22
IMPLEMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD BAJO LA NORMA NTCGP-1000:2004 SEPTIEMBRE DE 2007

Sgc Antioquia

Embed Size (px)

Citation preview

IMPLEMENTACION DEL

SISTEMA DE GESTION DE LA

CALIDAD BAJO LA NORMA

NTCGP-1000:2004

SEPTIEMBRE DE 2007

CONTENIDOCONTENIDO1.1. Reconocimiento entregado a la Gobernación de Antioquia

(Certificación SGC por el cumplimiento de las Normas ISO 9001:2000 y NTCGP 1000:2004 (video de entrega de certificados)

2. Importancia y Beneficios

3. ¿Cómo lo hicimos? - ( Etapas del Proyecto)

5. Factores Claves de Éxito

6. Valores

7. Perspectivas del Sistema de Calidad (¿Hacia donde vamos?)

IMPORTANCIA Y BENEFICIOSIMPORTANCIA Y BENEFICIOS

� Movilización de todos los servidores públicos en relación con unmismo fin, satisfacción de la Comunidad Antioqueña y mejoramiento de sus procesos.

� Articulación y coordinación entre los diferentes organismos de la Administración Departamental.

� Se mejoró el trabajo en equipo.

� Enfoque del proceso y mejoramiento de los mismos a través de las metodologías documentadas y requeridas por la NTCGP 1000:2004.

� Normalización de los procesos teniendo en cuenta la transversalidad de los mismos.

� Portafolio de Servicios.

¿CÓMO LO HICIMOS?¿CÓMO LO HICIMOS?

A través del convenio interadministrativoN°2005-SG-22-010 celebrado con el Grupo Regional ISO de la Universidad de Antioquia, cuyo objeto es el acompañamiento, incluida capacitación y asesoría, para la implementación en la Gobernación de Antioquia del Sistema de Gestión de la Calidad bajo la norma NTCGP-1000:2004, con las siguientes etapas:

CONVENIO INTERADMINISTRATIVOCONVENIO INTERADMINISTRATIVO

1.1. DiagnósticoDiagnóstico2.2. PlanificaciónPlanificación3.3. Diseño y DocumentaciónDiseño y Documentación4.4. ImplementaciónImplementación5.5. Verificación (Auditoría Interna, Verificación (Auditoría Interna,

PreauditoríaPreauditoría UdeAUdeA, Revisión por , Revisión por la Alta Dirección)la Alta Dirección)

6.6. Auditoria de OtorgamientoAuditoria de Otorgamiento

ETAPASETAPAS

DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO1. ANÁLISIS “DOFA”ANÁLISIS “DOFA”

1.1. FortalezasFortalezas

• Declaración manifiesta del Gabinete Departamental de implementar el Sistema de Gestión de la Calidad.

• La existencia de la Ordenanza número 17 de noviembre de 2004.

• El proyecto de certificación se encuentra en una de las líneas estratégicas del Plan de Desarrollo Departamental.

• Existencia y reglamentación del Consejo de Calidad.

• Conformación de los equipos de mejoramiento Continuo por procesos.

• Existencia del “Programa Ser” para el desarrollo integral institucional.

• La capacitación brindada a los servidores públicos sobre la norma NTCGP 1000:2004.

• Existencia de Sistemas de Gestión de Calidad en Dirección Seccional de Salud de Antioquia y Dirección de Pasaportes.

DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO1.1. ANÁLISIS “DOFA” ANÁLISIS “DOFA”

1.2. Debilidades1.2. Debilidades

•• Falta mayor articulación de la gestión documental.Falta mayor articulación de la gestión documental.

•• Seguimiento y medición de los procesos no obedece a directrices Seguimiento y medición de los procesos no obedece a directrices metrológicas unificadas y no incluye componentes de eficacia metrológicas unificadas y no incluye componentes de eficacia eficiencia y efectividad. eficiencia y efectividad.

•• No se hace medición sistemática de la satisfacción de los clientNo se hace medición sistemática de la satisfacción de los clientes, ni es, ni se ha implementado una metodología sistemática para el manejo dese ha implementado una metodología sistemática para el manejo dela quejas y reclamos de los clientes.la quejas y reclamos de los clientes.

•• No se cuenta con los seis (6) procedimientos exigidos como No se cuenta con los seis (6) procedimientos exigidos como obligatorios exigidos por la norma. obligatorios exigidos por la norma.

DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO1.3. Amenazas1.3. Amenazas

•• Los plazos perentorios para la implementación del modelo estándaLos plazos perentorios para la implementación del modelo estándar r de control interno MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad qude control interno MECI y el Sistema de Gestión de la Calidad que e obligan a presentar resultados sin considerar la necesaria articobligan a presentar resultados sin considerar la necesaria articulación ulación entre los modelos.entre los modelos.

•• La movilidad en los cuadros directivos de la Gobernación de La movilidad en los cuadros directivos de la Gobernación de Antioquia.Antioquia.

•• La posibilidad de movilidad de funcionarios con amplia experiencLa posibilidad de movilidad de funcionarios con amplia experiencia en ia en la ejecución de los procesos como resultado de aplicación de losla ejecución de los procesos como resultado de aplicación de losprocesos de selección.procesos de selección.

DIAGNÓSTICODIAGNÓSTICO1.4. Oportunidades1.4. Oportunidades

•• La promulgación por parte del DAFP del modelo estándar de controLa promulgación por parte del DAFP del modelo estándar de control l interno.interno.

•• Los decretos reglamentarios de la Ley 909 de 2004, sobre empleo Los decretos reglamentarios de la Ley 909 de 2004, sobre empleo público, los cuales han adoptado un modelo de competencias público, los cuales han adoptado un modelo de competencias compatible con la NTCGP 1000:2004.compatible con la NTCGP 1000:2004.

•• La suscripción del convenio La suscripción del convenio interinter -- administrativo de asesoría y administrativo de asesoría y capacitación con el Grupo Regional ISO de la Universidad de capacitación con el Grupo Regional ISO de la Universidad de Antioquia.Antioquia.

PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN

1.1.DEFINICIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES:DEFINICIÓN DE ROLES Y RESPONSABILIDADES:

�Expedimos el Decreto Departamental Número 0765 del 3 de mayo de 2005, por medio de la cual se crea y reglamenta en el Departamento de Antioquia el Consejo de Calidad.

�Se conformación equipos de trabajo integrados por Líderes, Gestores y Servidores Públicos de todos los organismos en donde aplica cadaproceso.

�Asignación de roles a los funcionarios de la Dirección Técnica Administrativa y de Desarrollo Organizacional, tales como: Coordinadores de Calidad, Coordinadores Documentales, Coordinadores de Comunicaciones y Coordinadores Mejoramiento Continuo.

PLANIFICACIÓNPLANIFICACIÓN

2. DEFINICIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO:2. DEFINICIÓN DEL PLAN DE TRABAJO DETALLADO:

�Se elaboró un plan de trabajo detallado (Cronograma de Actividades) para cada una de las etapas del proyecto de implementación del Sistema de Gestión de Calidad.

DISEÑO Y DOCUMENTACIÓNDISEÑO Y DOCUMENTACIÓN

�Elaboración y aprobación de un mapa orgánico por procesos para la Gobernación de Antioquia.

�Elaboración y aprobación de la política y objetivos de calidad y su despliegue.

�Elaboración del Manual de Calidad.

�Caracterización de procesos.

�Documentación de los seis (6) procedimientos exigidos por la norma NTCGP 1000:2004.

�Documentación de los ciento diez y ocho (118) procedimientos asociados a cada uno de los procesos del mapa.

DISEÑO Y DOCUMENTACIÓNDISEÑO Y DOCUMENTACIÓN

�Formulación de los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad

�Elaboración del mapa de riesgos por cada proceso.

�Diseño de un aplicativo para garantizar y facilitar la consulta, control e implementación del Sistema de Gestión de la Calidad.

�Formulación de plan de mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de la Calidad.

�Validación de los líderes, gestores e integrantes de los equipos de mejoramiento.

IMPLEMENTACIÓNIMPLEMENTACIÓN

�Se socializaron todas las caracterizaciones de los procesos y sus procedimientos asociados por parte de los líderes y gestores a los integrantes de los equipos de mejoramiento continuo y a los demás servidores públicos que participan en la ejecución de los mismos.

VERIFICACIÓNVERIFICACIÓN

�Se planificaron y ejecutaron las auditorías internas para todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, con la participación de todos los auditores internos de calidad formados.

�Se realizó una auditoría interna de calidad, por parte del Grupo Regional ISO de la Universidad de Antioquia a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

�Se llevó a cabo la reunión de Revisión por la Dirección para todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.

�Realización de preauditoría por parte del ICONTEC.

�Auditoría de otorgamiento por parte del ICONTEC.

FACTORES CLAVES DE EXITOFACTORES CLAVES DE EXITO1.1. ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN:ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN:1.1 Definición de un plan de comunicaciones para apoyar la imple1.1 Definición de un plan de comunicaciones para apoyar la implementación del mentación del

sistema.sistema.

1.1.1 Definición de una imagen y slogan para identificación del 1.1.1 Definición de una imagen y slogan para identificación del sistema.sistema.

1.1.2 Realización de un acto de lanzamiento del proyecto de cali1.1.2 Realización de un acto de lanzamiento del proyecto de calidad.dad.

1.1.3 Definición de estrategias lúdico1.1.3 Definición de estrategias lúdico--pedagógicas para la sensibilización y pedagógicas para la sensibilización y socialización del sistema entre todos los servidores.socialización del sistema entre todos los servidores.

1.1.4 Diseño y elaboración de un boletín electrónico mensual par1.1.4 Diseño y elaboración de un boletín electrónico mensual para difundir el a difundir el sistema de gestión de calidad.sistema de gestión de calidad.

1.1.5 Diseño y elaboración de afiches, pendones, carteleras, vol1.1.5 Diseño y elaboración de afiches, pendones, carteleras, volantes y otros antes y otros medios comunicación.medios comunicación.

1.1.6 Realización de concursos de motivación entorno al Sistema 1.1.6 Realización de concursos de motivación entorno al Sistema de Gestión de de Gestión de

Calidad (Calidad (cálidometrocálidometro). ).

FACTORES CLAVES DE EXITOFACTORES CLAVES DE EXITO

1.1.7 Diseño y elaboración de un taller lúdico1.1.7 Diseño y elaboración de un taller lúdico--pedadógicopedadógico que permita el que permita el conocimiento y apropiación de todos los servidores del mapa de conocimiento y apropiación de todos los servidores del mapa de procesos, política y objetivos de calidad .procesos, política y objetivos de calidad .

1.1.8. Realización de una actividad para la preparación de las a1.1.8. Realización de una actividad para la preparación de las auditorías uditorías “Auditor Amigo”.“Auditor Amigo”.

1.1.9 Programar y realizar una actividad que permita el conocimi1.1.9 Programar y realizar una actividad que permita el conocimiento de ento de los elementos básicos del sistema, así mismo, el conocimiento delos elementos básicos del sistema, así mismo, el conocimiento de los los procedimientos y formatos que cada uno debe de aplicar procedimientos y formatos que cada uno debe de aplicar “visita“visita puesto puesto a puesto”.a puesto”.

1.10 Diseño y aplicación de papel tapiz con la política y los ob1.10 Diseño y aplicación de papel tapiz con la política y los objetivos de jetivos de calidad.calidad.

FACTORES CLAVES DE EXITOFACTORES CLAVES DE EXITO2. CAPACITACIÓN2. CAPACITACIÓN

2.1 Diplomados sobre Gestión de Calidad2.1 Diplomados sobre Gestión de Calidad

Se capacitaron ciento veinte (120) servidores públicos soSe capacitaron ciento veinte (120) servidores públicos sobre la bre la norma NTCGP 1000:2004 y adicionalmente se formaron como norma NTCGP 1000:2004 y adicionalmente se formaron como auditores internos con una duración de 120 horas.auditores internos con una duración de 120 horas.

2.2 Cursos sobre Gestión de Calidad2.2 Cursos sobre Gestión de Calidad

Se capacitaron doscientos noventa (290) servidores públicSe capacitaron doscientos noventa (290) servidores públicos sobre os sobre fundamentos de la norma NTCGP 1000:2004; Administración de fundamentos de la norma NTCGP 1000:2004; Administración de Riesgos; Auditorías Internas e Indicadores de Gestión con una Riesgos; Auditorías Internas e Indicadores de Gestión con una duración de 90 horas.duración de 90 horas.

2.3 Cursos cortos acerca de la implementación del Sistema de Ges2.3 Cursos cortos acerca de la implementación del Sistema de Gestión tión de Calidad en la Gobernación de Antioquia con una duración de de Calidad en la Gobernación de Antioquia con una duración de cuatro (4) horas. Estrategia: “volvamos a la universidad”.cuatro (4) horas. Estrategia: “volvamos a la universidad”.

PERSPECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN PERSPECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADDE LA CALIDAD

1. Perfeccionamiento y mejora continua de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad.

2. Capacitación :

2.1 Capacitación continua a todos los servidores públicos sobre la norma NTCGP 1000:2004.

2.2 Reforzamiento en temas como auditorías internas de calidad, indicadores de gestión, toma de acciones preventivas y correctivas, administración del riesgo, fomento de la cultura del trabajo en equipo, gestión de procesos.

2.3 Inducción al nuevo Gabinete Departamental del nivel Central y nuevos Líderes y Gestores.

PERSPECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN PERSPECTIVAS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDADDE LA CALIDAD

2.4. Programación y ejecución de las Auditorías Internas de calidad para todos los procesos durante el primer semestre del año 2008.

2.5. Preparación y realización de la Auditoría de Seguimiento.

3. Adquisición de software para la administración del Sistema de Gestión de Calidad.