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UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

Plan Estratégico de Tecnologías y Sistemas de Información

I. Introducción:

La empresa tiene la siguiente razón social L&J SRL, la cual se dedica a la comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, esta empresa inicio sus actividades en enero del 2003, sus productos están dirigidos a minoristas y mayoristas de la región Cajamarca. Sus principales proveedores son Alicorp y Racser.

La empresa necesita del soporte tecnológico para mejorar sus operaciones y la satisfacción al cliente, para ello necesita elaborar un Plan de tecnologías y sistemas de información el cual le permitirá analizar y proyectarse tecnológicamente para cumplir de la mejor manera sus objetivos estratégicos.

Datos generales de la empresa

Razón Social: L&J SRL.

Tipo Empresa: Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada.

Actividad Comercial: comercialización de productos en general.

RUC: 20453811612

Condición: Activo

Dirección Legal: JR. PROL 5 ESQUINAS NRO. 279

Distrito / Ciudad: Cajamarca.

Provincia: Cajamarca.

Departamento: Cajamarca

Tiempo en el mercado: 9 años

Trabajador :

Cuenta con siete personas distribuido de la siguiente manera:

1 en el área de venta 1 en el área de almacén 1 en el área de compras 1 supervisor 1 contador 2 gerentes


Perspectiva respecto al PEI TI/SI:

El dueño esta muy interesado en integrar SI/TI en su empresa, pero también es consiente de la alta inversión que conlleva no solo en la compra de equipos o software si no que cambiaria la forma de trabajo, trabajo que ellos ya están acostumbrados a realizar, el dueño aborda este punto poniendo énfasis en la capacitación del personal.

II. Elementos del PEI:

Misión:Somos una empresa dedicada a la comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, satisfaciendo las necesidades de consumo de la región Cajamarca con productos de calidad, bajo precio y trato amable; aportando así al desarrollo de Cajamarca.

Visión:Ser una empresa líder en la comercialización y de productos de primera necesidad y abarrotes en general en la región Cajamarca al año 2016.

Objetivos estratégicos:

Perspectivas Objetivos

Finanzas Incrementar la rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 10% anual.

Cliente Establecer vínculos sólidos con los clientes internos y externos.Cubrir nichos de mercado caracterizado por la ausencia de establecimientos que oferten productos de primera necesidad.

Procesos internos Mejorar la eficiencia de los procesos que integran a la organización.

Aprendizaje y crecimiento Alcanzar la excelencia en la calidad del servicio brindado.Planificar adecuadamente los incentivos

Valores: Respeto mutuo Puntualidad Honestidad Trabajo en equipo Responsabilidad social Equidad Comercio justo


Trato justo para todos. Motivación

Organigrama actual:

III. Diagnóstico:

a) Análisis FODA TI/SI

Oportunidades:

Crecimiento demográfico de Cajamarca. Índices altos de formación de empresas, especialmente MYPES. Inversión en actividades mineras y centros comerciales Avance tecnológico que proveen soluciones gratuitas. Mejoramiento de las vías de comunicación interprovinciales. La competencia no es muy alta. Inadecuada clasificación de productos.

Amenazas:

Ingreso de nuevos competidores. Dependencia de los proveedores. La informalidad existente. Precio de las TI y SI son elevados

Fortalezas:

Conocimiento del trabajo Directivos con personas con tendencia al cambio y las nuevas tecnologías Local céntrico y estratégico Precios accesibles al público Productos de calidad. Personal experimentado y con gran afinidad a la empresa.

GERENCIA

DPTO. DE VENTAS

CONTABILIDAD

DPTO. DE ALMACÉN DPTO. COMPRAS


Trato amable a los clientes Clima laboral armonioso

Debilidades:

Demoras en la entrega de pedidos. El manejo de inventarios no es el óptimo. La comunicación no es fluida el cual compromete los logros que se pretende

alcanzar. Falta de sistemas de información en ventas, logística, entre otros. Dificultad en el control de la empresa. No se logran actualizar a tiempo el precio de los productos. No se generar tendencias estadísticas de los productos.

b) Plataforma tecnológica

Hardware: la empresa sólo cuenta con 1 computadora en el local central, las cuales son utilizadas por la Gerencia.

Software: utilizan software de sistema Windows 7 y software de aplicación Microsoft Office.

Redes: la empresa tiene acceso a Internet a través de cableado interno en el local central.

c) Percepción de los clientes internos (y externos de ser el caso), respecto al funcionamiento de los procesos organizacionales.

La empresa cuenta con tres procesos claves, los cuales son: compras, almacén y ventas. Los clientes externos perciben a estos procesos de acuerdo a la calidad del producto y servicio.

Los clientes internos ven algunas dificultades sobre todo en la información que manejan ya que a veces no es oportuna o es deficiente. Ello cree que mejorando la comunicación con cierto mecanismo resolverían el problema.

Los clientes internos han identificado las siguientes dificultades:

En el proceso de ventas:o El registro de los productos que salen lo realizan manualmente en un

cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.o En algunas ocasiones se torna difícil determinar quien realizó la venta

ocasionando pérdida de tiempo y un ambiente de desconfianza.o Para calcular las ventas del día lo realizan por medio de una calculadora.o El registro de los descuentos y créditos lo realizan en un cuaderno, generando

desconfianza y se hace difícil programar los cobros.o La emisión de boletas es llenada de forma manual ocasionando en ocasiones

errores y pérdida de tiempo.


o Los vendedores tienen que memorizarse constantemente los precios de venta de los productos.

En el proceso de Almacén:o El control de ingreso y salida de productos es realizado manualmente en un

cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.o No cuentan con un sistema adecuado de control cuando los productos ya

están en un stock mínimo. o Se torna difícil, en algunas ocasiones, determinar quien registró las salidas o

entradas de productos ocasionando pérdida de tiempo y generando un ambiente de desconfianza.

En el área de compras:o El registro de la compra de los productos es realizado manualmente en un

cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.o No tienen un registro adecuado de los proveedores.o No se puede comparar precios fácilmente.

IV. Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información

Visión tecnológica:La empresa para el año 2016 habrá incorporado las TI/SI en toda la organización utilizando desde sistemas transaccionales hasta sistemas que ayuden a la toma de decisiones. Es así que estos sistemas permitirán que la empresa sea más ágil y flexible al cambio en donde la información fluya des los niveles operativos hasta el nivel directivo y viceversa.

Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información

Objetivos estratégicos Objetivos de SI y TI Procesos

OE1: Establecer vínculos sólidos con los clientes internos y externos.

OSIT1: Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes (internos y externos) a través del uso de un SI y TICs.

OSIT2: Mejorar los procesos de la empresa, a través de su registro en sistemas de información y tecnologías de la información.

Procesos claves: Ventas, Compras, Almacén

OE2: Cubrir nichos de mercado caracterizado por la ausencia de establecimientos que oferten productos de primera necesidad.

OSIT3: Mejorar los procesos de la empresa integrando las sucursales mediante la utilización de TI/SI.

Procesos estratégicos: Planificación estratégica, Investigación de mercados


OE3: Alcanzar la excelencia en la calidad del servicio brindado.

OSIT4: Optimizar el control de todas las operaciones que realizan el personal en las sucursales.

Procesos de apoyo: gestión de recursos humanos.

V. Requerimientos de información

Procesos clave

Ventas:

Pronósticos de ventas relacionados con los niveles de demanda futura. Esta información es necesaria para la planificación eficaz de la cantidad que se debe comprar en el futuro.

Volumen de ventas de cada sucursal: productos más vendidos y precios, lo cual servirá de base para un análisis de ventas, estudios comparativos de las ventas por territorio, por producto determinado; ayudando a tomar decisiones de marketing y ventas.

Almacén:

Información respecto a cuándo las órdenes deben ser completadas, cuándo deben ser despachadas, cuáles son las capacidades de almacenamiento, registro de salidas – entradas, alerta de Stok mínimo, control de inventarios, etc.

Compras:

Información respecto a la oferta de productos, precios, cantidad, ofertas entre otros que nos ayuden a diversificar nuestra oferta de nuestros productos a precios más accesibles y de mejor calidad.

Procesos de apoyo

Contabilidad:

Información de presupuestos. Periódicamente, el área de producción, debe presentar presupuestos sobre los requisitos financieros y gastos anticipados. Las decisiones hechas durante la preparación de los presupuestos tienen un impacto significativo sobre la eficiencia y efectividad de la operación de producción.

Informes especiales sobre costos, incluyendo costos de materiales, inventarios de materias primas, horas de mano de obra.

Informes de ingresos por sucursal y globales.


Recursos humanos:

Las descripciones de puesto, las especificaciones y los niveles de desempeño, además de datos generales de cada empleado que integren la base mínima de datos que permiten la toma de decisiones. Planillas, vacaciones, inasistencias, rotación de trabajadores, méritos, etc.

Pictograma: infraestructura tecnológica como soporte a la información en los Proceso de apoyo (RRHH y Contabilidad) y Procesos Claves (Ventas, Compras y Almacén) – CADENA DE VALOR

ACTIVIDADES SECUNDARIAS

ACTIVIDADES PRIMARIAS

MAPA DE PROCESO DE LA EMPRESA L&J SA S.R.L

CONTABILIDAD

RECURSOS HUMANOS


VI. Identificación de Tecnologías y Sistemas de Información requeridos

VII. Alineamiento Estratégico

Organigrama.

CLIE

NTE

SCL

IEN

TES

CLIE

NTE

SCL

IEN

TES

GERENCIA

DPTO. DE VENTAS

CONTABILIDAD

DPTO. DE ALMACÉN DPTO. COMPRAS


Pictograma: infraestructura tecnológica como soporte a la información en los Proceso de apoyo (RRHH y Contabilidad) y Procesos Claves (Ventas, Compras y Almacén) – CADENA DE VALOR

ACTIVIDADES SECUNDARIAS

ACTIVIDADES PRIMARIAS

MAPA DE PROCESO DE LA EMPRESA L&J SA S.R.L

CONTABILIDAD

RECURSOS HUMANOS

CLIE

NTE

SCL

IEN

TES

CLIE

NTE

SCL

IEN

TES


Matriz de Correlación 1: Objetivos Estratégicos – Objetivos de SI/TI.

Objetivos estratégicos Objetivos de SI y TI

OE1: Establecer vínculos sólidos con la comunidad.



OE2: Cubrir nichos de mercado caracterizado por la ausencia de establecimientos que oferten productos de primera necesidad.


OE3: Alcanzar la excelencia en la calidad de los productos y servicios mejorando continuamente los procesos.


Matriz de Correlación 2: Objetivos de TI/SI – Sistemas y tecnologías de la información elegidas.

Objetivos de SI y TI SI/TI


PRO1:Implementación del sistema Open ERP:

Administración financiera Recursos humanos Administración de relación con

clientes (CRM). Administración de la cadena de

suministros. (SCM) Administración de ventas


PRO1: Implementación del sistema Open ERP

•Administración de relación con los clientes. (CRM)



PRO1: Implementación del sistema Open ERP online

PRO2: ingreso a internet para cada sucursal


PRO1: Implementación del sistema Open ERP

VIII. Ejecución.

Cronograma del Proyecto uno

Presupuesto:

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