UNIVERSIDAD FERMÍN TORODECANATO DE INVESTIGACIÓN Y POSTGRADO

MAESTRÍA EN GERENCIAL EMPRESARIAL

Lcda. Aracelys PereiraC.I. 10.768.911

Asignatura: Sistema de Información y Decisión Gerencial

Cabudare, Octubre 2013

Sistema de Información Gerencial

Caso: Universidad Centroccidental “Lisandro Alvarado”

• Planeación• Implica la definición de misión, objetivos y

acciones necesarios para cumplirlos

• Organización• Supone el establecimiento de una estructura

intencionada para la asignación de tareas

• Dirección• Hecho de influir en los individuos en pro del

cumplimiento de metas organizacionales y grupales

• Control• Consiste en medir y corregir el desempeño

individual y organizacional para el cumplimiento de lo s planes

La administración y sus funciones

Procesos Gerenciales en la

Universidad Centroccidental

“Lisandro Alvarado”

 A nivel de determinación de los objetivos institucionales, la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado (UCLA) está orientada a dar respuestas a los requerimientos sociales de formación, investigación y extensión para el mejoramiento de la calidad de vida de la población.

Asimismo, desarrollar una gestión universitaria de calidad con criterios de eficiencia y transparencia en la administración de los recursos financieros y con responsabilidad social.

Generar cambios de orden estructural, de procesos y de comportamiento, fundamentados en su talento humano como base del desarrollo organizacional, bajo principios y valores institucionales.

Planeación

Misión

Formar profesionales con competencias y

afianzados principios humanos, como la ética,

justicia, libertad y compromiso social, 

difundir y generar  conocimientos, para

contribuir con el desarrollo humanístico, científico y tecnológico

de la nación.

En cuanto a la Planificación estratégica, la UCLA utiliza un Cuadro de Mando Integral que se despliega en cuatro perspectivas y ejes estratégicos como los puntos focales hacia los cuales la institución debe dirigir sus esfuerzos para elevar su pertinencia interna y pertinencia social.

Los proyectos estratégicos se caracterizan por desplegar una estructura que contiene planes y objetivos por áreas. Finalmente, los recursos necesarios para la concreción de las acciones planteadas en los planes operativos, se solicitan año tras año en el plan operativo anual.

Planeación

La estructura organizativa de la UCLA se fundamenta en una concepción matricial, desconcentrada y flexible, constituida por cuatro niveles: Un primer nivel con autonomía funcional organizativa y administrativa que ejerce funciones directivas, normativas, disciplinarias, electoral y contrala; un segundo nivel con funciones ejecutivas; y el tercer y cuarto nivel con funciones operativas. El Consejo Universitario es la máxima instancia de autoridad en la dirección académica y administrativa de la Universidad. El Consejo Electoral es la instancia universitaria encargada de la organización y conducción de los procesos electorales de la UCLA. La Organización Académica planificada con base a la estructura de Facultades, Programas, Departamentos e institutos u otra estructura que los procesos de evaluación consideren necesario.

Organización

Organización

La Dirección Administrativa, encargada de la gestión de los servicios administrativos y económico-financieros de la Universidad. Su Director es designado por el Consejo Universitario a proposición del Rector. Los Departamentos, que desarrollan sus actividades académicas y administrativas integrando disciplinas, materias o asignaturas afines a un área del conocimiento. Así mismo, establecen áreas de conocimiento interdisciplinarias o proyectos integrados con otros Departamentos del Programa o con Departamentos de Programas de otras Facultades de la Universidad.

Referente a la estructura de cargos en las diferentes unidades, direcciones o departamentos con funciones administrativas sus responsables son designados por el Rector o Director de Unidad, según sea el caso. Por su parte, el personal administrativo y obrero se rigen por el Manual de Cargos diseñado por la Oficina de Planificación Superior Universitaria (OPSU), en el cual se establece mediante la descripción de cargos las funciones inherentes a cada uno de dichos cargos.

Dirección

La gestión se orienta hacia el desarrollo y aprendizaje organizacional de su talento humano e infraestructuras física, tecnológica y sistemas, eficiencia y eficacia de los procesos internos en pro de la rendición de cuentas al Estado Venezolano y respuestas al entorno con calidad académica y pertinencia social. Asegurar procesos idóneos de selección, ingreso, mantenimiento y desarrollo del talento humano acorde a las necesidades actuales y potenciales de la institución y proporcionarles un clima laboral estable, acorde a las buenas condiciones de trabajo y bienestar social. La dirección en la UCLA, como parte de sus procesos administrativos, se fundamenta en un Modelo Educativo enfocado a afianzar valores institucionales en la comunidad universitaria como son la responsabilidad, honestidad, solidaridad, respeto y equidad. Así mismo, considera el crecimiento personal como factor central del éxito de la institución por lo que propone el desarrollo del emprendimiento, trabajo en equipo, sensibilidad ambiental, comunicación eficaz, aprendizaje permanente y manejo de tecnologías a todo el personal que hace vida en la institución.

Control

El desarrollo de esta fase en la UCLA se da con la Elaboración del Informe de Evaluación del Desempeño Institucional. Este constituye uno de los instrumentos utilizados por la gerencia universitaria para la toma de decisiones a fin de que establecer los correctivos y mejoras necesarias y fortalecimiento de los procesos institucionales.

Para la elaboración del informe, la Dirección de Planificación Universitaria se apoya en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD) y obtiene los reportes base para la elaboración de los cuadros de ejecución física y financiera de los diferentes proyectos presupuestarios y acciones centralizadas.

Para el análisis de las variaciones de estos proyectos y acciones se aplica el índice de Eficacia Porcentaje de Logro físico y financiero calculados de la siguiente manera:

Volumen de metas ejecutadasVolumen de metas programadas

Porcentaje de logro financiero =

Porcentaje de logro físico =

Bs. ejecutadosBs. programadas

x 100

x 100

Control

Se consideran desviaciones significativas en los resultados de los indicadores calculados, aquellos cuyo porcentaje de cumplimiento sea inferior a 59% o superior a 100 %.

Con el fin de sustentar las desviaciones significativas del indicador: Porcentaje de logro físico y financiero, a nivel de Proyectos y Acciones, se consideran las justificaciones que reportan las unidades ejecutoras a nivel del SIAD.

En caso que las mismas no sean suficientes, se procede a comunicarse con la Unidad Ejecutora a fin que explique el por qué de los resultados del indicador.

Detección de problemática en el Departamento de Relaciones Laborales

de la Dirección de Recursos Humanos, UCLA

En este Departamento se administran los Convenios Colectivos de Trabajo y se vigila su correcta aplicación. A través de éste se implantan las normas, reglamentos y procedimientos vigentes en la Institución en materia laboral, a fin de obtener un clima de trabajo estable y contribuir al bienestar social.

Departamento de Relaciones Laborales

En relación a lo anterior, y dado el dinamismo de los cambios que ocurre a nivel de Leyes y Normativas en materia laboral, en este Departamento se percibe una problemática a saber:

• Colapso en la recepción de solicitudes del personal administrativo y obrero, que limita la eficiencia de tramitación de los beneficios contractuales vigentes.

• Falta de implementación del Módulo del Sistema de Información Administrativo (SIAD) en el Departamento, por lo que gran parte de los procesos se hacen en forma manual.

• Retraso en los tiempos de respuestas a solicitudes del personal debido a la falta de automatización de la información que maneja el Departamento.

• Escasa retroalimentación entre el sistema informático del Departamento y unidades que manejan información pertinente para la gestión de éste.

• Hardware, Software y bases de datos con baja capacidad de almacenamiento y rendimiento lo que conlleva a retrasos en las salidas (outputs).

Aspectos a tomar en cuenta para la aplicación del SIAD como Sistema de Información Gerencial

Aspectos a considerar previo al SIAD

Entre los aspectos que se deben tomar en cuenta se tienen:

• Capacitar al personal del Departamento, involucrado con el uso de este SIAD para obtener el mayor rendimiento del mismo.

• Actualizar los equipos de computación en el Departamento para lograr los beneficios que supone la implementación del Módulo faltante del SIAD

• Disponer de una plataforma informática acorde con los requisitos de funcionamiento que impone la aplicación del SIAD en el Departamento de

Relaciones Laborales

• Alimentar y actualizar permanentemente las bases de datos que disponen los Departamentos y unidades cuya información sea compartida para generar las salidas

en forma oportuna y veraz.

Visto de esta forma, los usuarios del SIAD serán necesariamente los Analistas de Recursos Humanos del Departamento de Relaciones Laborales y otros Departamentos y Unidades, administrativas. Asimismo, los beneficiarios de su uso sería el personal docente, administrativo y obrero de la institución.

SIAD como Sistema de Información Gerencial

Para hacer efectivos los procesos administrativos, la UCLA diseñó el Sistema Integrado de Administración (SIAD). Fue el Vicerrectorado Administrativo, a través de la Dirección de Informática, quien asumió la responsabilidad de integrar los procesos más relevantes e influyentes en la gestión gerencial dentro de un Sistema de Información Automatizado.

El SIAD es un sistema que integra la contabilidad presupuestaria, patrimonial y financiera, que permite realizar los procesos de planificación y evaluación en términos de mejoramiento continuo y rendición de cuentas. Sin embargo, se debe destacar que actualmente sólo se aplica al área contable aunque su alcance debe ser la inclusión de la información inherente al manejo de personal.

Su objetivo es sistematizar e integrar los procesos administrativos, financieros y de servicios en la Institución, con la finalidad de mantener la unificación de los datos generados en los diferentes procesos de la gestión administrativa universitaria, actualización en línea de las afectaciones contables y presupuestarias, incorporar los lineamientos establecidos para el control interno de la documentación por transacciones efectuadas, garantizar la seguridad de los datos y el cumplimiento de reglas de integridad de los mismos.