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Seguimiento estrategia anticorrupción y atención al ciudadano Corte: 31 de agosto de 2017
Control Interno
SEGUIMIENTO ESTRATEGIA ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO CORTE: 31 DE AGOSTO DE
2017
Fecha: 2017-09-14
Seguimiento estrategia anticorrupción y atención al ciudadano Corte: 31 de agosto de 2017
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1. Introducción En cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y del Decreto 124 de 2016 la Asesora con funciones de Jefe de Control Interno realiza seguimiento al plan anticorrupción y atención al ciudadano del Instituto Nacional de Metrología. El Decreto 124 de 2016 modifica el Decreto 1081 de 2015, en él se señala las metodologías para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano, las cuales se encuentran contenidas en los documentos "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2" y "Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción", estableciéndolas como los estándar para las entidades públicas para dar cumplimiento a lo establecido en Ley 1474 de 2011. Igualmente estable que la máxima autoridad de la entidad u organismo velará de forma directa porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en los documentos referidos. La consolidación del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y del Mapa de Riesgos de Corrupción estará a cargo de la Oficina de Planeación, quien además servirá de facilitadora para todo el proceso de elaboración del mismo. El monitoreo estará a cargo del Jefe de Planeación o quien haga sus veces y del responsable de cada uno de los componentes del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. El mecanismo de seguimiento al cumplimiento de las orientaciones y obligaciones derivadas de los mencionados documentos estará a cargo de las oficinas de control interno o quien haga sus veces, para lo cual se publicará en la página web de la respectiva entidad, las actividades realizadas de acuerdo con los parámetros establecidos. Las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional deberán integrar el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y el Mapa de Riesgos de Corrupción actualizados al Plan de Acción Anual de qué trata el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. De igual manera, la estrategia para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano indica está integrado por cinco políticas autónomas e independientes que se articulan bajo un solo objetivo, la promoción de estándares de transparencia y lucha contra la corrupción. Sus componentes gozan de metodologías propias para su implementación, por lo tanto, no implica desarrollar actividades diferentes o adicionales a las que ya vienen ejecutando las entidades en desarrollo de dichas políticas. Las políticas, estrategias o iniciativas del plan están compuesta por: a) Gestión del Riesgo de Corrupción - Mapa de Riesgos de Corrupción, b) Racionalización de Trámites, c) Rendición de
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Cuentas: d) Mecanismos para mejorar la Atención al Ciudadano: e) Mecanismos para la Transparencia y Acceso a la Información y f) Iniciativas Adicionales.
2. Alcance A la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces le corresponde adelantar la verificación de la elaboración y de la publicación del Plan. Le concierne así mismo efectuar el seguimiento y el control a la implementación y a los avances de las actividades consignadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. La Oficina de Control Interno realizará seguimiento (tres) 3 veces al año, así el segundo seguimiento es a corte 31 de agosto de 2017. En esa medida, la publicación deberá surtirse dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes de septiembre, es decir máximo el 14 de septiembre de 2017. 3. Descripción metodológica. Los procedimientos de auditoría realizados en el presente informe fueron: Consulta: Se realizaron de manera verbal solicitudes a los funcionarios: Mayer Flórez, Luis Fernando Oviedo, Laureano Urrego y Jennifer Olmos sobre los avances y actividades desarrolladas en la Estrategia anticorrupción y atención al ciudadano. Entre otros los recursos obtenidos como insumo para la realización de este seguimiento fueron:
Mapa de riesgos de integrado, documento publicado en la página web de la entidad versión 4. http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_ANTICORRUPCION/2017/MapaRiesgosCorrupIntegradaV4CIDA-N12-20170829.pdf
Plan Anticorrupción y Atención al ciudadano publicado en la página Web de la entidad el 30 de agosto de 2017, para cada uno de sus componentes:
http://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_ANTICORRUPCION/2017/MapaRiesgosCorrupIntegradaV4CIDA-N12-20170829.pdfhttp://www.inm.gov.co/images/contenidos/EL_INM/PLAN_ANTICORRUPCION/2017/MapaRiesgosCorrupIntegradaV4CIDA-N12-20170829.pdf
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En las carpetas compartidas del INM se dispone de una carpeta denominada Planes Institucionales X:\2017\PAAC carpetas 2017 PAAC donde reposan los documentos que evidencian el monitoreo a los riesgos de corrupción, de los componentes que lo conforman y que evidencian el cumplimiento de las actividades diseñadas para los controles establecidos. Se verificaron los documentos cargados a fecha 08 de septiembre de 2017 y a corte 31 de agosto de 2017. Observación: Para el desarrollo del presente seguimiento se verificó el cumplimiento de la normatividad legal vigente así como las directrices internas dispuestas para tal fin y a partir de esto realizar recomendaciones de cara al proceso. En virtud de la anterior, los criterios de evaluación que se observaron, fueron:
Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado.
Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno
de las Entidades y Organismos de la Administración Pública.
Decreto 124 de 2016 por el cual se reglamenta la metodología para diseñar y hacer seguimiento a la Estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. (Guía: "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2" y "Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción").
Guía para la Administración del riesgo emitida por el Departamento Administrativo de la
Función Pública, v3, diciembre de 2014.
Decreto 1083 de 2015 Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Inspección: Se verificaron los soportes dispuestos en la carpeta planes institucionales - Plan Anticorrupción y cada una de las carpetas allí establecidas para cada componente, así: Carpeta de planes institucionales:
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Igualmente, se observó en la página Web del Instituto la estrategia actualizada el 30 de agosto de 2017, la cual se encuentra vinculada al link de ley de transparencia, así: Página Web en link transparencia:
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Procedimientos analíticos: Se verificó el cumplimiento de las acciones con fecha de cumplimiento 31 de agosto de 2017 y presentación de soportes máximo el 8 de septiembre de 2017. Para la evaluación consolidada se utilizó el modelo de matriz de seguimiento al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano establecido en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2". El formato contiene los siguientes parámetros:
FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Entidad Instituto Nacional de Metrología.
Vigencia 2017
Fecha de publicación 14/09/2017
Seguimiento 1 OCI
Fecha de seguimiento: 2017-09-14
Componente Actividades
programadas Actividades Cumplidas
% avance Observación
Componente: Se refiere a cada uno de las políticas del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano. Actividades programadas: Corresponde al número de actividades programadas. Actividades cumplidas: Corresponde al número de actividades efectivamente cumplidas durante el período. Porcentaje (%) de avance: Corresponde al porcentaje establecido de las actividades cumplidas sobre las actividades programadas. Es el nivel de cumplimiento de las actividades plasmadas en el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, medido en términos de porcentaje al corte establecido para seguimiento.
Porcentaje Evaluación
De 0 a 59% Zona baja: color rojo
De 60 0 a 79% Zona media: color amarillo
De 80 a 100% Zona alta: color verde
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Observaciones: Comentarios o precisiones que se consideran necesarias incluir. En esta casilla se informará del cumplimiento de la actividad en fecha tardía. Incluye acuerdos de mejora o acciones de continuidad. Para la evaluación de cada componente se siguen los formatos establecidos en el documento "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano- Versión 2". Y se establecen los siguientes parámetros:
Cumplimiento respecto a la fecha programada
Zona de identificación
Incumplida
Cumplida pero no en la fecha prevista
Cumplida en la fecha prevista
Se define fecha programada como: la fecha en que se proyecta el cumplimiento de la actividad. Para el seguimiento se realizaron entre otras las siguientes actividades para el mapa de riesgos: 1. Verificación de la publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción en la página Web de la entidad. 2. Asegurar que los controles sean efectivos, le apunten al riesgo y estén funcionando en forma oportuna y efectiva. Se realiza bajo el siguiente formato: Seguimiento Mapa de Riesgos de Corrupción Responsable: Sandra Lucía López Pedreros Mapa de riesgos de corrupción Cronograma MRC Acciones
Causa Riesgo Control Elaboración Publicación Efectividad
de los controles
Acciones adelantadas
Observación
4. Resultados La evaluación corresponde a los resultados a 31 de agosto de 2017 y que los responsables tenían como plazo de cargue en la carpeta institucional el 8 de septiembre de 2017, según lo acordado desde inicio de año de contar con 5 días hábiles por parte de los responsables y líderes de las actividades. Se conoció de sus modificaciones a través de correo electrónico y se publicó en la página web de la entidad el 30 de agosto de 2017.
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El objetivo general establecido en el Plan es: “Implementar estándares de transparencia y lucha contra la corrupción por medio del desarrollo y aplicación de las metodologías y soporte normativos propios para cada política pública del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano–PAAC, con el fin de prevenir acciones en la entidad que puedan ser susceptibles de hechos de corrupción”. A continuación se evalúa cada uno de los componentes de la estrategia con la metodología establecida en el Decreto 124 de 2016 y sus respectivas guías. 4.1. PRIMER COMPONENTE: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN: Herramienta que le permite a la entidad identificar, analizar y controlar los posibles hechos generadores de corrupción, tanto internos como externos.
4.1.1. Política de administración de riesgos de corrupción Se cuenta con una política unificada de riesgos que establece: “El Instituto Nacional de Metrología- INM coherente con su política de calidad, con los componentes y elementos que define MECI y con las políticas del Modelo Integrado Planeación Gestión, se compromete a ejercer control sobre aquellos riesgos que puedan afectar negativamente el desarrollo de los objetivos institucionales, de SIG y de los procesos, mediante una efectiva administración de los mismos, como herramienta de gestión que responda al estilo de Dirección Actual, con la participación de todos los funcionarios y contratistas responsables de identificar, analizar y establecer las acciones de mitigación.”
Identificación de riesgos de corrupción
Se identificaron 12 riesgos de corrupción correspondientes a los siguientes procesos:
Macro proceso
Proceso Objetivo del proceso Riesgo
Gestión de las comunicaciones
Comunicaciones
Generar mecanismos que permitan al instituto nacional de metrología, direccionar sus comunicaciones internas y externas hacia el logro de sus objetivos estratégicos y misionales.
Utilizar los medios de comunicación institucionales para intereses particulares.
Gestión del servicio al ciudadano
Interacción con el ciudadano
Gestionar a través de los diferentes canales y/o medios de comunicación los requerimientos (PQRSD) que recibe el INM cumpliendo con los tiempos de respuesta legales y los estipulados por los procesos para lograr la satisfacción del cliente frente a la calidad y transparencia de los servicios prestados por la entidad
Manipular la información de las PQRSD en favor de terceros o propios.
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Gestión de la Red Colombina de Metrología
Coordinación de la RCM
Proporcionar un ambiente y herramientas que permitan una constante actualización de conocimiento teórico y ´práctico en el área de metrología científica e industrial de los laboratorios que conforman la Red Colombiana de Metrología
Favorecer la participación de usuarios de la RCM de manera repetitiva y sin justificaciones técnicas para beneficio propio y/o particular.
Gestión Financiera
Administración de recursos financieros
Gestionar de manera eficiente y trasparente los Recursos Financieros destinados al desarrollo de los procesos y actividades en cumplimiento de la misión del INM
Pérdida de recursos o títulos valores para beneficio particular.
Registrar recaudos con soportes adulterados, falso o sin ellos en beneficio particular o a terceros
Gestión Jurídica Apoyo y asesoría
jurídica
Defender los intereses patrimoniales e institucionales del INM, atendiendo las acciones que en contra de la entidad puedan iniciar ex funcionarios, o terceras personas que se sientan perjudicadas por acciones u omisiones del Instituto Nacional de Metrología, así como de las acciones que por ley deba iniciar la entidad en contra de funcionarios o ex funcionarios.
Afectar el debido proceso en beneficio particular o a terceros. Inadecuada representación legal o extra judicial del INM en beneficio particular o a terceros.
Gestión de la información
Administración de sistemas de información
Administrar, gestionar y mantener la infraestructura tecnológica y de comunicaciones del INM
Violación de datos institucionales y suplantación de identidad, así como la manipulación o adulteración de los sistemas de información, para beneficio propio y/o de terceros.
Gestión del talento humano
Ingreso, desarrollo y retiro de personal
Administrar de manera eficiente el talento humano al servicio del INM, mediante la realización de actividades de ingreso, desarrollo y retiro de personal dando cumplimiento a los requisitos legales establecidos
Ingreso de personal sin cumplimiento de requisitos en favorecimiento propio y/o de terceros.
Gestión logística y
administrativa
Contratación y adquisición de bienes y servicios
Gestionar los procesos de selección del INM para asegurar la adquisición de bienes y servicios necesarios para apoyar los procesos de funcionamiento y logística del Instituto.
Manipular la contratación en favor de terceros para satisfacer intereses propios.
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Administración de recursos físicos
Gestionar los recursos físicos y los servicios administrativos, mediante la administración, mantenimiento y control de la infraestructura del Instituto Nacional de Metrología
Manipular los recursos físicos, económicos y/o financieros, por intereses personales propios y/o para beneficio de un tercero
Gestión de servicios tecnológicos
Prestación de Servicios de Calibración y Ensayos / Cursos de Capacitación / Producción Certificación y Comercialización de Materiales de Referencia / Asistencia Técnica / Programas de Comparación Interlaboratorios y/o Ensayos de Aptitud
Proporcionar servicios de calibración a los patrones de medición de los laboratorios, centros de investigación, industria y otros interesados cuando se solicite, así como expedir oportunamente los certificados de calibración y/o informes de medición Planear ofrecer y prestar cursos de capacitación técnica en metrología
Utilización inapropiada y uso indebido de los recursos (Humanos y físicos) para beneficio propio y/o de tercero
Fuente: mapa de riesgos
Monitoreo y revisión
Los líderes de los procesos en conjunto con sus equipos deben monitorear y revisar periódicamente el documento del Mapa de Riesgos de Corrupción y si es del caso ajustarlo. Su importancia radica en la necesidad de monitorear permanentemente la gestión del riesgo y la efectividad de los controles establecidos. Teniendo en cuenta que la corrupción es por sus propias características una actividad difícil de detectar. En esta fase los responsables de cada control establecido deben:
1. Garantizar que los controles sean eficaces y eficientes. 2. Obtener información adicional que permita mejorar la valoración del riesgo. 3. Analizar y aprender lecciones a partir de los eventos, los cambios, las tendencias, los éxitos y los fracasos. 4. Detectar cambios en el contexto interno y externo. 5. Identificar riesgos emergentes.
Se realizó monitoreo por parte de cada responsable.
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4.1.2. Seguimiento de los riesgos de corrupción
El seguimiento corresponde a la Oficina de Control Interno, este se realizó en el formato establecido por la guía. Se describen los subcomponentes de la estrategia de Gestión del Riesgo de Corrupción y el Mapa de Riesgos de Corrupción bajo los lineamientos del documento “Guía para la Gestión del Riesgo de Corrupción”. La evaluación para esta componente bajo las fechas programadas ya cumplidas es la siguiente:
COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
Subcompone
nte Actividades
Meta o
producto
Respons
able
Fecha
programada
Corte 30 de abril De 2017. Observación Control Interno
Monitoreo o revisión
4.1
Realizar mesas de trabajo con los responsables de las áreas de la entidad, y/o solicitar por carta o por correo electrónico, monitorear y revisar que se desarrollen los controles y acciones de cada riesgo, las mesas se realizarán previo a cada seguimiento del PAAC establecido por Ley
Lista de asistencia y/o carta de sistema de gestión documental y/o correo electrónico
Oficina Asesora
de Planeación
2017-04-28 2017-08-31 2017-12-29
Cumplida
Seguimiento 5.1
Realizar seguimiento en los tiempos establecidos por ley, y asegurar publicación de resultados en la página web
Informes de seguimiento
Asesor
con funciones de Jefe de
Control Interno
2017-05-15 2017-09-14 2018-01-16
Cumplida
Es decir, que de las dos actividades se cumplió con el 100%.
Mapa de riesgos: El presente seguimiento adelantado por la Oficina de Control Interno se enfocó en las siguientes actividades:
1. Verificación de la publicación del Mapa de Riesgos de Corrupción en la página Web de la entidad, el cual se publicó el 30 de agosto de 2017. 2
2. Verificación de que los controles implementados sean efectivos. A continuación el análisis:
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Cronograma MRC Acciones
Causa Riesgo Control Elaboración Publicación / corte Efectividad
de los controles
Acciones adelantadas Observación
Información incompleta, inoportuna o no sustentada técnicamente Encubrimiento de la mala gestión administrativa de la entidad
Utilizar los medios de comunicación institucionales para intereses particulares
Informar a la Alta Dirección sobre el evento presentado
2017-09-05 2017-08-31 INEFECTIVO
Acción diseñada: Notificar mediante memorando radicado en el Sistema de gestión documental de la entidad a la alta dirección, cuando se presente el evento.
Los responsables indican: No se presenta ninguna novedad y no se realiza ningún reporte radicado hasta la fecha. 2017-09-05.
No existe un control preventivo. Los controles preventivos son aquellos que actúan para eliminar la causa del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización Se espera a que suceda el evento para notificar y no se toman acciones preventivas para evitar que suceda. Se recomienda identificar por ejemplo controles como listas de chequeo de información a publicar en la extranet e intranet.
- Falta de controles o políticas para emisión de respuestas de comunicaciones en el INM - Información incompleta, inoportuna o no sustentada técnicamente en las respuestas enviadas a los usuarios solicitantes de PQRSD - Inconsistencias en las fuentes de información
Manipular la información de las PQRSD en favor de terceros o propios
Informar a la Alta Dirección sobre el evento presentado
2017-05-05
2017-08-31
EFECTIVO
Acción diseñada: Comunicar por memorando a los servidores públicos, la segregación de funciones frente a las respuestas oficiales a las solicitudes de PQRSD radicadas a la entidad. Los responsables indican: ya está implementado desde el inicio de año de acuerdo a la parametrización dada por el grupo de sistemas de información y redes.
Control Interno recomienda diseñar un control preventivo que ataque la causa.
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- Encubrimiento de la mala gestión administrativa de la entidad
Acción diseñada: Notificar mediante memorando radicado en el Sistema de gestión documental de la entidad a la alta dirección, cuando se presente el evento. Los responsables indican: no se han presentado eventos.
Inconsistencias en la información brindada Debilidades en la protección de información Deficiencia en el control en la selección de programas y designación de beneficiarios Obtener beneficios de la Red Colombiana de Metrología sin autorización Favorecimiento a particulares y/o a terceros sin cumplimiento de requisitos
Favorecer la participación de usuarios de la RCM de manera repetitiva y sin justificaciones técnicas para beneficio propio y/o particular
Actualizar y divulgar procedimiento y registros que determinen el derecho a participar en las actividades organizadas por la coordinación de la RCM
2017-07-07
2017-08-31
EFECTIVO
Acción diseñada: Actualizar el procedimiento y formato de aprobación de participantes a los talleres de formación e integrarlos en el SIG. Los responsables indican: fue aprobado a través de acta No. 11 de fecha 201-06-28.
Se observa que el procedimiento fue aprobado a través de acta No. 11 de fecha 201-06-28 A través de las actividades diseñadas se considera efectivo el control de este riesgo.
2017-05-05
2017-08-31
Acción diseñada: Socializar previamente a los participantes sobre las políticas de sanción, a través de los medios de comunicación de la entidad. Los responsables indican: A la fecha no se han realizado talleres de formación para la RCM. Se espera por plan de acción que se realicen dos talleres de formación para el mes de octubre y los otros dos para el mes de diciembre.
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Acción diseñada: Verificar las solicitudes de inscripción de los participantes frente a los requisitos establecidos en el procedimiento de talleres de formación de la RCM, y remitir los mismos a Servicios Administrativos para la respectiva autorización del ingreso de participantes de los talleres de la RCM a la entidad, previo al desarrollo de cada taller Los responsables indican: A la fecha no se han realizado talleres de formación para la RCM. Se espera por plan de acción que se realicen dos talleres de formación para el mes de octubre y los otros dos para el mes de diciembre.
A través de las actividades diseñadas se considera efectivo el control de este riesgo.
Verificar listado de participantes aprobados frente al listado de asistencia a los talleres de formación de la RCM, si hay anomalías suspender los
2017-05-05
2017-08-31
Acción diseñada: Corroborar listados de participantes aprobados, frente a listados de asistencias, previo al desarrollo del taller. Los responsables indican: A la fecha no se han realizado talleres de
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beneficios a los participantes.
EFECTIVO
formación para la RCM. Se espera por plan de acción que se realicen dos talleres de formación para el mes de octubre y los otros dos para el mes de diciembre.
Cuando suceda el evento notificar la suspensión de los beneficios de la RCM por un periodo de 6 meses a los participantes de los talleres de formación de la RCM, y notificar la ocurrencia del hecho a la Dirección General y Secretaría General. Los responsables indican: A la fecha no se han realizado talleres de formación para la RCM. Se espera por plan de acción que se realicen dos talleres de formación para el mes de octubre y los otros dos para el mes de diciembre.
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Mala administración presupuestal Corrupción por mal manejo en la consignación de dineros a las cuentas de la entidad Inconsistencias en las fuentes de información Falta de políticas, lineamientos y/o controles Informes incompletos, sin análisis de la información procesada por el área Custodia de títulos valores sin controles efectivos Información incompleta, inoportuna o no sustentada técnicamente remitida por las diferentes áreas
Pérdida de recursos o títulos valores para beneficio particular
Realizar pagos a través de la Cuenta Única Nacional -(DGCPTN)
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2017-08-31
INEFECTIVO
Acción diseñada: Realizar conciliaciones mensuales contempladas dentro del procedimiento CUN, y reportarlas en los seguimientos del PAAC. Los responsables indican: Se han enviado las conciliaciones del año hasta el mes de julio, la de agosto se envía en los últimos días de septiembre.
Se recomienda adoptar excepciones. Enfatizar que dentro del manejo del SIIF existen diferentes perfiles y que nadie podrá tener el de los otros, ni en vacaciones se podrán tener los mismos perfiles. Verificar si existen pagos que no se realizan por DGCPTN, de ser así se deberán crear controles específicos para esas cuentas. Se recomienda tener presente para la identificación de los riesgos del proceso contable la resolución 193 de 2016. Se sugiere tener presente que el riesgo de índole contable representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que tienen la capacidad de afectar el proceso contable y que, sino consecuencia de ello, impiden la generación de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública. Se materializa cuando los hechos económicos generados en la entidad no se incluyen en el proceso contable o cuando siendo
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incluidos no cumplen con los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación dispuestos en el Régimen de Contabilidad Pública. El diseño del control debe involucrar criterios como:
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Asegurar la custodia de los títulos valores de la entidad
2017-09-05
2017-08-31
INEFECTIVO
Acción diseñada: Incluir en el informe de gestión del área de Financiera, capítulo con numeral donde se refleje el análisis de la información encontrada frente a la custodia de los títulos valores, previa solicitud del Secretario General y reportarlas en el seguimiento del PAAC. Los responsables indican: Se envían informes realizados en el cuatrimestre.
La información relacionada es más detallada a la relacionada en informes anteriores.
Informes de arqueos realizados
2017-09-05
2017-08-31
EFECTIVO
Acción diseñada: Realizar 2 arqueos sorpresivos a la custodia de los títulos valores por parte de la oficina de control interno de gestión. Los responsables indican: Se realizó arqueo por parte de la Oficina de Control Interno
Es un control externo al proceso. En el informe realizado tras el arqueo se recomiendan acciones de control a la custodia de títulos valores.
Filtrar correos electrónicos sospechosos
Acción diseñada: Enviar correos electrónicos sospechosos al proceso de TI para su respectivo análisis, cuando se presente el evento. Los responsables indican: No se han presentado correos sospechosos que reportar al área de sistemas
Se recomienda políticas de seguridad informática y restricción de los sistemas a determinadas páginas para el grupo financiero. Igualmente capacitaciones para los integrantes sobre correos sospechosos. Capacitación igualmente sobre buenas prácticas informáticas como el establecimiento de claves.
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Inconsistencias en la Información Brindada Deficiencias en los Controles de los Pago recibidos por Servicios Prestados Deficiencias en el control de los resultados de la comparación Favorecimiento fiscal o tributarios a terceros
Registrar recaudos con soportes adulterados, falso o sin ellos en beneficio particular o a terceros
Asegurar el cumplimiento del procedimiento de recaudos, actualizarlo en cumplimiento de requisitos legales, e implementación de buenas prácticas
2017-09-05
2017-08-31
INEFECTIVO
Acción diseñada: Reportar a la alta dirección los pagos realizados con posterioridad a la prestación del servicio, cuando ocurra el evento Los responsables indican: No ha habido pagos realizados con posterioridad sin que medie un contrato. Acción diseñada: Elaborar análisis de información encontrada y presentarlos en formato de informe: a. Los registros de verificación correspondientes con el banco (Recibo de Caja) y cargue en SIIF realizados de manera mensual b. Realizar conciliaciones mensuales de ingresos financieros remitiendo las actas suscritas con SIST según registros realizados Reportar ambos soportes en el seguimiento del PAAC. Los responsables indican: Se envían informes realizados en el cuatrimestre
Se observa que no se registra la fecha de elaboración y revisión.
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Inconsistencias en los actos administrativos Información incompleta, inoportuna o no sustentada jurídicamente Desconocimiento de la norma Ausencia de lineamientos para la gestión jurídica Problemas de competencias profesionales y laborales Demora en los tiempos de respuesta
Afectar el debido proceso en beneficio particular o a terceros
Ejecutar acciones para establecer la presunta existencia de faltas disciplinarias, atendiendo para el efecto las acciones realizadas en las investigaciones en primera instancia.
2017-09-05
2017-08-31
EFECTIVO
Acción diseñada: Actualizar permanentemente la base de datos de contentivo de autos de trámites y de decisión (Número de radicado, Tipo, Fecha de inicio de la diligencia, Estado actual, Fecha última actuación), con el fin de evidenciar los tiempos del desarrollo del proceso disciplinario establecidos en los términos de la Ley 734 de 2002, reportar análisis de información encontrada en el seguimiento del PAAC. Los responsables indican: Se remite base de datos generada por la encargada de procesos disciplinarios.
Se recomienda la sistematización de los tiempos de los procesos disciplinarios. Se recomienda determinar exactamente la periodicidad. Se recomienda capacitaciones tanto a los funcionarios del grupo disciplinarios como a los funcionarios para que se conozcan sus garantías. Se aclare que es una prueba y que es el debido proceso, que se diferencie entre preliminar y disciplinario y reserva legal del proceso disciplinario entre otros. El conocimiento de los presuntos disciplinados y de los disciplinados fortalece el debido proceso.
"Ausencia de lineamientos para la gestión jurídica Desconocimiento de la norma Problemas de competencias profesionales y laborales" Inconsistencias en los actos administrativos
Inadecuada representación legal o extrajuducial del INM en beneficio particular o a terceros
Seguimiento al estado de los diferentes procesos que se adelanten en contra de la entidad o que hayan sido iniciados por la entidad
2017-09-07
2017-08-31
EFECTIVO
Acción diseñada: Registrar el estado de los procesos en el aplicativo eKOGUI, de manera bimensual y presentarlos en el seguimiento de monitoreo y revisión. Los responsables indican: Se adjuntan relación de estado de procesos judiciales registrados ante el eKOGUI los cuáles son actualizados
Se recomienda establecer qué pasa con una excepción al control. Se recomienda realizar verificaciones de información con el Sistema de la rama judicial y con el de la Procuraduría.
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Control Interno
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E1-02-F-22 (2014-10-31)
periódicamente, el proceso está normal.
Presentar los casos al Comité de conciliación y defensa jurídica presentando para el efecto las diferentes consideraciones de hecho y derecho para la toma de decisiones.
2017-09-07
2017-08-31
Acción diseñada: Convocar a sesiones del comité conciliación y defensa judicial de la entidad, cuando suceda el evento. Los responsables indican: Se adjuntan 4 actas del comité de conciliación y defensa judicial desde el mes de febrero al mes de junio de 2017, el acta número 5 del mes de agosto está en proceso de recolección de firmas, el proceso está normal.
Se recomienda establecer excepción al control.
Identificación y administración de datos institucionales no confiables Inexistencia de un sistema de gestión de seguridad de la información "Falta de pruebas Suficientes del sistema antes de sacarlo a producción Falta de análisis de vulnerabilidades/ame
Violación de datos institucionales y suplantación de identidad, así como la manipulación o adulteración de los sistemas de información, para beneficio propio y/o de terceros
Asegurar la óptima administración de riesgos de los activos de información y el análisis de incidentes
2017-09-07
2017-08-31
Acción diseñada: Implementar mapa de riesgos del SGSI y realizar monitoreo. Los responsables indican: Al respecto se me informa que dado que la actividad previa, denominada "Documentar los mapas de riesgos del SGSI, y gestionar aprobación en SIG“, aún no se encuentra finalizada, es imposible realizar la implementación del mapa de riesgos mencionado.
Hasta que no se encuentre aprobado el mapa de riesgos SGSI no se puede considerar si es efectivo. Se recomiendan acciones de autocontrol y actualizar fechas que se ajusten a la realidad de la implementación.
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Control Interno
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E1-02-F-22 (2014-10-31)
nazas en los activos de información" Desactualización o no existencia de la documentación de los sistemas de información Falta cultura de los funcionarios y/o contratistas en el manejo de información Intereses particulares por parte de las personas que manipulan el sistema de información No es confiable los registros radicados en el sistema de gestión documental
2017-09-07
2017-08-31
INEFECTIVO
Acción diseñada: Realizar pruebas y validación de vulnerabilidades antes de salir a producción los sistemas de información desarrollados y/o implementados en la entidad. Los responsables indican: En la actualidad aún no se ha dado por finalizado ningún desarrollo o implementación de aplicativos en la entidad, motivo por el cual aún no se disponen de pruebas de validación de vulnerabilidades en los sistemas de información.
Su diseño puede ser efectivo. Hasta que no se encuentre en ejecución no se puede validar su efectividad. Se recomiendan acciones de autocontrol y actualizar fechas que se ajusten a la realidad de pruebas y validaciones.
2017-05-05
2017-08-31
Acción diseñada: Elaborar y/o actualizar, y gestionar aprobación en SIG documentos de; políticas, estrategias, manuales, procedimientos, formatos, instructivos u otros, asociados al mejoramiento del proceso de sistemas de información, ejemplo dejar la evidencia y/o justificación de la eliminación de número de radicados de documentos en el sistema de gestión documental. Los responsables indican: Durante el período comprendido entre mayo y agosto de 2017 no se realizaron actualizaciones en
Su diseño puede ser efectivo. Hasta que no se encuentre aprobado no se puede considerar si es efectivo.
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E1-02-F-22 (2014-10-31)
los manuales o procedimientos asociados con el proceso de Administración de Sistemas de Información.
Segregación de funciones de cargos asignados al proceso de sistemas de información
2017-09-07
2017-08-31
INEFECTIVO
Acción diseñada: Realizar jornadas de sensibilización al personal del INM sobre el buen uso y prácticas, frente al manejo y administración de los sistemas de información. Los responsables indican: Durante el período comprendido entre mayo y agosto de 2017 no se realizaron jornadas en este sentido
"Tráfico de influencias Personal carente de competencias” Falencias en los controles de selección "Deficiencias de controles Intereses personales para favorecer a un tercero Amiguismo entre los funcionarios"
Ingreso de personal sin cumplimiento de requisitos en favorecimiento propio y/o de terceros
Verificar el cumplimiento del procedimiento de selección y vinculación de personal
2017-09-07 2017-08-31
INEFECTIVO
Acción diseñada: Confirmar aleatoriamente los soportes de estudio y/o experiencia laboral aportados por el aspirante. Los responsables indican: Se validaron totalidad de los soportes de Edwin Martinez y Maria Catalina Lopez (se envía algunas evidencias pero se pueden consultar en la historia laboral)
El control no puede ser aleatorio, debe ser a todos los registros, además el volumen de ingreso de funcionarios no es elevado. Debe ser cumplido a todos el personal que ingrese.
Informar a la Alta Dirección sobre el evento presentado
2017-09-07 2017-08-31
Acción diseñada: Comunicar oficialmente a las instancias respectivas (Entidades de control, Control interno disciplinario) para los fines pertinentes, si
No es un control preventivo.
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E1-02-F-22 (2014-10-31)
se confirma el evento presentado. Los responsables indican: No se ha presentado hasta el momento.
"Desconocimiento de procedimientos asociados al proceso No permitir a los proveedores o interesados conocer anticipadamente las necesidades de adquisición del INM" Apropiación indebida y mala administración de bienes y/o dinero
Manipular los recursos físicos, económicos y/o financieros, por intereses personales propios y/o para beneficio de un tercero.
Realizar arqueos de la caja menor
2017-09-07 2017-04-30
EFECTIVO
Acción diseñada: Realizar arqueos sorpresivos de caja menor, 4 veces al año y presentarlos en el seguimiento de monitoreo y revisión. Los responsables indican: Se realizó arqueo de caja menor.
Se recomienda adaptar controles por parte del líder del proceso (arqueo es de control interno). Las pólizas en su diseño son efectivas, lo importante es que la cobertura y cumplimiento se den ante cualquier evento.
Asegurar la cobertura permanente del amparo de los recursos de la entidad, a través de la renovación de las pólizas.
2017-08-30 2017-04-30
Acción diseñada: Realizar contrato de pólizas que amparan los recursos de la entidad, incluyendo cubrimiento de infidelidad y riesgos financieros. Los responsables indican: El día 30 de mayo de 2017 se solicitó al Grupo de Gestión contractual dar inicio al proceso de selección con el fin de adquirir las pólizas que amparan los bienes de la entidad, de otro lado y en aras de asegurar el amparo de los bienes del Instituto se adiciono el contrato actual con una vigencia del 7 de mayo al 4 de agosto de 2017.
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"Utilización de equipos en la prestación del servicio en sitio, sin autorización de la entidad Deficiencias en los controles para la prestación del servicio" "Prestación del servicio de capacitaciones sin haber cancelado (Pagado) Ingreso de personal al instituto sin autorización" Falta de garantía en la utilización de equipos en la prestación del servicio en sitio Deficiencias en los controles para la prestación del servicio Falta de manuales técnicos y de usuarios de sistemas de información Controles no efectivos en los sistemas de información de los procesos misionales de la entidad Pagos realizados posteriormente a la prestación del servicio "Falta de garantía en
Utilización inapropiada y uso indebido de los recursos (Humanos y físicos) para beneficio propio y/o de tercero
Asegurar que la información de los procedimientos asociados a los procesos de los servicios misionales de la entidad, estén actualizados permanentemente en cumplimiento de requisitos legales y/o implementación de buenas prácticas.
2017/07/07 2017-08-31
EFECTIVO
09/02/2017 2017-08-31
Acción diseñada: Ajustar el procedimiento del servicio de "Capacitaciones", adicionando control para que previo al desarrollo de la capacitación, la Coordinación Financiera registre el pago del servicio y genere el correspondiente recibo de caja, habilitando de ésta manera la generación del listado de usuarios del servicio de capacitación por medio del aplicativo ASM, para ser remitido al grupo de Servicios Administrativos (Vigilancia) y de ésta manera poder verificar el ingreso de usuarios, aclarando en el procedimiento cuando el servicio se preste (contrato, convenio, acuerdo, etc.) con usuarios pertenecientes a entidades públicas.
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E1-02-F-22 (2014-10-31)
la utilización de equipos en la prestación del servicio en sitio Deficiencias en los controles para la prestación del servicio" Apropiación y/o uso de bienes públicos para fines personales y/o beneficio de terceros Interés particular por parte del servidor de la entidad para sacar beneficio económico Falta de ética profesional por parte del servidor público Falta de ética profesional por parte
Parametrizar los sistemas de información asociado a los procesos de los servicios misionales que presta la entidad
31/05/2017 2017-08-31
Acción diseñada: Comunicar oficialmente en la entidad a través de circular, los equipos delicados que van de mano de los servidores públicos cuando comisionan en cumplimiento de la prestación del servicio en sitio.
31/08/2017 2017-08-31
Acción diseñada: Actualizar manual técnico y de usuario incluyendo la mejora del aplicativo ASM en la integración y generación del formato de ingreso y salida de equipos de la entidad que se utilizan para la prestación de servicios en sitio, garantizando número de orden consecutivo controlado, y gestionar aprobación en SIG..
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E1-02-F-22 (2014-10-31)
del usuario tomador del servicio Interés por beneficiar a un usuario en particular
Asegurar controles de ingreso y salida de equipos de la entidad que se utilizan para la prestación del servicio en sitio
2017-09-05 2017-08-31
Acción diseñada: Verificar cada 4 meses aleatoriamente en 3 formatos de entrada y salida de equipos que los mismos estén diligenciados correctamente y están como soportes de los informes de legalización de la comisión en cumplimiento de la prestación del servicio en sitio. Reportar análisis de información encontrada con soportes de informes de legalización de la comisión y formatos diligenciados correctamente en cada seguimiento del PAAC. El responsable indica: se entregan los formatos aleatorios en control del riesgo.
Aleatoriamente no garantiza la efectividad del control.
2017-09-05 2017-08-31
Acción diseñada: Si se confirma el evento sucedido, comunicar oficialmente a la Secretaría General, Director General y entes de control si se considera pertinente, para los fines pertinentes. El responsable indica: A la fecha no se ha presentado el evento.
Efectivo tras el cumplimiento de otras acciones (se entendería como la excepción).
Contrastar el servicio pagado frente al prestado de manera permanente.
2017-05-05 2017-08-31
Acción diseñada: Verificar en cada certificado generado en cumplimiento de la prestación del Servicio de Calibración de Equipos, que la información esté conforme al servicio pagado, si no es
Se considera en su diseño efectivo.
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así, realizar las observaciones pertinentes a las áreas correspondientes para aclarar el evento sucedido. El responsable indica: No se ha materializado el riesgo.
2017-09-05 2017-08-31
Acción diseñada: Verificar que los soportes de pagos de los usuarios del servicio de Capacitación en cumplimiento de la programación del Servicio en el aplicativo ASM, sean realizados conforme el procedimiento establecido (Previamente), viabilizar el ingreso y remitir a Servicios Administrativos, si no es así, realizar las observaciones pertinentes a las áreas correspondientes para aclarar el evento sucedido.
Se considera en su diseño efectivo. No se observó soporte
2017-09-05 2017-08-31
Acción diseñada: Si se confirma el evento sucedido, comunicar oficialmente a la Secretaría General, Director General y entes de control si se considera pertinente, para los fines pertinentes. El responsable indica: No se han presentado eventos relacionados
Efectiva tras otras acciones.
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4.2. SEGUNDO COMPONENTE: “ESTRATEGIA RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES”.
Se estableció como objetivo específico de este componente “Agilizar los trámites para el usuario a través del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos de los servicios de la entidad, brindando información integrada, interactiva y personalizada, con el uso de las tecnologías de información” Para los usuarios SUIT, la herramienta entró en mantenimiento del 8 al 20 de septiembre de 2017 y se encuentra fuera de servicio en el momento de realizar este informe (13 de septiembre de 2017), como se observa en la siguiente pantallazo del Twiter de la Función Pública:
En cuanto a la racionalización externa se revisan los soportes brindados al no poderse realizar el seguimiento a través del sistema, de tres actividades a cumplir se cumplió el 100%
Nombre Situación actual Mejora a
implementar
Acciones racionalizaci
ón
Fecha
inicio
Fecha presente
vigencia
Observación
Programas de
comparación
interlaboratorios /
ensayos de
aptitud
Los informes
preliminares y finales
actualmente están siendo impresos y
firmados
mecánicamente para
ser remitidos a los
clientes
Generación de
informes preliminares
y finales en formato
digital con firmado
electrónico y
estampado
cronológico
Firma
electrónica
01/02/20
17 31/07/2017
Cumplido
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E1-02-F-22 (2014-10-31)
En cuanto a la racionalización interna
NOMBRE DEL
TRÁMITE, PROCESO O PROCEDIMIENTO
SITUACIÓN
ACTUAL
DESCRIPCIÓN DE LA MEJORA A
REALIZAR AL
TRÁMITE,
PROCESO O
PROCEDIMIENTO
BENEFICIO AL
CIUDADANO Y/O ENTIDAD
DEPENDENCIA FECHA REALIZACIÓN
OBSERVACI
ONES
RESPONSABLE INICIO FIN
dd/mm/aa dd/mm/aa
Sistema de Administración de
Actualmente las
herramientas
construidas por la entidad no
cubren en su
totalidad las
operaciones
necesarias y
suficientes
relacionadas con
el proceso de
atención de solicitudes de
Capacitación en
temas
metrológicos
Actualización de
la herramienta
para la gestión
de información
relacionada con el proceso de
atención de
solicitudes de
Capacitación en
temas
metrológicos
Integración y
optimización de
funcionalidades relacionadas con
la administración
de información
de
capacitaciones
en metrología
reducción de
consumo de
recursos de impresión y
automatización
de actividades
rutinarias
Secretaria
General - Sistema de
Información y
Redes
01/02/2017 30/06/2017 Cumplido
Cursos de
Metrología
Certificaciones y
constancias del
INM
En la actualidad
las
certificaciones y
constancias
emitidas por las
diferentes
dependencias y procesos de la
entidad no se
encuentran
automatizadas
en su totalidad,
generando un
considerable
consumo de
insumos de
impresión
Extensión del servicio de
firmado
electrónico y
estampado
cronológico de
documentos
relacionados con
certificaciones y
constancias emitidas por las
dependencias y
procesos de la
entidad.
Reducción en el
consumo de
recursos de
impresión e incremento en
los niveles de
confiabilidad y
seguridad de la
documentación
generada por la
entidad
Secretaria General -
Sistema de
Información y
Redes
01/02/2017 30/06/2017 Cumplido
4.3. TERCER COMPONENTE: “ESTRATEGIA RENDICIÓN DE CUENTAS”.
Asistencia Técnica
Los informes
preliminares y finales
actualmente están
siendo impresos y
firmados
mecánicamente para
ser remitidos a los
clientes
Generación de
informes preliminares
y finales en formato digital con firmado
electrónico y
estampado
cronológico
Firma
electrónica
01/02/20
17 31/07/2017
Cumplido
Capacitación en
temas
metrológicos
En la actualidad las
certificaciones se generan
electrónicamente con
firma mecánica y
posteriormente se
imprime generando un
considerable consumo
de insumos de
impresión (papel y
tinta)
Generación de
certificados de
capacitaciones y
cursos en formato
digital con firmado electrónico y
estampado
cronológico
Firma
electrónica
01/02/20
17 30/06/2017
Cumplido.
Seguimiento estrategia anticorrupción y atención al ciudadano Corte: 31 de agosto de 2017
Control Interno
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E1-02-F-22 (2014-10-31)
El objetivo de este componente es: “Mantener los canales de comunicación abiertos a la comunidad para brindar la oportunidad de conocer el instituto, nuestros servicios y la gestión realizada, y así facilitar la participación de diálogo lo que permitirá mejorar continuamente la calidad y oportunidad en la prestación de nuestros servicios”. Este componente tiene 2 actividades a desarrollar, en la evaluación se observó que de dos actividades programadas para este corte se cumplió con el 100%. La evaluación es la siguiente:
Subcomponente Actividades Meta o
producto Responsable
Fecha
programada Observaciones
Información de
calidad y en
lenguaje
1.7
Actualizar la caracterización de usuarios (Clasificados por grupos de interés,
intereses, etc.) de manera semestral
Caracterización
de usuarios,
actualizada
semestralmente
Secretaría
General -
Servicio al
Ciudadano
2017-07-14
2017-12-29 Cumplido
1.8
Actualizar el directorio de funcionarios
principales de la entidad en la página
web, cuándo se presente novedades del
personal, y reportarlos en el seguimiento
del PAAC
Directorio de
funcionarios
principales en
la página web,
actualizado
Secretaría General -
Talento
humano
2017-05-05
2017-09-05
2018-01-05
Cumplido.
Entre enero y agosto de 2017, la Dirección General no ha realizado rendición de cuentas. 4.4. CUARTO COMPONENTE: “MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL
CIUDADANO”. El objetivo de este componente es: “Mejorar la calidad y el acceso a los trámites y servicios de la entidad a través de la implementación de mecanismos, con el fin de asegurar la satisfacción de los ciudadanos, facilitando el ejercicio de sus derechos”. De un total de cinco (5) actividades programadas se cumplió el 100%, una sexta actividad nio fue tenida en cuenta para esta evaluación. La evaluación es la siguiente:
No. Subcomponente Actividades Meta o
producto Responsable
Fecha programada
OBSERVACION
1
Estructura Administrativa y
Direccionamiento
Estratégico
1.3
Sensibilizar a los
colaboradores del
INM sobre
protocolo de
atención telefónica
utilizando los
medios de
comunicación
interna de la entidad cada
semestre
Informe
semestral de
sensibilizac
iones
realizadas
Secretaría
General -
Comunicaciones
2017-07-31
2017-12-29 Cumplido
Seguimiento estrategia anticorrupción y atención al ciudadano Corte: 31 de agosto de 2017
Control Interno
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E1-02-F-22 (2014-10-31)
2 Talento Humano 2.1
Participar en 4
talleres de
formación y/o
charla dirigida a
servidores públicos
que atienden
directamente a los
ciudadanos, reportar los
registros en cada
seguimiento del
PAAC
Inscripción
y/o
certificado
de
asistencia
Secretaría
General -
Talento
Humano
2017-05-05
2017-09-05
2018-01-05
Cumplido
3 Normativo
Procedimental
3.2
Elaborar informes
de PQRSD
trimestrales, y
presentarlos a la
alta dirección,
presentar
evidencias en el seguimiento del
PAAC
Actas con
el informe
de PQRSD
Secretaría
General -
Servicio al Ciudadano
2017-05-05
2017-09-05
2018-01-05
Cumplido
3.3
Actualizar y
adecuar los
protocolos de
atención al
ciudadano de los
canales de
comunicación de la entidad,
presentarlos para
aprobación en SIG
Aprobación
en SIG
2017-08-31
2017-12-15
No se tiene en cuenta en esta
medición. Error de transcripción
frente a la actualización de
una "Fecha
programada" solicitada para una
actividad "Actualizar y adecuar
los protocolos de atención al
ciudadano de los canales de
comunicación de la entidad, presentarlos para aprobación en
SIG" del componente
Mecanismos para "Mejorar la
Atención al
Ciudadano" del "PAAC".
4 Relacionamiento
con el ciudadano
4.1
Actualizar
procedimiento E4-
01-P-02-Medición
satisfacción cliente
-V4, incluyendo
medición de
percepción en plan de participación
ciudadana
Procedimie
nto
actualizado Secretaría
General -
Servicio al
Ciudadano
2017-06-30 Cumplido.
4.2
Diseñar encuesta
para medir
percepción en plan
de participación ciudadana
Encuesta
diseñada 2017-06-30 Cumplido.
4.5. QUINTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN El objetivo de este componente es: “Implementar lineamientos para garantizar el derecho fundamental de acceso a la información pública, con el fin de que toda persona acceda a la información pública en posesión o bajo el control establecido por la entidad, excepto la información y los documentos considerados como legalmente reservados”.
Seguimiento estrategia anticorrupción y atención al ciudadano Corte: 31 de agosto de 2017
Control Interno
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E1-02-F-22 (2014-10-31)
De un total de seis (6) actividades programadas se cumplió con cinco 83% de cumplimiento. La evaluación es la siguiente:
N
°
Subcompo
nente Actividades
Meta o
producto Indicadores
Responsa
ble
Fecha
programada Observación
2
Lineamient
os de
Transparen
cia Pasiva
2.3
Verificar los
estándares del
contenido y
oportunidad de las
respuestas a las
solicitudes de acceso
a la información
pública y registrarlo
en el informe de PQRSD, reportar
dichos informes en el
seguimiento del PAAC
4 Informes
de PQRSD N° informe
Secretaría
General -
Servicio al
Ciudadano
2017-05-05
2017-09-05
2018-01-05
Cumplido
3
Elaboración
los
Instrument
os de
Gestión de
la
Informació
n
3.3
Revisar, verificar y de
ser necesario
actualizar el formato
del esquema de
publicación de
información
establecida en la
entidad, reportar el mismo en el
seguimiento del PAAC
Formato de
esquema
de
publicación
de
información
N° esquema de
publicación
de
información
Oficina
Asesora de
Planeación
2017-05-05
2017-09-05
2018-01-05
Cumplido
3.4
Verificar la
actualización en la
página web en la
estructura de
"Transparencia y
Acceso a la
Información Pública"
la información según
instrumentos de gestión de la
información, previo a
cada seguimiento del
PAAC
Publicacion
es de la
página web
(Pantallazos
)
N° evidencia
de la
publicación
2017-05-05
2017-09-05
2018-01-05
Cumplido
3.6
Articular la
información de los 3
instrumentos de
gestión de
información con el
proceso de gestión
documental, validando que lo
descrito en el
inventario se controla
bajo los lineamientos
del Programa de
Gestión Documental -
PGD
Control de
verificación
en el PGD
N° de control
de
verificación
Secretaría
General -
Servicios
Administrativos
(Gestión
Documental
)
2017-05-31
Incumplido. Ya se
realizaron los tres
instrumentos se
encuentra en la OAP
para aprobación.
4
Criterio
diferencial
de
accesibilida
d
4.1
Realizar campañas de
sensibilización en
temas de
discapacidad a los
servidores de la entidad, y reportar en
el seguimiento del
PAAC
Campañas
de
sensibilizaci
ón,
realizadas
N° de
campañas de
sensibilización
Oficina
Asesora de
Planeación
2017-05-05
2017-09-05
2018-01-05
Cumplido
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5
Monitoreo
del Acceso
a la Informació
n Pública
5.1
Incluir dentro de un
capítulo del informe
de PQRSD, detalle con
informe de solicitudes
de acceso a la
información, y
relacionar de manera
específica: 1. El número de
solicitudes recibidas
2. El número de
solicitudes que fueron
trasladadas a otra
institución
3. El tiempo de
respuesta a cada
solicitud
4. El número de solicitudes en las que
se negó el acceso a la
información
Lo anterior se
realizará cada 3
meses, y se reportará
en el seguimiento del
PAAC
Informes
de PQRSD,
con detalle
de la
información
de
solicitudes
de acceso a
la
información
N° de
informes
Secretaría
General -
Servicio al
Ciudadano
2017-05-05
2017-09-05 2018-01-05
Cumplido
4.6. SEXTO COMPONENTE: INICIATIVAS ADICIONALES. El objetivo de este componente es: “Desarrollar estrategias para fomentar la integridad, la participación ciudadana, brindar transparencia y eficiencia en el uso de los recursos físicos, financieros, tecnológicos y de talento humano, con el fin de visibilizar el accionar de la entidad” De dos actividades programadas se cumplieron en el 100%, fuera de tiempo dos y una con incertidumbre de la fecha exacta de cumplimiento.
No. Subcomponente Actividades Meta o
producto Indicadores Responsable
Fecha
programada
Observación
1 Código de Ética y Buen Gobierno
1.1
Realizar
campaña sobre
" Valores
Institucionales"
trimestrales a
través de los
diferentes medios de
comunicación
establecidos en
la entidad, y
reportarlas en
el seguimiento
del PAAC
Campañas de
valores institucionales,
realizado
N° de campañas
Secretaria
General - Talento
Humano
2017-05-05
2017-09-05
2018-01-05
Cumplido
Seguimiento estrategia anticorrupción y atención al ciudadano Corte: 31 de agosto de 2017
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3 Participación
Ciudadana 3.3
Liderar y hacer
seguimiento a
la
implementación
del plan de
participación
ciudadana 2017
de la entidad, con el fin de
promover la
participación
ciudadana y el
control social
de ciudadanos
en general a
través de la
página web y/o
redes sociales, en:
a. Formulación
de planes,
programas o
proyectos de la
entidad
b. Participación
en el desarrollo
de la jornada de rendición de
cuentas de la
entidad
Reportar
avances en el
seguimiento del
PAAC
Plan de
participación
ciudadana, implementado
N° de plan de
participación
ciudadana
Oficina
Asesora de
Planeación
2017-05-05
2017-09-05
2018-01-05
Cumplido
5. Conclusiones
La evaluación consolidada es la siguiente:
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FORMATO SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Entidad Instituto Nacional de Metrología. Vigencia 2017
Fecha de publicación 14/09/2017
Seguimiento 2 OCI
Fecha de seguimiento: 2017-09-14
Componente Actividades
programadas Actividades Cumplidas
% avance
Observación
COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
2 2 100%
COMPONENTE 2: ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
3 3 100%
COMPONENTE 3: ESTRATEGIA RENDICIÓN DE CUENTAS
2 2 100% A la fecha no se ha realizado Jornada de rendición de Cuentas.
COMPONENTE 4: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
5 5 100% No se contempla una actividad por erro de digitación.
COMPONENTE 5: MECANISMOS PARA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
6 5 83%
COMPONENTE 1: INICIATIVAS
ADICIONALES 2 2 100%
TOTAL 20 19 95%
La evaluación total de cumplimiento de las actividades programadas en el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano es de 95% para una zona alta de cumplimiento.
Para este cuatrimestre la gestión de la Oficina Asesora de Planeación se vio rezaga en su gestión. Se recomienda que con la actualización del MIPG a través del Decreto 1499 de 2017, el rol de segunda línea de la OAP se ejerza debido a que es fundamental para el funcionamiento óptimo del modelo.
Se observó están integrados los riesgos de corrupción en el mapa de riesgos institucional.
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6. Recomendaciones
Adquirir una herramienta segura para la administración del riesgo, el manejo en Excel conlleva a errores o cambio de celdas que conllevan a diferencias e inconsistencias en la información.
Tener presente para el diseño de los controles :
Mitigar la causa asociada La frecuencia y en general la misma periodicidad del control permite identificar errores
y de manera oportuna. La persona que ejecuta el control tiene el conocimiento y la experiencia suficiente. Existe segregación de funciones en quien hace la actividad y el que ejecuta el control. La información que es usada como insumo para realizar el control es adecuada y goza
de toda confiabilidad. Las excepciones resultantes de ejercer el control son generalmente resueltas en forma
oportuna. Es posible reprocesar la actividad de control de acuerdo a las evidencias y soportes
anexos de su ejecución.
A los responsables de los procesos y a la Oficina Asesora de Planeación en su rol de acompañamiento, revisar los riesgos y verificar que estén correctamente definidos y que sus controles sean efectivos para evitar, reducir, transferir o asumir el riesgo y bajo los parámetros de la evaluación del riesgo residual
Se sugiere enfatizar a los responsables se evalúe la efectividad de los controles y su corresponsabilidad con las causas.
Se recomienda que los controles hagan parte inherente de la ejecución de los procedimientos.
Incluir en el diseño de controles las excepciones que se presentan en la ejecución del control.
Fomentar la Administración del Riesgo como una actividad inherente al proceso de
planeación estratégica.
Se sugiere recordar a los responsables de los procesos que es necesario la suscripción del plan de mejoramiento en caso de materialización de riesgos de corrupción. En el evento de materializarse un riesgo de corrupción, es necesario realizar los ajustes necesarios con
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acciones, tales como: 1. Informar a las autoridades de la ocurrencia del hecho de corrupción. 2. Revisar el Mapa de Riesgos de Corrupción, en particular las causas, riesgos y controles. 3. Verificar si se tomaron las acciones y se actualizó el Mapa de Riesgos de Corrupción. 4. Realizar un monitoreo permanente.
7. Anexos
Reposan en la Oficina de Control Interno.
Original Firmado SANDRA LUCÍA LÓPEZ PEDREROS
Jefe de Control Interno. Fecha: 2017-09-14