SESIÓN N°05-GESTIÓN DE COSTO

GERENCIA DE LA CONSTRUCCIÓN

GESTIÓN DE COSTO

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Ing. Juan Carlos Ruiz

Introducción

Generalmente oímos:

• Bajemos los costos.

• Aumentemos la eficiencia.

• Aumentemos la productividad.

• Nuestros costos están por las nubes.

• No sé que hacer con los costos.

• Estos costos nos están matando.

• Los costos nos liquidaron.

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Introducción

• La Gestión de Costos es materia de interés creciente por la necesidad que tienen las empresas de mejorar su competitividad.

• Conocer el costo de los productos es fundamental para la toma de decisiones.

• En la toma de decisiones es necesario conocer como se componen los costos y la forma de optimizarlos.

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Gestión de costo

La Gestión del Costo del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

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Gestión de costo

La Gestión del Costo se concentra en los costos diarios del proyecto y no en las fuentes de financiamiento.

Al hacer un Plan de Gestión de Costos se debe tener en cuenta:

• La moneda que se utilizará para estimar los costos.

• Los formatos de reporte.

• El nivel de exactitud con el que se deben estimar los costos..

• Los umbrales de control.

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Los Procesos de la Gestión de Costos

Planificar la Gestión de Costos

Estimación de Costos

Determinar el Presupuesto

Control del Costos

PLANIFICACIÓN

CONTROL

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Planificar la Gestión de los Costos

Es el proceso que establece las políticas, los procedimientos y la documentación de la planificación, la administración, desembolsos y control de los costos del proyecto.

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Planificar la Gestión de los Costos

ENTRADAS

• Plan de Gestión del Proyecto.

• Acta de Constitución del Proyecto.

• Factores Ambientales de la Empresa.

• Activos de los Procesos de la Organización.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS

• Juicio de Expertos.

• Técnicas Analíticas.

• Reuniones.

SALIDAS

• Plan de Gestión de Costos.

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Implica desarrollar una aproximación de los costos de los recursos necesarios para completar cada actividad del cronograma. Al hacer la aproximación de los costos, el estimador debe considerar las posibles causas de variación, incluyendo los riesgos. Las estimaciones de costos generalmente se expresan en unidades monetarias (nuevos soles, dólares, euros) para facilitar las comparaciones tanto dentro como entre los proyectos.

La exactitud de la estimación de un proyecto aumenta a medida que avanza el proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

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ENTRADAS

•Plan de Gestión de Costos.

•Línea base del alcance.

•Cronograma del proyecto.

•Plan de Gestión de recursos humanos.

•Registro de riesgos.

•Factores ambientales de la empresa.

•Activos de los procesos de la organización.


• Juicio de expertos.

•Estimación análoga.

•Estimación paramétrica.

•Estimación ascendente.

•Estimación por tres valores.

•Análisis de reserva.

•Costo de la calidad.

•Software de estimación de costos para la dirección de proyectos.

•Análisis de propuestas para licitaciones.

•Técnicas de Grupo de decisión.

SALIDAS

•Estimaciones de costos de las actividades.

•Base de los estimados.

•Actualizaciones de la documentación del proyecto.

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Estimación de Costos - Entradas

• Factores ambientales de la empresa:

– Condiciones de mercado: vigentes en el momento de la estimación: un estudio detallado de los productos y servicios similares en el mercado a los que ofrecerá como resultado el proyecto (qué se ofrece, quién lo hace, cómo se lleva a cabo, cuándo y cuánto supone en precio de costo o venta).

– Bases de datos comerciales: información sobre los costos de materiales y equipos, obtenidas mediante sondeos y estudios propios o externos.

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Estimación de Costos - Entradas

• Activos de los Procesos de la Organización:

– Políticas de estimación de costos.

– Plantillas de estimación de costos.

– Información histórica.

– Archivos del proyecto.

– Conocimiento del equipo.

– Lecciones aprendidas.

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Estimación de Costos - Herramientas

• Juicio de Expertos, se trata de una estimación realizada por un experto que está familiarizado con tareas similares a las que se trata de estimar.

• Estimación por analogía, este método se basa en analizar los recursos utilizados en actividades similares o análogas a las actividades del proyecto cuyo costo se quiere estimar, y se realiza la comparación.

• Estimación Paramétrica, técnica que utiliza una relación estadística entre los datos históricos y otras variables.

• Estimación Ascendente, estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma individuales con el nivel más bajo de detalle.

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Estimación de Costos - Herramientas

• Análisis de Reserva, Las reservas para contingencias son costos estimados que se utilizarán a discreción del director del proyecto para gestionar eventos previstos, pero no ciertos. Estos eventos son “incógnitas conocidas”, y forman parte del alcance del proyecto y de las líneas base de costo.

• Costo de la Calidad, puede utilizarse para preparar la estimación de costos de las actividades del cronograma.

• Software de Gestión de Proyectos, las hojas de cálculo computarizadas, y las herramientas de simulación y estadísticas.

• Análisis de propuestas para licitaciones, contrastar los presupuestos ofrecidos por los proveedores.

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Estimación de Costos - Salidas

• Estimación de Costos de las Actividades:

Es una evaluación cuantitativa de los costos probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma.

Los costos se estiman para todos los recursos que se aplican a la actividad. Esto incluye, entre otros, la mano de obra, los materiales, los equipos, los servicios, las instalaciones, la tecnología de la información, y categorías especiales como una asignación por inflación o una reserva para contingencias de costo.

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Estimación de Costos - Salidas

• Base de los Estimados:

• Cantidad y tipo depende del área de aplicación.

• Debe proporcionar imagen clara, profesional y completa de cómo se obtuvo la estimación.

• Debe incluir: – Descripción de alcance de trabajo.

– Fundamentos de la estimación.

– Asunciones y restricciones.

– Rango de estimaciones.

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Clasificación de Costos

• Variables: Cambian de acuerdo con la cantidad de trabajo. (materiales, mano de obra, combustibles, etc.)

• Fijos: En el caso de un aumento de la producción se mantienen sin variación. (alquiler de una oficina, leasing de maquinaria).

Mulcahy, 2009

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Clasificación de Costos

• Directos: Estos costos pueden ser atribuidos al trabajo del proyecto. (materiales, viajes, mano de obra).

• Indirectos: Costos incurridos para el beneficio de más de un proyecto. (seguros, impuestos, etc).

Mulcahy, 2009

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¿Qué debemos estimar?

• Mano de Obra

• Materiales

• Subcontratistas y asesores

• Alquiler de equipo e instalaciones

• Viajes

• Reservas de contingencia

• Reservas de gestión

Gido, 2003

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Niveles de exactitud

• Estimación preliminar de costos (Orden de magnitud).- es un estimado del costo durante los procesos de iniciación, un rango típico es +/- 50%.

• Estimación de presupuesto.- es un estimado del costo durante los procesos de planificación, un rango típico es -10% / +25%.

• Estimación definitiva.- Es un estimado posterior a la creación del presupuesto, un rango típico es +/- 10%.

Mulcahy, 2009

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Consiste en sumar los costos estimados de las actividades individuales o paquetes de trabajo a fin de establecer una línea base de costos para medir el rendimiento/desempeño del proyecto.

Los presupuestos del proyecto constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyecto.

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ENTRADAS

•Plan de Gestión de Costos.

•Estimaciones de costos de las actividades.

•Bases de las estimaciones.

•Línea Base de Alcance.

•Cronograma de proyecto.

•Calendario de recursos.

•Registro de Riesgos.

•Contratos.

•Activos de los procesos de la organización.


•Suma de costos.

•Análisis de reserva.

• Juicio de expertos.

•Relaciones históricas.

•Conciliación del límite del financiamiento.

SALIDAS

•Línea base del desempeño de costos.

•Requisitos de financiamiento del proyecto.

•Actualización de la documentación del proyecto.

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Determinar el Presupuesto - Herramientas

• Suma de Costos.- se realiza mediante la técnica de estimación de costos ascendente, es la acumulación de costos de acuerdo con la EDT.

• Análisis de Reserva.- establece las reservas para contingencias, que son asignaciones para cambios no planificados, pero potencialmente necesarios.

• Juicio de Expertos.- consultores, interesados, incluyendo clientes, asociaciones profesionales, grupos industriales.

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Determinar el Presupuesto - Herramientas

• Relaciones Históricas.- desarrollar modelos matemáticos que permitan predecir los costos totales del proyecto. – Los modelos son escalables.

– La información histórica puede ser exacta.

– Los parámetros son fácilmente cuantificables.

• Conciliación del Límite de la Financiación.- La conciliación requerirá que se ajuste el cronograma de trabajo para allanar o regular dichos gastos, lo que se logra aplicando restricciones de fecha impuestas para algunos paquetes de trabajo, hitos del cronograma o componentes de la EDT en el cronograma del proyecto.

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Determinar el Presupuesto - Salidas

• Línea base del desempeño de costos.- presupuesto aprobado hasta la culminación, el cuál esta distribuido durante la duración del proyecto, se utiliza para medir, monitorear y controlar el desempeño global de l costo del proyecto.

• Requisitos de financiamiento del proyecto.- Los requisitos de financiación, totales y periódicos, se derivan de la línea base de costos y pueden establecerse para excederlos, en general por un margen, a fin de estar preparado para el avance temprano o los sobrecostos.

• Actualización de la documentación del proyecto.- El registro de riesgos, los estimados de costos y el conograma del proyecto.

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Control del Costos

Una vez finalizada la fase de planificación del proyecto da comienzo la ejecución del mismo, y en paralelo su seguimiento y control. Mediante el control de costos del proyecto se buscan y analizan las causas de las variaciones que afectan los costos del proyecto. La importancia del control de costos es elevada puesto que por ejemplo, una respuesta inadecuada a una variación de costo puede ocasionar problemas de calidad, de cronograma o incluso diluir la rentabilidad del proyecto (beneficios).

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Control de Costos

ENTRADAS

• Plan para la dirección del proyecto.

• Requisitos de financiamiento del proyecto.

• Datos del desempeño del trabajo.

• Activos de los procesos de la organización.


• Gestión del valor ganado.

• Proyecciones.

• Índice de desempeño del trabajo “To-complete” (TCPI)

• Revisiones del desempeño.

• Análisis de variación.

• Software de gestión de proyectos.

SALIDAS

• Información del desempeño del trabajo.

• Proyecciones de presupuesto.

• Activos de los procesos de la organización actualizados.

• Solicitudes de Cambio.

• Plan para la dirección del proyecto actualizado.

• Documento de proyecto actualizado.

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Control de Costos - Herramientas

• Gestión del valor ganado:

Técnica del valor ganado (EVT) es útil para control de costos, gestión de recursos, y producción.

– Se basa en PV, EV, y AC.

– Calcula variaciones : CV=EV-AC y SV=EV-PV.

– Calcula índices : CPI=EV/AC y SPI=EV/PV.

Documents

SESIÓN N°05-GESTIÓN DE COSTO