SIFEC Facturación Electrónica

SIFEC Sistema Integral de Facturación Electrónica y Contabilidad

Neodata Valle de México, S.A. de C.V.Ventas: 5286-0101

Facturación Electrónica

Evolución de Neodata hacia SIFEC

CRM ERP para construcción

Hasta 2009 Neodata se enfocaba únicamente hacia software para construcción: Precios unitarios desde 1990, Compras y Control de obra (1994), ERP Construcción (2004), Nómina (2005) y CRM (2006)

Nómina para construcción

El ERP incluye módulos para:• Contabilidad• Proveedores• Bancos• Almacén• Clientes• Contratos y Estimaciones

(construcción)• Control de obra

(Construcción)

El CRM incluye:• Inventario de clientes• Inventario de oportunidades• Cotizaciones – Pedidos –

Facturas• Agenda de vendedores• Estadísticas de ventas• Correos masivos

Nómina general con características especiales para constructoras



SIFEC FacturaciónElectrónica

SIFECContabilidad

Dada la necesidad de facturación electrónica, en 2010 decidimos desarrollar el SIFEC facturación electrónica y SIFEC Contabilidad, aprovechando nuestra experiencia en desarrollo de software CRM y ERP




En el SIFEC facturación electrónica, nos propusimos cumplir con todo lo requerido fiscalmente, pero además heredar las opciones del CRM para mejorar: sus ventas, el servicio a clientes y el control de su fuerza de ventas


Prioridades:1. Cumplir con leyes y reglamentos en

expedición de facturas y reporte mensual

2. Facilitar el proceso de expedición y evitar errores de captura

3. Mejorar el servicio a clientes

Método:1. Agrupación de funciones para

hacer énfasis en la facturación2. El contador establece todo lo fiscal

al inicio, y el facturador lo opera fácilmente

3. Al fin de mes se exporta polizas a COMPAC y SIFEC contabilidad



SIFECContabilidad

En el SIFEC contabilidad el mayor reto es mejorar la eficiencia de los sistemas que actualmente se utilizan en México, para lo cual seguimos una estrategia de mejorar cada punto del proceso contable


Prioridades:1. Integrar fácilmente el DIOT, IETU e

IVA fiscal en la captura de pólizas2. Disminuir el tiempo de captura de

pólizas y evitar errores3. Proveer mecanismos de revisión

ágiles para responder requerimientos fiscales

4. Proveer consultas enriquecidas para optimizar la toma de decisiones

Método:1. Captura fácil de pólizas e impuestos en la misma

pantalla, evitando errores de cálculo de impuestos2. Incluye modelos de pólizas, para agilizar el tiempo

de captura y evitar errores3. Dispone de consultas en pantalla de lo general a

lo particular: Balanza -> Auxiliar -> Póliza




SIFECContabilidad

Una vez concluida la facturación electrónica y la contabilidad, en muy corto plazo habilitaremos las opciones del ERP para permitir operar de manera integral a una empresa de servicios

ERP servicios


1. En el CRM capacitar al usuario para que tome ventaja de las opciones avanzadas

2. En el ERP, reincorporar las funciones de Proveedores y Bancos




SIFECContabilidad

Finalmente integrar lo necesario para cubrir a empresas de servicios y comercios, incorporando un punto de venta y rediseñando la nómina para todo tipo de empresas.

ERP servicios y comercios Nómina general


Punto de venta, cobranza

Adicionar al SIFEC facturación las opciones para punto de venta

Incorporar el manejo de inventario al ERP

Rediseñar la nómina para un fácil uso en cualquier tipo de empresa.

SIFEC Facturación Electrónica

NEODATA, S.A. DE C.V.www.neodata.com.mxVentas: 5286-0101Matriz: 5278-3850

Facturación electrónica paso a paso

http://www.neodata.com.mx/

Entorno Legal 2010 – 2012

2010 2011 2012

Continuar con factura impresa

CFD con proveedores de renta

CFD por medios propios

CFDI con proveedores de renta

CFD con medios propios• Para los que emitan facturas

durante 2010, podrán seguir usándolo de manera indefinida

• no establece una fecha límite, la AMECE está presionando porque el modelo se quede

• Los conferencistas recomiendan optar por este modelo en 2010 antes de ser obligados al CFDI en 2011

CFDI con proveedores de certificación por Internet (PAC)Es el modelo propuesto por el SAT para quedarse a partir de 2011Desventajas:1. La renta actual esta en 7 pesos por factura en bajo

volumen, no se sabe el costo del CFDI2. Se tiene que estar Online para facturar, el folio lo

asigna el proveedor de renta. Desconectado ERP3. El PAC regresa el CFDI, el único plazo especificado

dice no mas de 72 horas entre la fecha y hora del emisor y la fecha/hora del PAC

4. Los datos completos de tu facturación están disponible con otro proveedor

Fact. Impresa con Imagen 2D ¿Segura?

Esquema general de Facturación electrónica

Trámites SAT certificado digital

Tramite SAT series y folios

Registro en SIFE de certificados y

folios

Elaboración de facturas y pólizas

Reporte mensual

Almacenamiento por 10 años

El contribuyente tramita ante el SAT certificados digitales obteniendo los archivos: .KEY .PASS y .CER, un certificado por cada sucursal

• El archivo .KEY viene encriptado y contiene la llave privada y la llave pública del contribuyente, es muy importante tenerlo bajo resguardo.

• El archivo .PASS contiene el password para desencriptar el archivo .KEY, este es el mas importante de tener bajo resguardo.

• El archivo .CER contiene los datos de cada certificado digital, lo cual incluye: La llave pública, la vigencia del certificado. Este archivo no viene encriptado y puede incorporarse a cada CFD e incluso enviar por correo si un cliente lo requiere





folios


Reporte mensual


Por cada certificado digital, el contribuyente tramita una o mas series y uno o mas rango de folios, siempre que el certificado continue vigente.





folios


Reporte mensual


El contador establece los parámetros bajo los cuales va a operar el SIFE, entre otros:1. Alimenta el RFC, Razón social, Tipo de IVA, retenciones

de IVA e ISR si proceden, Retenciones e impuestos locales si proceden.

2. Se agregan las cuentas contables necesarias: Cuenta de mayor para clientes, cuenta para ingresos, IVA, retenciones, etc.

3. Alimenta los datos ce cada certificado, archivo .KEY y el archivo .PASS (privados) ambos se guardan encriptados en la base de datos y no se pueden visualizar.

4. Se alimenta por cada certificado el archivo .CER), sus folios y su vigencia.

5. Se Definen los roles y permisos de las personas que van a facturar dentro del sistema.





folios


Reporte mensual


El usuario realiza lo siguiente:1. Captura un pedido de los datos que se van a facturar2. Si es necesario, captura al nuevo cliente, generándose

en automático la cuenta contable3. Captura los productos a facturar4. Totaliza su pedido y cobra o verifica con el cliente los

datos, esto se hace antes de emitir la factura, ya que una vez emitida no se puede reutilizar el folio

5. Solicita la opción de generar factura, en este momento el sistema genera: El archivo .XML con la factura electrónica, el archivo .PDF con la impresión de la factura, la póliza con la provisión contable.

6. Si existió algún error, es necesario generar una nueva factura de tipo Egresos (nota de crédito) y luego nuevamente una factura de tipo Ingreso con las correcciones

7. Si el cobro es en ese momento, se aplica la opción de depósitos para generar la póliza de ingresos

8. Si el cobro es posterior, cuando el depósito se tenga se aplica a las facturas correspondientes





folios


Reporte mensual


El sistema realiza lo siguiente:1. Con los datos de la factura construye un archivo XML

utilizando las reglas publicadas por el SAT2. Genera la cadena original partiendo del XML3. Aplica la llave privada del contribuyente generando

una cadena de caracteres encriptada, esto se conoce como sello diigital

4. Integra el sello digital al XML complementando el CFD5. Genera un PDF con la impresión de la factura6. Envía por correo el XML y el PDF al cliente, 7. Genera la póliza de provisión de venta al cliente.8. Almacena en la base de datos tanto el XML del CFD

como los datos de la póliza, para su posterior reporte al SAT y el envío de pólizas a SIFEC contabilidad o COMPAC





folios


Reporte mensual


Una vez que se inicia la facturación del mes siguiente, el sistema puede emitir el reporte mensualPara ello:1. Genera un archivo con los datos del mes2. Genera un reporte en Excel para que el usuario pueda

ver la información que será enviada al SAT, y en caso de que se requiera complementar con datos de facturas manuales haga la captura de datos adicionales

3. Genera el archivo .TXT para que pueda ser enviado al SAT a través de su portal.





folios


Reporte mensual


El sistema guarda la información en varios medios de almacenamiento:1. En la base de datos del sistema SIFEC, el formato es

Microsoft SQL Server 2008, lo que permite almacenamiento de millones de registros sin problemas de rendimiento del sistema.

2. Cada mes se genera un archivo de respaldo a Excel. El formato es Excel 2007 y guarda un registro de cada uno de los CFD emitidos, incluyendo:a) El propio CFD en formato XMLb) La póliza generada en formato XMLCon estos datos mensuales se puede regenerar la base de datos

3. Archivos de respaldo .BAK, se recomienda que el usuario genere un respaldo diario en el disco duro de la máquina y un respaldo mensual que guarde fuera de su oficina

4. Se envia por correo electrónico el CFD en formato XML y el PDF, el propio correo se puede utilizar como un respaldo extra.

Documents

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