SISTEMA DE INFORMACIÓN

5/9/2018 SISTEMA DE INFORMACIÓN - slidepdf.com

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LA DIRECCION POR SISTEMAS_ DEL POZO NAVARRO, FERNANDO

PAPEL DE LA INFORMACÓN: La información, a través de sus componentes, toma los datos desde la actividad

para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración al proceso de la decisión.

El sistema de información y toma de decisiones:

Hay dos grupos que representan las dos clases de información que ligan las decisiones de los dirigentes con lasoperaciones. Estos dos grupos vienen determinados por:

Una rama descendente, que por contener la información que establece lo que la dirección decide, ladenominamos DETERMINATIVA.

Otra rama, ésta de carácter ascendente, que permite a la dirección el conocimiento de resultados, y delos factores el medio interno y externo y es, por tanto, INTERPRETATIVA.

La información determinativa está constituida por todo el conjunto de normas, instrucciones, órdenes, etc.

Que emanan de la dirección a través de su toma de decisiones en orden a establecer cómo ha de desarrollarse

la actividad.

Las operaciones han de realizarse ajustándose a una secuencia precisa y definida de procesos, muchos de ellos

de carácter repetitivo. Para que esto ocurra se establecen procedimientos, los cuales sientan las bases y las

reglas con arreglo a las cuales se van a producir las informaciones operacionales, de control y gestión e

integrada.

Estas tres últimas constituyen el grupo de información interpretativa, que por su intermedio la dirección

conoce toda la información relativa a la vida y actividad empresariales, con cuyo concurso puede efectuar una

correcta toma de decisiones.

El elemento fundamental de la toma de decisiones es la información. En el proceso de decisión, en sus fases de

“conocimiento” y “análisis de los datos”, el acopio de información está dirigido a transformar una situación de

incertidumbre, derivada de la excitación, en otra de riesgo conocido que permite evaluar, subjetiva u

objetivamente, las consecuencias derivadas de la elección de una alternativa posible.

Resumiendo: la toma de decisiones es en cierto sentido una elaboración que se le da a la información; el

directivo la recibe, juzga, compara y evalúa a la luz de sus objetivos y produce más información.

DETERMINATIVA

INTERPRETATIVA



Sistema de información y dirección:

La información se concibe como el elemento necesario para que el gobierno de la empresa pueda actuar. El

proceso básico mediante el cual el dirigente aprovecha la información que recibe, produciendo otra que

aumenta el valor de la anterior, es el denominado proceso de la toma de decisiones. El proceso de gobernar la

empresa consiste en recibir, tratar y entregar información; el nuevo aporte informativo así logrado ha deresponder en todo a las necesidades de gobierno y corrección del órgano cuyo responsable es el que toma la

decisión. Por ello mismo el input que cada uno de éstos recibe está en función de su nivel orgánico, de modo

que el flujo ascendente es jerarquizado, sufriendo en cada nivel una elaboración y consolidación específicas.

El gobierno y el control de la empresa residen en la interpretación y emisión de mensajes que originan

determinadas acciones en sus receptores: en los dirigentes excitan el proceso de la decisión, en el nivel

ejecutor son las órdenes que de una u otra forma ponen en marcha y regulan el desarrollo de su actividad.

De la dirección emana la información que da origen al desarrollo de la actividad. Esta relación está en función

del estilo de dirección ejercido, puesto que cada uno de ellos se basa en una forma particular de decidir, lacual, por supuesto, hace uso o emana el tipo de información correspondiente. Considerando que la dirección

es el mecanismo de gobierno de la empresa, posee un input, que es la información interpretativa, y un output,

que es la determinativa. El funcionamiento diario de la empresa, como sistema, no se halla a merced del azar o

de señales esporádicas de la dirección.

Petición de

información

(ampliación)

PERCEPCION DE LA

SITUACION

DELINEACION Y VALORACION

DEL PROBLLEMA

EXCITACIÓN JUICIO DE LA

SITUACIONELABORACIÓN DE

ALTERNATIVAS

Análisis de

los datosPredicción de

resultados

(expectativas)

ENSAYOELABORACIÓN DE

INFORMACIÓN

ELABORACION Y

TRATAMIENTO

DECISIÓN

Provocará unos

resultados

Elaboración y

simulación

mecanizadas

BANCO

DE

DATOS

Esta evaluación es

cuantitativa y cualitativa

Solución a

situaciones

Esquema del proceso de la decisión



Estilo de direcciónExcitación principal de la

decisión.

Tipos dedecisionesasociadas

Componenteinformacional más

relevanteCaracterísticas

POR OBJETIVOS

Inicial, motivada por losobjetivos. Produce el plan.

Desviaciones de lo planificado.

Excepciones.

DeterminativasInterpretativasprogramadas

I. investigaciónI. planificación

I. Control y gestión

CreatividadIniciativa

POR PROYECTOS

Inicial, espontánea y aperiódica.Labor creativa y prospectiva.

Desviaciones en resultados.

Excepciones.

DeterminativasInterpretativas

I. operacionalI. planificación

I. control y gestión

CreatividadOportunidad

iniciativa

POR EXCEPCIÓNDesviaciones de las “señales de

alerta” establecidas. CorrectivasAdaptativas

I. control y gestión.I. excepción

Capacidad dereacción.

Improvisación

El sistema de información y uso del ordenador: Cada fase del proceso de la decisión tiene su relación con un

componente de este sistema de información, de lo que surgen unas aplicaciones que hacen posible elensamblaje perfecto, adecuado y óptimo entre decisión, información y ordenador en la empresa. Estas

aplicaciones son formas de aprovechar cada componente informacional.

Dentro de la estructura del sistema de información sus componentes han de estar perfectamente definidos y

tienen por objeto agrupar informaciones homogéneas y significativas.

Fases del proceso dedecisión.

Componentes del sistema de información. Aplicación

EXCITACIÓN

Información de Control integrado de Gestión.

Información de investigación.

Información operacional.

Control de actividad.

Señales de alerta.

Investigación basada en modelos

matemáticos.JUICIO DE LASITUACIÓN

Información de relación.Banco de datos.

Casos anteriores.

ELABORACIÓNInformación de planificación.

Información normativa.

Programas de tratamiento.

Comparación con informacióndeterminativa.

EVALUACIÓN YENSAYO

Información de investigación.

Investigación de consecuencias.

Predicción de resultados.

Simulación.

USOS DEL ORDENADOR



Componentes CONTENIDO

Información Normativa.

Normas técnicas, de conducta, actuación, administrativas,

tratamiento control, seguridad, difusión y distribución,

explotación. Permanentes y transitorias. Estructura orgánica

y reglas de comportamiento dinámico para la misma.

Qué

Quién

Cómo

Dónde

Información de

Planificación

Objetivos y medios a los que han de acomodarse las

operaciones futuras de la empresa, en orden a conseguir susfines.

Cuándo

Con qué

Información de Relación.Conocimiento de la acción de los factores endógenos y

exógenos. Contacto entre los miembros de la empresa.Qué pasa

Información Operacional. Resultados de la actividad Qué ha ocurrido

Información de Control y

Gestión

Comparación entre la operacional con la normativa y la de

planificación.

En qué grado se

cumple

Información IntegradaSíntesis de información para uso formal y periódico de la

Dirección a todos sus niveles.

Síntesis de la

anterior

Información deInvestigación.

Empleo de los medios y técnicas modernas para ayudar a la

toma de decisiones y a la planificación, que realiza la

dirección.

Qué puede ocurrir

OBJETO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN: el sistema de información trata de:

a) Suministrar a la dirección de la empresa, a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de laactividad, así como el estado de los factores endógenos y exógenos que afecten al curso de la misma.

b) Proveer los canales a través de los cuales las decisiones de la dirección, expresadas en órdenes einformación de diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa.

c) Coordinar entre sí a todas las personas de la empresa a fin de lograr el grado de relación preciso paraconseguir los objetivos de aquélla.

De acuerdo con esas líneas básicas, el objeto del sistema queda expresado a través de los puntos siguientes:

1. Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas necesarias para adquirir, tratar y transmitir la información,así como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y posterior utilización.

2. Servir de vehículo a las normas y reglas estableciendo medios y cauces para su difusión y conocimiento atodos los niveles, así como para su actualización.

3. Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en documentos adecuados para

hacerla efectiva y trascendente.

4. Establecer cauces para recoger la información interna y externa que sea relevante para la vida de laempresa, transmitiéndola a aquéllos que deben incorporarla a las operaciones a través de sus decisiones.

5. Proveer los medios para que la información procedente de los resultados de la actividad sea elaborada,de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.

6. Dar a conocer de forma sistemática y organizada dicha información a los ejecutivos y directivos de lacompañía, a través de los sistemas de información de control y gestión.



7. Proporcionar un instrumento de ayuda a la planificación y a la toma de decisiones, utilizando elordenador y las técnicas científicas aplicadas a la empresa, desarrolladas a través del sistema deinformación de investigación.

8. Servir de nexo de unión entre los demás sistemas, esencialmente para adoptar a los puntos focales deresponsabilidad el conocimiento necesario para la toma de decisiones, de la que la informaciónconstituye la excitación.

COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN: para realizar su objeto, el sistema de información se

estructura en componentes, que se corresponden con cada una de las clases de información que son

relevantes en la empresa. Cada uno de los componentes constituye un subsistema, formado a su vez por las

diversas manifestaciones y vehículos del flujo informacional correspondiente.

Como con los componentes del sistema deben de quedar cubiertas todas las necesidades informativas de la

empresa, en ellos podemos distinguir:

a) El conjunto informativo que, emanado de la dirección, recoge la definición de la estructura y lanormativa para su funcionamiento.

b) El conjunto de planes, objetivos, etc, que han de servir de base para la actividad.

c) El conjunto de las informaciones que relacionan las personas de la empresa entre sí y con el medio.

d) El conjunto de resultados procedentes del cumplimiento de la actividad.

e) El conjunto de informaciones derivadas de la comparación de las dos indicadas en b y d) en orden amantener el rumbo previsto.

f) El conjunto de informaciones procedentes de la expresada en e), debidamente sintetizadas, a fin deque sean conocidas por la dirección.

g) El conjunto de informaciones que suministra la aplicación del ordenador a la planificación y

prospectiva mediante el uso de modernas técnicas matemáticas y lógicas.

Cada uno de estos conjuntos o grupos, con entidad propia, forma un componente del sistema de información,

los cuales, en el mismo orden, son:

Información normativa

Información de planificación

Información de relación

Información operacional

Información de control y gestión

Información integrada

Información de investigación

El sistema de información es la agrupación coherente y sistematizada de las diversas clases de información que

se producen en la empresa. La información nace de las decisiones, de los actos y de los hechos, podemos, por

tanto, relacionar los componentes con la fuente de información que los origina.

CONTENIDO CUADRO

DE COMPONENTES



Información de planificación: entre las decisiones que toma la dirección de la empresa se encuentran aquéllas

por las que determina cuál estima que debe ser el curso futuro de la actividad, previendo sus resultados. Para

ello se basa en los fines que pretende conseguir.

Esas decisiones se transforman en información, que contiene las instrucciones precisas y, sobre todo, los

objetivos cuantitativamente expresados que han de guiar la actuación de los ejecutores.

Este subsistema es el vehículo de expresión del sistema de planificación de la empresa. Al igual que en lanormativa, también en esta información la claridad es un atributo importante, ya que el grado con que lo

planificado se cumpla, dependerá mucho de su entendimiento por aquéllos que son sus destinatarios. Su

establecimiento es consecuencia de la cantidad de información disponible sobre el medio interno y externo.

Objeto de la información de planificación:

- Servir de canal, para conocimiento de todos los interesados, de la planificación de la empresa.

- Coordinar a todos los niveles de la empresa a través del conocimiento de objetivos comunes.

El aspecto más importante de esta información, además de su difusión, es su almacenamiento en los ficheros

necesitados alimentando al Banco de Datos a fin de servir a los procesos de toma de decisiones automatizada y

a la comparación entre valores de resultados y planes, de la cual se valen los modelos que elaboran

información al servicio de las decisiones prospectivas del dirigente.

Información de relación: Dedicada al contacto de tipo más o menos directo entre los que ejecutan la actividad

y la dirección, sobre todo a fin de informar a ésta sobre la evolución de los factores endógenos y exógenos.

Cuando la normativa y la planificación están plenamente definidas y establecidas, su funcionamiento depende

del de dos canales: el que suministra el conocimiento de los resultados de su aplicación y el que permite

conocer las excepciones, lo que por una u otra causa sucede y necesita de la aclaración o complemento.

Objeto de la información de relación:

a) poner en contacto personal a los ejecutores de la actividad con los dirigentes.

b) Relacionar a la empresa con su entorno y viceversa, sobre todo en lo referente al mercado y a lacompetencia.

c) Establecer los canales que, a modo de censores, permiten a la empresa conocer la evolución de lossistemas del medio ambiente oportunos.

Por su ámbito podemos distinguir dos clases de información de relación:

- Interna: es aquélla que se verifica dentro del seno de la propia empresa; relaciona a los ejecutores con la

dirección y, en general, a todos (vertical y horizontalmente) entre sí.

- Externa: pone en contacto a la empresa con su entorno a éste con ella. El papel de la información de

relación es establecer los canales y órganos dedicados a sondear y conocer aquellas partes específicas del

medio ambiente que afectan a la actividad, comunicando esta información a aquellos puntos focales de

responsabilidad en los que reside el mecanismo para la puesta en práctica de las acciones necesarias.

En este grupo hay que distinguir dos tipos e información:



Ordinaria: la información de relación externa es ordinaria cuando se refiere al trato normal, del que

nacen las relaciones recíprocas entre empresa y medio ambiente. la correspondencia con clientes,

por ejemplo.

Inteligencia: la inteligencia hace referencia, en general, al conocimiento, por parte de la empresa de

un aspecto concreto del mercado: la actuación de la competencia. Se caracteriza por la aplicación de

las facultades intelectuales a la elaboración de una información coherente y significativa, partiendo

de una serie de datos aparentemente poco relacionados entre si. Es obligado señalar aquí la

importancia de dos atributos particulares del sistema: la fiabilidad y la oportunidad. Se requieren

ambos en la información de inteligencia para que las decisiones tomadas por la empresa, basadas en

la posición relativa de sus competidores, sean seguidas por el éxito.

Información operacional: nace de la actividad, conociéndose los resultados de ésta a través de aquélla,

quedando dicha información regulada por los procedimientos informativos desarrollados por cada uno de los

sistemas operacionales de la empresa. La misión final de este componente es facilitar el conocimiento real

sobre la forma en que actúa el sistema empresa.

Objeto de la información operacional :

- Elaborar la información primaria en orden a la realización de procesos administrativos de índolecorporativa y su explotación directa.

- Conocer los resultados de la actividad de la empresa, en orden a la comparación con los objetivosplanificados para la posterior toma de decisiones.

- Disponer de los canales de recolección de la información primaria para su elaboración y transmisión altratamiento.

- Conservar, en el Banco de Datos, el registro de todas las operaciones pasadas de la compañía.

Niveles de la información operacional : al ser ésta la información de los resultados de la actividad, aparece

según los niveles en que ésta se realiza y, según las áreas funcionales, en que aquélla se decompone.

La actividad operacional se realiza en los siguientes niveles:

Nivel de actividad Objetivos Tipo de actividad

FUNCIONALLogísticoFuncionalEjecutor

GestiónSupervisorEjecución

OPERATIVATáctico

OperativoEjecutor

ConducciónSupervisiónEjecución

Información financiera: Esta información comprende grandes cantidades de datos de tipo contable

concernientes a la información interna e histórica de la empresa.

Información comercial: incluye la actividad y los resultados de ventas y la de Marketing en sus aspectos de

investigación de mercados, publicidad y promoción e inteligencia (esta última con información de relación). La

información sobre ventas es el elemento base, los datos de la actividad de ventas aparecen dispersos en todo

el territorio nacional, comprendiendo este subsistema los canales a través de los cuales se dirigen a su

consolidación y posterior tratamiento en la central.



Podemos ver en ella dos grandes aspectos:

- La obtención de pedidos

- La actividad de la fuerza de ventas

Información de personal: el subsistema de información de personal versa sobre el flujo de información acerca

de las personas que trabajan en la organización y de las necesidades futuras del personal. El subsistema

concierne y primordialmente a las principales subfunciones de la función personal:

- Reclutamiento

- Selección

- Contratación y locación

- Entrenamiento

- Administración

- Política salarial

Información de producción: el sistema de producción origina una gran cantidad de información, de la que

puede destacarse:

- Diseños y especificaciones

- Investigación y desarrollo

- Control de stocks

- Control de calidad

- Métodos y tiempos

- Nivel de producción

- Productividades

- Costes

Información integrada: la integración es el ordenamiento lógico de los datos en forma interdependiente o

complementaria, a fin de suministrar las informaciones que permitan conocer la actividad de un órgano o

grupo de órganos y su repercusión dentro del conjunto de la empresa.

Dentro de nuestro concepto distinguimos:

- Integración vertical: (ascendente) (descendente)

- Integración horizontal

- Integración parcial

- Integración total

Caracteres de la integración: la integración debe ser:

Total y selectiva: es decir, debe abarcar todo la información de las áreas que se integran pero con laposibilidad de acceder o de unir aquellos puntos que aportan lo más significativo para los fines quepersiguen el flujo informacional integrado.

Flexible: es característica de la integración ser vertebrada de tal forma que pueda, dentro de losmárgenes razonablemente previstos, adaptarse sin riesgo de mantener cauces obsoletos o deficientes.



Multidireccional: como atributo asimismo esencial de la integración se halla su característica deabarcar el flujo informacional en todas direcciones, de forma que cree uniones y enlaces entre todos losputos significativos con todos los niveles con los que deben relacionarse.

Objetos de la integración:

a) Aumentar la eficacia y la eficiencia de la empresa a través del ordenamiento lógico y coherente de los

canales por los que fluye la información, en orden a proporcionar a los destinatarios el conocimiento de lasoperaciones de la empresa con el fin de evaluar la eficiencia global de la misma.

b) Predeterminar forma, contenido y oportunidad del movimiento de la información dirigida a los niveles

directivos.

Requisitos de la integración:

a) Fijación de unas características y cantidades mínimas de información, definitorias del estado básico defuncionamiento del sistema informacional de la empresa.

b) Fijación participativa de las necesidades informacionales por parte del responsable de cada órgano

conjuntamente con los integrantes del mismo.

c) Definición de objetivos, tanto en el orden jerárquico tradicional como en el conocimiento horizontal delos mismos.

d) Fijación de responsabilidades para cada puesto de trabajo.

e) Utilización de fondos de las posibilidades de ordenador

f) Existencia de una doctrina común

g) Existencia de una normativa, basada en procedimientos administrativos, claramente definida.

Elementos de la integración: las técnicas empleadas fundamentalmente son todas las relativas al tratamiento y

síntesis de la información, bien sea por medios manuales o mecanizados. Todo el nivel al que se dirige esta

información, se requiere un grado de síntesis tal que permita a sus usuarios comprender aquello que se les

trata de comunicar en el mínimo tiempo. Un elemento de características materiales utilizado por esta

información es la presentación gráfica de los datos.

La integración informativa es empleada en la empresa a través del concepto de los sistemas, ya que lo que se

busca en definitiva es poner en juego todos los medios informacionales que interaccionados entre sí produzcan

un efecto de interrelación y de mutua comunicación ene l momento de tomar decisiones, entre todos los que

intervienen en las mismas.

Información de la investigación: es aquella que permite a la dirección, conocer, explorar y ensayar el medio en

el que sus decisiones se van a mover. A través de ella pueden mejorar la calidad de la evaluación de

alternativas y la planificación consiguiente.

Objeto:

a) Proporcionar a la dirección una mayor flexibilidad en la toma de decisiones y en la confección de planes.

b) Mantener un canal institucional de investigación actual y prospectiva, aprovechando todos los datoscontenidos en el Banco de Información.



Ciclo general de la información:

a) La Información normativa, que fijada por las decisiones de la dirección, determina la formulación de la

planificación, el funcionamiento de la actividad y el modo de elaborar la información primaria. La normativa

alimenta el sistema en cuanto a lo que se refiere a reglas de funcionamiento básico y rutinario. A su vez es

realimentada a través del proceso de la decisión.

b) La actividad trata de realizar lo establecido por la normativa y por lo planificado, como consecuencia deello realiza unos actos y se producen unos resultaos. Ambos originan la información primaria.

c) Los mensajes que contiene la información primaria, son las señales que ponen en marcha el mecanismo de

elaboración y comparación. La elaboración se produce tanto manual como automáticamente, en orden a que

la información primaria, se transforme en información elaborada.

d) Como depósito y reserva de información, en el ciclo se encuentra el banco de datos. Este ha de encontrarse

conectado con los puntos informacionales de la planificación y de las operaciones.

e) La información elaborada en cualquiera de sus grados pasa a constituir la información operacional , la cual

es expresión de los resultados de la actividad en forma relevante y coherente.

f) Los resultados de la actividad son comparados con la información normativa y de planificación. Aparece así

la información de control y gestión.

g) El proceso de la decisión recibe información operacional y de control y gestión, esta última toma un

aspecto particular: la integración, cuando se comunica al nivel directivo de la compañía. También la decisión se

alimenta de la información de investigación, que ayuda a la valoración y a la evaluación del comportamiento

de los variables relacionados en la misma.

h) El proceso de la decisión a su vez produce información, que se incorpora al ciclo, que está constituida por

las decisiones determinativas y las órdenes. Las primeras realimentan la información normativa, cerrando así el

ciclo por donde lo habíamos comenzado. Las segundas, que originan las órdenes, se dirigen a la actividad. De

este modo las decisiones de gobierno de la dirección se transforman en ejecución, y en complemento de las

normas de carácter más permanente.

i) Nos queda finalmente la información de relación, que complementa el ciclo, sobre todo en lo que respecta a

la comunicación de todo el sistema con su entorno y la relación entre todos los componentes entre sí.

PROCESO DE LA INFORMACIÓN OPERACIONAL:

La aparición de un dato puede ir seguida de su consideración de significativo para los objetivos del sistema

operativo en el que aparece, lo cual da lugar a su adquisición. En otro caso el dato no es considerado, no

tomándosele en cuenta por carecer de la relevancia establecida mediante las oportunas normas.

La adquisición implica la plasmación de el dato en un soporte, que puede ser manipulado y comunicado para

facilitar el proceso informacional. Un paso importante es la evaluación del dato para establecer su fiabilidad,

sin la cual todo el proceso perdería su valor, ya que el proceso informacional ha de aumentar el grado de

conocimiento real del sistema. A ello sigue toda una serie de operaciones que pueden ser efectuadas por

medios manuales o mecánicos. La consecuencia ha de ser producir una utilización de la información, que es la

verdadera finalidad perseguida ene el proceso.



Otro camino que puede seguir es su almacenamiento en el banco, donde queda dispuesto para una posterior

utilización a través de la recuperación pertinente.

Fases en las que se descomponen todo proceso son:

a) fase de ejecución: en ella nace la información como consecuencia de los actos originarios. La actividad

produce en la ejecución una gran cantidad de información, que se une a la de los factores endógenos y

exógenos, originando el volumen de datos cuyo conocimiento alimentará todo el proceso decisional de laempresa. Pero no toda esa información se aprovecha ni es interesante para su elaboración; la empresa define y

establece los datos, en calidad y cantidad, que considera significativos para ser recogidos de la ejecución y más

tarde utilizados.

b) Fase de administración: el acto originario se produce en un momento dado convirtiéndose en historia. Para

aprehenderlo y utilizarlo es preciso registrar la información a través de la cual puede aquél conocerse; esto

constituye el comienzo de la fase administrativa. Este registro constituye la adquisición de datos, que son

elementos de información pero que no toman significado hasta que se relacionan con los datos de referencia

procedentes del banco de datos.

c) Fase de elaboración: La información es codificada de modo distinto a las fases consideradas anteriormente,

para ser interpretadas por las maquinas. Esta elaboración conduce a dos situaciones de la información; de una

parte, su salida hacia los destinatarios para ser utilizada. De otra, su inclusión en el banco de datos, donde se

encuentra potencialmente apta para ser tratada, correlacionándose en alto grado con todo el conjunto

informacional de la compañía.

d) Fase de utilización: la información es empleada por los usuarios en el proceso de interpretación y

alimentación de la toma de decisiones. En definitiva, la utilización es lo que concede valor a la información,

puesto que desde la adquisición del acto originario hasta su elaboración más compleja, todo se dirige a

mantener un adecuado nivel de conocimiento de la actividad para que el sistema empresa sea eficaz y goce de

las características necesarias para conseguir su finalidad.

Componente Aparece como consecuencia de:

Información normativa Toma de decisiones orgánicas. (determinativa)

Información de relaciónToma de decisiones orgánica. (mando, decisiones de gobierno)Factores endógenos y exógenos.Consultas entre niveles

Información de planificación Toma de decisiones orgánicas. (prospectivas)

Información operacional Resultados de la actividad

Información de control y gestiónComprobar el grado en que los resultados de la actividadcorresponden a lo normado y planificado.

Información integrada Necesidad, por parte de la dirección, de conocer la información decontrol y gestión en forma debidamente preparada

Información de investigación Simular y explorar nuevas alternativas y posibles cursos de acción.



SISTEMA DE INFORMACION PARA LA GESTION EMPRESARIA._ ALBERTO R. LARDENT

CAPITULO 1: PLANEAMIENTO ESTRATEGICO DE SISTEMA DE INFORMACION:

PLANEAMIENTO CORPORATIVO: en la actualidad el planeamiento corporativo es el núcleo central de un

sistema de información. Un sistema de información efectivo debe proveer la información que la alta gerencia

requiere para ejecutar las decisiones relevantes de planeamiento corporativo.

El desarrollo correcto de sistemas de información requiere la formulación previa de un planeamiento

estratégico, apoyado en los objetivos, políticas y estrategias empresariales. El plan de sistemas (resultado del

planeamiento estratégico de sistemas de información) debe abarcar el ámbito total de la organización y

realimentar, con apoyo de tecnología de la información, a la estrategia empresaria.

El plan maestro de sistemas de información crea las condiciones para aplicar una metodología de desarrollo de

sistemas (formulación y desarrollo de proyectos) que desemboca en la implementación del producto

informático elaborado. Como todo producto, debe luego ser administrado (observado y controlado) a efectos

de la verificación de su nivel de eficiencia y eficacia (cumplimiento de objetivos y estrategias)

Una buena administración requiere:- Un adecuado planeamiento

- Una adecuada gestión

- Un adecuado control

A su vez, el planeamiento se formula en dos fases:

- Planeamiento estratégico

- Planeamiento operativo

El planeamiento estratégico se apoya en varias premisas o requisitos:

1. Fijar y mantener unidad de criterio con respecto a la modalidad de conducción.

2. Disponer de un conocimiento real de la situación de la empresa. Ese conocimiento abarca conceptostales como:

- Resultados de los planes aplicados en períodos anteriores

- Rentabilidad en función de los recursos aplicados en el pasado.

El conocimiento debe apoyarse en información que contemple los siguientes aspectos:

- Utilización de índices que se correspondan con el universo analizado

- Detección de éxitos y fracasos de la empresa

3. Disponer de un conocimiento actualizado del entorno, este debe abarcar las siguientes áreas de interés:

- Situación macroeconómica

- Política del Estado en materia económica, fiscal, exterior

- Proyectos de legislación que afecta los intereses de la empresa

- Innovación tecnológica

- Comportamiento de la competencia



4. Determinación de la misión principal de la empresa. La misión es la definición de un marco genérico

dentro del cual opera la empresa expresando los propósitos de la dirección.

5. Determinación de objetivos primarios y estrategias que permitan alcanzarlos. Los objetivos primarios,

que deben ser acorde con la misión, son estados generales sobre la dirección hacia la cual intenta

dirigirse la empresa. Esa dirección debe referirse al segmento del mercado en el cual se obtendrán

ventajas comparativas y a la posición competitiva que se pretende alcanzar.

6. Definición de las políticas generales de la dirección.

FORMAS DE ENFOCAR EL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INOFRMACION:

Un primer enfoque se basa en una filosofía REACTIVA. En este caso, el plan de sistemas se elabora como

respuesta a necesidades operacionales básicas para el procesamiento de datos, se traduce en una acción

defensiva generada desde una perspectiva táctica, y su objetivo es la reducción de costos; su horizonte en el

tiempo es limitado.

El segundo enfoque se apoya en una filosofía PROACTIVA. Desde este punto de vista, el plan de sistemas se

elabora con la intención de constituirse en elemento de apoyo a las metas estratégicas de la empresa. Se

traduce en una acción de ofensiva al servicio de la estrategia empresaria para que ésta pueda lograr ventajas

competitivas; su horizonte en el tiempo es de más largo alcance.

ESTRUCTURA DEL PLANEAMIENTO:

El planeamiento tiene una estructura, y dentro ella existen jerarquías. Las jerarquías están ligadas con el nivel

en que se genera y desarrolla el plan, y con el horizonte, que es el tiempo del planeamiento. Estos elementos

dan lugar a distintos tipos de planeamiento, los cuales generan a su vez distintos productos.

ESTRUCTURA DEL PLANEAMIETNO

Nivel Horizonte deplaneamiento

Tipo de planeamiento Producto delplaneamiento

Directorio

Alta gerencia

Gerencias

Jefes

Empleados/operarios

Largo plazo

Mediano plazo

Corto plazo

Inmediato plazo

Actual

Político

Estratégico

Logístico

Táctico

Acción

Políticas

Objetivos primarios

Objetivos secundarios

Metas

Resultados

Existe una gradación, pues el nivel superior debe establecer los lineamientos más amplios y generales, los

cuales se van detallando en forma más particular a medida que se desciende. Pero las salidas de un nivel son

los ingresos del inferior, con lo cual se logra una coordinación efectiva.

JERARQUIAS DEL PLANEAMIENTO

Tipo Nivel Producto

Político

Estratégico

Logístico

Táctico

Acción

Directorio

Alta gerencia

Gerencia

Jefaturas

Empleados/operarios

Políticas

Objetivos primarios

Objetivos secundarios

Metas

Resultados



Planeamiento político: Implica la definición de las guías de acción más generales de la empresa: las políticas.

Estas constituyen las líneas maestras que orientan la actuación y comportamiento de los integrantes de la

misma, permitiendo establecer cuál es su razón de existencia. Por lo tanto, se debe responder a las siguientes

preguntas: ¿Qué es la empresa?, ¿cómo debe ser?, ¿cómo tendrá que ser?

Para responder estas preguntas y obtener el conocimiento real de la empresa, deberá analizarse:

Posición comercial: deberá analizarse la posición de la empresa en el mercado local e internacional; si sudesarrollo ha sido exitoso en los últimos años, y si se han abierto nuevos mercado de exportación frente a las

restricciones operadas en los mercados europeos tradicionales.

Posición productiva: deberá analizarse si el nivel de producción es razonable con relación a la capacidad

instalada y si los indicadores de eficacia se acercan a un nivel aceptable.

Posición financiera: se verificará la existencia o ausencia de un planeamiento de movimiento de fondos y

los resultados de la gestión financiera.

Posición económica: deberá determinarse considerando una serie de ejercicio, tales como el déficit osuperávit de la empresa. Los aportes financieros y la forma de financiación delimitarán su situación económica.

Posición humana: toda empresa es consecuencia de la calidad y los conocimientos de su gente. Deberáanalizarse si la política de administración de personal ha sido la adecuada en cuanto a utilización yaprovechamiento del material humano sobre el cual se efectuaron importantes inversiones en capacitación yentrenamiento.

Podrían establecerse diversas modalidades de orientación que daría origen a distintos enfoques en la

formulación del planeamiento. Ellas son:

- Orientación política: quedar bien con los factores de poder existentes

- Orientación demagógica: quedar bien con las personas

- Orientación técnica: quedar bien con la razón

- Orientación mixta: una solución de compromiso entre las anteriores.

Planeamiento estratégico: el resultado del planeamiento estratégico serán los objetivos primarios o básicos

para la empresa. Estrategia es la capacidad y la acción de combinar y emplear los recursos para obtener un

objetivo. Por ello, el planeamiento estratégico implica:

a) La determinación de los objetivos primarios

b) La formulación de un plan para alcanzarlos.

En esta etapa se establece un verdadero equilibrio entre las fortalezas y las debilidades propias de la empresa

con respecto a las oportunidades que se desean aprovechar y los riesgos que pueden y que estamos dispuestos

a aceptar, siempre visto desde el presente y con relación a la idea de empresa propuesta en el planeamientopolítico. Los objetivos dentro del enfoque técnico, buscan:

a) Reducir los costos y aumentar las utilidades.

b) Perpetuar la empresa sobre la base de su propia responsabilidad.

La evaluación interna se refiere al análisis de la actividad de la empresa basada en la misión del negocio y en su

estructura, y al estudio de los sistemas de aplicaron en uso y de la tecnología informática que se utiliza. El

resultado de esa evaluación interna es la detección de fortalezas y debilidades de la empresa.



Además de las actividades de la empresa, también deben evaluarse los recursos de sistemas y de información

disponible, y particularmente con qué grado de profundidad ello contribuye al mejoramiento del negocio. Ello

significa detectar también qui las debilidades y fortalezas del conjunto de aplicaciones informáticas.

El análisis externo comprende la consideración y evaluación de las fuerzas que afectan a la industria en que

actúa la empresa (entorno empresarial externo), el estudio de las tecnologías que se encuentran en desarrollo

y en qué grado y de qué forma las utiliza la competencia (entorno tecnológico externo). El análisis externo

conduce a la identificación de oportunidades y también de riesgos.

Para poder alcanzar los objetivos primarios es necesario generar un plan estratégico, misión que corresponde a

la alta gerencia apoyada por las gerencias de área, las cuales deberán establecer el curso de acción a seguir con

prioridades que se consideren convenientes. En la formulación se recomienda tener en cuanta que:

- Toda empresa requiere un área para destacarse

- Malos hábitos y costumbres

- Sectores a reducir o eliminar

Planeamiento logístico: consiste en la determinación de los objetivos secundarios o funcionales. Estos tienenuna correspondencia directa con los objetivos básicos que se diferencia de aquellos por su nivel de detalle y

porque deberán ser alcanzados en el corto plazo. Pueden ser clasificadas en dos grupos:

- Objetivos de línea: los que deben lograrse por el área básica de la empresa y que si no se cumplen nohay logro de los objetivos primarios.

- Objetivos de apoyo: los que surgen de una derivación de los anteriores y deben ser logrados porsectores staff o de servicio que apoyen las áreas básicas.

Para el conjunto de objetivos básicos establecidos en la etapa anterior, las gerencias deberán determinar con

su personal especializado los objetivos secundarios que permitan su cumplimiento.

Planeamiento táctico: Es el planeamiento que apunta esencialmente a los resultado. Es muy flexible, menos

complejo que los anteriores y con horizonte de tiempo muy corto. Es por ello que la actividad a planear es muy

próxima, y por consiguiente con menores riesgos de equivocarse en la previsión.

DEFINICIONES. DIFERENCIA CON EL DESARROLLO TRADICIONAL DE SISTEMAS:

Promover en las empresas un cambio de cultura organizacional, significa crear la conciencia de ver a la

informática como un “recurso empresario”, equivalente a cualquier otro recurso productivo, y a la información

(su producto), como un bien que debe ser aprovechado para mejorar la posición competitiva de la

organización.

Para ello, la información debe ser incorporada en el proceso de planificación empresaria, asegurando que los

proyectos informáticos (su orientación y sus costos) contemplen los objetivos del negocio y ayuden a la

obtención de beneficios.

El cambio de cultura organizacional conlleva a la necesidad de que el usuario de los sistemas de información,

en sus diversos niveles, se sienta involucrado y sea participativo en los momentos de definiciones y de

asignación de prioridades informáticas. Estas definiciones se plasmarán posteriormente en un plan orgánico,

que integrará el planeamiento estratégico de sistemas de información.



Se denomina planeamiento estratégico de sistemas de información al proceso de desarrollo de un plan para la

aplicación de sistemas de información y usos de los recursos informáticos en una empresa, el cual debe dar

respuestas a las necesidades operativas y gerenciales de la misma, y ayudar a alcanzar los objetivos del negocio

teniendo una adecuada relación costo/beneficio. (Proceso mediante el cual una organización define cómo

utilizar la información y tecnología a fin de obtener ventajas competitivas.)

El concepto de sistema de información hace referencia a todos los recursos necesarios para resolver las

necesidades de información de una organización, ya sean de carácter operativo o gerencial. Estos recursos se

pueden ubicar dentro de tres grupos:

1. Sistemas de aplicación

2. Infraestructura tecnológica

3. Infraestructura organizacional

OBJETIVOS DEL PLANEAMIENOT DE SISTEMAS DE INFORMACION

asegurar que los sistemas de información a ser desarrollados en el corto, mediano y largo plazorespondan a los requerimientos de la organización.

Proveer el soporte necesario para establecer tiempos, recursos y costos de los proyectos de sistemas.

Dada la existencia de equipos de procesamiento de datos en cada usuario, se intenta lograr

consistencia e integración entre lo que cada uno hace.

EL PLANEAMIENTO ESTRATEGICO Y EL OBJETIVO DEL NEGOCIO:

Existe a nivel mundial una tendencia a que las organizaciones utilicen la tecnología informática como

herramienta estratégica para el desarrollo del negocio. Este hecho está llevando a la alta dirección de las

empresas a visualizar cada vez más esta tecnología como un elemento clave a tener en cuenta para facilitar el

cumplimiento de los objetivos del negocio y lograr un mejor posicionamiento frente a la competencia.

Para ello, el enfoque de su desarrollo debería adecuarse a una secuencia lógica que cubra los siguientes pasos:

1. Identificar las áreas de la empresa con posibilidades de obtención de ventajas estratégicas. (encontrarfactores de éxito)

2. visualizar el impacto que ha ocasionado la tecnología informática en el negocio.

3. Identificar la situación actual y los principales problemas que se presentan en materia de sistemas deinformación en la empresa.

4. Analizar las tensiones que provocan estos factores en toda la estructura de las organizaciones yprincipalmente sobre los responsables de la Áreas de Sistemas.

5. analizar cómo dichas situaciones pueden ser canalizadas y transformadas en acciones a través del

planeamiento estratégico de sistemas.6. Describir el plan estratégico de sistema

7. analizar los factores a considerar para definir cuándo resulta más conveniente su realización

8. exponer una metodología para su desarrollo

Las diferentes estrategias que forman parte de un plan estratégico pueden ser clasificadas según diferentes

criterios. Ellos pueden estar referidos a:

a) los factores principales: mercado, producto, personal, organización, recursos financieros, producción ytecnología, información, abastecimiento y dirección



b) el mayor riesgo a asumir

c) el tiempo de puesta en marcha

d) su característica de ser ofensiva o defensiva

e) su efecto sinérgico

f) si son generales y permanentes

BASE DE INFORMACION PARA DECISIONES ESTRATEGICAS:

El planeamiento estratégico debe apoyarse sobre “una base de información”. Los tres elementos

fundamentales de la base de información son: el mercado, el entorno, y la empresa.

En cada mercado existen factores que afectan la posición competitiva de la empresa. Estos factoresdenominados “fuerzas competitivas” son:

- La demanda

- La competencia actual

- La competencia potencial

- Los productos sustituidos o alternativos

- Los proveedores

Existen otros factores del entorno cuya evolución es a menudo incierta, y sobre los que la empresa tiene poca

capacidad de modificación. Entre estos factores pueden mencionarse el contexto político y económico, el perfil

social y cultural de un país o bien la introducción de nuevas tecnologías o procesos. Si bien estos factores no

pueden ser modificados por la empresa, la misma debe ser conciente de su existencia y del efecto

(positivo/negativo) que tiene sobre su actividad.

Dentro de este análisis no puede obviarse una evaluación interna de la empresa para determinar su capacidad

real para enfrentar los problemas (amenazas) del mercado y del entorno, y aprovechar así las oportunidades.Para ello es necesario un análisis objetivo de:

- La misión y los objetivos de la empresa

- Sus puntos fuertes y débiles en todo los aspectos

Una vez completada la base de información debe entrecruzarse la información obtenida en los tres aspectosmediante de un análisis que defina los siguientes elementos:

- Las fuerzas propulsoras de la demanda: los factores positivos que surgen del mercado y del entorno

- Los factores de discontinuidad: son fuerzas (actuales o potenciales) que actúan en forma negativasobre la empresa

- Los factores clave de éxito: aquellos aspectos que el mercado considera decisivos en la elección delproducto o servicio ofrecido por la empresa.

Como resultado final de este análisis surgen las estrategias y tácticas para el desarrollo del negocio empresario.



Intensidad de actividad de planeamiento, de operación y de control según el nivel del área usuaria de la información.

NIVEL

ALTO INFORMAES GENERALES (1)

NIVEL

MEDIOINFORMES GLOBALES (2)

NIVEL

INFERIORINFORMES DETALLADOS

MisiónObjetivos

Puntos fuertes

Puntos débilesDesempeño

MERCADO

EMPRESA

ENTORNO

TecnológicoSocial

PolíticoCultural

EconómicoFinanciero

Demanda/clientesProveedores

sustitutosCompetencia

existenteCompetencia

potencial

Factoresclavesde éxito

Fuerzaspropulso-ras de lademanda

Factores

dediscontinu

idad

CONTROL

(1) orientados principalmente al planeamiento

(2) orientados al planeamiento y control

DECISIONESSUPERIORES

DECISIONESMEDIAS

DECISIONESOPERATIVAS

PLANEAMIENTO

Puede observarse cómo el planeamiento es más intenso

en el nivel superior de la pirámide de la organización que

en los niveles medios e inferior. Por el contrario la

información para control se intensifica a medida que se

avanza en las funciones operativas.



LA TECNOLOGIA INFORMATICA Y EL DESARROLLO DEL NEGOCIO:

Actualmente los negocios dependen en gran medida de la tecnología de información:

- Para lograr diferenciación frente a otros competidores

- Como herramienta de marketing

- Para operar su negocio internamente de manera más eficiente

PRODUCTO FINAL DEL PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS: el plan estratégico de sistemas debe plasmarse en un

cuerpo orgánico que será presentado a la dirección de la empresa a efectos de su análisis y aprobación.

Contenido del plan estratégico de sistemas:

1. Determinación de los objetivos de negocios de la empresa y su relación con los aspectos clave en quepueden contribuir a su concertación la tecnología informática.

2. Análisis del estado de la empresa en materia de información y de sistemas

3. identificación de las necesidades operativas y de información

4. Determinación de las oportunidades de aplicación de la tecnología informática para mejorar la ventajacompetitiva.

5. Determinación de las estrategias a aplicar en materia de información y sistemas, equipamiento ycomunicaciones, organización y recursos del área de sistemas.

6. Determinación del orden de ejecución de los proyectos contenidos en el plan

7. Presupuestación de costos y beneficios resultantes de la implementación del plan

PLANEAMIENTO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Y LAS VENTAJAS COMPETITIVAS: LAS FUERZAS COPETITIVAS.

El análisis de las teorías de Porter sugiere la existencia de dos cuestiones principales vinculadas a la estrategiacompetitiva:

1. Cuán atractiva estructuralmente es la industria

2. Cuál es la posición relativa de la empresa en la industria

Las ventajas de la industria están en función de 5 fuerzas competidoras básicas:

1. Las amenazas de nuevos ingresantes en el mercado

2. Las amenazas de productos o servicios sustitutos.

3. EL poder de contratación de los proveedores

4. El poder de contratación de los compradores

5. La intensidad de la rivalidad entre los actuales competidores.

Para Porter, las actividades de la empresa se pueden dividir en 9 grupos. Cinco de ellos se refieren a actividades

primarias, y las 4 restantes a actividades de apoyo que se enlazan con las actividades primarias.

a) Primarias:

- Logística interna (recepción y almacenamiento del material)

- Operaciones (elaboración o prestación de servicio)

- Logística externa(cobranza, distribución física del producto)

- Mercadotecnia y ventas (relaciones con clientes, ingresos de órdenes y manejo de precios)

- Servicios posventa



b) Actividades de apoyo:

- Compras (materias primas y materiales)

- Desarrollo tecnológico

- Administración de recursos humanos

- Infraestructura (asuntos legales, contabilidad, planeamiento)

Para McFarlan, los factores que han acelerado el uso de las tecnologías de sistemas de información incluyen:

- Un cambio en el enfoque empresario tendiente a utilizar la tecnología informática no sólo para reducircostos y ganar eficiencia, sino también para ganar ventajas competitivas.

- La intensificación en la aplicación de la computadora a través del usuario final

- La decisión de algunas empresas para introducir sistemas informáticos que se diferencien de lacompetencia.

- La reducción de costos de hardware conjuntamente con el incremento de su poder.

Desde el punto de vista estratégico de oportunidades de sistemas de información, existen (para Wiseman)

cinco impulsos de información estratégica y tres objetivos estratégico. Los impulsos son: diferenciación

(distinguir el producto de los ofrecimientos de los competidores); costos (pueden apuntar a alcanzareconomías de escala); innovación (respuesta rápida para que las oportunidad tenga éxito); crecimiento (por

expansión en volúmenes, distribución geográfica, diversificación en la líneas de producto); alianzas (acuerdos

de mercado, Joint venture). Por otra parte, los objetivos estratégicos son: proveedores, clientes,

competidores.

METODOLOGIA PARA EL PLANEAMIETNO ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INFORMACION:

ESQUEMA DE LA METODOLOGIA: debemos considerar la existencia de dos ambientes: un actual y otro objetivo

(hacia el cual deseamos migrar). La metodología intentará transformar los elementos básicos del ambiente

actual a fin de hacerlos aplicables en el ambiente objetivo. Estos elementos básicos son: los sistemas de

aplicación, el ambiente tecnológico y la infraestructura organizacional.

DESARROLLO MODULAR DE LA METODOLOGIA

MODULO 1: IDENTIFICACION Y EEVALUACION DE LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO:

RADIOGRAFIA DE LA EMPRESA: estudio de sus requerimientos. La fase de este módulo tiene como finalidad

conocer en profundidad la empresa y su estrategia de negocio (definir su perfil). Esta fase requiere considerar

aspectos:

1) formales (organización):

a) asegurar la participación y el compromiso de la alta gerencia

b) establecer el comité de asesoramiento

c) definir el alcance, objetivos y planes de trabajo

d) armar y entrenar al equipo de trabajo

e) uniformar la metodología del trabajo

f) determinar tiempos estimados de ejecución del proyecto, fechas de finalización y puntos decontrol de avances



2) De fondo:

a) Identificar los objetivos del negocio:

- Formular un modelo del negocio (determinar qué es la empresa y dentro de quécanales se mueve)

- Determinar sus objetivos y principales estrategias

- Determinar sus fortalezas y debilidades; y también sus oportunidades y amenazas

- Formular una matriz con las variables “objetivos/indicadores claves”

b) Modelizar las principales funciones del negocio y las entidades de la empresa:

- Elaborar diagramas de descomposición de funciones

- Determinar las siguientes relaciones : Funciones/Localización

Entidades/Localización

Entidades/Funciones

c) Relevar las necesidades operativas y de información a nivel gerencial:

- Definir los requerimientos operativos por área/objetivo del negocio

- Definir las necesidades de información por área/objetivo del negocio.

d) Evaluar el estado actual de los recursos informáticos de la empresa:

- Formular un informe crítico sobre los componentes relacionados con los sistemas deinformación y la estructura del equipamiento

- Evaluar el nivel y calidad de software de base

- Efectuar un inventario de aplicaciones, definir su perfil y formular una evaluación

- Evaluar la capacidad, habilidad y potencialidad del personal técnico.

El resultado final de esta fase es conocer las estrategias empresariales de los segmentos del negocio incluidos

dentro del alcance del proyecto. Una vez identificadas esas estrategias, se derivarán de las mismas los factores

críticos de éxito y se definirán las áreas de ventajas estratégicas potenciales.

Existen varias técnicas para evaluar las necesidades de información de la empresa, que pueden variar según el

momento de evaluación de las situaciones particulares del mercado. Una de estas técnicas es la matriz BCG,

que se basa en la idea que todo producto/servicio atraviesa un ciclo de vida compuesto por cuatro etapas:

nacimiento, crecimiento, madurez y declive. A lo largo de estas cuatro etapas se va modificando en la industria

la relación entre la demanda y la oferta.

Etapa Características de la oferta y demanda Requerimientos de informaciónNacimiento - Oferta de productos nuevos.

- Demanda incierta

- Necesidades de definir requerimientos

- Proyectar nuevos canales de distribución

Concentrada en investigación de mercado (definiciódemanda del cliente).

Crecimiento(mercadosexpansivos)

- El mercado se hace más competitivo

- Se requiere mayor inversión (por elcrecimiento de la demanda)

Focalizada hacia la identificación y previsión de demaanálisis de costos y de contribución al beneconocimiento de la actividad de la competencia; sistde comunicación ágil entre clientes y proveedores,



generar barreras de entrada.Madurez - La oferta irá excediendo gradualmente a

la demanda

- Fuerte competitividad

Facilitar una segmentación del mercado más precisa

Facilitar la formulación de políticas de precios sobbase de información de mercado

Declive - Demanda inferior a la oferta

- Estrategia de la empresa: mejorar loscostos u orientarse a segmentos del

mercado que sean rentables

Profundización en la información analítica de demaanálisis de rentabilidad (basada en los componentelos costos)

ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA: a los efectos de desarrollo del proyecto, será necesario determinar si los

competidores se encuentran con ventajas por poseer información sobre el mercado, sobre las necesidades de

los clientes, sobre información financiera más precisa y oportuna u otros factores claves.

IDENTIFICACIÓN DE LAS ÁREAS DE VENTAJAS ESTRATÉGICAS POTENCIAL: la finalidad de esta fase es

identificar y asignar prioridades a las aplicaciones objetivo actualmente en uso u otras nuevas que tendrán un

impacto significativo sobre la empresa, así como también describir sus beneficios potenciales. La

determinación de las áreas de ventajas estratégicas potenciales se efectiviza por medio de un análisis

desarrollado por el conductor del proyecto de sistemas, en el cual se contemplan algunos elementos asociadosa la empresa, como fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

FORMULACIÓN DE DIRECTIVAS Y METAS DE LA ESTRATEGIA EMPRESARIA. Los factores críticos de éxito

Los factores críticos de éxito son las pocas áreas claves de actividad en una organización, en las que es

absolutamente necesario obtener resultados favorables para que un gerente un departamento o una

organización pueda lograr su objetivo y un comportamiento competitivo exitoso. El éxito de la estrategia

empresaria depende de la adecuada.

Los factores críticos de éxito se formulan en términos que expresan las metas de efectividad y eficiencia, que

pueden ser apoyadas o medidas a través del uso de recursos informáticos. Se clasificación en dos categorías:

- Factores de control: se aplican cuando se intenta resultados a coto plazo

- Factores de construcción: son aplicables a más largo plazo par ale desarrollo de nuevos mercados o

adopción de nuevas estrategias competitivas.

Los factores críticos de éxito reconocen distintas fuentes:

1. La industria: es el área o campo en el cual compite la organización.

2. Estrategia competitiva y posición de la organización en la industria: cada empresa dentro de unaindustria tiene una especial posición, determinada por su historia y estrategia competitiva.

3. Factores del ambiente: son áreas sobre las cuales la empresa tiene escaso control. Fuentes típicas de

factores críticos de éxito son las fluctuaciones de la economía y las políticas nacionales.

4. Factores temporales: son áreas de actividad dentro de la organización que se vuelven críticas duranteun determinado período como consecuencia de algún hacho extraordinario.

5. posición gerencial: cada posición gerencial funcional tiene un conjunto de factores críticos de éxitoasociado a la misma.

IMPACTO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS SOBRE LA DIRECCIÓN DE LOS NEGOCIOS: en la actualidad la velocidad

del avance tecnológico va provocando modificaciones en algunos aspectos de las empresas y en sus planes de

negocios. La nueva tecnología cambia las técnicas de fabricación y de productos, surgiendo así nuevas



oportunidades de negocios y también nuevas amenazas como consecuencia de la posibilidades de introducción

competidores en el mercado.

MODULO 2: IDENTIFICACION DE REQUERIMIENTOS DE INFORMACION

DETERMINACIÓN DE OPORTUNIDADES INFORMATICAS: el módulo 1 permitió identificar las estrategias

empresariales de los segmentos del negocio incluidos dentro del alcance del proyecto de planeamiento

estratégico de sistemas, de los cuales se derivan los factores críticos de éxito y se definen las áreas de ventajasestratégica potencial. Estos resultados facilitan la identificación de aquellos procesos y oportunidades

informáticas que cuentan con el potencial para obtener los mayores beneficios de la empresa. Los beneficios

debe ser cuantificados; beberán determinarse por lo menos una idea del orden de magnitud de los beneficios

esperados. Estos podrán ser expresados como un rango (mínimo/máximo) de valores.

La identificación de oportunidades informáticas es un proceso que implica obtener respuestas a los siguientes

interrogantes:

- Como se puede utilizar la tecnología informática para:

Brindar servicios diferenciales

Reducir costos y mejorar la productividad Mejorar la calidad del producto y servicio

Alcanzar objetivos estratégico

Motivar al personal

Generar nuevas oportunidades

- Cuales son las necesidades de información y las necesidades operativas de los distintos usuarios para elcumplimiento de sus funciones.

RELEVAMIENTO DEL AMBIENTE INFORMÁTICO ACTUAL DE LA EMPRESA: para obtener conclusiones queposibiliten un plan de acción será necesario desarrollar un relevamiento del ambiente informático actual y lacorrespondiente evaluación de ese estado.

FORMULACION DE ESTRATEGIAS DE TECNOLOGIA INFORMATICA: La formulación de estrategia detecnología informática comprende tareas tales como las siguientes:

Desarrollar objetivos y políticas informáticas en materia de centralización y descentralización,comunicaciones, bases de datos, dispositivos orientados a automatizar directa o indirectamente lasfunciones claves de la empresa.

Definir arquitecturas relacionadas con los sistemas de información. Se trata aquí de definir laarquitectura global de la información que se desea utilizar.

Determinar si existe alguna situación que por su estado crítico requiera encarar la búsqueda de una

solución dando prioridad al enfoque general. Verificar si el proyecto global admite la inserción dentro delmismo de esa solución parcial.

MODULO 3: ANALISIS DE ALTERNATIVAS DE ESTRATEGIAS DE ORGANIZACIÓN

ALTERNATIVAS DE ORGANIZACIÓN: así como el planeamiento estratégico define una estructura tecnológica,en forma paralela a ello debe formularse una estructura organizacional que sea apropiada a cada estrategianominal.

En relación con el proyecto, existen ciertos temas claves en materia de organización:



1. Una primera definición corresponde a decidir si el proyecto será desarrollado y operado por:

a) Personal integrante de la empresa en su conjunto

b) Una empresa de servicios en su totalidad

c) Una combinación de las dos anteriores

2. Una vez decidido lo anterior deberá definirse si la gerencia y el personal de sistemas:

a) Actuarán centralizados y responderán a un responsable único

b) Si actuarán distribuidos en áreas geográficas remotas y responderán a gerentes locales

3. La estructura organizacional global de la empresa puede imponer limitaciones con respecto a laestructura de remuneraciones.

PLAN DE ORGANIZACIÓN: una vez que se define los temas de la organización pueden ya encararse un planbasado en esas definiciones. El mismo deberá incluir los siguientes pasos:

1. Determinar los perfiles del personal asociado a cada estrategia y sus funciones responsabilidades, deforma tal que garantía el mayor cumplimiento de esas estrategias.

2. Estimar la cantidad de personas requeridas en cada nivel y/o especialidad, los costos de incorporacióny entrenamiento y los plazos en que todo ellos se llevará a cabo.

MODULO 4: DEFINICION DE ESTRATEGIAS PARA DESARROLLO DE APLICACIONES (PROYECTOS)

DEFINICION DE APLICACIONES OBJETIVO: las clases de datos y características de procesamiento comunessirven de base para que las oportunidades informáticas se agrupen en aplicaciones objetivo. Una vezdeterminadas las aplicaciones objetivo, debe ser aprobadas por la alta gerencia, quien además debe aprobar laasignación de un orden de prioridades.

ANALISIS DE ALTERNATIVAS ESTRATEGICAS PARA LA APLICACIONES INFORMATICAS: las aplicaciones objetivodeben describirse en forma más detallada. También deben definirse los enfoques de implementación y

determinar el mejor enfoque para cada aplicaciones objetivo. Para ello se sigue un orden de prioridades, cuyopropósito es poner en marcha las aplicaciones en el menor lapso posible.

MODULO 5: ANALISIS DE ALTERNATIVAS ESTRATEGICAS DE TECNOLOGIAS

La planificación estratégica de la infraestructura informática es importante, porque su ausencia producedesajustes de sistemas, es decir, una inadecuada combinación hardware/software, cuya consecuencia es, endefinitiva, la generación de altos costos futuros de mantenimiento.

DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA INFORMATICA: la estrategia informática que resulte finalmente elegidadebe satisfacer condiciones de efectividad en cuanto a costos, y concordar con el estilo de la empresa.

A los fines de identificar la mejor estrategia, es conveniente desarrollar simultáneamente una cierta cantidadde estrategias alternativas o nominales. Para su comparación deben expresarse los resultados esperados deesas alternativas en términos de costos, beneficios, riesgos y plazos.

ANALISIS DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA. TENDENCIAS: es necesario tener en cuenta para elanálisis de la infraestructura tecnológica las tendencias en tecnologías.

Tendencias actuales:

1. Existe cada vez un mayor convencimiento de que la información es un recurso y un producto.

2. Existe un mayor acercamiento entre los productos informáticos y el usuario.



3. Las aplicaciones desarrolladas por los usuarios finales llegará a ser un factor importante en la industriade la información y de las telecomunicaciones.

4. La red de procesamiento de datos tenderá a descentralizarse

5. La red de automatización de oficinas crecerá desde la base

6. Existirán especialidades en sistemas de información responsables por los sistemas de transacciones.

7. El mercado de la pequeña empresa quedara dominado por los paquetes de aplicación

8. Se afianzarán los paquetes de software integrados para la gestión de negocio

9. Los sistemas de transacciones y analíticos lograran una mayor integración a través de la aplicación debase de datos relacionales.

10. Existirán cambios significativos en las metodologías de desarrollo de sistemas

11. se profundizará el uso de prototipos. Un prototipo es una versión experimental de un sistema nuevoque ha sido desarrollado para permitir que los usuarios evalúen sus características esenciales.

SELECCIÓN DE LA ESTRATEGIA INFORMATICA: una estrategia informática es al mismo tiempo cualitativa ycuantitativa: define qué y cuánto se debe hacer. A los efectos de seleccionar la estrategia informática, lasestrategias nominales generadas en las fases anteriores deberán ahora describirse en términos empresariales

(basándose en sus diferentes características de riesgo, plazo, beneficio y costos).

FORMULACION DEL PLAN DE TECNOLOGIA: luego de seleccionada la estrategia informática se deberá estaren condiciones de formular un plan de tecnología que brinde definición a los siguientes aspectos:

- Determinación del hardware, software básico, redes de comunicación que soporten las estrategiasdefinidas.

- Determinación de las formas de integración de las diferentes tecnologías referentes a equipamientocentral, dispositivo y equipos descentralizados, redes de comunicación, sistemas de administración debase de datos, automatización de oficinas, sistemas para soporte a la decisión.

- Mecanismo de control que permitan alcanzar los objetivos de seguridad

- Determinación de los recursos que se requerirán para la ejecución de cada proyecto.MODULO 6: PLNIFICACION ESTRATEGICA DE DATOS

MODELIZACION DE DATOS: las aplicaciones objetivo, a través de la estrategia informática, deben procesardatos. Los datos constituyen el punto de partida del proceso de obtención de información, tanto táctica,estratégica y operativa. Esos datos y sus atributos deben ser compartidos por diversos sectores y niveles de laempresa.

MODULO 7: DESARROLLO DEL PLAN DE IMPLEMENTACION DE LA ESTRATEGIA SELECCIONADA

MIGRACION DESDE EL AMBIENTE ACTUAL AL AMBIENTE OBJETIVO: en esta fase deberá formularse un planque señale el camino que conduzca desde el ambiente actual al ambiente objetivo, y que guíe la migración del

mismo de manera que ésta se efectúe en forma no traumática.

Las actividades específicas de esta fase son:

1. La definición global de las tareas que será necesario cumplir para la adquisición o desarrollo y laimplementación de cada sistema objetivo. Esto implica:

a) La incorporación de recursos técnicos y humanos

b) La capacitación del personal involucrado



c) La modificación de procedimientos administrativos fundamentales: las actividades debeninterrelacionarse a fin de conocer en que deben ejecutarse.

d) Se aplicaría, de ser necesario, la readecuación de políticas empresarias y de la adquisición o desarrollode una aplicación contable.

2. El calculo final de recursos y costos.

3. La estimación del tiempo de desarrollo de cada tarea

4. La asignación de responsabilidades

5. La preparación del cronograma de actividades

6. El presupuesto de desembolso

7. La definición del método de control de avance del plan

8. La formalización y lanzamiento del plan.

Por ultimo se debe tener enfatizar sobre tres aspectos:

1) El consenso sobre la estrategia informática debe lograrse en el mismo nivel gerencial. Se trata de unproceso continuo que debe actuar a lo largo de todo el ciclo de planeamiento estratégico.

2) La participación de la lata gerencia es fundamental.

3) Debe minimizarse el impacto que produce la migración del ambiente informático actual al ambienteinformático objetivo.

CAPITULO 2: ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y SISTEMAS DE INFORMACION

El análisis y diseño de sistemas de información no es una actividad que pueda desarrollarse como mera

individualidad; por le contrario, actúa dentro de un contexto mayor: la estructura organizativa sobre la cual se

plasman los sistemas y con la que mantienen permanente vínculos. De ahí surge la necesidad de integrar las

técnicas de “análisis estructural” y “análisis de sistemas” para alcanzar el objetivo.

El análisis estructural es el estudio de la forma en que se dividen las tareas en una organización, la asignación

de funciones y responsabilidades entre sus miembros y las relaciones jerárquicas entre los mismos. El

propósito de este análisis es verificar y corregir la estructura de esa organización para adecuarla al

cumplimiento de los objetivos corporativos y al mantenimiento de los procesos del control interno.

El análisis de sistemas se interesa en el diseño de los canales de comunicación que forman la red de

información que vincula a los entes de la organización, así como también, de la definición y normalización de

los procesos y medios de información.

EL CONCEPTO DE ESTRUCTURA: significa “distribución y orden de las partes que coronen un todo” y “conjunto

de las relaciones existentes entre los diversos elementos que lo forman, en el que cada elemento depende de

los otros y existe en función de ese todo”.

Para Mintzberg: la estructura es la suma total de las formas, en el que su trabajo es dividido entre diferentes

tareas y luego es lograda su coordinación entre las mismas. Esta definición debe ser completada con las

siguientes consideraciones:

a) Agregar un esquema de jerarquización que haga armonioso el proceso de coordinación

b) La estructura puede ser formal o informal.



En cuanto al diseño de las estructuras organizativas (forma en que las tareas se dividen y coordinan) éste sesustenta en los procesos de:

a) Delegación: Es el proceso por el cual un miembro de una organización o de un área superior transfiere o

cede una o más funciones a otro miembro o área inferior. Implica transferencia de responsabilidades hacia

el subalterno con relación al grado de eficiencia y operatividad con que debe cumplir la función delegada.

b) Departamentalización: es el proceso que consiste en agrupar tareas o funciones en grupos sobre la base deun determinado criterio de homogeneidad y afinidad. Se intenta así lograr que el conjunto (la empresa)

quede estructurado en divisiones menores, con alto grado de especialización y en condiciones de operar

con la mayor eficiencia posible.

c) Centralización y descentralización: la centralización consiste en concentrar en un miembro o área la

totalidad de las decisiones. En este caso los subalternos se limitan a ejecutar instrucciones o acciones

preestablecidas. Por el contrario, la descentralización implica delegar la toma de decisiones a las áreas

inferiores.

IDEAS SOBE ESTRUCTURAS:

Escuela de Principios de Administración: Fayol. Su doctrina tuvo como objetivo la administración de unaempresa en su conjunto. El fayolismo preconizaba la estructura jerárquica de la empresa y se ocupabafundamentalmente de la autoridad formal.

Escuela de Administración Científica: Taylor. La principal preocupación de esta escuela era laprogramación de los contenidos del trabajo operativo. Promovió la estandarización del trabajo a través de laorganización.

Escuela de Estructura Burocrática: Max Weber. Promovió la estandarización. Para ejercer el control socialdeberá precisarse de la burocracia y de su nivel de disciplina, estabilidad y funcionalidad.

Escuela de Relaciones Humanas: presencia de otros factores distintos de los estímulos económicos,influyen notablemente sobre el comportamiento de los trabajadores.

MODELOS DE ESTRUCTURAS: la estructura implica satisfacer dos requerimientos básicos:

- La división del trabajo en distintas tareas: departamentalización

- El logro de la coordinación entre esas tareas.

Existen varios modelos de departamentalizacion que dependerán del criterio que se aplique.

a) Por funciones o procesos: el criterio a aplicar en este caso es la subdivisión de cada actividad en

actividades más simples, intentándose lograr mayor eficiencia en el resultado sinal. El inconvenienteque puede acarrear esta forma de estructura es la asignación a diferentes unidades de tareas con

estrecha interacción. Esto puede provocar la necesidad de gran volumen de información.

b) Por propósitos o por objetivos: el criterio en este caso es dividir cada sector en subsectores que

cuenten con iguales objetivos que la unidad superior a la cual responden, con lo cual se optimiza la

coordinación. La departamentalización por propósito puede asumir diversas formas:

- Por producto



- Por zona geográfica

- Por turno: se agrupan las funciones según el horario de las actividades

- Por mercado: en función al tipo de cliente o canales de distribución

- Mixta: resulta de la combinación de los modelos anteriores.

- Matricial: se aplica cuando se introduce una función en la estructura a la que se le asigna la

responsabilidad total de actividades asociadas a un producto o a un servicio.

RELACION ENTRE LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y LOS SITEMAS DE INFORMACION:

El subsistema de estructura organizativa surge como consecuencia del proceso de fragmentación que se opera

en los sistemas para hacer de estos elementos mejor comprensibles para la mente humana. Toda

fragmentación implicará necesariamente procesos de coordinación. Debe buscarse un equilibrio entre la

fragmentación y la necesidad de coordinación. Este equilibrio dependerá de las características de casa

organización y se logrará teniendo en cuenta el grado de necesidades de interacciones y la complejidad del

sistema.

Aquí aparee el vínculo entre la estructura organizativa (producto de la fragmentación) y los sistemas deinformación: la coordinación de las relaciones potenciales entre cada división del sistema empresa, requiere

información; aquí se evidencia la fundamental importancia del sistema de información en su relación con la

respectiva estructura sobre la cual se plasmaría.

PATOLOGIA DE LAS ORGANIZACIONES. DISFUNCIONES. ANALISIS ESTRUCTURA

La organizaron debe prestar atención a su ambiente interno, procurando evitar toda desviaciones Edel camino

hacia los objetivos corporativos, como así también deberá realizar todas las acciones necesarias para prevenir

riesgos que puedan derivar en un proceso de deterioro o de afectación de su eficiencia o de patrimonio. Es

decir, que la organización debe estar atenta a que, ante una situación no deseada, sus funciones se conviertan

en disfunciones. Una disfunción es una alteración cuantitativa o cualitativa de una función. Para que seaposible detectar los indicios de deterioro, es necesario, comprender a fondo:

1. El conjunto de variables que componen la realidad de la vida organizacional

2. La dinámica del comportamiento de las organizaciones

3. El proceso de desenvolvimiento de las organizaciones

4. El proceso de intervención consciente y planeado en la vida de una organización

5. Los fenómenos que ocurren en l a dinámica de relaciones entre la cumbre de la organización y susmiembros.

Entre los factores desencadenantes del proceso de deterioro:1. Identificación de los objetivos y metas

2. Incoherencia entre planeamiento y ejecución

3. Indefinición en la división del trabajo

4. Falta de coordinación en el poder decisorio

5. Obscuridad en las políticas y directivas

6. Exceso de centralización y personalismo de la jefatura superior



7. Imprecisiones en el proceso de comunicación

8. Falta de interacción con el ambiente externo

9. Sentimiento negativo de los empleados con relación a la organización

10. existencia de focos crónicos de desperdicios:

a) Factores de desperdicio de tiempo:

- Atraso en las comunicaciones

- Falta de preparación en las reuniones

- Errores de colaboradores y subordinados

- Exceso de burocracia

- Paralización del trabajo

- Retraso en las decisiones

- Consultas innecesarias

b) Factores de desperdicio de esfuerzo:

- Realización de trabajos que no producen nada de valor

- Almacenamiento innecesario de materiales

- Falta de sincronización de la operaciones

- Duplicidad de controles

- Falta de programación

MODELANDO ORGANIZACIONES POR PROCESOS

El nuevo escenario para la gestión empresaria:

Hasta 1994 las empresas buscaban alcanzar el concepto de calida; hoy aspiran a alcanzar un perfil de desarrollo

empresarial. El enfoque de calidad se concentraba en las normas y procedimientos. Bao el concepto de

desarrollo empresarial, el marco de referencia abarca no sólo calidad, sino también recursos humanos

(capacitación) y tecnología informática (actualización y apoyo técnico).

Las egresas se han dado cuenta que para lograr competitividad necesitan apreciar sus procesos como un

conjunto, y no como partes integrantes de actividades aisladas. La reorganización por procesos desemboca en

la creación de organizaciones proactivas: esto es, captan más rápidamente los cambios del mercado y las

reacciones son más ágiles. Una reorganización de este tipo requiere:

- Una reducción en la cantidad de niveles jerárquicos (acatamiento de la pirámide)

- Una modificación en el método de evaluación y esquemas de remuneraciones del personal interviniente:

debe eliminarse el reconocimiento individual y reemplazárselo por el reconocimiento de grupos de trabajo

- Una modificación en las especificaciones de cargos existentes. Lo que se conocía como cargo (ubicación fija

de un empleado en la estructura organizacional) es reemplazado por el concepto de posición. En el nuevo

concepto del modelo organizacional la estructura está compuesta por células de procesos, integradas cada una

por varios miembros y un líder. El concepto de posición debe entenderse como el lugar ocupado por un



colaborador que participa de varias células, y que por lo tanto actúa en varias posiciones, las cuales se

encuentran bien definidas en cuanto a responsabilidades y resultados esperados.

Como resultados concretos de la aplicación de una reorganización por procesos, pueden mencionarse:

- Eliminación de retrabados

- Menores costos operacionales

- Disminución de desperdicios

- Eliminación de acondicionamientos innecesarios

- Mayor rapidez en las remesas

- Mejor atención al cliente

TECNICAS PARA IDENTIFICAR LOS REQUERIMIETOS DE SISTEMAS DE INFORMACION: existen técnicas que

contribuyen a formular un esquema global de las alternativas actuales o futuras que los sistemas de

información ofrecen a la empresa, para que ésta pueda actuar competitivamente. Las técnicas aplicables para

identificar las necesidades de sistemas de información se encuadran dentro de dos categorías:

a) Técnicas de análisis del proceso: la idea es concebir la estructura de la empresa en razón de susprocesos, en vez de hacerlo de acuerdo con sus funciones. Es una manera diferente de visualizar la

forma tradicional de una empresa.

b) Técnicas de análisis de la información

ANALISIS DE LA CADENA DE VALOR: es una técnica disponible que contribuye a la definición de estrategias

corporativas, para visualizar de qué manera la organización añade valor y cómo incurre en costos. La cadena

constituye una serie de fases, cada una de las cuales agrega valor y genera costos.

INFRAESTRUCTURA

RECURSOS HUMANOSDESARROLLO TECNOLÓGICO

ABASTECIMIENTOLOGÍSTICA

DEENTRADA

OPERACIONESLOGISTICADE SALIDA

MARKETINGY VENTAS

SERVICIOS

El método de análisis mediante la cadena de valor presenta las siguientes característicaas:

- Es independiente de la estructura tradicional de la organización; esto significa que no centra su atenciónen la segmentación departamental basada en funciones

- Focaliza el análisis en la visualización de la unidad de negocio; apunta a satisfacer requerimientos de launidad de negocio y a estrechar sus relaciones con la estrategia corporativa.

- Puede provocar la necesidad de efectuar una restructuración organizativa para posibilitar unmejoramiento en la gestión de actividades vinculadas

- Refuerza la idea de propugnar la integración de todos los sistemas para obtener ventajas potencialessobre la competencia

- Permite reconocer cuál es la visión de la empresa desde el punto de vista de los clientes; es decir, cómoven los clientes a la empresa.



Por proceso se entiende una serie de actividades o funciones que se realizan con cierta frecuencia. Los

procesos describen las acciones laborales características de la empresa y generalmente son interfuncionales.

Las actividades que integran un procesos implican captación de información de entrada, su tratamiento o

transformación y la presentación de resultados como salida.

Una función es una actividad o acción, ejecutada sobre un objeto que tiene por finalidad soportar a losobjetivos del emprendimiento. Normalmente las funciones se van ejecutando en cadena, son consecuencia deeventos o bien, son generadoras de eventos.

Los eventos identifican ocurrencias temporarias o modificaciones relevantes en las informacionesempresariales que controlan, o bien influencian sobre los próximos procedimientos del proceso de negocio.

El resultado de aplicar la cadena de valor es la generación de un margen, que surge por la diferencia entre el

valor que puede generar la cadena de valor y el costo total de las actividades contenidas en esa cadena.

El análisis de la cadena de valor permite identificar los flujos clave de información de un mercado y la forma en

que podrían obtenerse ventajas en las relaciones proveedor/comprador de la cadena. Existen ciertas

actividades que son intensivas en información, debido a que requieren apoyarse en un nivel de esquemas de

información tales como las vinculadas a la planificación y programación.

EL MONITOREO DE LA INFORMACIÓN: el análisis de cada proceso requiere dentro del mismo las fases que lo

integran: el input de cada fase, el output de cada fase, el responsable de cada fase, los controles necesarios

para otorgar confiabilidad al proceso y las relaciones con otros procesos.

REQUISITOS PARA LA APLICAICON DE LA TÉCNICA: la técnica de análisis del por eso exige, para alcanzar éxito

en su aplicación, la observación de determinadas reglas:

- Debe ser un trabajo participativo en todas las fases de la metodología que se aplique

- Deben intervenir todas las áreas involucradas en los procesos analizados

- Debe buscarse el fortalecimiento de la relación de sociedad (cliente/servidor)

CAPITULO 3: DISEÑO DE ESTRUCTURA Y PROCESOS A TRAVÉS DE SOFTWARE

LA NECESIDAD DE DOCUMENTACION Y COMUNICACIÓN: las organizaciones han necesitado en todo este

tiempo de instrumentos de comunicación que faciliten el desarrollo de sus funciones administrativas y

operativas. Tradicionalmente han recurrido a los manuales; cuerpo sistemático que contiene la descripción de

las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organización, así como también los

procedimientos a través de los cuales esas actividades son complicadas.

Las ventajas de los manuales son evidentes:

COCLUSIONES: La estructura de la organización actual y futura debe ser:

Flexible (incluyendo los atributos de adaptabilidad a los cambios del entorno y de anticipacióna los mismos), para aprovechamiento de oportunidades

Integrada, a través de sistemas de información que permitan el uso de informacióncompartida y brinden a la empresa el carácter de un todo (sistema) integrado.



- Mantienen homogeneidad en el tratamiento de la gestión administrativa.

- Las decisiones son regidas por normas que mantienen continuidad en el tramite a través del tiempo

- Definen la organización formal, por lo cual asignan una ubicación concreta a cada componente de laorganización.

Sin embargo, las limitaciones de los manuales han provocado resistencia a su utilización:

- Exigen una permanente actualización

- La actualización acarrea costos que indudablemente deben afrontarse

La documentación que suelen contener los manuales se refieren a información sobre:

- Estatutos, leyes, decretos que dieron origen o regulan la sección de la organización

- Instrucciones internas

- Descripciones de funciones, responsabilidades, tareas y frecuencia de ejecución

- Objetivos de las áreas de actividades y descripción de los procedimientos que las afectan- Respuestas a consultas sobre situaciones que se plantean y que esperan solución

DISEÑO DE ESTRUCTURAS Y PROCESOS ORGANIZACIONALES: EL RESURGUIMIENTO DE O Y M

Es necesario el resurgimiento y la repotenciación de O y M (organización y método) en su rol de diseñador y

coordinador de los aspectos que se refieren a la calidad organizacional. Esto se lograra dotando a su gestión de

enfoques metodológicos y herramientas acordes a su rol.

El nuevo rol del analista en O y M debe enfocarse hacia la especialización en tareas de diseño y coordinación.

En su nuevo rol, el analista de O y M debe recoger el conocimiento de los usuarios para generar aplicaciones

rigurosas y documentadas adecuadamente. Para ello el analista dispone hoy de técnicas y herramientas que no

debe desaprovechar. Estos instrumentos facilitaran su trabajo y le permitirán:

1) Evitar un diseño personalizado de procesos o estructuras, y así, aplicar una arquitectura global ointegrada.

2) Evitar documentar “lo que se hace”. La documentación debe pasar por un previo análisis que provea la

mejor solución integrada.

3) Aplicar técnicas de diseño a través de equipos multidisciplinarios

4) Integrar tecnológicamente la tarea de diseño y coordinación de O y M con el diseño de sistemas.

Ambos disponen de las mismas herramientas

LA CALIDAD ORGANIZACIONAL Y EL CAMBIO PERMANENTE: la calidad organizacional se logrará en la medida que:

a) Cada miembro de la organización conozca claramente qué se espera de su trabajo y del trabajo delgrupo al que pertenece (consistencia en la asignación de roles)

b) Cada miembro de la organización visualice en qué medida su esfuerzo colabora con el cumplimientodel logro del producto o del servicio que brinda la organización en la que trabaja (eficiencia y control enlos procesos)



c) Existan medios y canales de comunicación que posibiliten la transmisión de las normas a las que debesujetar su trabajo cada integrante, en la medida que se relacione adecuadamente su labor con la de losdemás (transparencia en las comunicaciones)

d) Exista un mecanismo que permita formalizar dinámicamente el cuerpo orgánico que contenga la

normativa a aplicar en cada escenario y en cada situación en particular (flexibilidad de la estructura)

Dentro de un contexto de permanente cambio, los negocios se transforman, los centros de poder se desplazan,

las estructuras se reacomodan y las normas se adaptan a esos cambios. Frente a esta realidad de permanente

transformación de estructura organizativa y de cuerpos normativos, los requerimientos que deben cubrirse

para lograr la eficiente comunicación son:

- Oportunidad: los problemas debe resolverse ahora, por lo que el conocimiento debe ser posibleen el momento en que se lo necesita

- Consistencia: el conocimiento que se comunique debe ser único, esto quiere decir que frente auna situación planteada (cualquiera sea el usuario, el momento o lugar) la respuesta debe ser lamisma.

- Enfoque orientado a la situación particular: la visión del conocimiento debe ser acorde con la

necesidad particular de cada usuario.- Lenguaje de comunicación: el lenguaje empleado en la comunicación debe ser el que mejor

exprese la naturaleza del conocimiento a transmitir.

En los tiempos actuales se hace hincapié en la aplicación del concepto de calidad total (sistema continuo a

nivel de empresa). El concepto de calidad organizacional se incorpora a esa corriente de mejoramiento

continuo. La calida organizacional es la combinación de estructuras y procesos que aseguran el mantenimiento

y mejora permanente de la calidad de los productos y servicios.

EL USO DE HERRAMIENTAS AUTOMATIZADAS:

La tecnología informática dispone de herramientas poderosas. En el caso de estos desarrollos informáticosautomatizados orientados al diseño organizacional (estructura y procesos), seria deseable que contengan las

propiedades que se indican a continuación:

- Uso de lenguajes gráficos:

- Actualizaciones de la documentación

- Integración de desarrollos aislados

LA ORIENTACION A OBJETOS: como técnica de programación es una idea abstracta que procura acercar el

diseño de los sistemas a la realidad. Convierte a los programas informáticos en datos y en definiciones lógicas,

y así los hace útiles para tratar un objeto.

Los objetos son módulos o entidades autocontenidas, que incluyen tanto los datos que describen el objeto

como los procedimientos (instrucciones) que actúan sobre los datos. Los objetos, por lo tanto, son entidades

que tienen atributos (datos) y formas de comportamiento (procedimientos) particulares. Los procedimientos

contenidos dentro de los objetos asumen una nueva función, y se los denominamétodos.

Los objetos pueden activarse mediante mensajes que provienen de otros objetos. El mensaje es una solicitud

que pida al objeto que actúe de alguna manera. Al conjunto de mensajes al que un objeto puede responder se

lo denomina protocolo de objeto.



ESTRATEGIAS PARA EL DISEÑO DE SITEMAS ORIENTADOS A OBJETOS

1. Identificar y definir los objetos

2. Agrupar definiciones comunes de objetos en una abstracción de clase. La abstracción es la tarea continuadel diseñador orientado a objetos. La abstracción es el proceso de crear una superficie extrayendoatributos comunes o características generales a partir de clases u objetos más específicos.

3. Relacionar las clases entre sí formando bibliotecas de clases

4. Crear un marco estructural, esto es una biblioteca de clases que esté preparada específicamente parauna categoría determinada de aplicación. Los marcos estructurales son el objetivo principal del diseñoorientada a objetos: representan el nivel más alto de abstracción.

CAPITULO 23: SISTEMAS DE INOFRMACION INTEGRADOS PARA LA GESTION EMPRESARIA

CONCEPTO D ESISTEMA INTEGRADO: un sistema integrado es aquel en que un dato ingresa por un único punto

del sistema, y como consecuencia de ello, produce la actualización en tiempo real de la base de datos los

subsistemas o módulos del sistema que hacen uso de esa información.

La tendencia moderna apunta a considerar como best practice el logro de la aplicación de un único sistema

integrado para apoyar la gestión total del negocio, eliminando así el tradicional concepto de sistemas de

información.

CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMAICON INTEGRADOS PARA LA GESTION EMPRESARIA: los

principales atributos que caracterizan de identifican a los mencionados sistemas integrados son:

Estructura modular

Módulos integrados: la integración de los modelos hace que toda las áreas del negocio piensen y actúencomo una única área

On-line y en tiempo real

Orientación hacia compañías multinacionales o compañía locales en expansión.

Interactividad: operativamente se mantiene un dialogo entre el usuario y el sistema por medio de pantallas.

Información global sustentada en base de datos: la integración de todo los módulos elimina la redundancia

de datos. El acceso a una única fuente de información consistente y disponible para todos los integrantes de la

empresa hace que éstos tengan una única información para cada tópico.

Configuración del sistema que no requiere uniformidad de plataformas: el concepto de multiplataforma debe

entenderse como la posibilidad de operar simultáneamente en varias plataformas, distribuyendo la base y el

procesamiento entre múltiples servidores de distinta tecnología.

Aplicables sobre ambientes cliente-servidor e interfaz gráfica de usuario

Flexibles y parametrizables

Alta capacitación de customización: (ajustar el software a las necesidades del cliente)

Se apoyan en una estructura abierta que facilita la interconexión con otras aplicaciones

Escalable a distintos niveles

Comprensibles en varios idiomas

Evolucionan al mismo ritmo de los cambios que experimenta la industria, el mercado y la tecnología



CONFIGURACION Y ESTATEGIA DE UN SISTEMA DE INFORMACION INTEGRADO DE GESTIÓN EMPRESARIA: la

configuración de un sistema no requiere uniformidad de plataforma ni de marcas comerciales. El mapa de

estrategia del sistema puede indicar variedad entre sus componentes.

LA ESTRUCURA MODULAR DEL SISTEMA: un sistema está formado por un conjunto de objetos unidos por

alguna forma ordenada de acción o interdependencia. A su vez, esas partes están integradas por subpartes. Ladivisión de un sistema de información en subsistemas, que denominamos módulos, procura hacer más fácil su

comprensión y permitir que las modificaciones, ajustes o actualizaciones de esos módulos puedan efectuarse

de manera más eficiente y eficaz.

MÓDULO: ADMINISTRADOR DEL SISTEMA

Algunos de los paquetes de software integrados incluyen un módulo denominado Administrador de sistemas,

que es necesario para operar en cualquiera de los módulos que componen el paquete. Este módulo cumple

varias funciones que son comunes al resto de los módulos:

Configuración de la empresa: en este módulo el usuario ingresa información básica sobre la empresa.También debe elegirse el formato de la fecha que utilizará la compañía.

Configuración del usuario: esta función se utiliza para crear usuarios, modificar usuarios y asignarrestricciones de nombre/contraseña del usuario, por empresa, por módulos y por aplicación.

Dar mantenimiento a los formatos: la configuración de los formatos de documento a utilizar en lasaplicaciones se utiliza para personalizar los formatos (adecuados a necesidades o conveniencia de la empresa).

Dar mantenimiento a mensajes: los sistemas en líneas hacen uso frecuente de mensajes. Estos semantienen en un archivo específico y se los identifica por su numeración. El sistema puede prever mensajesestándar ya incorporados pero también pueden agregarse otros al archivo.

Dar mantenimiento al archivo “periodos del sistema”: este archivo se utiliza para determinar los periodosdel ejercicio fiscal de la empresa.

Dar mantenimiento a “códigos de detalles de impuestos”: el sistema solicita la definición del método aaplicar en las operaciones en las que participen clientes a los que se les debe debitar el concepto de impuestos

ETAPAS EN EL PROCESO DE SELECCIÓN DEL SOFTWARE INTEGRADO: las acciones que integran los pasos para

definir la selección son:

A

COMUNICACIONES

D CLIENTES

C

APLICACIONES

B SERVIDORMAPA DE

ESTRATEGIA

DEL SISTEMA



1) Integración del comité de decisión. La decisión en el proceso de evaluación de paquetes debe surgir del

consenso logrado en el comité de decisión o equipo de evaluación, que estaría integrado por

representantes de los departamentos involucrados en el proyecto.

2) Identificación de usuarios claves. La empresa-cliente debe identificar y comprometer el apoyo de

personas claves (usuarios básicos) para el desarrollo del proyecto.

3) Definición de requisitos preliminares para el proceso de selección de “paquetes”. Definir un conjunto

de requisitos que se caracterizaran por ser imprescindibles para el negocio.

4) Cotejo de los productos preseleccionados. Determinación de la solución más adecuada.

LOS COMPONENTES DEL PROYECTO EN EL PROCESO DE IMPLEMENTACION: el éxito de la implementación de

un paquete de software dependerá de la actuación y del grado de cumplimiento de los componentes del grupo

responsable de la instalación. El grupo estará integrado por el proveedor del paquete, la firma consultora y la

empresa-cliente adquiriente del paquete. Las responsabilidades de las partes son:

1. Proveedores del sistema:

- Acompañar la documentación del sistema

- Ajustar el software al entorno de procesamiento de datos del cliente.

- Efectuar los ajustes o alteraciones del software necesarios para satisfacer mejor los requerimientos de laempresa.

- Brindar el entrenamiento inicial a los usuarios claves: explicar cómo funcionan las características del sistema

- Vigilar la performance del procesamiento

2. Consultores:

- Conducir el rumbo del proyecto

- Aportar los conocimientos que surjan de su experiencia en implementaciones anteriores. Evitarrepetir errores por haber elegido caminos equivocados.

- Mantener el equilibrio del proyecto evitando que algunas áreas de la empresa tengan más peso queotras, perjudicando la calidad del proyecto

- Confirmar la necesidad de customizaciones (evitar aquellas que no agreguen valor al producto)

- Elaborar la documentación formal de lo actuado

3. La empresa-cliente:

- Disponer de personal dedicado a entender la funcionalidad del software y de la forma en que el

paquete satisface los requerimientos del negocio.- Motivar a los usuarios a utilizar el software como les fue presentado, respetando las innovaciones o

modificaciones en el modo de trabajo, e inclusive modificando responsabilidades.

- Efectuar la carga inicial de los datos de los archivos maestros y de las tablas o parámetros necesariospara la puesta en marcha de la nueva forma de procesar.

- Elaborar los programas que integren las aplicaciones preexistentes que permanecerán enprocesamiento, y el software que está en proceso de instalación.



METODOLOGIA DE IMPLEMENTACION: En todo proyecto es necesario aplicar una metodología de

implementación. Todas las metodologías se organizan en fases:

Fase 1: visión general

Es una fase de visión general de las soluciones que se esperan alcanzar. Es la fase en que se intenta traducir o

convertir la metodología general de implementación de paquetes en una metodología aplicable al escenario

particular de una empresa específica. Se delimita la esfera de acción del paquete.

Fase 2: simulación

Es una fase de definiciones y diseño de detalles (planeamiento) para determinar qué se debe hacer para aplicar

el paquete en la empresa-cliente. El propósito de esta fase será:

- Crear un prototipo, es decir, un modelo anticipado del funcionamiento real esperado.

- Establecer las conexiones entre el software del paquete y el resto de sistemas satelitales que

permanecerán en vigencia; se definirá cuáles son los datos que se transferirán entre sistemas y los controles

que aseguren la corrección en el cambio de datos.

- Analizar las diferencias entre el funcionamiento del sistema actual y el proyectado

- Establecer las condiciones de seguridad que deben acompañar al nuevo sistema.

Fase 3: formalización

Es la fase que intenta efectivizar (llevar a la práctica) lo definido en la fase anterior. Se caracteriza por la

presencia de un gran despliegue de aspectos técnicos. Su propósito será poner en marcha las actividades

definidas en el planeamiento de la fase anterior:

- Efectuar los programas para carga inicial de datos e introducir los datos en el sistema

- Verificar el resultado de las customizaciones

- Controlar la efectividad de la conexiones con los sistemas satélites que perdurarán luego de

implementado el nuevo software

- Concluir la instalación del entorno definitivo de procesamiento

- Efectuar las pruebas de procedimientos y de programas en conjunto, utilizando situaciones y volúmenes

reales de datos

- Documentar todo lo actuado

- Entrenar a los usuarios

Fase 4: conversión. Introducción del nuevo sistema

Es la fase de puesta en marcha. Su propósito es:

- Utilizar el paquete: actuar en función de sus requerimientos y decidir en función de los resultados.

- Efectuar periódicamente una revisión en la que se determine si se cumplieron las metas esperadas en el

momento en que se lanzó el proyecto.

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