINARIOS

SA

TIS

FA

CC

IÓN

DEL U

SU

RIO ELABORACIÓN, REGISTRO,

EJERCICIO Y CONTROL DEL PRESUPUESTO


SISTEMASRECURSOS

HUMANOS

DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL E INFORMÁTICA

DIRECCIÓN GENERAL DE FINANZAS

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PROCESOS EXTERNOS

DIRECCIÓN GENERAL DE

PRESUPUESTO

REQ

UER

IMIE

NTO

S D

EL U

SU

AR

IO

4. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS4. MODELO DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOSDEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALESDEL ÁREA DE SERVICIOS GENERALES




Acciones de Mejora



Planeación








MEJORA CONTÍNUA

PROCESOS BÁSICOS

SERVICIOS DE APOYO

MANTENIMIENTO

REQ

UER

IMIE

NTO

S D

EL U

SU

AR

IO SA

TIS

FA

CC

IÓN

DEL U

SU

RA

IO

SEGURIDAD


SISTEMASRECURSOS

HUMANOS

PROCESOS EXTERNOS

DIRECCIÓN GENERAL DE OBRAS Y

CONSERVACIÓN

DIR. GENERAL DE SERVICIOS GENERALES

17

1 Manual de Gestión de la Calidad 1 Manual de Gestión de la Calidad 1 Manual de Planeación de la Calidad1 Manual de Planeación de la Calidad

6 Procedimientos Normativos (ISO)6 Procedimientos Normativos (ISO)2 Procedimientos Generales2 Procedimientos Generales52 Procedimientos Operativos52 Procedimientos Operativos

9 Instrucciones de Trabajo 9 Instrucciones de Trabajo

Registros de Calidad Registros de Calidad

ESTRUCTURA DOCUMENTALESTRUCTURA DOCUMENTAL

1

2

3

4

18

• LOS DOCUMENTOS ORIGINALES LOS RESGUARDA LA SUBDIRECCIÓN DE ESTUDIOS ADMINISTRATIVOS.

CONSULTA DE DOCUMENTOSCONSULTA DE DOCUMENTOS

• LOS DOCUMENTOS QUE SE CONSIDERAN AUTORIZADOS Y VIGENTES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD, SON LOS QUE SE CONSULTAN EN EL PORTAL DE CERTIFICACIÓN.

• TODO DOCUMENTO EXTRA IMPRESO SE CONSIDERA NO VÁLIDO PARA EFECTOS DE CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.

• TODO CAMBIO A UN DOCUMENTO O FORMATO DEBE SER COMO LO INDICA EL PROCEDIMIENTO DE “CONTROL DE DOCUMENTOS”.

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OFICIALIZACIÓN DEL SGC

INSTITUCIONAL

ACTIVIDADES INMEDIATASACTIVIDADES INMEDIATAS

OFICIALIZACIÓN DEL SGC

POR CADA ENTIDAD Y

DEPENDENCIA24 DE MAYO

24- 27 DE MAYO

DIFUSIÓN DE LA

DOCUMENTACIÓN DEL

SGC AL PERSONAL

30 DE MAYO AL 10 DE JUNIO

13 AL 18 DE JUNIO

PREPARACIÓN DE

AUDITORES INTERNOS

DE CALIDAD

27 DE JUNIO AL 8 DE JULIO

PREPARACIÓN DE

COORDINADORES DEL

SGC

LA FECHA LÍMITE PARA ENTREGAR OFICIO CON EL NOMBRE DE LOS

CANDIDATOS PARA AMBOS ROLES ESEL 30 DE MAYO.

20

IMPLANTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL IMPLANTACIÓN Y CERTIFICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

CERTIFICACIÓN

DIFUSIÓN DE POLÍTICA

Y OBJETIVOS DE

CALIDAD

MEDICIÓN DE

INDICADORES

PREAUDITORÍA DE

CERTIFICACIÓN

DOCUMENTACIÓN DE

SISTEMA DE GESTIÓN DE

LA CALIDAD

IMPLANTACIÓN DEL

SISTEMA DE GESTIÓN

DE LA CALIDAD

ACCIONES

CORRECTIVAS Y

PREVENTIVAS

AUDITORÍA INTERNA

DE CALIDAD

REVISIÓN POR LA

DIRECCIÓN21

4 FACTORES ESCENCIALES PARA EL SGC4 FACTORES ESCENCIALES PARA EL SGC

1. ESCRIBIMOS LO QUE HACEMOS Mediante la elaboración de Procedimientos e Instrucciones de Trabajo.

2. HACEMOS LO QUE ESCRIBIMOS Según Procedimientos, Instrucciones de Trabajo, y lo registramos en formatos.

3. MEJORAMOS LO QUE HACEMOS Proponiendo ideas y actualizando la documentación.

4. DEMOSTRAMOS LO QUE HACEMOS Presentando evidencia objetiva en la Auditoría de Certificación.

22

““LOGRAR LA CALIDAD ES LOGRAR LA CALIDAD ES UNA TAREA DONDE UNA TAREA DONDE

TODOS TENEMOS QUE TODOS TENEMOS QUE VERVER””

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COORDINADOR DEL SISTEMACOORDINADOR DEL SISTEMA

REQUISITOS:

• Ser personal de confianza.

• Puesto de Responsable de Área.

• Haber participado en el Curso de Interpretación de la Norma ISO 9001:2000.

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AUDITORES INTERNOS DE CALIDADAUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

REQUISITOS:

• Tener un año laborando en alguna de las áreas de Personal, Bienes y Suministros, Presupuesto y Servicios Generales (personal de confianza).

• Escolaridad mínima: nivel medio superior (Bachillerato).

•Haber participado en el curso de Interpretación de la Norma ISO 9001:2000.

• Asistir al Taller de Formación de Auditores Internos de Calidad y haber obtenido una puntuación mínima de 80 puntos.

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Entidad o Dependencia

Candidatos para Auditores

Facultades 2

Escuelas 1

C.C.H. 1

Coordinaciones 2

Institutos 1

Direcciones 1

AUDITORES INTERNOS DE CALIDADAUDITORES INTERNOS DE CALIDAD

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Documents

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