SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL ARCHIVO... · red de salud del oriente empresa social del estado e.s.e municipio de santiago de cali nit: 805.027.337-4 cÓdigo: gi.gi1.151.70.3.m-2

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SISTEMA DE GESTION

DOCUMENTAL

RED DE SALUD

DEL ORIENTE

E.S.E.

RED DE SALUD DEL ORIENTE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO E.S.E

MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI Nit: 805.027.337-4

CÓDIGO: GI.GI1.151.70.3.M-2

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MANUAL DE ARCHIVO DE GESTION

Fecha de aprobación: 16/12/2015

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Calle 72U # 28E - 00 - Tel: 4377777 – e-mail: [email protected] www.redoriente.net – Cali valle

Actualizado por: Luz Heidy Montoya Rojas. Tecnico Administrativo en Gestión Documental

Aprobado por: Javier Arévalo Tamayo Cargo: Gerente E.S.E. Oriente




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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................. 4

2. OBJETIVOS ........................................................................................................ 5

2.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................... 5

2.2 OBJETIVO ESPECIFICO ............................................................................... 5

3. ALCANCE ........................................................................................................... 6

4. IIMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES ................................................... 6

5. BASE LEGAL ..................................................................................................... 6

6. DEFINICIONES ................................................................................................... 8

7. ORGANIZACIÓN Y CONTROL EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN ............... 10

8. CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN ........ 13

9. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES .......................................................... 14

10. INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ........ 15

11. PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DE INVENTARIOS ............................................ 18

11.1 PASOS METODOLOGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA

PRIMARIA .......................................................................................................... 19

12. REGISTRO CONTROL DE DOCUMENTOS .................................................. 22




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MISION Nuestro compromiso es prestar servicios de salud, con un talento humano competente de acuerdo a los requerimientos de los pacientes, una tecnología, orientada a la eficiencia, la efectividad y la seguridad, una gestión institucional con el enfoque de mejora continua, garantizando la calidad en sus procesos misionales y administrativos

VISION En el 2015 ser la Empresa Social del Estado líder en el suroccidente Colombiano por la excelencia en la prestación de servicios de salud.

POLITICA DE CALIDAD Brindar a nuestros pacientes una atención segura y humanizada, promoviendo el mejoramiento continuo en nuestros procesos, procurando su satisfacción y el de su familia; apoyados por un talento humano competente y motivado, que nos permita un posicionamiento en el sector salud como la mejor Empresa Social del estado de nivel I en Santiago de Cali, manteniendo el equilibrio financiero y la rentabilidad social

OBJETIVOS DE CALIDAD 1. Brindar servicios seguros para nuestros pacientes y familiares cumpliendo con los

requisitos del exigidos por la normatividad vigente 2. Propender por la vinculación de un talento humano que cumplan con las

competencias requeridas para la atención de los pacientes y su familia 3. Asegurar la idoneidad y calidad de los proveedores con el fin de garantizar la

calidad de los insumos para la atención de los pacientes 4. Implementar estándares de excelencia en la gestión institucional basada en

procesos de mejora continua que permitan alcanzar la visión de la ESE Oriente

POLITICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE La seguridad de los pacientes se constituye en una prioridad en la gestión de calidad DE LA RED DE SALUD ORIENTE, en la cual la gerencia se compromete a identificar los riesgos y minimizarlos, a generar como estrategia un entorno seguro promoviendo la transformación hacia una cultura de seguridad. Iniciando por el reporte de los riesgos, incidentes y eventos adversos de tal forma que se brinde apoyo al paciente, a la familia y al personal de salud, erradicando las acciones punitivas.




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1 INTRODUCCIÓN

En un Estado de Derecho todas las decisiones de la Administración de orden nacional, departamental o municipal, quedan plasmadas en un documento. Sin embargo, muchos de los esfuerzos del Estado por modernizar la Administración Pública no han tenido el éxito esperado porque a los reformadores se les suele escapar una objetividad: El manejo archivístico es esencial para el buen servicio de los documentos y también importante para el buen servicio del ciudadano. Existen estudios y estadísticas que demuestran en el ejercicio de sus deberes, más del 70% de los funcionarios buscan documentos y el 60% de los casos se pierde el tiempo. Esto significa en términos económicos, de oportunidad, celeridad y eficacia, un altísimo costo para la comunidad. Y de ello derivan múltiples consecuencias negativas como la insolidaridad de la sociedad con el Estado lo cual no se concede con los tiempos que corren cuando, de una parte se reconocen los derechos ciudadanos como el de acceder a los documentos públicos y de otra se insiste en el valor de la información para el desarrollo de los pueblos. Hay que advertir que la administración pública no puede cumplir con el mandato Constitucional, ni garantizar transparencia, ni procurar la participación ciudadana sin mejorar la gestión de sus documentos, organizar sus archivos y establecer sistemas de recuperación de la información. La preocupante situación que atraviesan los archivos regionales y locales, motivó la preparación de estas pautas que buscan ofrecer lineamientos expresados en el lenguaje común con el fin de que sean útiles para cristalizar ideas, propuestas y expectativas de los funcionarios que en el entorno Institucional, son los responsables de su organización y proyección. El texto, proporciona pautas que orientan el trabajo archivístico para los municipios colombianos preferencialmente los ubicados en las categorías cuarta, quinta y sexta de conformidad con lo establecido en la carta política de acuerdo con los preceptos archivísticos vigentes y principios que rigen la administración pública Institucional, municipal y departamental.

Como instrumento para la administración Institucional, municipal y departamental, pautas para la organización de Archivos Institucionales, municipales y Departamentales, responde a las políticas, principios, normas y procedimientos archivísticos establecidos por el Archivo General de la Nación, de tal forma que los archivos de Gestión deben cumplir con estos principios.




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Estos entes territoriales se conviertan en centros de información básicos para la gestión, la transparencia administrativa, el servicio al ciudadano para la preservación de la memoria colectiva local. El interés especial del Archivo General de la Nación por los documentos y los archivos Institucionales, municipales obedece a la necesidad de consolidar este nivel de la Administración Pública como células fundamentales de la sociedad y del estado. De otra parte, por ser estos documentos más genuinos referentes a la realidad cotidiana será mucho más factible la construcción de versiones de la Historia Nacional.

2 OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL A partir del concepto de ARCHIVO TOTAL, el presente MANUAL tiene como objetivo general sugerir las pautas que permitan la adecuada gestión de la documentación producida y recibida por la Red de Salud Del oriente. Del Municipio de Cali en desarrollo de sus funciones, para garantizar la conservación y el uso del patrimonio documental Institucional, municipal y/o departamental. 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS Como objetivos específicos se señalan los siguientes: • Sensibilizar a los funcionarios de las diferentes áreas administrativas de la entidad,

frente a la responsabilidad que tienen en la organización, preservación y difusión de sus archivos.

• Sugerir medidas para la adecuada organización de los archivos de gestión en las

distintas áreas administrativas de la entidad y confirmar el archivo central e histórico que permita la estructuración del Archivo General, garantizar la conservación, incremento y consulta del patrimonio documental.




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• Definir los mecanismos para el funcionamiento armónico y coordinado de los archivos, como verdaderos centros de información e integrantes del Sistema nacional de Archivos.

• Contribuir a la modernización de los archivos históricos, y al posicionamiento ante la

Administración y sus administradores. • Procurar la normalización del trabajo archivístico de acuerdo con los principios,

procedimientos y reglamentación expedidos por el Archivo General de la Nación.

3 ALCANCE

Este documento denominado Manual de Archivo de Gestión es para el Programa de Gestión Documental, servicios ambulatorios, asistenciales y administrativos de toda la Red de Salud del Oriente. En este manual se documentan las definiciones del archivo de gestión, su importancia y actividades realizadas para el cumplimiento del mismo.

4 IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES

Este documento denominado Manual de Archivo de Gestión es para el Programa de Gestión Documental, servicios ambulatorios, asistenciales y administrativos de toda la Red de Salud del Oriente. Con el fin de realizar de custodiar y preservar en óptimas condiciones los archivos de Gestión y tener control sobre estos dentro de cada dependencia.

5 BASE LEGAL Para el desarrollo de los proyectos archivísticos de cualquier índole es indispensable contar con el conocimiento de la normatividad básica aplicable a los mismos, ya que constituyen en su sustentación legal, bien sea para el sostenimiento y desarrollo de los archivos, así para el tratamiento que se debe dar a estos como centros de información.




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Por lo anterior el Archivo General de la Nación ha procurado el adelanto en los trabajos de normalización, no solo desde el punto de vista legal, sino técnico e incluso de lo simple homogeneización de las practicas archivísticas. Esta labor se aprecia en la expedición de normas como el Reglamento General de Archivos, la publicación de guías manuales y la participación en la expedición de algunas normas técnicas colombianas en convenio con el ICONTEC. Se espera entonces que los Archivistas Institucionales, tomen como referencia de su trabajo las normas relacionadas en este MANUAL, pero a la vez es necesario que cada uno promueva la búsqueda y el análisis de las normas que se aplican a la labor diaria de la gestión Institucional, pues es en estas en las cuales, luego de su análisis, se encuentra la importancia de los documentos para la administración y la comunidad, dado que se relacionan las responsabilidades que tienen los funcionarios mientras cumplen su función y aún después de estos hayan finalizado su relación con las instituciones, así como las implicaciones jurídicas disciplinarias, civiles y hasta penales, por la conservación o no de los documentos, es decir para sustentar con estos las actuaciones de los servidores públicos. Para el manejo y control de los Archivos de Gestión, el Archivo General de la Nación, ha implementado Normas en cumplimiento a la Ley 594 del 5 de julio de 2000, Artículos 22 y 23. *Archivo de Gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que las soliciten. Su circulación y trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. La gestión de documentos dentro del concepto Archivo Total comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se dividen en: ARCHIVO DE GESTION – ARCHIVO CENTRAL – ARCHIVO HISTORICO*.




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ACUERDO 042

Octubre 31 de 2002

Las entidades deberán organizar sus Archivos de Gestión, teniendo en cuenta las Tablas de Retención Documental y en concordancia con los Manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad. Las Unidades administrativas y funcionales de las entidades deben velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de Gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivistica.

ACUERDO 038

Septiembre 20 de 2002

La responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos de las entidades públicas y privadas será con el manejo, organización, uso y control de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados en el FORMATO ÚNICO, normalizado por el Archivo General de la Nación, para garantizar la continuidad de la gestión pública.

6 DEFINICIONES

• ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, generados en un proceso natural, por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando el orden, para servir como testimonio e información de la persona o institución que los produce, o como elementos para la historia.

• ARCHIVO DE GESTIÓN: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las áreas administrativas u otras que lo soliciten. Es el archivo de las oficinas productoras.




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• ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa en donde se agrupan los documentos transferidos, una vez terminado su trámite y tiempo de retención en los diferentes archivos de gestión de la Entidad, pero que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias áreas administrativas y los particulares en general.

• DOCUMENTO: Información y su medio de soporte.

• EXPEDIENTE: Unidad documental formada por un conjunto de documentos o registros generados orgánica y funcionalmente por un proceso, por lo general se refiere a un mismo asunto.

• FOLIO: Es la hoja de un libro, de un cuaderno o de un expediente.

• FOLIACIÓN: Operación que consiste en enumerar consecutivamente los folios de una carpeta o expediente, únicamente por el folio-recto.

• FOLIO-RECTO: Primera cara de un folio.

• FOLIO-VERSO O VUELTO: Segunda cara de un folio.

• TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series y subseries con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La tabla de retención documental también define el destino del documento al finalizar su vigencia administrativa legal o fiscal.

• SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanados por un proceso o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

• SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Referencia que indica el estante o fila, el módulo y

la bandeja en la que se encuentra un documento, dentro de un Archivo de Gestión o un repositorio del Archivo Central

• UNIDAD DOCUMENTAL: Es la pieza mínima que reúne todas las características

necesarias para ser considerada como documento. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento, y compleja cuando le




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componen varios, dando lugar al expediente. Puede ser unidad documental un acta, un oficio, un informe, un expediente, etc.

• REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de las actividades desempeñadas. Oficio, Acta, Resolución, Informe, Memorando, entre otros.

7 ORGANIZACIÓN Y CONTROL EN LOS ARCHIVOS DE GESTION

Los Archivos de Gestión son aquellos en los que se reúne la documentación que se encuentra en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que lo soliciten. Los expedientes son unidades archivísticas en las que se reúne el conjunto de documentos relacionados con el mismo asunto, que sirven como antecedente y fundamento de la actuación administrativa, los cuales se deben organizar sucesivamente en el orden que se producen las actuaciones administrativas, teniendo en cuenta el Manual de Funciones y que dan lugar a su producción. Estos expedientes llevan el nombre de SERIE DOCUMENTAL, SUBSERIE DOCUMENTAL y TIPO DOCUMENTAL.

• SERIE DOCUMENTAL: Se define como el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, que son producidas o recibidas por una misma unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones específicas. Ejemplo: Actas, Historias Laborales, Informes, Decretos, Resoluciones.

• SUBSERIE DOCUMENTAL: Son todas aquellas subdivisiones que se desprenden

de las Series y que reúnen documentos homogéneos conformando los expedientes.

• Ejemplo: De la Serie Actas, podrían desprenderse las Subseries: Actas Consejo de Gobierno, Actas de Consejo de Seguridad.

• TIPO DOCUMENTAL: Son todas aquellas piezas o unidades documentales que

produce o recibe una unidad administrativa y que van a conformar los expedientes, estos a su vez van integrados a la respectiva Subserie Documental.




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Ejemplo: La Serie Actas podría tener las siguientes Subseries: Actas Consejo de Gobierno, Actas Consejo de Seguridad, Actas Juntas y sus Tipos Documentales: Citación.

Una Serie, Subserie y Tipos Documentales, puede estar contenida en una o varias carpetas, también conocidas como unidades de conservación dependiendo del tiempo en que transcurra su trámite en el Archivo de Gestión. Ejemplo: Una Investigación Disciplinaria genera un alto volumen documental (200 o 300 folios), éstos se deben ubicar en varias unidades de conservación, (Legajo). La foliación se debe efectuar de manera consecutiva, numerando la totalidad de los folios del expediente.

• ROTULACIÓN. Consiste en hacer una descripción documental en la carátula superior de todos los documentos que contiene la carpeta (Código, Sección, Subsección, Fechas extremas, Serie y Subserie.




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Ejemplo: Para convertir los archivos en centros de información útiles para la gestión y garantes de la conservación del patrimonio documental es fundamental normalizar el proceso documental dentro de la administración municipal, para lo cual se hace necesaria la creación del Archivo General del Municipio y/o del Departamento de acuerdo con la normatividad vigente, dentro de la estructura orgánico funcional de la administración, dependiendo del máximo nivel directivo. El Archivo General de los Municipios y Departamentos es el ente coordinador de la función archivística y deberá velar por la conservación de su patrimonio documental. Sus fondos documentales estarán integrados por los procedentes de las oficinas de la Administración Institucional, , los de las entidades que prestan los servicios públicos y de mas relacionados, según lo previsto en el artículo 311 de la Constitución Nacional, así como los que reciba en custodia por su especial valor para la investigación, la ciencia y la

LOGO DE LA ENTIDAD CON LA GUIA NORMA

FUNDAMENTAL GESTIÓN DE CALIDAD ARCHIVO DE GESTION SECCION__________________CODIGO _________ SUBSECCION______________ CODIGO _________ SERIE ____________________ CODIGO _________ SUBSERIE ________________ CODIGO _________ FECHAS EXTREMAS INICIAL: Día _Mes_ Año _ FINAL: Día_ Mes_ Año_ No. FOLIOS __________ CARPETA No._______ DE:______ OBSERVACIONES_______________________________________________________________________________________________________________________




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cultura. Dada la importancia para la gestión administrativa y la cultura de la localidad, el municipio apropiará los recursos necesarios para el funcionamiento. Estará bajo la responsabilidad de un funcionario idóneo con la información archivística. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los municipios y Departamentos deberán organizar su Sistema de archivos e información previniendo la conformación y organización de los archivos de gestión, centrales e históricos. En cada municipio existirá un Consejo Institucional, municipal o Departamental de Archivos, Articulo 2º Decreto 4124 de 2004.

8 CRITERIOS PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN.

1. La ubicación física de los documentos perderá la conformación de los expedientes los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha mas reciente al cerrar la misma.

2. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consultas y control.

3. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en

la Tabla de Retención Documental, para ello se elabora un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

4. La consulta de los documentos en los archivos de gestión, por parte de otras áreas

administrativas o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso de los documentos cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o funcionario en quien se le haya delegado esa facultad y solo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución o las Leyes. En la correspondiente oficina se llevará el registro del préstamo y de forma opcional una estadística de consulta.




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5. Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera

trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombres y cargo de la persona que retira el expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien se retira el expediente y término perentorio de su devolución. Vencido el plazo, el responsable de la dependencia productora deberá ser exigible la devolución inmediata.

9 TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Se entiende por transferencia la remisión de los documentos del archivo de gestión al central de conformidad con las Tablas de Retención documental adoptadas. 9.1 TRANSFERENCIAS PRIMARIAS: Remisión de documentos del archivo de gestión (o de oficina) al central para la conservación precautelativa y se trata de documentos cuya frecuencia de uso ha disminuido o culminado en el proceso de atención de trámites. 9.10 TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS: Remisión de documentos del archivo central al archivo histórico para su conservación permanente. Se trata de documentos debidamente seleccionados teniendo en cuenta su valor científico, cultural e histórico. La realización de las transferencias contribuye a: 1. Evitar a nivel físico y funcional la acumulación de documentos en las unidades

administrativas productoras. 2. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentación. 3. Disponer la información útil ya sea para la toma de decisiones administrativas o

para el conocimiento del desarrollo histórico institucional. 4. Garantizar a los ciudadanos el acceso a la información. 5. Asegurar la conservación precautelativa o definitiva de la documentación, en

decisiones óptimas. Los procesos de transferencia, se adelantaran según lo previsto en el Reglamento General de los Archivos.




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Para la realización de transferencias documentales de los Archivos de gestión del Archivo General Institucional, el cual cumple la función de central, debe prepararse la información clasificándola y organizándola de acuerdo con lo dispuesto en la T.R.D.; debe adelantar tan bien una preparación física de los documentos a transferir lo cual incluye: 1. Limpieza (eliminación de residuos de polvo). 2. Eliminación de material metálico (clips, ganchos de cosedora, legajares, alfileres,

etc.), procurando no causar deterioro físico. 3. Revisión y foliación (numerar consecutiva y cronológicamente la documentación al

interior de las carpetas, con lápiz de mina negra y blanda, retirar los folios blancos que están sueltos.), retirar el material que no es de archivo (folletos, periódicos, recortes de prensa o revista, libros, etc.) los cuales pueden formar parte del centro de la documentación, una hemeroteca o una biblioteca.

Los documentos a transferir se ubicarán en carpetas o cajas las cuales deben estar plenamente identificadas. Los documentos transferidos deben ir acompañados de un formato de transferencias en el que se identifique la oficina productora, la Serie Documental, las fechas extrema, las unidades de conservación y el número de folios. 10. INSTRUCTIVO FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL 1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la

documentación que se va a transferir.

2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o la

unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa de la oficina productora.




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4. OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventarío, que puede ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o áreas administrativas, inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

6. HOJA No. Se numerara cada hoja del inventarío consecutivamente. Se registrara el

total de las hojas del inventarío. 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y

transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de las transferencias. (año, mes, día) en NT se anotara el número de la transferencia.

8. Nº DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre

asignado al conjunto de unidades documentales de escritura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de las funciones asignadas. Cuando no se pueden identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden la relación con la misma función de la oficina productora. Cuando se realiza el inventarío de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro dígitos correspondientes del año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotara esta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotara s.f.




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12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignara el número asignada a cada unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registraran las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

13. NÚMEROS DE FOLIOS. Se anotara el número total de folios contenido en cada unidad

de conservación descrita. 14. SOPORTE. Se utilizara esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:

microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un

índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los siguientes controles y registros de préstamo y de consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciara especialmente para el inventarío de fondos acumulados.

16. NOTAS. Se registraran los datos que sean relevantes y no se hayan registrados en las

columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorando, circulares, entre otros, se anotaran los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable con el documento principal; de estos debe señalarse, en primer lugar, el número de las unidades de anexo de cada tipo, ejemplo una hoja con cinco fotografía o cinco fotografías sueltas; luego el número de consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por maquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignara un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotara la información sobre el estado de la conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes). Químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores,) etc.




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17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo y firma de la persona responsable de elaborar el inventarío, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

18. ENTREGADO POR. Se registrara el nombre y el apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar el inventarío, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 19. RECIBIDO POR. Se registra el nombre y el apellido, cargo, firma de la persona

responsable de recibir el inventarío, así como el lugar u la fecha en que se recibió.

Los formatos deben diligenciase en original y copia la cual se devolverá firmada después de cotejados y con las signaturas topográficas asignadas por el archivo.

11 PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y

ARCHIVOS DE INVENTARIO

1) Del Archivo por parte de los servidores públicos, que se encuentren en situaciones

administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargas y notificaciones de estas situaciones al jefe de la unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeño de las responsabilidades que correspondan.

2) El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.

3) Asignar la función al cargo que asuma cada una de las unidades administrativas, la

responsabilidad por la permanente organización y administración del archivo de la oficina sin prejuicio de la responsabilidad que establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.

4) El jefe de la Unidad Administrativa del Archivo de la Entidad, deberá presenciar la

entrega y recibo por inventarío de los documentos y archivos cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en constancia deberá firmar el acta de entrega y recibo.




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5) Garantizar el recibo y entrega de los documentos y Archivos que se produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculara temporal o definitivamente de la entidad.

6) En caso de abandono de cargo, la Administración deberá designar al funcionario titular

en su defecto a quien deba levantar el inventarío de los documentos de los archivos existentes, en presente del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmaran el acta correspondiente.

7) Los servidores públicos que se trasladen, retiren o pensionen omitiendo la entrega y recibo de los documentos y el archivo de gestión, sin procedimiento anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión, por ningún motivo del servidor publico podrá llevarse la documentación producida por el ejercicio del cargo por cuanto los documentos públicos son propiedad del estado, so pena de encontrarse incurso en cualquiera de las sanciones previstas por la Ley.

11.1 PASOS METODOLÓGICOS PARA EFECTUAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA • Identificar los expedientes de las series y Subseries documentales que deben

transferirse según la TRD.

• Adelantar la depuración, retirando aquellos documentos no esenciales, tales como: formatos sin diligenciar, hojas en blanco, borradores, copia o Fotocopia cuyos originales se encuentren en el expediente.

• Verificar la foliación, la numeración se realizará en forma ascendente en el orden en

que se produjeron las actuaciones administrativas, correspondientes el número cero uno (01) al documento con el cual se inició en el trámite y el número mayor al documento de producción más reciente con el cual finalizara el trámite.

• Para facilitar el cotejo y la organización en el Archivo Central es conveniente numerar

las carpetas, de un (1) hasta (n), de acuerdo con la cantidad de transferir. Ejemplo:




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• En la solapada de cada carpeta se deben consignar datos que faciliten la identificación de su contenido, ejemplo:




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LOGO DE LA ENTIDAD

ARCHIVO DE GESTION

SECCION__________________CODIGO _________ SUBSECCION______________ CODIGO _________ SERIE ____________________ CODIGO _________ SUBSERIE ________________ CODIGO _________ FECHAS EXTREMAS INICIAL: Dìa _Mes_ Año _ FINAL: Día_ Mes_ Año_ No. FOLIOS __________ OBSERVACIONES_______________________________________




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12. REGISTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Versión Fecha Responsable Variación Aprobado por Descripción del cambio Pag. Modificada

1 01 diciembre 2015

Luz Heidy Montoya

Emisión Gerencia




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