Sige u3-plan-estrategico-ti-si final

UNIVERSIDAD NACIONAL DE CAJAMARCA

Plan Estratégico de Tecnologías y Sistemas de Información

I. Introducción:

La empresa tiene la siguiente razón social L&J SRL, la cual se dedica a la comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, esta empresa inicio sus actividades en enero del 2003, sus productos están dirigidos a minoristas y mayoristas de la región Cajamarca. Sus principales proveedores son Alicorp y Racser.

La empresa necesita del soporte tecnológico para mejorar sus operaciones y la satisfacción al cliente, para ello necesita elaborar un Plan de tecnologías y sistemas de información el cual le permitirá analizar y proyectarse tecnológicamente para cumplir de la mejor manera sus objetivos estratégicos.

Datos generales de la empresa

• Razón Social: L&J SRL.

• Tipo Empresa: Sociedad Comercial de Responsabilidad Limitada.

• Actividad Comercial: comercialización de productos en general.

• RUC: 20453811612

• Condición: Activo

• Dirección Legal: JR. PROL 5 ESQUINAS NRO. 279

• Distrito / Ciudad: Cajamarca.

• Provincia: Cajamarca.

• Departamento: Cajamarca

• Tiempo en el mercado: 9 años

• Trabajador :

Cuenta con siete personas distribuido de la siguiente manera:

1 en el área de venta

1 en el área de almacén

1 en el área de compras

1 supervisor


1 contador

2 gerentes

• Perspectiva respecto al PEI TI/SI:

El dueño esta muy interesado en integrar SI/TI en su empresa, pero también es consiente de la alta inversión que conlleva no solo en la compra de equipos o software si no que cambiaria la forma de trabajo, trabajo que ellos ya están acostumbrados a realizar, el dueño aborda este punto poniendo énfasis en la capacitación del personal.

II. Elementos del PEI:

Misión:

Somos una empresa dedicada a la comercialización de productos de primera necesidad y abarrotes en general, satisfaciendo las necesidades de consumo de la región Cajamarca con productos de calidad, bajo precio y trato amable; aportando así al desarrollo de Cajamarca.

Visión:

Ser una empresa líder en la comercialización y de productos de primera necesidad y abarrotes en general en la región Cajamarca al año 2016.

Objetivos estratégicos:

Perspectivas Objetivos

Finanzas Incrementar la rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 10% anual.

Cliente Establecer vínculos sólidos con los clientes internos y externos.

Cubrir nichos de mercado caracterizado por la ausencia de establecimientos que oferten productos de primera necesidad.

Procesos internos Mejorar la eficiencia de los procesos que


integran a la organización.

Aprendizaje y crecimiento Alcanzar la excelencia en la calidad del servicio brindado.

Valores:

Respeto mutuo Puntualidad Honestidad Trabajo en equipo Responsabilidad social Equidad Comercio justo Trato justo para todos. Motivación

Organigrama actual:

III. Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información

GERENCIA

DPTO. DE VENTAS

CONTABILIDAD

DPTO. DE ALMACÉN DPTO. COMPRAS


Visión tecnológica:

La empresa para el año 2016 habrá incorporado las TI/SI en toda la organización utilizando desde sistemas transaccionales hasta sistemas que ayuden a la toma de decisiones. Es así que estos sistemas permitirán que la empresa sea más ágil y flexible al cambio en donde la información fluya des los niveles operativos hasta el nivel directivo y viceversa.

Objetivos de Sistemas y Tecnologías de la Información

Objetivos estratégicos Objetivos de SI y TI Procesos

OE1: Establecer vínculos sólidos con los clientes internos y externos.

OSIT1: Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes (internos y externos) a través del uso de un SI y TICs.

OSIT2: Mejorar los procesos de la empresa, a través de su registro en sistemas de información y tecnologías de la información.

Procesos claves: Ventas, Compras, Almacén

OE2: Cubrir nichos de mercado caracterizado por la ausencia de establecimientos que oferten productos de primera necesidad.

OSIT3: Mejorar los procesos de la empresa e integrando las sucursales mediante la utilización de TI/SI.

Procesos estratégicos: Planificación estratégica, Investigación de mercados

OE3: Alcanzar la excelencia en la calidad del servicio brindado.

OSIT4: Optimizar el control de las operaciones que realizan el personal en las sucursales.

Procesos de apoyo: gestión de recursos humanos.

OE4: Incrementar la rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 10% anual.


Todos los proceso

IV. Diagnóstico:

a) Análisis FODA TI/SI

Oportunidades:

Avance tecnológico que proveen soluciones gratuitas. Mejoramiento de las vías de comunicación interprovinciales. Desarrollo de software de calidad y gratuitos. En nuestro entrono existen personas capacitadas para la implantación de SI/TI.Amenazas:


Ingreso de nuevos competidores. Dependencia de los proveedores. La informalidad existente. Precio de las TI y SI son elevados

Fortalezas:

Conocimiento del trabajo Los Directivos son personas con tendencia al cambio y las nuevas tecnologías Local céntrico y estratégico Personal experimentado y con gran afinidad a la empresa. Las actividades de los empleados están enfocados a satisfacer las necesidades del

cliente y de la empresa.

Debilidades:

Demoras en la entrega de pedidos. El manejo de inventarios no es el óptimo. La comunicación no es fluida el cual compromete los logros que se pretende

alcanzar. Falta de sistemas de información en ventas, logística, entre otros. Dificultad en el control de la empresa. No cuenta con una pagina web. No se logran actualizar a tiempo el precio de los productos. No se generar tendencias estadísticas de los productos.

b) Plataforma tecnológica

Hardware: la empresa sólo cuenta con 1 computadora en el local central, las cuales son utilizadas por la Gerencia.

Software: utilizan software de sistema Windows 7 y software de aplicación Microsoft Office.

Redes: la empresa tiene acceso a Internet a través de cableado interno en el local central.

c) Percepción de los clientes internos (y externos de ser el caso), respecto al funcionamiento de los procesos organizacionales.

La empresa cuenta con tres procesos claves, los cuales son: compras, almacén y ventas. Los clientes externos perciben a estos procesos de acuerdo a la calidad del producto y servicio.

Los clientes internos ven algunas dificultades sobre todo en la información que manejan ya que a veces no es oportuna o es deficiente. Ellos creen que mejorando la comunicación con cierto mecanismo resolverían el problema.


Los clientes internos han identificado las siguientes dificultades:

En el proceso de ventas:

o El registro de los productos que salen lo realizan manualmente en un

cuaderno, en el cual algunas veces no es legible.

o En algunas ocasiones se torna difícil determinar quien realizó la venta

ocasionando pérdida de tiempo y un ambiente de desconfianza.

o Para calcular las ventas del día lo realizan por medio de una calculadora.

o El registro de los descuentos y créditos lo realizan en un cuaderno, generando

desconfianza y se hace difícil programar los cobros.

o La emisión de boletas es llenada de forma manual ocasionando en ocasiones

errores y pérdida de tiempo.

o Los vendedores tienen que memorizarse constantemente los precios de venta

de los productos.

En el proceso de Almacén:

o El control de ingreso y salida de productos es realizado manualmente en un


o No cuentan con un sistema adecuado de control cuando los productos ya

están en un stock mínimo.

o Se torna difícil, en algunas ocasiones, determinar quien registró las salidas o

entradas de productos ocasionando pérdida de tiempo y generando un ambiente de desconfianza.

En el área de compras:

o El registro de la compra de los productos es realizado manualmente en un


o No tienen un registro adecuado de los proveedores.

o No se puede comparar precios fácilmente.

V. Requerimientos de información

Procesos clave


Ventas:

• Pronósticos de ventas relacionados con los niveles de demanda futura. Esta

información es necesaria para la planificación eficaz de la cantidad que se debe comprar en el futuro.

• Volumen de ventas de cada sucursal: productos más vendidos y precios, lo cual servirá

de base para un análisis de ventas, estudios comparativos de las ventas por territorio, por producto determinado; ayudando a tomar decisiones de marketing y ventas.

Almacén:

• Información respecto a cuándo las órdenes deben ser completadas, cuándo deben ser despachadas, cuáles son las capacidades de almacenamiento, registro de salidas – entradas, alerta de Stok mínimo, control de inventarios, etc.

Compras:

• Información respecto a la oferta de productos, precios, cantidad, ofertas entre otros que nos ayuden a diversificar nuestra oferta de nuestros productos a precios más accesibles y de mejor calidad.

Procesos de apoyo

Contabilidad:

• Información de presupuestos. Periódicamente, el área de producción, debe presentar presupuestos sobre los requisitos financieros y gastos anticipados. Las decisiones hechas durante la preparación de los presupuestos tienen un impacto significativo sobre la eficiencia y efectividad de la operación de producción.

• Informes especiales sobre costos, incluyendo costos de materiales, inventarios de

materias primas, horas de mano de obra.

• Informes de ingresos por sucursal y globales.

Recursos humanos:

• Las descripciones de puesto, las especificaciones y los niveles de desempeño, además

de datos generales de cada empleado que integren la base mínima de datos que permiten la toma de decisiones. Planillas, vacaciones, inasistencias, rotación de trabajadores, méritos, etc.


Pictograma: infraestructura tecnológica como soporte a la información en los Proceso de apoyo (RRHH y Contabilidad) y Procesos Claves (Ventas, Compras y Almacén) – CADENA DE VALOR

ACTIVIDADES SECUNDARIAS

ACTIVIDADES PRIMARIAS

CONTABILIDAD

RECURSOS HUMANOS


VI. Identificación de Tecnologías y Sistemas de Información requeridos

• En este paso se identifican y eligen los sistemas y tecnologías de la información requeridos para lograr los objetivos de TI/SI planteados.

• La idea es identificar los sistemas y tecnologías de la información requeridos para que los mejore la gestión de los procesos organizacionales.

• La elección se debe basar en aspectos como disponibilidad presupuestal, urgencia organizacional, peso estratégico.

Los sistemas y tecnologías de la información requeridos para lograr los objetivos de TI/SI planteados son:

Sistema ERP: Open ERP

Open ERP es un completo sistema de gestión de empresas/organizaciones (ERP) de licencia libre que cubre las necesidades de las áreas de contabilidad, ventas, compras, almacén, inventario, proyectos, CRM, SCM, recursos humanos, tiendas virtuales, etc.

Open ERP incorpora funcionalidades de gestión de documentos, conectores con otras aplicaciones, permite trabajar remotamente mediante una interfaz web o aplicación de escritorio multiplataforma (Windows, Linux y Mac) e incluye un entorno modular de programación/adaptación rápida de aplicaciones (OpenObject). Se basa en tecnología Python/XML trabajando sobre una base de datos PostgreSQL

Lo que diferencia a OpenERP del resto, es que:

Open ERP es opensource.


Está montado sobre una plataforma íntegramente orientada a objetos, con la tecnología más actual.

Es ergonómica, usable e intuitiva.

Infinidad de funcionalidad: más de 1000 módulos han sido desarrollados por los distintos partners de Open ERP y están disponibles para su instalación.

Existen partners y colaboradores a nivel mundial.

Open ERP está presente en más de 60 países y ha sido traducido a 30 idiomas.

Al ser abierto, una empresa puede tener sus propios técnicos informáticos que realicen el mantenimiento de la aplicación, instalación de módulos y posteriores programaciones a medida si fuesen necesarios.

Tenemos diferentes opciones:

Fuente: http://www.openerp.com

Ventajas

Funcionalidad: con un solo paquete se cubren todos los procesos de negocio.

Sencillez: comienza con el módulo que se necesita y crece conforme a las necesidades de la organización.

Descarga online: a través de la página principal de Open ERP

Personalizaciones sencillas: informes; grupos, permisos y roles; objetos y reglas de negocio.


Programación simple: los diagramas de clases se pueden exportar como un módulo generándose los archivos necesarios.

Escalabilidad: independiente del sector de actividad empresarial, del tamaño de empresa y funcionalidad deseada con independencia de los módulos instalados.

Documentación: en español e inglés.

Funcionalidad

CRM Proyectos Recursos Humanos SCM Fabricación

Gestión de casos: pasarelas de emails, sistemas de alarmas por email, enlace con otros documentos y procesos.

Gestión de la productividad: gestor de correo electrónico y documental.

Portal de clientes y proveedores.

Herramientas estadísticas y tableros.

Universalidad: cualquier sector de actividad.

Eficiencia en la asignación de recursos.

Funcional: diagrama de Gantt, definición de subproyectos y tareas.

Control de costes de proyectos.

Gestión del tiempo: calendario, fichajes, permisos, ausencias.

Gestión del rendimiento

Gestión de perfiles y roles de la empresa.

Principio de doble entrada; trazabilidad total.

Estructura de ubicaciones jerárquicas.

Stock consignado: cliente, proveedor.

Gestión de perfiles y roles en la empresa.

Cálculos de niveles de stock y valoración automática de stocks.

Definición de reglas para reabastecimiento de stock.

Ejecución y planificación de procesos de fabricación.

Listas de materiales: multinivel y virtuales.

Cálculo de necesidades de compra.

Actualización de stock.

Control de costes.

Redes

• Internet• Red LAN• Intranet, a la cual se tendrá acceso a través de la página Web de la empresa.

Servicios informáticos

• Hosting: proveerá OpenERP online y además los siguientes servicios en línea: Los servicios de mantenimiento Correcciones de errores analizados dentro de los 3 días de puertas abiertas


Migraciones a cada nueva versión Copias de seguridad. Hospedaje en el ancho de banda de alta en nuestra Europa o los EE.UU.

centros de datos Mantenimiento y monitorización de sus servidores 24/7

• Conexión a internet Wi Fi de 1 Mb.• Redes sociales: Facebook, Twiteer, etc.

Software

• Base de datos: SQL Postgre • Sistema operativo para servidor: Linux (determinado por nuestro proveedor OpenERP)• Sistema operativo para clientes: Ubuntu 12.4. • Software de aplicación: Openoffice

Hardware

• El contrato con OpenERP proporcionara el siguiente hardware:

Un servidor de aplicaciones para OpenERP, con acceso a la web y GTK, Dos servidores de copia de seguridad incrementales, El acceso al centro de control, copia de seguridad y sistema de vigilancia.

• 6 Computadora Modelo Lk556lt Hp 4000 Pro Intel Core 2 Duo Ddr3 W7 Pro de 2.7ghz: 2 GB de RAM, disco duro 500 GB

• 1 Módem más router que emitan la señal Wi-fi.• 1 Switch Dlink (local central)

VII. Alineamiento Estratégico

Organigrama.

GERENCIA

DPTO. DE VENTAS

CONTABILIDAD

DPTO. DE ALMACÉN DPTO. COMPRAS


Pictograma: infraestructura tecnológica como soporte a la información en los Proceso de apoyo (RRHH y Contabilidad) y Procesos Claves (Ventas, Compras y Almacén) – CADENA DE VALOR


ACTIVIDADES SECUNDARIAS

ACTIVIDADES PRIMARIAS

CONTABILIDAD

RECURSOS HUMANOS


Matriz de Correlación 1: Objetivos Estratégicos – Objetivos de SI/TI.

Objetivos estratégicos Objetivos de SI y TI

OE1: Establecer vínculos sólidos con los clientes internos y externos.


OSIT2: Mejorar los procesos de la empresa, a través de su registro en sistemas de información y tecnologías de la información.

OE2: Cubrir nichos de mercado caracterizado por la ausencia de establecimientos que oferten productos de primera necesidad.

OSIT3: Mejorar los procesos de la empresa e integrar las sucursales mediante la utilización de TI/SI.

OE3: Alcanzar la excelencia en la calidad del servicio brindado.


OE4: Incrementar la rentabilidad de la empresa aumentando la utilidad en un 10% anual.


Matriz de Correlación 2: Objetivos de TI/SI – Sistemas y tecnologías de la información elegidas.

Objetivos de SI y TI SI/TI


PRO1: Implementación del sistema Open ERP Online:

•Administración de relación con los clientes. (CRM)

OSIT2: Mejorar los procesos de la empresa, a través de su registro en sistemas de información y

PRO1:Implementación del sistema Open ERP Online:


tecnologías de la información. • Administración financiera • Recursos humanos• Administración de relación con

clientes (CRM).• Administración de la cadena de

suministros. (SCM)• Administración de ventas

OSIT3: Mejorar los procesos de la empresa e integrar las sucursales mediante la utilización de TI/SI.

PRO1: Implementación del sistema Open ERP online


PRO1: Implementación del sistema Open ERP Online:

• Recursos humanos

VIII. Ejecución.

Debe presentarse tipo plan operativo. En buena cuenta en el Plan de TI/SI es un plan operativo.

Se debe tener en cuenta que no solo importa la implantación de sistemas y tecnologías de la información, sino que hay aspectos a tener en cuenta como la cultura y la estructura. Estos aspectos deben haber sido identificados como fortalezas o debilidades en la etapa de diagnóstico. Esos aspectos deben estar definidos como actividades.

Cartera de Proyectos (planes operativos. Puede existir un proyecto independiente para desarrollar competencias en el personal y así adaptarlo a la nuestra estructura o a los nuevos sistemas y tecnologías de la información):

Nro. / código de Proyecto

Nombre del proyecto

Descripción (con este proyecto a qué objetivo de sistemas y tecnologías de la información se apunta)

Resultados esperados (en relación a los objetivos de SI/TI)

Alternativas de implementación (empresa que ejecutaría el proyecto).

Cronograma genérico de actividades incluyendo presupuesto.




Nombre del proyecto

Descripción Resultados esperados Alternativas de implementación

Proyecto 1: (Pro1)

Implementación de Open ERP Online

Es una aplicación cliente-servidor multiplataforma e interfaz web, que permite personalizar la gestión de la información a las necesidades de la empresa o departamento, con poco esfuerzo. desarrolla módulos a medida, apoyando los siguientes procesos:

Procesos de venta Provisiones Contabilidad financiera y analítica

integrada Stocks, múltiples almacenes, listas de

embalaje, albaranes, seguimiento de los lotes de entrada, de salida y/o de producción

Seguimiento de clientes y casos (CRM) Gestión de proyectos, tareas, calendarios Gestión documental

Mejorar los procesos de la empresa, a través de su registro en sistemas de información y tecnologías de la información

Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes (internos y externos) a través del uso de un SI y TICs.

Mejorar los procesos de la empresa integrando las sucursales mediante la utilización de TI/SI.

Optimizar el control de todas las operaciones que realizan el personal en las sucursales.

TelFast S.A.C.José Balbuena Aimini

Ca. Alcanfores 1002. Of 702.

Miraflores Perú

[email protected]

T: (+511) 720-1919; M: (+51) 952-322-480

http://www.openerpperu.com

TeraData SAC – Cubic ERPJaime Suárez Arévalo

Av. Arenales 395 oficina 507

Lima Perú [email protected]

T: +51 (1) 536-2222

http://www.cubicerp.com

http://www.cubicerp.com/

http://www.openerpperu.com/



Nombre del proyecto

Objetivos Faces - Actividades

Proyecto 1: (Pro1)

Implementación de Open ERP Online

Mejorar los procesos de la empresa, a través de su registro en sistemas de información y tecnologías de la información

Mejorar la comunicación entre la empresa y los clientes (internos y externos) a través del uso de un SI y TICs.

Mejorar los procesos de la empresa integrando las sucursales mediante la utilización de TI/SI.

Optimizar el control de todas las operaciones que realizan el personal en las sucursales.

1. ETAPA PLANIFICAR (PLAN)

ETAPA PREPARATORIAEn esta etapa se conformara el equipo de trabajo se identificaran a los actores involucrados tanto internos como externos y se investigará el problema en cuestión de SI/TI de la empresa.

ETAPA DE DIAGNOSTICOEn esta etapa se identificaran las expectativas de los dueños de la empresa, se justificara y se definirá el problema a abordar y además se definirá la viabilidad y el alcance del proyecto.

ETAPA DE REDISEÑOEn esta etapa se definirán los requerimientos para los procesos, una análisis respectivo, se rediseñaran algunos procesos para el acoplamiento del sistema y mejorar la eficiencia, se validaran las expectativas, viabilidad y alcance del proyecto, al final se validara los requerimientos solicitados.

2. ETAPA HACER (DO)

ETAPA DE IMPLANTACIÓNEn esta etapa se sensibilizara y socializara masivamente sobre lo que se pretende lograr, se diseñara las soluciones especificas para los clientes de SITI, también se incluirá a los empleados para la solución a partir de ello se gestionara la calidad de las modificaciones a las soluciones especificas para los clientes de SI/TI, se enlazaran todas las sucursales mediante internet, se migraran los datos existentes de la empresa a una base central, previa validación. Se gestionara la calidad de la solución de SI/TI, se capacitara a los usuarios finales del sistema y se realizara una prueba piloto del uso del sistema.

3. ETAPA VERIFICAR (CHECK)

ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓNEn esta etapa se corroborará los conocimientos adquiridos por los usuarios finales sobre el uso del sistema, además se realizará una verificación de que el sistema se ejecuta de manera óptima. Para que todo esto quede estandarizado se fijaran procedimientos específicos de trabajo y del uso del sistema.

4. ETAPA ACTUAR (ACT)


En esta etapa se levantaran los errores encontrados en la ejecución del sistema, una ves arreglados los detalles finales se dará inicio a las operaciones de la empresa con el sistema Open ERP online.



Presupuesto:


Conclusiones:

• El PE SI/TI debe de alinearse al PEI de tal manera que al lograr los objetivos de SI/TI estemos ayudando a logro de los objetivos institucionales de la empresa.

• Los ERPs son una solución integral para la empresas, ya que no solo nos brinda un software si que estudia a la organización en todas sus dimensiones, lo que no se hace generalmente al comprar un software a medida.

• Los ERPs son extremadamente caros, pero existen soluciones gratuitas de gran utilidad como es el caso de OpenERP.

• Las tecnologías de información y comunicaciones actuales son de gran ayuda para que las empresas alcancen sus objetivos.

• Las capacidades del personal necesitan ser fortalecidas para trabajar con el sistema propuesto y las nuevas tecnologías de información y comunicaciones.

Recomendaciones:

• Es necesaria una evaluación de costo/beneficio más a detalle antes de la implementación de un ERP.

• Es necesaria la capacitación a todo el personal en aspectos como el uso de tecnologías de información y comunicaciones.

• Es necesaria la evaluación periódica del funcionamiento del ERP.

• Es necesario que el personal interviniente comprenda lo importante que es su trabajo con ayuda de sistemas y tecnologías de información.

• Si recomienda tener una persona capacitada en cuestiones técnicas del OpenERP para poder dar mantenimiento.

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