Sesion de Actas

Sistema de Información Social

Gestión de Información Interna

Listado de Actas

Perfil Secretario de Comité

Perfil Secretario de Comité – Listado de Actas

Listado de ActasSistema de Información Social

El Sistema de Información Social SISWEB ha sido desarrollado con elpropósito de gestionar información interna, administrar documentos ymanejar las solicitudes de cada uno de los comités que se manejan en laentidad, y así propender por la mejora y optimización de sus procesos yprocedimientos internos, con el fin de prestar un mejor servicio a todos susasociados.

El Modulo de Actas le permite al perfil secretario de Comité la creación deactas y tener acceso al listado de actas.

A continuación se explica paso a paso el proceso para Listar Actas.


•Para poder ingresar al sistema deinformación social es necesario quese logué.

•Para ello debe ingresar el usuario yla contraseña que se le hallaasignado.

•El sistema se encarga de validarque los datos ingresados sean loscorrectos, si esto no es así, lemostrará el mensaje de usuario novalido

Página Principal





•Una vez, ingrese al sistema, debe elegir la opción Actas.

•Inmediatamente se desplegarán varias opciones, entre ellas Listado de Actas, por favor de un clic sobre esta opción

Menú Principal



• Para obtener el listado de las actasdebe elegir el año y el mes.

Menú Principal



• Cuando el sistema arroje estelistado de clic sobre el código delacta.

Menú Principal



• Para este ejemplo vamos adesarrollar cada una de lasactividades del orden del día.

• Iniciamos con Verificación delQuórum, de clic sobre esta opción.

• Podrá notar que es la única que seencuentra en un color diferenteesto indica que solo podrá hacer larevisión de las demás actividadesuna vez halla verificado el quórum

Verificación del Quórum



• Para la verificación del Quórumdebe seleccionar a los asistentes ,para ello basta con que cheque elcuadrito que antepone cadanombre.

• De igual manera puede hacer lasanotaciones que considerenecesarias en el cuadro deAnotación.

• Después de tener la asistencia declic en el botón Guardar y CargarOrden del Día




• Después de guardar y cargar elorden del día el sistema verificaráque la cantidad de asistentes seansuficientes para realizar el comité.

• Si no está la cantidad deasistentes necesarios el sistemamostrar varias opciones:

• Aplazar el acta, seleccionando unanueva fecha y hora; si elige estaopción debe dar clic en el botónGuardar Nueva Fecha.

• También puede Regresar a laVerificación del Quórum pararealizar nuevamente el proceso




• Después de guardar y cargar elorden del día el sistema verificaráque la cantidad de asistentes seansuficientes para realizar el comité.

• Si no está la cantidad deasistentes necesarios el sistemamostrar varias opciones:

• Aplazar el acta, seleccionando unanueva fecha y hora; si elige estaopción debe dar clic en el botónGuardar Nueva Fecha.

• También puede Regresar a laVerificación del Quórum pararealizar nuevamente el proceso




• La siguiente actividad del ordendel día es la lectura y aprobación delacta anterior para ello de clic enesta opción.

Acta Anterior



• El sistema valida que exista unacta anterior para ser aprobada, sino es así mostrará el siguientemensaje.

• De clic en la opción AQUÍ paracontinuar con el desarrollo delOrden del día.

Lectura y Aprobación de Acta



• Si el sistema valida que existe unacta anterior para ser aprobada,mostrará los siguientes datos:

• Nombre del Acta• Fecha del Acta

• Los asistentes deben realizar elproceso de votación por medio de lacual se aprobará o rechazará el acta,de igual manera pueden escribir lasanotaciones (si es necesario).

• También es deben escribir dondequedará físicamente archivada elacta.

• Para finalizar el proceso de clic enel botón Guardar

Lectura y Aprobación de Acta Anterior



• Después de guardar los datos delacta anterior y su calificación elsistema mostrará el siguientesímbolo, lo que indica que estaprocesando la informaciónrelacionada con el acta anterior

• Por favor no realice ningunaacción hasta que este símbolodesaparezca.

Procesando



• La siguiente actividad del ordendel día es la lectura y aprobación desolicitudes.

• Para ello de clic en la opción delectura y aprobación.

Lectura y Aprobación de Solicitudes



• Ingresar Solicitud

• Si existe alguna solicitudpreviamente ingresada parasolicitud esta aparecerápara ser aprobada.

• Sin embargo se puedeingresar una nueva solicitaddurante este proceso.





•Para ingresar una nuevasolicitud digite la cédula delasociado. El sistema seencarga de validar que estasi exista, si no es así lemostrar un mensaje.

• Si el asociado existeentonces el sistemamostrará un botón deSiguiente, de clic sobre él.





•Para ingresar una nuevasolicitud seleccione el tipode solicitud, despuésingrese las observaciones yfinalmente de clic en elbotón Guardar.

• Una vez almacenada lasolicitud el sistema lemostrará un mensaje dondele indica el registro correctode la solicitud. De clic en laopción de Regresar aSolicitudes




• El Sistema le permitirá ingresarcuantas solicitudes desee seanaprobadas por el comité.

• Después de tener la solicitud o lalista de solicitudes de clic sobre laque se va ha aprobar. El sistemamostrará un formulario con lainformación básica de la solicitud yun espacio para ser diligenciadopara su aprobación.




• El comité debe diligenciar loscampos de Monto a aprobar,Observaciones y Estado.

• En estado existen varias opcionesque son:

• Registro en el Sistema• Aprobada en Comité• Rechazada en Comité• Enviada a Junta Directiva.• Aplazada para estecomité.

• Para este ejemploseleccionaremos Aprobada encomité.

• Para finalizar de clic en el botónGuardar de este subformulario ynuevamente clic en el botónGuardar del formulario principal




• Después de guardar las respuestasde las solicitudes el sistemamostrará el siguiente símbolo, loque indica que esta procesando lainformación.


Procesando



• El siguiente punto en el orden deldía es la lectura y aprobación deactividades para ello de clic sobreesta opción

Actividades



• Si existe una actividad el sistemala mostrará para que sea aprobadapor el comité, si no existe ningunaactividad se puede ingresar cuantassean necesarias durante larealización de la reunión.

• Para Ingresar una actividad de clicen la opción Ingresar NuevaActividad.

Lectura y Aprobación de Actividades



• Ingresar Nueva Actividad

• Para ingresar unaactividad se debe seguir dospaso, el primero es elregistro de actividad.• Para ello diligencie cadauno de los campos.

• El sistema le permite crearlos tipos de actividad por silas que están en la lista nose ajustan a la actividad querealizará , si desea crear untipo de actividad de clic enla opción AQUÍ. Cree eltipo de actividad y guárdelo.

• Después de tener loscampos diligenciados de clicen el botón Guardar.




• Ingresar Nueva Actividad

• El segundo paso para elingreso de la actividad es elRegistro de la Empresa, deigual manera debediligenciar los campos. Si laempresa que realizará laactividad no existe puedecrearla dando clic en laopción AQUÍ. Cree laempresa y guárdela.

• Después de que tenga losdatos de la empresa de clicen el botón GuardarEmpresa, Puede incluircuantas empresas considereconvenientes para elevento.




• Eliminar Actividad

• Si después de ingresar lasempresas desea eliminaralguna debe dar clic en elicono representado por unaX. El sistema le mostraráun mensaje en el cualsolicita la confirmación paraeliminar la empresa, así quede clic en el botón Aceptar.

• Para finalizar el proceso deingreso de actividad de clicen la opción Finalizar




• Para la aprobación de unaactividad debe dar clic sobre ella.

• El sistema le mostrará unformulario en el cual el comitédeberá seleccionar un estado. Entrelas opciones están:

• Registro en el Sistema• Aprobada en Comité• Rechazada en Comité• Enviada a Junta Directiva• Aplazada para este Comité

• Cuando seleccione el estado declic en el botón Guardar.

• Después de guardar el estado elsistema regresara al listado deactividades, para terminar elproceso de clic en el botón Guardar




•Después de guardar la aprobaciónde las actividades el sistemamostrará el siguiente símbolo, loque indica que esta procesando lainformación.


Procesando



• Para la revisión de lacorrespondencia enviada a estecomité debe dar clic en la opciónLectura de Correspondencia que seencuentra en el orden del día

Lectura de Correspondencia



• El sistema muestra al comité lacorrespondencia que tiene, de igualmanera permite que se puedaingresar nueva Correspondencia.

• Para ingreso de la correspondenciade clic en la opción Ingresar NuevaCorrespondencia




• Ingresar Nueva Correspondencia

• Para ingresar una nuevacorrespondencia esnecesario que diligencietodos los campos solicitados

• Una vez tenga los datoscompletos de clic en elbotón Guardar




• Procesando

• Después de guardar lacorrespondencia el sistemamostrará el siguientesímbolo, lo que indica queesta almacenando lainformación relacionadacon la correspondencia

• Por favor no realiceninguna acción hasta queeste símbolo desaparezca.




• Para hacer la revisión de lacorrespondencia de clic sobre elasunto.

• Después el sistema mostrará otroformulario donde es necesario se derespuesta a la correspondencia y seseleccione un estado. Los estadosson:

• Ingresado• Leído en Comité• Aprobado en Comité• Enviado a Junta Directiva• Aplazada para el sgtecomité.

• Para concluir la lectura decorrespondencia de clic en el botónGuardar.

• Cuando este leída toda lacorrespondencia de clic en el botónguardar.




• Después de realizar la lectura dela correspondencia el sistemamostrará el siguiente símbolo, loque indica que esta procesando lainformación relacionada con estaactividad


Procesando



• Como último punto del Orden delDía esta proposiciones y varios, declic sobre ella para ingresar lasproposiciones.

Proposiciones y Varios



• Si al momento de ingresar no hayninguna proposición el sistema le dala posibilidad de ingresar una.

• Para ello debe dar clic en la opciónIngresar Proposición.

• El sistema le mostrará unformulario para que ingrese laproposición, estos campos son elnombre del asociado y la propuestaque realizará.

• Después debe dar clic en el botónGuardar




• Para aprobar la proposición esnecesario que de clic sobre lapropuesta.

• La proposición se le debe dar unarespuesta y asignarle un estado.

• Para finalizar debe dar clic en elbotón Guardar.

• Cuando estén revisadas todas lasproposiciones del formularioprincipal de clic en el botónGuardar




• Después de revisar lasproposiciones y varios el sistemamostrará el siguiente símbolo, loque indica que esta procesando lainformación.


Procesando



• Para finalizar con eldiligenciamiento del acta una vez seha revisado cada uno de los puntosdel orden del día de clic en el botónGuardar Acta

Guardar Acta



• El sistema le solicitara elegir siguarda y aprueba el acta actual.

• De clic en el botón SI

Diligenciamiento de Acta



• Una vez se ha guardado el acta seprocede a la votación por parte delos asistentes , de igual manera sepueden ingresar las observaciones oanotaciones que considerenecesarias. El sistema tambiénsolicita escribir la ubicación físicadonde se guardará el acta.

• Después de tener diligenciados loscampos de la aprobación del acta dela sesión actual de clic en el botónGuardar

Aprobación del Acta



• Después de guardar al acta consu votación el sistema mostrará elsiguiente símbolo, lo que indica queesta procesando la información.


Procesando

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