SEIS SIGMA

“Una parábola sobre el camino hacia la excelencia y una empresa esbelta”

Barbara Wheat – Chhhuck Mills – Mike Carnell

Inicialmente el relato, se enmarca en el encuentro del gerente de la empresa

manufacturera SG Inc, el señor Sid Glick y la consultora organizacional Samantha

Micawh.

La reunión primordialmente, se pacta con la intención de tomar la decisión de

comprar una nueva máquina, que, según el jefe de producción de la compañía,

garantizaría el mejoramiento contundente del rendimiento en uno de sus cuellos

de botella, basado específicamente en la “corazonada” de saber que ha sido quien

mejor conoce el proceso o de saber manejar los procesos completamente.

La decisión no se reduce sencillamente a decidir si se hace efectiva la compra,

porque de hecho y al parecer, ésta compra es inminente, la consultoría se hace

necesaria (en ese momento) es únicamente para decidir si se compra una

máquina de 5 ejes que cuesta 200mil dólares, o una más pequeña, de 4 ejes que

cuesta 750mil dólares.

A este punto, es importante hacer la aclaración que, Tomar decisiones de

mejoras, compras o modificaciones de funcionamiento sin datos o estadísticas

especificas de apoyo hace que, posiblemente las decisiones no tengan la validez

o la rigurosidad necesarias, mucho mas cuando se quiere aplicar mejoras a los

procesos o inversiones significativas, es decir, que el conocimiento tribal, solo

podría llevar a tomar decisiones tribales y que posiblemente no influyan

positivamente en la mejora de los procesos, en el aumento de las ganancias o en

la mejoría de la producción.

La consultora, Sam decide tener un poco más de conocimiento del proceso, antes

de osar a dar una simple respuesta, ya que, si bien su trabajo, consiste en dar

este tipo de orientaciones, obviamente los da basada en datos estadísticos y

evidencias confiables del tipo de elemento necesario que garantice la efectividad

de la compra o de la nueva implementación, así que propuso realizar una visita a

la empresa, observar sus procesos y comenzar un recorrido por sus instalaciones,

revisar procedimientos, e implementar una serie de entrevistas con las personas

directamente implicadas en los procesos , principalmente los cuellos de botella.

De este recorrido salieron las primeras conclusiones de lo que a futuro se

convertiría el proceso de cambio a una empresa esbelta con la metodología seis

sigma.

Uno de los primeros y principales esbozos para comenzar con la aplicación de la

metodología, es establecer un instrumento de medición que permita comparar

datos significativos que, como bien es sabido, son la base principal para

establecer el plan de acción y brindar indicadores que ayuden a comparar su

producción en términos de tiempo, cantidad y calidad.

Las cinco eses:

En la historia desarrollada, la consultora Sam realiza las primeras

recomendaciones a la junta directiva de la empresa, y al grupo de trabajo de la

línea de producción correspondiente (la primera área que se observo para

aplicarle la metodología recomendada)

Para dar comienzo, habló de la teoría organizacional de las 5 “eses” para eliminar

los desperdicios a continuación describiré cuales son los 7 tipos de desperdicios

existentes en la teoría.

Sobreproducción, corrección, inventario, procesamiento, movimiento, transporte y

espera.

La metodología propuesta, propende principalmente por empoderar a los

integrantes de la compañía, que, a fin de cuentas son los dueños del proceso, son

los principales directos e implicados en la producción y son quienes más

conocimiento tienen de su labor frente al grupo interno de trabajo, además porque

ellos mismos necesitan tomar conciencia directa sobre lo que se puede evitar y los

desperdicios que se pueden reducir a fin de lograr la meta propuesta.

El equipo de trabajo entonces se organizó de tal forma que aplicaron el proceso de

las 5 eses en su puesto de trabajo

Español Inglés Japonés

Tamizado Sifting Seiri

Clasificación sorting Seiton

Barrido y lavado Sweeping and washing Seiso

estandarización Standarizing Seiketsu

autodisciplina Self-discipline Shitsuke

Es importante destacar que el proceso es lento y debe realizarse paso a paso, no

es posible descartar pasos o eliminar procedimientos a fin de acortar el tiempo y

lograr que el fin del proceso sea más eficiente, sin embargo hay herramientas que

no solo agilizan el proceso sino que hacen que sea sólido y efectivo, el

compromiso, el convencimiento de la validez del proceso, y el entusiasmo por

participar de la actividad de mejora.

Si bien es importante aclarar que la implementación del seis sigma es toda una

filosofía de vida, aplicable principalmente en el lugar de trabajo y en los procesos

productivos, es conveniente pensar en la aplicación de la metodología en un nivel

personal, pues de esto depende el entusiasmo que se le imprima al cambio y a la

actitud de mejora.

El objetivo fundamental del programa, es ofrecer y garantizar calidad, no solo en el

producto sino también en el proceso, es decir, el producto debe ser eficaz,

resultado de la suma de la eficiencia en el tiempo de entrega y la efectividad del

producto, es decir la garantía de su calidad, y, para poder cumplir con este

objetivo, cada una de las personas implicadas en el cambio y en el proceso, deben

centrarse en cada uno de los procesos, no solo en manufactura, es un proceso de

cambio que va desde planeación estratégica, hasta servicio al cliente.

Se puede hablar del seis sigma como una filosofía o un programa de calidad, a fin

de cuentas, lo importante del caso es el resultado que genera y el impacto del

cambio en las personas apoderadas e involucradas en el proceso, sin embargo los

principales implicados, LOS JEFES, son quienes deben dar un paso adelante en

la planeación y la estimación del alcance del proceso y lo más importante es la

identificación clara y precisa de las falencias principales.

Para la adopción de la metodología se distribuye el equipo de trabajo en varios

rangos:

Los cinturones negros: son personas que han pasado por un proceso de

entrenamiento y aprendizaje que les permite elaborar y formular proyectos

enfocados a obtener la certificación en seis sigma.

Los campeones son elegidos por el equipo de liderazgo, es decir, por los

cinturones negros, usualmente son los directores de área y gozan de poder,

decisión e influencia dentro de los procesos de la empresa, son un cargo

estratégico, y si bien, no es un cargo que demande un tiempo completo o una

dedicación exclusiva, son cargos de gran apoyo y gran disciplina, que bien

encaminados y adoptado garantizarían un porcentaje elevado de éxito en el

cambio.

Los maestros cinturón negro son quienes reciben el conocimiento de los

consultores en seis sigma y son quienes a su vez se encargan de transmitir la

información y entrenar a los cinturón negro.

Así mismo es importante destacar que el seis sigma gira en torno a una ecuación

básica para resolver problemas: Y=f(x), esta ecuación, define la relación entre una

variable dependiente, y las variables independientes, es decir, el producto de un

proceso= Y es la función de sus insumos =X

Es decir, el resultado correcto de un proceso, solo puede estar condicionado por la

correcta disposición de sus insumos en el proceso.

Ahora bien, existe una metodología del seis sigma dividida en 4 fases

fundamentales, MAMC: medir, analizar, mejorar y controlar

En la fase medir, básicamente se realizan los procesos de metrología como su

nombre lo indica, realizar estadísticas, hacer diagramaciones y estudios de

procesos.

Seguidamente en la fase analizar, como su nombre lo indica, se realizan las

conclusiones con respecto a la información obtenida en la medición, y es en la

fase donde se realiza el cuestionamiento acerca de la insatisfacción con el

producto final y la cusa de esto en el proceso, para esto se lanzan posibles

hipótesis y a partir de esas hipótesis se verifica o descarta la teoría final de la

causa.

En la fase mejorar se realiza una compilación de la situación, se analiza

retrospectivamente la situación a mejorar, y seguidamente se da el plan de acción

necesario para dar inicio a la solución optima del problema correspondiente.

Y finalmente en nuestra última fase: controlar, se verifican y aprovechan las

herramientas de calidad, para garantizar la erradicación completa del problema y

que la solución obtenida, sea en realidad la más eficiente posible.

A este punto es necesario aclarar que los procesos de cambio, para la empresa,

específicamente para lideres de proceso, inversionistas y altos mandos, aceptar el

cambio de un paradigma y deshacerse de los antiguos y tradicionales métodos de

realizar las operaciones, es algo más que un reto, aceptar el cambio siempre

genera sensaciones de inestabilidad o inseguridad, y al enfrentarse a la posibilidad

de realizar una aplicación de un proceso de mejora continua en la empresa, en

este caso seis sigma, no es la excepción, la historia de la empresa SG, da cuenta

del difícil proceso de aceptación y del paso a paso del cambio.

El proceso de mejora continua bajo la metodología del seis sigma, compromete a

la empresa desde el primer momento de aceptación y decisión de la aplicación,

comenzar con la aplicación de la filosofía, esto quiere decir que desde el momento

de aceptación, la empresa debe comenzar a realizar los procesos bajo esta

metodología, pues si bien, en todo momento surgen imprevistos y situaciones

adversas que difícilmente se pueden prever, si no se sigue y se adopta la

metodología de la empresa esbelta, posiblemente surjan mas imprevistos, y

posiblemente nunca se alcance el objetivo final que es erradicarlos para que no se

conviertan en un foco te atención constante o un cuello de botella innecesario.

Para poder conocer cada uno de los procesos, con sus oportunidades de mejora y

las ventajas del procedimiento, es fundamental e indispensable OBSERVAR el

proceso y no solo analizar datos estadísticos o muestras representadas

numéricamente, es necesario realizar observaciones exhaustivas de cada uno de

los procesos ( no solo manufactureros) y de ahí tomar la decisión del cambio,

tomar las evidencias necesarias para evaluar el problema o la causa raíz, y aplicar

la metodología de mejora continua seis sigma, a esta actividad se le llama,

observar las actividades desde la cabina del vigía.

Finalmente es importante aclarar que un consultor no es quien se encarga de

realizar los cambios en los procedimientos, ni de implantar la metodología seis

sigma en la empresa, su único objetivo es dar claridad sobre las garantías que

esta metodología proporcionaría al rendimiento y la calidad en la empresa, y

obviamente dar el entrenamiento inicial el grupo de líderes de procesos, que,

como dijimos anteriormente, se les llama cinturón negro y estos a su vez a los

capitanes, quienes indudablemente son los directos encargados de la observación

y obviamente de los datos estadísticos, que son el principal insumo para la

clasificación, observación, y planteamiento de los problemas a erradicar.

PERSONAJES:

Samantha Micawh: consultora organizacional, encargada de poner en

marcha el proceso de la compañía SG, fue contactada inicialmente para dar

una consultoría para tomar una decisión de compra aparentemente sencilla;

ella se autodenomina un “ratón de fábrica”

Sid Glick: presidente de la compañía manufacturera SG, fue quien contactó

a la consultora motivado por uno de sus empleados para tomar la decisión

de adquirir una herramienta nueva en su proceso para “erradicar” la

solución a un cuello de botella en su compañía, mas adelante es quien

introduce la metodología del seis sigma explicada por Sam, a la junta

directiva.

George: supervisor de manufactura, fue quien aconsejó al señor Glick a

adquirir la nueva máquina, motivado primero por su amplio conocimiento de

la planta, del proceso y del negocio en general, y segundo por una

corazonada o intuición de mejora del proceso. Ha estado con SG desde

hace 26 años

Celia Gordon: asistente administrativa de Sid, aparentemente es una mujer

rígida, antipática y fría, sin embargo en el transcurso de la historia se va

tornando amable y “carismática”.

Michelle, Jason y Marty: operarios de la planta de producción, son los más

entusiasmados con la adopción del cambio a la metodología, y quienes se

encargan de liderar el proceso en su línea respectivamente.