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MEMORANDO
3300000 - Bogotá, 06 de febrero de 2012 PARA: MARÍA PATRICIA MARULANDA CALERO Directora Técnica de Inspección, Vigilancia, Control y Gestión Territorial
DE: DIRECCIÓN GENERAL DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA, CONTROL y GESTIÓN TERRITORIAL ASUNTO: Seguimiento Plan de acción Direcciones Territoriales Cuarto trimestre 2011 Teniendo en cuenta que en la Relación de Actividades Generales en los Sistemas de Gestión y Control vigencia 2011 aparece como tema y actividad el INFORME CUALITATIVO DEL CUMPLIMIENTO DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN que deben remitir las Territoriales a la Dirección General de Inspección, Vigilancia y Control de Trabajo en la primera quincena de los meses de enero, abril, julio y octubre correspondiente al trimestre ejecutado; el informe correspondiente al cuarto trimestre de 2011 se debe remitir con plazo hasta el 15 de enero de 2012. Es importante mencionar que adicional a control diario, a la asesoría telefónica y presencial para la presentación del mencionado informe de seguimiento; semestralmente se hace retroalimentación a las territoriales, es así como con el memorando de radicado 235250 de fecha 9 de agosto de 2011, se remitieron a las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales los informes correspondientes al seguimiento del Plan de Acción del primer y segundo trimestre del presente año, con el fin de que cada Director Territorial socialice al interior de su territorial las observaciones y sugerencias registradas con el cual retroalimentar la gestión de cada funcionario relacionada con el cumplimiento de las actividades programadas y demás actuaciones misionales en su jurisdicción. En la siguiente tabla se presenta un listado con las fechas y la forma de entrega del mencionado Informe, de las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales durante el anterior trimestre:
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TERRITORIALES FECHA TERRITORIALES FECHA
AMAZONAS DIGITAL PAPEL 24/01/2012 HUILA
ANTIOQUIA DIGITAL 13/01/2012 MAGDALENA
ARAUCA META
ATLANTICO DIGITAL 12/01/2012 NARIÑO
BARRANCABERMEJA NORTE SANTANDER DIGITAL 13/01/2012
BOLIVAR ORINOQUÍA-AMAZONÍA
BOYACÁ PUTUMAYO DIGITAL 04/01/2012
CALDAS DIGITAL 30/12/2011 QUINDIO PAPEL 16/01/2012
CAQUETÁ RISARALDA DIGITAL 05/01/2012
CAUCA DIGITAL 10/01/2012 SAN ANDRES DIGITAL 29/12/2011
CESAR SANTANDER DIGITAL 14/01/2012
CHOCO SUCRE DIGITAL PAPEL 13/01/2012
CÓRDOBA TOLIMA DIGITAL PAPEL 10/01/2012
CUNDINAMARCA URABA-APARTADÓ
GUAJIRA DIGITAL 17/01/2012 VALLE DIGITAL 14/01/2012
REMITIDO TARDIAMENTE
NO REPORTARON
NO REPORTARON
NO REPORTARON
REMISIÓN
NO REPORTARON
REMISIÓN
PLAN DE ACCIÓN 2011 CUARTO TRIMESTRE
NO REPORTARON
NO REPORTARON
NO REPORTARON
NO REPORTARON
NO REPORTARON
NO REPORTARON
NO REPORTARON
NO REPORTARON
NO REPORTARON
NO REPORTARON
NO REPORTARON
De la tabla anterior se puede resaltar la oportunidad en entrega del informe de las Direcciones Territoriales de Antioquia, Atlántico, Caldas, Cauca, Norte de Santander, Putumayo, Risaralda, San Andrés, Santander, Sucre, Tolima y Valle del Cauca. Las Territoriales que entregaron el Informe Cualitativo de Ejecución del Plan de Acción del cuarto trimestre de 2011 con fecha posterior al 15 de enero de 2012: Amazonas, Guajira y Quindío. No entregaron el mencionado Informe las Dirección Territorial de Arauca, Bolívar, Boyacá, Caquetá, Cesar, Chocó, Córdoba, Cundinamarca, Huila, Magdalena, Meta, Nariño, Orinoquía – Amazonía y las Oficinas Especiales de Barrancabermeja y Urabá – Apartadó:
OPORTUNIDAD EN ENTREGA DEL INFORME
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Todas las 30 Territoriales solamente 12 entregaron el informe de manera oportuna que corresponde al 40%, mientras que 3 de ellas lo entregaron de manera extemporánea (10%); es muy importante mencionar que el 50% de las Territoriales no entregaron el informe de cumplimiento del Plan de Acción de este 4 trimestre. Ahora bien de las 15 territoriales que enviaron el informe, 11 de ellas lo hicieron exclusivamente de manera digital remitiéndolo a través del correo electrónico, 3 territoriales lo remitieron de manera digital y física en papel y una de las territoriales remitió el informe únicamente en papel, lo que implica un gasto innecesario y un aporte negativo a la conservación del medio ambiente; estas cuatro territoriales que remitieron en papel son: Amazonas, Quindío, Sucre y Tolima.
Como puntos relevantes a tener en cuenta en los informes enviados por las Direcciones Territoriales se resaltan los siguientes: Amazonas: Se reportó el informe en forma extemporánea y adicional al informe enviado en forma digital a través de correo electrónico se remitieron doce (12) reportes individuales en medio físico (papel), desconociendo las sugerencias de enviarlo solamente en medio digital y sobre todo en un solo informe que contenga todos los reportes necesarios con el fin de ahorrar papel y ser más considerado con el medio ambiente. Antioquia: Esta territorial presenta un informe con oportunidad y excelente presentación, con contenido extenso de análisis cualitativo y cuantitativo de las actividades y diferentes indicadores programados en el plan de acción, una de las varias actuaciones relevantes a resaltar es el seguimiento al mapa de riesgos que continuamente se adelanta, presentando en detalle las acciones cumplidas del plan de manejo, así mismo se destaca el monitoreo a la medición de la satisfacción al usuario a través del seguimiento a las sugerencias, reclamaciones y quejas dejadas en el buzón.
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Atlántico: Presentó un informe con oportunidad en donde relaciona algunas áreas temáticas y actividades las cuales contienen algún detalle de análisis de donde se destaca la actuación para el seguimiento a los procesos judiciales contra el Ministerio en la región en apoyo a la Oficina Jurídica labor que se está monitoreando a través de una base de datos realizada para tal fin; igualmente es relevante mencionar el seguimiento al Sistema Integrado de Gestión con el mapa de riesgos, indicadores de proceso y subcomités de la territorial. Caldas: Este informe fue remitido por la territorial con excelente oportunidad y contiene una relación de todas las áreas temáticas y actividades programadas en el plan de acción, así mismo presenta un análisis de las diferentes actuaciones en desarrollo de las mismas, como destacadas se menciona el avance importante en la actividad de participar en el pacto territorial de empleo en donde se inició el trabajo en la comunidad de Madrid y se continuó con las ciudades pilotos del triángulo del café: Manizales, Pereira y Armenia, así mismo se destaca la participación en el Observatorio del Mercado del Trabajo de Manizales. Cauca: Presentó el informe en el mismo cuadro en donde se programa el plan de acción, frente a cada actividad relaciona el medio y memorando mediante el cual se remite el reporte a nivel central y en el mejor de los casos hace un pequeño recuento de la actuación sin hacer análisis alguno. Guajira: El informe entregado pro esta territorial contiene un análisis detallando algunas de las actuaciones relacionadas con las actividades y productos del plan de acción programado por áreas temáticas, como relevante de mencionar destaca el hecho que la falta de Inspectores de Trabajo en la sede de Riohacha fue superada con el nombramiento de tres nuevos inspectores que ayudaron al cumplimiento efectivo del plan de acción del cuarto trimestre. Norte de Santander: Oportunidad en la entrega, presenta un informe que contiene un gran número de fotografías e imágenes de planillas de asistencia a las capacitaciones realizadas en la territorial durante este periodo; en relación con las demás actividades programadas del plan de acción hace alguna mención de ellas y un escaso análisis de sus actuaciones. Putumayo: Esta Territorial reporta un informe con excelente oportunidad en su entrega, y tiene un amplio análisis de las actividades desarrolladas en el periodo relacionándolas por área temática, se pueden destacar como relevantes el seguimiento al mapa de riesgo de procesos en donde se monitorean todo el seguimiento a los planes de manejo de los riesgos identificados en cada uno de los procesos en los que participa la territorial; así mismo un detallado avance de las acciones relacionadas con la protección laboral a poblaciones y promoción para la generación de empleo. Quindío: Presentó el informe extemporáneamente y en forma física (papel), contiene una breve relación de algunas de las actividades desarrolladas de las cuales solo algunas presentan un pequeño detalle de análisis. Risaralda: Presenta un informe con oportunidad, hace una relación de las actividades programadas en el plan de acción según las áreas temáticas en donde se pueden destacar las actuaciones frente a la actividad de Integrar la Secretaría Técnica del CETI, liderar los procesos y promover el desarrollo del plan operativo interinstitucional del CETI, a nivel departamental y municipal.
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San Andrés: Excelente oportunidad en la entrega, presenta un informe en un cuadro por área temáticas, actividades e indicadores, contiene algún análisis a actuaciones de donde se pueden resaltar los avances en la intervención al sector crítico y al sector transporte en la región. Santander: Esta territorial presenta un informe con las actividades más destacadas divididas en cinco áreas temáticas, contiene un análisis detallado de cada una de ellas destacándose el amplio seguimiento a los indicadores de proceso y el cumplimiento de las acciones de mejora con ocasión de la evaluación de los mismos, también se hace un análisis de los avances en el Comité de Erradicación del Trabajo Infantil de la región. Sucre: Dirección Territorial que presenta un informe con oportunidad, hace una relación de las áreas temáticas y enumera las actividades programadas, presenta un análisis de algunas actuaciones como por ejemplo el seguimiento a los procesos judiciales en apoyo a la Oficina Jurídica, en otras se menciona los memorando mediante los cuales se remiten a nivel central las evidencias del cumplimiento. Tolima: Presenta un informe de las actividades desarrolladas en el último mes y medio del año, relacionando los objetivos, áreas, actividades e indicadores programados para este periodo, se destaca el detalle de las actuaciones en el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Territorial en visitas de nivel central, los avances en el CETI y en el Observatorio de Empleo. Valle: Esta Territorial presenta un excelente informe cualitativo con un contenido de las actividades desarrolladas según las áreas temáticas programadas en el plan de acción, se hace un extenso análisis de algunas de ellas dentro de las cuales se resaltan las actuaciones en el seguimiento de indicadores tanto en los propuestos para la evaluación de Directores Territoriales por Secretaría General como los indicadores de gestión de IVC; se hace un detallado recuento de las acciones realizadas dentro del Comité de Erradicación de Trabajo Infantil CETI, así mismo adjunta dentro del informe el seguimiento a la satisfacción del Usuario a través de las encuestas de satisfacción y el buzón de quejas, sugerencias y reclamos. De manera global se pretende establecer unas variables a considerar dentro del contenido de los informes presentados con el fin de hacer seguimiento y además sirve para retroalimentar a las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales con sugerencias conceptuales y analíticas dentro del reporte periódico. Los hallazgos más relevantes encontrados son los que se relacionan en la siguiente tabla:
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TERRITORIALES
INTRODUCCION
METODOLOGIA
ÁREAS
TEMÁTICAS
ACTIVIDADES
INDICADORES
ANÁLISIS /
ACTIVIDADES
INDICADORES
COMPARATIVOS
CON OTROS
PERIODOS
CUADROS
GRAFICAS
FOTOS
FIRMA DT CONTENIDO
AMAZONAS NO 0 19 19 0 0 SI 44%
ANTIOQUIA SI 7 8 8 6 30 SI 87%
ARAUCA
ATLANTICO NO 5 13 13 0 0 SI 75%
BARRANCABERMEJA
BOLIVAR
BOYACÁ
CALDAS NO 8 24 14 3 5 NO 68%
CAQUETÁ
CAUCA NO 7 27 4 0 1 SI 50%
CESAR
CHOCO
CÓRDOBA
CUNDINAMARCA
GUAJIRA NO 7 10 9 0 0 SI 53%
HUILA
MAGDALENA
META
NARIÑO
NORTE SANTANDER NO 2 6 6 0 98 NO 60%
ORINOQUÍA-AMAZONÍA
PUTUMAYO NO 8 26 22 1 10 SI 88%
QUINDIO NO 1 13 5 0 0 SI 57%
RISARALDA NO 6 22 20 0 7 SI 87%
SAN ANDRES NO 7 23 19 0 1 NO 62%
SANTANDER SI 5 9 9 0 0 NO 72%
SUCRE NO 7 9 9 0 0 SI 55%
TOLIMA NO 6 21 7 0 2 SI 62%
URABA-APARTADÓ
VALLE NO 7 17 16 36 39 NO 86%
TOTAL 2 83 247 180 46 193 10 34%
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
HALLAZGOS
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
NO REPORTÓ
Del contenido de variables consideradas en la tabla anterior se puede destacar como relevante los siguientes hechos: Dos de las territoriales incluyeron en su informe una introducción haciendo mención a la metodología utilizada y/o el objetivo general del documento. En promedio se mencionaron 5.5 áreas temáticas en los informes, lo que equivale al 69.17% de las ocho que contiene el Plan de Acción Territorial. En los quince informes reportados, se relacionan en promedio 16.5 actividades o indicadores que equivalen al 53.12% de los que fueron programados para este trimestre. De los indicadores relacionados (247), un 72.8% presentan algún nivel de análisis lo cual representa que un 38.71% de los indicadores programados en el plan de acción para el cuarto trimestre de 2011, contiene algún tipo de análisis. 10 de los informes recibidos presentan la firma del Director Territorial lo que corresponde a un 66.7%.
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Cuatro informes contienen algún tipo de cuadro comparativo con las actuaciones de otros trimestres o periodos que permiten hacer una buena labor de seguimiento a la gestión; por otra parte se encontró una gran utilización de gráficos y fotografías que mejoran considerablemente la presentación de evidencias de las diferentes actuaciones programadas en el Plan de Acción de las territoriales. Por último y teniendo en cuenta las variables obtenidas de los informes reportados se encuentra un valor porcentual del contenido de los mismos en donde se alcanzó un 67.1% de promedio de los informes presentados y un 34% relacionado con las 30 territoriales del País. Los informes más sobresalientes los siguientes: Los mejores informes teniendo en cuenta la calidad de su contenido son en su orden las Direcciones Territoriales de Putumayo con 88%, Antioquia con 87%, Risaralda con 87%, Valle con 86% y Atlántico con 75%. Los informes entregados con el porcentaje más bajo son en su orden Amazonas con 44%, Cauca con 50%, Guajira con 53%, Sucre con 55% y Quindío con 57%. Por último se indica que los Informes Cualitativos de Ejecución del Plan de Acción deben ser remitidos únicamente a esta dependencia, preferiblemente en medio digital a través del correo institucional ([email protected]) y con la firma del Director Territorial o quien haga sus veces. Los soportes del presente informe se encuentran disponibles en la carpeta de Seguimiento Informe Cualitativo Plan Acción Direcciones Territoriales 2011 que reposa en esta dependencia y en los correos Electrónicos Institucionales de la Dirección General de Inspección, Vigilancia, Control y Gestión Territorial.
Cordialmente
OMAR ALBERTO CARVAJAL DÍAZ Elaboró y Revisó: OCarvajal D:\OMAR\PLAN DE ACCION 2011\PLAN ACCIÓN DT 2011\INFORMES 2011\MEMORANDO SEGUIMIENTO PLAN ACCIÓN DT CUARTO TRIMESTRE 2011.DOC
