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sesion 3
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1Programa: Diplomado en Administracin
Mdulo: Operaciones en Logstica
Expositor: Ing. Gino Ballero Nuez
SESIN 3: SISTEMA DE COMPRAS: -NEGOCIACIN - HOMOLOGACIN DE PROVEEDORES: ALIANZAS, OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS DE ABASTECIMIENTO. RELACIONES CONTRACTUALES: PROVEEDOR, COMPRADOR.
Programa Diplomado en Administracin
Mdulo Operaciones en Logstica
2Introduccin
Logro de la Sesin 3 : Sistema de compras: -Negociacin - Homologacin de proveedores: alianzas, objetivos y estrategias de abastecimiento. Relaciones contractuales: proveedor, comprador.
Al terminar la sesin el participante aplica los criterios sobre la negociacin y relacin con proveedores en bsqueda de las mejores condiciones de compra para la empresa..
Qu es un sistema de compras?
Qu beneficios puede obtener una empresa con un sistema de compras eficiente, inteligente y efectivo?
3Qu es una negociacin?
De no ser as, lo ms probable es que no estamos negociando, sino imponiendo, regateando, eludiendo...
Negociar debe entenderse como un proceso racional que
pretende llegar a un acuerdo y resolver as un problema
creado por una diferencia de intereses.
Pero manipular la situacin no acostumbra a ser una buena tctica porque si bien en un principio puede darnos buenos resultados, a la larga la otra persona se sentir manipulada y no querr tratar con nosotros.
Qu son los lmites en una negociacin?Por qu es importante para el comprador y el vendedor?
Compras y la Negociacin
Existe dos posiciones La de comprador y la del vendedor
Y cada uno tiene sus propios lmites
4Resultados:Gana-Gana y Gana
PierdeSupongamos que
Mara ofrece un kit de belleza a Teresa, el
descuento que consiga Teresa ser a
costa del margen Mara.
Mara
Teresa
Venta de KIT
En las negociaciones casi siemprehay un fuerte y un dbil. El fuertede la negociacin no es el mspoderoso, es el que tenga la mejorsituacin de no-acuerdo. En lavaloracin de esta situacin entrantanto los intereses directos comolos ocultos.
Y si no se llega a un acuerdo?
5FASES DEL PROCESO DE NEGOCIACINNegociar es un proceso muy parecido a vender-comprar, aunque con algunas diferencias. hay siempre, bajo la negociacin, un conflicto de intereses.En la negociacin, al igual que en la venta, deben beneficiarse ambas partes.Las fases de la negociacin son muy parecidas a las de la venta; del conocimiento y dominio de estas fases va a depender en gran medida el xito o fracaso en la negociacin.
En la fase de preparacin hay que definir lo que se pretende conseguir y cmo
conseguirlo, estableciendo los objetivos propios, qu tipos de descuentos pueden ofrecerse en caso de necesidad y hasta
dnde es posible ceder; es muy importante tratar de descubrir los objetivos
del contrario.
PRIMERA: LA PREPARACIN
6Las personas negocian porque tienen o creen tener un conflicto de derechos o intereses. En esta fase
que normalmente se llama de conversacin, intercambio o
presentacin, tratando de quitar agresividad al vocablo discusin, se exploran los temas que separan a
las partes para conocer sus actitudes e intereses. Es muy
parecida a la etapa de determinacin de necesidades que se practica en
la venta.
SEGUNDA: LA DISCUSIN
En la negociacin las posiciones van movindose, acercndose,
distancindose. La seal es un medio que utilizan los negociadores para
indicar su disposicin a negociar sobre algo, es un mensaje que ha de ser interpretado por el que lo recibe;
frecuentemente las afirmaciones que se hacen en las primeras fases de la
negociacin son de naturaleza absoluta, del tipo de: no concederemos nunca el
descuento que nos pide, es absolutamente imposible aceptar esa
forma de pago, no podemos considerar esa propuesta.
TERCERA: LAS SEALES
7Es aquello sobre lo que se negocia, no se negocian las discusiones,
aunque las propuestas puedan ser objeto de discusin. Se sale de la
discusin por una seal que conduce a una propuesta; deben evitarse en las primeras propuestas las ofertas
arriesgadas, debiendo ser stas cautelosas y exploratorias pues, en
todo caso, se desarrollarn ms adelante y es probable que sean
aceptadas.
CUARTA: LAS PROPUESTAS
Esta fase es la ms intensa de todo el proceso de
negociacin y exige una gran atencin por ambas partes, ya que en ella se trata de obtener algo a cambio de
renunciar a otra cosa. Cualquier propuesta o
concesin debe ser condicional, es decir, por
todo lo que se concede debe obtenerse algo a cambio.
QUINTA : EL INTERCAMBIO
8Como es lgico, la finalidad del cierre es llegar a un acuerdo. Al igual que cuando hablbamos del cierre en la venta, tambin en la negociacin debe hacerse en forma segura y con firmeza, y para que sea aceptado
debe satisfacer un nmero suficiente de las necesidades de la otra parte. En cualquier caso y al
igual que en la venta, existen dos tipos de cierre:
SEIS: EL CIERRE Y EL ACUERDO
Cierre por concesin. Es la forma ms frecuente en las negociaciones; equivale a terminar la fase de intercambio
ofreciendo una concesin para conseguir un acuerdo.
Cierre con resumen. Despus del cierre con concesin, es el tipo de cierre de negociacin ms utilizado. Al terminar la fase de
intercambio se hace un resumen de todos los acuerdos alcanzados hasta el momento, destacando las concesiones que
hemos hecho por nuestra parte y subrayando lo ventajoso de llegar a un acuerdo sobre los puntos pendientes.
9Cmo los vendedores venden un productoa precio elevado?
Resaltando la calidad del producto, elservicio y la marca, despertando en elcliente la conciencia de calidad, incitandoel amor propio del cliente y halagando elbuen gusto del comprador, estimulandoen ellos el mvil del orgullo, vanidad yprestigio.Presentando ventajas y beneficios delproducto, buscando la utilidad para elcliente, hasta que ste vea que lo quepaga es menor de lo que recibe, hablarlede inversin y no de gasto y dividir elprecio en pequeas fracciones.
Estratagemas de nosotros los compradores1. Apelar a la vanidad del vendedor para conseguir que
haga concesiones, con frases como: Usted tieneuna gran influencia!.
2. Iniciar las negociaciones con una queja paradespertar en el vendedor un sentimiento de culpa.
3. Subrayar la importancia del poder adquisitivo propio,y crear perspectivas de futuro favorables.
4. Ablandar al vendedor con negociaciones duras.5. Empezar con puntos de los que es posible alcanzar
rpidamente un acuerdo. De esta forma se animary estar dispuesto a hacer concesiones.
6. Hacer concesiones en puntos sin importancia parapedirlas a la recproca en los aspectos importantes.
7. Mencionar continuamente las propias concesiones yhacer resaltar que se espera lo mismo del vendedor.
8. Dar la aprobacin con reservas, para retener en lamano un medio de coaccin.
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Estrategias de Abastecimiento
Proceso de AbastecimientoDos funciones indisociables
Negociacin
Accin sobre el precio y la calidad
Funcin estratgica
Implementacin esencialmente administrativa
Impacto directo en la utilidad
APROVISIONAMIENTOCOMPRA
ABASTECIMIENTO
Organizacin Accin sobre la cantidad y el servicio
Funcin tctica
Implementacin esencialmente fsica
Impacto indirecto en la utilidad
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FACTORRESPUESTA DE LA
INDUSTRIA
Cambios Demogrficos Aumento en la variedad de productos
Clientes Ms Exigentes
Menores Ciclo de Vida del Producto
Tamao de Lotes Menores y Customizacin Masiva
Mayor Competencia
Orientacin Hacia el Cliente
Evitar a Toda Costa los Quiebres de Inventario
Reposicin Continua
Menor Margen
Consolidacin en la Industria
Gestin de Abastecimiento Qu est Sucediendo?
Centralizacin/Descentralizacin?
$CostosTransporte Proveedor
Bodegaje CD
Transporte CD
Logstica Tiendas
Costo Inventario
Costos operacionales
Costo logstico total
Disponibilidad
de stock y nivel de
servicio
Directo a Tiendas
Centralizado (CD)
$
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Estandarizacin, medicin y benchmarking
Source Make Deliver
Plan
Modelo SCOR: Supply Chain Operations Reference del Supply Chain Council
Plan: planificacin oferta, demanda, inventario, produccin, comprasSource: abastecimiento de productos, servicios, infraestructuraMake: ejecucin de la produccin, ejecucin de proyectosDeliver: proceso de satisfaccin del cliente
Qu es un proveedor?
Proveedor Abastecedor, aprovisionador, suministrador
Caractersticas Oferta bienes y oferta servicios.
Requiere una contra prestacin a cambio del bien o servicio.
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Cules son las fuentes de datos paracrear un registro de proveedores?
Clasificacin de la fuentes Fuentes formales
Registros de proveedores de la empresa
Fuentes informales
Pginas amarillas
Avisos en medios periodsticos y/o televisivos
Referenciados
otros.
Modo de clasificacin de la fuentes Manual
computarizada
La informacin sobre proveedoresDATOS BSICOS NECESARIOS PARA REGISTRO COMO PROVEEDOR:Los clasificaremos en dos para proveedores nacionales e internacionales
Para proveedores nacionales: Contrato Acta de constitucin del proveedor Poderes del apoderado legal DNI del apoderado legal
Carta de presentacin que contenga: Nombre o Razn Social. Domicilio Fiscal. Domicilio de las oficinas de Ventas. Domicilio para envo de devoluciones. Telfonos , Fax, correo, pgina Web. Nombre y puesto de sus ejecutivos y representantes de ventas. Lista de precios o muestrarios, plazo de pago, descuentos, condiciones, etc. Copia del RUC, as como avisos de modificaciones (cambio de domicilio, denominacin o razn social)
ante SUNAT. Registro de control de sanidad (De ser necesario).
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La informacin sobre proveedores
DATOS BSICOS NECESARIOS PARA REGISTRO COMO PROVEEDOR: (Continuacin)
Para proveedores internacionales adicionalmente se requiere:
Empresa autorizada en el Per (representante). Carta de crdito. Carta de autorizacin de licencia ante la FDA. (Proveedores de importacin que
sean fabricantes).
En el catlogo de Productos: Descripcin del producto. Marca. Cdigo de barras. Dimensiones del producto. Contenido neto. Dimensiones del empaque. Piezas por empaque. Pas de origen. Dimensiones del PALET.
La informacin sobre proveedores
DATOS BSICOS NECESARIOS PARA REGISTRO COMO PROVEEDOR: (Continuacin)
En el sistema de pago electrnico: Convenio de pago electrnico, precisando:
Nombre del banco Nmero de plaza Localidad del banco Nmero de sucursal Nmero de la cuenta Id. del usuario
En un sistema manual clsico: Idem al anterior menos Id. del usuario
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Los proveedores vs. Los Casos de Compras
Cul es el objetivo de una compra? Satisfacer una necesidad
Ya sea un bien Ya sea un servicio.
Qu se busca en la compra? Mejor Precio Mejor calidad Mejores condiciones de pago Mejores condiciones de entrega Plusvala en la compra.
Casos Por su importancia
De prioridad normal De alta importancia
Por su existencia en el espacio tiempo Recurrentes (programadas) Excepcionales (no programadas)
Criterios de evaluacin Satisfacer los objetivos
anteriormente descritos Mejor Precio
Mejor calidad
Mejores condiciones de pago
Mejores condiciones de entrega
Plusvala en la compra.
Veremos una Poltica de compras
Empresa Sacos del sur
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Criterios de Homologacin
Homologacin (Igualar) Cualitativa
No numrica Cuantitativa
Numrica
Algunos criterios de homologacin que sirven para la clasificacin Rubro de la empresa Experiencia Certificaciones Productos y/o respaldo de marca Antigedad de la empresa Curriculum (historial con la empresa y con otras empresas) Otros.
Conclusiones generales
La negociacin es un proceso muy parecido al comprar-vender y en donde existe una diferencia de intereses.
Las estrategias de abastecimiento buscan garantizar la disponibilidad del producto.
La Homologacin de proveedores nos permite seleccionar cuantitativamente la mejor opcin.
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Actividades 1.- Se pedir a los alumnos hacer un anlisis de caso practico, revisado en clases.
2.- De lo solicitado sesin 2 realizar el esquema logstico de la empresa escogida.Ejemplo: organigrama cantidad de personas - monto aproximado de compras (valor) cantidad de items que compran.
leed time vida util consumo / rotacion proyecto
Producto precio dias meses un ao 24 meses monto $
Rodaje X1 50 30 6 1 4 200
Rodaje X2 60 30 8 1 3 180
Bibliografa recomendada
Logstica Mejores Prcticas en Logstica Mejores Prcticas en
Latinoamrica Latinoamrica
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