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Sistema CHIP
Sistema de Evaluación Institucional
Manual de usuario
Entidad (Que reporta información)
Mayo 2014
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TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO .......................................................................................................... 2 1. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................. 3 2. INGRESO AL SISTEMA ................................................................................................... 4 3. VALIDACIÓN .................................................................................................................. 7
3.1 COMO REALIZAR LA VALIDACION ................................................................. 8 4. REPORTES ................................................................................................................... 11
4.1 LISTADO DE OBSERVACIONES Y DEFICIENCIAS……………………..……………..12
4.2 INFORME DE SALDOS INICIALES COMPARADO CON SALDOS FINALES PERÍODO ANTERIOR ....................................................................................... 143
4.3 CÁLCULO ACTUARIAL DE PENSIONES ………………………………………………….14
4.4 ANEXO AHORRO EN FONPET…………………………………………..……………………15
4.5 COMPARATIVO CGN – FUT EN INGRESOS TRIBUTARIOS…………………………16
4.6 COMPARATIVO CGN – CGR EN INGRESOS TRIBUTARIOS…………………………17
4.7 COMPARATIVO CGR – FUT EN INGRESOS TRIBUTARIOS……………………..….18
4.8 ANEXO SUBCUENTAS OTROS MAYORES AL 5%............................................19
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INTRODUCCION
El Gobierno Nacional a través de la Contaduría General de la Nación – CGN - en convenio con el Politécnico Colombiano Jaime Isaza Cadavid, buscando mejorar la calidad de información financiera de los municipios, ha implementado en la página web del Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública - CHIP (www.chip.gov.co), un módulo de evaluación orientado a verificar la integralidad de los reportes que se hacen a los diferentes usuarios estratégicos.
El Sistema de Evaluación Institucional – SEI, hace comparativos y seguimiento a los valores que se van a reportar en los formularios de las diferentes categorías creadas en el CHIP, específicamente, Información Contable Pública de la Contaduría General de la Nación - CGN, el Formulario Único Territorial - FUT del Departamento Nacional de Planeación y Ministerio de Hacienda y Crédito Público - MHCP y Categoría Presupuestal de la Contraloría General de la República - CGR.
Igualmente permite efectuar el cálculo de movimientos y saldos por cada cuenta, reportados en la información contable pública, para establecer el cumplimiento de lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública - RCP.
La CGN, en cumplimiento de los planes de mejoramiento y direccionamiento estratégico, presenta a los usuarios del sistema una herramienta eficaz, fácil de manejar y de gran utilidad, para los municipios porque les permite hacer verificaciones y ajustes antes del envío, garantizando información de calidad para la toma de decisiones. También ayuda a los entes de control, porque facilita hacer cruces de información entre las diferentes categorías.
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1. INGRESO AL SISTEMA
Para ingresar al sistema siga los siguientes pasos: 1.Verifique que tenga acceso a internet 2.Verifique que se disponga de un navegador Internet, ya sea Explorer 9 o superior, Mozilla Firefox 3.5 o Google Chrome y que la pantalla tenga resolución de 1024 x 768 o superior, para dispositivos móviles con sistema operativo Android. 3.Verifique que esté inscrito en el sistema y tenga el “Usuario y la Contraseña” suministrados por el Administrador del CHIP (CGN), con el cual puede usar las funcionalidades del CHIP, de acuerdo con las autorizaciones otorgadas, según el perfil asignado. Nota: La clave de acceso al sistema Chip es la misma para el aplicativo SEI. 4.Para ingresar al S.E.I digite www.chip.gov.co y seleccionar en la parte inferior derecha el botón SEI
5.El sistema despliega un pantallazo donde puede autenticarse con su usuario y contraseña.
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6. Recuerde que deben ingresar con el Usuario y contraseña asignado por el administrador del Sistema CHIP. El sistema despliega en la parte superior izquierda las funcionalidades a las que puede accesar según su perfil. Para el caso de las entidades reportantes pueden ingresar a Validación y Ayuda. Por el Link de Ayuda podrá encontrar el Manual del Usuario. Por el Link de Validación ingresa a la siguiente opción
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2. VALIDACIÓN
Es la funcionalidad del sistema que permite realizar cruces entre las diferentes cuentas y categorías, según la regla parametrizada y trimestres de información cargados.
Al ingresar por esta funcionalidad el sistema despliega la siguiente pantalla
Se pueden observar dos ventanas desplegables que representan las opciones de Año a evaluar y Périodo o trimestre de información a cargar por el sistema, (correspone hasta el corte se quiere evaluar, ya que el aplicativo toma la información acumulada desde enero hasta el corte solicitado). El campo de Entidad lo toma automaticamente y corresponde a la que ingresó al sistema.
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3. COMO REALIZAR LA VALIDACION
El usuario debe suministrar al sistema los datos del cruce que desea realizar.
De las listas presentadas podra escoger el que requiere. Ingrese el Año y del listado de Periodo indique el corte de la información contable enviada, podrá escoger hasta el corte que ya tiene información. Luego haaga click en el botón Ejecutar validación
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Con esta acción se inicia el proceso de validación y el SEI despliega el mensaje “Iniciando el Proceso de validación, por favor espere…” indicando el porcentaje de ejecución que lleva (ver parte inferior derecha).
Nota: Tenga en cuenta que:
1.El sistema realiza el cruce si la entidad reportó información al sistema Chip.
2.El Sistema SEI ya tiene parametrizadas las reglas para el trimestre solicitado.
En caso contrario, mostrara un error en la descripciòn de fallo
El sistema despliega una barra con el mensaje que indica que se ha iniciado la validación.
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Una vez termina el proceso aparecerá en la parte inferior la información pertinente:
a)Versión de Reglas utilizada
b)La fecha del corte
c)La fecha de ejecución
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d)El estado de la ejecución
e)El usuario que solicito el proceso
f)El código de la Entidad
g)La descripción del fallo (si es necesario)
h)los iconos de Excel o de PDF que indica que los informes ya están generados
4. REPORTES
Una vez el SEI haya realizado con éxito la validación el usuario podrá descargarla dando doble click en los iconos de Exel o PDF.
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Al solicitar cualquiera de ellos aparecerá el siguiente pantallazo, mientras se genera.
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Una vez el sistema ha generado el reporte, aparecerá el pantallazo siguiente.
Lo puede abrir o guardar según requiera.
Los reportes generados en PDF salen en forma continua, y los generados en Excel los presenta en hojas separadas dentro de mismo archivo.
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4.1 LISTADO DE OBSERVACIONES Y DEFICIENCIAS – EVALUACIÓN INSTITUCIONAL.
Este listado es el compendio de los posibles errores en que incurre la Entidad, presenta el detalle del mensaje y la Norma relacionada con el error, también los numérales utilizados por Legis para clasificar sus publicaciones, como guía para la consulta en el RCP impreso.
Se diferencian dos tipos de mensaje: de “observaciones” y “deficiencias”, las primeras son recordatorios para el Contador la entidad, con el fin de que se verifique el hecho y se compruebe si está incurriendo en alguna deficiencia, las segundas corresponden a inconsistencias o registros no concordantes con las Normas Técnicas, los Procedimientos, las Doctrinas o las Dinámicas.
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4.2 INFORME DE SALDOS INICIALES COMPARADO CON SALDOS FINALES PERÍODO ANTERIOR
Presenta las cuentas que aparecen con saldos del período anterior diferentes a los saldos iniciales del nuevo período, por lo cual, se debe verificar que tales valores concuerden en cada uno de los envíos.
Para facilitar la consulta, se detallan los valores reportados en cada período y las diferencias de cada subcuenta, cuenta, grupo y clase. Cuando no existe diferencia en la información de ningún período no se presenta la subcuenta respectiva.
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4.3 CALCULO ACTUARIAL DE PENSIONES
En este anexo encontrarán los registros que deben efectuarse durante cada período contable, basados en la información que presenta el MHCP en la página del Fonpet, comparados con los valores reportados por la entidad en las cuentas respectivas, teniendo como parámetro los saldos del año anterior. (el Fonpet actualizó el 4 julio de 2013 la información correspondiente al 31 de diciembre de 2012).
La entidad debe verificar que tal información sea concordante con los reportes enviados a la CGN en el formulario de saldos y movimientos de la categoría contable.
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4.4 ANEXO AHORRO EN FONPET
El aplicativo verifica con base en la información que publica el FONPET en la página del MHCP, los saldos reportados por la entidad como ahorro en la subcuenta 1.9.01.04. y detecta las diferencias.
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4.5 COMPARATIVO CGN – FUT EN INGRESOS TRIBUTARIOS
Este informe presenta los valores que no coinciden entre los reportados en el formulario de saldos y movimientos de la categoría contable y los correspondientes del formulario de ingresos del FUT.
Esta información es muy importante para las entidades territoriales del nivel central, ya que contiene los valores susceptibles de incluir en la Refrendación de Ingresos Tributarios, para la distribución de beneficios por eficiencia fiscal.
El reporte indica la forma de comparar la información y los montos calculados para efectuar tal seguimiento.
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4.6 COMPARATIVO CGN – CGR EN INGRESOS TRIBUTARIOS
Este informe presenta los valores que no coinciden entre los reportados en el formulario de saldos y movimientos de la categoría contable y los correspondientes a los rubros de ingresos de la categoría presupuestal CGR.
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4.7 COMPARATIVO CGR – FUT EN INGRESOS TRIBUTARIOS
Este informe presenta los valores que no coinciden entre los reportados en los formularios de la categoría presupuestal CGR y los correspondientes a los rubros de ingresos del FUT.
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4.8 ANEXO SUBCUENTAS OTROS MAYORES AL 5%
El aplicativo calcula y presenta todas las subcuentas denominadas “Otros” cuyo valor sobrepasa el 5% del valor de la cuenta correspondiente.
