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SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
Fecha de reporte: 16 de enero de 2018
1. INTRODUCCION En cumplimiento a lo establecido en el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 “Estatuto
Anticorrupción” corresponde a las Oficinas Asesoras de Control Interno y Planeación de
la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, adelantar la verificación
de la elaboración y publicación del Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, al igual
que efectuar seguimiento y control a los avances de las actividades formuladas en el
Plan para la vigencia 2017, conforme al monitoreo adelantado por la Oficina Asesora de
Planeación.
2. OBJETIVOS DEL SEGUIMIENTO Verificar el nivel de cumplimiento del tercer cuatrimestre correspondiente a los meses
de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2017, en cada una de las acciones
formuladas para cada uno de los cinco componentes, conforme a lo dispuesto en la ley
1474 de 2011.
3. ALCANCE
El presente seguimiento corresponde al cumplimiento de las actividades formuladas por
cada uno de los procesos de la Contraloría General del Departamento Norte de
Santander para la vigencia 2017, durante el cuatrimestre septiembre-diciembre.
4. METODOLOGIA
Las Oficinas Asesoras de Planeación y Control Interno adelantaron las diligencias de
verificación, solicitando a cada uno de los procesos las actividades realizadas para el
cumplimiento de los objetivos del presente seguimiento, de lo cual se recepcionaron los
oficios de cumplimiento por parte de los líderes de procesos, con las respectivas
evidencias reportadas.
COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL
01 DE SEPTIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017.
1. Se implementaron las medidas necesarias para el trámite de constancias y certificaciones por parte del Proceso Direccionamiento del Talento Humano, para los interesados, tales como la atención a través de radicación de solicitudes en la ventanilla única de atención, atención en la Oficina del proceso para entregar personalmente las respuestas a los requerimientos.
2. Durante la vigencia 2017 se realizó evaluación a la efectividad de las capacitaciones recibidas por parte de los líderes de procesos, en aras que estas sirvan para un mejor desempeño profesional en el rol misional que le corresponde a los funcionarios adscritos a esta departamental.
3. La entidad adquirió un software para el proceso de Gestión documental cuyo fin
es salvaguardar las comunicaciones internas y externas, para ello se capacitó a
los funcionarios responsables a quienes se les asignó los respectivos usuarios.
4. A 31 de diciembre se logró cumplimiento del 86% del Plan de Capacitación de la
Contraloría General del Departamento Norte de Santander, teniendo en cuenta
que para la vigencia 2017 se programaron siete (7) capacitaciones y se realizaron
seis (6) de ellas; por otra parte se ejecutó el 99.83% del presupuesto asignado
para tal fin y se capacitaron sesenta (60) funcionarios de la entidad.
ACTIVIDADES PROGRAMADAS CAPACITACIONES EJECUTADAS No.
ASISTENTES
CAPACITACIÒN EN CONTRATACIÓN ESTATAL MANEJO DEL SECOP II 20
CAPACITACIÓN EN AUDITORÍAS DE SERVICIOS DE SALUD
CAPACITACIÓN EN PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
IX SEMINARIO DE ACTUALIZACION EN GESTION DOCUMENTAL 1
TALLER DE NORMAS INTERNACIONALES FINANCIERAS 10
PROGRAMA DE AUDITORES INTERNOS Y SISTEMAS DE GESTION DE SEGURIDAD ISO 27001 1
PROGRAMACION NEUROLINGUISTICA 12
TALLER Y ASESORIA EN EL DISEÑO E IMPLEMENTACION DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES
CAPACITACION SOBRE REFORMA TRIBUTARIA 2016 Y SU INCIDENCIA EN LOS IMPUESTOS MUNICIPALES Y MECANISMOS DE RETENCION EN LA FUENTE 13
CAPACITACIÓN EN EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
VII CONGRESO NACIONAL DE TALENTO HUMANO 2
CAPACITACIÓN DE DESCRIPCIÓN Y TIPIFICACIÓN DEL HALLAZGO Y SOPORTE DE LOS MISMOS,
SEMINARIO DE ACTUALIZACION RETOS Y NOVEDADES EN EL EJERCICIO DE CONTROL FISCAL 4
III CONGRESO NACIONAL DE CONTROL FISCAL ORGANIZADO POR EL CONSEJO NACIONAL DE CONTRALORES 1
TALLER TEORICO PRACTICO DE COBRO COATIVO 1
XIII CONGRESO INTERNACIONAL DE DERECHO PROCESAL CONSTITUCION Y TUTELA JUDICIAL EFECTIVA 10
CANCELACIÓN CAPACITACION TALLEERES APLICADOS A LOS RETOS Y NOVEDADES EN EL EJERCICIO DEL CONTROL FISCAL 2
CAPACITACION, TALLER DE HERAMIENTAS PARA EL CONTROL FISCA 22
SEMINARIO D ACTUALIZACION EN CONTROL Y RESPOSABILIDAD FISCAL 1
CAPACITACION DE ETICA, VALORES Y BUENAS CONSTUMBRES
CAPACITACION SOBRE RESPONSABILIDAD DE LOS SERVIDORES PUBLICO FRENTE A LOS DERECHOS DE LOS CIUDADANOS. 30
CAPACITACION ETICA Y VALORES
CAPACITACION EN SISTEMA GESTION DE CALIDAD Y SEGURIDAD
Y SALUD EN SALUD
CAPACITACION NORMA QUE RIGE LA SSST 30
FORO SSST 2
CAPACITACION PARA EL SISTEMA DE GESTON Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 3
AUDITORES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 3
CUMPLIMIENTO DE ACTIVIDADES DE FORMACIÓN
86%
EJECUCION PRESUPUESTAL 99,83%
TOTAL FUNCIONARIOS CAPACITADOS EN LOS CICLOS
60
5. Se realizó medición y evaluación al cumplimiento de las actividades descritas en
los planes de acción con fecha 30 de septiembre de 2017 de los diferentes
procesos de la entidad, observando los avances en cada uno de ellos conforme
a lo planeado.
6. La Oficina de Control Fiscal Micro, realizó seguimiento permanente a las
Auditorías en cumplimiento al Plan General trazado para la vigencia 2017, se
realizó monitoreo permanente a través de un cuadro control diseñado el cual
genera alarmas a los auditores en la presentación de informes preliminares,
descargos, informes finales y planes de mejoramiento.
7. Se realizó por parte del Contralor Auxiliar Delegado para Auditorías
acompañamiento al grupo auditor delegado para realizar Auditoría Express a la
E.S.E. Regional Noroccidental del Municipio de Abrego durante los días 11 al 13
de octubre de 2017.
8. La entidad adelantó capacitación a los funcionarios en el tema de ética y valores,
con el fin de fortalecer las actuaciones que estos deben adelantar en su labor
misional, la cual debe estar precedida de principios y valores que permitan
realizar las actividades encomendadas acompañadas de responsabilidad,
honestidad y cumplimiento.
9. Se adelantó seguimiento y control de las investigaciones de Responsabilidad
Fiscal adelantadas, a través de revisión y seguimiento permanente y entrega de
informes mensuales de las actuaciones procesales por parte de cada funcionario
al líder del proceso. De igual forma con el fin de mejorar las condiciones de
seguridad de los sitios de trabajo, se asignaron archivadores personalizados para
guarda de los expedientes, continuándose con la implementación del sistema de
archivo de información archiweb.
10. Con el fin de fortalecer el proceso de Responsabilidad Fiscal, durante la presente
vigencia se adelantaron capacitaciones programadas para los funcionarios
adscritos al proceso en temas tales como: “Sistema Presupuestal”, “El Poder
del Cambio”, “Herramientas de Control Fiscal”, en aras de mantener
actualizados a los funcionarios del proceso para un mejor desempeño.
11. Se adelantó la defensa jurídica de la entidad, contestándose una demanda del medio de control de nulidad y restablecimiento del derecho y una acción de tutela.
12. Durante el período se iniciaron 48 procesos Administrativos Sancionatorios y se archivaron 29.
13. El proceso Administrativo Coactivo inició 7 procesos y se archivaron 2. Se resolvieron 30 grados de consulta.
14. En cumplimiento al Plan de Auditorías Internas de gestión y Calidad, se llevó a
cabo esta actividad a los procesos de la entidad para la vigencia 2017, cuyo fin
fue verificar el cumplimiento de los objetivos institucionales trazados a través del
Plan de Acción, el alcance comprendió los procesos:
➢ Estratégicos: Direccionamiento Estratégico,
➢ Misionales: Control Fiscal Micro, Control Fiscal Macro, Responsabilidad
Fiscal, Participación Ciudadana y Medio Ambiente, Sancionatorios y
Coactivos.
➢ Soporte : Financiero, Gestión de Talento Humano, Gestión Documental
Cuyos criterios a tener en cuenta comprendieron el Plan Estratégico, Plan de
Acción, PGAT, Procedimientos establecidos, legislación aplicable, MECI, Norma
Técnica de Calidad ISO 9001:2008, Norma NTC GP 1000:2009, arrojando
observaciones a los diferentes procesos, generándose acciones de mejora
encaminadas a subsanar las debilidades detectadas.
15. En el marco del proceso Comunicación, Participación Ciudadana y Medio Ambiente, con el fin de controlar de manera permanente, se diseñó un formato para peticiones escritas y verbales codificado con el No. MPM-03-01-06, el cual de acuerdo a la solicitud presentada por el ciudadano se revisa de manera idónea para determinar su origen ya sea petición y/o sugerencia, queja y reclamo y así mismo mediante comunicación interna delegar al funcionario competente para que en el término establecido de respuesta pronta y oportuna.
16. Se diseñó una Lista de Chequeo para la recepción de las denuncias finalizadas:
14. En el periodo se recibieron y tramitaron:
Peticiones 24
Quejas y/o denuncias 26
Sugerencias 0
Reclamos 0
De lo cual todos los meses en presencia de los funcionarios de la Gerencia
Departamental Colegiada Norte de Santander, se procede a abrir el buzón de
sugerencias así:
15. Así mismo se elaboró un cuadro de control y seguimiento a los derechos de
petición recepcionados por esta departamental, el cual genera alertas para un
mejor seguimiento y control:
PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y MEDIO AMBIENTE
No. SOLICITANTE
CONSECUTIVO
GESTIÓN
DOCUMENTAL
FECHA DE
RECEPCION
N° DE
DERECHO DE
PETICIÓN
REQUERIMIENTO
O PETICIÓN
FUNCIONARIO
RESPONSABLE
DE TRAMITARLO
FECHA INICIAL
DE
VENCIMIENTO
RESPUESTA
FINAL
OFICIO
No. FECHA
16. Con respecto a la aplicación de los procedimientos, autocontrol y verificación del cumplimiento de la reglamentación ambiental, se realizaron las siguientes actividades:
➢ Ejecucion de auditorias especiales ambientales. ➢ Formulacion del componente ambiental en las auditorias regulares. ➢ Elaboracion del Macro Informe de Recursos Naturales. ➢ Analisis de los formatos ambientales de los sujetos de control en la cuenta
anualizada.
17. Para evidenciar la calidad de los informes de auditorías y aportes que contribuyan
al crecimiento institucional, se valido el plan de trabajo con el equipo auditor y se
hizo seguimiento al cumplimento del mismo; a traves de mesas de trabajo
(bitacoras auditorias ambientales), se socializó la implementación de la
Resolucción No. 202 de 2017 para la construcción de los hallazgos soportados.
18. Se ejecutaron las siguientes auditorias especiales ambientales:
➢ Hospital Erasmo Meoz
➢ Hospital Emiro Quintero Cañizares
➢ Empresa de Servicios Publicos de Pamplona
➢ Empresa de Servicios Publicos de Ocaña
COMPONENTE 2: RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 01 DE SEPTIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017.
En el marco de la Estrategia de Racionalización de Trámites, la Contraloría General del Departamento Norte de Santander adelantó las siguientes actividades:
1. En la página web de la Contraloría General del Departamento Norte de Santander se habilitó el link:
http://www.contraloriands.gov.co/Certificaciones/Certificacion/2016, para lo cual el proveedor puede descargar los Certificados de Retención en la Fuente, Retención de IVA y de ICA.
2. Se tramitaron durante el período 110 certificaciones, entregándose en promedio diez (10) diarias, para ello se realizan las respectivas consultas en el archivo de la entidad.
3. Se tramitaron cien (100) constancias laborales entregándose en término de dos
(2) días, verificando que cumplan con los pagos de importes necesarios para el trámite cuando así se requiera.
4. El 27 de Julio de 2017, en el Hotel Casablanca de la ciudad de Cúcuta, se realizó
la socialización a los funcionarios adscritos al proceso de Control Fiscal Micro,
concerniente a la Resolución No. 202 de 2017 “Por medio de la cual se establece
y adopta el procedimiento de Auditorías Externas para el ejercicio del control
fiscal”, en aras de la mejora continua al procedimiento de Auditoría Externa, que
permita salvaguardar los principios rectores para la vigilancia fiscal (la economía,
la eficiencia, la eficacia, la equidad, la valoración de los costos ambientales y la
efectividad), aplicables a los sujetos de control, haciéndose necesario adecuar,
actualizar y unificar el proceso y los procedimientos para el ejercicio del control
fiscal, tanto en el trámite de auditoría (regular, especial y exprés), como el de
denuncias ciudadanas y urgencias manifiestas.
5. Con base en ello y considerando la necesidad de apoyo al equipo auditor, se
busca fortalecer las fases de planeación, ejecución e informe de auditoría, lo cual
redundará en un control fiscal integral, efectivo y eficaz estableciendo un proceso
único para las auditorías externas, que garantice los principios del debido
proceso, igualdad, imparcialidad, buena fe, moralidad, participación,
responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y
celeridad.
COMPONENTE 3: RENDICION DE CUENTAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL
01 DE SEPTIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017.
1. En el marco de lo contemplado en el artículo 123 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción, el proceso Control Fiscal Micro a 31 de diciembre de 2017, remitió los informes finales de las Auditorías practicadas a los diferentes sujetos de control, conforme al Plan General de Auditorías formulado para la vigencia 2017, a los respectivos concejos Municipales y Asamblea Departamental, para el ejercicio del control político.
2. En el portal web www.contraloriands.gov.co se tiene una opción en el menú
principal llamado NOTIFICACIONES, en el cual por cada Contraloría Auxiliar u
Oficina y por vigencia, se publica las respectivas notificaciones.
http://www.contraloriands.gov.co/Notificacions/NotificacionesCategorias
3. El día 12 de diciembre de 2017 en las instalaciones del Salón de Sesiones de la
Asamblea Departamental, se llevó a cabo la Audiencia Pública de Rendición de cuentas a la ciudadanía por parte del Contralor General del Departamento Norte de Santander, Doctor Silvano Serrano Guerrero, la cual fue previamente convocada con asistencia de 313 personas.
4. Se creó en el portal web un link denominado “Rendición de Cuentas” con el fin de dar a conocer los resultados de las audiencias y su retroalimentación.
• https://www.youtube.com/watch?list=PLle20v56QZ3HIsq6ZuF5WBv03Hs1xHhk7&v=oXwagZqzeBs
• http://www.contraloriands.gov.co/News/Details/2161
Dentro de este link se encuentran documentos como:
• http://www.contraloriands.gov.co/Content/NewsFiles/2161_ACTA%20DE%20APERTURA%20URNA0001.pdf
• http://www.contraloriands.gov.co/Content/NewsFiles/2161_ACTA%20DE%20EVALUACI%C3%93N%20DE%20AUDIENCIA%20P%C3%9ABLICA.pdf
5. La Contraloría General del Departamento Norte de Santander realizó Audiencias
Públicas en los municipios del departamento Norte de Santander contando con
la participación de Alcaldes, Personeros, Secretarios de Despacho, Autoridades,
concejales, Presidentes de Junta de Acción, Asociaciones, Veedores y
Comunidad en General.
En estas audiencias se cuenta con una “Urna por la Transparencia”, que consiste
en un buzón donde la comunidad puede diligenciar peticiones, quejas, reclamos,
sugerencias y denuncias y permite a la ciudadanía visualizar la actividad en el
tema de gestión pública.
AUDIENCIAS PUBLICAS DE TRANSPARENCIA Y CABILDOS
ABIERTOS REALIZADOS VIGENCIA 2017
No.
LUGAR
FECHA DE
REALIZACIÓN
PERSONAS ATENDIDAS
1
Municipio de Villa Caro
FEBRERO 03 DE 2017
43
2
Municipio de Silos
FEBRERO 10 DE 2017
54
3
Municipio de Chinácota
MARZO 10 DE 2017
27
4
Municipio de Durania
MARZO 17 DE 2017
77
5
Municipio de Cacota
MARZO 24 DE 2017
76
6
Municipio de Lourdes
MARZO 31 DE 2017
91
7
Municipio de Cúcuta, Hotel
Casablanca, Audiencia Publica en Salud
MAYO 16 DE 2017
186
8
Municipio de El Zulia.
Cabildo Abierto
05 DE MAYO DE 2017
24
9
Municipio de Chinácota
Cabildo Abierto
05 DE MAYO DE 2017
170
10
Municipio de Cúcuta, Hotel
Casablanca, Audiencia Pública de PAE
SEPTIEMBRE 04 DE
2017
222
11
Municipio de Bochalema
OCTUBRE 28 DE 2017
26
12
Municipio de Labateca
OCTUBRE 28 DE 2017
17
13
Municipio de Pamplonita
NOVIEMBRE 04 DE
2017
34
14
Municipio de San Cayetano
NOVIEMBRE 17 DE
2017
13
15
Municipio de Toledo
NOVIEMBRE 18 DE 2017
33
16
Municipio de Ocaña
NOVIEMBRE 22 DE 2017
9
17
Municipio de Abrego
NOVIEMBRE 22 DE 2017
24
18
Municipio de Santiago
NOVIEMBRE 24 DE 2017
31
19 Municipio de Bucarasica NOVIEMBRE 25 DE 2017
28
20 Municipio de Tibú NOVIEMBRE 29 DE 2017
11
TOTAL PERSONAS ATENDIDAS
1196
6. Durante la vigencia 2017 se adelantó la capacitación en la Escuela de Gestión Pública y Participación Ciudadana la cual se brindó a la comunidad impactándose esta actividad a una población de 3783 ciudadanos.
ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
3.783Personas
impactadas
ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Veedurías Ciudadanas
Son mecanismos democráticos de representación y conformación
comunitaria, encargadas de vigilar el destino de los recursos públicos.
80Veedurías
conformadas durante el
desarrollo del diplomado”
Control Social a la
Gestión Pública” impartido
a 80 lideres de los 40
municipios de Norte de
Santander.
ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
TOTAL CONTRALORES
ESCOLARES IMPACTADOS 100
ESCUELA DE GESTIÓN PÚBLICA Y PARTICIPACIÓN CIUDADANA
Un multiplicador es un líder, formado y capacitado para
compartir un mensaje de aprendizaje en su respectiva
comunidad, promoviendo la participación ciudadana
80Multiplicadores
De los 40 municipios de
Norte de Santander, 80
líderes, dos por cada
municipio fueron
seleccionados de los
diplomados impartidos para
multiplicar el aprendizaje
adquirido, conformando de
esta manera las Veedurías
Ciudadanas
MULTIPLICADORES
COMPONENTE 4: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL
01 DE SEPTIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2017.
1. Durante la vigencia 2017 se dio cumplimiento al Programa de Capacitación de
la en 86% con respecto a lo programado, en aras de fortalecer las competencias
y habilidades de los funcionarios adscritos a la departamental, quienes asistieron
a las diferentes jornadas programadas tales como:
➢ Capacitación en Planeación Estratégica,
➢ Capacitación en Evaluación de desempeño,
➢ Capacitación de descripción y tipificación del hallazgo y soporte de los
mismos.
➢ Capacitación en Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad y Salud en
Salud.
2. Con la implementación de la Resolución No. 202 del 29 de junio de 2017 “Por
medio de la cual se establece y adopta el procedimiento de auditorías externas
para el ejercicio del control fiscal” se ajustó el procedimiento para el ejercicio del
control fiscal de la entidad.
3. La entidad continuo incentivando a la comunidad para que haga uso permanente
e interactivo de las plataformas disponibles a través de las redes sociales,
observando que durante el período estas se utilizaron por los usuarios conforme
a los siguientes datos registrados:
➢ Facebook : 745 publicaciones compartidas, 3303 “Me Gusta”, 187
comentarios
➢ Twitter : 233 seguidores, 584 “siguiendo”
➢ Instagram : 333 publicaciones
➢ Canal de YouTube: 15 videos correspondientes a actividades realizadas.
4. En la Contraloría General del Departamento Norte de Santander, a través del
aplicativo los ciudadanos pueden radicar todo tipo de peticiones, sugerencias,
quejas, denuncias y reclamos que consideren deban instaurar ya sea a nombre
propio o de manera anónima.
5. Teniendo como objetivo Promover y atender la participación de los ciudadanos
en el ejercicio de control fiscal a través de las Audiencias Públicas y de todos
los medios de interlocución con la ciudadanía; se ha fomentado un papel activo
de ésta para que radiquen sus denuncias a través del correo electrónico
[email protected], la página web en el sistema de PQR, como
también; el correo físico en la ventanilla de correspondencia de esta
departamental, el buzón ubicado dentro de la Contraloría Departamental Av. 5
no 11 - 20 tercer piso, y por escrito o verbalmente en la oficina 303 de
Participación Ciudadana y Medio Ambiente.
COMPONENTE 5: MECANISMOS PARA LA TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA
INFORMACIÓN
ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE EL 01 DE SEPTIEMBRE AL 31 DE DICIEMBRE DE 2018.
1. Se recepcionaron 3789 comunicaciones a las partes interesadas, dándose
el trámite correspondiente según cada caso.
2. En el portal web www.contraloriands.gov.co se tiene una opción en el menú vertical derecho llamado TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PUBLICA, en cumplimiento a la Ley 1712 de 2014, donde el ciudadano tiene acceso a la información de la entidad. http://www.contraloriands.gov.co/Transparencia/Esquema.
3. Se realizó una política editorial, la cual está en proceso de aprobación por
parte del comité GEL.
4. Se aplicó la matriz de autodiagnóstico estipulada según Ley 1712 de 2014 y
decreto 103 de 2015, y se formuló esquema de publicación.
5. Se solicitó a través, al comité GEL evaluar formatos para realizar inventario
documental y clasificación de la información, para generar aquellos documentos susceptibles de hacer parte de los datos abiertos de la entidad.
6. Se solicitó a la Subcontraloria, el acto administrativo de principio de gratuidad
y de actualización de valores de trámites y servicios estipulados al
ciudadano.
http://www.contraloriands.gov.co/Contraloria/TramitesServicios.