Poltica de capacitacin

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NDICE

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1. OBJETIVO

2. JUSTIFICACIN

3. COBERTURA DE LA CAPACITACIN

4. ALCANCE DE LA CAPACITACIN

5. CAPACITACIONES INDIVIDUALES

6. CRITERIOS PARA CONCURSAR EN CAPACITACIONES INDIVIDUALES

7. VITICOS PARA ASISTENCIA A EVENTOS Y/O FORMACIN DENTRO O FUERA DEL PAS

8. PROCEDIMIENTO

9. TABLA DE VITICOS

10. ASPECTOS LEGALES

11. LEGALIZACIN DE VITICOS

12. PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIN

1. OBJETIVO

Establecer los parmetros para establecer el programa maestro de capacitacin y determinar la forma como se realizar el proceso de capacitacin en la Corporacin Club El Nogal. 2. JUSTIFICACIN Generar la cobertura en el cumplimiento de los procesos de formacin y capacitacin en el Club, de acuerdo con objetivos estratgicos. Esta poltica aplica para los procesos de capacitacin de personal directo contratado en el Club El Nogal. No incluye contratistas o personal temporal.

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3. COBERTURA DE LA CAPACITACIN Todos los colaboradores podrn acceder a las diferentes estrategias de capacitacin y desarrollo, validando los criterios especficos estipulados por la Corporacin Club El Nogal. Anualmente se establece un Plan Maestro de Capacitacin en equipo con cada uno

de los lderes de las reas. El Plan Maestro ser ejecutado segn el presupuesto aprobado. 4. ALCANCE DE LA CAPACITACIN

Capacitaciones transversales mensuales internas y externas, de acuerdo con las necesidades detectadas por un 70% de la poblacin en general. Capacitaciones transversales internas y externas (Sena, ARP y otras).

Logstica

La logstica se centraliza en Talento Humano. Selecciona el grupo objetivo en conjunto con los lderes de rea y se realiza todo el

proceso interno de desarrollo de la capacitacin. 5. CAPACITACIONES INDIVIDUALES Los criterios para desarrollar capacitaciones individuales se fundamentan en: Presentar un plan de desarrollo o de sucesin que impacte directamente la productividad, innovacin, actualizacin y nuevos roles. Las capacitaciones individuales incluyen: Seminarios, cursos y talleres. El Club cubrir el 70%, y el 30% ser cubierto por el

colaborador. Para diplomados y programas especiales (debe entenderse todo programa que supere un valor de 2 SML) el Club cubrir el 50% y el restante 50% ser cubierto por el empleado. Cuando los diplomados sean por cumplimientos de ley, el colaborador asume el 70% del valor, y el Club el 30%.

El 100% ser asumido por el Club cuando el objetivo de la participacin sea representar al Club en competencias. Debe ser autorizado por la Gerencia General.

Las asignaciones dependern de las fechas de inscripcin, la prioridad para el negocio y el nivel de cargos.

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Todas las personas que asistan a estas capacitaciones deben realizar un informe al rea de Talento Humano con la retroalimentacin dada a sus equipos de trabajo. 6. CRITERIOS PARA CONCURSAR EN CAPACITACIONES INDIVIDUALES

Para seminarios, cursos y talleres, debe tener un mnimo de antigedad de seis (6)

meses en el Club. Para diplomados, programas especiales y otros debe tener un tiempo mayor a un (1)

ao en el Club. Se debe diligenciar adecuadamente el formato de solicitud de entrenamiento. Toda aprobacin depender del presupuesto y la validacin de la organizacin. Deberes del participante en la capacitacin individual: Realizar de forma adecuada el proceso de capacitacin. Participar en un 95% del tiempo estipulado en el curso. Aprobar satisfactoriamente la capacitacin. Entregar a la Corporacin la copia del material sobre el estudio realizado. Difundir la informacin recibida con los procesos que requiere esta formacin. Firmar la poltica de capacitacin. En caso de no cumplirse algunos de estos deberes, se incurrir en una falta a la poltica de capacitacin y el valor cubierto por la Organizacin deber ser reintegrado por el empleado. Capacitacin en el exterior: Se evala de acuerdo al valor a financiar por parte del Club

y requiere aprobacin de la Junta Directiva. Concursos en Representacin del Club: Se evala de acuerdo al valor a financiar por

parte del Club.

7. VITICOS PARA ASISTENCIA A EVENTOS Y/O FORMACIN DENTRO O FUERA DEL PAS

Destinacin econmica cuyo objetivo es cubrir los gastos ocasionados por concepto de alimentacin, hospedaje, transporte o cualquier otro rubro similar, que el funcionario del Club El Nogal requiera para llevar a cabo, dentro o fuera del pas, la actividad en misin de cumplir, como una formacin, participacin en concurso, estudio de mercados, congresos y/o cualquier actividad a nombre del Club El Nogal, y permita fortalecer el desempeo de sus funciones y el resultado del Club.

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Alcance

Es aplicable a Gerentes, Directores, Jefes y cargos homlogos a Jefaturas, y otros cargos que realicen una actividad determinada en representacin del Club, y que son autorizados por la Gerencia General, Subgerencia Administrativa y Financiera y/o Direccin del rea.

7. PROCEDIMIENTO

1. El Gerente o Director del rea debe remitir a la Direccin de Talento Humano, con mnimo treinta (30) das de anterioridad al evento, el nombre del funcionario que asistir al evento, la informacin del evento, los costos y todos aquellos soportes que se requieran, debidamente autorizados por la Gerencia del rea y/o Gerencia General.

2. Los gastos por viticos debern ser autorizados por la Gerencia General, Subgerencia Administrativa y/o Director del rea.

3. Los viajes debern programarse con mnimo treinta (30) das de anterioridad con el fin de lograr obtener los mayores beneficios en la adquisicin de boletos areos o terrestres, tarifas de hospedaje y precios en las inscripciones.

4. El valor que se subsidia por tiquetes areos es: 50% el Club y 50% el Colaborador. Las excepciones deben ser autorizadas por la Gerencia General, Subgerencia Administrativa y Financiera y/o Direccin de Talento Humano.

5. El funcionario debe legalizar los gastos del viaje en un trmino mximo de cinco (5) das hbiles, contados a partir de la fecha de reintegro al Club. Los documentos que anexe deben estar sin enmendaduras ni tachaduras, cumpliendo la poltica de anticipos del rea de Contralora.

6. Los viticos reconocidos cumplirn los valores estipulados en la siguiente tabla.

8. TABLA DE VITICOS VIAJE AL EXTERIOR Europa Diario Hospedaje Gerencias / Direcciones Euros 60 120 Jefaturas o cargos Homlogos Euros 40 80

VIAJE AL EXTERIOR (diferente de Europa)

Dlares Gerencias y Direcciones US 85 US 170 Jefaturas o cargos homlogos US 65 US 130

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VIAJE AL INTERIOR - COLOMBIA

Alimentacin tres (3) comidas diarias $80.000 Alimentacin dos (2) comidas diarias $50.000 Transporte (traslados - taxis) diarios $50.000 Los viticos (alimentacin y transporte) dependern de la ciudad a donde viaje el funcionario. El empleado debe detallar en un cuadro explicativo, los valores gastados por cada concepto para el visto bueno de la Subgerencia Administrativa y Financiera, y la Direccin de Talento Humano

9. LEGALIZACIN DE VITICOS Y GASTOS

El manejo y la legalizacin de los anticipos por concepto de viticos, gastos de viaje para capacitacin y participacin en torneos.

Alcance Inicia con la solicitud del anticipo por parte del Gerente Ejecutivo en la que informa a la Subgerencia Financiera el beneficiario del anticipo con el concepto (cuando se trate de anticipos por capacitacin, deber la solicitud contar con el visto bueno de la Direccin de Talento Humano), y termina con la legalizacin por parte del funcionario mediante relacin, adjuntando los soportes de gastos aprobados por el Gerente Ejecutivo.

10. ASPECTOS LEGALES Para efectos de la legalizacin, el beneficiario del anticipo deber presentar las facturas que soporten la legalizacin, las cuales deben cumplir con los requisitos y estar autorizadas por el jefe de rea respectivo.

Facturas por computador, talonario o papel.

Deben cumplir con los siguientes requisitos: 1. Denominarse expresamente factura de venta. 2. Apellidos y nombres o razn social, e identificacin de quien presta el servicio o

suministra el bien. 3. Apellidos y nombres o razn social, e identificacin del adquiriente de los bienes y

servicios, en este caso Corporacin Club El Nogal - Nit 800.180.832-4. En ningn caso a nombre del funcionario o empleado.

4. Numeracin consecutiva. 5. Fecha de expedicin (no puede ser diferente a la del mes del reembolso). 6. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.

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7. Valor total de la operacin. 8. Identificacin del impresor (cuando son facturas preimpresas). 9. Calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas. 10. Discriminacin del impuesto sobre las ventas y/o impuesto al consumo. 11. El nmero de resolucin con la cual la Dian autoriza la facturacin, no debe ser

superior a los dos (2) aos de expedida.

Documentos equivalentes a las facturas.

Son documentos equivalentes a la factura, los siguientes:

1. Los tiquetes de mquina registradora. 2. Las boletas de ingreso a espectculos pblicos. 3. Los tiquetes de transporte de pasajeros. 4. Los expedidos para el cobro de peajes, siempre y cuando renan los requisitos

previstos en el Artculo 17 del Decreto 1001 de 1997. 5. Recibos de caja por gastos de transporte. 6. Facturas emitidas en el exterior. En estas, no aplican los requisitos legales descritos

por ser nacionales, por lo que cuando las compras o servicios se adquieran en el exterior, se adjuntarn los documentos entregados en cada establecimiento, el cual contiene los requisitos propios del pas.

Observacin: Los anteriores documentos equivalentes a la factura deben contener como mnimo estos requisitos:

1. Nombres o razn social, e identificacin de quien presta el servicio o suministra el bien.

2. Numeracin consecutiva de la transaccin. 3. Fecha de expedicin. 4. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. 5. Valor total de la operacin. 6. Discriminacin del impuesto sobre las ventas y/o impuesto al consumo. 12. PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIN

1. El rea de Contabilidad recibe la solicitud de anticipo por parte del departamento

responsable y debe estar autorizada por el Gerente Ejecutivo del rea respectiva. 2. El Analista de Contabilidad verifica que la solicitud cumpla con los requisitos y

autorizaciones establecidos, y procede a generar el pago el cual se realiza, por transferencia, a los ocho (8) das de recibida la solicitud. Las transferencias slo se realizan los das viernes.

3. El beneficiario del anticipo deber realizar la legalizacin, a ms tardar, dentro de los tres (3) das hbiles siguientes a la terminacin del evento, y deber elaborar una

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relacin adjuntando las facturas que soporten los gastos debidamente autorizadas por el Gerente Ejecutivo de rea. Estos soportes deben cumplir con todos los requisitos expuestos en los aspectos legales de este procedimiento.

4. El dinero no utilizado deber ser consignado en la cuenta corriente No. 015351026 a nombre de la Corporacin Club El Nogal, el da hbil siguiente a la terminacin del evento. La copia de la consignacin debe ser entregada a Gladys Martnez quien genera el recibo de caja que soporta el reintegro del anticipo no utilizado. La copia del recibo de caja debe adjuntarse a la relacin de legalizacin.

A continuacin se anexa un ejemplo de los requisitos de la facturacin, tomando como modelo una factura emitida por el Club: