Oficina General de Planificación

Sistema Integral de Planificación – UNMSM

Tercera reunión de coordinación

Junio 2015

Ju

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2015 –

III

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Fecha: 26-06-15 Inicio 09:30 am

Lugar: Auditorio de la Facultad de Ingeniería Industrial

Presentación a cargo:

Mg. Juan Anicama Pescorán

• Jefe de la Oficina General de Planificación

Sr. Pedro Verano Colp

• Jefe de la Oficina de Presupuesto (15 min)

Ing. Miguel Acosta Vergaray

• Jefe de la Oficina de Planes y Programas (15 min)

Ing. Fernando Arbulú Vélez

• Jefe de la Oficina de Racionalización (15 min)

Ronda de Preguntas …?

Programa

Jefe de la Oficina General de Planificación

Temas:

Expositor: Sr. Pedro Verano Colp

Oficina de Presupuesto

Formulación del Presupuesto 2016.

Ejecución Presupuestal 2015.

Recursos Ordinarios.

Tema:

Expositor: Ing. Miguel Acosta Vergaray

Oficina de Planes y Programas

Programa Presupuestal 068: Gestión del Riesgo

y Reducción de la Vulnerabilidad.

EVALUACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO Y PROGRAMA PRESUPUESTAL

Facultad Estado

Ciencias Físicas En regularización

Ingeniería Geológica, Minera, Metalúrgica y Geográfica

Pendiente

MODIFICACIÓN DEL PLAN OPERATIVO 2015

16 al 30 abril 16 al 30 julio 16 al 30 octubre

Aprobación POI 2015 de apertura

Aprobación POI 2015 Modificado

EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO

• Red Telemática, pendiente de culminar la evaluación cualitativa del PO – 1º trimestre.

• Periodo de evaluación del PO – 2º trimestre culmina el 10 de julio.

• Mejoras al SIP para fines de evaluación del PO.

ENVÍO DE LA EVALUACIÓN CUANTITATIVA

- Si no ha completado el registro de la evaluación cuantitativa, no puede realizar el envío virtual por el SIP.

ENVÍO DE LA EVALUACIÓN CUANTITATIVA

ENVÍO DE LA EVALUACIÓN CUANTITATIVA

ENVÍO DE LA EVALUACIÓN CUALITATIVA

- Si no ha completado el registro de la evaluación cualitativa, no puede realizar el envío virtual por el SIP.- Debe primero realizar el envío virtual de la evaluación cuantitativa, para poder enviar su evaluación cualitativa.

ENVÍO DE LA EVALUACIÓN CUANTITATIVA Y CUALITATIVA PARA USUARIO DECANO O JEFE DE DEPENDENCIA

REPORTE DE OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN DEL PO

REPORTE DE OBSERVACIONES DE LA EVALUACIÓN DEL PO

HABILITACIÓN DEL SIP PARA SUBSANAR OBSERVACIONES A LA EVALUACIÓN DEL PO

Sólo se apertura en el SIP, las actividades/tareas que han sido observados por la OGPL

OBSERVACIONES ÓRGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

Examen especial a los convenios específicos decooperación para la capacitación laboral yemprendimiento de los beneficiarios, suscritosentre el programa del empleo juvenil “Jóvenes ala obra” y la UNMSM.

Periodo: 02 de enero de 2012 al 31 de diciembre de 2013.

OBSERVACIÓN - OCI

Los presupuestos aprobados de los conveniosespecíficos del Programa Nacional Juvenil “Jóvenesa la obra” por el importe de S/. 9 891 706.86firmados durante los años 2012 y 2013, no fuerondesagregados con clasificadores de ingresos ygastos a nivel de partidas genéricas, subgenéricas yespecificas y no contaron con presupuestosanalíticos para su ejecución, originando unadeficiente gestión y control de los fondos públicoscaptados y ejecutados por la universidad.

RECOMENDACIÓN

• El titular de entidad, disponga al jefe de la OGPL,director de la DGA conjuntamente con laCoordinadora General del Programa de laUniversidad, adopten las acciones necesariasrespecto a los futuros cursos de capacitacióndebiendo elaborar los presupuestos analíticos,desagregados conforme con los clasificadores deingresos y gastos a nivel de partidas genéricas,subgenéricas y especificas e incluirlos en el POI yPTO conforme dispone la normativa legalindicada sobre la materia.

• El Plan Operativo Institucional (POI) no ha incluido las actividades y tareas de algunos convenios específicos suscritos entre el Programa del Empleo Juvenil “Jóvenes a la obra” y la UNMSM.

OBSERVACIÓN - OCI

RECOMENDACIÓN

• El titular de entidad, disponga al Jefe de la

OGPL conjuntamente con la CoordinadoraGeneral del Programa de la Universidad,adopten las acciones preventivas del caso, afin de que en lo sucesivo se registreoportunamente los objetivos del Programa enel Sistema Integral de Planificación.

Proceso de Implementación de Simplificación

Administrativa en la UNMSM.

Tema:

Expositor: Ing. Fernando Arbulú Vélez

Oficina de Racionalización

Avances del proceso deSimplificación Administrativa

PLAN DE ACTIVIDADES• Considerar el Acta de acuerdos con SGP-PCM• Implementación de la metodología de Simplificación Administrativa (Culminación de la

Etapa Preparatoria e Inicio de la Etapa Diagnóstico)• Reuniones de trabajo y evaluación de los avances del proceso: Comité de Dirección de

Simplificación + Equipo de Mejora Continua de la UNMSM.• Reuniones con Facultades Piloto (Facultad de Ciencias Contables, Facultad de Química)

PROCEDIMIENTOS A SIMPLIFICAR• 5 de 12 procedimientos priorizados en la Matriz de Priorización de Procedimientos

administrativos y Servicios prestados en exclusividad.

• Elección de un procedimiento a diagnosticar (Certificado de Estudios desde 1984)

Avances del proceso deSimplificación Administrativa

Conformación del nuevo Comité de Dirección de Simplificación Administrativa. (R.R. Nº 01718-R-15)

Conservación del Equipo de Mejora Continua (EMC)

Informe Final de la Matriz de Priorización de procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad.

Reuniones de coordinación entre miembros del EMC y el Comité de Dirección de Simplificación Administrativa.

Identificación de Actores involucrados.

UBICACIÓN: Etapa Preparatoria

R.R. 02945-R-1515/06/2015

Acta-Reunión Nº 1

Facultades Piloto de la UNMSM (FCC, FQIQ)

R.R. 01718-R-1516/04/2015

R.R. 02853-R-1230/05/2012

Avances del proceso deSimplificación Administrativa

Caracterización del Procedimiento Administrativo y herramientas a utilizar

Diagnóstico Legal

Diagnóstico de equipamiento e infraestructura

Diagnóstico de costos

…

UBICACIÓN: Etapa Diagnóstico

Reuniones de diagnóstico con Facultades Piloto

MONITOREO DE PROCEDIMIENTOS TUPA

Aplicado a las Facultades y a las Dependencias responsables de procedimientos TUPA.

UNIDADES ORGÁNICAS CON PROCEDIMIENTOS TUPA

El monitoreo de procedimiento TUPA sólo corresponde a las Facultades y a lasDependencias que sean responsables de los mismos.

Facultades

Oficina Central de Admisión

Secretaría General

Escuela de Posgrado

Dirección General de Administración

Oficina General de Recursos Humanos

Oficina General del Sistema de Bibliotecas y Biblioteca Central

Oficina General de Cooperación y Relaciones Interinstitucionales

Oficina de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Red Telemática

Cronograma de Entrega de Reportes

Trimestre II TRIMESTRE III TRIMESTRE IV TRIMESTRE

Plazo de entrega

1/07/2015 al 15/07/2015 1/10/2015 al 15/10/2015 4/01/2016 al 15/01/2016

• Solicitud con Oficio Circular N° 029-OGPL-2015 (Facultades) y N° 030-OGPL-2015 (Dependencias)

• El formato de Reporte de Monitoreo de Procedimientos TUPA y suInstructivo, se encuentra colgado en la Página web de la OGPL (Oficina deRacionalización).

• Los formatos deberán estar visados y firmados por el responsable de suconsolidado y el Decano o Jefe de Dependencia.

SEGUIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS MAPRO

Aplicado sólo a Facultades.

Seguimiento de Procedimientos MAPRO

El ESP se encargará de llevar a cabo las acciones correspondientes para velar por laimplementación del proceso de aplicación y revisión permanente de los MAPROacorde a la Directiva Nº 01-OGPL-2015.

Los ESP, podrán empezar la labor de seguimiento con su participación en laelaboración del MAPRO en sus respectivas Facultades.

IMPORTANTE: 3 Facultades aún no cuentan con ESP

MIEMBROS DEL ESP

Director Administrativo Presidente

Director Académico Vicepresidente

Jefe de la Unidad de Planificación, Presupuesto y Racionalización Asesor Técnico

Jefe de la Unidad de Estadística e Informática Miembro

Jefe de la Oficina de Calidad Académica y Acreditación Miembro

FACULTADES CON EQUIPO DE SEGUIMIENTO DE PROCEDIMIENTOS

Hacemos extensiva la felicitación a las Facultades que conformaron sus Equipos deSeguimiento de Procedimientos, en cumplimiento a la Directiva Nº 01-OGPL-2015.

*Resoluciones Decanales enviadas al 11 de junio de 2015.

Facultad de Ingeniería Industrial

Facultad de Ciencias Contables

Facultad de Farmacia y Bioquímica

Facultad de Ciencias Sociales

Facultad de Química e Ingeniería Química

Facultad de Letras y Ciencias Humanas

Facultad de Ciencias Administrativas

Facultad de Derecho y Ciencia Política

IMPLEMENTACIÓN DE LA DIRECTIVA Nº 01-OGPL-2015

Facultad de Ciencias Matemáticas

Facultad de Ciencias Biológicas

Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática

Facultad de Ciencias Físicas

Facultad de Ciencias Económicas

Facultad de Ingeniería Electrónica y Eléctrica

Facultad de Odontología

Facultad de Medicina

Facultad de Educación

CURSO-TALLER “FORMULACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (MAPRO)”

Curso-Taller para Facultades.

Objetivos

• Poner en práctica las herramientas metodológicas de la Directiva N° 01-OGPL-15, en lo que corresponde al proceso de Elaboración del MAPRO.

• Propiciar una metodología teórica y práctica para el análisis de losprocedimientos en sus componentes principales: recorrido o mapeo,tiempos de operación, inspección y demoras, marco normativo, requisitos,definición, finalidad, que nos ha permitido involucrarnos con laproblemática de su realización.

• Establecer un MAPRO MODELO para la Facultades como fuente principalpara el MAPRO de cada Facultad.

• Impulsar el registro documentado de los procedimientos administrativos yacadémicos como punto de inicio para la identificación de Oportunidadesde Mejora de la Calidad en la prestación de los servicios.

• La formulación del MAPRO modelo se desarrolló a través de laconformación de cuatro grupos de trabajo integrados cada uno porcinco Facultades, a los cuales se les asignó procedimientosadministrativos y académicos a fin de ser documentados en los formatosde Descripción, Diagrama de Bloques y Diagrama de Flujo delProcedimiento, señalados en la Directiva Nº 01-OGPL-2015.

• Cada sesión tuvo como producto mínimo dos (02) procedimientosdocumentados, los cuales se han incluido en el MAPRO Modelo,logrando un total de quince (15) procedimientos desarrollados ydocumentados.

• Los procedimientos registrados en el MAPRO Modelo se detallaron sóloa nivel interno de las Facultades. En el caso de los procedimientos quecontinúan en otras Unidades Orgánicas, se indicó el tiempo de esperarespectivo o el fin del mismo, según fuera el caso.

Metodología

Equipos de trabajo

• Facultad de Medicina• Facultad de Ciencias

Administrativas• Facultad de Ciencias

Matemáticas• Facultad de

Ingeniería Industrial*• Facultad de Psicología

GRUPO 1

• Facultad de Química e Ingeniería Química

• Facultad de Odontología• Facultad de Ciencias

Contables• Facultad de Ciencias

Físicas (ESP)*• Facultad de Ingeniería

Geológica, Minera, Metalúrgica y Geográfica

GRUPO 2

• Facultad de Derecho y Ciencia Política*

• Facultad de Medicina Veterinaria

• Facultad de Ciencias Biológicas

• Facultad de Ciencias Económicas

• Facultad de Ingeniería Electrónica y Eléctrica

GRUPO 3

• Facultad de Letras y Ciencias Humana*

• Facultad de Farmacia y Bioquímica

• Facultad de Educación

• Facultad de Ciencias Sociales

• Facultad de Ingeniería de Sistemas e Informática

GRUPO 4

*Facultades coordinadoras de los Equipos de trabajo.

Cuadro resumen de procedimientos

NºTipo de

procedimientoCódigo Denominación del procedimiento

Equipo

responsable

Número de

áreas

involucradas

Número de

Unidades

externas*

Tiempo de duración del

procedimiento

En Días En Minutos

1 Administrativo FAC-AD-001 Formulación del Tarifario Descentralizado GRUPO 1 7 1 24 Días 11362’

2 Administrativo FAC-AD-002 Formulación del Plan Operativo y Presupuesto Multianual GRUPO 2 4 1 19 Días 9005’

3 Administrativo FAC-AD-003Elaboración de contrato de docentes bajo modalidad de

locación de serviciosGRUPO 3 5 - 8 Días 3720’

4 Administrativo FAC-AD-004 Cambio de clase docente por cargo directivo ocupado GRUPO 4 7 1 14 Días 6555’

5 Administrativo FAC-AD-005 Adquisición directa de bienes GRUPO 1 4 3 26 Días 12712’

6 Administrativo FAC-AD-006Pago de propinas para alumnos de pregrado por labores de

apoyoGRUPO 2 5 - 6 Días 2690’

7 Administrativo FAC-AD-007Aprobación de otorgamiento de propinas para alumnos de

pregrado por labores de apoyoGRUPO 3 7 - 11 Días 5084’

8 Administrativo FAC-AD-008 Devolución de Dinero GRUPO 4 5 1 7 Días 3175’

9 Administrativo FAC-AD-009 Emisión de Diplomas de especialización del CEUPS GRUPO 1 2 - 14 Días 7045’

10 Académico FAC-AC-010 Aprobación del Plan curricular GRUPO 2 5 1 25 Días 12112’

11 Académico FAC-AC-011 Préstamo de material bibliográfico GRUPO 2 1 - 1 Día 518’

12 Académico FAC-AC-012 Concurso de Ayudantía de cátedra GRUPO 3 5 - 19 Días 9005’

13 Académico FAC-AC-013 Gestión de convenios específicos GRUPO 4 6 2 53 Días 25397’

14 Académico FAC-AC-014Selección de miembros del Comité de Evaluación de Estudios

de Investigación de la FacultadGRUPO 1 y 3 4 1 12 Días 5640’

15 Académico FAC-AC-015 Inscripción y aprobación de estudios de investigación GRUPO 2 y 4 6 1 31 Días 14861’

* Son consideradas Unidades externas las Unidades Orgánicas de la UNMSM (excepto Facultades), así como entidades y/o instituciones externas a la universidad.

Galería de fotos

Galería de fotos

Plan de trabajo de elaboración del MAPRO en Facultades

AB

RIL

Taller PrácticoDirectivaMAPRO.

Determinacióndel cronogramadel Plan deTrabajo. M

AYO

TalleresaplicadosDirectivaMAPRO (02sesiones)

JUN

IO

Talleres aplicados Directiva MAPRO (03 sesiones)

JULI

O

Elaboración y presentación de MAPRO para revisión en OGPL.

Reunión Coordinación

26/06/2015