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UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INFORMATICA
ESCUELA DE COMPUTACIÓN TRABAJO DE GRADO
Línea de Investigación: Sistema de Información
Tema: Sistema web para la Gestión de Infraestructura Física de la
Universidad Nueva Esparta
Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de los Procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios
Generales de la Universidad Nueva Esparta
Octubre, 2015
Caracas – Venezuela
Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de los Procesos Administrativos
de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta por Maizo Jessika y Suarez Yesenia se distribuye bajo una Creative Commons Reconocimiento-
NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License.
Tutor: M.Sc. Martha Elena Gómez Trabajo de Grado Presentado por:
Br. Jessika Maizo Br. Yesenia Suarez
Para optar al Título de: Licenciado en Computación
ii
APROBACIÓN DEL TUTOR
En mi carácter de Tutor del Trabajo de Grado presentado por las
ciudadanas Jessika Maizo y Yesenia Suarez para optar al grado de
Licenciado en Computación, considero dicho Trabajo de Grado reúne los
requisitos y méritos suficientes para ser sometido a la presentación pública y
evaluación por parte del jurado examinador que se designe.
En la Ciudad de Caracas, a los 18 días del mes de Septiembre de 2015.
____________________
Tutor: firma y
cedula
iii
UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA
ESCUELA DE COMPUTACIÓN TRABAJO DE GRADO
Línea de Investigación: Sistema de Información
Tema: Sistema web para la Gestión de Infraestructura Física de la
Universidad Nueva Esparta
Título: Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de los
Procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la
Universidad Nueva Esparta
APROBADO
JURADO
JURADO I JURADO II
Nombre y Apellido Nombre y Apellido
Cédula de Identidad Cédula de Identidad
Firma Firma
Tutor
M.Sc. Martha Elena Gómez
V-11.819.722
Firma
iv
DEDICATORIA
Dedico este trabajo de grado a Dios por iluminarme siempre en el
camino y por darme don de palabra y de acierto para concluir esta etapa de
mi vida universitaria.
A mis padres, Monica y Jairo quienes en todo momento me apoyaron y
me dieron las herramientas para siempre seguir adelante sin importar los
obstáculos que se me presentaran.
A mis abuelos, pero especialmente a Juan Maizo y Georgina Gaitán, los
cuales son unos segundos padres para mi, siempre los tengo presente y les
agradezco todo lo que me han dado.
A mis tíos, Mauricio, Jennifer y Karen, los cuales con sus consejos
siempre me ayudan a ser mejor cada día.
A mis hermanas y hermano, por ser mis confidentes y mejores amigos.
A mi compañera de trabajo de grado, Yesenia por tu gran paciencia y
entrega para este trabajo.
A mis profesores que día a día se esfuerzan por formar mejores
profesionales.
A todas aquellas personas que de una u otra forma me ayudaron a
concluir esta etapa y siempre estuvieron ahí para apoyarme.
Para ellos es esta dedicatoria de trabajo de grado, pues es a ellos a
quienes les debo su apoyo incondicional, para siempre seguir adelante y
concluir esta etapa con éxito.
Jessika Maizo
v
En cada paso dado, en cada proyecto emprendido siempre hay seres
que te motivan a seguir adelante, que te ayudan y fortalecen para llevar a
cabo cada meta propuesta, es justo en este momento cuando debo darle
Honor a quien Honor merece.
Hoy rindo atributo al patrocinante oficial de todos mis sueños, Dios. Ese
Ser único, maravilloso e incomparable Dios Eterno, gracias a El hoy puedo
estar de pie, el me dio las fuerzas cuando las necesite, inteligencia,
sabiduría, salud y paciencia cada día
En segundo lugar mi familia, especialmente a mi mamá, quien no
descansó hasta llegar a verme con esta meta alcanzada, quien se dedicó a
enseñarme los valores fundamentales para la vida y que hoy se regocija al
verme lograr una meta más. A mi papa el que siempre ha dicho que soy su
“chica inteligente” y a mis hermanos a quien amo profundamente y es una
dicha tenerlos conmigo.
No puedo dejar de dedicar este triunfo a todos mis sobrinos, quiero
inspirarlos a lograr sus sueños y metas, que con dedicación y esmero no hay
nada imposible, y que espero verlos también así, profesionales. Los amo
inmenso.
¡Esto es de Ustedes, les amo!
Yesenia Suarez
vi
AGRADECIMIENTO
Gracias a Dios por darme salud y la posibilidad de culminar esta etapa
de mi vida con éxito.
A mis padres, Monica y Jairo por apoyarme siempre tanto en la parte
económica como en lo personal, para siempre seguir adelante sin importar
que tan grandes fueran los obstáculos que se me iban a presentar en el
camino.
A mis cuatro abuelos, pero en especial a mi abuelo Juan y mi abuela
Georgina, que mas que abuelos son unos padres y no tengo palabras para
agradecerles cuanto han hecho por mí, no solo ahorita con la culminación de
esta etapa sino toda mi vida.
A mis hermanos, por ser mis confidentes, compañeros de risas y
pañuelos de lágrimas.
A mis tíos, Mauricio, Jennifer y Karen por ayudarme a culminar esta
etapa con sus consejos, que si bien eran fuertes y muchas veces me hicieron
llorar siempre me ayudaban a decidir lo mejor.
A mi compañera en este trabajo de un año, Yesenia solo me queda
decir GRACIAS por todo y fue un placer trabajar contigo en un trabajo tan
importante como lo es el trabajo de grado para optar por el título de
Licenciadas de Computación.
A nuestra tutora M.Sc Martha Gómez por su gran apoyo en la
realización de este trabajo de grado, su paciencia y dedicación.
A mis amigos que siempre estuvieron ahí para darme una palabra de
aliento cuando pensaba que no había salida y ayudarme a levantar para
seguir adelante.
A mis profesores, que hicieron posible la culminación de este trabajo y
siempre creyeron en este éxito…
Por ustedes y para ustedes es este trabajo de grado.
Jessika Maizo
vii
Mi madre siempre e enseñó a ser agradecida, mi mentor espiritual
también lo reforzó diciendo que el agradecimiento abre puertas. Hoy cuando
miro atrás y veo el camino recorrido me doy cuenta que he tenido momentos
altos y bajos y agradezco a Dios por colocar a esas personitas claves que me
motivaron a no desmayar en el camino.
Principalmente a mi directora de escuela, la Lic. Nelly Meléndez por su
ayuda incondicional a lo largo del desarrollo de este trabajo de grado.
También agradezco a mi tutora, M.Sc. Martha Gómez por su apoyo y
orientación y paciencia en la tesis.
A la Universidad Nueva Esparta por todos los conocimientos brindados
a lo largo de la carrera, además de brindarme la oportunidad de desarrollar
un sistema para su beneficio y brindarme la información que requerí.
Gracias a todos y cada uno que hizo parte de este proyecto de una u
otra forma, entre ellos a Jessika Maizo mi compañera de tesis y a su familia.
A todos, Gracias
Yesenia Suarez
viii
INDICE GENERAL
pp. APROBACIÓN DEL TUTOR II JURADO III DEDICATORIA IV AGRADECIMIENTO VI INDICE GENERAL VIII RESUMEN 13 SUMMARY 14 INTRODUCCIÓN 1 CAPÍTULO I 4 MARCO PROBLEMATICO 4
Planteamiento del Problema 4
Interrogantes de la investigación 9 Interrogante Principal 9 Interrogantes Secundarias 9
Objetivos 10 Objetivo General 10 Objetivos Específicos 10
Justificación de la Investigación 11
Delimitaciones 13 Temática 13 Geográfica 13 Temporal 13 Limitaciones 13
CAPÍTULO II 14 MARCO REFERENCIAL 14
Antecedentes de la Investigación 14
Bases Teóricas de la Investigación 17 Teoría General de Sistemas 17 Sistemas 20 Sistemas de Información 20 Base de Datos 22 Manejadores de Base de Datos 23 HTML 24
ix
CSS 25
Lenguajes de Programación 25 Java 25 JavaScript 26 PHP 27
Librerías utilizadas 28 jQuery 28 jQuery UI 28 AngularJS 28
Frameworks 29 Zend Frameworks 29
Metodología aplicada 30 Rational Unified Process (RUP) 30
Arquitectura Modelo Vista Controlador (MVC) 35
Definición de términos 37
Bases Legales 39
Sistema de Variables 41 CAPÍTULO III 46 MARCO METODOLÓGICO 46
Tipo y diseño de la investigación 46
Diseño de la Investigación 47
Nivel de la Investigación 48
Población 49
Muestra Censal 49
Técnicas e instrumentos 50
Instrumento 51
Validación de Instrumentos 52 CAPITULO IV 54 SISTEMA ACTUAL 54
x
Descripción del Sistema Actual 54
Análisis e Interpretación de los Resultados 56 CAPITULO V 60 SISTEMA PROPUESTO 60 DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO 60
Modelo Entidad-Relación 64
Diccionario de Datos 68
Interfaces Grafica 71 CAPITULO VI 76 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 76
Conclusiones 76
Recomendaciones 79
Referencias Bibliográficas 80
Anexos 85 Anexo A 85 Anexo B 86 Anexo C 91
xi
LISTA DE CUADROS
CUADRO pp.
1 Identificación y definición de variables 56 2 Operacionalización de Variables 58 3 Distribución de la Población 63 4 Técnicas e Instrumentos 65 5 Tabla Evento 82 6 Tabla InfoEspacio 82 7 Tabla MantenimientoProgramado 82 8 Tabla MantenimientoDiario 83 9 Tabla InventarioMateriales 83 10 Tabla InventarioProducto 83 11 Tabla PlanillaInspeccion 84
xii
LISTA DE GRÀFICOS
GRÀFICOS pp.
1 Metodología RUP 47 2 Modelo Vista Controlador 50 3 Sistema Actual 69 4 Sistema Propuesto 77 5 Módulo Planta Física 78 6 Módulo Evento 79 7 Módulo InfoEspacio 80 8 Módulo Mantenimiento 80 9 Módulo Inventario 81 10 Módulo Planilla de Inspección 81 11 Módulo Vista Menú Administrador 85 12 Módulo Cronograma de Evento 85 13 Vista Info Espacio 86 14 Vista Inventario Material 86 15 Vista Inventario Producto 87 16 Vista Planilla de Inspección 88 17 Vista Menú Consultas 88 18 Vista Ver Solicitudes 89
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UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA FACULTAD DE CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA
ESCUELA DE COMPUTACIÓN
TITULO Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de los
Procesos Administrativos de Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta
Autor: Br. Jessika Maizo Br. Yesenia Suarez
Tutor: M.Sc. Martha Elena Gómez Fecha: Octubre de 2015
RESUMEN
A partir de la presente investigación se desarrolló un sistema que automatizará el registro, control y gestión de procesos administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta, facilitando así la realización de tareas diarias que desarrolla dicha coordinación, reservar un evento, registrar algún cambio en los productos o materiales, realizar peticiones de insumos y materiales, ver los espacios disponibles para alquilar ya sea un usuario externo de la universidad, o algún profesor o estudiante. La investigación se enmarca en la modalidad de Proyecto Especial de tipo mixto, documental y de campo, la técnica de recolección de datos se le aplico a la población de tres (03) personas, las cuales son contribuyentes y tienen alta experiencia en el tema: Directora de la Coordinación de Servicios Especiales y dos (2) asistentes los cuales son estudiantes de Ingeniería Civil y empleados por la dirección, por ello se afirma una muestra censal, se obtuvieron los datos a través de la aplicación de una entrevista para conocer los requerimientos. El perfil de este proyecto se desarrolló bajo la metodología Rational Unified Process (RUP), y para el desarrollo del sistema se utilizó PHP, Java Script como lenguaje de programación, PostgreSQL como manejador de base de datos, generando como resultado un sistema Web, proporcionando el acceso a sus usuarios a través de internet por medio de MiUne2.0 el cual es un módulo que trabaja desde la página de la Universidad Nueva Esparta.
Palabras Clave en la Investigación: Registro, control y gestión de procesos, Sistemas de Información, Sistema Web.
14
NUEVA ESPARTA UNIVERSITY COMPUTER SCIENCE FACULTY
COMPUTER SCHOOL
TITLE Registration, Control and Processes Management System for the Coordination of General Service of the Nueva Esparta University
Authors: Jessika Maizo Yesenia Suarez
Tutor: M.Sc Martha Elena Gómez Date: October, 2015
SUMMARY
From the following research it was developed a registration, control and processes management system for the Coordination of general Service of the Nueva Esparta University, speeding the daily tasks performed by the coordination, book an event, record any changes in products or materials, make requests for supplies and materials, see the available spaces to rent either for a user outside of the university, or a teacher or student. The research stands as a Especial Project mixed form type (Documentary and field), the data collection technique was applied to the population of three (03) people, which are taxpayers and have high experience in the field: Director of the Coordination of general and two (2) attendees who are Civil Engineering students and employees of the department, therefore a census sample is approved; data is obtained by an interview to meet the requirements. The profile of this project was developed under methodology Rational Unified Process (RUP), and system development PHP, Java Script is used as a programming language, PostgreSQL as database manager, generating results in a Web system, providing access to users through Internet with MiUne2.0 which is a module from the online page of the Nueva Esparta University. Key Words in the Investigation: Registration, control and process
management, Information Systems, Web System.
INTRODUCCIÓN
Para comenzar, es importante es destacar que actualmente se vive en
una sociedad donde la administración y distribución de información está
sujeta cada vez más a la tecnología, a la Internet. Contemplando que
mundialmente los sistemas de información de tecnologías se reconocen con
un gran alcance para los corporaciones. A través del uso de estos sistemas
se logran grandes adelantos en los procesos operativos pues proporcionan
una gran plataforma de información
Basados en el argumento en el cual un sistema de información adquiere
componentes que se relacionan, recuperar, procesan, almacenan y
distribuyen datos para apoyar la toma de decisiones en la coordinación, el
control, el análisis y la visualización de una organización. Donde se refiere
que los sistemas de información se han creado para administrar los
diferentes tipos de negocios o compañías de una manera eficaz permitirá
obtener un nivel más productivo logrando así alcanzar una visión con calidad
segura y útil a largo plazo.
Es importante observar que en Venezuela se ha dado una
transformación en las posibilidades de organizar y administrar las empresas
comerciales, donde se ordena de manera más simple y se mantiene con
información inmediata para entregar resultados ajustados a la demanda.
Un ejemplo de la obtención de beneficios con el uso de los sistemas de
información es la Universidad Nueva Esparta, institución de educación
superior, dedicada a formar profesionales, ubicada en dos (2) sedes: El
Centro y Los Naranjos, la cual cuenta con una página web donde personas
internas o externas a la universidad pueden acceder para ver información.
2
Esta tiene diversos módulos, para el gusto de cada usuario que accede,
sin embargo la Coordinación de Servicios Generales carece de un sistema
automatizado para el registro, control y gestión de sus procesos.
A partir de la presente investigación se desarrolló un sistema que
automatizó el registro, control y gestión de procesos administrativos de la
Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta,
facilitando así la realización de tareas diarias que desarrolla dicha dirección,
reservar un evento, registrar algún cambio en los productos o materiales,
realizar peticiones de insumos y materiales, ver los espacios disponibles para
alquilar ya sea un usuario externo de la universidad, o algún profesor o
estudiante.
La investigación se enmarca en la modalidad de proyecto especial de
tipo mixto, documental y de campo, la técnica de recolección de datos se le
aplico a la población de tres (03) personas, las cuales son contribuyentes y
tienen alta experiencia en el tema: Directora de la Dirección de
Infraestructura Física actualmente nombrada Coordinación de Servicios
Generales y dos (2) asistentes los cuales son estudiantes de Ingeniería Civil
y empleados por la dirección, por ello se afirma una muestra censal, se
obtuvieron los datos a través de la aplicación de una entrevista para conocer
los requerimientos. El perfil de este proyecto se desarrolló bajo la
metodología Rational Unified Process (RUP), y para el desarrollo del sistema
se utilizó PHP, Java Script como lenguaje de programación, PostgreSql como
manejador de base de datos, generando como resultado un sistema Web,
proporcionando el acceso a sus usuarios a través de internet por medio de
MiUne2.0 el cual es un módulo que trabaja desde la página de la Universidad
Nueva Esparta.
La estructura con la que se presenta esta investigación, está
conformada de la siguiente manera:
3
Capítulo I conforma el problema de investigación; y abarca el
planteamiento del problema, las interrogantes, los objetivos, la justificación,
las delimitaciones, el alcance y las limitaciones.
Capítulo II engloba la referente al Marco teórico y contiene los
antecedentes de la investigación, la teoría relacionada con el desarrollo de la
investigación, las definiciones técnicas de la investigación y la
Operacionalización de las variables.
Capítulo III, representa el Marco Metodológico donde se muestra el plan
de investigación utilizado, con el fin de ofrecer soluciones al problema antes
planteado, así como los resultados, análisis, etc.
Capítulo IV, se refiere al sistema actual que posee la UNE en el cual se
describe y se da a conocer las características de dicho sistema.
Capítulo V, se describe el sistema propuesto, el por qué, el cómo y de
qué forma mejora el sistema actual. Finalmente en el Capítulo VI se
presentan las conclusiones y recomendaciones.
CAPÍTULO I
MARCO PROBLEMATICO
Planteamiento del Problema
La Tecnología cada vez toma más protagonismo en la vida cotidiana,
diariamente son muchos los problemas solventados gracias a sistemas o
aplicaciones desarrolladas, dirigidas a todo tipo de procesos. En una
organización o Empresa por pequeña que sea, son diversos los procesos o
actividades que se llevan a cabo y es prioritario el poseer un buen
desempeño de la misma, por lo cual debe tener un uso adecuado de la
información que posee.
Según Laudo(2012), los sistemas de información son “Conjunto de
componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan,
almacenan o distribuyen información para apoyar los procesos de toma de
decisiones y de control en una organización.”
Andreu et al 1991
Conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio. (p.43)
Los sistemas de información, permiten el apoyo a la toma de
decisiones, coordinación, análisis de problemas y el control de una
Organización, esto a través de un conjunto de componentes o funciones que
obtienen, procesan, almacenan y distribuyen la información.
Los objetivos principales de los Sistemas de Información permiten la
Automatización de Procesos operativos, esto proporciona información que
sirva de apoyo al Proceso de toma de decisiones. El uso de este sistema
facilita y ejecuta de manera eficaz y eficiente los recursos que se poseen.
En búsqueda de mejorar y hacer más productiva la Coordinación de
Servicios Especiales de la Universidad Nueva Esparta, la cual se encarga de
diversas áreas importantes, como lo es el cuidar, proteger y reparar cualquier
avería o daño a las instalaciones; esto incluye el inventario de artículos, de
materiales y daños o averías en ellos, para posteriormente realizar un
informe o memorándum de las piezas por comprar o si necesita reparación,
según sea el caso, una vez realizado el informe o también llamada planilla de
inspección se hace llegar a los departamentos competentes los cuales
analizan los gastos y aprueban las próximas compras y reparaciones.
Los informes o planillas realizados por este departamento se realizan
mensualmente, o cada vez que la parte administrativa lo requiera, la
directora del departamento o alguno de sus asistentes, entra en Microsoft
Word y en una hoja que ya tienen creada con el membrete de la Universidad,
y con la información básica, modifican la fecha, el artículo que fue reparado o
se desea reparar y cualquier otro dato importante. Una vez concluida esta
acción se procede a imprimir y se envía dicho documento al área que lo
solicitó.
Dicha coordinación también gestiona la realización de eventos y
actividades tanto académicas como externas, es decir si alguna persona
ajena a la Universidad Nueva Esparta (UNE) desea alquilar un espacio
(Salón, CRC o cualquier área de la UNE), es este departamento el
encargado de ordenar en especie de calendario, el cual es una hoja de
Microsoft Excel que está organizado por día, mes y año.
6
Allí se muestran las fechas vacantes y se consulta el área que desean utilizar
para ver si estará disponible o no. Lo mismo sucede cuando son actividades
internas o académicas, por eso la Coordinación de Servicios Especiales
debe funcionar correctamente en esta área para que no hayan errores en las
locaciones que se deseen utilizar, ya sea para agentes externos a la UNE o
para actividades académicas internas.
Hasta ahora dichos procesos se gestionan de forma manual, es decir,
se va cargando la información en documentos de Microsoft office, y para el
proceso de búsqueda de alguna fecha para chequear la disponibilidad, el
usuario entra a Microsoft Excel y busca las fechas disponibles, esto hace
poco optimo la carga y visualización del calendario de eventos, ya que el
administrador del sistema pierde tiempo cargando cada uno de los eventos,
esto sin contar que puede tener al cliente en línea telefónica y debe hacerlo
rápido.
Por otro lado el inventario de productos averiados se hace también a
mano, a través de Microsoft Word, luego se redacta el memorándum o
informe con los datos que se solicitaron. Actualmente no disponen de un
inventario formal de las materiales que posee la coordinación, materiales
como taladros, martillos, entre otros no están reflejados en un inventario, solo
los tienen en un lugar físico, esto contribuye al desorden al momento de
solicitar algún material, ya sea de construcción, albañilería o cualquier área
que corresponda dicha coordinación.
Esta forma manual de hacer las actividades en la Coordinación de
Servicios Generales ha sido usada durante varios años y sin duda ha dado
resultado, no obstante, se desea mejorar a través de los sistemas de
información el tiempo de respuesta, el orden en los procesos, la distribución
de la información que se poseen y cada actividad desarrollada por ellos, ya
que son muchas las actividades que se llevan a cabo en dicha dirección, y el
resultado no ha sido óptimo, puesto que se ha hecho lento y tedioso el
7
verificar la disponibilidad de fechas, así como también la realización de
informes o inventarios se hace largo y poco organizado.
El servicio prestado por esta coordinación no ha sido el mejor ya que
los tiempos de respuesta de las consultas de fechas no se realiza de forma
rápida, y se pierde tiempo en la búsqueda de la fecha que se desea
visualizar, también al momento de realizar el inventario de artículos dañados
o averiados ocurre un problema y es que, cuando se aprueba el presupuesto
de dicho informe la coordinación no sabe cuál fue aprobado y esto los lleva a
leer cada uno para saber lo que ha aprobado haciendo perder tiempo, el cual
podría ser usado en otra actividad.
Por esa razón se solicita la realización de un sistema que facilite, agilice
y haga más eficiente cada actividad desarrollada por la Coordinación de
Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta. Esto a través de un
sistema de Gestión de Infraestructura a través del cual se busca la mejora
continua de procedimientos, efectividad operativa y procesos de la
organización.
De aquí nace la necesidad de la automatización de dichos procesos, ya
que a través de este sistema el usuario administrador del mismo tendrá más
facilidades a la hora de realizar cualquier actividad, ya él no se verá en la
tediosa obligación de crear los eventos para reservar, sino que el mismo
usuario interesado en reservar el espacio lo hará directamente a través de
este sistema, el cual estará disponible en el módulo de MiUne2.0 en la
página de la Universidad Nueva Esparta, y le llegara al administrador como
una nueva solicitud de evento, el administrador por su parte solo tendrá que
autorizar o denegar dicha solicitud. Como valor agregado el usuario que
desee reservar podrá ver una galería de fotos con la descripción de cada
lugar apto para reservaciones, lo que favorece ya que el mismo usuario ve
directamente el lugar y su descripción (aunque no conozca las instalaciones),
y ya el administrador no tiene que explicarle como es el sitio.
8
Así mismo, el proceso de creación de informes o planillas será más
sencilla ya que el administrador solo llenara una serie de campos y luego
generara la planilla donde traerá todos los datos que coloco, y estará lista
para su impresión, esto sin contar que podrá también observar o llamar
desde el sistema alguna planilla creada anteriormente, o consultar todas las
planillas que se realizaron en un año, mes o día en específico.
Se generará un inventario de materiales el cual estará seccionado por
el tipo de material, es decir albañilería, eléctrico, de construcciones, y
jardinería, esto contribuye al control y organizará todos los materiales que
posee la dirección de infraestructura física. Así como también habrá un
inventario de productos donde se podrá consultar por lugar específico todos
los productos que el mismo posee. Es importante recalcar que los materiales
están comprendidos por todos aquellos artículos “pequeños” que permiten
reparar algún producto o que ya están en el stock y no hace falta comprar
frecuentemente como lo son martillos, destornilladores, entre otros. Por otro
lado los productos son los artículos ya completos que tienen vida dentro de la
Universidad, un ejemplo de ello son: pupitres, pizarras, escritorios, entre
otros.
Esto además de facilitar los procesos desarrollados, permitirá una
mejora notable en la efectividad del trabajo. Ya que la información se
obtendrá de forma más rápida, bajo una interfaz cómoda para el usuario, lo
que permitirá un manejo de recursos exitoso.
9
Interrogantes de la investigación
Interrogante Principal
¿Cuáles son los procedimientos y tecnologías necesarias para la
automatización del registro, control y gestión de los procesos administrativos
de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta?
Interrogantes Secundarias
- ¿Cuáles son los requerimientos funcionales y no funcionales del
proceso de registro, control y gestión de los procesos administrativos de la
Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta?
- ¿Cómo analizar los requerimientos del sistema automatizado para el
registro, control y gestión de los procesos administrativos de la Coordinación
de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta?
- ¿Cómo se establecerá la interfaz gráfica y el modelo de Base de datos
necesarios para el registro, control y gestión de los procesos Coordinación
de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta?
- ¿Cuáles componentes se desarrollaran para la automatización del
proceso de registro, control y gestión de los procesos administrativos de la
Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta?
- ¿Qué funcionalidades presentara el sistema automatizado para el
registro, control y gestión de los procesos administrativos de la Coordinación
de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta?
- ¿Cuál será la estrategia de implantación del sistema automatizado?
10
Objetivos
Objetivo General
- Implantar un sistema automatizado para el registro, control y gestión
de los procesos administrativos de la Coordinación de Servicios Generales
de la Universidad Nueva Esparta.
Objetivos Específicos
- Determinar los requerimientos funcionales y no funcionales del
proceso de registro, control y gestión de los procesos administrativos de la
Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
- Analizar requerimientos del sistema automatizado para el registro,
control y gestión de los procesos administrativos de la Coordinación de
Servicios Generales Nueva Esparta.
- Establecer la interfaz gráfica y el modelo de base de datos necesarios
para el registro, control y gestión de los procesos administrativos de la
Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
- Desarrollar los componentes para la automatización del proceso de
registro, control y gestión de los procesos administrativos de la Coordinación
de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
- Establecer las funcionalidades del sistema automatizado para el
registro, control y gestión de los procesos administrativos de la Coordinación
de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
- Establecer la estrategia de implantación del sistema automatizado.
11
Justificación de la Investigación
Como respuesta a la problemática planteada, la Universidad Nueva
Esparta será el principal beneficiario de este sistema automatizado para el
registro, control y gestión de los procesos administrativos de la Coordinación
de Servicios Generales, en primer lugar el área gerencial, y en cada
ocasión que éste solicite algún informe el mismo le será enviado de forma
rápida y con la información actualizada, dicha información será de primera
mano y veraz. El usuario que solicitó el informe no tendrá que esperar el
tedioso proceso de cargar la información a Microsoft Excel o a Microsoft
Word, para imprimir o seleccionar manualmente lo que se solicitó, ahora el
usuario administrador simplemente por medio del sistema generará el
informe que se solicitó mediante un nombre único el cual tendrá la
información actualizada.
En ese mismo orden se ideas, se puede incluir como beneficiario el
área administrativa, dado que esto permite tener una organización más
precisa de los recursos que dispone la UNE, aprovechar el tiempo y manejar
los recursos de forma eficiente. Al tener en orden los recursos que fueron
aprobados y los artículos que se poseen será más fácil el control para futuras
solicitudes de artículos, ya que todo quedara registrado por fechas de
solicitud y su estado de aprobación. Evitando así que se extravíen los
artículos o haya un desorden y se redunde en la petición de alguno de ellos,
además el sistema contara con un inventario de materiales, el cual esta
seccionado por el tipo de material (construcción, eléctricos, carpintería, entre
otros), esto facilitara dicha peticiones de materiales porque se podrá
observar de manera más clara lo que se tiene en stock.
En segundo lugar, la Coordinación de Servicios Generales estará
directamente privilegiada a causa de la facilitación en las tareas que ellos
desempeñan diariamente. Se les permitirá el acceso al sistema de manera
sencilla con una interfaz amigable que ayudará notablemente el llevar a cabo
12
sus tareas, ya sea el reservar algún evento en las áreas de la UNE, ingresar
un nuevo reporte de avería, realizar un informe, o alguna solicitud de nuevos
artículos, todo será realizado de forma sencilla y comprensible, para que el
usuario se sienta cómodo y aproveche al máximo el tiempo en el sistema.
Es importante recalcar que este sistema formará parte del módulo
MiUne2.0, lo que hace que el usuario este cómodo con la interfaz puesto que
es conocida, además que a través de dicho sistema el administrador podrá
autorizar, o denegar cualquier solicitud de evento, cargar artículos dañados,
generar planillas de inspección (es la planilla donde solicitan la compra o
reparación de algún artículo), también arrojara una alarma días previos a
algún mantenimiento programado que este cargado previamente en el
sistema
Este sistema facilita y optimiza los procesos que la coordinación
realiza, el mismo garantiza un orden en todas las áreas que el comprende.
En tercer lugar, los usuarios que requieran algún servicio por parte de
este departamento obtendrán una respuesta al momento, si se tratase del
alquiler en algún espacio físico dentro de la UNE, solo se consultaría en el
sistema y al instante se obtiene la información. Es decir, si alguna externa a
la universidad desea alquilar algún espacio dentro de la UNE, a través del
sistema el podrá ver los espacios con fotos y la descripción de cada uno. Así
mismo el usuario una vez vea el lugar desea alquilar, podrá hacer una pre
reservación del mismo
Es decir todo se hará de una forma más directa, lo que conlleva a hacer
más rápidos en los procesos, brindando un mejor servicio y atención para
todos los diferentes usuarios del mismo.
Cabe destacar que este trabajo de grado servirá como antecedentes
para futuras investigaciones, dentro y fuera de la Universidad Nueva Esparta.
Dando apoyo a nuevos tópicos.
13
Delimitaciones
Temática
Este proyecto consiste en desarrollar un sistema WEB, es decir el
mismo estará disponible en una dirección determinada de internet, a través
de los sistemas de Información que permita la automatización para el
registro, control y gestión de los procesos administrativos de la Coordinación
de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
Geográfica
La producción de este proyecto se realizará en las instalaciones de la
Universidad Nueva Esparta, ubicada en la Av. Sur 7 Urb. Los Naranjos,
Municipio El Hatillo. Estado Miranda. El desarrollo tendrá un tiempo
comprendido de 6 meses, desde abril 2015 hasta octubre 2015.
Temporal
La investigación está enmarcada en el periodo académico que va desde
enero 2014 a octubre 2015, para su desarrollo.
Limitaciones
No se encontraron limitaciones que impidan el desarrollo de la
investigación.
CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
Antecedentes de la Investigación
La revisión bibliografía arrojó como resultado la localización de trabajos
de grado cuya temática se relaciona con la implantación de sistemas de
información en las empresas privadas, para beneficiar a los trabajadores.
Seguidamente se describen los aspectos más relevantes de tales trabajos:
De Afonso y Segnini (2009), realizaron una investigación que lleva por
título: Desarrollo de un sistema automatizado bajo entorno web para el
control de la programación académica en la Universidad de Oriente Núcleo
de Anzoátegui.
El objetivo de nuestro trabajo de grado es implantar un sistema
automatizado para el registro, control y gestión de los procesos
administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad
Nueva Esparta, el cual tiene un cierre muy similar al trabajo de grado
presentado por Afonso y Segnini y es por ello que se toma como
antecedente, en cuanto a lograr un sistema que garantice información
confiable, ya que uno de sus principales objetivos es validar los datos
ingresados y que sus usuarios puedan consultar el mapa de aulas con el fin
de mejorar la planificación de su programación.
En cuanto a las herramientas que en el usan, como son PHP, el
Lenguaje de Modelado UML, también serán presentadas en nuestro trabajo
de investigación.
15
De Gabás(2011), presentó este trabajo de grado titulado: Sistema de
facturación y control de clientes de la empresa técnicos en servicios Tes,
C.A.
En lo que respecta al aporte de este trabajo de investigación se tiene
que, tanto su finalidad como la nuestra es parecida al querer lograr en el
presente trabajo de grado un sistema automatizado para el registro, control y
gestión de los procesos administrativos de la Coordinación de Servicios
Generales de la Universidad Nueva Esparta, obteniendo respuesta en menor
tiempo y mayor eficiencia en el trabajo realizado.
En cuanto a las herramientas utilizadas, como Lenguaje de Modelado
UML, HTML, PHP, JavaScript y jQuery nos sirven de ejemplo para un mejor
uso de estas, en nuestro trabajo de grado.
De Carmona y Castillo (2012), realizaron una investigación que lleva
por título: Desarrollo de un sistema de información web para la
automatización de los procesos de control académico, gestión administrativa,
emisión de reportes y pagos. Caso: Unidad educativa privada “JUAN
BAUTISTA ARISMENDI”.
Este proyecto realizado en la Universidad Nueva Esparta (UNE), nace
debido a las necesidades que existían en los diversos procesos dentro de la
Unidad Educativa, algunos de estos procesos son: Control académico,
gestión administrativa, emisión de reportes y pagos, entre otros.
Dentro de la Unidad Educativa se había notado un alto índice de trabajo
realizado de manera lenta, por el aumento de población en dicha institución y
por lo cual se necesita con urgencia un sistema automatizado para disminuir
esos tiempos de espera y mayor control tanto académico como
administrativo.
Estos problemas dentro de la Unidad Educativa, llevaron al desarrollo
de este proyecto, se toma como antecedente de la presente investigación
debido a la similitud de los casos y los problemas que existen en la
Universidad Nueva Esparta (UNE). El objetivo de nuestro trabajo de grado es
16
implantar un sistema automatizado para el registro, control y gestión de los
procesos administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la
Universidad Nueva Esparta, para así solventar algunas debilidades que se
vienen presentando en esta Coordinación, es por ello que el trabajo de grado
presentado por Carmona y Castillo nos sirve de gran ayudar, ya que nos
brinda información sobre la automatización de procesos y emisión de
reportes.
Martínez. (2011) presentó este trabajo de grado titulado Desarrollo de
un software para la automatización de los procesos administrativos de la
sección de almacén del núcleo Monagas de la Universidad de Oriente. La
finalidad del trabajo mencionado anteriormente fue agilizar los procesos
administrativos llevados a cabo en dicha sección, tales como la generación
de reportes de productos existentes en el almacén lo que traerá consigo un
ahorro significativo del tiempo de respuesta y una carga de trabajo mucho
menor para los trabajadores que laboran en la sección de almacén.
Nos fue de gran referencia este trabajo de grado, ya que tanto su
finalidad como la nuestra es parecida al querer lograr agilizar los procesos
administrativos de la UNE, obteniendo respuesta en menor tiempo y mayor
eficiencia en el trabajo realizado.
Para el logro de sus objetivos planteados, se siguió como guía de
desarrollo de software la metodología Proceso Unificado Racional (RUP) con
la ayuda de la herramienta de modelado Lenguaje Unificado de Modelado
(UML), las cuales nos sirvieron de apoyo para la elaboración de la
metodología y el modelado UML.
17
Bases Teóricas de la Investigación
Teoría General de Sistemas
Según Johansen (2004), la definición de la teoría de sistemas es:
Estudio interdisciplinario de la organización abstracta de fenómenos,
independiente de su sustancia, tipo o escala temporal o espacial de
existencia. Investiga los principios comunes a todas las entidades
complejas y a los modelos (usualmente matemáticos), los cuales
pueden ser usados para describirlos. (s/n)
Al estudiar la teoría de sistemas se debe comenzar por las premisas o
los supuestos subyacentes en la teoría general de los sistemas. Boulding
(1964) intentó una síntesis de los supuestos subyacentes en la teoría general
de los sistemas y señala cinco premisas básicas. Dichas premisas se podrían
denominar igualmente postulados (P), presuposiciones o juicios de valor.
P1. El orden, la regularidad y la carencia de azar son preferibles a la
carencia de orden o a la irregularidad (caos) y a la existencia de un estado
aleatorio.
P2. El carácter ordenado del mundo empírico hace que el mundo sea
bueno, interesante y atrayente para el teórico de los sistemas.
P3. Hay orden en el ordenamiento del mundo exterior o empírico (orden
en segundo grado): una ley de leyes.
P4. Para establecer el orden, la cuantificación y la matematización son
auxiliares altamente valiosos.
P5. La búsqueda de la ley y el orden implica necesariamente la
búsqueda de los referentes empíricos de este orden y de esta ley.
El teórico general de sistemas no es tan sólo un investigador del
orden en el orden y de las leyes de leyes; busca las materializaciones
18
concretas y particularistas del orden abstracto y de la ley formal que
descubre.
La búsqueda de referentes empíricos para abstraer un orden y leyes
formales puede partir de uno u otro de los dos puntos iniciales, el origen
teórico y el empírico. El teórico de sistemas puede comenzar con alguna
relación matemática elegante y luego indagar a su alrededor el mundo
empírico para ver si puede encontrar algo que encaje en esa relación, o
puede comenzar con algún orden empírico cuidadosa y pacientemente
elaborado en el mundo de la experiencia y luego registrar el mundo abstracto
de la matemática hasta encontrar alguna relación que lo ayude a simplificar
ese orden o a relacionarlo con otras leyes con los cuales está familiarizado.
En consecuencia, la teoría general de los sistemas, al igual que todas
las ciencias verdaderas, se basa en una búsqueda sistemática de la ley y el
orden en el universo; pero a diferencia de las otras ciencias, tiende a ampliar
su búsqueda, convirtiéndola en una búsqueda de un orden de órdenes, de
una ley de leyes. Este es el motivo por el cual se le ha denominado la teoría
general de sistemas.
Según Schoderbek y otros (1993) las características que los teóricos
han atribuido a la teoría general de los sistemas son las siguientes:
Interrelación e interdependencia de objetos, atributos, acontecimientos
y otros aspectos similares. Toda teoría de los sistemas debe tener en cuenta
los elementos del sistema, la interrelación existente entre los mismos y la
interdependencia de los componentes del sistema. Los elementos no
relacionados e independientes no pueden constituir nunca un sistema.
19
Totalidad. El enfoque de los sistemas no es un enfoque analítico, en el
cual el todo se descompone en sus partes constituyentes para luego estudiar
en forma aislada cada uno de los elementos descompuestos: se trata más
bien de un tipo gestáltico de enfoque, que trata de encarar el todo con todas
sus partes interrelacionadas e interdependientes en interacción.
Búsqueda de objetivos. Todos los sistemas incluyen componentes que
interactúan, y la interacción hace que se alcance alguna meta, un estado
final o una posición de equilibrio.
Insumos y productos. Todos los sistemas dependen de algunos
insumos para generar las actividades que finalmente originaran el logro de
una meta. Todos los sistemas originan algunos productos que otros sistemas
necesitan.
Transformación. Todos los sistemas son transformadores de entradas
en salidas. Entre las entradas se pueden incluir informaciones, actividades,
una fuente de energía, conferencias, lecturas, materias primas, etc. Lo que
recibe el sistema es modificado por éste de tal modo que la forma de la
salida difiere de la forma de entrada.
Entropía. La entropía está relacionada con la tendencia natural de los
objetos a caer en un estado de desorden. Todos los sistemas no vivos
tienden hacia el desorden; si los deja aislados, perderán con el tiempo todo
movimiento y degenerarán, convirtiéndose en una masa inerte.
Regulación. Si los sistemas son conjuntos de componentes
interrelacionados e interdependientes en interacción, los componentes
interactuantes deben ser regulados (manejados) de alguna manera para que
los objetivos (las metas) del sistema finalmente se realicen.
Jerarquía. Generalmente todos los sistemas son complejos, integrados
por subsistemas más pequeños. El término "jerarquía" implica la introducción
de sistemas en otros sistemas.
Diferenciación. En los sistemas complejos las unidades especializadas
desempeñan funciones especializadas. Esta diferenciación de las funciones
20
por componentes es una característica de todos los sistemas y permite al
sistema focal adaptarse a su ambiente.
Equifinalidad. Esta característica de los sistemas abiertos afirma que los
resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de
maneras diferentes. Contrasta con la relación de causa y efecto del sistema
cerrado, que indica que sólo existe un camino óptimo para lograr un objetivo
dado. Para las organizaciones complejas implica la existencia de una
diversidad de entradas que se pueden utilizar y la posibilidad de transformar
las mismas de diversas maneras.
Sistemas
Los sistemas están presentes en la vida diaria, los sistemas
computarizados buscan lograr un bien común. Lo cual es su razón de ser,
satisfacer una necesidad esto a través de algoritmos, lo cual dicta el paso a
paso de lo que realiza.
Según Senn (1998), “en el sentido más amplio, un sistema es un
conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo
común.” (p.19)
Por otro lado Horton (2010) afirma que es, “Una serie estructurada o
integrada de procesos para manejar información o datos caracterizados por
un procesamiento repetitivo de Inputs, actualización de datos y generación
de outputs (p.10)”
Sistemas de Información
Es una combinación organizada de personas, hardware, software,
redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne, transforma y
diseña información en una organización. Las personas han dependido de los
sistemas de información para comunicarse entre sí utilizando una variedad
de organismos físicos (hardware), procedimientos e instrucciones de
21
procesamiento de información (software), canales de comunicaciones (redes)
y datos almacenados (recursos de datos) desde los albores de la civilización.
Peralta (2008), “Todo sistema de información realiza cuatro actividades
básicas que son: entrada de la información, almacenamiento de la
información, procesamiento de la información y salida de la información”.
Se puede decir entonces que, los sistemas de información forman parte
fundamental en las organizaciones ya que facilitan la toma de decisiones y
poseen un conjunto habilidades o características que lo hacen de suma
importancia, para este proyecto.
- Entrada de información
Proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para
procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado,
diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.
- Almacenamiento de información
Es una de las actividades más importantes que tiene una computadora,
ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información
guardad en la sesión o proceso anterior.
- Procesamiento de la información
Esta característica de los sistemas permite la transformación de los
datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de
decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de
decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que
contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.
- Salida de información
Es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien
datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las
impresoras, graficadores, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.
22
Base de Datos
Se puede decir que la bases de datos o según sus sigas BDD, es una
especie de almacén o banco el cual permite guardar información de forma
ordenada, lo que facilita su posterior uso.
Según C.J Date (2001), Un sistema de Base de Datos es básicamente
un sistema para llevar registros, es decir, es un sistema cuya finalidad
general es almacenar información y permitir a los usuarios recuperar y
autorizar peticiones de información.
Por otro lado, según Megias (2005), Las bases de datos son el método
preferido para el almacenamiento estructurado de datos. Desde las grandes
aplicaciones multiusuario de bases de datos para asegurar la integridad de
los datos y facilitar la labor tanto de usuarios como de los programadores que
las desarrollan. Desde la realización del primer modelo de datos, pasando
por la administración del sistema gestor, hasta llegar al desarrollo de la
aplicación, los conceptos y la tecnología asociados son muchos y muy
heterogéneos.
Megias también indica, “una base de datos de un SI (Sistema de
Información) es la representación integrada de los conjuntos de entidades
instancia correspondientes a las diferentes entidades tipo del SI y de sus
interrelaciones. Esta representación informática (o conjunto estructurado de
datos) debe poder ser utilizada de forma compartida por muchos usuarios de
distintos tipos” (p.8)
En el caso particular de la Universidad Nueva Esparta, debe ser
aplicada una base de datos, la cual debe cumplir con las funciones y
características básicas, como lo es la independencia de datos, cardinalidad y
normalización en sus (3) tres formas normales. Esto para poder realizar la
automatización de los procesos requeridos.
23
Manejadores de Base de Datos
Es un conjunto de programas encargados de la creación y todos los
accesos a la base de datos, compuesto por un lenguaje de definición de
datos (DDL) y de un leguaje de consulta (SQL).
Los Sistemas Manejadores de Base de Datos (SMBD), sirve de interfaz
entre la base da tos física y el usuario, se puede decir que es el corazón de
la Base de datos ya que controla los aspectos que la pueden afectar.
Entre los diferentes tipos de base de datos, podemos encontrar los
siguientes:
- MySql: es una base de datos con licencia GPL basada en un servidor.
Se caracteriza por su rapidez. No es recomendable usar para grandes
volúmenes de datos.
- Microsoft SQL Server: es una base de datos más potente que access
desarrollada por Microsoft. Se utiliza para manejar grandes volúmenes de
informaciones.
- PostgreSql y Oracle: Son sistemas de base de datos poderosos.
Administra muy bien grandes cantidades de datos, y suelen ser utilizadas en
intranets y sistemas de gran calibre.
- PostgreSQL es un sistema de gestión de bases de datos objeto-
relacional, distribuido bajo licencia BSD y con su código fuente disponible
libremente. Es el sistema de gestión de bases de datos de código abierto
más potente del mercado y en sus últimas versiones no tiene nada que
envidiarle a otras bases de datos comerciales.
Utiliza un modelo cliente/servidor y usa multiprocesos en vez de
multihilos para garantizar la estabilidad del sistema. Un fallo en uno de los
procesos no afectará el resto y el sistema continuará funcionando.
24
En nuestro trabajo de grado, trabajaremos con PostgreSql, el cual como
mencionamos anteriormente es un sistema de base de datos poderoso,
administra muy bien gran cantidad de datos y sistemas bastante grandes.
Es por ello que elegimos trabajar con PostgreSql, ya que nuestro
sistema abarca una gran cantidad de data y al ser un módulo de MiUne 2.0
(página actual de la universidad), necesitamos esa estabilidad que este
Manejador de Base de Datos nos brinda.
HTML
Siglas de HyperText Markup Language («lenguaje de marcas de
hipertexto»), hace referencia al lenguaje de marcado para la elaboración de
páginas web. Es un estándar que sirve de referencia para la elaboración de
páginas web en sus diferentes versiones, define una estructura básica y un
código (denominado código HTML) para la definición de contenido de una
página web, como texto, imágenes, etc. Es un estándar a cargo de la W3C,
organización dedicada a la estandarización de casi todas las tecnologías
ligadas a la web, sobre todo en lo referente a su escritura e interpretación. Es
el lenguaje con el que se definen las páginas web.
El lenguaje HTML basa su filosofía de desarrollo en la referenciación.
Para añadir un elemento externo a la página (imagen, vídeo, script, etc.),
este no se incrusta directamente en el código de la página, sino que se hace
una referencia a la ubicación de dicho elemento mediante texto. De este
modo, la página web contiene sólo texto mientras que recae en el navegador
web (interpretador del código) la tarea de unir todos los elementos y
visualizar la página final. Al ser un estándar, HTML busca ser un lenguaje
que permita que cualquier página web escrita en una determinada versión,
pueda ser interpretada de la misma forma (estándar) por cualquier
navegador web actualizado.
25
CSS
Hoja de estilo en cascada o CSS (siglas en inglés de cascading style
sheets) es un lenguaje usado para definir y crear la presentación de un
documento estructurado escrito en HTML o XML (y por extensión en
XHTML). El World Wide Web Consortium (W3C) es el encargado de formular
la especificación de las hojas de estilo que servirán de estándar para los
agentes de usuario o navegadores.
La idea que se encuentra detrás del desarrollo de CSS es separar la
estructura de un documento de su presentación.
La información de estilo puede ser definida en un documento separado
o en el mismo documento HTML. En este último caso podrían definirse
estilos generales en la cabecera del documento o en cada etiqueta particular
mediante el atributo «style».
Lenguajes de Programación
Es un lenguaje formal, que mediante sentencias, instrucciones,
operadores y reglas de sintaxis permite la creación de programas que
permitan controlar el comportamiento físico y lógico de un dispositivo. Para la
creación de este proyecto, se utilizaron diversos lenguajes, los cuales son
descritos a continuación:
Java
El lenguaje de programación Java fue originalmente desarrollado por
James Gosling de Sun Microsystems (la cual fue adquirida por la compañía
Oracle) y publicado en 1995 como un componente fundamental de la
plataforma Java de Sun Microsystems. Su sintaxis deriva en gran medida de
C y C++, pero tiene menos utilidades de bajo nivel que cualquiera de ellos.
26
Las aplicaciones de Java son generalmente compiladas a bytecode
(clase Java) que puede ejecutarse en cualquier máquina virtual Java (JVM)
sin importar la arquitectura de la computadora subyacente.
Es un lenguaje de programación de propósito general, concurrente,
orientado a objetos y basado en clases que fue diseñado específicamente
para tener tan pocas dependencias de implementación como fuera posible.
Su intención es permitir que los desarrolladores de aplicaciones escriban el
programa una vez y lo ejecuten en cualquier dispositivo (conocido en inglés
como WORA, o "write once, run anywhere"), lo que quiere decir que el código
que es ejecutado en una plataforma no tiene que ser recompilado para correr
en otra.
JavaScript
JavaScript (abreviado comúnmente "JS") es un lenguaje de
programación interpretado, dialecto del estándar ECMAScript. Se define
como orientado a objetos, basado en prototipos, imperativo, débilmente
tipado y dinámico.
Se utiliza principalmente en su forma del lado del cliente (client-side),
implementado como parte de un navegador web permitiendo mejoras en la
interfaz de usuario y páginas web dinámicas aunque existe una forma de
JavaScript del lado del servidor (Server-side JavaScript o SSJS). Su uso en
aplicaciones externas a la web, por ejemplo en documentos PDF,
aplicaciones de escritorio (mayoritariamente widgets) es también significativo.
JavaScript se diseñó con una sintaxis similar al C, aunque adopta
nombres y convenciones del lenguaje de programación Java. Sin embargo
Java y JavaScript no están relacionados y tienen semánticas y propósitos
diferentes.
Todos los navegadores modernos interpretan el código JavaScript
integrado en las páginas web. Para interactuar con una página web se
27
provee al lenguaje JavaScript de una implementación del Document Object
Model (DOM).
Tradicionalmente se venía utilizando en páginas web HTML para
realizar operaciones y únicamente en el marco de la aplicación cliente, sin
acceso a funciones del servidor. JavaScript se interpreta en el agente de
usuario, al mismo tiempo que las sentencias van descargándose junto con el
código HTML.
PHP
Es un lenguaje de programación de uso general de código del lado del
servidor originalmente diseñado para el desarrollo web de contenido
dinámico. Fue uno de los primeros lenguajes de programación del lado del
servidor que se podían incorporar directamente en el documento HTML en
lugar de llamar a un archivo externo que procese los datos. El código es
interpretado por un servidor web con un módulo de procesador de PHP que
genera la página Web resultante. PHP ha evolucionado por lo que ahora
incluye también una interfaz de línea de comandos que puede ser usada en
aplicaciones gráficas independientes. Puede ser usado en la mayoría de los
servidores web al igual que en casi todos los sistemas operativos y
plataformas sin ningún costo.
Fue creado originalmente por Lerdorf (1995). Actualmente el lenguaje
sigue siendo desarrollado con nuevas funciones por el grupo PHP. Este
lenguaje forma parte del software libre publicado bajo la licencia PHP, que es
incompatible con la Licencia Pública General de GNU debido a las
restricciones del uso del término PHP.
28
Librerías utilizadas
jQuery
Es una biblioteca de JavaScript, creada inicialmente por John Resig, que
permite simplificar la manera de interactuar con los documentos HTML,
manipular el árbol DOM, manejar eventos, desarrollar animaciones y agregar
interacción con la técnica AJAX a páginas web. Fue presentada el 14 de
enero de 2006 en el BarCamp NYC. jQuery es la biblioteca de JavaScript
más utilizada.
jQuery es software libre y de código abierto, posee un doble
licenciamiento bajo la Licencia MIT y la Licencia Pública General de GNU v2,
permitiendo su uso en proyectos libres y privados. jQuery, al igual que otras
bibliotecas, ofrece una serie de funcionalidades basadas en JavaScript que
de otra manera requerirían de mucho más código, es decir, con las funciones
propias de esta biblioteca se logran grandes resultados en menos tiempo y
espacio.
jQuery UI
Es una biblioteca de componentes para el framework jQuery que le
añaden un conjunto de plug-ins, widgets y efectos visuales para la creación
de aplicaciones web. Cada componente o módulo se desarrolla de acuerdo a
la filosofía de jQuery (find something, manipulate it: encuentra algo,
manipúlalo).
AngularJS
Es un framework de JavaScript de código abierto, mantenido por
Google, que ayuda con la gestión de lo que se conoce como aplicaciones de
una sola página. Su objetivo es aumentar las aplicaciones basadas en
29
navegador con capacidad de Modelo Vista Controlador (MVC), en un
esfuerzo para hacer que el desarrollo y las pruebas sean más fáciles.
La biblioteca lee el HTML que contiene atributos de las etiquetas
personalizadas adicionales, entonces obedece a las directivas de los
atributos personalizados, y une las piezas de entrada o salida de la página a
un modelo representado por las variables estándar de JavaScript. Los
valores de las variables de JavaScript se pueden configurar manualmente, o
recuperados de los recursos JSON estáticas o dinámicas.
Frameworks
Zend Frameworks
Es un código abierto, orientado a objetos framework de aplicaciones
web para PHP 5. Zend Framework menudo se llama un “biblioteca de
componentes", ya que tiene muchos componentes débilmente acoplados que
se pueden utilizar más o menos independiente. Pero Zend Framework
también proporciona una implementación avanzada Modelo - Vista-
Controlador (MVC) que se puede utilizar para establecer una estructura
básica para sus aplicaciones de Zend Framework.
Entonces, ¿qué es exactamente este patrón MVC todo el mundo sigue
hablando, y por qué te importa? MVC es mucho más que un acrónimo de
tres letras, que se puede sacar de repente en cualquier momento que quiero
sonar inteligente; se ha convertido en un estándar en el diseño de
aplicaciones web modernas. Y por una buena razón. La mayoría de
aplicaciones web de código cae bajo una de las tres categorías siguientes:
presentación, lógica de negocio y acceso a datos. Los modelos patrón MVC
esta separación de las preocupaciones también. El resultado final es que su
código de presentación se puede consolidar en una parte de su solicitud con
su lógica de negocio en sí y su código de acceso a datos en otro.
30
Muchos desarrolladores han encontrado esta separación bien definida
indispensable para mantener su código organizado, especialmente cuando
más de un desarrollador está trabajando en la misma
- Modelo: Esta es la parte de la aplicación que define su funcionalidad
básica detrás de un conjunto de abstracciones. Rutinas de acceso de datos y
un poco de lógica de negocios se pueden definir en el modelo.
- Ver – Vistas: definen exactamente lo que se presenta al usuario. Por
lo general, los controladores pasan datos a cada fin de hacer que en algún
formato. Vistas a menudo recoger datos desde el usuario, también. Aquí es
donde es probable encontrar código HTML en sus aplicaciones MVC.
- Controlador – Controladores: unen todos los patrones juntos.
Manipulan modelos , deciden qué vista para mostrar en base a la solicitud
del usuario y otros factores, pasan a lo largo de los datos que necesitará
cada vista, o la mano fuera de control a otro controlador completo.
Metodología aplicada
Rational Unified Process (RUP)
El Proceso Racional Unificado (Rational Unified Process en inglés,
habitualmente resumido como RUP) es un proceso de desarrollo de software
desarrollado por la empresa Rational Software, actualmente propiedad
de IBM. Junto con el Lenguaje Unificado de Modelado UML, constituye la
metodología estándar más utilizada para el análisis, diseño, implementación y
documentación de sistemas orientados a objetos.
El RUP no es un sistema con pasos firmemente establecidos, sino un
conjunto de metodologías adaptables al contexto y necesidades de cada
organización. También se conoce por este nombre al software, también
desarrollado por Rational, que incluye información entrelazada de
diversos artefactos y descripciones de las diversas actividades. Está incluido
en el Rational Method Composer (RMC), que permite la personalización de
acuerdo con las necesidades.
31
Originalmente se diseñó un proceso genérico y de dominio público, el
Proceso Unificado, y una especificación más detallada, el Rational Unified
Process, que se vendiera como producto independiente.
“El modelamiento del negocio es una disciplina en la metodología RUP
que se ve en el ámbito más amplio de la empresa. Se utiliza para entender el
negocio actual, procesos y determinan la forma en que se pueden mejorar.
Identificar oportunidades para la automatización es una forma en que puede
mejorar los procesos de negocio.
Puede llevar a cabo el modelado de negocios como parte de un
proyecto para ayudar a obtener una mejor comprensión del contexto de
negocios o como un proyecto independiente que desova varios proyectos
de desarrollo de software. (Popescue, 2006).
Se puede decir que las características principales de esta metodología
son:
- Forma disciplinada de asignar tareas y responsabilidades (quién hace
qué, cuándo y cómo).
- Pretende implementar las mejores prácticas en Ingeniería de
Software.
- Desarrollo iterativo.
- Administración de requisitos.
- Uso de arquitectura basada en componentes.
- Control de cambios.
- Modelado visual del software.
- Verificación de la calidad del software
El RUP es un producto de Rational International Business Machines
Corp. (IBM). Se caracteriza por ser iterativo e incremental, de estar centrado
en la arquitectura y guiado por los casos de uso. Incluye artefactos (que son
los productos tangibles del proceso como por ejemplo, el modelo de casos
de uso, el código fuente, etc.) y roles (papel que desempeña una persona en
32
un determinado momento, una persona puede desempeñar distintos roles a
lo largo de este proceso).
- Principios de desarrollo
La Filosofía del RUP está basada en 6 principios clave que son los
siguientes:
1. Adaptar el proceso: el proceso deberá adaptarse a las necesidades
del cliente ya que es muy importante interactuar con él. Las características
propias del proyecto. El tamaño del mismo, así como su tipo o las
regulaciones que lo condicionen, influirán en su diseño específico. También
se deberá tener en cuenta el alcance del proyecto.
2. Equilibrar prioridades: los requisitos de los diversos participantes
pueden ser diferentes, contradictorios o disputarse recursos limitados. Debe
encontrarse un equilibrio que satisfaga los deseos de todos. Gracias a este
equilibrio se podrán corregir desacuerdos que surjan en el futuro.
3. Demostrar valor iterativamente: los proyectos se entregan, aunque
sea de un modo interno, en etapas iteradas. En cada iteración se analiza la
opinión de los inversores, la estabilidad y calidad del producto, y se refina la
dirección del proyecto así como también los riesgos involucrados.
5. Colaboración entre equipos: el desarrollo de software no lo hace una
única persona sino múltiples equipos. Debe haber una comunicación fluida
para coordinar requisitos, desarrollo, evaluaciones, planes, resultados, etc.
6. Enfocarse en la calidad: el control de calidad no debe realizarse al
final de cada iteración, sino en todos los aspectos de la producción. El
aseguramiento de la calidad forma parte del proceso de desarrollo y no de un
grupo independiente.
7. Elevar el Nivel de Abstracción: este principio dominante motiva el uso
de conceptos reutilizables tales como patrón del software, lenguajes 4GL o
esquemas (frameworks) por nombrar algunos. Estos se pueden acompañar
por las representaciones visuales de la arquitectura, por ejemplo con UML.
33
La estructura dinámica de RUP es la que permite que éste sea un
proceso de desarrollo fundamentalmente iterativo, y consta de 4 fases:
- Inicio (también llamado Incepción o Concepción).
- Elaboración.
- Desarrollo (también llamado Implementación, Construcción).
- Cierre (también llamado Transición)
Grafico 1 Marco del Proyecto RUP
Fuente: IBM developerWorks.
- Fase de Inicio: Esta fase tiene como propósito definir y acordar el
alcance del proyecto con los patrocinadores, identificar los riesgos asociados
al proyecto, proponer una visión muy general de la arquitectura de software y
producir el plan de las fases y el de iteraciones posteriores.
- Fase de elaboración: En la fase de elaboración se seleccionan los
casos de uso que permiten definir la arquitectura base del sistema y se
desarrollaran en esta fase, se realiza la especificación de los casos de uso
seleccionados y el primer análisis del dominio del problema, se diseña la
solución preliminar.
34
- Fase de Desarrollo: El propósito de esta fase es completar la
funcionalidad del sistema, para ello se deben clarificar los requisitos
pendientes, administrar los cambios de acuerdo a las evaluaciones
realizados por los usuarios y se realizan las mejoras para el proyecto.
- Fase de Transición: El propósito de esta fase es asegurar que el
software esté disponible para los usuarios finales, ajustar los errores y
defectos encontrados en las pruebas de aceptación, capacitar a los usuarios
y proveer el soporte técnico necesario. Se debe verificar que el producto
cumpla con las especificaciones entregadas por las personas involucradas
en el proyecto.
El Modelado del Negocio el cual se lo realiza con mayor énfasis en la
fase conceptual de la metodología Rational Unified Process (RUP) tiene
como objetivos comprender la estructura, la dinámica de la organización,
problemas actuales, identificar posibles mejoras y comprender los procesos.
Utiliza el Modelo de Casos de Uso del Negocio para describir los procesos
del negocio y los clientes, el Modelo de Objetos del Negocio para describir
cada Caso de uso del Negocio con los Trabajadores, además utilizan los
Diagramas de Actividad y de Clases. Es de suma importancia elegir la
metodología adecuada, así como las herramientas de implementación
adecuadas, es por ello que la metodología Rational Unified Process (RUP)
basada en el modelamiento del Negocio nos proporciona todas las
bases para llevar al éxito la elaboración de software.
Muchas organizaciones desean que los proyectos de desarrollo de
software que requieren implementar sean exitosos, razón por la cual se
encuentran implementando mecanismos que les permitan alcanzar estos
objetivos. Se realizó un análisis exhaustivo de que es lo que hace fallar a los
proyectos de desarrollo de software obteniendo como resultado que las
fallas más importantes radican en la falta de una adecuada metodología de
gestión de proyectos pero enfocada a la industria de desarrollo de software.
35
Arquitectura Modelo Vista Controlador (MVC)
Es un patrón de arquitectura de software, el cual se basa en la
separación de tres capas principales: Modelo, Vista, Controlador.
- Modelo: Contiene todas las consultas relacionadas a la Base de datos,
solo suministra o recibe información directamente del Controlador o del
Manejador de Base de Datos, representa toda la estructura de datos, no
tiene noción de la existencia de la Vista.
- Vista: Maneja todos los aspectos desde el punto de vista de interfaz
de usuario, en pocas palabras la salida y captura de información, interactúa
directamente con el Controlador. En esta capa se utiliza una diversidad de
lenguajes como el XML, HTML, CSS, JavaScript y un mínimo de PHP, lo
esencial para imprimir contenido.
- Controlador: Contiene toda la lógica de negocio, se convierte en un
intermediario entre el Modelo y la Vista. Se involucra todo proceso que
analiza la información para un determinado fin, por ejemplo: Validaciones,
Condiciones, Generación de reportes, Prepara el contenido a mostrar en la
Vista, etc…
Strappazon (2010), manifiesta que: El éxito de todo sistema se debe a
uno de los aspectos más importantes, que es la correcta implementación de
una arquitectura de desarrollo, que permita una fácil y flexible expansión de
sus requerimientos. Por ellos surgió la Arquitectura Modelo Vista Controlador
(MVC), la cual trata de separar los componentes más esenciales de un
software en tres capas.
La utilización de esta arquitectura facilitó el desarrollo del sistema para
la Universidad Nueva Esparta, ya que proporciono el mantenimiento de los
módulos y funciones, reduce el uso de código y genera una lógica
reutilizable, buscando así la optimalización de tiempo invertido.
36
Grafico 2
Modelo Vista Controlador
Fuente: Wikipedia, La enciclopedia libre.
37
Definición de términos
- Dato: es una representación simbólica (numérica, alfabética,
algorítmica, espacial, etc.) de un atributo o variable cuantitativa o cualitativa.
Los datos describen hechos empíricos, sucesos y entidades. Es un valor o
referente que recibe el computador por diferentes medios, los datos
representan la información que el programador manipula en la construcción
de una solución o en el desarrollo de un algoritmo. (Wikipedia, Enciclopedia
libre, 2015).
- Hardware: se refiere a todas las partes tangibles de un sistema
informático; sus componentes son: eléctricos, electrónicos, electromecánicos
y mecánicos. Son cables, gabinetes o cajas, periféricos de todo tipo y
cualquier otro elemento físico involucrado. (Wikipedia, Enciclopedia libre,
2014).
- Software: equipamiento lógico o soporte lógico de un sistema
informático, que comprende el conjunto de los componentes lógicos
necesarios que hacen posible la realización de tareas específicas, en
contraposición a los componentes físicos. (Wikipedia, Enciclopedia libre,
2014).
- jQuery UI: Es una biblioteca de componentes para el framework
jQuery que le añaden un conjunto de plug-ins, widgets y efectos visuales
para la creación de aplicaciones web. Cada componente o módulo se
desarrolla de acuerdo a la filosofía de jQuery (find something, manipulate it:
encuentra algo, manipúlalo).
- World Wide Web: En informática, la World Wide Web (WWW) o Red
informática mundial comúnmente conocida como la Web, es un sistema de
distribución de documentos de hipertexto o hipermedios interconectados y
accesibles vía Internet. Con un navegador web, un usuario visualiza sitios
web compuestos de páginas web que pueden contener texto, imágenes,
38
vídeos u otros contenidos multimedia, y navega a través de esas páginas
usando hiperenlaces. (Wikipedia, Enciclopedia libre, 2015).
- Internet: Red de redes que permite la interconexión descentralizada de
computadoras a través de un conjunto de protocolos denominado TCP/IP.
- TCP/IP: son siglas de Protocolo de Control de Trasmisión/ protocolo
de Internet (en inglés Trasmission Control Protocol/Internet Protocol), un
sistema de protocolos que hacen posibles servicios telnet FTP, E-mail y otros
entre ordenadores que no pertenecen a la misma red.
39
Bases Legales
Según la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999),
artículo 102:
Este artículo permitió sustentar el desarrollo del trabajo de investigación
ya que expresa que… “la educación es un derecho humano, un deber social,
es democrática, gratuita, obligatoria y es un servicio público fundamentada
en el respeto de todas las corrientes del pensamiento, con la finalidad de
desarrollar el potencial creativo de cada ser humano”.
Según la Ley de Ciencia, Tecnología e Innovaciones (LOCTI) (2005),
artículo 1: El presente Decreto-Ley tiene por objeto desarrollar los principios
orientadores que en materia de ciencia, tecnología e innovación, establece la
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, organizar el Sistema
Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación, definir los lineamientos que
orientarán las políticas y estrategias para la actividad científica, tecnológica y
de innovación, con la implantación de mecanismos institucionales y
operativos para la promoción, estímulo y fomento de la investigación
científica, la apropiación social del conocimiento y la transferencia e
innovación tecnológica, a fin de fomentar la capacidad para la generación,
uso y circulación del conocimiento y de impulsar el desarrollo nacional.
Según LOCTI, artículo 2: Las actividades científicas, tecnológicas y de
innovación son de interés público y de interés general.
Por consiguiente, dichos artículos se escogieron ya que fueron de gran
ayuda para complementar la elaboración de esta investigación, declarando
en sus artículos que las actividades científicas, tecnológicas y de innovación
son de interés público y de interés general, orientados bajo los lineamientos
establecidos en el Plan Nacional de Ciencia, Tecnología e Innovación.
40
Según la Ley de los Derechos de Autor (1993), artículo 1: Las
disposiciones de esta Ley protegen los derechos de los autores sobre
todas las obras del ingenio de carácter creador, ya sean de índole
literaria, científica o artística, cualquiera sea su género, forma de
expresión, mérito o destino. Los derechos reconocidos en esta Ley son
independientes de la propiedad del objeto material en el cual esté
incorporada la obra y no están sometidos al cumplimiento de ninguna
formalidad. Quedan también protegidos los derechos conexos a que se
refiere el Título IV de esta Ley.
Con referencia a los artículos antes expuestos, éstos influyeron en
este proyecto socio tecnológico, tomando en cuenta que enuncia la
protección de los derechos de los autores sobre todas las obras del
ingenio de carácter creador.
Según la Ley Especial Contra los Delitos Informáticos (2013),
artículo 6: Acceso indebido. El que sin la debida autorización o
excediendo la que hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use
un sistema que utilice tecnologías de información, será penado con
prisión de uno a cinco años y multa de diez a cincuenta unidades
tributarias.
Artículo 25: Apropiación de propiedad intelectual. El que sin
autorización de su propietario y con el fin de obtener algún provecho
económico, reproduzca, modifique, copie, distribuya o divulgue un
software u otra obra del intelecto que haya obtenido mediante el acceso a
cualquier sistema que utilice tecnologías de información, será sancionado
con prisión de uno a cinco años y multa de cien a quinientas unidades
tributarias.
Artículo 26: Oferta engañosa. El que ofrezca, comercialice o provea
de bienes o servicios mediante el uso de tecnologías de información y
haga alegaciones falsas o atribuya características inciertas a cualquier
elemento de dicha oferta de modo que pueda resultar algún perjuicio para
los consumidores, será sancionado con prisión de uno a cinco años y
41
multa de cien a quinientas unidades tributarias, sin perjuicio de la
comisión de un delito más grave.
Como resultado, estos artículos actúan en este trabajo de estudio
permitiendo impedir que aquellas personas que tengan acceso indebido a
las herramientas informáticas sean sancionadas con prisión de uno cinco
años y de multa de cien a quinientas unidades tributarias dependiendo el
nivel de delitito informático. Estos artículos protegen legalmente el
software que se desarrollará.
Sistema de Variables
Para la realización de la presente investigación, se plantearon
variables las cuales permiten relacionar algunos conceptos y hacer
referencia al objeto de estudio.
Según Mora, E (2011), quien cita el concepto de Ramírez (1999) el
cual plantea que una variable es: “la representación característica que
puede variar entre individuos y presentan diferentes valores”.
Se puede decir entonces que una variable, tiene la capacidad de
moldearse y ser susceptible a cambios, ya que puede tomar el valor que
se le proporcione, cabe destacar que existen diferentes tipos de variables,
y las mismas pueden ser: independientes, dependientes e intervinientes
(Ver cuadro 1)
En relación a lo planteado se busca la conceptualización operacional
de las variables o también llamada la Operacionalización de variables, la
cual es definida por Arias (2006) como la definición conceptual y
operacional de las variables de la hipótesis pasando de un nivel abstracto
a un nivel concreto y especifico a efectos de poder observarla, mediarla o
manipularla, con el propósito de contrastar la hipótesis. (Ver cuadro 2)
42
Operacionalización de variables
Cuadro 1 Identificación y definición de las Variables
Objetivo Especifico Variable Definición Operacional
- Determinar los requerimientos funcionales y no funcionales del proceso de Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta. - Requerimientos
Conjunto de atributos y funcionalidades
necesarias para que el sistema debe poseer para cumplir con las necesidades del usuario.
- Analizar requerimientos del Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos Física de la Coordinación de Servicios Generales Nueva Esparta.
- Establecer la Interfaz Gráfica y el modelo de Base de datos necesarios para el Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
-Interfaz Grafica
Conjunto de formas que permite la interacción cómoda con el usuario y el sistema. Esto mediante la utilización de imágenes y formas.
- Desarrollar los Componentes para la automatización del proceso de Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
-Desarrollar de
algoritmos
Instrucciones o sentencias realizadas en un orden programado que orientan a la solución del problema. Esto también incluye el modelado de la base de datos en tercera forma normal.
- Establecer las funcionalidades del Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
- Funcionalidades del Sistema
Priorizar las características o funciones más importantes del sistema.
43
- Establecer la estrategia de implantación del sistema automatizado.
- Estrategia de
Implantación
Serie de pasos para la instalación del sistema, además de la capacitación de los usuarios para su uso
Fuente: Autoras (2015)
44
Cuadro 2
Operacionalización de Variables
OBJETIVOS VARIABLES DIMENSIÓN INDICADORES INSTRUMENTO
- Determinar los requerimientos funcionales y no funcionales del proceso de Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
- Requerimientos
- Funcionales
- No funcionales.
-Ubicación -Autenticación y
registro del Usuario Acceso al sistema
-Consulta de Información
-Inventario de Productos
-Generar Informes -Status de
presupuesto -Reservación de
Salas -Hardware
Entrevistas
- Analizar requerimientos del Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos Física de la Coordinación de Servicios Generales Nueva Esparta.
- Expectativas del
Usuario con
respecto al
funcionamiento del
Sistema propuesto
-Registro - Control
- Gestión de procesos Administrativos
Entrevista
- Establecer la Interfaz Gráfica y el modelo de Base de datos necesarios para el Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
-Interfaz Grafica -Diseño
Tecnológico
-Lenguaje y tecnologías
- Interfaz sencilla -Ayuda en el uso del
sistema -Mantenimiento
-Diseño de la interfaz a la características de
N/A
45
Las Autoras (2015)
la Web -Diagrama E/R
-Modelo de Base de Datos
-Arquitectura del Sistema
- Desarrollar los Componentes para la automatización del proceso de Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
-Desarrollar el
sistema
-Algoritmos y
funciones para el
desarrollo del
sistema
-Construcción de
módulos
- Construcción de la
base de Datos
N/A
- Establecer las funcionalidades del Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
- Funcionalidades del Sistema
-Operacional
-Desempeño -Nivel de Usuario
-Seguridad de Información
-Disponibilidad del Sistema
-Gestionar Reportes
N/A
- Establecer la estrategia de implantación del sistema automatizado.
- Estrategia de
Implantación
-Implantación del
sistema propuesto
-Operatividad del
Sistema N/A
CAPÍTULO III
MARCO METODOLÓGICO
Tipo y diseño de la investigación
Existen diversos tipos de investigación, esto es porque los estudios de
la materia pueden presentar propuestas diferentes. En este caso la presente
investigación, es un proyecto especial, el cual permite la investigación,
elaboración y desarrollo de un modelo que permita solución de la
problemática demostrada.
De acuerdo con el Manual de Trabajos de Grado de Especialización,
Maestría y tesis Doctorales de la Universidad Pedagógica Experimental
Libertador (UPEL) (2005), trabajos que lleven a creaciones tangibles,
susceptibles de ser utilizadas como soluciones a problemas demostrados o
que respondan a necesidades e intereses de tipo cultural.
Del mismo modo, Arias (2006) señala, que se trata de una propuesta
de acción para resolver un problema práctico o satisfacer una necesidad. Es
indispensable que dicha propuesta se acompañe de una investigación, que
demuestre su factibilidad o posibilidad de realización.
En concordancia con la Universidad Pedagógica Experimental
Libertador (UPEL) (2005), el proyecto especial, debe tener apoyo en una
investigación de tipo documental, de campo, o un diseño que incluya ambas
modalidades.
47
Esta investigación, se tipifica como un proyecto especial, debido a que
presenta un modelo viable con el objetivo principal de Automatizar diversos
procesos en el Coordinación de Servicios Especiales, caso particular de la
Universidad Nueva Esparta, esto permitirá un mayor control en dicho
departamento, facilita, agiliza y optimiza los procesos para así satisfacer la
necesidad planteada.
Esta sustentando en una investigación de campo, debido a que la
información necesaria es recolectada mediante el contacto directo con el
lugar de trabajo, observando, analizando y consultando a las personas que
se involucran de forma directa con los procesos desempeñados en la
Dirección de Infraestructura Física de la Universidad Nueva Esparta. Según
Sabino (1992), una investigación de campo es aquella que se refiere a los
modelos a emplear cuando los datos de interés se recogen en forma directa
de la realidad, durante el trabajo concreto del investigador y sus equipos.
Estos datos obtenidos directamente de la experiencia empírica,
denominación que alude el hecho que son datos de primera, originales,
productos de una investigación en curso, sin la intermediación de ninguna
naturaleza.
Diseño de la Investigación
En relación con el Diseño de esta investigación, se cataloga de tipo
mixto es decir, documental y de campo, ya que no hay manipulación de
variables, se observan los fenómenos tal y como ocurren, para su posterior
análisis.
Según Arias (2006), La investigación Documental es:
“Un proceso basado en la búsqueda, recuperación, análisis, crítica e
interpretación de datos secundarios, es decir, los obtenidos y registrados por
otros investigadores en fuentes documentales: impresas, audiovisuales o
electrónicas. Como en toda investigación, el propósito de este diseño es el
aporte de nuevos conocimientos.”
48
Por otra parte, la UPEL (2003), señala que:
Se entiende por investigación de campo el análisis sistemático de
problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos,
interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes,
explicar sus causas y efectos, o predecir su concurrencia, haciendo
uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o
enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de
interés son recogidos en forma directa de la realidad; en este
sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o
primarios. (p. 13)
Ahora bien, la investigación de campo permite obtener información
primaria, esto a partir de recolecciones directas a personas que estén
ligadas a la problemática y participen en los casos de estudio, se busca
analizar dichos datos obtenidos, para comprender de manera más clara y
concisa la profundidad de la naturaleza de los problemas, evidenciando las
causas y consecuencias de los mismos.
Nivel de la Investigación
Por lo que se refiere al nivel de la investigación existen diversos tipos,
según Arias (2006), el nivel de la investigación se refiere al grado de
profundidad con que se aborda un fenómeno u objeto de estudio.
En el caso particular de esta investigación el nivel es descriptivo, y
según Arias (2006), la investigación descriptiva consiste en la caracterización
de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su
estructura o comportamiento. Los resultados de este tipo de investigación se
ubican en un nivel intermedio en cuanto a la profundidad de los
conocimientos se refiere.
49
Población
La población para esta investigación se centra en las personas que
continuamente utilizan el sistema a desarrollar, los cuales forman parte de los
principales beneficiarios del mismo, la Dirección de Infraestructura de la
Universidad Nueva Esparta es una área física pequeña dentro de la
institución, por esa razón no son muchas las personas que interactúan con el
sistema, solo los que estén autorizados para ingresar.
Se entiende por población según Arias (2006), conjunto finito o infinito
de elementos con características comunes, para los cuales serán extensivas
las conclusiones de la investigación. Esta queda limitada por el problema y
por los objetivos del estudio.
La población seleccionada para esta investigación, ha sido el personal
que labora en el departamento de Infraestructura física de la Universidad
Nueva Esparta, tales como la directora del departamento (1) y Dos (2)
asistentes, la dirección de Infraestructura, sumando un total de tres (3)
personas. (Ver Cuadro 3.)
Cuadro 3 Distribución de la Población
Directora 1
Asistentes 2
Total: 3
Las Autoras (2015)
Muestra Censal
Con respecto a la muestra, y de acuerdo con Gabaldon (2002), la
muestra estadística, es una parte de la población, o sea, un número de
individuos, un objeto seleccionado científicamente, cada uno de los cuales es
50
un elemento del universo. La muestra, es obtenida con el fin de investigar, a
partir del conocimiento de sus características particulares, las propiedades de
la población.
Por otro lado Ballestrini (1982), refiere que cuando el universo de
estudio está integrado por un número reducido de sujetos por ser una
población pequeña y finita, se tomarán como unidades de estudio e
indagación a todos los individuos que la integran, por consiguiente, no se
aplicaran criterios muéstrales.
A razón de que dicho proyecto tiene una población muy reducida y no
se puede hacer el proceso de muestreo, se usara un tipo de muestra censal.
Imposibilitando así el uso de Muestra probabilística.
Técnicas e instrumentos
Según Hurtado (2010), tiene que ver con los procedimientos utilizados
para la recolección de datos, en otras palabras, el cómo. Estas pueden ser
de revisión documental, observación, encuesta y técnicas socio métricas,
entre otras. La entrevista y la encuesta son técnicas basadas en interacción
personal y se utilizan cuando la información requerida por el investigador es
conocido por otras personas, o cuando lo que se investiga forma parte de la
experiencia de esas personas.
Sabino, (1992) comenta que la entrevista, desde el punto de vista del
método es una forma específica de interacción social que tiene por objeto
recolectar datos para una investigación.
Se puede señalar entonces que, el proceso de recolección de datos de
esta investigación se realizará mediante la entrevista semi-estruturada. La
entrevista es una técnica que permite obtener datos mediante un diálogo que
se realiza entre dos personas cara a cara, la intención es obtener
información que posea la entrevista. En otras palabras el investigar realiza
51
una serie de preguntas a las personas que pueden facilitarle datos de
interés.
Instrumento
El instrumento de la investigación se realiza mediante la entrevista
semi- estructurada, (Ver cuadro 3) la cual está comprendida por una serie de
preguntas ya formuladas y a la cual se le pueden ir agregando más
interrogantes al momento, todo esto con el fin de recoger la información
necesaria. Para este trabajo de investigación fueron respondidas por una
población previamente seleccionada, a la cual se le aplica el estudio. (Ver
Anexo A)
Cuadro 4 Técnicas e Instrumentos.
Objetivos Específicos Población Técnica Instrumento
Determinar los requerimientos funcionales del proceso de Registro, Control y Gestión de los procesos Administrativos de la Dirección de Infraestructura de la Universidad Nueva Esparta.
Directora Asistentes
Entrevista Entrevista
Semi- Estructurada Semi- Estructurada
Las Autoras (2015).
Una vez que se lleva a cabo la recolección de los datos, es necesario
tener un análisis detallado de cada uno de ellos, de esta forma la información
recolectada podrá ser utilizada de forma eficiente con el fin de dar solución al
problema planteado.
La utilización de la entrevista permite tener un enfoque cualitativo sobre
los problemas existentes, al ser analizados cada uno de estos datos se pudo
52
conocer de forma detallada las debilidades existentes, gracias a la ayuda de
las personas que laboran en la Dirección de Infraestructura física de la UNE.
Es Semi Estructurada, ya que se elaboran una serie de preguntas antes
de la reunión, pero en el transcurso surgen nuevas incógnitas sobre el tema,
las cuales pueden ser hasta más importantes, profundas e interesantes que
las principales.
Todos los datos obtenidos serán clasificados de una forma lógica y
estructurada según los criterios principales, brindándole mayor atención a las
fallas más críticas en la Dirección de Infraestructura física, las cuales se
tendrán como prioridad para su respectiva solución dentro de la aplicación.
Validación de Instrumentos
Para considerar la validez de un instrumento de recolección de datos, el
mismo debe poseer dos puntos esenciales, validez y confiabilidad. Estos
requisitos permiten o garantizan la coherencia, persistencia y consistencia de
los datos.
Según Rusque (2003) señala que:
La validez representa la posibilidad de que un método de
investigación sea capaz de responder a las interrogantes
formuladas. La fiabilidad designa la capacidad de obtener los
mismos resultados de diferentes situaciones. La fiabilidad no se
refiere directamente a los datos, sino a las técnicas de
instrumentos de medida y observación, es decir, al grado en que
las respuestas son independientes de las circunstancias
accidentales de la investigación. (p. 134)
La validación de este instrumento se obtuvo a través del juicio de tres
(03) expertos, esto con el fin de someter el modelo a la consideración y juicio
53
de conocedores de la materia en cuanto a ingeniería del software y
Metodología se refiere y así facilitar el montaje metodológico del instrumento,
con el fin único de su evaluación y al considerar la misma, hacer las
correcciones que tuvieran lugar, para de esta forma garantizar la calidad y
certidumbre del modelo.
Se puede decir que el instrumento es confiable cuando mide con
exactitud lo que se pretende medir o conocer con las preguntas.
54
CAPITULO IV
SISTEMA ACTUAL
Descripción del Sistema Actual
Es importante observar que, en las instituciones se utilizan la
automatización para el control y monitoreo de pasos, que proporcionan
potentes herramientas para el tratamiento de la información y permiten
estableces redes de comunicación que facilitan una veloz circulación de
personas, mercancías, dinero e información por todo el mundo. En tal
sentido, se han desarrollado nuevas herramientas que facilitan el manejo de
procesos, en los cuales encontramos el sistema automatizado para la
gestión, control y distribución de espacios físicos y materiales, el mismo tiene
la posibilidad de suministrar a los usuarios finales, un seguimiento de las
solicitudes de servicio técnico que pida el cliente.
En lo que se refiere a la Universidad Nueva Esparta, cuenta con una
Coordinación de Servicios Generales, la cual se encarga de diversos
procesos para el registro, gestión y control de eventos solicitados por
usuarios internos o externos a la universidad y registro, gestión y control de
materiales que se obtienen en la misma. Dicha Coordinación, constituye un
apoyo fundamental para la Universidad, la misma se encarga que lleguen de
manera pertinente los pedidos tantos de eventos como de materiales y en los
tiempos adecuados (Ver gráfico 3).
55
Actualmente la Coordinación de Servicios Generales de la Universidad
Nueva Esparta, lleva el registro, control y gestión de los procesos tanto
eventos como inventario de manera manual, por tal motivo nos permite tener
actualizada la existencia total de lo que se realiza. Esté método consta de
unos subprocesos entre los cuales se destacan:
a. Solicitudes de reserva de espacios en la Universidad de forma
telefónica, por correo o personal con la Dirección de Infraestructura Física.
b. Inventario en hojas de Microsoft Office Excel.
c. Planillas de inspección en hojas de Microsoft Office Word.
Debido a que el proceso que se lleva para el registro, control y gestión
de los diversos procesos es manual, por tal motivo se da el caso que este
sistema no permite tener actualizada la existencia total del inventario,
eventos.
Grafico 3. Sistema Actual
Fuente: Autoras (2015)
56
Análisis e Interpretación de los Resultados
Una vez aplicado los instrumentos de recolección de la información, se
procedió a realizar el tratamiento correspondiente para el análisis de los
mismos, por cuanto la información que arrojará será la que indique las
conclusiones a las cuales llega la investigación, por cuanto mostrará la
percepción que posee la Ingeniero Directora, encargada de la Coordinación
de Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta, de acuerdo a las
concepciones que posee sobre la gestión, control y mantenimiento actual de
la Infraestructura Física de la Universidad.
Entrevista aplicada a la Directora y asistentes de la Dirección de
Infraestructura Física de la UNE con sus respectivas respuestas.
1. ¿Dónde se ubica planta física?
En el primer piso del espacio interactivo.
2. ¿Cuáles son los procesos que realiza la Dirección de Infraestructura
Física?
Nosotros tenemos que ver con la parte de los eventos externos e
internos, que no son eventos sino actividades académicas para que los
espacios no se solapen, aparte de eso tenemos que ver con todo lo que es
mantenimiento y contamos con herramientas para prestar al personal de
mantenimiento, ellos se las llevan y queda registrado en un cuaderno para
llevar un control y de esa manera nos vamos a desarrollar.
También nos encargamos de llevar el inventario de los productos o
materiales que se tienen en la Universidad y en el momento de que falta algo
se le comunica a Administración, los cuales se encargan de reponer los
productos o materiales que nosotros anteriormente pedimos por medio de
memos con todas sus especificaciones.
3. ¿De qué se encarga la Dirección de Infraestructura física?
Se encarga de tres (3) áreas:
57
a. Reservar espacios dentro de la Universidad, tanto a personas
internas como externas a la misma.
b. Inventario de productos y/o materiales que se adquieran y así llevar
un control de lo que se tiene en uso, en mantenimiento o en depósito para
ser usado.
c. Mantenimiento, bien sea programado o de rutina.
4. ¿Qué áreas comprende planta física?
Comprende todos los espacios dentro de la Universidad, menos el
cafetín y centro de copiado que son concesiones.
5. ¿Quiénes son las personas autorizadas para el acceso y control del
sistema?
Somos tres (3) personas, dos (2) asistentes de planta física y mi
persona como directora.
6. Describa el sistema utilizado actualmente por la Dirección de
Infraestructura física de la UNE
Todo se lleva manual y de hecho cuando se presta algo se escribe en
un cuaderno y se revisa cuando es entregado, para estar pendiente de la
entrega y si se daña saber que paso y quien es responsable.
Como es todo el área de infraestructura, nosotros manejamos todo lo
que pasa en cada una de las partes, por ejemplo si yo tomo esta oficina,
entonces se revisa todo lo que hay, iluminación (lámparas, bombillos),
cerámicas, limpieza, mobiliario, etc., una vez que se hace el levantamiento
nosotros llevamos los memorándum, y ahí pedimos a cada una de las partes
lo que tienen que comprar con sus especificaciones.
7. ¿Existe algún inventario?
Nosotros tenemos un pequeño inventario en la dirección, en la oficina
de cosas pequeñas y el resto lo tienen aparte, pero las cosas pequeñas que
fácilmente se pueden extraviar son las que nosotros tenemos, por ejemplo
martillos, destornilladores, llaves, pinzas.
8. ¿Qué programa se utiliza para manejar el inventario?
58
Todo se lleva en Microsoft Office Excel y Microsoft Office Word.
9. ¿En el inventario de materiales, cuando son usados se debe mostrar
por sistema en que espacio físico fueron utilizados?
Si, ya que se lleva un control de las personas que manipulan el material
prestado, para evitar pérdidas o daño de los mismos y si llegase a ocurrir
tener un responsable.
En cuanto a los materiales utilizados tipo tornillos, clavos, maderas,
lámparas, etc., no es necesario saber dónde fueron ubicados, pero si
descontarlos en el inventario para así tener el control exacto de lo que tiene
en depósito y se puede utilizar en otra ocasión.
10. ¿Qué realizan las otras personas involucradas en planta física?
Realizan las mismas actividades que yo como Directora, pueden
acceder a todo.
11. ¿Cuántas computadoras están involucradas?
Tres (3) computadoras, una (1) ubicada en la dirección de planta física
y dos (2) que ellos tienen en planta física.
12. ¿El mantenimiento programado afectaría el calendario de eventos?
No, ya que el mantenimiento programado consta de la reparación de
aires, tanques de agua, etc., los cuales no interfieren con ningún evento que
se requiera realizar.
13. ¿Cuál es el tiempo máximo para reservar a través del sistema?
El tiempo máximo de reserva de un evento es de 15 días antes de la
presentación, para así poder dar aprobación a la solicitud y negarla.
14. ¿Se utiliza el formato de horas académicas para reservar algún
sitio?
No exactamente se utiliza el horario académico, pero hay que tomar en
cuenta que se pueden utilizar las instalaciones solo en el horario
comprendido de 7:00 am a 12:00 pm que se cierran las puertas de la
Universidad.
59
Según la entrevista aplicada, se pueden tomar en cuenta muchos
factores los cuales no son los más adecuados para llevar la gestión, control y
el mantenimiento de un área tan importante en una Universidad como lo es la
Dirección de Infraestructura Física de la Universidad Nueva Esparta.
Por ello se toma en consideración el presente trabajo de grado, en el
cual se va a realizar un sistema para automatizar todos los procesos
realizados por la misma, los cuales como se menciona anteriormente son de
forma manual y el trabajo se vuelve tedioso y tienden a escaparse cierto
detalles que con un sistema automatizado se pueden reducir, y así brindar
una mayor seguridad en todo aspecto.
CAPITULO V
SISTEMA PROPUESTO
Descripción del Sistema Propuesto
La administración de recursos, la economía y la distribución de la
información cada vez toma más espacios en las grandes y pequeñas
organizaciones a nivel mundial, así como también, cada día se hacen más
dependientes de los sistemas de información y las tecnologías, las cuales
han cambiado mucho la forma de organizarse. La raíz de estos cambios
básicamente es ofrecer un mejor servicio y tener una mayor efectividad en
los procesos de información, mejorando así la calidad.
Los sistemas de información facilitan la toma de decisiones en la
organización a través de la administración eficaz de la información, esto
permite ser más productivos y útiles para la empresa.
Es por esta razón, una vez observada la investigación, se propone, en
el siguiente escrito, proporcionar el desarrollo de un sistema para el registro,
control y gestión de diversos procesos administrativos en la Coordinación de
Servicios Generales física de la Universidad Nueva Esparta, mediante el
desarrollo y la implantación de un sistema de información automatizado
online, vía web, el cual provea a sus usuarios una manera sencilla, rápida y
eficaz de realizar las tareas concernientes a esta área de planta física dentro
de la institución. Dicho sistema podrá ser accedido por los usuarios, según
sea su nivel de acceso, con el fin de mantener un orden, y de realizar las
tareas que involucran los procesos dentro de la dirección, las cuales se
mencionan a continuación:
61
1. Módulo de Seguridad y Autenticación: Este módulo regirá los
permisos de los usuarios, además será indispensable estar registrado en
MIUne2.0 para poder acceder al mismo, debe tener un nombre de usuario
que en este caso será su Cedula de identidad y una contraseña, la cual la
coloca el mismo usuario.
2. Módulo de Transacción: en esta parte del sistema el administrador
tiene una gama de opciones para realizar
a. Reserva de Evento: a través de este módulo se podrá generar la
solicitud para reservar un sitio físico dentro de la Universidad Nueva Esparta.
Para ello tendrá acceso el administrador y los otros usuarios bien sea,
administrador, profesores, estudiantes o externos. El usuario genera la
solicitud a través de un formulario en línea.
b. Inventario Producto: el administrador podrá listar, agregar y registrar
el daño de cualquier producto perteneciente a planta física. Cabe destacar
que por productos se comprende todos aquellos artículos como Pupitres,
pizarras, puertas, entre otros.
c. Inventario Materiales: por otro lado también el administrador podrá
tener control de los materiales que posee en el departamento, los cuales
estarán seccionados por el tipo de material, bien sea material de
construcción, jardinería, plomería o electricidad. Esto le facilitara su
búsqueda, además que si llegase a dañarse u agotarse alguno de estos
materiales el administrador podrá registrar el daño, para su posterior
reposición.
d. Planilla de Inspección: el administrador podrá realizar esta especie
de memorándum en la cual se registra cual solicitud de compra o información
que sea necesario, la misma va guardad con un único número de registro,
además el podrá listar por la fecha que desee las planillas realizadas en un
determinado rango de fecha.
62
e. InfoEspacio: aquí es, donde el administrador registrará los espacios
con fotos y descripción de cada lugar disponible para alquilar, lo cual podrá
ser visto por los otros usuarios en el módulo de consulta
3. Módulo de Consultas: tal y como su nombre lo indica en este modula
los diferentes usuarios podrán consultar varios aspectos importantes dentro
del sistema.
a. Ver Solicitudes: los usuarios podrán chequear todas las solicitudes
que han realizado y así observar el estatus de la misma. Por otro lado el
administrador podrá ver las solicitudes nuevas creadas por los otros
usuarios.
b. Calendario de Evento: en esta área se mostrara un calendario con
las fechas disponibles a reservar en el mes que el desee ver.
c. InfoEspacio: Mostrará Galería de fotos de los espacios a alquilar, con
la descripción de cada uno, esto facilitara la apreciación de los usuarios que
no conozcan las instalaciones de la Universidad, y así adecuen lo que
deseen hacer en los espacios con esta vista previa.
d. Inventarios: el administrador podrá consultar de forma rápida los
artículos (productos y materiales) disponibles.
e. Planillas de Inspección: por este módulo el administrador podrá
chequear la planilla que desee ver e imprimirla si así lo desea. (Ver Gráfico
No.4)
63
Grafico 4. Sistema Propuesto
Fuente: Autoras (2015)
64
Modelo Entidad-Relación
Grafico 5. Modelo entidad relacion de la base de datos del Modulo de
Planta Fisica
Fuente: Autoras (2015)
El modelo entidad relacion expuesto forma parte del Modulo de Planta
fisica, el cual esta compuesto trece (13) tablas, entre las cuales doce (12) se
relacionan entre si. Es importante recalcar que que solo seis (6) tablas
pertecen al sistema MiUne, las cuales se Indican a continuacion:
I. Tbl_Estrutura
II. Tbl_Horarios
III. Tbl_Usuario
IV. Tbl_UsuarioGrupo
V. Tbl_Atributo
VI. Tbl_AtributoTipo
Las tablas que se crearon para el modulo son:
65
I. Tbl_Evento
II.Tbl_InventarioProducto
III. Tbl_InventarioMaterial
IV. Tbl_mantenimientoDiario
V. Tbl_ MantenimientoProgramado
VI. Tbl_InfoEspacio
VII. Tbl_PlanillaInspeccion
Con el fin de tener una mejor apresiacion del funcionamiento y la
estructura del modelo propuesto de la base de datos, se presentara cada
tabla.
Gráfico 6. Modelo Relacional de la Base de Datos del Módulo de
Evento.Fuente: Autoras (2015)
.
66
Gráfico 7. Modelo Relacional de la Base de Datos del Módulo de
InfoEspacio
Fuente: Autoras (2015)
Gráfico 8. Modelo Relacional de la Base de Datos del Módulo de
Mantenimiento.
Fuente: Autoras (2015)
67
Gráfico 9. Modelo Relacional de la Base de Datos del Módulo de
Inventario.
Fuente: Autoras (2015)
Gráfico 10. Modelo Relacional de la Base de Datos del Módulo de
Planilla de Inspección.
Fuente: Autoras (2015)
68
Diccionario de Datos
Cuadro 5
Nombre de archivo: tbl_Evento
Campo Tipo Longitud Descripción Llave
Id Número 10 Codigo unico de identificación
PK
Fecha Fecha 8 Fecha de reservación
Estado Carácter 50 Estado de aceptación de la reserva
Estructura_id Carácter 255 Ubicación para el evento
Horarios Número 5 Hora inicio/fin del evento FK
UsuarioGrupo Número 50 Usuario de Mi UNE FK
Fuente: Autoras (2015)
Cuadro 6
Nombre del archivo: tbl_InfoEspacio
Campo Tipo Longitud Descripción Llave
Id Número Codigo unico de cada
espacio
PK
Foto Carácter 200 Foto de los espacios
Descripción Carácter 200 Informacion de cada
espacio
Capacidad Número Aforo del lugar
Estructura_id Número Espacio fisico FK
Fuente: Autoras (2015)
Cuadro 7
Nombre del archivo: tbl_MantenimientoProgramado
Campo Tipo Longitud Descripción Llave
Id Número 10 Codigo unico para cada mantenimiento
PK
fecha Fecha 8 Dia, mes y año del manteniemiento
69
FK_HoraInicio Tiempo 5 Hora de inicio del mantenimiento
FK_HoraFin Tiempo 5 Hora de finalizacion del manteniminento
Estructura_id Número Espacio fisico FK
Tbl_horarios Número Horario academico
Fuente: Autoras (2015)
Cuadro 8
Nombre del archivo: Tbl_MantenimientoDiario
Campo Tipo Longitud Descripción Llave
Id Número 10 Codigo unico del mantenimiento diario
Fecha Fecha 8 Dia, mes, año
Turno Carácter Diurno/Nocturno
Estructura_id Número Espacio fisico FK
Fuente: Autoras (2015)
Cuadro 9
Nombre del archivo: Tbl_InventarioMateriales
Campo Tipo Longitud Descripción Llave
Id Número 10 Codigo unico de cada material
PK
Nombre Carácter 150 Nombre del material
Cantidad Número Cantidad en inventario
TipoMateriales Carácter 200 Tipo de material en inventario
Fuente: Autoras (2015)
Cuadro 10
Nombre del archivo: Tbl_InventarioProducto
Campo Tipo Longitud Descripción Llave
Id Número 10 Código unico de cada producto
PK
Nombre Carácter 200 Nombre del producto
Producto Carácter 200 Lista todos los
70
“productos” que esten en inventario
Cantidad Número Cantidades de productos
Disponibilidad Número
Estado Carácter 50 Permite conocer si el producto esta reparado,
listo o por reparar
FechaModificación Fecha Dia en el que se modifico algun producto
Estructura_id Número Espacio fisico FK
Fuente: Autoras (2015)
Cuadro 11
Nombre del archivo: Tbl_PlanillaInspeccion
Campo Tipo Longitud Descripción Llave
Id Número 10 Codigo unico de cada planilla
PK
Fecha Fecha 8 Fecha de creacion de la planilla
Destinatario Carácter 100 A quien va dirigida
Asunto Carácter 100 Titulo o razon de la carta
Tbl_UsuarioGrupo Número Registro en MiUne 2.0 FK
Fuente: Autoras (2015)
71
Interfaces Grafica
Vista completa del módulo de planta física en transacciones.
En el grafico 11, se muestra el menú de transacciones que vincula al
usuario (Administrador) con distintas tareas que puede desarrollar.
Grafico 11. Menú Administrador
Fuente: Autoras (2015)
En este grafico 12, el usuario podrá generar un evento. Para ello el
administrador podrá listar por sede, edificio, aula el lugar que desee reservar.
Una vez el liste podrá ver todas los eventos generados.
Así como también podrá reservar uno nuevo.
Grafico 12. Cronograma de Eventos
Fuente: Autoras (2015)
72
En esta parte, el administrador podrá subir y agregar fotos y descripción
a los espacios disponibles para alquilar, la información generada en esta
área será visible para los demás usuarios.
Grafico13. InfoEspacio
Fuente: Autoras (2015)
Este grafico 14, permite al usuario incluir materiales en el inventario,
según el tipo de material que sea (Electruicidad, prlomeria, entre otros),
ademas permite generar el daño del mismo, en caso que sea necesario.
Grafico 14. Inventario Material
Fuente: Autoras (2015)
73
En esta vista del grafico 15, se muestra los artículos o productos que el
administrador del sistema puede agregar, a su vez podrá registrar el daño del
mismo, este será un inventario seccionado, el cual se podrá listar por
espacios.
Grafico 15. Inventario Producto
Fuente: Autoras (2015)
En el grafico 16, permite generar la planilla de inspección, también
conocida como reporte, la cual va dirigida a la administración de la une y en
ella se relata cualquier presupuesto necesario o articulo para su posterior
compra.
74
Grafico 16. Planilla de Inspección
Fuente: Autoras (2015)
Modulo de Planta física en Consultas
Grafico 17, muestra el menú de consulta de eventos
Grafico 17.Menu Consulta
Fuente: Autoras (2015)
75
Es en esta área, donde los usuarios podrán observar todas las solicitudes de
eventos que hayan realizado, con el status de aprobación
Grafico 18. Ver solicitudes
Fuente: Autoras (2015)
76
CAPITULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En la Universidad Nueva Esparta, específicamente en la Dirección de
Desarrollo Tecnológico Institucional (DDTI), se han ido automatizando los
procesos académicos y administrativos de la universidad mediante el sistema
MiUNE 2.0. Este es un sistema orientado a la WEB, desarrollado y
mantenido dentro de la universidad, que tiene como objetivo principal integrar
soluciones que mejoren los servicios que brinda la universidad y los procesos
con los que desarrolla sus actividades. El aplicativo MiUNE 2.0 se adapta a
las necesidades de la universidad mediante un conjunto de módulos
integrados, cada uno tiene un objetivo determinado y satisface los
requerimientos de un usuario específico en la universidad. Estos módulos se
integran utilizando estándares desarrollados en el DDTI, esto permite
mantener el desarrollo del aplicativo MiUNE 2.0 dentro de la universidad y
utilizando tecnología de software libre que garantiza un buen rendimiento,
acceso a tecnología moderna y contribuye a reducir los costos de
mantenimiento.
El objetivo de esta investigación fue la implantación de un módulo
integrado al aplicativo MiUNE 2.0, con la finalidad de apoyar el registro,
control y gestión de los procesos administrativos de la Coordinación de
Servicios Generales de la Universidad Nueva Esparta.
Para la realización del sistema planteado, fue necesario el
levantamiento de información donde se obtuvieron los requerimientos
funcionales y no funcionales, que permitieron su realización. Estos
requerimientos se identificaron mediante entrevistas aplicadas a la directora
Ingeniero encargada anteriormente de la Coordinación de Servicios General,
anteriormente con el nombre de Dirección de Infraestructura Física (ver
anexo A ) y los resultados se documentaron utilizando estándares indicados
77
por la metodología RUP, que permitan orientar a todo el equipo de desarrollo
en las necesidades planteadas (ver anexo C).
Se analizaron los requerimientos utilizando las herramientas UML
planteadas por RUP, diagramas caso uso, para conocer el funcionamiento
detallado de los procesos de la Coordinación de Servicios Generales, con el
fin de garantizar el mejoramiento de los procesos a realizar por la
Coordinación, permitiendo el éxito del proyecto en el tiempo estimado.
Las interfaces se diseñaron mediante el estudio e implementación de
los estándares de interfaces gráficas del aplicativo MiUNE 2.0, y
adaptándolas a las necesidades establecidas y estudiadas en los objetivos
previos, lo que permite un interfaz conocida y fácil de manejar, teniendo en
cuenta para su realización los diversos casos de uso, los cuales permitieron
un vista clara de los procesos a desarrollar. Por otro lado se modelaron
nuevas tablas y relaciones necesarias para almacenar estos datos, y por
último se integraron nuevas tablas al modelo de datos existente en el
aplicativo MiUNE2.0.
Se desarrollaron los algoritmos necesarios, para la elaboración del
código fuente lo cual permite satisfacer las necesidades planteadas
anteriormente. Gracias a este desarrollo la Coordinación de Servicios
Generales de la Universidad Nueva Esparta se ve beneficiada con
herramientas que apoyan el desarrollo de estos procesos. Se obtuvo una
herramienta con la cual gestionar solicitudes para los eventos tanto internos
como externos de la universidad es de manera más sencilla, ya que fue
desarrollado un modulo en donde estudiantes, profesores y personas
externas a la universidad pueden reservar espacios sin necesidad de
dirigirse a la misma o a la Coordinación de Servicios Generales, en este
modulo también se podrá observar si la solicitud está en proceso, es
aprobada o negada para la fecha asignada por el solicitante. En segundo
plano el administrador del sistema tiene funciones de suma importancia en el
sistema como lo son: mantener un orden en los inventarios de los productos
78
y materiales que se poseen en la Universidad, bien sea que estén en
funcionamiento o en reparación y el mantenimiento de las áreas comunes o
no comunes, además del chequeo constante de la limpieza en ambos turnos
(diurno y nocturno).
En el módulo realizado, también se podrán ver los espacios disponibles
para ser reservados por usuarios, bien sea profesores, estudiantes o
personas externas a la universidad. Dichos espacios serán mostrados por
medio de imágenes, descripción y el aforo de cada uno, esto permite al
usuario externo que no conoce con exactitud todos los espacios
pertenecientes a la Universidad Nueva Esparta, tener una visión mas clara y
precisa de lo que se quiere reservar.
En cuanto a las planillas de inspección o memorándum redactados por
el administrados para solicitar algún producto o financiamiento, las mismas
serán realizadas por el modulo del aplicativo MiUNE 2.0 de forma rápida y
sencilla, para así agilizar los procesos de la Coordinación de Servicios
Generales.
Con respecto a la estrategia de implantación, se realizo siguiendo los
estándares de implantación de la Dirección de Desarrollo Tecnológico
Institucional, donde se procedió a implantar el modulo en un servidor de
pruebas y verificar su funcionalidad, para luego implantar el módulo en el
ambiente de producción, en este ambiente los usuarios pueden utilizar los
módulos, luego se distribuyeron los instructivos de uso a sus respectivos
usuarios para ofrecerles orientación. Por último, mediante el desarrollo de los
objetivos se pudo apreciar todas las fases del ciclo de vida de un sistema de
información, generando una fuente de conocimiento excepcional para las
autoras.
79
Recomendaciones
Considerando las conclusiones expuestas anteriormente, se puede
comentar lo siguiente, el modulo desarrollado permite el mejoramiento a
todos los procesos desarrollados en la Coordinación. de Servicios
Generales, esto a su vez brinda un mejor servicio en la Universidad Nueva
Esparta. Para el buen funcionamiento del modulo el mismo debe ser
mantenido y actualizado según nuevos requerimientos del encargado de
dicha coordinación, esos requerimientos deben ser atendidos con
responsabilidad por la Dirección de Desarrollo Tecnológico.
Evaluar el funcionamiento del sistema final, por lo menos anualmente
con el objetivo de tener mejoras y actualizaciones del mismo Monitorear cada
sección perteneciente al modulo para percatarse del buen funcionamiento del
mismo.
Es importante recalcara que ya que el modulo fue desarrollado en un
software libre y de la mano con la Dirección de desarrollo tecnológico, las
mejoras serán realizadas por un equipo perteneciente a esta dirección,
evitando así la dependencia a agentes externos, además de el
enriquecimiento al equipo asignado, ya que aprenderán y les servirá de
experiencia lo realizado.
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World Wide Web [En línea] Disponible en:
https://es.wikipedia.org/?title=World_Wide_Web Zend Framework [En línea] Disponible en:
http://framework.zend.com/manual/1.12/en/learning.quickstart.intro.html
85
Anexos
Anexo A
Guía de Entrevista
Aplicada a la Directora y asistentes de la Dirección de infraestructura Física de la UNE actualmente con el nombre de Coordinación de Servicios Generales.
1. ¿Dónde se ubica planta física?
2. ¿Cuáles son los procesos que realiza la Dirección de Infraestructura Física?
3. ¿De qué se encarga la Dirección de Infraestructura física?
4. ¿Qué áreas comprende planta física?
5. ¿Quiénes son las personas autorizadas para el acceso y control del sistema?
6. Describa el sistema utilizado actualmente por la Dirección de Infraestructura física de la UNE
7. ¿Existe algún inventario?
8. ¿Qué programa se utiliza para manejar el inventario?
9. ¿En el inventario de materiales, cuando son usados se debe mostrar por sistema en que espacio físico fueron utilizados?
10. ¿Qué realizan las otras personas involucradas en planta física?
11. ¿Cuantas computadoras están involucradas?
12. ¿El mantenimiento programado afectaría el calendario de eventos?
13. ¿Cuál es el tiempo máximo para reservar a través del sistema?
14. ¿Se utiliza el formato de horas académicas para reservar algún sitio?
86
Anexo B
Instrumento Validación de la Guía Entrevista
GUÍA DE VALIDACIÓN PARA JUICIO DE EXPERTOS PARA
TRABAJO DE GRADO, SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL
REGISTRO, CONTROL Y GESTIÓN DE LOS PROCESOS
ADMINISTRATIVOS DE LA COORDINACIÓN DE SERVICIOS
ESPECIALES DE LA UNIVERSIDAD NUEVA ESPARTA.
PRESENTACIÓN
Respetado profesional:
Dada la valiosa experiencia que usted posee y su extensa formación
profesional y conocimiento del área en cuestión para este trabajo especial
de grado, le solicitamos por favor realice la validación del presente
instrumento siguiendo las instrucciones que se anexan.
De antemano le agradecemos su valiosa colaboración para la
realización de este trabajo.
Atentamente,
Br. Maizo Jessika
Br. Suarez Yesenia
87
INSTRUMENTO PARA DETERMINAR LA VALIDEZ DE CONTENIDO DEL CUESTIONARIO
INSTRUCCIONES:
1. Correspondencia de las preguntas del Instrumento con los objetivos, variables, dimensiones e indicadores.
Marque en cada cuadro:
(P): Pertinencia
(NP): No pertinencia
En caso de marcar (NP) pase a la parte de observaciones y justifique su respuesta.
2. Calidad técnica y representatividad. Coloque en cada cuadro:
(O): Optima
(B): Bueno
(R): Regular
(D): Deficiente
3. Lengua particular. Coloque en cada cuadro:
(A): Adecuado
(IN): Inadecuado
88
GUÍA DE VALIDACIÓN DEL INSTRUMENTO
Datos de Identificación del Experto:
Nombre y Apellido: __________________________________________
C.I. Nº: _______________________
Profesión: _________________________________
________________________________
Firma
Item
Congruencia Calidad Técnica
Lenguaje Observaciones
P NP O B R D A IN
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
89
90
91
Anexo C
Documento de requerimientos
Especificación de requisitos de software
Proyecto: Sistema Automatizado para el Registro,
Control y Gestión de los procesos Administrativos
de la Coordinación de Servicios Generales de la
Universidad Nueva Esparta.
Octubre de 2015
Ficha del documento
Fecha Revisión Autor Verificado dep. Calidad.
24/06/2015
Maizo Jessika
Suarez Yesenia
Documento validado por las partes en fecha:
Por la universidad
Universidad Nueva Esparta Coordinación de Servicios
Generales
Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de
los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios
Generales de la Universidad Nueva Esparta.
Contenido
FICHA DEL DOCUMENTO 92 CONTENIDO 93
1 INTRODUCCIÓN 95
1.1 Propósito 95
1.2 Alcance 95
1.3 Personal involucrado 95
1.4 Definiciones, acrónimos y abreviaturas 95
1.5 Referencias 96
1.6 Resumen 96
2 DESCRIPCIÓN GENERAL 96
2.1 Perspectiva del producto 96
2.2 Funcionalidad del producto 97
2.3 Características de los usuarios 97
2.4 Restricciones 98
2.5 Suposiciones y dependencias 98
3 REQUISITOS ESPECÍFICOS 99
3.1 Requisitos comunes de las interfaces 106
3.1.1 Interfaces de usuario 106
3.1.2 Interfaces de hardware 106
3.1.3 Interfaces de software 106
3.1.4 Interfaces de comunicación 107
3.2 Requisitos funcionales 107
3.2.1 Requisito funcional 1 107
3.2.2 Requisito funcional 2 107
3.2.3 Requisito funcional 3 108
3.2.4 Requisito funcional 4 108
3.2.5 Requisito funcional 5 109
3.3 Requisitos no funcionales 109
3.3.1 Requisitos de rendimiento 109
3.3.2 Seguridad 109
3.3.3 Fiabilidad 109
3.3.4 Disponibilidad 109
3.3.5 Mantenibilidad 110
Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de
los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios
Generales de la Universidad Nueva Esparta.
3.3.6 Portabilidad 110
Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de
los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios
Generales de la Universidad Nueva Esparta.
Introducción
Este documento es una Especificación de Requisitos Software (ERS) para el Sistema de información para la gestión de procesos y control de inventarios. Esta especificación se ha estructurado basándose en las directrices dadas por el estándar IEEE Practica Recomendada para Especificaciones de Requisitos Software ANSI/IEEE 830, 1998.
Propósito
El presente documento tiene como propósito definir las
especificaciones funcionales, no funcionales para el desarrollo de un sistema de información web que permitirá gestionar distintos procesos administrativos y académicos. Éste será utilizado por la directora del departamento, empleados de la misma, así como también profesores, estudiantes y personas externas.
Alcance
Esta especificación de requisitos está dirigida al usuario del sistema, para
continuar con el desarrollo de aplicaciones y para profundizar la automatización en la dirección de infraestructura física, la cual tiene por objetivo principal el gestionar los distintos procesos administrativos (Inventario, Eventos, mantenimiento, entre otros).
Personal involucrado
Nombre Maizo Jessika Rol Analista, diseñador y programador Categoría
Profesional Lic. En Computación
Responsabilidad Análisis de información, diseño y programación del SIS-I
Información de contacto
Nombre Suarez Yesenia Rol Analista, diseñador y programador Categoría
Profesional Lic. En Computación
Responsabilidad Análisis de información, diseño y programación del SIS-I
Información de contacto
Definiciones, acrónimos y abreviaturas
Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de
los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios
Generales de la Universidad Nueva Esparta.
Nombre Descripción
Usuario Persona que usará el sistema para gestionar procesos
SIS-I Sistema de Información Web para la Gestión de Procesos Administrativos
ERS Especificación de Requisitos Software
RF Requerimiento Funcional
RNF Requerimiento No Funcional
FTP Protocolo de Transferencia de Archivos
Referencias
Titulo del Documento
Referencia
Standard IEEE 830 - 1998
IEEE
Resumen
Este documento consta de tres secciones. En la primera sección se
realiza una introducción al mismo y se proporciona una visión
general de la especificación de recursos del sistema.
En la segunda sección del documento se realiza una descripción
general del sistema, con el fin de conocer las principales funciones
que éste debe realizar, los datos asociados y los factores,
restricciones, supuestos y dependencias que afectan al desarrollo,
sin entrar en excesivos detalles.
Por último, la tercera sección del documento es aquella en la que
se definen detalladamente los requisitos que debe satisfacer el
sistema.
Descripción general
Perspectiva del producto
Sistema Automatizado para el Registro, Control y Gestión de
los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios
Generales de la Universidad Nueva Esparta.
El sistema SIS-I será un producto diseñado para trabajar en
entornos WEB, lo que permitirá su utilización de forma rápida y
eficaz, además se integrara conjuntamente con MiUne2.0 para
lograr una mejor respuesta.
Funcionalidad del producto
Características de los usuarios
Tipo de usuario Administrador
Formación ING. Civil
Actividades Control y manejo del sistema en general
Tipo de usuario Profesor
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Formación Educador
Actividades Consultar Eventos, Generar solicitud de eventos, galería
Tipo de usuario Estudiante
Formación Bachiller
Actividades Consultar Eventos, Generar solicitud de eventos, galería
Tipo de usuario Visitante
Formación NA
Actividades Consultar Eventos, Generar solicitud de eventos, galería
.
Restricciones
Interfaz para ser usada con internet.
Uso de Dominio (X)
Lenguajes y tecnologías en uso: HTML, PHP, CSS, JAVA SCRIPT
Los servidores deben ser capaces de atender consultas concurrentemente.
El sistema se diseñará según un modelo cliente/servidor.
El sistema deberá tener un diseño e implementación sencilla, independiente de la plataforma o del lenguaje de programación.
.
Suposiciones y dependencias
Se asume que los requisitos aquí descritos son estables
Los equipos en los que se vaya a ejecutar el sistema deben cumplir los requisitos antes indicados para garantizar una ejecución correcta de la misma
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Requisitos específicos
Requerimientos Funcionales
Identificación del requerimiento:
RF01
Nombre del Requerimiento:
Autentificación de Usuario.
Características: Los usuarios deberán identificarse para acceder a cualquier parte del sistema.
Descripción del requerimiento:
El sistema podrá ser consultado por cualquier usuario dependiendo del módulo en el cual se encuentre y su nivel de accesibilidad.
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RF02
Nombre del Requerimiento:
Registrar Usuarios.
Características: Los usuarios deberán registrarse en el sistema para acceder a cualquier parte del sistema.
Descripción del requerimiento:
El sistema permitirá al usuario (estudiante, docente, visitante y Administrador) registrarse. El usuario debe suministrar datos como: CI, Nombre, Apellido, E-mail, Usuario y Password.
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RF03
Nombre del Requerimiento:
Generar
Características: Permite gestionar información referente al
inventario.
Descripción del requerimiento:
Generar Inventario: Permite al administrador del sistema incluir o modificar cualquier producto o material del inventario
Prioridad del requerimiento:
Alta
Identificación del requerimiento:
RF04
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Nombre del Requerimiento:
Generar
Características: Permite gestionar información referente a la
planilla de Inspección
Descripción del requerimiento:
Generar Planilla de Inspección: Permite al administrador del sistema crear la planilla de inspección
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RF05
Nombre del Requerimiento:
Generar
Características: Permite gestionar información referente al
Evento
Descripción del requerimiento:
Generar Evento: Permite al administrador y al cliente del sistema crear una solicitud de evento.
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RF06
Nombre del Requerimiento:
Generar
Características: Permite gestionar información referente al
Mantenimiento.
Descripción del requerimiento:
Generar Mantenimiento: Permite al administrador del sistema incluir en el cronograma de eventos un mantenimiento programado
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RF07
Nombre del Requerimiento:
Generar
Características: Permite gestionar información referente al
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Galería.
Descripción del requerimiento:
Generar Galería: Permite al administrador del sistema incluir o modificar información en la galería de fotos de espacios disponibles para reservar
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RF08
Nombre del Requerimiento:
Consultar Información.
Características: El sistema ofrecerá al usuario información
del Calendario de eventos.
Descripción del requerimiento:
Consultar Calendario de Eventos: Muestra información general sobre las fechas y lugares disponibles para reservar en la Universidad Nueva Esparta
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RF09
Nombre del Requerimiento:
Consultar Información.
Características: El sistema ofrecerá al usuario administrador
información de las solicitudes realizadas por otros
usuarios, el cual permitirá autorizar o denegar la
solicitud.
Descripción del requerimiento:
Consultar Solicitudes: Muestra información general sobre las distintas solicitudes enviadas para reservar.
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RF10
Nombre del Requerimiento:
Consultar Información.
Características: El sistema ofrecerá al usuario información
general acerca del inventario de productos y de
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Requerimientos No Funcionales.
Identificación del requerimiento:
RNF01
Nombre del Requerimiento:
Interfaz del sistema.
Características: El sistema presentara una interfaz de usuario sencilla para que sea de fácil manejo a los usuarios del sistema.
Descripción del requerimiento:
El sistema debe tener una interfaz de uso
materiales
Descripción del requerimiento:
Consultar Inventario: Muestra a los usuarios información de los de los inventarios
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RF11
Nombre del Requerimiento:
Consultar Información.
Características: El sistema ofrecerá al usuario información
general acerca los lugares disponibles para
reservar
Descripción del requerimiento:
Consultar Galería: Muestra a los usuarios información con fotos y descripción del lugar disponible para reservar
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RF12
Nombre del Requerimiento:
Generar Reporte
Características: El sistema ofrecerá al usuario visualizar la
planilla de inspección para su impresión
Descripción del requerimiento:
Planilla: Una vez realizada la planilla, se podrá visualizar para su impresión.
Prioridad del requerimiento: Alta
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intuitiva y sencilla.
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RNF02
Nombre del Requerimiento:
Ayuda en el uso del sistema.
Características: La interfaz del usuario deberá de presentar un
sistema de ayuda para que los mismos usuarios del
sistema se les faciliten el trabajo en cuanto al
manejo del sistema.
Descripción del requerimiento:
La interfaz debe estar complementada con un
buen sistema de ayuda (la administración puede
recaer en personal con poca experiencia en el uso
de aplicaciones informáticas).
Prioridad del requerimiento: Alta
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Identificación del requerimiento:
RNF03
Nombre del Requerimiento:
Mantenimiento.
Características: El sistema deberá de tener un manual de
instalación y manual de usuario para facilitar los
mantenimientos que serán realizados por el
administrador.
Descripción del requerimiento:
El sistema debe disponer de una
documentación fácilmente actualizable que permita
realizar operaciones de mantenimiento con el
menor esfuerzo posible.
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RNF04
Nombre del Requerimiento:
Diseño de la interfaz a la característica de la web.
Características: El sistema deberá de tener una interfaz de
usuario, teniendo en cuenta las características de la
web de la institución.
Descripción del requerimiento:
La interfaz de usuario debe ajustarse a las
características de la web de la institución, dentro de
la cual estará incorporado el sistema de gestión de
procesos y el inventario.
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RNF05
Nombre del Desempeño
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Requerimiento:
Características: El sistema garantizara a los usuarios un
desempeño en cuanto a los datos almacenado en
el sistema ofreciéndole una confiabilidad a esta
misma.
Descripción del requerimiento:
Garantizar el desempeño del sistema
informático a los diferentes usuarios. En este
sentido la información almacenada o registros
realizados podrán ser consultados y actualizados
permanente y simultáneamente, sin que se afecte
el tiempo de respuesta.
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RNF06
Nombre del Requerimiento:
Nivel de Usuario
Características: Garantizara al usuario el acceso de
información de acuerdo al nivel que posee.
Descripción del requerimiento:
Facilidades y controles para permitir el acceso
a la información al personal autorizado a través de
Internet, con la intención de consultar y subir
información pertinente para cada una de ellas.
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RNF07
Nombre del Requerimiento:
Confiabilidad continúa del sistema.
Características: El sistema tendrá que estar en funcionamiento las 24 horas los 7 días de la semana. Ya que es una página web diseñada para la carga de datos y comunicación entre
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usuarios. Descripción del
requerimiento: La disponibilidad del sistema debe ser continua con un
nivel de servicio para los usuarios de 7 días por 24 horas, garantizando un esquema adecuado que permita la posible falla en cualquiera de sus componentes, contar con una contingencia, generación de alarmas.
Prioridad del requerimiento: Alta
Identificación del requerimiento:
RNF08
Nombre del Requerimiento:
Seguridad en información
Características: El sistema garantizara a los usuarios una seguridad en cuanto a la información que se procede en el sistema.
Descripción del requerimiento:
Garantizar la seguridad del sistema con
respecto a la información y datos que se manejan
tales sean documentos, archivos y contraseñas.
Prioridad del requerimiento: Alta
Requisitos comunes de las interfaces.
Interfaces de usuario
La interfaz con el usuario consistirá en un conjunto de ventanas con
botones, listas y campos de textos. Ésta deberá ser construida específicamente para el sistema propuesto y, será visualizada desde un navegador de internet.
Interfaces de hardware
Será necesario disponer de equipos de cómputos en perfecto estado con
las siguientes características:
Adaptadores de red.
Procesador de 1.66GHz o superior.
Memoria mínima de 256Mb.
Mouse.
Teclado.
Interfaces de software
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Sistema Operativo: Windows XP o superior.
Explorador: Mozilla o Chrome.
Interfaces de comunicación
Los servidores, clientes y aplicaciones se comunicarán entre sí, mediante
protocolos estándares en internet, siempre que sea posible. Por ejemplo, para transferir archivos o documentos deberán utilizarse protocolos existentes (FTP u otros convenientes).
Requisitos funcionales
Requisito funcional 1
Autentificación de Usuarios: los usuarios deberán
identificarse para acceder a cualquier parte del sistema.
El sistema podrá ser consultado por cualquier usuario dependiendo del módulo en el cual se encuentre y su nivel de accesibilidad.
Requisito funcional 2
Generar Proceso: El sistema ofrecerá al usuario realizar
actividades del Inventario, planilla de Inspección, Evento, Mantenimiento Programado Y galería.
Generar Inventario: Permite al administrador del
sistema incluir o modificar cualquier producto o material del inventario.
Generar Planilla de Inspección: : Permite al
administrador del sistema crear la planilla de inspección
Generar Evento: Permite al administrador y al cliente
del sistema crear una solicitud de evento.
Generar Mantenimiento: Permite al administrador
del sistema incluir en el cronograma de eventos un mantenimiento programado
Generar Galería: Permite al administrador del
sistema incluir o modificar información en la
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galería de fotos de espacios disponibles para reservar
Requisito funcional 3
Registrar Usuarios: El sistema permitirá al usuario
(estudiante, docente y Administrador) registrarse. El usuario debe suministrar datos como: CI, Nombre, Apellido, E-mail, Usuario y Password.
Requisito funcional 4
Consultar Información: El sistema ofrecerá al usuario
información general acerca de los Eventos, solicitudes, Inventario, Galería
Consultar Evento de Calendario: Muestra
información general sobre las fechas y lugares disponibles para reservar en la Universidad Nueva Esparta
Consultar Solicitudes: Muestra información general
sobre las distintas solicitudes enviadas para reservar. Consultar Inventario: Muestra a los usuarios
información de los de los inventarios Consultar Galería: Muestra a los usuarios información
con fotos y descripción del lugar disponible para reservar
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Requisito funcional 5
Gestionar Reportes: Permite al administrador imprimir
reportes de los eventos a realizar o concluidos, así como también, el cliente podrá imprimir la planilla que realizó.
Requisitos no funcionales
Requisitos de rendimiento
Garantizar que el diseño de las consultas u otro proceso no afecte el desempeño de la base de datos, ni considerablemente el tráfico de la red.
Seguridad
Garantizar la confiabilidad, la seguridad y el desempeño del sistema informático a los diferentes usuarios. En este sentido la información almacenada o registros realizados podrán ser consultados y actualizados permanente y simultáneamente, sin que se afecte el tiempo de respuesta.
Garantizar la seguridad del sistema con respecto a la información y datos que se manejan tales sean documentos, archivos y contraseñas.
Facilidades y controles para permitir el acceso a la información al personal autorizado a través de Internet, con la intención de consultar y subir información pertinente para cada una de ellas.
Fiabilidad
El sistema debe tener una interfaz de uso intuitiva y sencilla
La interfaz de usuario debe ajustarse a las características de la web de la institución, dentro de la cual estará incorporado el sistema de gestión de procesos y el inventario
Disponibilidad
La disponibilidad del sistema debe ser continua con un nivel de servicio para los usuarios de 7 días por 24 horas, garantizando un esquema adecuado que permita la posible falla en cualquiera de
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los procesos Administrativos de la Coordinación de Servicios
Generales de la Universidad Nueva Esparta.
sus componentes, contar con una contingencia, generación de alarmas.
Mantenibilidad
El sistema debe disponer de una documentación fácilmente actualizable que permita realizar operaciones de mantenimiento con el menor esfuerzo posible
La interfaz debe estar complementada con un buen sistema de ayuda (la administración puede recaer en personal con poca experiencia en el uso de aplicaciones informáticas).
Portabilidad
El sistema será implantado bajo la plataforma de Windows.
