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Dirección de Gestión Humana y Calidad

Bogota D.C. 2013

Sistema de Gestión de la Calidad

“Un compromiso de todos”

Dirección de Gestión Humana y Calidad Trabajando por tu bienestar

1. CERTIFICADO DE GESTIÓN DE CALIDAD ZONA FRANCA BOGOTÁ

2. GENERALIDADES ISO 9001: VERSIÓN 2008

3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

4. IMPLEMENTACION SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD EN ZONA FRANCA BOGOTÁ

5. SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD BASC DISPOSICIONES GENERALES

1 CERTIFICADO DE GESTIÓN DE

CALIDAD ZONA FRANCA BOGOTÁ


ISO 9001:2008 – NTC – ISO 9001: 2008 FECHA DE APROBACIÓN: 2002/04/ 03 FECHA RENOVACIÓN: 2005/05/25 FECHA RENOVACIÓN: 2008/05/25 FECHA RENOVACIÓN :2011/05/25 FECHA VENCIMIENTO:2014/05/25

CERTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA ZONA FRANCA DE

BOGOTÁ; OPERACIÓN DE LA ZONA FRANCA DE BOGOTÁ EN LA “EXTENSIÓN DEL AEROPUERTO

EL DORADO”

Alcance de la Certificación del Sistema de Gestión de calidad Zona Franca De Bogotà


ISO 9001:2008 – NTC – ISO 9001: 2008

FECHA RENOVACIÓN: 2008/ 05/ 25 FECHA RENOVACIÓN Y AMPLIACIÓN:2011/05/25

CERTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN DE LAS ZONAS FRANCAS PERMANENTES ESPECIALES EN BIO D, PEPSICO ALIMENTOS ZF, PROTISA, REFINERIA DE CARTAGENA, TERMOFLORES, COLOMBINA DEL CAUCA, PRAXAIR GASES

INDUSTRIALES, SOCIEDAD PORTUARIA, CERVECERIA DEL VALLE, PRODUCTOS FAMILIA, BIOENERGY, ALIMENTOS NARIÑO, CLINICA HISPANOAMERICA, VIDRIO ANDINO, ESTRATEGIAS CONTACT CENTER, FUNDACIÓN FOSUNAB, EXTRACTORA LA GLORIA,TABLEMAC MDF S.A.S,CLINICA CARDIO VASCULAR CORAZON JOVEN

S.A, ZONA FRANCA INDUSTRIAL COLMOTORES S.A.S. “ZOFICOL ”

Ampliación alcance de la Certificación del Sistema de Gestión de calidad ZFB

CERTIFICACIÓN DE LA OPERACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LA ZONA FRANCA PERMANENTE DEL CAUCA


ISO 9001:2008 – NTC – ISO 9001: 2008

Durante el 2013 se realizo la ampliación de 3 de los proyectos que operamos y de una zona franca permanente :

• TABLEMAC MDF S.A.S, • CLINICA CARDIO VASCULAR CORAZON

JOVEN S.A, • ZONA FRANCA INDUSTRIAL

COLMOTORES S.A.S. “ZOFICOL ” • ZONA FRANCA PERMANENTE DEL

CAUCA

Ampliación alcance de la Certificación del Sistema de Gestión de calidad ZFB

2 GENERALIDADES ISO 9001:

VERSIÓN 2008


ISO : International Organization For Standardization

NORMALIZACION:

Establecer una cultura de la calidad para atender las especificaciones de los clientes

- Revolución industrial (producir mas y mejor) - Primera guerra mundial (armamento con especificaciones y ajustes precisos, reparación armamento)


Sistemas de Calidad

ISO 14000 ISO 9000

3 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD


ISO 9000 Beneficios Más Importantes

Alta satisfacción del cliente

Reducción de auditorias por parte del cliente

Incremento de la porción del mercado

Facilidad de mercadeo

Cambio cultural positivo

Incremento de la eficiencia y Productividad operacional

Mejor comunicación entre Compañías (Dependencias)

Disminución de gastos por desperdicios

EXTERNOS INTERNOS


Mayores barreras

Creación de los procedimientos Desarrollo de la documentación No seguimiento de los procedimientos Resistencia de los empleados Conflicto en la interpretación de los procedimientos Requisitos de entrenamiento Disponibilidad de tiempo Políticas o procedimientos “heredados” Implementación de acciones correctivas y preventivas Proceso de aprobación de documentos Calibración de equipos e instrumentos Alto costo de la preparación

Estructura de la serie ISO 9000-2008

9000 Fundamentos y

Vocabulario 9000:2005

9001:2008

19011:2012

9004: 2010


1. ENFOQUE AL CLIENTE 2. LIDERAZGO 3. PARTICIPACION DEL PERSONAL 4. ENFOQUE EN PROCESOS

5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTION. 6. MEJORA CONTINUA. 7. EN FOQUE BASADO EN HECHOS PARA TOMA DE DECISIONES

8. RELACIONES MUTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR.

8 Principios Fundamentales


Ciclo de Mejoramiento Planear, Hacer, Verificar, Actuar

VERIFICAR HACER

ACTUAR PLANEAR

Implementación de lo planeado

Monitoreo Inspección Análisis

Mantener Mejorar Corregir

Qué se va a hacer Porqué? Quien ?, Cuando ? Donde ? , Cómo ?

Mejoramiento Continuo


ENTRADA

PLANEACIÓN

Gestión por procesos

4 IMPLEMENTACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN

DE CALIDAD ZONA FRANCA

BOGOTÁ

Nombramiento Representante de la Dirección

Requisitos: Numeral 5.5.2. NORMA IS0 9001:2008

JHOANA HERAZODIRECTORA DE GESTIÓN HUMANA Y

CALIDAD

Compromiso de la alta dirección


MISION La Zona Franca de Bogotá S.A. es una organización que promueve, opera y administra Zonas Francas, propias o de terceros, y presta servicios en forma confiable, ágil, oportuna, con altos estándares de seguridad, calidad y tecnología, lo que genera valor a sus clientes, empleados y accionistas, en armonía con el medio ambiente y la comunidad. Así mismo, impulsa el comercio exterior y el desarrollo empresarial en Colombia y en la región.

VISION En el año 2015, la Zona Franca de Bogotá S.A. será reconocida como líder en la promoción, operación y administración de zonas francas en Colombia y la Región y brindará a sus clientes servicios integrales, innovadores y competitivos, basados en principios éticos y de responsabilidad social.


Política de Calidad

La Zona Franca de Bogotá S.A., mediante la utilización de procesos de mejoramiento continuo, opera, administra, promueve zonas francas y suministra a sus clientes servicios:

Confiables y oportunos A costos razonables Con personal motivado, capacitado y éticamente

comprometido. Es una organización sólida que trabaja eficientemente, en armonía con el medio ambiente y la comunidad: Cumple con las normas y directrices del Estado Colombiano.


Asegurar el cumplimiento de las normas del Régimen Franco.

Asegurar que los servicios prestados se ajusten a las necesidades de nuestros clientes.

Asegurar el oportuno mantenimiento y buen funcionamiento de la Zona Franca S.A.

Mantener personal motivado y competente dentro de la organización


Objetivos de Calidad

ALCANCE EN LA EMPRESA

CONTENIDO DE DOCUMENTOS

MANUAL DE CALIDAD

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCCIONES

REGISTROS, INFORMES, ETC

Administración Clientes

Auditores

Responsable de los procesos

Personal

Política de Calidad

Descripción del Sistema

Descripción de Procesos

Descripción de Actividades

LEGISLACION VIGENTE

Estructura de la documentación


Un manual de calidad es un documento que explica cómo una empresa cumple con los requisitos de una norma e igualmente cómo gestiona la calidad.

Manual de Calidad


(NUMERAL 4.2.2. NORMA ISO 9001:2008)

Alcance del Sistema de Gestión de Calidad

(exclusiones) Procedimientos documentados

establecidos o referencia de ellos descripción de la interacción de los

procesos


Que debe contener el Manual de Calidad

¿Cuál es el contenido del manual?

El manual contiene 9 capítulos fundamentales

CUALES SON ESOS 9

CAPITULOS?

Manual de Calidad de Zona Franca Bogotá


PRESENTACION GENERAL DE LA EMPRESA

OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL 2

VOCABULARIO 3

MISION Y VISION 4

POLITICA DE CALIDAD 5

OBJETIVOS DE CALIDAD 6

1



RED LOS PROCESOS 8

ANEXO 1. LISTADO CARGOS QUE INCIDEN EN LA CALIDAD

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA 7

ANEXO 2. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES POR PROCESO

DESCRIPCION DE LOS PROCESOS (VER MANUAL DE CALIDAD)

9

ANEXO 3. RELACION CON LA NORMA



MEDICION ANÁLISIS Y MEJORA

8.2.2.

SATISFACCION CLIENTES INTERNO - EXTERNO

CALIFICACIÓN USUARIO

INSTALACIÓN OPERATIVA

INSTALACIÓN FÍSICA

PRESTACION SERVICIOS

OPERATIVOS

PRESTACIÓN SERVICIOS

ADMINISTATIVOS

PLANIFICACIÓN Y RESPONSABILIDAD

DIRECCIÓN

(MANUAL CALIDAD)

R E QU E R I M I E N TO S C L I E N T E S

REALIZACION DEL SERVICIO

COMPRAS

GESTIÓN DE CALIDAD

PROCESO MEJORAMIENTO

PROCESO SERVICIOS ZFB

PROCESOS DE APOYO

CONVENCIONES

GESTIÓN DE RECURSOS

GESTIÓN HUMANA

Red de Procesos


TECNOLOGIA DE LA

INFOR,ACIÇON

Procedimientos documentados exigidos por la norma ISO 9001:2008

Control documentos Control registros Auditorias Internas

Control producto no conforme Acciones correctivas y

preventivas


Control de documentos

(4.2.3. Norma ISO 9001:2008) En este procedimiento se define la estructura de la documentación: Identificación de los documentos (codificación), Responsables de aprobación y medios de divulgación, metodología si se requiere una modificación o creación de un documento, como se garantiza que estén en el punto de uso, como se controlan los documentos de origen externo.

Véase medio de comunicación interno “intranet” centro documental procedimiento PR-DC-01


Contenido de procedimientos

- Objetivo - Alcance - Definiciones - Responsables de ejecución - Documentos referenciados - Consideraciones generales - Descripción - Anexos - Formatos


Control de registros

(4.2.4. Norma ISO 9001:2008)

Proporcionan evidencia objetiva. En este procedimiento se definen los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los registros.

Véase medio de comunicación interno “intranet” centro documental Procedimiento PR-DC-01


Para ampliar la información de los procedimientos que afectan la calidad se puede consultar nuestro medio de comunicación interno “la intranet”

PR-SO Operaciones

PR-DC Calidad

PR-SI Sistemas

CODIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

PR-GH Gestión Humana

PR-CZ Copropiedad

PR-SF Financiera


Trabajando por tu bienestar

Para las zonas francas permanentes especiales se codificaran los procedimientos de la siguiente manera

Codificación de los documentos

PR -ZE -CV - 01

PROCEDIMIENTO -ZONA FRANCA ESPECIAL -CERVALLE - NUMERO


Para las zonas francas permanentes especiales se codificaran los formatos de la siguiente manera

PR -ZE -BD - 01 -FO -01

PROCEDIMEENTO -ZONA FRANCA -BIO D -CONSECUTIVO - FORMATO - CONSECUTIVO

ESPECIAL PROCEDIM/INST FORMATO

Codificación de los documentos


REVISIÓN ZONA NET

NOMBRAMIENTO DE LA DIRECCIÓN PROCEDIMIENTOS MANUAL DE CALIDAD DOCUMENTOS EXTERNOS MISION VISION POLÍTICA DE CALIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD


Auditorias internas de calidad

Numeral 8.2.2. Norma ISO 9001:2008

Este procedimiento establece que se deben llevar a cabo auditorías internas planificadas de los procesos establecidos por la organización . Las cuales deben ser realizadas por auditores que aseguren la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría. Se deben mantener registros.



Auditorias internas de calidad

Numeral 8.2.2. norma ISO 9001:2008 Programación de auditorías internas Presentación del Plan de auditoría Preparación cuestionarios guías Auditoría en sitio Reunión de apertura Trabajo de campo Reunión de cierre Informe de auditoria: No conformidades Fortalezas Aspectos por mejorar

Norma ISO 19011


Control de producto no conforme

NUMERAL 8.3. NORMA ISO 9001:2008

Este procedimiento menciona la metodología en caso de que se presente un servicio no conforme (que no cumple con alguna característica del servicio ofrecido) la cual se debe reportar antes de que el cliente la perciba. Así mismo, se establecen las responsabilidades y autoridades relacionadas para tratar el servicio no conforme. Se deben mantener registros.



Acciones correctivas

NUMERAL 8.5.2. NORMA ISO 9001:2008

En este procedimiento se establece la metodología a seguir para eliminar las causas de las no conformidades que se presenten con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Se debe dejar registro de la acción y del seguimiento de la misma para verificar la eficacia de la acción tomada.


Formato: Solicitud de acción correctiva “PR-DC -11-FO-01”


NUMERAL 8.5.2. NORMA ISO 9001:2008 FUENTES:

No Conformidades detectadas internamente (reportes de producto no conforme)

Quejas y reclamos recurrentes No conformidades detectadas durante auditorias

internas y externas Manifestación de insatisfacción del cliente No cumplimiento de objetivos y metas Revisiones de la dirección




• Descripción de no conformidad real. • Determinación de causas - Análisis de causas (lluvia

ideas, diagrama causa –efecto, 5 por qué?, diagrama de pareto).

• Determinación e implementación de acciones. • Seguimiento de acciones (revisar eficacia). • Dejar registros



Acciones preventivas


En este procedimiento se establece la metodología a seguir para eliminar las causas de las no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia. Se debe dejar registro de la acción y del seguimiento de la misma para verificar la eficacia de la acción tomada

Véase medio de comunicación interno “intranet” centro documental Procedimiento PR-DC-10

Formato: Solicitud de acción preventiva“PR-DC-10-FO-01”





FUENTES:

Tendencia de indicadores Resultado de encuestas Sugerencias de mejora por personal interno Resultado de auditorias internas y externas Revisiones de la dirección




• Descripción de no conformidad potencial. • Análisis de causas (lluvia ideas, diagrama causa –

efecto, 5 por qué?, diagrama de pareto). • Determinación e implementación de acciones. • Seguimiento de acciones (Revisar la eficacia). • Dejar registros


RECEPCIONAR INFORMACIÓN

DOCUMENTAR EL RECLAMO

ENVIAR A

DIRECCIÓN DE

CALIDAD REDIRECCIONAR

A PROCESO RESPONSABLE

APLICAR CORRECCIÓN

O DAR RESPUESTA INMEDIATA

ELABORAR INFORME

POR PROCESO

ANALIZAR CAUSAS E

INCIDENCIAS

APLICAR

PROCEDIMIENTOS DE ACCIONES CORRECTIVAS

FIN

Atención de reclamos


Cuando se presente una queja o reclamo por parte del cliente, se siguen las disposiciones del procedimiento de : Atención de Reclamos PR-DC-02

La forma de re direccionar la queja al área de calidad es utilizando la solicitud de servicios también se puede hacer por correo electrónico o físicamente. por el link de SERVICIO DE SOPORTE EN LÍNEA, asignarlo a CALIDAD seleccionando el MOTIVO. Colocando la información necesaria como cliente, persona que reporta la queja, fecha, hora, teléfono de contacto, correo electrónico, descripción detallada de la queja)


VOCABULARIO NTC-ISO 9000

•Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. •Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. •Reclamo: Información remitida por el cliente formalmente en la cual se asegura la presencia de una No Conformidad de nuestro producto ó servicio. •Mejora continua: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos


•Acción correctiva: acción tomada para eliminar la causa de una No conformidad detectada u otra situación no deseable. •Corrección: Acción tomada para eliminar una No Conformidad detectada. •Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente no deseable. •Trazabilidad: Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que esta bajo consideración.



•Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la calidad de una organización

•Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

•Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas



5 SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD BASC

Nombramiento Representante de la Dirección

Requisitos: ESTANDAR 6.8.1

NORMA BASC V4 -2012

MARIO ALBERTO VALENZUELA JEFE DE SEGURIDAD


Política de seguridad Zona Franca de Bogotá S.A . La Zona Franca de Bogotá S.A., opera y administra zonas francas. Presta servicios confiables y oportunos, enmarcados dentro de los estándares nacionales e internacionales que regulan el comercio exterior; previene el lavado de activos y cumple las normas y políticas antidrogas, de acuerdo con los lineamientos del programa BASC Business Aliance For Secure Commerce (Alianza Empresarial para un Comercio Seguro).


Control de ingreso y salida visitantes:

peatonal

vehicular


Control de accesos


Seguridad perimetral

Doble malla, censores de movimiento, cámaras de seguridad e iluminación permanente. Dirección de Gestión Humana y Calidad


Disposiciones de seguridad

Debe realizarse un estudio de seguridad que incluya verificación de antecedentes del personal.


Debe disponerse de los documentos que acrediten empleos anteriores, referencias y antecedentes y estos deben verificarse (Gestión Humana).



ESTANDAR DE SEGURIDAD 4.1.2 NORMA BASC V4 -2012

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Debe visitarse el domicilio del personal, dejando evidencias documentadas




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Establece la prohibición del consumo de bebidas alcohólicas y/o drogas, por parte de los trabajadores, durante el desempeño de sus deberes para la empresa.

La compañía podrá realizar pruebas extraordinarias de alcoholemia, antes y durante las jornadas laborales.

El incumplimiento a la política anteriormente expuesta es causal de destitución laboral y cancelación del contrato.

Política de alcohol y drogas Zona Franca de Bogotá S.A.



Debe realizarse registros de afiliación a instituciones de seguridad social y demás registros legales de orden laboral (Gestión Humana).



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El personal debe portar el carné de identificación en un lugar visible cumpliendo con los estándares de seguridad industrial , que tenga fotografía reciente, numero de identificación y fecha de vigencia.




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El personal debe identificar e informar sobre incidentes sospechosos.



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Actualización de datos básicos de los empleados mínimo una vez al año (Gestión Humana – Depto. seguridad)

El uniforme es para uso exclusivo de las actividades laborales




¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!

Para mayor información

Dirección de Gestión Humana y Calidad [email protected]

[email protected] [email protected]

www.zonafrancabogota.com


mailto:[email protected]



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