Upload
victor-hugo
View
26
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
PORTADA
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:Coordinador de gestión Integral Sub-Gerente Gerente
Fecha: Fecha: Fecha:
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADA
IOV Y CIA S.A.S
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 1 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL
LISTADO DE MODIFICACIONES
PAGINAS CAPITULO FECHA BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO JUSTIFICACIÓN
Todo Todo 2012-10-
02
Se creo el manual de gestión integral con
base en el manual de calidad y SYSO
Implementación de un
sistema de gestión
integrado
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:Coordinador de gestión Integral Sub-Gerente Gerente
Fecha: Fecha: Fecha:
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 2 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE GESTIÓN INTEGRAL
INDICE DEL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADA:
PORTADA........................................................................................................................... 1
LISTADO DE MODIFICACIONES.......................................................................................2
INDICE DEL MANUAL DE GESTIÓN INTEGRADA:..........................................................3
1.- INTRODUCCIÓN Y DECLARACION DE PROPIEDAD.................................................6
2.- PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA.............................................................................8
3.- ALCANCE DEL SISTEMA Y EXCLUSIONES A LA NORMA NTC NTC ISO 9001:2008
........................................................................................................................................... 10
3.1.- ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA.........................................10
3.2.- EXCLUSIONES A LA NORMA NTC NTC ISO 9001:2008.....................................10
4.- SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL............................................................................10
4.2.- REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN.............................................................11
4.2.3.- Control de los documentos. (14001-Pto.4.4.5 / OHSAS-Pto4.4.5)....................3
4.2.4.- Control de Registros. (14001-Pto. 4.5.4 / OHSAS-Pto4.5.4).............................3
5.- RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN. (14001-Pto. 4.4.1 / OHSAS-Pto 4.4.1.)
........................................................................................................................................... 15
5.1.- COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN......................................................................35
5.2.- ENFOQUE AL CLIENTE. (14001-Pto. 4.3.1 y 4.3.2 / OHSAS-Pto 4.3.1.)..............35
5.3.- POLITICA DE LA GESTIÓN INTEGRAL. (14001-Pto. 4.2 / OHSAS-Pto 4.2)........36
5.4.- PLANIFICACIÓN. (14001-Pto. 4.3 / OHSAS-Pto 4.3.)...........................................38
5.4.1.- Objetivos y Metas. (14001-Pto. 4.3.3 / OHSAS-Pto 4.3.3.)..............................38
5.4.2.- Planificación del Sistema Integrado. (14001-Pto. 4.3.4 / OHSAS-Pto. 4.3.3.). 39
5.5.- ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL..............................20
5.5.1.- Responsabilidades y Autoridad. (14001-Pto.4.4.1 / OHSAS-Pto 4.4.1)...........20
5.5.2.- Representante de la dirección. (14001-Pto. 4.4.1 / OHSAS-Pto 4.4.1.)...........22
5.5.3.- Comunicación interna y externa. (14001-Pto. 4.4.3 / OHSAS-Pto 4.4.3.)........22
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 3 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
5.6.- REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. (14001-Pto. 4.6 / OHSAS-Pto 4.6)...................23
5.6.1.- Generalidades..................................................................................................23
5.6.2.- Información verificada en la revisión por la dirección......................................23
6.1.- SUMINISTRO DE RECURSOS. (14001-Pto. 4.4.1 / OHSAS-Pto 4.4.1.)...............24
6.2.- RECURSOS HUMANOS........................................................................................25
6.2.1.- Asignación de personal. Perfiles. (14001-Pto. 4.4.2 / OHSAS-Pto 4.4.2.).......25
6.2.2.- Formación, sensibilización y competencia. (14001-Pto. 4.4.2 / OHSAS-Pto
4.4.2.)..........................................................................................................................26
6.3.- INFRAESTRUCTURA. (14001-Pto. 4.4.1. / OHSAS-Pto 4.4.1.)...........................27
7.- REALIZACIÓN DEL PRODUCTO. (14001-Pto. 4.4 / OHSAS-Pto 4.4).......................29
7.2.- PROCESOS RELACIONADOS CON LOS CLIENTES..........................................29
7.2.1.- Determinación de los requisitos relacionados con el producto. (14001-Pto.
4.4.6 / OHSAS-Pto 4.4.6)............................................................................................29
7.2.2.- Revisión de los requisitos del producto............................................................30
7.2.3.- Comunicación con los clientes. (14001-Pto.4.4.3 / OHSAS-Pto4.4.3.1)..........30
7.3.- DISEÑO Y/O DESARROLLO.................................................................................31
7.4.- COMPRAS. (14001-Pto. 4.4.6 / OHSAS-Pto 4.4.6.)...........................................32
7.4.1.- Control de compras. (14001-Pto. 4.4.6 / OHSAS-Pto 4.4.6 b.).........................332
7.4.1.1.- Evaluación de Proveedores. (14001-Pto. 4.4.6 / OHSAS-Pto 4.4.6.)...............32
7.4.2.- Información de las compras. (14001-Pto. 4.4.3 / OHSAS-Pto4.4.3)................32
7.4.3.- Verificación de los productos comprados. (14001-Pto. 4.4.3 / OHSAS-Pto
4.4.3.)..........................................................................................................................32
7.5.- OPERACIONES DE PRODUCCIÓN Y DE SERVICIO. (14001-Pto. 4.4.6 / OHSAS-
Pto 4.4.6)......................................................................................................................333
7.5.1.- Control de las operaciones. (14001-Pto. 4.4.6 / OHSAS-Pto 4.4.6.)................33
7.5.2.- Validación de los procesos...............................................................................33
7.5.3.- Identificación y trazabilidad..............................................................................33
7.5.4.- Propiedad del cliente........................................................................................34
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 4 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
7.6.- Control de los equipos de seguimiento y medicion.............................................34
8.- MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA. (14001-Pto. 4.5/ OHSAS-Pto 4.5.).....................35
8.1.- GENERALIDADES.................................................................................................35
8.2.- SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN................................................................................35
8.2.1.- Satisfacción del cliente....................................................................................35
8.2.2.- Auditoria interna. (14001-Pto.4.5.5 / OHSAS-Pto 4.5.5.).................................36
8.2.3.- Seguimiento y Medición de los procesos. (14001-Pto. 4.5.1/4.5.2 / OHSAS-Pto
4.5.1/4.5.2)..................................................................................................................36
8.2.4.- Medición y seguimiento del producto. (14001-Pto. 4.5.1/4.5.2 / OHSAS-Pto
4.5.1/4.5.2)..................................................................................................................37
8.3.- CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES. (14001-Pto. 4.4.7 / OHSAS-Pto
4.4.7).............................................................................................................................. 37
8.4.- ANÁLISIS DE LOS DATOS. (14001-Pto. 4.5.3 / OHSAS-Pto 4.5.3)......................37
8.5.- MEJORA...............................................................................................................338
8.5.1.- Planificación para la mejora continúa. (14001-Pto. 4.6 / OHSAS-Pto 4.6)......38
8.5.2.- Acciones correctivas. (14001-Pto.4.5.3.2 / OHSAS-Pto4.5.3.)........................38
8.5.3.- Acciones preventivas. (14001-Pto.4.5.3.2 / OHSAS-Pto4.5.3.).......................38
ANEXO 1.- MAPA DE PROCESOS....................................................................................3
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 5 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
1.- INTRODUCCIÓN Y DECLARACION DE PROPIEDAD.
El presente Manual de Gestión Integral da respuesta a los requisitos de las normas NTC
ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad, NTC ISO 14001:2004, Sistemas de
Gestión Ambiental y OHSAS-18001:2007 Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud
Ocupacional
La estructura organizativa de este Manual de Gestión Integral se basa en la estructura de
la norma NTC ISO 9001:2008. La correspondencia entre las normas NTC ISO 9001:2008
y NTC ISO 14001:2004 y OHSAS-18001: 2007 es la reflejada en la tabla A.1 (Pág. 15) de
la norma OHSAS-18001: 2007.
En cada punto tratado de la norma NTC ISO 9001:2008 en el presente Manual de Gestión
Integral se reflejarán las disposiciones adoptadas por IOV Y CIA S.A.S. para cumplir con
los requisitos de las normas NTC ISO 14001:2004 y OHSAS-18001: 2007 según la
correspondencia entre estas normas reflejada en la tabla A.1 (Pág. 15) de la norma
OHSAS-18001: 2007.
En el índice del presente Manual de Gestión Integral se reflejará entre paréntesis la
correspondencia del punto tratado con los puntos correspondientes de las normas NTC
ISO 14001:2004 y NTC OHSAS-18001:2007. Para ello junto al nombre del punto tratado
figurará la siguiente codificación: (14001-Pto. X.X.X / OHSAS-Pto X.X.X.)
El presente Manual de Gestión Integral es propiedad de IOV Y CIA S.A.S. y de uso
exclusivo para los miembros de esta empresa, no pudiendo ser reproducido ni utilizado en
todo o en parte, sin autorización expresa y por escrito de la Gerencia de IOV Y CIA S.A.S.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 6 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
Todas las copias del Manual de Gestión Integral entregadas con fines comerciales ó
técnicos, son copias no controladas, no estando sujetas a revisiones por cambios o
modificaciones en el Manual de Gestión Integrada original.
IOV Y CIA S.A.S. se reserva el derecho de requerir la devolución de este Manual de
Gestión Integral una vez desaparecida la causa que motivó su entrega o en cualquier otro
momento que, a tenor de las circunstancias existentes, lo considere oportuno.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 7 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
2.- PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA.
IOV y CIA S.A.S es una empresa de carácter privado, creada el 27 de abril del año 1988
inicialmente como sociedad en comandita y a partir del 28 de diciembre del año 2004
como sociedad anónima.
Se encuentra identificada con el Nit No 800050326-1.
Sus oficinas están ubicadas en la ciudad de Sincelejo en la calle 38 N 4ª- 184, y en la
Carrera 11 No. 71-41 Of. 602 Bogotá.
El objetivo primordial de IOV y CIA S.A.S, es la prestación de servicios relacionados con
el diseño arquitectónico, la construcción, Interventorias y asesorías de obras civiles,
arquitectónicas y de gas natural, así como otras actividades análogas complementarias o
derivadas de las descritas anteriormente, Para el adecuado desarrollo de estas
actividades IOV y CIA S.A.S ha definido y tienen documentado los siguientes procesos:
PROCESOS GERENCIALES
Planeación y revisión organizacional
Planeación del sistema de gestión integral
PROCESOS OPERATIVOS
Presupuesto y licitación
Contratación y legalización
Programación y ejecución del servicio
PROCESOS DE SOPORTE
Gestión Humana
Administrativo y financiero
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 8 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
Almacén
Compras
Mejora continua
Dentro de la estructura organizacional de la empresa se cuenta con personal
administrativo, líderes de procesos y personal operativo involucrado en los diferentes
procesos de la organización para garantizar un sistema de gestión integral que funciona
eficazmente y orientado a las necesidades y expectativas de todos nuestros clientes y
grupos de interés.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 9 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
3.- ALCANCE DEL SISTEMA Y EXCLUSIONES A LA NORMA NTC ISO 9001:2008
3.1.- ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADA
Este sistema tiene como alcance la prestación de servicios relacionados con el diseño,
construcción, mantenimiento y asesorías de obras civiles y arquitectónicas y además de
todas aquellas actividades técnicas que realizan las comercializadoras de gas en especial
instalaciones de gases domiciliarios, comerciales y construcción de gasoductos.
3.2.- EXCLUSIONES A LA NORMA NTC ISO 9001:2008
Por la naturaleza de los servicios y/o productos realizados por la empresa, cada uno de
estos posee características únicas, por lo que las pautas de la elaboración de los mismos,
así como sus validaciones se establecerán en planes de gestión integral por servicio. En
cada plan de gestión integral se indicaran las exclusiones en caso de que apliquen con su
justificación.
En lo que respecta a la realización de diseños, la empresa solo contempla el
aseguramiento del diseño arquitectónico, ya que los demás diseños técnicos
complementarios son contratados a terceros.
4.- SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
La Gerencia ha identificado los procesos y subprocesos necesarios para el Sistema de
Gestión Integral y su aplicación a través de IOV Y CIA S.A.S, Determinando la secuencia
e interacción de los mismos, mediante el mapa de proceso señalado en el anexo 1.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 10 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
La interacción de los procesos entre sí, los criterios y métodos necesarios para
asegurarse de que tanto la operación (con relación a calidad, ambiental y SySO) como el
control de estos procesos sean eficaces, los recursos e información necesarios para
apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos y la implementación de las
acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de
estos procesos se encuentra en los procedimientos y disponibles en medio electrónico en
cada puesto de trabajo a través de la Intranet.
En los casos en que IOV Y CIA S.A.S, Opte por contratar externamente cualquier proceso
que afecte la conformidad del producto con los requisitos y a los aspectos ambientales y
riesgos de SST identificados, IOV Y CIA S.A.S, se asegurará de controlar tales procesos.
4.2.- REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
4.2.2.- Manual de Gestión Integral (14001-Pto. 4.4.4/ OHSAS-Pto 4.4.4.)
IOV Y CIA S.A.S, Estableció y mantiene actualizado este manual de gestión integral, en
donde está definido el alcance del sistema, la identificación e interacción de los procesos,
los procedimientos y las exclusiones que aplican.
Para asegurar una correcta implementación del SGI, IOV Y CIA S.A.S, hace referencia
en cada uno de los capítulos a los procedimientos y documentos necesarios para que los
requerimientos del cliente y de otras partes interesadas aplicables sean satisfechos.
4.2.2.1.- Objeto del Manual de Gestión Integral.
El presente Manual establece el marco de referencia conceptual del Sistema de Gestión
Integral de IOV Y CIA S.A.S, donde se establecen las directrices generales para el
establecimiento y desarrollo de los procesos, las metodologías, procedimientos e
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 11 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
instructivos afines a la gestión integral del sistema establecido, con el fin de satisfacer los
requerimientos de los clientes y grupos de interés
4.2.2.2.- Gestión del Manual de Gestión Integrada.
El manual de Gestión Integral es revisado por el Representante de la Dirección y
aprobado por el Gerente General de la organización.
Se cuenta con una copia impresa como controlada del Manual de Gestión Integral
en la oficina de gestión integral y también puede ser consultado en la red interna.
La solicitud, preparación y revisión de los cambios del Manual de Gestión Integral, se
desarrolla de acuerdo con las disposiciones adoptadas para el control de los
documentos del sistema de Gestión Integral.
4.2.2.4.- Estructura del Manual de Gestión Integral.
El contenido del Manual de Gestión Integral es el siguiente:
Portada
Listado de Modificaciones
Índice
Introducción y Declaración de propiedad
Presentación de la Empresa
Alcance del Sistema de Gestión Integrada y Exclusiones a la norma NTC NTC ISO
9001:2008
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 12 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
Desarrollo de los puntos que componen las normas NTC NTC ISO 9001:2008 e NTC
ISO 14001:2004:2004 y OHSAS-18001:2007.
Anexos
4.2.3.- Control de los documentos. (14001-Pto.4.4.5 / OHSAS-Pto4.4.5)
Para asegurar un adecuado control de los documentos, IOV Y CIA S.A.S, ha desarrollado
el procedimiento:
SGI PROC I -01 Procedimiento control de documentos,en el cual se establecen
mecanismos que permiten que la documentación:
Pueda ser ubicada
Sea periódicamente revisada, actualizada cuando sea necesario y aprobada por el
personal autorizado para ello.
Las versiones vigentes de los documentos estén disponibles en todos los puntos en
los que se realicen operaciones para el funcionamiento efectivo del Sistema de
Gestión Integrado.
Los documentos obsoletos sean prontamente retirados de todos los puntos de edición
y uso.
Todos los documentos obsoletos retenidos con fines legales y/o de preservación de
conocimientos sean identificados convenientemente.
La documentación de IOV Y CIA S.A.S, permanece legible, fechada e identificable con
facilidad, conservada de manera ordenada a través de la red informática o como copias
controladas archivadas.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 13 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
SGI PROC I-01 Procedimiento control de documentos queda recogido como se
procede en la gestión de la documentación interna en cuanto a la revisión y aprobación
antes de su distribución.
4.2.4.- Control de Registros. (14001-Pto. 4.5.4 / OHSAS-Pto4.5.4)
IOV Y CIA S.A.S, identifica, mantiene y dispone los registros del SGI por un tiempo de
conservación establecido, incluyendo aquellos registros vinculados a la capacitación, los
resultados de auditorias y revisiones, tal como se establece en el SGI PROC I 02
Procedimiento control de registros
Los registros son legibles, identificables y trazables según la actividad, producto o servicio
involucrado. Si los registros son manuales, son almacenados, identificados y protegidos
de cualquier daño, deterioro o pérdida.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 14 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
5- RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIÓN. (14001-Pto. 4.4.1 / OHSAS-Pto 4.4.1.)
5.1.- COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN.
La Alta Gerencia de IOV Y CIA S.A.S, demuestra su compromiso con el Sistema de
Gestión Integral, así como de la mejora continua de su eficacia, a través de:
a. La comunicación a todos los miembros de la organización sobre la importancia de
satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, así como de los grupos de
interés.
b. El establecimiento de una política de gestión integral, y asegurándose que sea
conocida y entendida por todos los miembros de IOV Y CIA S.A.S.
c. Asegurando que se establecen los objetivos de la calidad, ambientales y SySO.
d. Las revisiones por la dirección.
e. La disponibilidad de los recursos necesarios para el correcto funcionamiento del SGI.
5.2.- ENFOQUE AL CLIENTE. (14001-Pto. 4.3.1 y 4.3.2 / OHSAS-Pto 4.3.1.)
La Alta Dirección de IOV Y CIA S.A.S, asegura:
Que los requisitos del Cliente se determinan y se cumplen con el propósito de aumentar
su satisfacción. El sub.-gerente es el responsable de administrar los contratos con los
clientes, para ello tiene claro que debe identificar, revisar, aprobar y difundir los requisitos
del cliente, según lo indicado en 7.2.1 y 8.2.1.
Para identificar los aspectos ambientales de las actividades, productos y servicios que se
puede controlar y sobre los que se tiene influencia, con la finalidad de identificar aquellos
que tienen o pueden tener impactos significativos sobre el ambiente IOV Y CIA S.A.S, ha
establecido el procedimiento SGI PSYSO-06 IPVRDC y define LaMatriz de
Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales SGI FA-06-01
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 15 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
Para identificar continuamente sus peligros, evaluar sus riesgos e implementar medidas
de control en sus actividades rutinarias y no rutinarias, actividades de todo el personal
(incluyendo contratistas y visitantes) y sus instalaciones, IVO Y CIA SAS ha establecido el
procedimiento SGI PSYSO-06 IPVRDCy define la matriz IPVRDC
Los registros que se generan como resultado de la identificación de peligros, valoración
de riesgos y los controles a aplicar, se mantienen de acuerdo a lo establecido en el SGI
PROC I -02 Procedimiento control de registros
Los riesgos identificados y los aspectos ambientales significativos son la base para
establecer los objetivos y metas en materia SySO y ambiente, y se tienen en cuenta en el
establecimiento, implementación y mantenimiento del sistema de Gestión integral.
5.3.- POLITICA DE LA GESTIÓN INTEGRAL. (14001-Pto. 4.2 / OHSAS-Pto
4.2)
SGI POL Versión 01
En el ejercicio de prestación del servicio de interventoría, asesoría, diseño, construcción y
mantenimiento de obras civiles, arquitectónicas y de obras de gas IOV Y CIA S.A.S, se
compromete a cumplir con las expectativas y requisitos del cliente, prevenir lesiones y
enfermedades, prevenir la contaminación ambiental que pudiera causar. Sustentamos
nuestro trabajo en el cumplimiento de todos los requisitos legales aplicables,
relacionados con los aspectos ambientales, los peligros en materia de seguridad, Salud
ocupacional y otros que la organización suscriba con las partes interesadas; para esto
contamos con un sistema de gestión integral enmarcado en la mejora continua que busca
la excelencia organizacional, asegurando el logro de las expectativas económicas de los
socios y colaboradores. Esta política no es solo compromiso de la gerencia sino también
de los trabajadores y contratistas de IOV Y CIA S.A.S.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 16 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
Esta política de gestión integral es divulgada a todos los miembros de la organización por
medio de capacitaciones, inducciones y publicaciones en las carteleras.
Además aprovechando la red interna (Intranet); es publicada y comunicada a todo el
personal IOV Y CIA S.A.S.
Como marco referencial, la Gerencia General ha establecido una Política del Sistema de
Gestión Integral
La Política y Objetivos son revisados para su continua adecuación y eficacia durante la
revisión por la Dirección (ver 5.6)
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 17 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
5.4.- PLANIFICACIÓN. (14001-Pto. 4.3 / OHSAS-Pto 4.3.)
5.4.1.- Objetivos y Metas. (14001-Pto. 4.3.3 / OHSAS-Pto 4.3.3.)
Con el fin de cumplir con la Política del Sistema de Gestión Integral, se han establecido
Objetivos de calidad, ambiente y SySO, los cuales son medibles y coherentes con la
Política Integral, y han sido desplegados a las diferentes funciones y niveles de la
organización de IOV Y CIA S.A.S.
La Gerencia de IOV Y CIA S.A.S, asegura el correcto seguimiento y la medición de los
objetivos a través de la definición y establecimiento de indicadores de gestión que
permiten tener control sobre cada uno de los planes y programas definidos para dar
cumplimiento de los objetivos establecidos.
Los requisitos legales, los peligros y riesgos, los aspectos ambientales significativos, las
opciones tecnológicas, requerimientos financieros, estrategias del negocio y los intereses
de las partes interesadas son considerados en definición de los objetivos ambientales y
de SySO.
IOV Y CIA S.A.S, establece y mantiene programas para cumplir con sus objetivos y metas
respectivos. En estos programas se documentan acciones encaminadas hacia su logro.
Se utiliza para tal fin el: sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo.
Los programas asignan las responsabilidades a cada nivel de la organización, los
recursos y plazos necesarios para lograr el cumplimiento de objetivos y metas.
El Comité de Gestión Integral periódicamente, es responsable de realizar el seguimiento
de los Programas de Gestión de Calidad, Ambiente y SySO y reportar al Responsable de
la Dirección el avance de los mismos.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 18 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
Cuando se modifican o implementan nuevos servicios, ampliaciones, actividades,
productos o nuevos proyectos, se modifican los Programas de Gestión con el fin de
mantener actualizadas las actividades a ejecutar, asegurando que la gestión de los
asuntos de Calidad, Ambiente y SySO sean aplicados a estos cambios.
Los objetivos de Calidad, Ambiente y SySO son definidos de tal manera que sean
consecuentes con la política integral definida, incluyendo los requisitos necesarios para
satisfacer la calidad del producto, el compromiso de prevención de los riesgos en materia
de SySO y ambiente.
5.4.2.- Planificación del Sistema Integrado. (14001-Pto. 4.3.3 / OHSAS-Pto.
4.3.3.)
La Alta Dirección de la empresa asegura que:
a) La planificación del SGI se lleva a cabo tomando en cuenta los requisitos del
capítulo 4.1 del presente manual y los Objetivos Integrales, a través de:
Despliegue de los Objetivos por procesos.
Asegura los recursos necesarios
Documentos Normativos: procedimientos, instrucciones y registros.
b) El Representante de la Dirección mantiene actualizado e integrado el SGI,
cuando se planee e implemente cambios en cualquiera de las áreas.
Se establece y mantiene programas para cumplir con sus objetivos y metas en materia
ambientales y en materia de SySO respectivamente. En cada de uno de los programas se
documentan acciones encaminadas hacia su logro, se asignan las responsabilidades a
cada nivel de la organización, los recursos y plazos necesarios.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 19 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
El Comité de Gestión Integral, periódicamente, es responsable de realizar el seguimiento
de los Programas de Gestión Integral y reportar al Responsable de las Dirección el
avance de los mismos (ver numeral 5.5.1).
5.5.- RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN.
5.5.1.- Responsabilidades y Autoridad. (14001-Pto.4.4.1 / OHSAS-Pto 4.4.1)
IOV Y CIA S.A.S, ha definido en su Organigrama la estructura organizacional, niveles
autoridad y líneas de mando, que junto con el Manual de funciones plasma las
responsabilidades, autoridad, interrelaciones, experiencia, educación, formación y
habilidades del personal que la conforma la organización.
El manual de funciones es difundido a cada uno de los colaboradores de IOV Y CIA
S.A.S, tanto los nuevos y antiguos, de tal manera que se refuerce en las inducciones y re-
inducciones del personal el compromiso y que se involucren de manera eficaz en el
sistema de gestión integral.
A continuación se muestra la Estructura Organizacional del Sistema de Gestión Integral
de IOV Y CIA S.A.S.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 20 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
REVISOR FISCAL
JUNTA DIRECTIVA
GERENTE
SUB GERENTE
COORD. GESTION HUMANACONTADOR DIRECTOR OBRAS DE GAS DIRECTOR OBRAS DE CIVIL
ASIS. DIR. OBRAS DE GASRESIDENTE OBRAS DE CIVIL
MAESTROOBRAS DE CIVIL
OFICIALESOBRAS DE CIVIL
AUXILIARES DE OPERACIONES OBRAS DE GAS
TECNICOSUPERVISOR
TECNICO
RESIDENTE DE REDES
SUPERVISOR DE REDES
EXCAVADORES
ALMACEN
AUXILIAR ALMACENAUXILIAR CONTABLESERVICIO GENERALES
EXCAVADOR
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 21 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
5.5.2.- Representante de la dirección. (14001-Pto. 4.4.1 / OHSAS-Pto 4.4.1.)
La alta dirección ha designado al Sub.-Gerente como Representante de la Dirección (RD),
quién con independencia de otras responsabilidades, tiene autoridad definida para:
a) Asegurar que se establezca, implemente y mantengan los procesos necesarios
para el SGI,
b) Supervisar el desempeño del SGI e informar a la Alta Dirección sobre éste y
las necesidades de mejora.
c) Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente
en todos los niveles de la organización.
d) Supervisar la ejecución de las auditorias internas y evaluar el estado de las
Acciones Correctivas y Preventivas.
e) Ejecutar conjuntamente con el Comité de Gestión Integral CGI la revisión del
Sistema.
5.5.3.- Comunicación interna y externa. (14001-Pto. 4.4.3 / OHSAS-Pto 4.4.3.)
La Gerencia y el Comité de Gestión Integral propician la comunicación interna entre los
diferentes niveles de la organización con la finalidad de asegurar la eficacia del SGI.
Se cuenta con un procedimiento de comunicación que es difundido a todo el personal SGI
PRO I 05 Comunicaciones
Los trabajadores participan en asuntos sobre medio ambiente, seguridad y salud
ocupacional a través la participación en la elaboración del panorama factores de riegos, el
reporte de condiciones inseguras
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 22 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
Cuando se presentan cambios que afecten la seguridad, salud o medio ambiente en los
lugares de trabajo, el Comité de Gestión Integral comunica a los trabajadores y
contratistas por medio de correos electrónicos, y reuniones informativas.
5.6.- REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN. (14001-Pto. 4.6 / OHSAS-Pto 4.6)
5.6.1.- Generalidades.
La Gerencia de IOV Y CIA S.A.S, conjuntamente con los jefes de procesos realizan
revisiones al sistema de gestión integral con una frecuencia minima de 12 meses, con la
finalidad de asegurar su continua, conformidad, adecuación y eficacia, así como evaluar la
necesidad de realizar cambios en la organización, incluyendo la política, los objetivos
específicos, programas y requisitos legales.
5.6.2.- Información verificada en la revisión por la dirección.
La revisión periódica por la dirección incluye la verificación del funcionamiento actual y las
oportunidades de mejora asociadas a:
a) Resultados de las auditorias y evaluación de conformidad con los requisitos
legales aplicables
b) Resultados de la participación y consulta de los trabajadores (ver 5.3.3 del
manual)
c) Comunicaciones de partes interesadas internas y externas
d) Monitoreo de los aspectos ambientales significativos, objetivos, metas,
programas de gestión ambiental, programas de monitoreo y verificación de su
cumplimiento.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 23 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
e) Monitoreo de los riesgos críticos, objetivos, metas, programas de SySO y
programa de monitoreo.
f) Principales problemas en el control operacional
g) Estado de las acciones correctivas y preventivas generadas de no
conformidades, accidentes o incidentes y respectiva investigación.
h) Seguimiento de las acciones derivadas de anteriores revisiones por la
dirección.
i) Cumplimiento de los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la
organización suscriba.
j) Resultado de simulacros
k) Circunstancias cambiantes (desempeño en seguridad y salud, política,
objetivos, recursos, evolución de los requisitos legales y otros elementos del
sistema).
l) Desempeño en seguridad y salud ocupacional y medio ambiente.
m) Recomendaciones para la mejora.
n) Grado de cumplimiento de los objetivos.
Durante la reunión, cada responsable propone sugerencias sobre cambios o mejoras del
SGI y sobre la gestión de las diferentes áreas.
Los resultados de la revisión del sistema de gestión integral quedan consignados en el
acta de revisión por la dirección, donde se incluyen todas las decisiones y acciones que
conlleven a la mejora del sistema, los procesos, los clientes, el medio ambiente, los
empleados y los involucrados en el sistema.
6.- GESTIÓN DE LOS RECURSOS.
6.1.- PROVISIÓN DE RECURSOS.(14001-Pto. 4.4.1 / OHSAS-Pto 4.4.1.)
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 24 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
La Gerencia de IOV Y CIA S.A.S, stá comprometida con el desarrollo, implementación y
mejora continua del sistema de gestión integral y para ello provee los recursos
necesarios para llevar a cabo todos los procesos tendientes a la satisfacción de los
requisitos de los clientes y las partes interesadas. Para tal fin se cuenta con un
presupuesto de gestión integral
Los recursos necesarios en IOV Y CIA S.A.S, para realizar los procesos productivos son:
Personal
Materiales
Servicios públicos (energía, agua, gas)
Equipos y herramientas de trabajo
Recursos financieros
Recursos Técnicos
Recursos de Transportes
6.2.- RECURSOS HUMANOS.
6.2.1.- Generalidades. (14001-Pto. 4.4.2 / OHSAS-Pto 4.4.2.)
IOV y CIA S.A.S, en su propósito de implementar un sistema de gestión integral, ha
diseñado el proceso SGI PROC C 03 GESTION HUMANA el cual tiene como objetivo
asegurar la competencia del mismo.
Para el excelente desarrollo de los proyectos y para contribuir de manera eficiente a la
plena satisfacción de las necesidades del cliente y de todas las partes interesadas.
Para asegurar el desenvolvimiento seguro y técnicamente adecuado de las actividades y
procesos IOV y CIA S.A.S, define las funciones y responsabilidades de todos los cargos
definidos en el Sistema de Gestión Integral.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 25 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
Las funciones y responsabilidad de cargo se encuentran documentada en el SGI MFRC
Manual de funciones responsabilidades y competencias.
6.2.2.- Formación, sensibilización y competencia. (14001-Pto. 4.4.2 / OHSAS-
Pto 4.4.2.)
La gerencia de IOV y CIA S.A.S conjuntamente con los jefes de proceso han definido las
competencias mínimas necesarias del personal que desarrolla actividades que incida
directamente con los requisitos del producto y riesgo ocupacional y generen algún
impacto ambiental.
Para asegurar que todo el personal activo de la empresa mantenga un nivel de
competencia alto en materia de calidad, ambiental y SySO y una actualización técnica
adecuada. El Jefe de gestión integral, en colaboración con los jefes de cada área,
estructura anualmente el plan de formación, con base a los resultados arrojados en la
evaluación por competencia que realizan cada año, como lo establece SGI PROC C 03
GESTION HUMANA
La gerencia de IOV y CIA S.A.S, asegura que todo el personal que labora en la empresa
esté conciente de la importancia de la actividad que ejecuta, y de su influencia en el
cumplimiento de los objetivos de calidad, protección del ambiente y seguridad laboral.
A tal fin, la gerencia de IOV y CIA S.A.S, tiene definidas dos actividades específicas:
a) Todo el personal que ingrese nuevo a la empresa, deberá asistir a la inducción del
Sistema de gestión Integral, como se evidencia mediante el Registro de inducción.
b) Todo el personal operativo de la empresa debe asistir a charlas y sensibilización
coordinados por el coordinador SGI. Estas charlas se realizan mínimo cada año o
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 26 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
a petición de los jefes de áreas, como se puede observar en los registros de
Asistencia.
6.3.- INFRAESTRUCTURA. (14001-Pto. 4.4.1. / OHSAS-Pto 4.4.1.)
IOV y CIA S.A.S, Determina, proporciona y mantiene la infraestructura necesaria para
lograr la conformidad con los requisitos del producto, los ambientales, de seguridad y
salud ocupacional.
Los espacios, equipos e instalaciones cuentan con las condiciones apropiadas para
desarrollo de las actividades.
Se garantiza el correcto funcionamiento de las máquinas y herramientas utilizadas
durante el proceso de fabricación, así como el buen estado de la infraestructura en
general.
Para las actividades administrativas se cuentan con los equipos de cómputo, de oficina y
papelería requeridas para los procesos de apoyo y gerenciales de la empresa.
También se dispone de la infraestructura adecuada para el desarrollo del control
operacional ambiental y el tratamiento a las emergencias ambientales.
6.4.- AMBIENTE DE TRABAJO.
La gerencia de IOV y CIA S.A.S, cuenta con las condiciones de ambiente laboral
adecuadas para que las actividades de cada proceso se lleven a cabo de forma eficiente,
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 27 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
ambiental y laboralmente segura, sin comprometer los requerimiento técnicos del
producto, medio ambiente, y garantizando a todo el personal un ambiente seguro y
agradable.
Las instalaciones poseen las condiciones de iluminación necesarias para que los
empleados puedan desarrollar su labor de manera efectiva. Igualmente, las oficinas
administrativas cuentan con todos los elementos indispensables, ventilación y espacio
para proporcionar comodidad y facilidad en el desempeño de labores.
Se han identificado los EPP de todas las actividades y se ejerce control sobre el uso de
los equipos de protección personal, entre otros.
Se desarrollan actividades de prevención de accidentes, respuesta ante emergencias y
capacitación, de forma continuada de acuerdo con las necesidades del sistema, se
promueve la participación activa para la mejora del Sistema de Gestión Integral.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 28 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
7.- REALIZACIÓN DEL SERVICIO. (14001-Pto. 4.4 / OHSAS-Pto 4.4)
7.1.- PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRESTACION DEL
SERVICIO. (14001-Pto. 4.4.6 / OHSAS-Pto 4.4.6.)
La organización ha establecido planes de gestión integral para cada producto o servicio
en los cuales se especifican objetivos de calidad, seguridad industrial, salud ocupacional,
medio ambiente y requisitos para el producto, los procesos de construcción de cada
producto, el responsable del proceso y los recursos que deben aplicarse a dichos
productos o servicios; al igual que las actividades de verificación y los registros emanados
de estos procesos.
7.2.- PROCESOS RELACIONADOS CON LOS CLIENTES
7.2.1.- Determinación de los requisitos relacionados con el servicio. (14001-
Pto. 4.4.6 / OHSAS-Pto 4.4.6)
IOV y CIA S.A.S, es una empresa que ciñe su actuar fundamentalmente en las normas
técnicas que le aplica y legislación vigente, esto de alguna manera afecta los requisitos
especificados por los clientes, los cuales deben estar acordes a dicha normatividad.
La gerencia de IOV y CIA S.A.S, ha dispuesto del proceso de Presupuesto y Licitación, en
el cual se analizan los requisitos y las necesidades del cliente con el objetivo de asegurar
el cumplimiento de estas. Este proceso está descrito en la caracterización de los
procesos.
Por otra parte se hace referencia en los planes de gestión integral a los documentos
donde se contengan estos requisitos o se referencian directamente en el mismo plan
dependiendo del producto a realizar. De igual modo se referencian aspectos legales o
normativos que apliquen en temas de seguridad y medio ambiente.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 29 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
7.2.2.- Revisión de los requisitos relacionados con el servicio.
La gerencia de IOV y CIA S.A.S, ha dispuesto del proceso de Presupuesto y Licitación, en
el cual se analizan los requisitos y las necesidades del cliente con el objetivo de asegurar
el cumplimiento de estas. Este proceso está descrito en la caracterización de los
procesos.
7.2.3.- Comunicación con los clientes. (14001-Pto.4.4.3 / OHSAS-Pto4.4.3.1)
Se maneja una comunicación abierta con el cliente, que permita tener claridad sobre sus
requerimientos y evidenciar cualquier cambio que sea necesario efectuar, previo acuerdo
entre las partes.
Los medios más utilizados para la comunicación con el cliente que maneja IOV y CIA
S.A.S, son:
Vía telefónica (fax, celular, fijo)
Mesas de negociación.
Reuniones locales.
Todos los dispuestos en los planes de gestión integral
Además IOV y CIA S.A.S, tiene un procedimiento de comunicación en el cual se establece los mecanismos de comunicación con el cliente SGI PROCI 05
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 30 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
7.3.- DISEÑO Y/O DESARROLLO.
7.3.1 Planificación del Diseño y Desarrollo:
La empresa realiza el diseño arquitectónico; para cada diseño se realiza un plan de
gestión integral donde se establecen las pautas de realización del mismo, teniendo en
cuenta los parámetros establecidos por la norma ISO 9001: 2008, OSHAS: 18001:2007 Y
ISO 14001:2004 tales como los elementos de entrada del diseño, sus características o
requisitos, las diferentes etapas de desarrollo del mismo y su revisión, validación y
verificación; de igual manera establece mecanismos de control de cambios y
modificaciones. Los diseños técnicos complementarios son contratados a terceros
directamente por el cliente. Cuando los proyectos son autogenerados, aunque la
empresa solo asegura el diseño arquitectónico, establece mecanismos para garantizar la
congruencia de estos con el diseño arquitectónico. De igual manera se asegura de
contratar para los mismos profesionales idóneos y de experiencia certificable y valida el
cumplimiento de normas aplicables que los afecten a través de la aprobación por parte de
las entidades de control, tales como curadurías urbanas y empresas prestadoras de
servicios públicos.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 31 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
7.4.- COMPRAS. (14001-Pto. 4.4.6 / OHSAS-Pto 4.4.6.)
7.4.1.- Proceso de compras. (14001-Pto. 4.4.6 / OHSAS-Pto 4.4.6 b.)
Por la naturaleza del servicio, IOV y CIA S.A.S, compra materiales o insumos y
subcontrata ciertos tipos de servicios que inciden en el resultado final del servicio.
Estas compras de herramientas, materiales y servicios se realizan con base en los
parámetros definidos para la evaluación y seguimiento de proveedores establecido en el
proceso de Compras SGI PROC C 01 establecido por la empresa, garantizando así que
los productos adquiridos cumplan con las especificaciones necesarias en materia de
calidad, seguridad y medio ambiente.
7.4.2.- Información de las compras. (14001-Pto. 4.4.3 / OHSAS-Pto4.4.3)
Para la compra o subcontratación de productos o servicios necesarios para la ejecución
de actividades en IOV y CIA S.A.S, se realiza un consolidado de pedidos y selecciona un
proveedor del listado de proveedores aprobados que cumpla con los requerimientos del
sistema de gestión integral; y se realiza la respectiva orden de compra; para ser enviada
al proveedor por cualquiera de los medios de comunicación disponibles. (Fax, E-mail).
Además, se asegura que los requisitos sean los especificados antes de comunicárselos al
proveedor, como lo establece el procedimiento de compras
7.4.3.- Verificación de los productos comprados. (14001-Pto. 4.4.3 / OHSAS-
Pto 4.4.3.)
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 32 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
IOV Y S.A.S, verifica los productos comprados según se especifica en el proceso de
comprasSGI PROC C 01
7.5.- OPERACIONES DE PRESTACIÓN DE SERVICIO. (14001-PTO.
4.4.6 / OHSAS-PTO 4.4.6)
7.5.1.- Control de las operaciones. (14001-Pto. 4.4.6 / OHSAS-Pto 4.4.6.)
7.5.1 Control de Procesos.
IOV y CIA S.A.S, establece criterios para asegurar que el servicio se preste de manera
controlada, con el objeto de evitar que éste presente no conformidades y que en el
ejercicio de las actividades se controlen los riesgos y los impactos negativos al ambiente.
Para asegurar que el desarrollo de estos procesos esté bajo control, se utiliza la
descripción de estos en la caracterización del proceso de programación y ejecución del
servicio donde se describen las actividades, recursos, responsables, documentos
relacionados, interacciones con otros procesos y la forma de hacerle seguimiento y
medición establecida en el documento.
Además IOV Y CIA S.A.S, establece el manual de normas y procedimientos operativos:
SGI PROC S -07 Manual de Normas y Procedimientos Operativos
SGI PROC S -03 Procedimiento de evaluaciones medicas ocupacionales
SGI PROC S-02 Procedimiento Administración SySO y Ambiente de Contratista y
Proveedores,
SGI PROC S -04 Procedimiento de Inspecciones
SGI PROC M 01 Gestión de residuos urbanos
SGI PROC M 02 Gestión de residuos peligrosos
SGI PROC M 03 Uso eficiente de los recursos
7.5.2 Validación de los procesos de prestación del servicio
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 33 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
Numeral excluido del Sistema de Gestión de Calidad (ver numeral 3.2)
7.5.3 Identificación y Trazabilidad.
Este punto tiene por objeto describir los criterios generales aplicados por IOV y CIA S.A.S,
para identificar el servicio prestado y asegurar que se mantiene su Trazabilidad
(posibilidad de seguir rastro) desde la invitación a cotizar hasta la fecha en que se entrega
el proyecto, con el fin de disponer de información adecuada si se producen quejas o
reclamos por parte del cliente y si se detecta internamente una no-conformidad en el
servicio.
Todo esto se consigue mediante la generación y archivo, ya sea en soporte magnético o
papel, de los registros propios de cada uno de los proyectos, obras o estudios realizados
por IOV y CIA S.A.S.
7.5.4 Propiedad del cliente.
IOV y CIA S.A.S, asegura la conservación de los bienes que son propiedad del cliente
(Documentos en general e información suministrada durante la prestación del servicio)
mientras estén bajo el control de la organización o estén siendo utilizados por la misma.
Por tal fin, IOV y CIA S.A.S controla los accesos a dichos bienes protegiendo la integridad
del cliente y en caso de su pérdida o deterioro es registrado y comunicado al mismo.
7.6 Control De Los Dispositivos De Seguimiento Y Medición
En los planes de gestión de cada servicio están determinados las mediciones y
seguimientos a realizar al igual que los dispositivos de medición y seguimiento
necesarios para proporcionar evidencia del cumplimiento con los requisitos.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 34 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
8.- MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA. (14001-Pto. 4.5/ OHSAS-Pto 4.5.)
8.1.- GENERALIDADES.
IOV Y CIA SAS ha planificado sus actividades de seguimiento, medición, análisis y
mejoras de la siguiente manera:
a) Para asegurar la conformidad con el sistema de gestión integrado, se realizan
auditorias internas integrales.
b) Mediante las desviaciones detectadas en materia de calidad, ambiente y SySO, la
empresa aplica los procedimientos de mejora continua, control operacional y/o
procedimientos ante emergencias ambientales y SySO. se asegura de mejorar
continuamente la eficacia del sistema de gestión integrado.
c) En los planes de gestión integral defino como demostrar el cumplimiento de los
requisitos especificados para los proyectos desarrollados.
8.2.- SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.
8.2.1. Satisfacción Del Cliente
Los métodos utilizados para medir el grado de satisfacción de los clientes IOV y CIA
S.A.S, son los siguientes:
Revisión de quejas y reclamos por parte de los clientes a la organización
Comunicación directa con los clientes, mediante reuniones en las cuales el cliente le
informa a la empresa como ha sido su efectividad con respecto a las labores
asignadas.
A través de los dispuesto en el procedimiento de mejora continua.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 35 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
8.2.2.- Auditoria interna. (14001-Pto.4.5.5 / OHSAS-Pto 4.5.5.)
Las pautas para evaluar la eficacia del sistema de gestión de calidad o la evaluación
independiente de cualquier proceso de la organización se encuentra claramente
especificada en el proceso de Mejora continua, específicamente en la parte de auditoria
interna.
Con la realización de las auditorías internas medimos el cumplimiento de los requisitos de
las normas internacionales ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OSHAS 18001:2007 el
cumplimiento de los objetivos planificados por la organización y el sostenimiento del
sistema de gestión integral de manera eficaz y el cumplimiento de los procedimientos de
IOV.
8.2.3.- Seguimiento y Medición de los procesos. (14001-Pto. 4.5.1/4.5.2 /
OHSAS-Pto 4.5.1/4.5.2)
La organización realiza seguimiento y medición a los procesos. Este seguimiento se
realiza por medio de revisiones de gestión integral por áreas, direccionadas por el
coordinador del SGI y/o Grupo de gestión y retroalimentaciones consecuentes donde
se discute el cumplimiento de pautas de los diferentes procesos; e informes de
desempeño de contratos, negocios y situaciones de interés emitidos por los directores
de área o responsables de procesos a la gerencia. Para lo anterior se han establecido
indicadores de gestión que permiten evaluar la conformidad del proceso. Los ítems de
seguimiento y medición de los procesos se encuentran establecidos en el cuadro de
seguimiento y medición de procesos. En estos seguimientos se evaluación:
El grado de cumpliendo de los objetivos de gestión integral
Eficiencia de los controles
Medidas proactivas y reactivas de desempeño de las actividades implementadas
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 36 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
8.2.4 Seguimiento y Medición del servicio
Los métodos de medición establecidos en la empresa están determinados en cada etapa
de su ejecución del servicio en los planes de gestión integral y en el cuadro control de
objetivos
8.3.- CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME. (14001-Pto. 4.4.7 /
OHSAS-Pto 4.4.7)
La organización se asegura que el producto no conforme con los requisitos se identifica y
se controla mediante la aplicación del proceso de mejora continua el apartado de producto
no conforme.
Además IOV Y CIA S.A.S, cuenta con un plan de emergencias acorde a nuestras
necesidades que además contempla los impactos ambientes y las actividades de
mitigación
8.4.- ANÁLISIS DE DATOS. (14001-Pto. 4.5.3 / OHSAS-Pto 4.5.3)
IOV Y CIA S.A.S, recopila y analiza los datos proporcionados por los indicadores de
gestión, los indicadores financieros, resultados de satisfacción del cliente, evaluaciones
de proveedores, los resultados de las revisiones del COPASO, revisiones de la dirección,
Reportes de incidentes y accidentes en materia ambiental y seguridad laboral con el fin
de demostrar la eficacia y eficiencia del SGI.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 37 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
8.5.- MEJORA.
8.5.1. Mejora continúa. (14001-Pto. 4.6 / OHSAS-Pto 4.6)
IOV Y CIA SAS realiza planificaciones para la mejora continua con base a los resultados
arrojados en los indicadores, registros, revisiones y evaluaciones mencionadas
anteriormente, para así mantener el SGI. Para la mejora continua IOV y CIA S.A.S, tiene
un procedimiento de mejora continua.
Dicha planificación se complementa mediante la aplicación de la Política del SGI y
Objetivos del SGI en todo el personal que labora en la empresa.
8.5.2.- Acciones correctivas. (14001-Pto.4.5.3.2 / OHSAS-Pto4.5.3.)
IOV Y CIA SAS ha definido y establecido un procedimiento de mejora continua, en
donde establece como proceder desde la detección de la no conformidad hasta la
evaluación de la eficacia de la acción implantada para subsanar la desviación.
8.5.3.- Acciones preventivas. (14001-Pto.4.5.3.2 / OHSAS-Pto4.5.3.)
IOV Y CIA SAS ha definido y establecido un procedimiento de mejora continua, en
donde establece como proceder desde la detección de la no conformidad potencial hasta
la evaluación de la eficacia de la acción implantada.
Las no conformidades potenciales quedan detectadas en el Reporte de Acciones
Correctivas y Preventivas.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 38 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL
GRUPOS DE INTERÉS GRUPOS DE INTERÉS
MEJORA CONTÍNUA
PROCESOS GERENCIALES
PLANEACIÓN Y REVISIÓN ORGANIZACIONALPLANEACIÓN Y REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓNINTEGRAL
PROCESOS DE OPERACIÓN
PRESUPUESTO Y LICITACIÓN
CONTRATACIÓN Y LEGALIZACIÓNPROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DEL SERVICIO
PROCESOS DE SOPORTE
SERVICIO 1
SERVICIO 2
SERVICIO N
ALMACÉN COMPRAS ADMINISTRATIVO Y FINANCIEROGESTIÓN HUMANA
ANEXO 1.- MAPA DE PROCESOS.
IOV Y CIA S.A.SIOV Y CIA S.A.SDiseño, Construcción, Asesorías e Interventorias
NIT 800.050.326 – 1
Código: SGI MSGI
Versión:01
Pagina Página 39 de 39
Fecha última revisión: 2012-10-02
MANUAL DE DE GESTIÓN INTEGRAL