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Guía para el uso del correo electrónico dentro de la empresa
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Seguridad Informática
Uso del e-mail
En Tigre, la comunicación por medio de emails es tan
importante, que las personas destinan una buena parte de su
tiempo para leer y responder emails.
Por la importancia que tienen los emails en la vida cotidiana de la
empresa, es necesario establecer algunas orientaciones para el
buen uso de esta poderosa herramienta.
Uso del e-mail
Seguridad Informática
El intercambio de correos electrónicos o emails es una de las
formas de comunicación empresarial más utilizada.
La comunicación interna y con otras compañías por medio de
emails permite un rápido intercambio de informaciones, el envío
de instrucciones de trabajo, la aprobación de operaciones, el
reporte de resultados, la formalización de pedidos, el
seguimiento de cobranzas y mucho más.
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En Tigre, la comunicación por medio de emails es tan
importante, que las personas destinan una buena parte de su
tiempo para leer y responder emails.
Por la importancia que tienen los emails en la vida cotidiana de la
empresa, es necesario establecer algunas orientaciones para el
buen uso de esta poderosa herramienta.
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El intercambio de correos electrónicos o emails es una de las
formas de comunicación empresarial más utilizada.
La comunicación interna y con otras compañías por medio de
emails permite un rápido intercambio de informaciones, el envío
de instrucciones de trabajo, la aprobación de operaciones, el
reporte de resultados, la formalización de pedidos, el
seguimiento de cobranzas y mucho más.
La principal diferencia entre comunicación oral y comunicación
escrita está en el registro permanente que queda por la vía escrita.
La facilidad para mantener copias y registros de emails recibidos
y enviados hace que esta forma de comunicación tenga como
característica singular la de servir como testigo de lo enviado y
recibido. El email es una comunicación con testigo.
UNA FORMA DE COMUNICACIÓN
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El email es simplemente una forma más de comunicación, no
debe entenderse como como un mecanísmo automático para el
traspaso de una obligación o liberar responsabilidades .
Inclusive cuando el email enviado es una orden de
trabajo, una instrucción o un pedido, requerirá
seguimiento y control.
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PRIVACIDAD
Un email no es un mensaje privado.
Así esté dirigido a una sola persona, un email es susceptible de ser re-enviado a otros.
Generalmente, un email, aún después de ser borrado, quedará almacenado en algún servidor, con la firma del autor, y podrá ser accedido por terceras personas, y ser usado para fines lícitos o fines inpensados.
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No se deben escribir y enviar emails sobre asuntos sensibles que requieren confidencialidad.
No se deben expresar juicios de valor sobre otras personas, funcionarios, colegas o competidores.
Si fuera inevitable incluir opiniones sobre otros o datos sensibles, considerar que los afectados podrán leer el mensaje en algún momento o instancia fuera del control del autor.|
Un email no es un mensaje privado.
Así esté dirigido a una sola persona, un email es susceptible de ser re-enviado a otros.
Generalmente, un email, aún después de ser borrado, quedará almacenado en algún servidor, con la firma del autor, y podrá ser accedido por terceras personas, y ser usado para fines lícitos o fines inpensados.
No se deben escribir y enviar emails sobre asuntos sensibles que requieren confidencialidad.
No se deben expresar juicios de valor sobre otras personas, funcionarios, colegas o competidores.
Si fuera inevitable incluir opiniones sobre otros o datos sensibles, considerar que los afectados podrán leer el mensaje en algún momento o instancia fuera del control del autor.|
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ORIENTACIONES GENERALES
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Colocar en el campo Asunto (Subject) un titulo que resuma el tema del mensaje.
Evitar el uso incesesario de “Flags” de importancia.
Cuando el email tenga más de un destinatario o incluya otros nombres en el campo “CC”, iniciar el mesaje colocando el nombre de la o las personas a las que va dirigido el mensaje.
Para:
CC - CCO:Asunto:
Al responder, considerar si todos los incluidos en la lista original de re-envío necesitan recibir copia de la respuesta.
Antes de re-enviar un mensaje escrito por otra persona, considerar si el autor estaría de acuerdo en que su mensaje sea pasado a terceras personas.
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Colocar en el campo Asunto (Subject) un titulo que resuma el tema del mensaje.
Evitar el uso incesesario de “Flags” de importancia.
Cuando el email tenga más de un destinatario o incluya otros nombres en el campo “CC”, iniciar el mesaje colocando el nombre de la o las personas a las que va dirigido el mensaje.
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Al responder, considerar si todos los incluidos en la lista original de re-envío necesitan recibir copia de la respuesta.
Antes de re-enviar un mensaje escrito por otra persona, considerar si el autor estaría de acuerdo en que su mensaje sea pasado a terceras personas.
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Para:
CC - CCO:
Asunto:ENVIARENVIAR
Un email debe ser breve y concreto, si el mensaje es muy extenso se deberá convertir en informe y ser enviado en archivo adjunto.
Cuando se envíen archivos adjuntos, en lo posible resumir los datos importantes en el cuerpo del email, o mínimamente describir su contenido.
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El envío de un email no es el final de la ejecución de una tarea y no libera responsabilidades, simplemente es una forma de comunicar.
En lo posible tratar un solo tema por email. Si fuera necesario tratar más de un tema, escribir un email separado por tema.
Evitar dialogos extensos, con varias idas y vueltas; menos aún si hay otras personas copiadas. Frente a desacuerdos, será mejor conversar directamente.
Eduardo Martinez
Marketing
Tel 54 (0230) 4 497 000
Fax 54 (0230) 4 497 001
Calle 12 N°70 – Pque. Ind. Pilar
Buenos Aires - Argentina
www.tigre.com.ar
En muchos casos, el contacto más frecuente que tienen proveedores, clientes o entidades estatales con Tigre es por medio de emails. Los emails que reciben de Tigre dan la imagen de la empresa.
ORIENTACIONES SOBRE E-MAILSENVIADOS FUERA DE TIGREORIENTACIONES SOBRE E-MAILSENVIADOS FUERA DE TIGRE
No usar decoraciones personales que no sean aprobadas por Tigre.
No usar tipos de letra (fonts) especiales.
Mantener una redacción profesional que incluya en el cuerpo del email por lo menos: el nombre del destinatario, mensaje, despedida y firma.
Evitar respuestas monosilabas, sin firma.
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Eduardo Martinez
Marketing
Tel 54 (0230) 4 497 000
Fax 54 (0230) 4 497 001
Calle 12 N°70 – Pque. Ind. Pilar
Buenos Aires - Argentina
www.tigre.com.ar
Las informaciones contenidas en este mensaje, y en cualquiera de sus anexos, pueden ser confidenciales
y/o privilegiadas de propiedad de Tigre S.A. - Tuberías y Conexiones. La divulgación, reproducción o cualquier otra forma de uso fuera del propósito a que se destina este
mensaje es prohibido y está sujeto a las penalidades que caben. Opiniones, informaciones o conclusiones contenidas en este mensaje, son de responsabilidad del emitente
y no necesariamente representan la posición oficial de Tigre S.A. - Tuberías y Conexiones. Si recibió este mensaje por equivoco o error, por favor, informe al remitente y, en
seguida bórrelo completamente de su base de datos.
Antes de imprimir, piense en su responsabilidad y compromiso con el MEDIO AMBIENTE.
Nombre y ApellidoCargo / ÁreaContacto Telefónico(Opcional: Número de Celular)DirecciónE-mailweb TigreLogo TIGREInformación obligatoria.
Fuente: Calibrí Italic 11 pxEntrelínea: 13,2 ptsColor: Azul Marino
Fuente: Calibrí Bold Italic 11 pxEntrelínea: 13,2 ptsColor: Azul Marino
Para componer sus textos de email, use el tipo de letra Calibrí Regular cuerpo 11px en mayúscula y minúscula, con el azul marino estándar de Windows.
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ORIENTACIONES SOBRE CORTESÍA Y EDUCACIÓNComo en cualquier comunicación oral, un email debe ser cortés y seguir normas de urbanidad y respeto.
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Evitar el uso de palabras en negrita o en color rojo, subrayadas o en sólo mayúsculas.
No abusar de la informalidad, colocar el nombre del destinatario y cerrar el mensaje con un saludo cortés y nombre del autor.
Respetar reglas de ortografía, puntuación y gramática. Un mensaje de estilo casual también debe respetar estas reglas.
Evitar uso de abreviaturas utilizadas en mensajes de texto móvil.
En lo posible, responder los mensajes o confirmar que fueron recibidos.
Evitar el uso de palabras en negrita o en color rojo, subrayadas o en sólo mayúsculas.
No abusar de la informalidad, colocar el nombre del destinatario y cerrar el mensaje con un saludo cortés y nombre del autor.
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Respetar reglas de ortografía, puntuación y gramática. Un mensaje de estilo casual también debe respetar estas reglas.
Evitar uso de abreviaturas utilizadas en mensajes de texto móvil.
En lo posible, responder los mensajes o confirmar que fueron recibidos.
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