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SISTEMAAUTOMATIZADO DECONTROL PARAHOTEL (SACH)PERFIL DE PROYECTO SACH
INTEGRANTES MODULOSJhannett Sarmiento Mamani Registro y control de Servicios en un
hotel Jorge Calcina Santalla Registro y control ContabilidadRodrigo Ayala Cortez Registro y control de Proveedores Alba Catorcena Ticona Registro y control InventarioWaldo Edgar Callisaya Monzón Reserva, registro de huéspedes, control
de habitaciones, reporte de huéspedes Juan Carlos Choque Alavi Registro y control de Personal
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U.M.S.A.Carrera de Informática
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2 U.M.S.A. SACH
Hoy en día el manejo de la información de manera eficiente y organizada es de vitalimportancia, por ello los sistemas de información basados en ordenadores son los pilaresfundamentales de las actividades de una organización.
En el caso de las empresas que brindan servicios como los hoteles, manejan una grancantidad de información en diferentes procesos tanto la administración, gerencia,recepción, hospedaje, contabilidad, almacén, etc. Toda información tiene que serorganizada y clasificada de modo que la gerencia pueda realizar una mejor toma dedecisiones. Por ello es importante que una empresa cuente con un Sistema Automatizadode Información que controle esos procesos.
La industria hotelera es una organización amplia la cual presta muchos servicios adeterminados clientes como hospedaje, spa, gimnasio, restaurant, cafetería, salón deeventos, etc. En nuestro país la llegada de turistas a los establecimientos de hospedaje tuvouna evolución lenta pero positiva.
El presente trabajo propone el Análisis y Diseño de un Sistema Automatizado para elcontrol de información para un hotel, de manera que el sistema cumpla con losrequerimientos, donde el personal del hotel que utilice el sistema puedan realizar elregistro de Huéspedes, registro de Habitaciones, registro de Contratos, reportes de librosdiarios, control de habitaciones y control de los servicios.
1. INTRODUCCIÓN
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Para el presente proyecto se tomara como objeto de estudio a un Hotel de 5 estrellas quecuente con todos los servicios y comodidades de un hotel de esta envergadura.
El hotel está ubicado en la calle Tihuanacu No. 64 en la ciudad de La Paz. El hotel fueconstruido gracias a la idea de un consorcio europeo, que tuvo el emprendimiento viendolas estadísticas de la evolución de afluencia de turistas extranjeros, los cuales requerían unabuena atención e infraestructura con la que no contaban los hoteles de La Paz.
El Hotel acoge a huéspedes nacionales y extranjeros en coordinación con las agencias deviajes nacionales e internacionales.
En la actualidad el Hotel no cuenta con un sistema automatizado de modo que lainstitución impone políticas y estrategias de funcionamiento para poder adaptarse alentorno del hotel acusando pérdida de tiempo, dinero o insatisfacción por parte de losusuarios.
En la carrera de informática existen proyectos de grado similares las cuales han sidodesarrolladas en semestres anteriores pero no de la envergadura del proyecto propuesto elcual está completamente actualizado y acorde a las nuevas normas hotelerasinternacionales, el mismo sistema cuenta con dispositivos magnéticos los cuales dan alhuésped una facilidad en cuanto a control de cuentas y acceso a los distintos ambientes delhotel.
Sistema de Información Hotelera [Cabero, 2000], cuyo propósito es mejorar los procesosadministrativos y operativos para una atención más eficiente al huésped.
Sistema de Seguimientos y Control para la Hotelería Boliviana [Loza, Mendoza, 2001], cuyopropósito es resolver las dificultades y deficiencias que se presentan en algunos procesosdel hotel.
Sistema de seguimiento y control para el Hotel Sagárnaga [Cuela, 2007], cuyo propósito esimplementar un sistema de información completo el cual lleva a la mejora de todos losservicios que presta el hostal al huésped.
2. ANTECEDENTES
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Los proyectos mencionados brindan una clara idea de la importancia de la información parauna institución hotelera.
MISION
La misión del hotel es brindar un servicio acorde a los requerimientos de nuestroshuéspedes.
VISION
La visión del Hotel es expandirse a nivel nacional brindando los mismos servicios.
3. DIAGRAMA CON LOS SUBSISTEMAS
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4.1. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL
4. MODELO DE LOS CASOS DE USO DEL NEGOCIO
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6 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Convocatoria de Personal
Actores: Gerente, secretaria.
Propósito: Tener un registro de convocatorias.
Resumen:
Cuando se requiera personal para un servicio específico el gerente ordenaa la secretaria que publique una convocatoria para nuevos empleados(especificando el tipo de empleado que se requiera), una vez ya redactadola convocatoria este es registrado de acuerdo a la fecha actual que sepublicara la convocatoria.
Caso de uso: Recepción y evaluación de Curriculum
Actores: Secretaria, gerente, postulante.
Propósito: Tener un registro de curriculum.
Resumen:
Cada postulante a un determinado cargo, deberá pasar por recepcióndonde se recibirá sus documentos que son entregados a la secretaria paraser registrados y archivados, una vez finalizada la fecha de recepción lasecretaria entregara los mismos al gerente los cuales serán evaluados
4.2. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
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Caso de uso: EntrevistaActores: Gerente, Secretaria, postulante.Propósito: Evaluación de la persona a contratar.
Resumen:
Una vez evaluado el curriculum de cada postúlate se procederá a serconvocadas las personas que resaltaron a una entrevista para realizarlesuna evaluación oral respecto a los trabajos que desempeñaronanteriormente, cada postulante deberá pasar por recepción con el fin quela secretaria tomen nota de los asistentes y luego serán anunciados algerente para que este los evalué.
Recepción dePostulantes y registro
de asistencia
Postulante
Secretaria
Evaluación Oral
Gerente
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8 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Contratación de Personal EventualActores: Persona a contratar, secretaria.Propósito: Tener un listado de empleados eventual.
Resumen:
Según al tiempo requerido de la empresa se pasara a la contratación deempleados eventuales, una vez de hacer sido aceptados los postulantes selos volverá a convocar presencialmente para realizar la firma del contratoen recepción, estos deben llenar un formulario de datos que esproporcionado por la secretaria, una vez acabado el llenado del formularioeste se le es devuelto a la secretaria para ser Registrado y archivado.
Caso de uso: Contratación de Personal ApruebaActores: Persona a contratar, secretaria.Propósito: Tener un listado de empleados aprueba.
Resumen:
Una vez de hacer sido aceptados los postulantes son convocadosnuevamente en recepción, estos deben llenar un formulario de datos quees proporcionado por la secretaria tomando en cuenta que estos seránpuestos a prueba por tres meses según al desempeño dentro del tiempoestablecido se pasara a una nueva contratación, una vez acabado el llenadodel formulario este se le es devuelto a la secretaria para ser archivado.
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9 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Contratación de Personal Fijo o de Planta
Actores: Persona a contratar, secretaria.
Propósito:Re contratar a empleados de que estaban a prueba para pasar a serempleados de planta.
Resumen:
Una vez pasado el tiempo de tres meses y según lo establecido en elcontrato de empleados a prueba pasaran a ser evaluados tales empleadosy si tuvieron un buen desempeño, se procederá a ser contratados comoempleados fijos o de planta.
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10 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Registro de Empleado
Actores: Secretaria, empleado.
Propósito: Tener un listado de todos los empleados del hotel.
Resumen:
Según a cada nueva contratación la secretaria deberá registrar a cadanuevo empleado aceptado ya sea por contrato fijo, de prueba o eventual,cada empleado nuevo verificara sus datos personales con el fin de evitaralgún error en sus datos
Caso de uso: Control de Asistencia
Actores: Empleado.
Propósito:Tener un listado de la asistencia del empleado incluyendo la hora dellegada del empleado y la asistencia.
Resumen:
Para obtener la asistencia y hora de llegada de los empleados estosdeberán firmar un libro de asistencia que registre el día y hora de llegadadel empleado de esta forma se procederá a realizar descuentos si es que elempleado tiene retrasos o inasistencias.
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11 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Pago a empleados
Actores: Empleado, secretaria, gerente.
Propósito: Tener un monto específico a pagar al empleado.
Resumen:
Una vez obtenido la planilla de asistencia del empleado se procederá arealizar descuentos según la falta cometida (si es que existiesen), una vezque se tenga calculado el monto a pagar se procederá a pagar el sueldo acada empleado, la secretaria se encarga de la entrega del cheque.
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12 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Huésped solicita reserva de habitación mediante teléfonoActores: Huésped, Recepcionista.Propósito: Registrar una reserva
Resumen:
El huésped realiza una llamada al hotel la cual es atendida por elrecepcionista en donde el huésped pregunta si tiene habitacionesdisponibles.El recepcionista le informa los tipos de habitación con los que cuenta elhotel y cuantas habitaciones tiene disponibles, el huésped le hace conocercuantas habitaciones necesita, cuantas personas son. Entonces elrecepcionista toma nota en el cuaderno de recepción todos los datos delhuésped, el día de llegada al hotel, la hora y le comunica que se le hará unallamada 24 horas antes para confirmar su reserva.
Solicita una reservade habitación víateléfono.
RecepcionistaHuésped
Registra datos delhuésped para lareserva.
Control habitaciones.
Confirma 24 horasantes la reserva.
4.3. MODULO: RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DEHABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES.
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13 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Huésped solicita habitación disponible con reserva
Actores: Huésped, Recepcionista.
Propósito: Asignar habitación disponible a huésped que hizo reserva.
Resumen:
El huésped llega al hotel y solicita habitación disponible con reserva, elrecepcionista verifica la reserva del huésped en su libro de reservas, unavez verificado el nombre, el tipo de habitación y la validez de la reserva,realiza la asignación de habitación y el registro de información delhuésped en su libro de control de habitaciones y registro de huéspedes. Lehace la entrega de la llave de la habitación y le da información acerca delos servicios del hotel, los costos, los horarios de entrada/salida del hotel.
Caso de uso: Huésped solicita habitación disponible sin reservaActores: Huésped, Recepcionista.Propósito: Asignar habitación disponible a huésped que no hizo reserva.
Resumen:
El huésped llega sin previo aviso al hotel y solicita una o varias habitacionesdisponibles, el recepcionista consulta su libro de control de habitaciones yde registro de huéspedes y verifica que habitaciones se encuentrandisponibles y sin reserva. Si hubiera habitaciones disponibles y sin reservase realiza la correspondiente asignación de habitación y el registro deinformación del huésped en el libro. Le hace la entrega de la llave de lahabitación y le da información acerca de los servicios del hotel, los costos,los horarios de entrada/salida del hotel.
Solicita habitacióndisponible conreserva
Verifica reserva enlibro
RecepcionistaHuésped
Asigna habitación yregistra datos
Control habitaciones
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14 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Registro de información del huéspedActores: Huésped, RecepcionistaPropósito: Recabar datos y entrega de información.
Resumen:
Una vez realizada la asignación de habitación, se procede a registrar lainformación del huésped anotando el nombre, apellidos, fecha denacimiento, residencia actual, tipo de habitación, nacionalidad, duración deestadía en el hotel en el libro de registro de huéspedes del hotel. Le haceentrega de la llave de la habitación y le da información acerca de losservicios del hotel, los costos, los horarios de entrada/salida del hotel.
Solicita habitacióndisponible sin reserva
RecepcionistaHuésped
Asigna habitación yregistra datos
Control habitaciones
Asigna habitación
Registra informaciónen el libro
RecepcionistaHuésped Entrega información
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15 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Registro Proveedor
Actores: Secretaria, proveedor
Propósito: Registrar a los proveedores para tener una base de datos
Resumen:
La secretaria pide al representante de la empresa proveedora los datos de laempresa (nombre empresa, dirección, teléfono, nit) y el nombre delrepresentante, el representante le otorga los datos solicitados,posteriormente la secretaria los anota en un cuaderno de registro deproveedores, después de haber firmado su debido contrato.
Tipo: Primario y esencial.
Caso de uso: Control de habitacionesActores: Recepcionista.Propósito: Verificar cuantas habitaciones se encuentran disponibles y ocupadas
Resumen:
El control de habitaciones se lo realiza de manera manual, el recepcionistase encarga de llenar en el libro de registro de huéspedes la información delos mismos, así mismo controla que habitaciones se encuentran con reservay sin reserva, que habitaciones se encuentran ocupadas y que habitacionesse encuentran disponibles.
Controla habitacionesa través de su libro deregistro
Recepcionista
4.4. MODULO: PROVEEDORES
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16 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Registro de empleados asignados por el proveedor
Actores: Secretaria, representante proveedor
Propósito:Registrar a los empleados asignados por los proveedores para tener una basede datos
Resumen: La secretaria solicita al representante de la empresa proveedora una lista conlos nombres de los empleados que enviaran los mismos, el representante leotorga los datos solicitados, posteriormente la secretaria los registra en uncuaderno de empleados de proveedores.
Tipo: Primario y esencial.
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17 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Elaboración y registro de contratos con proveedores
Actores: Gerente, representante proveedor, secretaria.
Propósito: Elaborar y registrar los contratos hechos.
Resumen: Una vez que el representante de empresa proveedora se encuentran en laagencia y después de haber acordado todo lo que se necesita, la secretariaredacta el contrato correspondiente especificando los servicios que proveendicha empresa, descripción y detalles que el hotel requiere, forma de pagosegún políticas de la hotel. Una vez terminado la redacción del contrato secontinúa con la firma del gerente y el proveedor requerido. Posteriormentese le cancela al proveedor el 50% del dinero y el otro 50% después de haberentregado los productos solicitados según contrato. Finalizado elprocedimiento anterior (redacción y firma de contrato, y pago por losservicios) el proveedor se retira con una copia del contrato, y la secretariaarchiva los contratos firmados.
Tipo: Primario.
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18 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Registro de los productos o servicio del proveedor
Actores: Secretaria, representante proveedor
Propósito:Registra los productos o servicio proporcionado por los proveedores paratener una base de datos
Resumen: La secretaria solicita al representante de la empresa proveedora una lista delos productos o servicios que proporciona la misma, el representante leotorga la lista solicitada, posteriormente la secretaria los registra en uncuaderno de productos o servicios del proveedor.
Tipo: Primario y esencial.
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19 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Registro y control del inventario de muebles y enseres
Actores: Administrador
Propósito: Tener un control efectivo de los bienes y enseres del hotel
Resumen: El administrador realiza el registro de todos los muebles y enseres que hayen el hotel esto lo realiza en el libro adjudicando así un código a cada unode ellos, para tener un control óptimo de cada mueble y enseres.
Luego el administrador realiza el inventario viendo y registrando el estadoo daño de cada una de ellos, este inventario se lo realiza anualmente,finaliza el inventario una vez realizado el balance de cuánto cuesta cadamueble y el costo total de todos los enseres finalizando con una firma enpresencia de un testigo.
· En caso de que los daños sean realizados por alguno de los hospedes, sehará responsable del pago de acuerdo al estado del mismo.
· En caso de que los daños fuesen causados por personal del hotel, se ledescontara a la(s) persona(s) responsable(s) del hecho.
4.5. MODULO: Inventario
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20 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Registro y inventario de los insumos del hotel.
Actores: Administrador
Propósito: Tener un registro y control efectivo de los insumos del hotel.
Resumen: El administrador realiza el registro de todos los insumos del hotel esto lorealiza por áreas y este registro se lo hace manualmente.
Ø El inventario de utensilios se lo realiza mensualmente verificando elcosto y el estado de cada tencillo lo registra en el libro y así dandoun informe de que está mal y de que cosas faltan en la cocina.
Ø El inventario de los insumos de cocina se lo realiza semanal esto esregistrado en el libro viendo que cosas se usaron esto lo realizajuntamente con los reportes de los empleados de que cosas seusaron y así saber que insumo es más usado en la cocina y finalizadonde un reporte y informe a gerencia.
Ø Inventario de los insumos de baño esto se lo hace semanalmentetomando nota de que falta y que cosas se usan mas en el hotel elinventario se realiza comparando el total de insumos pedidos por losempleados de cuanto se tenía y cuantos hay así cuadrando esto.
2011 PERFIL
21 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Pagos Proveedores
Actores: Contador, Proveedor
Propósito: Emitir pago con cheque a nuestro proveedor.
Resumen:Se realiza el pago de bienes y servicios que nos prestó el proveedor al hotelsegún contrato y conformidad de recepción por parte del encargado delHotel.
4.6. MODULO: Contabilidad
2011 PERFIL
22 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Sueldos y Salarios
Actores: Contador, Empleado
Propósito: Registrar los pagos de Sueldos y Salarios de los empleados del Hotel
Resumen:Se hace un control de los sueldos y salarios de nuestros empleados y losbeneficios sociales que gozan los mismos de acuerdo a ley del trabajo,aportes AFP, etc.
Caso de uso: Pago por servicios Spa
Actores: Cajero, huésped
Propósito: Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados
Resumen:
El huésped se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio despa, el cajero anota el servicio que requiere y le entrega una determinadaficha por el mismo y cobra el dinero respectivo. Posteriormente el cajeroregistra en un libro el pago realizado por el huésped.
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23 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Pago por servicios Gimnasio
Actores: Cajero, huésped
Propósito: Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados
Resumen:
El huésped se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio delgimnasio, el cajero anota el servicio que requiere y le entrega unadeterminada ficha por el mismo y cobra el dinero respectivo.Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por elhuésped.
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Caso de uso: Pago por servicios de Restaurant
Actores: Cajero, huésped
Propósito: Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados
Resumen:
El huésped se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio querequiere o el menú pedido, el cajero verifica la petición del huésped y leentrega una determinada ficha por el mismo y cobra el dinero respectivo.Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizado por elhuésped.
Caso de uso: Pago por servicios de lavandería
Actores: Cajero, huésped
Propósito: Registrar los pagos realizados por los servicios extras prestados
Resumen:
El cliente se presenta en caja para pagar por adelantado por el servicio querequiere, el cajero consulta cual es el servicio que requiere y cobra el dinerorespectivo. Posteriormente el cajero registra en un libro el pago realizadopor el huésped.
2011 PERFIL
25 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Pago por alquiler de Salón
Actores: Cliente, cajero
Propósito: Registrar el pago realizado por el alquiler del salón por el cliente.
Resumen: Una vez que el cliente ha firmado el contrato por el alquiler del salón delhotel, el cliente se dispone a pagar por el mismo, pudiendo pagar el costototal, caso contrario el cliente está obligado a cancelar al menos el 50% delpago total por política del hotel según contrato antes del evento, después dela firma del contrato y el saldo un día antes del evento. Posteriormente elcajero registra en un libro el pago realizado por el cliente.
Caso de uso: Pago por habitación simple
Actores: Huésped, cajero
2011 PERFIL
26 U.M.S.A. SACH
Propósito: Registrar el pago realizado por habitación.
Resumen: Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone apagar por la habitación simple, el cajero cobra el costo total por habitación ylo registra en su libro diario de pagos por habitación.
Caso de uso: Pago por habitación doble
Actores: Huésped, cajero
Propósito: Registrar el pago realizado por habitación.
Resumen: Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone apagar por la habitación doble, el cajero cobra el costo total por habitación ylo registra en su libro diario de pagos por habitación.
2011 PERFIL
27 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Pago por habitación matrimonial
Actores: Huésped, cajero
Propósito: Registrar el pago realizado por habitación.
Resumen: Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone apagar por la habitación matrimonial, el cajero cobra el costo total porhabitación y lo registra en su libro diario de pagos por habitación.
Caso de uso: Pago por habitación suite
Actores: Huésped, cajero
Propósito: Registrar el pago realizado por habitación.
Resumen: Después de haberse registrado los datos del huésped el mismo se dispone apagar por la habitación suite, el cajero cobra el costo total por habitación ylo registra en su libro diario de pagos por habitación, le extiende la facturacorrespondiente y el cliente se retira con la factura correspondiente.
2011 PERFIL
28 U.M.S.A. SACH
Caso de uso: Emisión de Factura
Actores: Huésped, cajero
Propósito: Emitir la respectiva factura por el pago realizado por el huésped.
Resumen: Después de que el huésped realizo, pagos respectivos, ya sea por habitación,por servicios el cajero hace la factura correspondiente, anota nombre delhuésped, el Nit, la fecha, el detalle del servicio y el monto total del pagorealizado, se le entrega la factura original al cliente.
2011 PERFIL
29 U.M.S.A. SACH
5.1. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL
5.2. MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
5. MODELO DE DOMINIO
2011 PERFIL
30 U.M.S.A. SACH
5.3. MODULO: RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES,REPORTE DE HUÉSPEDES.
5.4. MODULO: PROVEEDORES
2011 PERFIL
31 U.M.S.A. SACH
5.5. MODULO: INVENTARIO
5.6. MODULO: CONTABILIDAD
2011 PERFIL
32 U.M.S.A. SACH
Huésped Encargado o Recepcionista
Servicios
Listado deServicios
Restaurant
Lavanderia
Spa
Convocatoria de Personal
6. MODELO DE OBJETOS DE LOS CASOS DE USO
6.1 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL
6.2 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
2011 PERFIL
33 U.M.S.A. SACH
Recepción y Evolución de Curriculum
Entrevista
Contratación de Personal
2011 PERFIL
34 U.M.S.A. SACH
Registro de Empleado
6.3 MODULO: RESERVA, REGISTRO DE HUESPEDES, CONTROL DEHABITACIONES, REPORTE DE HUÉSPEDES
6.4
6.4 MODULO: PROVEEDORES
2011 PERFIL
35 U.M.S.A. SACH
6.5 MODULO: INVENTARIO
6.6 MODULO: CONTABILIDAD
2011 PERFIL
36 U.M.S.A. SACH
Huesped Contador
IngresoMonetario
Cancelación de CuentaHabitacion
Cajero
Factura
Pago
Empleado Contador
Cheque
Pago
Pago Sueldos y SalariosSueldo
2011 PERFIL
37 U.M.S.A. SACH
Problema de:
· El registro de los servicios se lo registra de formamanual en un libro diario, en donde se registran losservicios y así mismo el consumo que realiza elhuésped.
· Demora en los servicios prestados por el Hotel.· El Huésped no tiene un fácil acceso a los servicios que
brinda el Hotel.
Afecta a: · A los huéspedes, como también afectaría a laadministración del hotel.
Impacto asociado:
Ø El no registrar información adecuada, podríarepresentar perdida de información valiosa de losservicios que se registra.
Ø Tener pérdidas por la mala atención y la poca afluenciade huéspedes porque no tuvieron una buena atenciónrespecto a los servicios.
Ø Poca afluencia de huéspedes porque no tuvieron unfácil acceso al servicio que requerían.
Solución:
Ø Almacenar información sobre los servicios que prestael Hotel bajo un sistema automatizado.
Ø Diseñar un sistema automatizado que agilice losprocesos de la atención de servicios.
Ø Diseñar un sistema con interfaces en el que el huéspedtenga una mejor accesibilidad de todos los servicios.
7.1 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS DEL HOTEL
7. ANÁLISIS DE PROBLEMAS
2011 PERFIL
38 U.M.S.A. SACH
Problema de:
ü Tener el registro manual de empleados teniendo encuenta la posibilidad de existencia de algún error seprocederá al llenado de un nuevo formulario.
ü Tener registro manual de convocatorias, contratos,pagos, asistencia de los empleados.
ü Falta de control y distribución inapropiada de lastareas de cada empleado.
ü Calculo de pago a empleados es manual y puedeexistir la posibilidad algún error en las operaciones.
Afecta a:
ü Empleadoü Empresa (hotel)ü Administraciónü Clientes
Impacto asociado:ü Falta de precisión en la recolección de datos.ü Bajo rendimiento en servicios.
Solución:
ü Automatizar los procesos manuales de registro dedatos, ya que de esta forma la corrección de algúnerror será más eficiente y se tendrá menos gastos.
ü Establecer cronogramas de cumplimiento de tareaspara cada empleado con fecha y hora.
ü Automatizar las operaciones de cálculo de pago.
7.2 MODULO: REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
2011 PERFIL
39 U.M.S.A. SACH
Problema de:
Como se observo en los casos de uso, la reserva dehuéspedes, el registro de información dehuéspedes, el control de habitaciones libres yhabitaciones ocupadas y la asignación dehabitaciones se la realiza de forma manual.
La información se almacena en libros y no se tieneuna copia de seguridad en caso de pérdida, lainformación del hotel no es de acceso rápido yeficiente hacia el huésped, ya que tampoco secuenta con una página web del hotel en donde sepueda tener acceso a la información de servicios,costos de habitación, reservas en línea, etc.
Toda la información del huésped es manejada por elrecepcionista, lo que hace que se demore mucho enprestar el servicio al huésped.
Afecta a: Personal administrativo, huésped.
Impacto asociado: El huésped ya sea nacional o extranjero se lleva unamala imagen de los hoteles bolivianos.
Solución:
Diseñar un modulo de reserva de huéspedes enlínea o por teléfono mediante la creación de unapágina web.Diseñar un modulo de registro de huéspedesutilizando software apropiado y acorde a lasnecesidades del hotel.Diseñar un modulo de control de habitacionesreservadas, libres y ocupadas, tipos de habitación,costos.Generar de forma automática reportes e informes
7.3 MODULO: REGISTRO, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DEHABITACIONES, REPORTE DE HUEÉSPEDES
2011 PERFIL
40 U.M.S.A. SACH
El problema de:
Mal registro y almacenamiento:
· Datos de proveedor· Lista de empleados proveedor· Registro y archivación de contratos
Afecta a: Personal de administrativo, personal de servicio
Impacto asociado:
· Dificultad para contactarse con los proveedores.· Dificultad para saber que productos o servicio
presta los proveedores.
Solución:
Diseñar un modulo donde se automatice elproceso de registro de proveedores, registro deproductos o servicios que prestan los proveedores,además se almacene toda esta información en unabase de datos, para que la petición de productos oservicios sea rápida.
de acuerdo a las necesidades del hotel, para elcontrol de migración y policía.Crear una base de datos para el resguardo de lainformación.
7.4 MODULO: PROVEEDORES
2011 PERFIL
41 U.M.S.A. SACH
Problema de:
*El registro de los muebles y enseres esmanualmente.
*El registró y control de los insumos se lo realiza enun libro.
*El mal control de los muebles, insumos, etc.
Afecta a:*Administrador*Contador*Empleado
Impacto asociado:
*El no registrar adecuadamente un mueble podríatraer problemas al empleado en el inventario.
*El mal registro de un insumo afecta al empleado.
*El no reportar un insumo solicitado afecta al hotelteniendo pérdidas económicas.
Solución:
*Almacenar el registro de los muebles y enseres enuna base de datos.
*Diseñar un subsistema para el registro y control dede todos los insumos esto se lo realiza por áreaspara un mejor control del hotel.
*Tener un registro de los insumos en una base dedatos.
7.5 MODULO: INVENTARIO
2011 PERFIL
42 U.M.S.A. SACH
El problema de:
Control Manual de:
· Pago sueldos y Salarios· Pago a proveedores· Pagos al contado por habitación· Pago anticipado por cada servicio· Facturas
Demora en la atención en caja y elaboración defactura
Afecta a: Cajero, Huésped, Proveedores, Contador
Impacto asociado:
· Dificultad para el Contador es el elaborar elregistro de ingresos y egresos ya que provocaequivocaciones el mal control en caja.
· Dificultad para el Contador para presentar losinformes de ingresos y egresos.
· Dificultad en el control de pago de empleados.· Dificultad de pago a proveedores por falta de
control por mora.· El Gerente desconfía del control mediante
registro manual que se realiza en caja.
Solución:
Diseñar un módulo donde se automatice el procesode Contabilidad para la recepción de pagos dehabitaciones, de servicios, de sueldos y salarios,proveedores y elaboración detallada de la factura,además se almacene toda esta información en unabase de datos, para que la atención sea máseficiente y rápida
7.6 MODULO: CONTABILIDAD
2011 PERFIL
43 U.M.S.A. SACH
Analizar, diseñar e implementar un sistema informático que brinde información confiable yoportuna al personal del hotel, además proporcionar al huésped un servicio moderno,rápido y eficiente automatizando los requerimientos y de esta manera lograr que ellospuedan gozar de una estadía placentera.
MODULO REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS EN UN HOTEL
· Almacenar información sobre los servicios que presta el Hotel bajo un sistemaautomatizado.
· Diseñar un sistema automatizado que agilice los procesos de la atención de servicios.
· Diseñar un sistema con interfaces en el que el huésped tenga una mejoraccesibilidad de todos los servicios.
· Analizar y diseñar una Base de datos de los servicios del Hotel.
· Diseñar un sistema de control de horarios de los servicios y así poner en disposiciónen la habitación del huésped.
· Desarrollar paginas vía internet donde el cliente tenga accesibilidad a los servicioscon tan solo poner código de cliente y acceder a todos los servicios que tendrá elcliente.
Beneficios Características que lo apoyan
Tener la información delos servicios de unamanera organizada.
El módulo de registro y control de servicios tendrá unabase de datos donde se guardara toda la informaciónsobre los servicios que presta el hotel.
Mayor agilidad en los El sistema podrá obtener información de los servicios a
8. OBJETIVO GENERAL
9. OBJETIVOS ESPECIFICOS
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procesos de la atención delos servicios.
través de una base de datos bien estructurada.
Huéspedes satisfechos conla información de losservicios que brindara elhotel.
Un sistema que brinda información de los servicios enforma rápida y sencilla de fácil acceso para el huésped,con interfaces amigables y de fácil manejo para elrecepcionista o encargado del hotel.
MODULO REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
· Mejorar el control en registros ya sea de documentos, empleados, y otros.
· Tener un mejor control de los empleados en su asistencia, tareas y horas de trabajo.
· Proporcionar a los clientes un mejor servicio y comodidad en el hotel.
Beneficios Características que lo apoyan
Automatización en la administración ycontrol para empleados.
Se contara con un registro electrónicode los datos de cada empleado.
Eficiencia en el registro contratos, pagosy otros documentos.
Almacenamiento de copias en digital delos documentos del empleado.
Control y registro confiable en laasistencia y hora de llegada delempleado al trabajo.
El modulo nos proporcionara un listadode las faltas cometidas de cadaempleado con el fin de realizardescuentos al mismo.
MODULO RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTEDE HUÉSPEDES
· Desarrollar un modulo de reserva de habitación que permita el registro dehuéspedes vía pagina web del hotel.
· Desarrollar un modulo de registro de huéspedes que permita almacenar, consultar,y actualizar la información de huéspedes del hotel.
· Generar de forma automática reportes e informes de acuerdo a las necesidades delhotel, para el control de migración y policía.
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MODULO PROVEEDOR
· Diseñar un modulo que satisfaga las necesidades del personal que se encuentra en elárea administrativa y personal de servicio
· Automatizar el registro y almacenamiento de datos de proveedores para que puedacontactarse con los mismos, registro y almacenamiento de datos de productos oservicios del proveedor para hacer una solicitud más rápida de los mismos
· Automatizar el registro de los contratos para llevar un control más óptimo de losmismos.
· Crear una base de datos para que puedan realizar un seguimiento más exacto ydetallado de los proveedores del hotel.
Beneficios Características que lo apoyan
Mantener actualizada la informaciónde cuantas habitaciones estánreservadas y sin reserva.
Modulo reserva de habitación.
Almacenar, consultar, y actualizar lainformación de huéspedes del hotelpara un acceso rápido.
Modulo de registro de huéspedes.
Conocer cuantas habitaciones seencuentran disponibles y ocupadas.
Modulo control de habitaciones.
Generar un listado inmediato decuantos huéspedes hay en el hotel susnombres y nacionalidad, para tener uncontrol del hotel o presentar informesa la policía y a migración.
Modulo de reportes de huéspedes.
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Beneficios Características que lo apoyan
Automatización en la administración ycontrol de Proveedores.
Se contara con un registroautomatizado de los datos de losproveedores.
Eficiencia en el registro deproveedores, de productos o serviciosque presta, de lista de empleadosasignados por los proveedores.
Eficiencia en el registro deproveedores y productos o serviciosque presta
Eficiencia en el registro yalmacenamiento de los contratos enuna base de datos.
Almacenamiento de copias de loscontratos en forma digital.
Control y registro confiable de losproveedores, empleados asignadospor los proveedores, productos oservicios que prestan y los contratosfirmados con los mismos.
El módulo nos proporcionara unlistado de los proveedores, productoso servicios que prestan, un listado deempleados asignados por losproveedores además de un listado delos contratos con cada proveedor.
MODULO INVENTARIO
· Almacenar información el inventario sobre los muebles que tiene el hotel bajo unsistema automatizado.
· Diseñar una base de datos para el registro de los muebles y enseres del hotel.· Diseñar una base de datos para el registro de los insumos del hotel.· Diseñar un subsistema para el control de los insumos que requiere cada huésped
esto para que el empleado tenga mejor accesibilidad al sistema.
Beneficios Características que lo apoyan
Eficiencia en el registro dealmacenamiento de los muebles yenseres
Se contara con un registroautomatizado de los datos de losmuebles
Eficiencia en el registro de insumosque adquiere el hotel.
Eficiencia en el registro de los insumosy productos que se adquiere.
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Eficiencia en el control de todas losinsumos
Se contara con un registroautomatizado.
Control y registro confiable de losinventarios realizados firmados con losmismos.
El módulo nos proporcionara unlistado de los muebles y insumos quetiene el hotel.
MODULO CONTABILIDAD
· Mejorar el control en registros ya sea de documentos, empleados, y otros.
· Diseñar un módulo que satisfaga las necesidades del personal que se encuentra en elárea de Contabilidad para que pueda dar una atención más rápida y eficiente a loshuéspedes del hotel, y además crear una base de datos para que puedan realizar unseguimiento más exacto y detallado de los ingresos del hotel.
· Tener un mejor control sueldos y salarios de los empleados, bonos y aportes querealiza.
· Realizar pagos a los proveedores de forma oportuna y rápida para que el hotelcuente con una confiabilidad a crédito con los mismos.
Beneficios Características que lo apoyan
Automatización en la administración ycontrol Ingresos y egresos.
Se contara con un registro electrónicode los datos de cada movimiento deingresos y egresos.
Eficiencia en el registro contratos, pagosy otros documentos.
Almacenamiento de copias en digital delos documentos de los ingresos yegresos.
Control y registro confiable de lossueldos y salarios de los empleados encoordinación con los reportes delsupervisor de área.
El modulo nos proporcionara un listadode las faltas cometidas de cadaempleado con el fin de realizardescuentos al mismo que nos permitecalcular de forma exacta el sueldo y losdescuentos.
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MODULO REGISTRO Y CONTROL DE SERVICIOS EN UN HOTEL
El modulo de Registro y control de Servicios en un hotel, se encarga de registrar losservicios, registro de los servicios pedidos por el huésped, controlar los servicios,generar un reporte de la liquidación de los servicios consumidos por cada huésped,
Registro, modificación y eliminación de servicios:En este sub módulo, se registra los servicios que brinda el Hotel, como ser cafetería,lavandería, restaurant, spa y otros.
Registro de los servicios pedidos por el huésped:Cada consumo que realiza el huésped se registrara en una base de datos, donde seincluirá el nombre del huésped y el servicio que solicito.
Controlar los servicios:Este sub módulo se encarga de controlar los servicios más utilizados y también de loshorarios que se realizara cada uno de estos servicios.
Generar un reporte de la liquidación de los servicios consumidos por cada huésped.Con los datos que ser genera del registro de los servicios pedidos por el huésped, segenera un reporte con los datos del huésped y los consumos que realizó en una fecha yhora específica.
MODULO REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL
El modelo a diseñar debe ser capaz de gestionar al personal de servicio del hotel desdesu contratación, asistencia, horas de trabajo, etc. Generando información respecto aldesempeño de cada empleado.
Los procesos que se tendrán para lograr el control son:
· Registro de empleado.
· Registro de documentos del empleado.
· Registro de asistencia y hora de llegada al trabajo.
· Reportes de desempeño del empleado.
10.ALCANCES
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· Boleta de pago al empleado.o Obtener monto a pagar al empleado (incluyendo descuentos).
· Reporte de pago a los empleados.
MODULO RESERVA, REGISTRO DE HUÉSPEDES, CONTROL DE HABITACIONES, REPORTEDE HUÉSPEDES
Mediante la elaboración del modulo: RESERVA, REGISTRO DE HUESPEDES, CONTROL DEHABITACIONES, REPORTE DE HUESPEDES, se pretende desarrollar un sistema deinformación el cual cubra las necesidades urgentes del hotel, acortando el tiempo y larespuesta del servicio, prestando una información actualizada y oportuna, considerandolo siguiente:
· La reserva deberá permitir que una persona interesada en hospedarse, puedaregistrarse en el libro hotel y para ello se contara con una página web en línea endonde el cliente llenara datos como su documento de identidad, su nombre, eltipo de habitación que solicita fecha y hora de llegada al hotel, duración de laestadía.
· El registro de huéspedes deberá permitir el llenado de informaciónproporcionada por el huésped, esta información es importante para realizar losreportes para la policía y migración.
· El control de habitaciones permitirá que se muestre las habitaciones ocupadas,disponibles, reservadas mediante un grafico matricial actualizado de estado.
· Los reportes pueden ser generados de manera automática por el sistemainteractuando con la base de datos del hotel.
MODULO PROVEEDOR
El modulo de Registro y control de Proveedores, se encargara de registrar losproveedores, productos o servicios que presta, lista de empleados asignados por losproveedores, contratos con proveedores, generar un reporte de los productos oservicios de cada proveedor cuando así se lo requiera.
Los procesos que se tendrán para lograr el control son:
· Registro de Proveedores.
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· Registro de productos o servicios que presta.
· Registro de lista de empleados asignados por los proveedores.
· Registro de contratos con Proveedores
· Reportes de proveedores.
· Reportes de productos o servicios que prestan los proveedores
· Reportes de los contratos con los proveedores.
Ø El registro de huéspedes deberá permitir el llenado de información proporcionadapor el representante de la empresa proveedora, esta información es importantepara realizar los reportes.
Ø El control de proveedores permitirá que el contacto y solicitud de productos oservicios sea más rápida y eficiente.
Ø Los reportes pueden ser generados de manera automática por el sistemainteractuando con la base de datos del hotel.
MODULO INVENTARIO
Los alcances de este proyecto es de mejorar el funcionamiento del hotel y es necesariotener en cuenta el desarrollo del hotel.
· Diseñar una base de datos para un mejor registro de los muebles y enseres.· Diseñar e implementar un subsistema para un mejor control de los insumos del
hotel.
El administrador tiene la obligación de realizar un inventario para así mantener elestado de las cosas del hotel.
MODULO CONTABILIDAD
El modelo a diseñar debe ser capaz de gestionar los Ingresos y Egresos de servicio delhotel. Generando información respecto al movimiento diario del hotel y control detodos los Ingresos y Egresos que genera el hotel de forma diaria.
Los procesos que se tendrán para lograr el control son:
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· Registro de Ingresos.
· Registro de Egresos.
· Registro de Pago de Sueldos.
· Registro pago de Proveedores
· Registro de documentos planilla de sueldos.
· Reportes Mensuales.
· Reportes de Pago de Impuestos (Renta, Municipalidad, AFP, Min. Trabajo,Seguro, etc.)
· Boleta de pago al empleado.
- Obtener monto a pagar al empleado (incluyendo descuentos).
HARDWAREProcesador Dual Core o superiorMemoria 2 GBDisco duro 160GBLector Copiador DvdLector de MemoriasImpresora LaserJet (recomendable Hp 1320 dn)
SOFTWAREWindows server 2008Windows Exchange ServerWindows Isa ServerWindows XP o superior
Windows XP· Ambiente gráfico y amigable al usuario.· Secuencias más rápidas de inicio y de hibernación.· Capacidad del sistema operativo de desconectar un dispositivo externo, de instalar
nuevas aplicaciones y controladores sin necesidad de reiniciar.
11.REQUERIMIENTOS DE HARDWARE/SOSTWARE
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· Una nueva interfaz de uso más fácil, incluyendo herramientas para el desarrollo detemas de escritorio.
· Uso de varias cuentas, lo que permite que un usuario guarde el estado actual yaplicaciones abiertos en su escritorio y permita que otro usuario abra una sesión sinperder esa información.
· ClearType, diseñado para mejorar legibilidad del texto encendido en pantallas decristal líquido (LCD) y monitores similares.
· Escritorio Remoto, que permite a los usuarios abrir una sesión con una computadoraque funciona con Windows XP a través de una red o Internet, teniendo acceso a sususos, archivos, impresoras, y dispositivos;
· Soporte para la mayoría de módems ADSL y conexiones wireless, así como elestablecimiento de una red FireWire.
Windows XP, ofrece una nueva interfaz gráfica. El menú Inicio y la capacidad deindexación de los directorios de Windows fueron reajustados, y otros efectos visualesfueron agregados, incluyendo:· Colores brillantes.· Botón "Cerrar" (cruz) de color rojo.· Botones estándar de colores en las barras de herramientas de Windows e Internet
Explorer.· Un rectángulo azul translúcido en la selección de los archivos.· Un gráfico en los iconos de la carpeta, indicando el tipo de información que se
almacena.· Sombras para las etiquetas del icono en el tablero del escritorio· Capacidad de agrupar aplicaciones similares en la barra de tareas.· Capacidad para prevenir cambios accidentales.· Destaca programas recién instalados en el menú de inicio.· Sombras bajo los menús (Windows 2000 tenía bajo el puntero del mouse, pero no
en los menús).· Al igual que en los anteriores Windows (Windows 98, Windows 2000, Windows
Millenium Edition) y a diferencia de los posteriores Windows XP (con Service Pack),el Explorador de Windows incluye la vista preliminar (en miniatura) de archivos Web(*.htm, *.html) en los detalles en la barra de tareas comunes en las carpetas y en lavista en miniatura. Ya sean páginas Web guardadas localmente o accesos directos aInternet (url).
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MySQL· Interioridades y portabilidad§ Escrito en C y en C++§ Probado con un amplio rango de compiladores diferentes§ Funciona en diferentes plataformas.§ Usa GNU Automake, Autoconf, y Libtool para portabilidad.§ APIs disponibles para C, C++, Eiffel, Java, Perl, PHP, Python, Ruby, y Tcl.§ Uso completo de multi-threaded mediante threads del kernel. Pueden usarse
fácilmente multiple CPUs si están disponibles.§ Proporciona sistemas de almacenamiento transaccionales y no
transaccionales.§ Usa tablas en disco B-tree (MyISAM) muy rápidas con compresión de índice.§ Relativamente sencillo de añadir otro sistema de almacenamiento. Esto es
útil si desea añadir una interfaz SQL para una base de datos propia.§ Un sistema de reserva de memoria muy rápido basado en threads.§ Joins muy rápidos usando un multi-join de un paso optimizado.§ Tablas hash en memoria, que son usadas como tablas temporales.§ Las funciones SQL están implementadas usando una librería altamente
optimizada y deben ser tan rápidas como sea posible. Normalmente no hayreserva de memoria tras toda la inicialización para consultas.
§ El código MySQL se prueba con Purify (un detector de memoria perdidacomercial) así como con Valgrind, una herramienta GPL .
§ El servidor está disponible como un programa separado para usar en unentorno de red cliente/servidor. También está disponible como biblioteca ypuede ser incrustado (linkado) en aplicaciones autónomas. Dichasaplicaciones pueden usarse por sí mismas o en entornos donde no hay reddisponible.. Seguridad
§ Un sistema de privilegios y contraseñas que es muy flexible y seguro, y quepermite verficación basada en el host. Las contraseñas son seguras porquetodo el tráfico de contraseñas está encriptado cuando se conecta con unservidor.Escalabilidad y límites
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§ Soporte a grandes bases de datos. Usamos MySQL Server con bases de datosque contienen 50 millones de registros. También conocemos a usuarios queusan MySQL Server con 60.000 tablas y cerca de 5.000.000.000.000 deregistros.
§ Se permiten hasta 64 índices por tabla (32 antes de MySQL 4.1.2). Cada índicepuede consistir desde 1 hasta 16 columnas o partes de columnas. El máximoancho de límite son 1000 bytes (500 antes de MySQL 4.1.2).Un índice puedeusar prefijos de una columna para los tipos de columna CHAR, VARCHAR,BLOB, o TEXT.Conectividad
§ Los clientes pueden conectar con el servidor MySQL usando sockets TCP/IP encualquier plataforma. En sistemas Windows de la familia NT (NT,2000,XP, o2003), los clientes pueden usar named pipes para la conexión. En sistemasUnix, los clientes pueden conectar usando ficheros socket Unix.
§ En MySQL 5.0, los servidores Windows soportan conexiones con memoriacompartida si se inicializan con la opción --shared-memory. Los clientespueden conectar a través de memoria compartida usando la opción --protocol=memory.
§ La interfaz para el conector ODBC (MyODBC) proporciona a MySQL soportepara programas clientes que usen conexiones ODBC (Open DatabaseConnectivity). Por ejemplo, puede usar MS Access para conectar al servidorMySQL. Los clientes pueden ejecutarse en Windows o Unix. El código fuentede MyODBC está disponible. Todas las funciones para ODBC 2.5 estánsoportadas, así como muchas otras.
§ La interfaz para el conector J MySQL proporciona soporte para clientes Javaque usen conexiones JDBC. Estos clientes pueden ejecutarse en Windows oUnix. El código fuente para el conector J está disponible.Localización
§ El servidor puede proporcionar mensajes de error a los clientes en muchosidomas.
§ Soporte completo para distintos conjuntos de caracteres, incluyendo latin1(ISO-8859-1), german, big5, ujis, y más. Por ejemplo, los caracteresescandinavos 'â', 'ä' y 'ö' están permitidos en nombres de tablas y columnas.El soporte para Unicode está disponible
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§ Todos los datos se guardan en el conjunto de caracteres elegido. Todas lascomparaciones para columnas normales de cadenas de caracteres son case-insensitive.
§ La ordenación se realiza acorde al conjunto de caracteres elegido (usandocolación Sueca por defecto). Es posible cambiarla cuando arranca el servidorMySQL. Para ver un ejemplo de ordenación muy avanzada, consulte el códigoCheco de ordenación. MySQL Server soporta diferentes conjuntos decaracteres que deben ser especificados en tiempo de compilación y deejecución.Clientes y herramientas
§ MySQL server tiene soporte para comandos SQL para chequear, optimizar, yreparar tablas. Estos comandos están disponibles a través de la línea decomandos y el cliente mysqlcheck. MySQL también incluye myisamchk, unautilidad de línea de comandos muy rápida para efectuar estas operaciones entablas MyISAM. Consulte Capítulo 5, Administración de bases de datos.
§ Todos los programas MySQL pueden invocarse con las opciones --help o -?para obtener asistencia en línea.
Utilizaremos servidores de 3 capas:
Servidor 1: Base de DatosServidor 2: AplicacionesServidor 3: Mail WebEl gestor de Base de Datos será MySQL
12.ARQUITECTURA DEL SISTEMA
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Reserva deHabitaciones
Proveedores
Personal
Servicios
Inventario
Contabilidad
Servidor deAplicaciones
Servidor Basede datos
Servidor Web/E-mail
Cliente Cliente
