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La Paz, 07 de octubre de 2016

GERENCIA GENERALSERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS. RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVA SEDEM/GG/N0 117/2016

TEMA: APROBACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE MANEJO Y DISPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS (AF) DE LA EMPRESA PÚBLICA PRODUCTIVA LÁCTEOS DE BOLIVIA - LACTEOSBOL DEPENDIENTE DEL SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEM

VISTOS:

Solicitud de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL dependiente del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM para la aprobación del Manual de Procedimientos de Manejo y Disposición de Activos Fijos (AF)

CONSIDERANDO I:

Que el Informe INF/GG/LB/2016-1845 1/2016-22290 de 05 de octubre de 20126 el Responsable de Organización Métodos y POA - LACTEOSBOL, vía el Gerente de Investigación y Desarrollo - SEDEM al Gerente General - SEDEM, señala que de acuerdo a la revisión del Manual de Procedimientos de Manejo y Disposición de Activos Fijos, se determinó que la Gerencia Administrativa Financiera de LACTEOSBOL a través del Responsable de Activos Fijos ha establecido las actividades y procedimientos que se deben cumplir para el Manejo y Disposición de Bienes que correspondan; concluyendo que el manual de Procedimiento de Adquisición y Manejo de Activos Fijos con Código GAF-MAN-009 cumple con todas las instancias de revisión y se enmarca en lo establecido en la normativa del SEDEM por lo que recomienda que pase a Asesoría Legal para la elaboración de la Resolución respectiva para su aprobación por parte de la Gerencia General - SEDEM.

Que mediante Informe INF/GG/LB/2016-1727 2016-22290 de 23 de septiembre de 2016 el encargado de Activos Fijos, señala que con la finalidad de adecuar la administración de sus activos a la normativa indica para el sector público se incorpora el Manual de Procedimientos de Manejo y Disposición de Activos Fijos y con el afán de organizar la administración y manejo de activos fijos, la Gerencia Administrativa Financiera a través del área de activos fijos, constituye una herramienta para la administración y manejo de activos fijos de la empresa; asimismo señala que se ve la necesidad imperante de implem entar los procedimientos descritos en el manual aue se ajuste a las características de las operaciones de la empresa que sirva de instrumento para una mejor ' administración y manejo de los activos fijos pertenecientes a la empresa LACTEOSBOL.

Que señala además, que la aplicación del Manual' de Procedimientos de Manejo y Disposición de Activos Fijos coadyuvara al logro de los objetivos y metas trazadas por la empresa LACTEOSBOL, mediante la administración adecuada de los activos fijos en todas las plantas de producción y distribuidoras de subsidio y evitando las discrecionalidades innecesarias.

Que Concluye el referente informe que por la importancia de la correcta administración y manejo de activos fijos, la responsabilidad que implica el resguardo y cuidado por parte de las funcionarías y

^func iona rios públicos que se incorporen a la empresa, y de reconocer el derecho y el deber de que ■los servidores públicos tengan pleno conocimiento de sus atribuciones y responsabilidades de asumir determ inado cargo por tanto es imperante el contar con la aprobación del Manual de Procedimientos de Manejo y Disposición de Activos Fijos y recomienda la aprobación y difusión del Manual de Procedimientos de Manejo y Disposición de Activos Fijos.

Que qI Informe Legal INF/GG/AL/2016-0381 1/20126-22290 de 07 de octubre de 2016, Asesoría Legal concluye que corresponde a la Máxima Autoridad Ejecutiva del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas SEDEM de acuerdo a las facultades conferidas en el Decreto Supremo Nro. 0590 de fecha 04 de agosto de 2010 em itir la Resolución Administrativa expresa como el acto adm inistrativo idóneo mediante el que se apruebe el Manual de Procedimientos de Manejo y Disposición de activos fijos (AF) de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL-SEDEM; recomendando rem itir los antecedentes del caso ante la Máxima Autoridad Ejecutiva del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas SEDEM para que pueda

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em itir la Resolución Administrativa expresa que apruebe el Manual de Procedimientos de Manejo y Disposición de activos fijos (AF) de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Solivia - LACTEOSBOL.

CONSIDERANDO II:

Que la Ley Nro. 1178 de Administración y Control Gubernamental de fecha 20 de julio de 1990 en el artículo 1 inciso a) establece que esa ley regula los Sistemas de Administración y de Control de los recursos del Estado y su relación con los sistemas nacionales de Planificación e Inversión Pública con el objeto de programar, organizar, ejecutar y controlar la captación y el uso eficaz y eficiente de los recursos públicos para el cumplim iento y ajuste oportuno de las políticas, los programas, la prestación de servicios y los proyectos del Sector Público. Respecto al Sistema de Administración de Bienes y Servicios, en el artículo 10 señala que el Sistema de Administración de Bienes y Servicios establecerá la forma de contratación, manejo y disposición de bienes y servicios; el artículo 20 señala en el inciso a) todos los sistemas de qué trata la presente Ley serán regidos por órganos rectores, cuyas atribuciones básicas son em itir las normas y reglamentos básicos para cada sistema. Y el artículo 27 señala que cada entidad del Sector Público elaborará en el marco de las normas básicas dictadas por los órganos rectores, los reglamentos específicos para el funcionamiento de los sistemas de Administración y Control Interno regulados por la presente Ley y los sistemas de Planificación e Inversión Pública. Corresponde a la máxima autoridad de la entidad la responsabilidad de su implantación.

Que, la Ley Nro. 2027 del Estatuto del Funcionario Público de 27 de octubre de 1999 en su artículo 2 establece como objeto regular la relación del Estado y los servidores públicos, asegurando la dignidad, transparencia, eficacia y vocación de servicio a la colectividad en el ejercicio de la función pública, así como la promoción de su eficiente desempeño y productividad y en el artículo 3 determina que el ámbito de aplicación del Estatuto abarca todos los servidores públicos que presten servicios en relación de dependencia con cualquier entidad del Estado, independientemente de la fuente de su remuneración, el artículo 9 señala los servidores públicos están prohibidos de utilizar bienes inmuebles, muebles o recursos públicos en objetivos políticos, particulares o de cualquier otra naturaleza que no sean compatible con la especifica actividad funcionaría y realizar o incitar acciones que afecten, dañen o causen deterioro a los bienes inmuebles, muebles o materiales de la Administración.

Que el Decreto Supremo N° 0181 Normas Básicas del Sistema de Administración de Bienes y Servicios de fecha 28 de junio de 2009 señala en el artículo 1 parágrafo I inciso b) y c) que el Sistema de Administración de Bienes y Servicios es el conjunto de normas de carácter jurídico, técnico y adm inistrativo que regula la contratación de bienes y servicios, el manejo y la disposición de bienes de las entidades públicas, en forma interrelacionada con los sistemas establecidos en la Ley N° 1178, de 20 de julio de 1990, de Administración y Control Gubernamentales; y que el subsistema de manejo de bienes es aquel que comprende las funciones, actividades y procedimientos relativos al manejo de bienes; y el subsistema de disposición de bienes, que comprende el conjunto de funciones, actividades y procedimientos relativos a la toma de decisiones sobre el destino de los bienes de uso, de propiedad de la entidad, cuando éstos no son ni serán utilizados por la entidad pública.

Que mediante Decreto Supremo Ne 29254, de 5 de septiembre de 2007, se crea la Empresa Pública -Nacional Estratégica denominada Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL, bajo tuición del actual

"58° Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural, con el objeto de incentivar la producción ,r nacional con valor agregado, siendo su actividad principal la producción y comercialización de / ‘ lácteos y productos relacionados, ampliándose mediante Decreto Supremo Ne 0404, de 20 de enero . 'í<’V de 2010 las actividades y las fuentes de financiamiento de LACTEOSBOL, teniendo como principal

actividad la producción y comercialización de lácteos, bebidas alimenticias analcóholicas y productos relacionados.

Que el Decreto Supremo N° 0590 de vigente el 06 de septiembre de 2010, señala en el artículo 2 que se crea el Servicio de Desarrollo de las Empresa Públicas Productivas - SEDEM, como institución pública descentralizada, de derecho Público, con personalidad jurídica y autonomía de gestión administrativa, financiera, legal, técnica y patrimonio propio, bajo tuición del Ministerio de Desarrollo Productivo y Economía Plural; el parágrafo señala que el SEDEM tendrá bajo su dependencia directa entre otras a la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia-LACTEOSBOL.

/

SEDEMServicio d e D e sa rro llo ^ de las Empresas Públicas I

Productivas I

Servicio d e Desarrollo de las Empresas Públicas

Productivas

Que el artículo 7 inciso c) del Decreto Supremo N° 590, señala que entre las funciones del Gerente General del SEDEM se encuentran el de Aprobar la organización, estructura, planes, programas, proyectos, reglamentos y manuales necesarios para el funcionamiento y cumplim iento de las actividades del SEDEM.

Que, el Estatuto Orgánico de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL aprobado mediante Resolución Administrativa SEDEM/GG/N° 125/2014 de 12 de noviembre de 2014, señala en el artículo 09 que entre las funciones del Gerente General se encuentran aprobar los planes, programas, proyectos, reglamentos internos y manuales necesarios para el funcionamiento y cumplim iento de las actividades de la empresa.

Que mediante Resolución Suprema Nro. 03902 de 06 de septiembre de 2010 emitida por el Presidente Constitucional del Estado Plurinacional de Bolivia, Evo Morales Ayma, se designó a Patricia Alejandra Ballivián Estenssoro Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM.

La Gerente General del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, en uso de sus atribuciones legales.

Artículo Primero.- APROBAR el Manual de Procedimientos de Manejo y Disposición de Activos Fijos (AF) de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL dependiente del Servicio de Desarrollo de las Empresas Públicas Productivas - SEDEM, con código GAF-MAN-009, con cincuenta (50) fojas numeradas útiles.

Artículo Segundo.- ENCOMENDAR a la Gerencia Técnica y la Gerencia Administrativa Financiara de la Empresa Pública Productiva Lácteos de Bolivia - LACTEOSBOL el cumplim iento y ejecución de la presente Resolución Administrativa.

Regístrese, comuniqúese y cúmplase.

POR TANTO:

RESUELVE:

GERENTE GENERAL SERVICIO DE DESARROLLO DE LAS EMPRESAS

PÚBLICAS PRODUCTIVAS - SEDEM

sjS Z M J MANUALSEDEM MANEJO Y DISPOSICION DE

ACTIVOS FIJOS - AF

CODIGOGAF-MAN-009

1 de 50

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE

MANEJO Y DISPOSICION DE ACTIVOS FIJOS (AF)

GERENCIA ADMINISTRATIVA FINANCIERA

NOMBRE CARGO firA /ia < A FECHA

ELABORADO: Guillermo López Encargado Activos Fijos

JJ y / j /

REVISADO: Lilian PeñarrietaGerente

AdministrativoFinanciero

REVISADO: Marco A. Fernández C. Gerente Técnico:

APROBADO: Patricia Ballivián Estenssoro•

Gerente General....................

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Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización yMétodos - LACTEOSBOL

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GAF-MDIGOAN-009

MANEJO Y DISPOSICION DE ACTIVOS FIJOS - AF

Ver. Pág.01 2 de 50

INDICE DE CONTENIDO

Introducción.........................................................................................................4

Objetivo ....................................................................................................... ....4

Responsabilidades........................................................................................ ....5

La Gerencia Técnica es Responsable d e ............................................5

La Unidad de Activos Fijos es responsable d e .............................. ....5

La Unidad de Tecnología de Información es responsable d e ..... ....7

La Unidad de Recursos Humanos es responsable d e .................. ....7

La Unidad de Contabilidad es responsable d e .............................. ....7

La Gerencia Administrativa Financiera es responsable d e .......... ....8

El Servidor Público asignado con un Bien Mueble es responsablede ....................................................................................................... ....8

En las Distribuidoras Regionales y Plantas de Producción.......... ....9

Marco L e ga l........................................................................................................9

Definiciones y Abreviaturas......................................................................... ....9

Políticas de Operación................................................................................. ....14

Prohibiciones Para El Uso De Activos Fijos Muebles............................. ....18

Insumos ............................................. ......................................................... ....18

Salida Temporal y Reingreso de Activos F ijos.............................................19

Contratación de Seguros.............................................................................. ....20

Reposición de Activos.......................................................................................20

Aviso de Incorporación de Activos Fijos a LACTEOSBOL.................... ....20

Cronograma y Contratación de Servicios de Mantenimiento y AsistenciaTécnica ....................................................................................................... ....20

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3C&3£eO MANUAL


CODIGOGAF-MAN-009

Ver.01

Pág.3 de 50

Recepción de Activos Fijos ........................................................................ ....23

Codificación de Activos Fijos....................................................................... ....26

Registro de Activos Fijos Muebles ................................................................28

Asignación de Activos Fijos M uebles.............................................................30

Reposición de Activos Fijos Muebles.............................................................32

Levantamiento Físico del Inventario y Movilización de los Activos Fijos 36

Devolución de Activos.......................................................................................39

Baja de Activos F ijos..................................... ............................................... ....42

Registro de Activos Fijos al SENAPE.............................................................45

Uso y difusión................................................................................................. ....47

Control de Cambios....................................................................................... ....47

ANEXOS

Formulario de Asignación de Activos F ijo s .............................................. ....48

Formulario de Incorporación de Activos F ijo s ..............................................51


MANUAL CODIGOGAF-MAN-009


Ver.______ Pág.01 4 de 50

1. INTRODUCCIÓN

El Manual de Procedimientos de Manejo y Disposición de Activos Fijos de

LACTEOSBOL, ha sido diseñado para proveer un marco conceptual de Modelo

Organizacional de la Empresa, bajo un enfoque de Procesos y Procedimientos.

El alcance del Manual, regula los Procedimientos Administrativos de la Unidad de

Activos Fijos ejecutados en la Empresa, el nivel de detalle de descripción de los

mismos llega hasta las actividades de los procesos.

La aplicación del Manual de Procedimientos de Manejo y Disposición de Activos Fijos

posibilitará y concretará:

s La simplificación, armonización, racionalización y la homogenización de los

procedimientos administrativos;

s La coordinación y la cooperación en actos administrativos;

s La comunicación eficaz con el resto de las Unidades Organizacionales de la

Empresa.

2. OBJETIVO

El objetivo del presente Manual es establecer la secuencia lógica de actividades para

efectuar Procedimientos de Recepción, Catalogación, Clasificación, Codificación,

Ingreso, Salida, Asignación, Inventariación, Definición de Medidas de Salvaguarda,

Mantenimiento y Disposición hasta su baja contable, de Activos Fijos de

LACTEOSBOL.

Disponer de una guía alternativa de consulta para coadyuvar con la administración

eficiente de los Activos Fijos de LACTEOSBOL.

------ --------- ............ .......................................................... [L...... I. ................... ........... ..Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización y-;.. Métodos - LACTEOSBOL


MANUAL

Ver. Pág.

CODIGOGAF-MAN-009

01 5 de 50

3. RESPONSABILIDADES

El Ámbito de Aplicación del Manual de Procedimiento de Adquisición y Manejo de

Activos Fijos, se circunscribe a todas las Unidades Organizacionales, funcionarios y

consultores de LACTEOSBOL. Así como lo señala el Art. 116 RESPONSABILIDAD

POR EL MANEJO DE BIENES párrafos I. II. y III. del D.S. 0181.

Ningún Servidor Público de la Empresa, podrá alegar desconocimiento de la

presente norma, como excusa, justificación de omisión, infracción o violación de

cualquiera de sus preceptos.

La Gerencia Administrativa Financiera es responsable del cumplimiento del presente

manual. A través del seguimiento y control de éste documento, deberá proponer

mejoras a fin de buscar la eficacia y eficiencia del mismo.

Las Responsabilidades de las Áreas se presentan a continuación:

La Gerencia Técnica es responsable de:

a) Establecer políticas y estrategias para el Control, Administración y

Salvaguarda de Bienes Muebles de propiedad o que se encuentren en ■*

custodia de LACTEOSBOL.

b) Es responsable ante la Máxima Autoridad Ejecutiva, por el Manejo y

Administración de Bienes de LACTEOSBOL.

La Unidad de Activos Fijos es responsable de:

a) Formar parte de las Comisiones de Recepción o ser Responsable de la

Recepción, cuando se realicen Adquisiciones de Bienes Muebles.

b) La Comisión de Recepción deberá cotejar que los Bienes recibidos

correspondan a la información contenida en las Especificaciones Técnicas,

Contrato u Orden de Compra, verificando las características físicas del Bien

Adquirido.

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£233̂GÍ)SEDEM

MANUAL


COIGAF-M

DIGOAN-009


c) Registrar el Ingreso de Bienes Muebles, inmuebles según la denominación

básica y su descripción propia de acuerdo a la nomenclatura establecida por

los órganos competentes.

d) Registrar la Incorporación y Asignación de los Bienes Muebles, inmuebles en

el Sistema de Información de Activos Fijos - VSIAF.

e) Codificar y asignar la etiqueta de Identificación del Bien Mueble.

f) Resguardar los Activos Fijos incorporados previos a su Asignación.

g) Realizar el inventario físico de los Activos Fijos Muebles e Intangibles de

propiedad de LACTEOSBOL, por lo menos dos veces al año o cuando la

Gerencia Administrativa lo solicite.

h) Llevar un registro y control consolidado de todos los Activos Fijos Muebles e

Intangibles de la Empresa.

i) Realizar el Registro de los Bienes reasignados entre Unidades para su control.

j) Conciliar con el Encargado de Contabilidad el Registro Contable de Activos

Fijos e Intangibles, remitir toda la información a la Unidad de Contabilidad para (

el Registro, la Actualización y Depreciación, así como la Amortización en el

caso de los Intangibles.

k) Remitir la documentación a la Dirección Jurídica Nacional para el Registro

Propietario de Bienes Muebles de LACTEOSBOL, cuando corresponda.

i) Coordinar con la Unidad de Servicios Generales, el Mantenimiento periódico

de los Bienes Muebles de acuerdo al cronograma establecido, a la demanda

de los Servidores Públicos y al presupuesto disponible.

m) Solicitar la Contratación de Seguros para prevenir riesgos de pérdida

económica y hacer el seguimiento respectivo de los diferentes Bienes

Muebles, inmuebles de LACTEOSBOL, independientemente de su fuente de

financiamiento.’ . '• y . • A. ■. > : ■; ' ■■ : • ' ' ■ . .. . i\É

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización y \Métodos - LACTEOSBOL


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CODIGOGAF-MAN-009

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n) Mantener un archivo actualizado de las Pólizas de Seguro, verificando

constantemente la vigencia de los mismos.

o) Mantener un flujo de información permanente con la Unidad de Contrataciones

para la Recepción y Asignación de Bienes Muebles de propiedad de

LACTEOSBOL,

p) Coordinar permanentemente con la Unidad de Contabilidad la verificación,

valoración y posible baja de los Activos.

q) Certificar la NO EXISTENCIA para la Adquisición de nuevos Activos Fijos

muebles, previa a la certificación del Encargado de Presupuestos.

r) Responder a los requerimientos de los organismos fiscalizadores (CGR,

AAPS, AUDITORIAS, LACTEOSBOL, etc.).

La Unidad de Tecnología de Información es responsable de:

a) Llevar un registro consolidado de los Equipos Electrónicos, de

Telecomunicaciones y Computación de la Empresa. Es también responsable

del buen uso del software como: Sistemas Computarizados y Licencias.

La Unidad de Recursos Humanos es responsable de:

a) Mantener informada a la Unidad de Activos Fijos sobre todos los movimientos

de personal (Altas, Bajas y Movimientos de Personal), para que se realice las

reasignaciones correspondientes.

b) Para el personal que deja de prestar servicios en la Empresa, la Unidad de

Recursos Humanos deberá coordinar con la Unidad de Activos Fijos para

proceder a su desincorporación.

La Unidad de Contabilidad es responsable de:

a) Ingresar la información respectiva de las Adquisiciones de LACTEOSBOL en

el Sistema Contable (SIGEP), verificando la consistencia de la información a

ser registrada con la documentación que respalda la Adquisición.



MANUAL

Ver. Pág.

CODIGOGAF-MAN-009

01 8 de 50

b) Verificar y conciliar periódicamente y al Cierre de Gestión el Saldo Contable de

Activos Fijos (Reportes del VSIAF) y realizar los ajustes que correspondan.

c) Registrar contablemente las Depreciaciones, Actualizaciones y Amortizaciones

de Bienes Muebles y Activos Intangibles, remitidos por la Unidad de Activos

Fijos debidamente conciliadas.

d) Remitir a la Unidad de Activos Fijos una copia de los Comprobantes de Egreso

C-31 cuando se trate de Compra de Activos. Deberá archivar los

Comprobantes de Egreso C-31, reportes del VSIAF y la documentación de

respaldo, para su posterior uso y verificación.

La Gerencia Administrativa Financiera es responsable de:

a) Supervisar y controlar las actividades del Encargado de Contabilidad con

respecto al Saldo Contable de Activos Fijos, para una apropiada exposición de

la Información Financiera.

b) Gestionar las operaciones relativas al Registro y Custodia de los documentos

que sustenta los diferentes Procesos de Registro Contable de las

incorporaciones de Bienes Muebles de LACTEOSBOL.

El Servidor Público asignado con un Bien Mueble es responsable de:

a) Resguardar y usar racionalmente los Bienes Asignados.

b) Validar y firmar el Acta de Asignación de Activos Fijos.

c) Mantener una copia del Acta de Asignación de Activos Fijos para su control.

d) No debe prestar, ni trasladar los Activos Fijos sin la debida autorización.

e) Notificar a la Unidad de Activos Fijos cuando se presente un robo, extravió y/o

siniestro de un Bien o deterioro del Número de Identificación del Bien.

f) Informar y realizar la Devolución de Activos Fijos, cuando deje de prestar

servicios en la Empresa.


MANUAL COIGAF-M

DIGOAN-009



g) Los Servidores Públicos solicitarán a la Unidad de Tecnología de la

Información o a la Unidad de Activos Fijos el Mantenimiento Preventivo o

Correctivo necesario, según corresponda.

En las Distribuidoras Regionales y Plantas de Producción:

a) El Encargado Administrativo Financiero es responsable del cumplimiento del

presente Manual, debiendo efectuar la Recepción, Registro, Control,

Salvaguarda, Mantenimiento y Remisión de Reportes de los Activos, al

Encargado de Activos Fijos.

4. MARCO LEGAL

s Ley N° 1178 de 20 de julio de 1990, Ley de Administración y Control

Gubernamentales.

s Decreto Supremo N° 23318-A Reglamento de la Responsabilidad por la Función

Pública y Decretos Supremos que la modifican.

s Decreto Supremo N° 0181 de 28 de junio de 2009 de las Normas Básicas del

Sistema de Administración de Bienes y Servicios.

s Resolución Administrativa N° 071 de 19 de julio de 2011 que aprueba el

Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios del

SEDEM.

5. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

ACTIVOS FIJOS: Los Activos Fijos son el conjunto de bienes de naturaleza

relativamente permanente, adquiridos, desarrollados, construidos por administración

propia o por contrato, necesarios para el cumplimiento de Objetivos Institucionales.

Un bien para ser considerado como Activo Fijo debe cumplir con las siguientes

características:

a) El valor de adquisición o donación sea mayor a Bs 500.-.


I u» [• í L —T• 9 T ' J 1 MANUAL CODIGO

SEDEMGAF-MAN-009

MANEJO Y DISPOSICION DE Ver. Pág.ACTIVOS FIJOS - AF 01 10 de 50

b) Que sea de naturaleza relativamente duradera, con la vida útil superior a un

año (como mobiliario, maquinaria, equipos, vehículos, semovientes), o bienes

inmuebles como instalaciones, terrenos y edificios.

c) Independientemente del valor de adquisición, el bien no debe ser accesorio,

vale decir que no dependa de otro bien para su funcionamiento, por ejemplo

memoria RAM, procesadores, tarjetas (video, fax-modem, red), lectores (CD,

DVD, quemadores, memorias), etc.

d) Debe ser adquirido con las partidas presupuestarias del grupo 40000.

e) El bien donado o transferido deberá registrarse con el valor de transferencia

y/o Informe Técnico.

f) Que esté destinado a uso en las operaciones normales de la Empresa y no a

la venta.

USUARIO DE UN ACTIVO: Es aquel Servidor Público al cual se entrega mobiliario,

equipo, maquinaria o vehículos para la ejecución de sus actividades, y quien desde

ese momento es el responsable del activo.

ACTIVO TANGIBLE: Representa edificios, maquinaria y otros bienes físicos que han

de utilizarse por un período largo en las operaciones regulares de la Empresa gracias

a mantenimiento, reparaciones, etc. El precio de adquisición del Activo Tangible

incluye el precio neto pagado por el bien, representado por el monto de efectivo

entregado, más todos los gastos necesarios para colocarlo en el lugar y condiciones

de uso, tales como fletes, seguros, derechos y gastos de importación y gastos de

instalación, hasta su puesta en marcha, o momento de su alta.

El valor de éste bien se actualiza contablemente por el Registro de la Depreciación,

cuando corresponda, incluyéndose el importe de la misma en el resultado del

ejercicio económico.



MANUAL

Ver.__ Pág.

CODIGOGAF-MAN-009

01 11 de 50

ACTIVO INTANGIBLE: Se utiliza para describir Activos que son utilizados en

operaciones de negocio, pero que no son de sustancia física y son corrientes; están

incluidas las patentes, los derechos de autor, las marcas registradas, gastos de

organización, crédito mercantil y otros, siendo así que los mismos deben

comercializarse. Estos Activos están sujetos a amortización en el tiempo.

BIENES FUNGIBLES: Se considerará a los siguientes bienes:

a) Vida útil menor a un año.

b) Bien que no pueda repararse o no cuente con repuestos, Ej. Mouse, teclado,

parlantes, engrapadora, perforadora, pen drive, celulares, canastillos, pallets,

carritos de traslado (burritos), tachos, botiquines, dispensadores de papel o

c) Muebles plásticos como sillas, taburetes, mesas.

ENCARGADO DE ACTIVOS FIJOS: Es el responsable ante la Gerencia

Administrativa Financiera y las funciones que cumple son las siguientes:

a) Recepción de muebles.

b) Asignación de Activos Fijos muebles.

c) Incorporación al Registro de Activos Fijos muebles.

d) Codificación.

e) Registro de Derecho Propietario en coordinación con Asesoría Legal.

f) Mantenimiento, Reparación y cambios de repuestos de Activos Fijos muebles.

g) Salvaguarda de Activos Fijos muebles.

h) Verificación física periódica, sorpresiva y a requerimiento de instancias

superiores.

i) Salvaguarda, inspección y control físico.

SERVIDORES PÚBLICOS DE LA EMPRESA: Todos los Servidores Públicos de la

Empresa son responsables de salvaguardar los Activos Fijos.

jabón,



MANUAL

Ver. Pág.

CODIGOGAF-MAN-Q09

01 12 de 50

Las funciones de los mismos son las siguientes:

a) El debido uso, custodio, preservación de los bienes que le son asignados.

b) Demandar con la debida anticipación, los servicios de reparación de los

bienes que le sean asignados.

ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Art. 146.- párrafos I. y II. D.S. 0181 NB-SABS:

Es el acto administrativo en el cual se entrega a un Servidor Público un Activo o un

conjunto de éstos, generando la responsabilidad sobre su debido uso y custodia.

RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y/O COMISIÓN DE RECEPCIÓN Art. 39 - D.S.

0181 NB-SABS: Para la Recepción de Bienes se formará una Comisión de

Recepción compuesta por: Un Representante del Área de Contrataciones, un

Representante de la Unidad Solicitante, un Representante de la Unidad de

Tecnologías de la Información (cuando los Activos a ser recepcionados estén

relacionados con dicha Área), un Representante de la Unidad de Activos Fijos y

Representante de la Empresa Proveedora.

INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS Art. 119.- D.S. 0181 NB-SABS: Es la toma de '

Inventarios, el recuento físico pormenorizado entre los Bienes Físicos y los Registros

de LACTEOSBOL.

INCORPORACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES AL INVENTARIO Art. 150-

D.S. 0181 NB-SABS: La Incorporación de Bienes Muebles al Activo Fijo de

LACTEOSBOL consiste en su Registro Físico. Se producirá después de haber sido

recepcionado por el Encargado de Activos Fijos.

INCORPORACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES PRODUCTO DE DONACIÓN O

TRANSFERENCIA Art. 121.- D.S. 0181 NB-SABS.- En el caso de Donaciones o

Transferencias, el Gerente Administrativo Financiero remite la documentación que

ava\a dicho acto a\ Encargado de Activos Fijos para su posterior registro e

incorporación en el inventario de la Empresa.



MANUAL

Ver. Pág.

CODIGOGAF-MAN-009

01 13 de 50

La administración de estos activos será similar a los adquiridos con recursos propios.

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS: Es el registro que se realiza en el Sistema VSIAF,

de forma física se mantiene un archivo actualizado de la documentación que está

compuesta por la documentación legal y administrativa de respaldo que demuestre la

propiedad de la Empresa.

Este registro debe considerar:

• La existencia física debidamente identificada, codificada y clasificada.

• La documentación que respalda su propiedad o tenencia.

• La identificación del Servidor Público y la Unidad de la Empresa al que está

asignado.

• El valor del bien, depreciaciones y revalorizaciones

• Reparaciones, mantenimientos, seguros y otros.

• La disposición temporal.

• La disposición definitiva y baja

RECEPCIÓN DE BIENES Art. 126 y 145.- D.S. 0181 NB-SABS: La Recepción de

Bienes de propiedad de la Empresa o bajo su custodia, debe estar respaldada por

los documentos de adquisición, préstamo de uso, alquiler o arrendamiento u otros,

según corresponda.

MANTENIMIENTO Art. 153 y 154.- D.S. 0181 NB-SABS: Es la función especializada

de conservación técnica de prevención y corrección que se efectúa a los Activos para

que permanezcan en condiciones de uso.

6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Las disposiciones contenidas en el presente Manual se aplicarán a todos los Activos

Fijos Muebles de propiedad de LACTEOSBOL y los que estén a su cargo o custodia,


£&s£gO MANUAL COIGAF-M

DIGOAN-009



i. Los Activos Fijos Muebles de LACTEOSBOL únicamente podrán ser

registrados y asignados por la Unidad de Activos Fijos.

ii. Los Activos Fijos Muebles de LACTEOSBOL serán asignados a personas

cuyo contrato o convenio les permite ser responsables por su adecuado

uso y custodia.

iii. El personal que tenga asignado Bienes Muebles de LACTEOSBOL deberá

velar por la buena conservación de los Bienes a su cargo, debiendo

requerir a! Técnico de Activos Fijos, con la debida anticipación; servicios

de Mantenimiento Preventivo o Correctivo si corresponde, asimismo previo

al Movimiento de Activos Fijos deberá solicitar la autorización

correspondiente.

Cuando se trate de Servicios de Mantenimiento de Equipos de

Computación, la solicitud de Servicio de Mantenimiento se hace a la

Unidad de Tecnología de la Información dependiente de la Gerencia

Técnica.

iv. Bajo ninguna circunstancia deben ser dañadas o retiradas las etiquetas

que contienen el Número de Identificación de los Bienes Muebles, es

responsabilidad del Servidor Público asignado, su preservación, para tal

efecto deberá informar a la Unidad de Activos Fijos la ausencia de ésta en

el Bien de manera que sea repuesta la etiqueta nuevamente y el Bien

mantenga su identificación.

v. De los plazos:

• La Unidad de Activos Fijos remite semestralmente a la Unidad de

Contabilidad el reporte del VSIAF, para la conciliación contable.

vi. De las exigencias:



MANUAL

Ver.______ Pág.

CODIGOGAF-MAN-009

01 15 de 50

• La Unidad de Activos Fijos debe resguardar toda la documentación

de respaldo para el registro respectivo, tanto en medios magnéticos

como en físicos.

• El Funcionario debe devolver a la Unidad de Activos Fijos el o los

Bienes que estaban a su cargo, debiendo recabar el Acta de

Devolución escrita de dicha Unidad debidamente rubricada.

Mientras no lo haga, estará sujeto al Régimen de

Responsabilidades por la Función Pública establecida en la Ley N°

1178 y sus Reglamentos.

vii. De la Identificación de los Bienes:

Todo Activo debe ser identificado mediante Etiquetas, las cuales llevan

para su control un Código Interno, el cual permite la Identificación y

Descripción, de manera que se diferencie una unidad de otras similares,

discriminando claramente un Bien de otro, facilitando el recuento físico.

CODIFICACIÓN:

Para el control e identificación físicos de los Activos, se procederá a

efectuar un sistema de control de inventario físico con tickets

autoadhesivos y números correlativos, con el propósito de garantizar una

buena depuración y descartar cualquier error, omisión o equivocación.

La Codificación se encuentra definida de la siguiente manera:

LB 2 OC - EQ 0000

I--------- > > Correlativo- --- ----------------> > Código contable y/o rubro

— ------------------: --------- > > Código de la Ciudad------------------------------------------ > > código Regional

> > Código Entidad


MANUAL COtGAF-M

DIGOAN-009



ENTIDAD

Define e identifica a la entidad en la cual se está implementando el

sistema de codificación y da sentido de pertenencia a la entidad respecto

a los bienes.

CÓDIGO REGIONAL

Representa a la Ubicación Física del activo o cada oficina de la institución,

es decir dónde está ubicado el bien actualmente.

CÓDIGO DE LA CIUDAD

Este código representa a la Ubicación Geográfica dentro del Estado

Plurinacional de Bolivia.

CÓDIGO CONTABLE y/o RUBRO

El auxiliar contable y/o rubro es el que identifica al bien individualizándolo

del conjunto de bienes del grupo contable o rubro. Las creaciones

modificaciones y conceptualizaciones son de exclusiva atribución de cada ,

entidad, sujeto al catálogo de grupos contables de la institución.

CORRELATIVO

Es la asignación numérica secuencial que indica la cantidad existente de

un mismo bien dentro de su auxiliar contable.

La codificación maestra a considerarse es como sigue:

CODIGOALFANUMERICO

REGIONAL PROVINCIA OFICINA

LB4RO-MEOOOO ORURO ORURO AGENCIA REGIONAL

LB4LL-ME0000 ORURO LLALLAGUA SUB AGENCIA

LB4HU-ME0000 ORURO HUANUNI SUB AGENCIA

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización y v fMétodos - LACTEOSBOL

MANUAL CODIGO

W - se° e m ____GAF-MAN-009

MANEJO Y DISPOSICION DE Ver. Pág........ ACTIVOS FIJOS - AF 01 17 de 50

LB4PC-ME0000 ORURO CHALLAPATA PLANTA LACTEOS

LB2PA-ME0000 LA PAZ ACHACACHI PLANTA LACTEOS

LB2PC-ME0000 LA PAZ CARANAVI PLANTA CITRICOS

LB5RP-ME0000 POTOSI POTOSI AGENCIA REGIONAL

LB5TU-ME0000 POTOSI TUPIZA SUB AGENCIA

LB5UY-ME0000 POTOSI UYUNI SUB AGENCIA

LB6TJ-ME0000 TARDA TARDA AGENCIA REGIONAL

LB6PS-ME0000 TARDA SAN LORENZO SAN LORENZO

LB2OC-ME0000 LA PAZ LA PAZ LA PAZ OFICINAS CENTRALES

LB3RC-ME0000 COCHABAMBA COCHABAMBA AGENCIA REGIONAL

LB3CH-ME0000 COCHABAMBA CHIMORE SUB AGENCIA

LB3PI-ME0000 COCHABAMBA IVIRGARZAMA PLANTA LACTEOS

LB3PV-ME0000 COCHABAMBA VILLA 14 DE SEPTIEMBRE PLANTA CITRICOS

LB3PS-ME0000 COCHABAMBA VALLE SACTA PLANTA CITRICOS

LB1RS-ME0000 SUCRE SUCRE AGENCIA REGIONAL

LB1MO-MEOOOO SUCRE MONTEAGUDO SUB AGENCIA

LB1CA-ME0000 SUCRE CAMARGO SUB AGENCIA

LB3PS-MQ0000 COCHABAMBA VALLE SACTA PLANTA CITRICOS

viii. Del Registro en el VSIAF:

Para la captura del Registro de Bienes en la Base de Datos del sistema

VSIAF, se debe contar con la siguiente información:

a) Código

b) Fecha de Incorporación.

c) Descripción.

___ ________ d) Grupo de Activos Fijos y Auxiliar.

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización y Métodos - LACTEOSBOL

MANUAL CODIGOGAF-MAN-009

Páa. 18 de 50


e) Oficina.

f) Responsable.

g) Estado del Activo.

h) Observaciones.

i) Organismo Financiador (si fuese necesario)

j) N° de Convenio (si es el caso)

k) Y otros datos que se requiera el Sistema de Activos Fijos.

ix. Del Control de Activos Fijos:

La Unidad de Activos Fijos para el Control de Activos Fijos toma en cuenta

lo siguiente:

• Cuando se presenta cambios en el personal.

• Donaciones de Activos Fijos.

• Transferencias de Activos Fijos.

• Bienes dados de Baja.

• Bienes en Custodia.

x. Descripción de Cuentas Contables:

El código de las Cuentas Contables sigue el formato establecido en el

Sistema de Gestión y Modernización Administrativa “SIGMA”

7. PROHIBICIONES PARA EL USO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES Art. 156 y

157.- D.S. 0181 NB-SABS:

Los Servidores Públicos quedan prohibidos de:

a) Usar los Bienes para beneficio particular o privado.

b) Permitir el uso para beneficio particular o privado.

c) Prestar o transferir el Bien a otro empleado público.


MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-009



d) Enajenar el Bien por cuenta propia.

e) Dañar o alterar sus características físicas o técnicas.

f) Poner en riesgo el Bien.

g) Ingresar Bienes particulares sin la autorización de la Unidad de Activos

Fijos.

h) Sacar Bienes de la Empresa sin autorización de la Unidad de Activos Fijos.

8. INSUMOS :

a) Insumos necesarios para la Asignación del Activo Fijo:

■ Formulario de Asignación de Activos Fijos.

b) Insumos necesarios para el Registro Contable de Activos Fijos:

■ Nota de Solicitud de Inicio de Contratación.

■ Especificaciones Técnicas.

■ Certificación Presupuestaria.

■ Orden de compra y/o contrato.

* Nota de entrega y/o factura (si corresponde).

■ Acta de Recepción y Conformidad.

9. SALIDA TEMPORAL Y REINGRESO DE ACTIVOS FIJOS:

Tiene por objeto controlar la Salida Temporal y el Reingreso de Activos Fijos

pertenecientes a la Empresa, que serán trasladados para su mantenimiento,

reparación, cobertura del seguro o las actividades operativas de LACTEOSBOL.

a) Responsables

• Funcionario Solicitante.



MANUAL

Ven Pág.

CODIGOGAF-MAN-009

01 20 de 50

• Jefe Inmediato Superior.

b) Procedimientos Salida Temporal y Reingreso de Activos Fijos

• El funcionario solicitará la Salida y/o Reingreso del bien o conjunto de

bienes llenando y firmando el formulario “Acta de Salida / Reingreso

Temporal de Activos Fijos”.

• El Funcionario Solicitante deberá hacer firmar el formulario con su

Inmediato Superior, como constancia de conocimiento de la solicitud.

10. CONTRATACIÓN DE SEGUROS Art. 79 - D.S. 0181 NB-SABS

En previsión de alguna contingencia que se pudiera presentar, la Empresa

LACTEOSBOL procederá a suscribir una póliza que cubra cualquier daño que pueda

sufrir los Activos Fijos de la misma, contratando una Empresa o Grupo Asegurador

legalmente establecido en el territorio nacional que pueda cubrir dichas

contingencias.

11. REPOSICIÓN DE ACTIVOS Art. 145 - DS 181 NB-SABS

Tiene por objeto que los Servidores Públicos que hubieran extraviado, perdido o

dañado un Activo asignado, y que no sea cubierto por el seguro, debe reponer el

bien de igual característica o mejor al Activo extraviado o dañado, conforme a

registros contables.

12. AVISO DE INCORPORACIÓN DE ACTIVOS FIJOS A LACTEOSBOL Art. 150 -

D.S. 181 NB-SABS

Todo Activo Fijo de la Empresa cuyo valor esté comprendido en el margen

determinado por el LACTEOSBOL, deberá ser inscrito en el Sistema de Información

que el LACTEOSBOL disponga para tal efecto.


MANUAL CÓDIGOGAF-MAN-009


Ver.______ Pág.01 21 de 50

13. CRONOGRAMA Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE MANTENIMIENTO Y

ASISTENCIA TÉCNICA

La Unidad de Activos Fijos con el propósito de que los Activos permanezcan en

condiciones de uso, evitando su deterioro, averías u otros resultados indeseables

que pongan en riesgo la conservación del Bien, recabará de todas las Unidades las

necesidades de mantenimiento y al inicio de cada gestión presentará a la Gerencia

Administrativa Financiera, Cronogramas de Mantenimiento de los Activos, solicitando

la Contratación de los Servicios de Mantenimiento y Asistencia Técnica de los

Activos, entre éstos:

> Servicio o Plan de Mantenimiento Integral Preventivo, Predictivo y Correctivo

de la Maquinaria, equipos y vehículos e Instalaciones de las Plantas de

Producción.

> Servicio de Mantenimiento Preventivo para las fotocopíadoras.

> Servicio de Mantenimiento Preventivo de los equipos de aire acondicionado de

pared.

> Servicios de Mantenimiento del inmueble principal y de las Plantas.

> Servicio de Asistencia Técnica de instalación de redes, datos y teléfonos.

> Servicio de Asistencia Técnica de las instalaciones de energía eléctrica.

> Otros Servicios de Mantenimiento que requiera la Empresa debidamente

justificados y previa autorización de la Gerencia Administrativa Financiera.

> La Unidad de Activos Fijos solicitará incluir en el POA (Programación de

Operaciones Anual), los recursos necesarios para cumplir con estas

actividades.

La Unidad de Tecnología de Información al inicio de cada gestión deberá presentar a

la Gerencia Administrativa Financiera, Cronogramas de Mantenimiento Preventivo y


MANUAL COIGAF-M

DIGOAN-009



Correctivo de los Equipos de Computación, Fax, Impresoras, Hubs, Servidores,

Cámaras de Video Digital y otros similares.

La Gerencia Técnica al Inicio de cada gestión deberá presentar a la Gerencia

Administrativa Financiera, Cronogramas de Mantenimiento preventivo, predictivo y

correctivo de la maquinaria, equipos, instalaciones y vehículos asignados a las

Plantas de Producción.

14. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO


1 \ * L mí L * j h j * A *1 1 MANUAL CODIGO

SEDEM GAF-MAN-009MANEJO Y DISPOSICION DE Ver. Pág.----- i- ACTIVOS FIJOS - AF 01 23 de 50

A) RECEPCION DE ACTIVOS FIJOS - FLUJO GRAMA

RECEPCION DE ACTIVOS FIJOS

I R'espónsáBTé del Proceso de

Co n tra ta ción D irectaA dm in istra tivo

Financiero

Encargado de Contrataciones

Designa los miembros de la

Comisión de Recepción

Elabora los Memos de designación y

Remite a los miembros de la


Remite la documentación del

Proceso de Contratación a la


Tomaconocimiento

Nota de Devolución de Bienes

Verifica antecedentes e instruye el pago

Recibe ► documentación y ¡

; procede al pago j

Comisión de Recepción Encargado de Activos Fijos

Recibe Memo de Designación

Y Documentación del Proceso de Contratación

Recibe los Activos y verifica caracteristi- cas con las Especi- p ficacíones Técnicas 1

Determina si la revisión demandara | tiempo ó requiere . informe Técnico Especializado

Determina si los Bienes cumplen con las Especificaciones

Técnicas

Elabora el Acta de Conformidad, sugiriéndola adjudicación

, Entrega Bienes s j Activos Fijos

__...... ...Recepcicna

Bienes y Documentación del Proceso de

Compra

Proveedor

Entrega Activos 1

! Firma y recibe j los Bienes

Toma conocimiento ;


S fá s & e OSEDEM

MANUAL


CODIGOGAF-MAN-009

Ver.01

Pág.24 de 50

B) RECEPCIÓN DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS: Contratación de Bienes Adjudicada

ACTIVIDAD REGISTRO RESPONSABLE PLAZO

Una vez adjudicada la Contratación de Bienes Muebles, el Responsable del Proceso de Contratación Directa (RPCD) designa a través de los memos y remite a los miembros de la Comisión de Recepción

RPCD

Memorándum de Designación

Remite la documentación del Proceso de Contratación a la Comisión de Recepción ___________________

RPCD

Revisa que la documentación del Proceso Contratación contenga mínimamente lo siguiente :

deComisión de Recepción

Nota de Solicitud de Inicio de Contratación.

Especificaciones Técnicas.

Certificado de Sin Existencia.

Certificación Presupuestaria.

Orden de Compra y/o Contrato.

Nota de Entrega y/o Factura (si corresponde).

Acta de Recepción y Conformidad.

Documentación del Proceso de

Contratación

Si falta documentación pide Contrataciones completarla_____

a la Unidad de

La Unidad de Contrataciones remite documentación faltante

Unidad de Contrataciones

Envía los Bienes y Nota de Remisión o Entrega al lugar especificado en el contrato _____________

NotaRemisión

deProveedor

Recibe los bienes y procede a la verificación de la cantidad, calidad, atributos técnicos, físicos, funcionales o de volumen de los bienes, conforme a las Especificaciones Técnicas y/o Orden de Trabajo/Compra___________________________________


La Comisión de Recepción determina si la verificación demande un tiempo prolongado por la revisión o informe técnico especializado _______________

Nota de Remisión

Y activos

Si demanda tiempo los bienes son recepcionados provisionalmente ___________________

La Comisión de Recepción emite el Acta de Recepción Provisional y comunica al RPCD y al proveedor el tiempo que demandara la verificación

ActaRecepciónProvisional

deComisión de Recepción


MANUAL CODIGOSEDEM * __ GAF-MAN-009


Concluida la revisión técnica, la Comisión de Recepción determina si los bienes cumplen o no con las características solicitadas

Comisión de Recepción 1

Si los bienes no cumpliesen con las características solicitadas son devueltos al proveedor y se emite un Informe de Disconformidad que es enviado al RPCD

informe de Disconformidad

Comisión de Recepción 2

Si los bienes cumplen con las características solicitadas, se procede a la Elaboración del Acta de Conformidad correspondiente Acta de

ConformidadComisión de Recepción 2

El Acta es remitido al RPCD y se entrega una copia al Proveedor

Verifica antecedentes e instruye el Pago al Gerente Administrativo Financiero adjuntando toda la documentación de respaldo de la Contratación

Solicitud de Pagodocumentación del Proceso de Contratación

RPCD

1

La Gerencia Administrativa Financiera recibe toda la documentación de respaldo del Proceso de Contratación y procede al pago.

documentación del Proceso de Contratación

RPCD3

Al mismo tiempo, la Comisión de Recepción entregará al Encargado de Activos Fijos el Bien Mueble para su codificación, registro y asignación a la Unidad Solicitante


1

PRODUCTOS/SALIDAS: Proceso de Recepción de Activos F ijos concluido


SEDEMMANUAL cot

GAF-MDIGOAN-009



C) CODIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS - FLUJO GRAMA


sC&eeííeO MANUAL cotGAF-M

DIGOAN-009



D) CODIFICACIÓN DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN

INSUMOS / ENTRADAS: A ctivo Fijo Recepcionado


Recepciona el bien y la documentación del Proceso de Contratación de la Comisión de Recepción

Documentación Proceso de

Contratación

Encargado de Activos Fijos

2Revisa que este toda la documentación. Encargado de

Activos Fijos

Si falta documentación solicita a la Comisión de Calificación completarla

Comisión de Calificación 1

La Comisión de Calificación remite documentación faltan te

Documentación Faltante al Proceso de

Contratación

Comisión de Calificación

2

Cuando se tenga toda la información completa del Proceso de Contratación, se procede a codificar el bien según el Sistema de Codificación adoptado por Lacteosbol.

Documentación Proceso de

Contratación completa


3Determina la clase o naturaleza y la ubicación de destino del bien

Especificacione s Técnicas


Asigna un Código de Identificación único e imprime la Etiqueta de Identificación de los bienes muebles de propiedad de la Empresa.

Etiqueta de Identificación


Coloca físicamente la Etiqueta de Identificación a los Activos.

Etiqueta de Identificación


PRODUCTOS/SALIDAS: Proceso de Codificación de Activos Fijos conclu ido


1 SEDEMMANUAL


CODIGOGAF-MAN-009

Ver.01

Pág-,28 de 50

E) REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES - FLUJO GRAMA


MANUAL cotGAF-M

DIGOAN-009



F) REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS: A ctivo Fijo Recepcionado y codificado


Registra el Ingreso del Activo Fijo Mueble en el Formulario de Acta de Ingreso de Activos Fijos identificando:

Descripción del bien (modelo, serie, marca), costo Proveedor

- Fecha de recepción- Partida contable- Otros documentos de entrega.

Adjunta fotocopia de la documentación que comprende mínimamente: la Orden de Compra o Contrato, Actas de recepción y Conformidad al Formulario de Acta de Ingreso de Activos Fijos.

Pide a la Unidad Solicitante el nombre del responsable al cual se le asignara el activo

Formulario de Acta de Ingreso de Activos Fijos


2

La Unidad Solicitante remitirá el nombre del responsable

Listado de personal a asignar Activos

Unidadsolicitante 2

Efectúa el registro correspondiente del activo en el sistema de Activos Fijos - VSIAF.

Alta de registro en VSIAF

Encargado de Activos Fijos 3

Analiza y determina si el Activo requiere el Registro de Derecho Propietario (ej. Vehículos, terrenos, etc.) a nombre de la Empresa, en las instancias correspondientes, como ser Derechos Reales, Catastro Municipal, etc. Documentación

Proceso de Contratación


2

Si el Activo requiere el Registro de Derecho Propietario, remite la documentación existente a Asesoría Legal

Encargado de Activos Fijos Asesoría Legal

Asesoría Legal deberá efectuar el saneamiento de la documentación legal del Activo.

Asesoría Legal

Tiempo que dure el TrámiteRegistra el Derecho Propietario (ej. Vehículos, terrenos,

etc.) a nombre de la Empresa, en las instancias correspondientes Documentación

del Activo

Asesoría Legal

Remite la documentación saneada y registrada a Activos Fijos para custodia

Asesoría Legal2

Recepciona la documentación y la archiva. Encargado de Activos Fijos 2

PRODUCTOS/SALIDAS: Proceso de Registro de Activos Fijos Muebles conclu ido A

Prohibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización y AMétodos - LACTEOSBOL \

SEDEMMANUAL


CODIGOGAF-MAN-009

Ver.01

Pág.30 de 50

G) ASIGNACION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES - FLUJO GRAMA

ASIGNACION DE ACTIVOS FU OS MUEBLES


Verifica la codificación de los

Activos a ser entregados

Im prim e etiqueta y

coloca al activo

Elabora el ' Acta de Asignación de Activos Fijos”

Recibe el Acta rubricada

Y entrega una copia al Funcionario

A rchiva el Acta

C FÍD

Servidor Público

(To c i o )

L_ V_'Elabora y rem ite la

solicitud de asignación de Activos Fijos

H

iTom a

conocim iento

Revisa los datos, recibe el Activo y F irm a el Acta

Archiva el Acta

Gerente Administrativo Financiero

Deriva el requerim iento a la Unidad de Activos

Fijos

H 3 L

Torna conocim iento


1 SEDEMMANUAL


CODIGOGAF-MAN-009

Ver.01

Pág.31 de 50

H) ASIGNACIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES - DESCRIPCIÓN

INSUMOS / ENTRADAS: A ctivo Fijo Recepcionado, codificado y registrado


Requerimiento de asignación de activos con VoBo de la Gerencia Administrativa Financiera Solicitud de

UnidadSolicitante 1

Verifica la existencia del activo solicitadoActivos Encargado de

Activos Fijos

Si no existe el activo solicitado emite nota de inexistencia de activo y remite a Unidad Solicitante

Formulario de Sin Existencia


2

Si existe el activo a ser asignado revisa:

Que tenga la Etiqueta de Codificación en buen estado si está deteriorada la imprime nuevamente y la coloca a los activos


2

Elabora el acta de Asignación de Activos Fijos y Entrega el bien asignado al Funcionario responsable

Encargado de Activos Fijos Servidor Público

1

Valida los datos, verifica el estado del activo, y recibe el Activo Fijo para su uso y resguardo Formulario de

Asignación de Activos Fijos

Servidor Público1

Para constancia el Formulario de Asignación de Activos Fijos es firmado por el Servidor Público y el Encargado de Activos Fijos quien entrega una copia del Acta al Servidor Público

Encargado de Activos Fijos Servidor Público 1

Una copia del Formulario de Asignación de Activos Fijos es remitido a la Gerencia Administrativa Financiera para conocimiento


**

1Archiva y resguarda la documentación de la asignación en orden cronológico.


PRODUCTOS/SALIDAS: Proceso de Asignación de A ctivos Fijos Muebles concluido


£¡3SE£eO MANUAL


CODIGOGAF-MAN-009

Ver.01

Pág.32 de 50

K) REPOSICION DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES - FLUJO GRAMA

Aceptación del Seguro

REPOSICION DE ACTIVOS - Procedimiento Aceptado por el Seguro

Gerente Administrativo Financiero Encargado de Activos Fijos Funcionario Público

Comunica al Funcionario los requisitos que

establece la Póliza

Analiza la documentación

P.rocedentf

C om unica la NO Procedencia e

instruye la reposición

Tom a conocim iento

Esta '''^.Completa

Elabora Nota solicitando

reposición de A ctivo

IAdjunta

documentaciónadicional

Recepciona el Activo

Registra, Codifica Reasigna

c f c .

Solicita a Actvos Fijos requisitos para

reposición de activos

Elabora Informe sobre el Activo

Dañadp/Extraviado solic itando al

í seguro la reposición ;

Recibe Docs

i rCM3

Adjuntadocumentación

fallante

J

Empresa Aseguradora

Recepciona y Firma

Remite el Activo repuesto


MANUAL COIGAF-M

DIGOAN-009



Rechazo por el Seguro


1 K£ee£gOSEDEM

MANUAL COIGAF-M

DIGOAN-009



L) REPOSICIÓN DE ACTIVOS FIJOS MUEBLES - DESCRIPCIÓN

INSUMOS / ENTRADAS: Reposición de un Activo Fijo


EL Servidor Público que ha dañado y/o extraviado solicita a Activos Fijos los requisitos para pedir al Seguro su reposición Solicitud de

reposición

Servidor Publico2

La Unidad de Activos Fijos comunica al Servidor Público los requisitos que establece la Póliza de Seguro


El Servidor Público responsable del Activo extraviado o dañado, elabora un Informe solicitando al Seguro la reposición del mismo

Informe de Solicitud de reposición

Servidor Publico3

Remite el informe a la Gerencia Administrativa Financiera con copia a Activos Fijos

3

Prepara toda la documentación a cerca del Activo y remite a la Gerencia Administrativa Financiera Documento de

respaldo del activo


Prepara la nota al Seguro para solicitar su reposición con toda la documentación necesaria.

GerenciaAdministrativaFinanciera

2

Envía nota de reposición al Seguro con toda la documentación de respaldo.

Nota de reposición y respuesta

Seguro1

El Seguro envía nota de respuesta. 53

Si la solicitud de reposición no es aceptada se elabora Nota interna comunicando la decisión del Seguro y solicitando al Servidor Público la reposición del Activo con un plazo establecido. Nota de

reposición al Servidor público


**

2

Si el Servidor Público no repone el bien en el plazo establecido el Encargado de Activos Fijos emitirá un Informe a la Gerencia Administrativa Financiera, solicitando Nota de Cargo, para su reposición.

Servidor Publico 15

La Gerencia Administrativa Financiera, emite Nota de Cargo al Servidor Público responsable del bien extraviado o dañado estableciendo un plazo no mayor a 15 días calendario.

Informe de Nota de cargo


3

En- caso de no tener respuesta se procederá al descuento de sus haberes del Servidor Público responsable a través de una solicitud a la Unidad de Recursos Humanos, del monto correspondiente del bien extraviado o dañado

Informe de descuento de

Haberes


2


3233ÍE0 MANUAL COIGAF-M

DIGOAN-009



El Encargado de Activos Fijos, una vez recibido el bien repuesto, codificará, registrará y reasignará conforme establece el presente Manual Encargado de

Activos Fijos 2Mantiene un archivo actualizado de las Pólizas de Seguro, verificando constantemente la vigencia de los mismos.

Archivo

PRODUCTOS/SALIDAS: Proceso de Reposición de Activos Fijos Muebles concluido


MANUAL COIGAF-M

DIGOAN-009



M) LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO Y MOVILIZACIÓN DE LOS

ACTIVOS FIJOS - FLUJO GRAMA


!2Su32£c0SEDEM

MANUAL COÍGAF-M

DIGOAN-009


Ver. pág-01 37 de 50

N) LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO Y MOVILIZACIÓN DE LOS

ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS: Activos Fijos a ser inventariados


Elabora el Cronograma para la Toma Física del Inventario de Bienes Muebles de propiedad de la Empresa y remite el cronograma a la Gerencia Administrativa Financiera para aprobación Cronograma


Aprueba el cronograma propuesto y lo remite a Activos Fijos.

Comunica el Cronograma para la Toma Física del Inventario a las oficinas, Plantas y Distribuidoras

Toma Física del Inventario Gerencia

AdministrativaFinanciera

2

Solicita a la Unidad de Recursos Humanos las bajas, altas o movimientos de personal durante la última gestión

Solicitud de personal


j

Remite los movimientos de personal durante la última gestión a Activos Fijos

Listado de Personal

Unidad de Recursos Humanos

1

En cada una de las oficinas, Plantas y Distribuidoras se realiza el recuento y la verificación de los bienes muebles según el Código de Identificación Comisión de

Inventario

14

Si existen Activos faltantes solicita a los responsables que informen sobre su localización

Relación de Activos 1 '

Comunica al Encargado Regional o Jefe de Planta sobre los Activos faltantes


Si la Etiqueta de Identificación del Bien Mueble se encuentra dañada e ilegible, ésta será repuesta por el Encargado de Activos Fijos verificando las Notas de Asignación

Asignación de Activos Fijos Encargado de

Activos Fijos

Verifica el estado de los mismos si el Bien Mueble no se encuentra en buen estado, el Encargado de Activos Fijos analizará las causas y determinará las acciones o Disposiciones de Bienes, según corresponda

VerificaciónFísica Encargado de

Activos Fijos 2

Si Existen cambios de ubicación o reubicación interna de los Activos Fijos Muebles


Registrar los cambios de ubicación o reubicación interna, asimismo Registrar las bajas, altas o movimientos de personal

Asignación de Activos Fijos actualizado


/

|Elabora las nuevas actas de Asignación de Activos Fijos

Encargado de Activos Fijos 1 ‘


MANUAL CODIGO

SEDEM *GAF-M AN-009

MANEJO Y DISPOSICION DE Ver. Páq.ACTIVOS FIJOS - AF 01 38 de 50

Valida los datos, verifica el estado del activo, y recibe el Activo Fijo para su uso y resguardo

Servidor Publico1

Para constancia el Formulario de Asignación de Activos Fijos es firmado por el Servidor Público y el Encargado de Activos Fijos


Servidor Público Encargado de Activos Fijos

En las Plantas y Distribuidoras el Encargado Administrativo Financiero rubrica con VoBo las Actas de Asignación de Activos Fijos


ResponsableAdministrativo 3

El Formulario de Asignación de Activos Fijos firmado es remitido al Encargado de Activos Fijos

3

Elabora un informe sobre el estado de los activos al Jefe de Planta o Lideres de Agencias Regionales


2

Archiva y resguarda la documentación de la asignación en orden cronológico. 1

Concluida la Toma Física del Inventario de Bienes Muebles de propiedad de la Empresa, se elaboran cuadros resumen para actualización del VSIAF

ActualizaciónVSIAF

4

Genera los reportes del VSIAF según corresponda Encargado de Activos Fijos 2

Detecta y aclara las irregularidades de información entre la registrada en el VSIAF y la obtenida en la Toma Física del Inventario de Bienes Muebles


Elabora un Informe a la Gerencia Administrativa Financiera detallando los Bienes que se encuentran aun prestando servicios, activos faltantes, en desuso, movimientos no autorizados y otros necesarios.

Informe de Inventario Encargado de

Activos Fijos 2**

^ ^ ^ L I D A S ^ Proceso de Inventario y M ovilización de Activos Fijos Muebles concluido


1 S&2£eOSEDEM

MANUAL


CODIGOGAF-MAN-009

Ver.01

Pág.39 de 50

O) DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS - FLUJO GRAMA


MANUAL COIGAF-M

DIGOAN-009



DEVOLUCIÓN DE ACTIVOS (Oficina Central) - DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ENTRADAS: Devolución de un Activo Fijo - Oficina Central


Comunica al Encargado de Activos Fijos la necesidad de devolución de activos

Servidor Público Asignado 1

al Encargado de Activos Fijos elabora el “Acta de Devolución de Activos Fijos" Formulario de

Devolución de Activos Fijos

Encargado de Activos Fijos 1El Encargado de Activos Fijos, previa verificación física,

deberá recepcionar los bienes que se detallan en el “Acta de Devolución de Activos Fijos”.

Para constancia el “Acta de Devolución de Activos Fijos” es firmado por el Servidor Público y el Encargado de Activos Fijos Formulario “Acta

de Devolución de Activos Fijos”

Servidor Público Encargado de Activos Fijos

1

Una copia del Acta Firmado es remitido al Servidor Público para su respaldo

Servidor Público

Archiva y resguarda la documentación de la asignación en orden cronológico.


El Encargado de Activos Fijos, actualizará la Base de Datos según el Formulario

Actualiza VSIAF Encargado de Activos Fijos 3

El Encargado de Activos Fijos, emitirá el “Acta de Custodia Temporal1', para el resguardo de los Activos devueltos hasta la incorporación del nuevo funcionario

Acta deCustodiaTemporal


1•*

Archiva y resguarda la documentación en orden cronológico.


PRODUCTOS/SALIDAS: Proceso de Devolución de Activos Fijos concluido


MANUAL


CODIGOGAF-MAN-009

Ver.01

Pag.41 de 50

P) DEVOLUCION DE ACTIVOS (Distribuidoras y Plantas)- DESCRIPCIÓN

INSUMOS/ Devolución de un A ctivo Fijo ENTRADAS:

- Distribu idoras Regionales y Plantas de Producción


El Funcionario Publico comunica al Encargado Administrativo Financiero la obligación de devolución de activos


En base al "Acta de Asignación de Activos Fijos” del Servidor Público, el Encargado Administrativo Financiero elabora el “Acta de Devolución de Activos Fijos"

ResponsableAdministrativo

2

El Funcionario Publico deberá verificar que la información detallada en “Acta de Asignación de Activos Fijos" sea la misma que figura en el “Acta de Devolución de Activos Fijos”.

Formulario "Acta de Devolución

Servidor Público Asignado

El Encargado Administrativo Financiero, previa verificación física deberá recepcionar los bienes que se detallan en el “Acta de Devolución de Activos Fijos”.

de Activos Fijos” ResponsableAdministrativo

Para constancia el “Acta de Devolución de Activos Fijos” es firmado por el Servidor Público y el Encargado Administrativo Financiero

Servidor Público Asignado Responsable Administrativo

1

Una copia del Acta Firmado es entregado al Servidor Público para su respaldo

Servidor Público Asignado

Archiva y resguarda la documentación de la Devolución en orden cronológico.


La Encargado Administrativo Financiero remite una copia del “Acta de Devolución de Activos Fijos” firmado a la unidad de activos Fijos para conocimiento y custodia

Formulario “Acta de Devolución

de Activos Fijos”


1

Actualiza la Base de Datos según el Acta recibida. Encargado de 1Archiva y resguarda la cronológico.

documentación en orden Activos Fijos1

PRODUCTOS/SALIDAS: Proceso de Devolución de Activos Fijos concluido


K&zfcOSEDEM

MANUAL


CODIGOGAF-MAN-009

Ver.01

Pág.42 de 50

Q) BAJA DE ACTIVOS FIJOS - FLUJO GRAMA


1 SEDEMMANUAL COI

GAF-MDIGOAN-009



R) BAJA DE ACTIVOS FIJOS - DESCRIPCION

INSUMOS / ENTRADAS: Activos Fijos a se r dados de Baja


Elabora Informe donde solicita se dé de Baja un Bien mueble y remite a la Gerencia Administrativa Financiera para su consideración. Informe de

solicitud de baja


Toma conocimiento e Instruye al Encargado de Activos Fijos verificar la condición del Bien mueble.

GerenteAdministrativoFinanciero

3

Verifica el estado del Bien mueble y determina si se requiere el concurso de un perito en el área Si se requiere, solicita al perito del área realizar el avalúo correspondiente. Caso contrario

Informe de solicitud de baja

Solicitud de peritaje


Elabora el Informe Técnico correspondiente a la solicitud. Remite el Informe Técnico al Encargado de Activos Fijos vía Gerencia Administrativa Financiera

Informe de peritaje

Perito del Area3

Según el Informe presentado por el Perito del Área:a) si no corresponde la baja, Activos Fijos elabora

Nota Interna comunicando al Servidor Público el veredicto para que el Bien mueble permanezca bajo su custodia

b) si corresponde la baja, Activos Fijos elabora la Solicitud de Baja

Informe de peritaje


1

Se remite la Nota Interna vía Gerencia Administrativa Financiera al Servidor Publico

Informe de peritaje


Remite la solicitud de Baja y demás documentos a la Gerencia Administrativa Financiera Informe de

solicitud de baja


Verifica la solicitud de Baja del Activo Remite la solicitud de Baja del Activo y demás documentación al Asesor Legal para elaborar la Resolución.

Informe de solicitud de baja

GerenteAdministrativoFinanciero

3

Elabora la Resolución de Baja, el Acta de Baja del Bien Remite el expediente con la Resolución de Baja, el Acta de Baja del Bien a la Gerencia Técnica para su firma

Resolución de Baja

Asesor Legal5

Firma la Resolución, Remite a la Unidad de Activos Fijos con copia al Encargado de Contabilidad para realizar los ajustes correspondientes en los Estados Financieros.

Gerente Técnico

■5

Recibe la Resolución de Baja con toda la documentación y procede a dar de baja en el sistema computarizado VSIAF Resolución de

Baja Firmada


Comunica a la Unidad de Almacenes y a la Unidad de Contabilidad sobre lo ejecutado y archiva el documento.


' nArchiva y resguarda la documentación en orden cronológico.


PRODUCTOS/SALIDAS: Proceso de Baja de Activos Fijos Muebles conclu ido \


MANUAL cotGAF-M

DIGOAN-009



S) REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS AL SENAPE - FLUJO GRAMA

REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS AL SENAPE


( ' ¡N iC lO

Solicita A signación de Usuario

Recaba Inform ación ; pertinente

R egistra la Declaración Jurada

de B ienes del E stado

Im prim e Form ularios

Firma y Rem ite

Gerente Administrativo Financiero

Envía solic itud de Usuario

Gerente Técnico SENAPE

Firma y Remite

Tom a conocim iento Rem ite Certificado

Firma y Remite

Asigna Usuario

j ExtiExtiende Certificado


I i * Lm1 L~iL9jhi 0jl*j 1 MANUAL CODIGO

SEDEMGAF-MAN-009


T) REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS AL SENAPE - DESCRIPCIÓN

INSUMOS /ENTRADAS- Activos Fijos a ser registrados al SENAPE


Se solicita al SENAPE mediante Nota se asigne usuario para la incorporación de Activos Fijos de LACTEOSBOL

Solicitud de Usuario


Asigna el respectivo usuario y la respectiva contraseña para el ingreso de los Activos Fijos a LACTEOSBOL y comunica a la Gerencia Administrativa Financiera.

SENAPE

3Comunica al encargado de Activos Fijos las contraseñas otorgadas por el LACTEOSBOL


Prepara listados de la documentación existente de Activos cuyo valor esté comprendido en el margen determinado por LACTEOSBOL para efectuar el registro y remite los listados a la Gerencia Administrativa Financiera

Listados de Activos


3

En coordinación con la Gerencia Administrativa Financiera se determina la información y realiza la Declaración Jurada de Bienes del Estado (DEJURBE), en forma anual.


2

Imprime los formularios que avalan la carga de datos al DEJURBE y firma como responsable de Activos Fijos para posteriormente remitir los formularios a la Gerencia Administrativa Financiera para firma

Declaración Jurada de

Bienes y Rentas del Estado


3

Firma como responsable de la Gerencia Administrativa Financiera Remite formularios a la Gerencia Técnica para firma


2

Firma y remite los formularios al Responsable de Activos Fijos para que realice la presentación de los mismos ante el SENAPE

GerenciaTécnica 3

Presenta Declaración Jurada al SENAPE Encargado de Activos Fijos 1

Extiende el Certificado de Declaración Jurada de Bienes de Estado

CertificadoSENAPE

1Comunica a la Gerencia Técnica y Gerencia Administrativa Financiera la obtención del Certificado y procede al resguardo y archivo del Certificado y la documentación respaldatoria.


PRODUCTOS/SALIDAS Proceso de Registro de Activos Fijos ante el SENAPE conclu ido

.......................... ........................... ....... ..........................................III.......... ............................................................................... s s m \ JProhibida cualquier reproducción parcial o total de este documento sin autorización del Jefe de Organización y Métodos - LACTEOSBOL

i SEDEMMANUAL c o t

GAF-IVDIGOAN-009



15. USO Y DIFUSION

La distribución de los documentos a los Jefes o Gerentes de Unidad estará a cargo

de la Unidad de Organización y Métodos. Cada Jefe o Gerente se encargará de

socializarlo con su personal dependiente y personal inducido.

En el caso de inducción ya sea por incorporación de personal nuevo o por cambio de

cargo de un funcionario dentro de la Empresa, la Gerencia Administrativa Financiera

deberá difundir y socializar este Manual. La socialización debe quedar registrada con

firmas de los participantes.

Este documento podrá ser consultado en la página web del Servicio de Desarrollo de

las Empresas Públicas Productivas.

16. CONTROL DE CAMBIOS

Se utilizará para registrar los cambios efectuados a las versiones anteriores del

Manual de Procedimiento de Adquisición y Manejo de Activos Fijos.

VERSIÓN MODIFICACIONES EN: CAMBIOEFECTUADO

•»

MODIFICADA TÍTULO PÁGINA


MANUAL COIGAF-M

DIGOAN-009



17. ANEXOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIÓN Y MANEJO DE ACTIVOS

FIJOS

UNIDAD DE ACTIVOS FIJOS

PROCEDIMIENTO:“Asignación de Activos Fijos Muebles”

FORMULARIO: Asignación de Activos Fijos Muebles - Individual

USO: Tramitar la asignación de bienes muebles a los funcionarios que

operan en cada una de las oficinas de la oficina central y oficinas

a nivel nacional.

ELABORACIÓN: En computadora

NUMERO NOMBRE

1

3

4

6

7

8

9

10

NOMBRE:

N° DE C.I.:

Nro.

CARGO:

DEPARTAMENTO:\

UNIDAD:

FECHA:

TIPO:

CARACTERÍSTICAS:

ESTADO:

CONTENIDO

Nombre del servidor público a cargo del o los

activos fijos.

Número de carnet de identidad del servidor público

y procedencia.

Numero de documento correlativo

Cargo con el cual fue contratado el servidor

público.

Departamento o localidad en el cual se encuentra

el activo fijo.

Unidad a la que pertenece el servidor público.

Fecha de asignación del o los activos fijos.

Tipo del activo fijo que es asignado.

Características del activo fijo a ser asignado tales

como ser: modelo, marca, etc.

Estado en el cual se encuentra el activo fijo puede

estar en estado malo, regular o bueno.


MANUAL


CODIGOGAF-MAN-009

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11

12

CÓDIGO:

SERIE:

Código del activo fijo asignado por el encargado de

activos fijos.

Serie del activo fijo si este contará con el mismo.

13

14

15

OBSERVACIONES:

FUNCIONARIO

RESPONSABLE:

ACTIVOS FIJOS:

Alguna observación encontrada por el servidor

público, que no se encuentra dentro de las

características.

Firma de servidor público al quien se le hace

entrega del o los activos fijos.

Firma del encargado de la unidad de activos fijos.


MANUAL COIGAF-M

DIGOAN-009



ASIGNACION DE ACTIVOS FIJOS

En cumplimiento a los artículos 146, 147, 148, 156 y 157 del D.S. N° 181 y de los artículos 28 y 31 de la Ley N° 1178, en la fecha se procedió al Acto de Asignación individual y entrega de Bienes de acuerdo a detalle.La asignación de bienes genera en el Servidor Público la consiguiente responsabilidad sobre el debido uso, custodia y mantenimiento de los mismos. La pérdida, destrucción o maltrato será atribuida a su persona.Asimismo, el funcionario que tiene a su cargo dichos bienes, por ningún concepto podrá efectuar préstamos y/o transferencias por cuenta propia.OBSERVACIONES

En señal de,conformidad y_ aceptación,j>e firma la presente acta

Funcionario Responsable Activos FijosNota: En caso de ser necesario el uso de más de un Formulario, deben llenarse y firmarse todos los utilizados


K&z£eOSEDEM

MANUAL


CÓDIGOGAF-MAN-009

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P ág^50 de 50

Fecha:

NUMERO

1

2

3

4

5

6

'7

8

9

10

11

12

13

NOMBRE

PROVEEDOR

NIT:

N° FACTURA

CORRELATIVO

N° C-31

CANTIDAD

TIPO ACTIVO

CARACTERÍSTICAS

N° SERIE

PRECIO UNITARIO

FECHA DE INCORPORACIÓN PRECIO TOTAL

FECHA

CONTENIDO

Nombre de la Empresa Proveedora

Número de NIT de la Empresa Proveedora.

Número de la Factura.

Numero Correlativo del Formulario.

Numero de Documento C-31 del SIGMA.

Cantidad de activos de un mismo tipo.

Tipo/Clase de Activo.

Características del Activo Fijo a ser incorporado tales

como ser: modelo, marca, capacidad, etc.

Número de Serie del Bien (si es que posee uno).

Precio Unitario del Bien.

Fecha de Incorporación del Bien.

Precio total por cada tipo de bien.

Fecha de Elaboración del Formulario.


Documents

SEDEM … · Que señala además, que la aplicación del Manual' de Procedimientos de Manejo y Disposición de Activos Fijos coadyuvara al logro de los objetivos y metas trazadas