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S t i d G ti PbliS t i d G ti PbliSecretaria de Gestin PblicaSecretaria de Gestin Pblica

El Proceso de Simplificacin de Trmites AdministrativosTrmites Administrativos


Lineamientos para la Lineamientos para la Simplificacin de Trmites en

las Entidades del Estado.


""PrimeraPrimera pparte de la arte de la Reforma del EstadoReforma del Estado::

Reforma y Simplificacin de TrmitesAborda las tareas de simplificacin de trmites en elAborda las tareas de simplificacin de trmites, en el convencimiento de que se contribuye a "cambiar el actual Estado ineficiente por uno responsable gilactual Estado ineficiente, por uno responsable, gil

y consagrado al servicio de las personas como primer objetivoprimer objetivo .


La simplificacin del t it flos trmites se enfoca

en la mejora y i li iracionalizacin

integral del proceso, con el

objeto de brindar al ciudadano un bien oservicio de Calidad.


ObjetivoReduccin del tiempo de atencin, de los requisitos y/o nmero de pasos o

etapas a seguir.


1 DEFINICIONES PRINCIPALES ASOCIADAS 1 .- DEFINICIONES PRINCIPALES ASOCIADAS A LOS TRAMITES


Trmites o Procedimientos Administrativos

Conjunto de diligencias realizadas por los administradosConjunto de diligencias realizadas por los administrados ante la entidad, conducentes a la emisin de un acto

administrativo que produce efectos juridicos individuales o q p jindividualizables sobre intereses, obligaciones o derechos

del administrado se este persona natural o juridica pblica o privada.


TEXTO UNICO DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS T.U.P.A

Documento de gestin institucional que estableceDocumento de gestin institucional que establece de manera clara todos los procedimientos

administrativos y los servicios prestados en laadministrativos, y los servicios prestados en la entidad; estos ltimos constituyen prestaciones que las entidades se encuentran facultadas a q

brindar de manera exclusiva


PRECISIONES

PROCEDIMIENTO

Implica la emisin de

SERVICIOS

Implica una aplicacin directa yImplica la emisin depronunciamiento formal mediante unacto administrativo o una aprobacintacita que es factible de impugnar

Implica una aplicacin directa ypercerptible, sin que sea posibleaplicar la aprobacin automatica ni elS A; asimismo no es suceptible atacita, que es factible de impugnar

mediante un recurso administrativode reconsideracin, apelacin orevisin:

S.A; asimismo no es suceptible aimpugnar.

Ejemplos:revisin:

Ejemplos:

Aprobacin y aceptacin de

j p

Revisin tcnica de vehiculos

Autenticacin de la copia de Aprobacin y aceptacin deDonaciones de bienes provenientedel exterior destinado a undeterminado sector

pcertificado de estudio.

determinado sector

Emisin de Licencia de Conducir


2 CRITERIOS DE IDENTIFICACIN DE 2. CRITERIOS DE IDENTIFICACIN DE TRMITES POR SIMPLIFICAR


Desarrollo del Inventario General de Trmites

a) Poblacin Beneficiaria: - Vulnerabilidad)- En razn a los objetivos y

misin de la Entidad.

b) Beneficios Monetarios y/o Sociales:

Representacin significativa de beneficios monetarios y socialesRepresentacin significativa de beneficios monetarios y sociales.

c) Nmero de Usuarios:

Nmero de solicitantes alto

d) Requisitos:) q

Nmero de requisitos y documentos altos


Variantes en la oportunidad localizacin yVariantes en la oportunidad, localizacin y presentacin de trmites frecuentes

Trmites Centralizados

Son aquellos que se atienden en un solo punto a nivel nacionalSon aquellos que se atienden en un solo punto a nivel nacional, siendo stos de alta frecuencia, provocando largas colas ygenerando un alto costo en el traslado de los ciudadanos.g

Trmites Transversales

A ll f t l tid d d d t itAquellos que son frecuentes para la entidad donde se tramita, pero a su vez constituyen requisitos de otros trmites en

otras entidades.otras entidades.


3. SIMPLIFICACION DE TRAMITES ASOCIADA A LA MEJOR ATENCION AL CIUDADANO


CRITERIOS

Alta Frecuencia de los trmites

Impacto favorable en la percerpcin de los ciudadanos

Si lifi i f ilit i d di l i i d l Simplificacin y facilitacin de medios al servicio delciudadano para acceder y concretar su trmite, sea pormedios fsicos y/o virtuales (Pagina web / PSCE)medios fsicos y/o virtuales. (Pagina web / PSCE).

Implementar mecanismos y estilos de atencin.p y


4 IDENTIFICACIN DE LOS PROBLEMAS DE 4. IDENTIFICACIN DE LOS PROBLEMAS DE LA SITUACIN ACTUAL


Luego de seleccionar los trmites a simplificar se ejecuta un Plan deSi lifi i dSimplificacin que comprenda:

1. Descripcin2 Anlisis de procesos2. Anlisis de procesos3. Propuesta de simplificacin4. Implementacin

El anlisis de los procesos de los trmites se efectua para detectar losprincipales problemas e identificar las posibles alternativas desolucin para lograr un trmite ms simplesolucin para lograr un trmite ms simple.

Ejemplos:a) Difcil acceso para el ciudadano a los servicios del Estadoa) Difcil acceso para el ciudadano a los servicios del Estado.b) Excesivos y complejos requisitos y documentos.c) Gran nmero de trmites exigen la presencia fsica del

d i i t dadministrado.d) Excesivo tiempo para atender el trmite


Principales variables del variables del tramite que describen su

proceso


Cada trmite deber serdescrito en forma grfica dedescrito en forma grfica, demodo que ste puedaanalizarse de manera

Representacin INTEGRAL, utilizando latcnica de FLUJOGRAMA.Ello permitir visualizar los

Representacin del Flujograma

Ello permitir visualizar losprocedimientos, las oficinas y elpersonal que intervienen, elp q ,tiempo y la distribucin dedocumentos y formularios.


FORMATO


5 ANLISIS DE LOS TRMITES PARA SU 5. ANLISIS DE LOS TRMITES PARA SU SIMPLIFICACION


El Anlisis del Proceso del Trmite se realiza teniendo encuenta el:cuenta el:

Objetivo por el cual ha sido propuesto.j p p p

Determinacin de fallas o brechas para su simplificacin, ell d l d i d l ti / d ilogro de la reduccin del tiempo y/o nmero de pasos a seguir,o de requisitos.

Asumirse una actitud crtica para determinar si lo que se esthaciendo es correcto, necesario y ptimo.


.5.1 CRITERIOS DEL ANLISIS INTEGRAL DEL TRMITE

a) Relacionar los objetivos del trmite, con los de la entidad y la visin delciudadano.

5.1 CRIT RIOS AN ISIS INT GRA TRMIT

ciudadano.

b) Relacionar la correlacin de factores como el personal que resuelve eltrmite, el volumen de demanda y la duracin de cada una de las etapasd l t itdel trmite.

c) Necesidad y uso de los requisitos establecidos para el trmite.

d) Analizar si las disposiciones legales y administrativas que sustentan eld) Analizar si las disposiciones legales y administrativas que sustentan eltrmite son conformes y estn actualizadas.

e) El Sistema de trmite documentario o consulta del trmite, es manual en)ventanilla o virtual.

f) Gastos que se ocasionan al ciudadano como a la entidad.

g) Niveles de decisin o de solucin del trmite.

h) Contar con el aporte de quienes atienden el trmite


5.2 PROCESO DE ANALISIS


ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE SERVICIOASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE SERVICIOQUE BRINDA EL TRAMITE

1. Eliminar toda participacin no significativa en la realizaciny conclusin del trmite.

2. Fusionar los procesos de trmites de manera similar.

3. Solicitar la transferencia de delegacin de funciones hacialos niveles de ejecucin.j

4. Disminuir el nmero de formularios y/o formatos paraunificarlos y/o ponerlos a disposicin de medios virtualesunificarlos y/o ponerlos a disposicin de medios virtuales.


ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE SERVICIOASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE SERVICIOQUE BRINDA EL TRAMITE

5. Eliminar la obligatoriedad de exigir documentos e informesque la Entidad posea.q p

6. Incluir, adems en la modificacin o adecuacin detrmites la posibilidad de s primir aq ellos q e se hagantrmites, la posibilidad de suprimir aquellos que se haganinnecesarios.

7. Beneficiarse de las oportunidades que ofrecen las nuevastecnologas y la sistematizacin de los procesos.


Gracias por su participacin.

JAIME CASTRO CALDERON JAIME CASTRO CALDERON ____________________________________________________________________________________________________

Especialista en Racionalizacin Especialista en Racionalizacin

Consultor en Gestin Pblica [email protected]

C l l (51 1) 971 693 25Celular: (51-1) 971 693 25

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