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SERVICIOS DE SALUD DE SAN LUIS POTOSI
SISTEMA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA OfiPart
MANUAL DE USUARIO
JULIO 2018
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CONTENIDO
I. Objetivo ................................................................................................................................................. 3
II. Generalidades .................................................................................................................................... 4
III. Aclaración y sugerencia .................................................................................................................... 5
IV. Reconociendo pantallas ..................................................................................................................... 6
1. Principal ............................................................................................................................................. 6
2. Captura de documento ..................................................................................................................... 7
V. Ingreso al Sistema .............................................................................................................................. 8
VI. Registro de documentos .................................................................................................................... 9
VII. Crear etiquetas ................................................................................................................................. 18
VIII. Anexar archivos ............................................................................................................................... 20
IX. Turnado de documentos recibidos ................................................................................................... 23
IX. Búsqueda de documentos ................................................................................................................ 27
X. Plantillas determinadas para circulares ............................................................................................ 32
XI. Crear carpetas .................................................................................................................................. 34
XII. Listado de correspondencia ............................................................................................................. 37
XIII. Baja de documentos ......................................................................................................................... 39
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I. Objetivo
El presente Manual de Usuario del Sistema de Control Documental OfiPart, se elabora con el
propósito fundamental de continuar con los procesos de implementación de dicho sistema en las
Unidades Administrativas de los Servicios de Salud de San Luis Potosí, por lo que facilitará los
trabajos de quienes ya cuentan con dicho sistema, y dará la bienvenida a nuevos usuarios, ya
que existen funcionarios que cuentan con los accesos, sin embargo no han explorado los
beneficios que brinda el Sistema de Control Documental OfiPart más allá del registro de
documentos, por lo que se elabora esta herramienta de consulta digital.
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II. Generalidades
Usar la tecla Tab para cambiar de un campo a otro.
Para desplegar catálogos disponibles en algunos campos, presionar la tecla F8
Se mencionará a la Unidad Administrativa Documental como: UAD.
Adjuntar archivos:
El formato requerido es en PDF.
Escanear los documentos que requiere adjuntar previo al registro, aceptando como
máximo 20 hojas por archivo, pudiendo agregar varios en un mismo documento.
En el nombre del archivo evita utilizar espacios, comillas, signos, etc.
Seleccionar de las opciones del catálogo de tipos de anexos, las que corresponden
a digitalizables. (Hoja digitalizable o en Hojas digitalizables).
Generar folio: podrá ser un mismo folio para varios registros, los cuales serán entregados
a la Unidad Administrativa Documental en conjunto (Dependiendo de los horarios de
despacho de cada usuario).
Para búsqueda de documentos, proporcionar el dato lo más concreto posible (palabras
clave del asunto, apellido no muy común).
Para eliminar un documento, deberá ser antes de contar con el folio que asigna el Sistema
de Control Documental OfiPart, así mismo, no debe contener: etiqueta, anexos ni
referencias, por lo que se deberán borrar antes de la eliminación de todo el documento.
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III. Aclaración y sugerencia
Debido a que aún quedan pendientes de incorporar al uso del Sistema de Control Documental
OfiPart, a Jurisdicciones Sanitarias, Hospitales Generales, Hospitales Básicos Comunitarios,
Clínica Psiquiátrica “Dr. Everardo Neumann Peña”, así como al Hospital del Niño y la Mujer
“Dr. Alberto López Hermosa”, la correspondencia que ellos generan no se encuentra en el
sistema, sin embargo para control interno de cada área, se sugiere que en los casos de dar
respuesta a un escrito de dichas unidades, se puede escanear el documento al que se hace
referencia y subirlo como archivo adjunto, con lo que se podrá armar el expediente de manera
digital, en tanto se incorporan dichas Unidades al Sistema de Control Documental OfiPart.
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IV. Reconociendo pantallas
1. Principal
Muestra los apartados que el sistema trabaja: los principales son: 1. Nombre del usuario activo;
así como los usuarios con quienes comparte información; 2. Carpeta, indica el estado del
documento (entrada, preparado, turnado, etc.); 3. Enviar a: contiene usuarios a quienes se puede
turnar el documento; 4. Genera correspondencia, se utiliza para hacer el envío del registro a la
Unidad Administrativa Documental; 5. Listado de correspondencia, contiene relación con
estatus de folios enviados a la UAD. En el resto de las columnas contiene datos específicos de
cada documento, fecha en que se registró, si cuenta con anexo, etiqueta, referencia, folio,
remitente, destinatario, asunto, etc.
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3 4 5
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2. Captura de documento
Contiene, 1. Buzón, indica el buzón del usuario que está activo, 2. Etiquetas, sirve para
seleccionar por temas y facilitar búsquedas posteriores, 3. Tipo de documento, despliega
opciones de documentos que pueden ser registrados; 4. Fecha de ingreso, fecha en que se
realiza el registro; 5. Área destino, cuenta con catálogo para seleccionar destinatarios de
documentos, 6. Clasificación, corresponde a la clave y serie del Cuadro General de Clasificación
Archivística (CGCA) cuenta con catálogo; 7. Asunto, capturar asunto del documento se podrán
agregar palabras clave; 8. Remitente, nombre del funcionario que firma el documento, 9.
Referencias, anotar número de documento a que se da respuesta, o esté relacionado con el que se
registra. 10. Guardar, guarda la información capturada.
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3 4
5
6
7
8
9 10
8
V. Ingreso al Sistema
Ubicar en el escritorio del equipo de cómputo el icono correspondiente al sistema OfiPart y dar
doble click.
Click en
ejecutar.
Teclear usuario y contraseña que
proporciona la Responsable de la
Unidad Administrativa Documental
(UAD), dar click en ingresar.
Activar la casilla
de acepto los
riesgos.
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VI. Registro de documentos
En este módulo se deberá capturar los datos de todos los documentos que se desean despachar por lo que a
continuación se muestra a detalle el llenado de cada uno de los campos de la pantalla de captura, hasta
obtener el folio que asigna el Sistema, mismo que es necesario para el trámite final de despacho.
Click en agregar
Usuario activo
Los documentos mostrados en la pantalla,
son de acuerdo a la carpeta seleccionada.
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Seleccionar fecha en que se da de
alta el documento
Ubicar y dar click Presionar la tecla F8, para seleccionar
el tipo de documento.
Muestra calendario.
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Al registrar un documento circular, se capturan todos los destinatarios como originales y si cuenta con
copias marcadas, se deberá cambiar de original a copia. Cuando las copias son repetitivas, en el
botón Recuperar copias nos proporciona los últimos destinatarios a quien se dirigió copias y de esta
forma se evitará escribirlas nuevamente.
Capturar parte del nombre del destinatario (s),
como pista para que aparezcan los registrados en
el catálogo.
Capturar datos si el destinatario
no está dado de alta en el
catálogo.
Activar casilla, si es
destinatario frecuente.
Brinda la opción de
cambiar de original a copia
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En este espacio aparecerá el destinatario (s), dando click sobre
el nombre se activará que se despachará directo, de lo
contrario será por archivo.
v
F8, catálogo de clasificación vigente,
puede teclearlo si lo conoce,
solo acepta mayúsculas.
Click sobre la serie que es acorde
al tema del documento.
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Click para seleccionar
Teclear el nombre de quien remite el
oficio o memorándum.
v
Capturar el asunto, se podrá
capturar información clave.
14
Se verifica que sea correcto y
avanza con la tecla Tab.
Referencias, si es seguimiento o
Atención a un documento. Llenar campos solicitados.
Oprimir guardar
15
Brinda la opción de agregar anexos, en
caso de contar con ellos, consultar pág. 20
Una vez terminada la captura del
documento, click en guardar
16
Cerrar.
Dar click sobre genera
correspondencia.
El documento ha sido agregado.
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Para continuar con la actividad, deberá acudir a la ventanilla de la Unidad Administrativa
Documental, para llevar a cabo el despacho de los documentos registrados, en dónde la UAD, se
encargará de concluir el trámite de alta en el sistema automatizado, toda vez que se plasman
sello de despachado, fecha y número oficial al documento, éste se escanea y se sube al sistema de
acuerdo al número de folio proporcionado por el usuario.
Click en Oficialía
de partes
v
Anotar en las dos copias del
documento, el folio que se te
proporciona.
Has concluido exitosamente el
registro del documento. Cerrar.
Pulse en guardar
sin imprimir.
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VII. Crear etiquetas
La opción de etiquetas, se encuentra dentro de la pantalla de captura de documento y sirve para ir
clasificando los documentos por tema, programa o sistema, con la finalidad de facilitar la
búsqueda posterior, así como ordenar la información.
Capturar en este campo el nombre que
desea asignar.
Indicará que la etiqueta solo se creará para su usuario, pulsar SI.
Click en etiquetas
Pulsar, crear nueva etiqueta
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Así se visualizan las etiquetas en la pantalla principal.
La etiqueta, ya se
encuentra en la lista. Después de un click aparece en el
lugar establecido para tal fin.
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VIII. Anexar archivos
Presenta la opción de anexar archivos, con esta actividad se complementa el expediente digital y facilita
búsquedas posteriores, así como evitar la impresión innecesaria de información.
Seleccione opciones digitalizables (Hoja
Digitalizable u Hojas Digitalizables)
v
Al tener completa la captura del documento, se selecciona guardar, brindando la opción de
anexos, seleccionar SI. Para lo que deberá cubrir especificaciones descritas en el área de
Generalidades (Pag.4).
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Localice el archivo en la unidad de
almacenamiento.
Oprimir en guardar; si se cuenta con más
archivos por adjuntar, repetir los pasos.
Abrir. Click para seleccionar
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Así mismo, se puede hacer referencia de que el
documento lleva anexos no escaneables:
Anexo: CD y rollo Oprimir en guardar Cerrar.
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IX. Turnado de documentos recibidos
Este módulo está destinado para dar atención y turnado a la correspondencia recibida, con la finalidad
de que la información fluya y se eliminen tiempos de espera de documentos en físico.
Cuando han turnado correspondencia al usuario, al ingresar al Sistema Automatizado OfiPart, envía un
mensaje informando que se tienen “N” cantidad de archivos en la carpeta de ENTRADA, indicar aceptar.
Seleccionar carpeta de: ENTRADA
El sistema arroja la correspondencia que llegó a su usuario.
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Click sobre el número en la casilla Digit. Para visualizar el documento y poder turnar al área
correspondiente.
Se selecciona el documento a turnar
Click en turnar.
Verificar que esté activa la casilla de envío de
documentos a carpeta de turnados.
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Para esta actividad, solicita
contraseña.
Aparece aviso de confirmación de actividad, ya que una vez turnado no se podrá cancelar la
actividad, verificar la acción e indicar lo que corresponda.
Verificar que esté activa la casilla para
que a la vez sea enviada a la carpeta de
turnados.
Seleccionar usuario a turnar
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Seleccionar carpeta de TURNADOS
Verificar que el documento ya
existe en la misma.
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IX. Búsqueda de documentos
Muestra una serie de variables para búsquedas específicas (cuando se cuenta con datos como número de
documento, fecha, etc.) se recomienda iniciar en el área de búsqueda general, proporcionando datos
concretos, palabras clave.
Proporcionar datos concretos,
palabras clave.
Click en buscar
Pantalla principal
Click en buscar Click en buscar todos mis usuarios
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Pantalla principal
Capturar el número del documento con
que despacho la UAD, sin anteponer
000 al inicio.
Click en buscar.
Ejemplo de búsqueda cuando se conoce el número de documento:
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El sistema proporciona los registros encontrados con el número solicitado.
En la casilla de Digit., sobre el número aparecerá la palabra
en Ver, dar click para obtener el documento.
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Oprimir en buscar.
Pulsar en Ver.
El documento cuenta con referencias Click sobre una de ellas
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El sistema de Control Documental OfiPart, mostrará el archivo adjunto como referencia, se consulta y
finalmente se elige en la opción de cerrar.
Seleccionar archivo
Click en Ver Archivo.
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X. Plantillas determinadas para circulares
Capturar, parte de los nombres de cada uno de los
Destinatarios para que aparezca el catálogo.
Seleccione guardar plantilla
La plantilla predeterminada
ha sido creada.
Asigne un nombre
(solo acepta 8 caracteres)
Aceptar
Las Plantillas determinadas para circulares, facilitan la actividad de registro, ahorran tiempo en los
casos de circulares, ya que generalmente se envían a las mismas áreas (jurisdicciones, hospitales,
dependencias, municipios, etc.), por lo que una vez creada la plantilla, para futuras ocasiones no es
necesario capturar destinatario por destinatario, bastará con seleccionar la plantilla adecuada.
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|
Para eliminar, se selecciona la
plantilla
Click en Elimina Plantilla Mensaje de confirmación de
la acción, oprimir SI.
Desplegar la lista
Ya no aparece dicha
plantilla.
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XI. Crear carpetas
Este módulo, brinda la oportunidad de organizar la información por temas, de manera similar a
un control en físico.
Envía mensaje que la etiqueta se creará solo para tu usuario, oprimir en SI.
Asignar un nombre Click en Enviar a: Seleccionar un registro
La carpeta ha sido creada
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El registro cambió su ubicación
Seleccionar varios registros de
un mismo tema, para reubicar. Oprimir Enviar a:
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Seleccione la carpeta
Los registros cambiaron de lugar.
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XII. Listado de correspondencia
Los listados de correspondencia sirven para consultar el folio que se genera para los documentos,
ya que en ocasiones se no se plasma dicho número en las copias correspondientes, mismo que es
necesario para el trámite final de despacho.
Pantalla principal.
Click en Listado de correspondencia.
Se visualizan, los folios registrados y enviados a la Unidad Administrativa Documental.
Seleccionar un registro y pulsar.
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Presenta los documentos que se enviaron a la Unidad Administrativa Documental, con el mismo
número de folio.
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XIII. Baja de documentos
La actividad de éste módulo se podrá realizar únicamente si aún no se genera folio por el sistema, en caso
de requerir eliminación de registros ya con folios, deberá hacerlo de conocimiento del personal de la
Unidad Administrativa Documental.
Para poder eliminar el registro, no debe tener etiqueta; referencias ni anexos.
Modificar ver.
Seleccionar el documento
que desea eliminar Verificar que aún no cuenta con folio.
40
Se eliminan dentro de la pantalla actual (Modificar Ver) y se guardan modificaciones.
Nuevamente se selecciona el
documento a eliminar
Click en modificar ver.
41
Una vez vacíos los campos,
pulsar Baja Documentos.
Verificar la no existencia en carpeta de preparados.
Cerrar.
