SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA BASE …repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/4371/1/NoratoCorredor... · El proceso para el desarrollo del proyecto

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SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE LA

BASE SOCIAL DE LA COOPERATIVA DE SERVICIOS INTEGRADOS

PROFESIONALES (SIPCOOP).

JAIME RAFAEL NORATO CORREDOR

FRANCISCO DAVID PEREZ

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

FACULTAD TECNOLÓGICA

TECNOLOGÍA EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS

BOGOTÁ D.C. 2015

2

Nota de aceptación.

Tutor

Ing. Sonia Alexandra Pinzón Núñez

Jurados

Roxmery Lozada Romero

Luis Felipe Wanumen Silva

Bogotá D.C, Septiembre de 2015

3

INTRODUCCION

La Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP) de la

universidad distrital Francisco José de caldas, evidencia una problemática con la

parte administrativa y contable. En primer lugar no se lleva un control riguroso de

los aportes que deben pagar los asociados mensualmente, el sistema utilizado

actualmente para almacenar la información del asociado van desde libros físicos

hasta medios magnético como lo es Excel esto haciendo que el proceso de

obtener la información de cada uno de los usuarios sea algo extenuante y

demorada, por lo tanto se hace necesario llevar a cabo la sistematización de

estos procesos que se desarrollan en el área Administrativa de la Cooperativa.

El proceso para el desarrollo del proyecto de Sistematizar los datos dela base

social de la Cooperativa van desde el modelo de recolección de información,

modelado de procesos, hasta la implementación de un sistema de información

intranet, esto mediante la utilización de tecnologías como lo es Java la cual nos

provee de un medio para crear la aplicación de una forma libre esto dando la

posibilidad que su costo sea muy bajo, MYSQL por ser software libre y ser capaz

de gestionar bases de datos robustas y potentes, LINUX por ser un sistema

operativo libre con el cual tendremos la oportunidad de que el sistema pueda ser

multiplataforma.

Sistema de información para la gestión administrativa de la base social de la

Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP) de la universidad

distrital Francisco José de caldas, tiene como objetivo el facilitar al área

administrativa el acceso a la información de una forma eficiente y rápida

4

RESUMEN

El Sistema de Información para la Gestión Administrativa de la base social de la

Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP) de la Universidad

distrital Francisco José de Caldas, permite al área administrativa de la cooperativa

acceder de manera rápida y completa a la información de los asociados y así

mismo registrar usuarios, y generar reportes.

Para la elaboración del presente sistema de información se usó el prototipo de

Arquitectura MVC (modelo, vista, controlador), ya que este modelo de

programación garantiza mayor calidad en el desarrollo sistemático del proyecto;

también se sigue la metodología RUP, que permite un desarrollo de software

mejor estructurado y así se logra el alcance total de los objetivos propuestos.

El sistema se encuentra desarrollado en Netbeans IDE bajo el lenguaje Java, que

es compatible con MySQL; esto último es importante ya que es el motor de base

de datos que hemos escogido para la realización y almacenamiento de la

información del sistema.

Todo esto con el objetivo de hacer un sistema flexible, amigable y sobretodo

robusto para el usuario final, y ante todo, tener una herramienta que facilite su

manejo y entendimiento.

5

ABSTRACT

The Information System for Administrative Management of social base of the Cooperative of Integrated Professional Services in Spanish (SIPCOOP) of Universidad Distrital Francisco José de Caldas enable the cooperative an easy and complete access to the associates' database, as well as register users and generate reports. In order to elaborate the aforementioned Information System it was used the MVC architectural prototype (model, viewand controller), due that this programming model guarantees better quality in the systematic design of the project; In addition, it follows the RUP methodology, which allows a software development more structured, achieving the entire goals proposed. The system is developed under Netbeans IDE, using JAVA programming language, as this is compatible with MySQL; the foregoing is important due that is the engine of the chosen database for the development and storage of the system information. All this with the purpose of making a flexible, friendly and especially robust system for the final user, and above all, have a tool that facilitates its handling and understanding

6

TABLA DE CONTENIDO

FASE DE DEFINICIÓN, PLANEACIÓN YORGANIZACIÓN ................................ 11

1.1 TÍTULO D E L PROYECTO ................................................................................. 11

1.2 TEMA ....................................................................................................... 11

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA........................................................... 11

1.3.1Descripción ................................................................................................. 11

1.3.2Formulación del problema .......................................................................... 12

1.4 objetivos ................................................................................................... 12

1.4.1 Objetivo General ........................................................................................ 12

1.4.2 Objetivos Específicos ................................................................................ 12

1.5 alcances y delimitaciones ......................................................................... 13

1.5.1 Alcances .................................................................................................... 13

1.5.2 Delimitaciones ........................................................................................... 13

1.5.2.1 Delimitación Geográfica .......................................................................... 13

1.5.2.2Delimitación Temporal ............................................................................. 14

1.5.2.3Delimitación Temática ............................................................................. 14

1.6 Justificación ............................................................................................. 14

1.7 marco de referencia .................................................................................. 15

1.7.1 Estado Del Arte.......................................................................................... 16

1.7.2 Marco Conceptual ...................................................................................... 24

1.8 Factibilidad .............................................................................................. 25

1.8.1Factibilidad Técnica .................................................................................... 25

1.8.2Factibilidad Operativa ................................................................................. 25

1.8.3Factibilidad Económica ............................................................................... 26

1.8.3.1 Recursos Humanos ................................................................................ 26

1.8.3.2 Recursos Técnicos ................................................................................. 26

1.8.3.3 Recursos de Software ............................................................................ 27

1.8.3.4 Presupuesto............................................................................................ 27

7

2. MODELO DE NEGOCIO ................................................................................. 28

2.1 Descripción de módulos principales ....................................................... 28

2.1.1 Modulo de Gestión de Usuarios................................................................. 28

2.1.2Módulo de Administración de Aportes ........................................................ 28

2.1.3Módulo de Generación de Reportes ........................................................... 28

2.2 Definición de roles del sistema ................................................................ 28

2.2.1Administrador.............................................................................................. 28

2.2.2Gerente ....................................................................................................... 29

2.2.3Coordinador ................................................................................................ 29

2.3 Lista preliminar de casos de uso por roles .............................................. 29

3. FASE DE REQUERIMIENTOS ...................................................................................... 30

3.1 levantamiento de requerimientos .......................................................................... 30

3.1.1 Requerimientos Funcionales ..................................................................................... 30

3.1.2 Requerimientos No Funcionales ............................................................................... 31

4. FASE DE ANALISIS .......................................................................................................... 32

4.1 Análisis de casos de uso ....................................................................................... 32

4.2 Diagramas de casos de uso y documentación ................................................ 32

4.2.1Diagrama de Caso de uso Login ............................................................................... 32

4.2.2 Diagrama de Caso de uso Gestión de Asociados .............................................. 34

4.2.3 Diagrama de Caso de uso Gestión de Aportes ................................................... 39

4.2.4 Diagrama de Caso de uso Gestión de Reportes ................................................ 43

4.3 Diagramas de secuencia ......................................................................................... 45

4.4 Diagramas de estado................................................................................................ 46

4.5 Diagramas de actividad ........................................................................................... 46

4.6 Diagramas de análisis .............................................................................................. 47

5. FASE DE DISEÑO ..................................................................................................... 48

5.1 Descripción general del sistema ......................................................................... 48

5.1.1 Diagrama Esquemático Del Sistema ...................................................................... 48

5.2 Modelo de interfaz ................................................................................................... 48

8

5.2.1 Interfaz para aplicativo ................................................................................................ 49

5.4 Modelo relacional ..................................................................................................... 50

5.5 Diccionario de datos ................................................................................................ 51

6. FASEDEIMPLEMENTACIÓN ......................................................................................... 52

6.1 Diagrama de componentes ................................................................................... 52

6.2 Diagrama de despliegue ........................................................................................ 52

6.3 Diagrama de paquetes ............................................................................................ 53

7. FASEDEPRUEBAS ............................................................................................................ 54

7.1 prueba módulo de gestión de asociados .......................................................... 54

7.2 Prueba módulo de gestión de aportes .............................................................. 54

7.3 Prueba módulo de gestión de reportes ............................................................. 55

CONCLUSIONES ..................................................................................................................... 56

BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................ 57

9

LISTA DE TABLAS

Tabla 1 Módulos Sistemas En línea S.A ........................................................................... 17

Tabla 2 Módulos Jorjweb Ltda. ........................................................................................... 18

Tabla 3 Cuenta de Procesos Jorjweb Ltda. .................................................................... 18

Tabla 4 Recursos Humanos .................................................................................................. 26

Tabla 5 Recursos técnicos .................................................................................................... 26

Tabla 6 Recursos de Software ............................................................................................. 27

Tabla 7 Presupuesto ............................................................................................................... 27

Tabla 8 Caso de uso Login .................................................................................................... 34

Tabla 9 Caso de uso Consultar asociados ....................................................................... 36

Tabla 10 Caso de uso Registrar asociado........................................................................ 37

Tabla 11 Caso de uso Modificar asociado........................................................................ 39

Tabla 12 Caso de uso Consultar aportes ......................................................................... 41

Tabla 13 Caso de uso Registrar Aporte ............................................................................ 43

Tabla 14 Caso de uso Gestión de Reportes .................................................................... 45

Tabla 15 Diccionario de Datos Aportes ............................................................................. 51

Tabla 16 Prueba Modulo de Gestión de asociados ....................................................... 54

Tabla 17 Prueba Modulo de Gestión de Aportes ........................................................... 55

Tabla 18 Prueba Modulo de Gestión de Reportes ......................................................... 55

10

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.Lista preliminar de casos de uso por roles ...................................................... 29

Figura 2. Caso de uso Login ................................................................................................. 32

Figura 3. Caso de uso Gestión de Asociados ................................................................. 34

Figura 4. Caso de uso Gestión de Aportes ...................................................................... 39

Figura 5. Caso de uso Gestión de Reportes .................................................................... 43

Figura 5. Diagrama de secuencia de registro de asociados ....................................... 45

Figura 6. Diagrama de estado Registro de Aportes ...................................................... 46

Figura 7. Diagrama de actividad Reportes ....................................................................... 47

Figura 8. Diagrama de Análisis de Usuario ..................................................................... 47

Figura 9. Diagrama esquemático del sistema ................................................................. 48

Figura 10. Modelo Interfaz para aplicativo........................................................................ 49

Figura 11. Modelo relacional sipcoop ................................................................................ 50

Figura 12. Diagrama de componentes Sistema SIPCOOP ......................................... 52

Figura 13. Diagrama de despliegue Sistema SIPCOOP .............................................. 53

Figura 14. Diagrama de paquetes plataforma web ........................................................ 53

11

1 FASE DE INICIO ORGANIZACIÓN, DEFINCIÓN Y PLANEACIÓN

1.1 TITULO DEL PROYECTO


Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).

1.2 TEMA

Desarrollo de un aplicativo que permitirá realizar la gestión de los procesos de

sistematización de los datos de asociados, como también el registro de recaudos

de aportes de los mismos. Este aplicativo es diseñado para la cooperativa

(SIPCOOP) de la Universidad Francisco José de Caldas, Sede Tecnológica.

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.3.1 Descripción

La Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales, lleva un control contable

de los aportes de sus asociados en libros físicos y magnéticos (archivos Excel),

este control no es del todo eficiente ya que presenta fallas y no se realiza en

tiempo real. Debido a esto no hay una precisión en la información de cada uno de

los asociados que han existido dentro de la cooperativa hasta la fecha, como lo es

la totalidad de aportes, la fecha de ingreso, la fecha de salida (si es el caso) y

demás datos que sean pertinentes al asociado, ocasionando demoras en el

proceso de visualización de resultados.

Lo anterior nos permite evidenciar que la Cooperativa SIPCOOP tiene cierto tipo

de problemas relacionados con la parte administrativa y contable. En primer lugar

no se lleva un control riguroso de los aportes que deben pagar los asociados

mensualmente, esto hace que se presenten retrasos de uno a varios meses en los

pagos de los aportes, generando un problema financiero a la cooperativa. Por otro

lado crea un inconveniente fiscal ya que después de presentar cuatro meses o

más en deudas de aportes, el asociado debe ser excluido de la cooperativa; al no

tener el control sobre la información de los pagos de aportes no se puede saber

con precisión cuales son los asociados que se encuentran al día, así los que

tienen algún tipo de mora en los pagos o los que ya deberían quedar excluidos por

exceder el límite en deudas de aportes.

12

Esta información al no ser actualizada constantemente genera retrasos y

complicaciones, de hecho se evidencian en el momento en que se retira un

asociado de la cooperativa, ya que para este evento se necesita conocer en

totalidad los aportes realizados por este, así mismo el saber si tiene algún tipo de

deuda. Este último aspecto se debe al no tener un control sistematizado sobre

préstamos hechos por los asociados vinculados a la cooperativa.

Dichas inconsistencias afectan en el instante en que se requiera información

detallada del asociado, admitiendo que no se tienen dichos datos actualizados en

tiempo real. Por consiguiente su efecto es negativo, pues sin duda cuando el

asociado necesita información sobre su afiliación no obtendrá una respuesta

óptima. Por lo tanto deberá solicitar dicha información directamente en las oficinas

de Sipcoop y la demora en dar respuesta estará sujeta al tiempo empleado en la

búsqueda de información.

Como resultado del análisis a la situación de la cooperativa Sipcoop, planteo el

siguiente interrogante:

1.3.2 Formulación Del Problema

¿Qué tan eficaz es la creación e implementación de una herramienta tecnológica

(software) que esté integrado con un motor de Bases de Datos para solucionar los

problemas administrativos y contables de la base social de la Cooperativa

SIPCOOP, ubicada en la Universidad Francisco José de Caldas, sede

Tecnológica?

1.4 OBJETIVOS

1.4.1 Objetivo General

Diseñar un Sistema de Información para la gestión administrativa y contable de la

cooperativa de asociados Sipcoop.

1.4.2 Objetivos Específicos

Analizar los requerimientos necesarios en los procesos contables y

administrativos

Implementar un sistema de orden y distribución que recopile toda la

información administrativa de la cooperativa Sipcoop.

Diseñar el módulo de Gestión de Aportes de los asociados.

Diseñar el módulo de Recaudo de Aportes

Implementar el módulo de Reportes.

13

Realizar las pruebas pertinentes, una vez finalizado el proyecto, evitando

así anomalías futuras.

1.5 ALCANCES Y DELIMITACIONES

1.5.1 Alcances

El proyecto será implementado bajo el lenguaje JAVA con persistencia de base

datos en MySQL, con el que se permitirá realizar la gestión de los procesos de

sistematizar los datos de los asociados de la cooperativa (SIPCOOP) de la

Universidad Francisco José de Caldas, sede Tecnológica, como también el pago

de aportes de los asociados; permitiendo con esto realizar inserciones,

modificaciones y posteriores reportes. Para esto serán desarrollados los

siguientes módulos:

Tutor de tesis: es el responsable de supervisar y asesorar la elaboración de

proyecto.

Área Administrativa de la facultad tecnológica: son los usuarios que por

necesidades de la cooperativa tendrán el manejo del sistema.

Analistas y desarrolladores: validación, Captura y especificación de requisitos,

interactuando con el equipo de trabajo de la cooperativa mediante entrevistas y

documentación que ellos suministren. Elaborando modelos de análisis y diseño, y

desarrollo de software basados en la arquitectura base.

Sistema de información para la Cooperativa SIPCOOP tiene un tiempo estimado

de desarrollo e implementación incluyendo manual de usuario y documentación se

ha proyectado a un tiempo de (6) meses.

1.5.2 Delimitaciones

1.5.2.1 Delimitación Geográfica

El proyecto es desarrollado en la Cooperativa de Servicios Integrados

Profesionales (SIPCOOP) de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas

Facultad Tecnológica, que se encuentra ubicada en Ciudad Bolívar, en la

localidad (19) diecinueve de la ciudad de Bogotá, en la cual se presta el servicio

de cafetería

14

1.5.2.2 Delimitación Temporal


Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP) de la universidad

distrital Francisco José de caldas incluyendo manual de usuario y documentación

se ha proyectado a un tiempo de (6) meses.

1.5.2.3 Delimitación Técnica


Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP) abordara Las

siguientes tecnologías:

● Sistema operativo: Linux Ubuntu y Windows.

● Motor de Base de datos: MySQL

● El proyecto será realizado con base en lenguaje java. con IDE de

desarrollo Netbeans versión 8.0.

Al sistematizar el proceso de ingreso de asociados y los aportes de cada uno de

ellos, se debería tener en cuenta: su ingreso, permanencia y estado en la

cooperativa. Con lo anterior se deberá evidenciar la gestión de roles de usuario,

recaudo de aportes y estado de los asociados

1.6 JUSTIFICACION

Un gestor administrativo de Bases de Datos permite hacer un control más efectivo

de la información económica y contable (entre otros) ya sea de una organización,

empresa o cooperativa. Esta es una herramienta bastante útil a la hora de

administrar información y tener un mayor control de la misma. Es por esta razón

que muchas empresas o compañías confían su información en un gestor de Base

de Datos, ya que brinda más seguridad, mayor control y consistencia a la hora de

utilizar, almacenar o actualizar los diferentes datos que puedan estar contenidos

en el gestor.

Mediante este proyecto se busca la creación e implementación de un sistema que

permita mejorar el manejo y control de la información en la cooperativa

(SIPCOOP), y de esta forma lograr un mayor control de la misma, ya que con esta

solución se quiere obtener una mejor organización, actualización y acceso a la

información.

15

Existen varios programas que brindan diversas soluciones administrativas para las

cooperativas, pero estos poseen ciertas desventajas que van desde un manejo

global de sus soluciones, hasta el soporte y desarrollo que van ligados al costo y

restricciones de la licencia. lo cual no permite que se pueda modificar y ajustar a

las necesidades de las cooperativas, es por ello que se requiere crear e

implementar una herramienta que este desarrollada dentro del formato de software

libre para así obtener las ventajas que este ofrece como lo son: la libertad del

código para modificarlo en cualquier momento según lo requieran las necesidades

de la organización, ventajas económicas dado que al ser libre se ahorra dinero de

licencias, actualizaciones a futuras versiones y hasta en el mismo desarrollo del

software ya que cualquier persona puede tener acceso tanto al aplicativo como al

código, pudiendo así realizar mejoras o modificaciones que le pueden servir a la

mismas cooperativas, dándole la ventaja a estas de tomar aquellas mejoras e

incorporarlas en su propia versión del software.

Partiendo de lo mencionado anteriormente podemos concluir que con el

desarrollo de un sistema cuya base de datos y aplicativo tengan una licencia

pública (GNU-GPL), la cooperativa -(SIPCOOP)- tendrá un mejor soporte y

libertad al momento de actualizar o mejorar el sistema para que este pueda ir

escalando, y así se ajuste a futuras necesidades que presente la organización.

1.7 MARCO DE REFERENCIA

Misión:

La Cooperativa de Servicios Profesionales es una cooperativa dedicada a ofrecer

soluciones a empresas en servicios profesionales, fundada en el año 2009 y con

sede en una de las facultades de una prestigiosa Universidad de Bogotá.

Visión:

La Cooperativa de Servicios Profesionales se proyecta como una de las

principales cooperativas en el país, brindado amplios servicios profesionales en

diversos campos, ofreciendo una alta calidad en el servicio y ofreciendo respaldo,

apoyo y confianza a sus asociados, para que ellos puedan culminar

satisfactoriamente sus estudios de pregrado, teniendo cerca un ambiente laboral y

familiar. Creando así un tejido social.

16

Objetivos:

Prestar servicios a los asociados, en procura de dar solución a sus

necesidades.

Proteger sus ingresos, contribuyendo a elevar el nivel de vida; en especial

en lo económico y social, dentro de un marco comunitario y sobre bases de

esfuerzo propio, ayuda mutua, solidaridad, responsabilidad conjunta,

igualdad social, beneficios a la comunidad y aplicación de la ideología

cooperativa.(Estatutos Cooperativa de servicios profesionales,2009).

1.7.1 Estado Del Arte

A continuación se hace evidencia de los proyectos que se han realizado con el fin

de brindar soluciones, para la gestión de la información administrativa y contable,

al sector empresarial de economía solidaria

Sistema de Información Integrado para el Manejo Especializado de

Operaciones Comerciales, Administrativas y Financieras, (Linux software)

Autor: SISTEMAS ENLINEA S.A.

Objetivos:

Actualización en línea entre módulos y generación simultánea de documentos

soportes.

Capacidad de manejar en línea grandes volúmenes de información y muchos

usuarios concurrentes con gran eficiencia y alto grado de seguridad e integridad.

Respaldo del motor de base de datos ORACLE.

Perspectiva teórica:

17

Es un sistema desarrollado sobre motores de bases de datos Oracle,

completamente en ambiente gráfico, fácil de usar; robusto que sirve como

plataforma de operación de entidades o empresas con múltiples usuarios

concurrentes y necesidades claras de seguridad, flexibilidad, crecimiento y manejo

consistente de volúmenes importantes de datos.

El sistema se compone de Módulos como:

•Contabilidad • Inversiones

•Tesorería •Tarjeta Débito/Crédito

• Crédito Y Cartera •Activos Fijos

• Aportes • Presupuesto

• Convenios • Inventarios

•Asociados •Compras

•Descuentos Por Nómina •Ventas

•Cuentas De Ahorro •Dian

• Cdat •Fogacoop

•Nómina • Centrales De Riesgo

• Auxilios

•Eventos

•Cumplimiento De Requerimientos

•Centros Recreacionales •Sistema De Información Gerencial

Tabla 1 Módulos Sistemas En línea S.A.

Software para Cooperativas y Fondos de Empleados, (SICOOPWEB).

Autor: JORJWEB LTDA

Objetivos: Detección de usuarios a través de características biométricas (huella).

Control de acceso por usuario y grupos de trabajo.

Manejo de foto, huella y firma.

Exportación de archivos a otras herramientas (Excel, Word) a través de

archivos planos.

Generación automática de formatos (pagarés, cheques, libranzas, facturas,

solicitudes).

18

Envío automático de extractos por correo electrónico.


Es un software contable y financiero, para Fondos de Empleados y Cooperativas,

con más de 29 años en el mercado y 450 clientes a nivel nacional. Cuenta con

actualizaciones constantes, de acuerdo con las disposiciones de la SES,

Confecoop, Fogacoop, Dian y Uiaf.

Integra los módulos de:

Contabilidad Facturación

Cartera y Aportes Transportes

Ahorros y Depósitos Auditoría

Módulo Web

Tesorería Gestión Administrativa y Social

Presupuestos CRM

Nómina

Activos Fijos

Proveedores e Inversiones

Tarjeta Débito (Megabanco y

Visionamos)

Crédito Rotativo

Inventarios

Tabla 2 Módulos Jorjweb Ltda.

Cuenta con procesos automáticos de:

•Calificación y Reclasificación de

Cartera.

•Liquidación del GMF.

•Ley de Arrastre de Créditos. •Control Tasa de Usura.

•Provisión. •Pre liquidación de Créditos.

•Liquidación y causación de

Intereses de cartera.

•Depreciación.

•Ahorros y depósitos. •Diferidos.

•Generación y aplicación de

descuentos de cartera por nómina.

•Pre-retiro automático de

clientes.

•Reestructuración de Créditos. •Conciliaciones bancarias.

•Manejo de Vacaciones. •Distribución de excedentes.

•Giros de Créditos. •Control de cupos.

19

•Reclasificación de cuentas de

Ahorro

Tabla 3 Cuenta de Procesos JorjwebLtda

Fomplus.net sector solidario, diseñado para Manejo de Fondos de

Empleados y Cooperativas.

Autor: FOMPLUS.Net

Objetivos: Optimiza el manejo de la cartera de fondos de empleados y

cooperativas, permitiendo la liquidación de diferentes líneas de crédito y el manejo

de aportes y ahorros.

Controlar Prioridades, como Seguros para los créditos.

Contabilización automática de los movimientos. Re liquidación de créditos.

Refinanciación de la deuda. Extracto de cuenta por asociado. Planilla de aportes y

descuentos. Planilla de descuentos de nómina. Distribución de excedentes.


Fomplus Sector Solidario incluye: Clasificación de asociados. Hoja de vida del

asociado identificando sueldo, cupo de crédito, porcentaje de aporte y ahorro,

forma de pago, estudios realizados, beneficiarios y codeudores. Creación de tipos

de crédito teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

● Liquidación de diferentes tasas de interés.

● Cuota de administración.

● Control de proveedores para libranzas u órdenes al comercio.

● Manejo de codeudores.

● Emisión de cheques o transferencias bancarias para créditos.

● Descuento automático de gravamen a los movimientos financieros.

● Liquidación de cuotas extras.

Software para manejo integral de entidades solidarias, (Coperativosyscafe)

Autor: syscafe S.A.

20

Objetivos: Solución para la administración de empresas del sector solidario y

cooperativo. Manejo de préstamos a asociados a través de líneas de crédito

parametrizadas. Liquidación y refinanciación, además de informes para auditoría.

Generación de informes para la Súper solidaria.

Perspectiva teórica: Solución para empresas del sector cooperativo, que contiene

herramientas de contabilidad general, facturación y ventas, compras, inventarios;

además un módulo especial para el manejo del crédito. Este proceso permite

sistematizar el documento de solicitud de crédito, hasta el desembolso del mismo.

El proceso es muy sencillo, después de la parametrización de las líneas de

crédito, se ingresa la información del cliente y en un clic, el sistema liquida

automáticamente el crédito, generando la tabla de amortización y la nota de

contabilización. Genera informes necesarios para las entidades de control.

1.7.2 Marco Teórico

Dentro de las organizaciones se hace uso de diferentes herramientas tecnológicas

para diversas tareas administrativas, más aun aquellas que manejan y generan

información, debido a que estas son de bastante importancia dentro de una

empresa, por ello se hace uso de tecnologías especializadas en la administración

de la misma para resguardar y mantener la integridad, los elementos que se

usaran para este proyecto son los siguientes; Bases de Datos y Software

Administrativos que se desarrollara bajo la licencia de Software Libre. A

continuación se profundizara un poco más en cada uno de estos elementos.

Bases de datos

Ahora bien una Base de Datos es considerada como una herramienta que ayuda a

almacenar y organizar gran cantidad de datos, esta permite que las personas que

hacen uso de ella puedan acceder y actualizar la información de una manera ágil

y sencilla. Esto es de suma importancia ya que allí reposa la memoria e historia de

las organizaciones.

“Un sistema de bases de datos es básicamente un sistema computarizado para

llevar registros. Es posible considerar a la propia base de datos como una especie

de armario electrónico para archivar; es decir, es un depósito o contenedor de una

colección de archivos de datos computarizados”1. De ahí su importancia, pues

aunque perciba a simple vista, es un elemento que dentro de la cotidianidad nos

1DATE, C. Introducción a los sistemas de Bases de Datos. México: Pearson Education,2001,p.24.

21

facilita muchas de las tareas que se realizan. A continuación se enumeran unas de

las tareas principales que llevan a cabo las Bases de Datos: Se pueden agregar

nuevos archivos vacíos, insertar datos dentro de los archivos existentes, hacer

una recuperación de archivos, modificar y eliminar archivos existentes dentro de la

misma.

“Uno de los propósitos principales de un sistema de bases de datos es

proporcionar a los usuarios una visión abstracta de los datos. Es decir, el sistema

esconde ciertos detalles de cómo se almacenan y mantienen los datos”2. Esta

parte resulta ser compleja ya que para representar la Base de Datos para ser

utilizada por el usuario final, los desarrolladores muchas veces deben esconder

dicha complejidad mediante los niveles de abstracción para simplificar y mostrar

de forma sencilla el uso de la Base de Datos al usuario. Para este tipo de

acciones los desarrolladores realizan las bases direccionados por niveles que se

nombraran a continuación:

Nivel físico, el cual se considera como el más bajo de la abstracción y es el que

describe la estructura de datos complejos de bajo nivel.

Nivel Lógico, este nivel ya tiene un grado un poco más alto de abstracción que el

anterior, y describe que datos son almacenados en la base y las relaciones que

existen entre los mismos.

Nivel de Vistas, es el nivel más alto de abstracción y describe la base de datos

completa, pero no todos los usuarios necesitan toda la información completa de la

base de datos, sino que solo necesitan acceder solo a una parte de los datos y

para que se simplifique el uso o interacción del usuario con el sistema de bases se

define a partir de la abstracción del nivel de vistas.

Después de la abstracción de los datos y sus niveles, como dice Silberschatz 1,

se hace pertinente hablar sobre los modelos de datos que son la colección de

herramientas conceptuales para describir los datos, las relaciones, la semántica y

las restricciones de consistencia3. Los más representativos de los modelos de

datos son: Modelo de entidad- relación, que se basan en una percepción del

mundo real que colecciona objetos básicos, que se llaman entidades y de relación

entre dichos objetos que se escriben en una base de datos mediante un conjunto

de atributos. El Modelo relacional por su parte es utilizado para representar los

datos y las relaciones entre sí.

2SILBERSCHATZ, Abraham. Fundamentos de Bases de Datos. Madrid: Mc Graw-Hill, 2002, p.27

3 SILBERSCHATZ, Abraham. Introducción a los sistemas de Bases de Datos.Madrid.2002

22

Son muchos elementos internos y a la vez complejos los que componen las Bases

de datos, para que puedan ser utilizados desde grandes empresas hasta usuarios

de entidades financieras o de salud. Por último se hablara de los tipos de usuarios

que se benefician de las bases, estos son: usuarios normales quienes son lo que

interactúan con el sistema mediante el uso de algunos de los programas de

aplicación, por ejemplo un cajero de un banco; Programadores de aplicaciones

quienes son profesionales informáticos que se encargan de escribir los programas

específicos de la base de datos; existen también los usuario sofisticados que son

aquellos que interactúan con el sistema sin necesidad de tener programas

escritos, estos usuarios forman sus consultas en un lenguaje de consulta de base

de datos, las cuales luego de ciertos procesos son transformadas en

instrucciones; por ultimo dentro de este tipo de usuarios se encuentran los

usuarios especializados quienes escriben aplicaciones de bases de datos que no

son adecuadas dentro del marco de procesamiento de datos tradicional4. Para

concluir ya esta parte sobre las bases de datos debe decirse que estas

proporcionan niveles de seguridad para proteger la información y restringir el

acceso a ella, ya que es posible determinar algunos privilegios según el usuario,

estas delimitaciones así como otras configuraciones de seguridad dentro de la

Base de Datos es realizada por un BDA (Administrador de Bases de Datos) quién

es el único que tiene acceso a la programación de la Base de Datos.

Software libre

Para entenderse completamente que es software libre, se debe tener un claro

concepto de lo que es el software propietario o privativo y las diferencias que

existen entre ambos; el software privativo es netamente de uso comercial, el cual

restringe al usuario mediante el uso de licencias, impidiendo que este pueda

acceder al código fuente, tener la posibilidad de mejorar el programa a través de

diferentes modificaciones, o redistribuirlo. Esto muestra que el conocimiento

basado en las tecnologías, la mayoría de las veces es restringido.

Por el contrario el software libre promueve las libertades del sujeto para que este

pueda acceder al código fuente y realizar distribuciones, modificaciones y mejoras

según le parezca, promoviendo así el derecho al conocimiento5.

4SILBERSCHATZ, Abraham. Introducción a los sistemas de Bases de Datos.Madrid.2002

5(Free Software Foundation, Categorías de software libre y software que no es libre, 2015)

23

Por su parte el software libre se constituye como una de nuestras herramientas

principales contrarias al software privativo y que han intentado monopolizar

grandes compañías. Este software se ha convertido en los últimos años en una

consigna en contra de los software privativos que tienen como único fin la venta de

sistemas terminados y el dominio del conocimiento como tal, esto no permite que

haya una libertad por parte del usuario al acceso del código fuente que le es

privado así este termine pagando por el programa, ya que no podrá saber cómo

ha sido diseñado y mucho menos tener la posibilidad de modificarlo para su propio

uso e intereses.

Richard Stallman ha sido una figura importante pues ha defendido y difundido el

uso de software libre alrededor del mundo ya que una de sus premisas es que el

cocimiento debe ser para todos y en este deben haber parámetros de igualdad

que no son posibles debido a las restricciones que imponen las compañías dueñas

de lo que antes se denominaban paquetes añadidos y que ahora son

comercializados bajo grandes sumas de dinero y no bastando con esto los

usuarios no son libres de hacer modificaciones o arreglos puesto que no es

permitido.

Esto se traduce a que así el sujeto pague por el software nunca será dueño del

mismo, convirtiéndose esto en un manejo comercial absurdo y abusivo para con

los ciudadanos que en la mayoría de los casos desconocen esto y son un grupo

objetivo del mercado para las grandes compañías distribuidoras del software.

Por el contrario el Software libre tiene como principales premisas que el

conocimiento debe ser para todos, por ello no se debe restringir al usuario de

poder saber cómo está hecho el programa o de poder modificarlo según sus

necesidades y así mismo poder hacer copias y compartirlas, mostrando así el

conocimiento a los demás. “Software libre significa que el software respeta la

libertad de los usuarios y la comunidad. En términos generales, los usuarios tienen

la libertad de copiar, distribuir, estudiar, modificar y mejorar el software. Con estas

libertades, los usuarios (tanto individualmente como en forma colectiva) controlan

el programa y lo que hace.”6

Gestores Administrativos

En cada organización se debe contar con un servicio sistematizado para la plena

ejecución y rendimiento en los trabajos, registros que tienen dicha organización, a

6(Free Software Foundation, ¿Qué es software libre?, 2015)

24

estos servicios o herramientas se les conoce como gestores administrativos, en

muchos casos son personas interventoras o programas que ayudan a realizar el

análisis de archivos, controlar su sistema para fortalecer los resultados de las

ganancias y de esta manera poder ejecutar los informes de gestión.

“Los Gestores Administrativos facilitan la consecución de las tareas encargadas

por sus clientes con la Administración ahorrándoles el tiempo y las molestias que

estas generan debido a la frecuente complejidad que tienen los trámites

burocráticos.”7 En este caso facilitara las tareas administrativas, ya que manejara

toda la información en tiempo real, además que los documentos tendrán un mayor

control y fácil acceso por lo cual los tramites tendrán un mayor soporte gracias a

la rápida ejecución de tareas, todo esto mejorara el rendimiento en la

organización.

En los informes de gestión administrativa se tiene la facultad de poder controlar y

guardar cada movimiento contable que se realiza en una organización, cabe

resaltar que al ser para una cooperativa los informes y detalles contables deben

ser absolutamente claros y concisos, ya que con estos se puede realizar la

planeación y controlar cada función en la misma, se puede garantizar que la

cooperativa va en crecimiento y que con toda seguridad se satisfacen las

necesidades de los asociados.

1.7.2 Marco Conceptual

A continuación describimos los conceptos estipulados en el proyecto de grado,

estos con relación al modelo de negocio de la Cooperativa de Servicios

Integrados Profesionales (SIPCOOP). De la Universidad Distrital Francisco José

de Caldas Facultad Tecnológica.

Cooperativa: es la organización empresarial sin ánimo de lucro fundada por y

para los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas.

Base Social: (Asociados) este refiere a todas las personas pertenecientes como

asociados a la cooperativa (SIPCOOP)

7(gestiopolis, 2002)

25

Aportes Asociados: este refiere al ahorro mensual que realizan los asociados

dentro de la cooperativa, con el fin de incentivar la práctica del ahorro y así

mismo de aumentar una base económica de la cooperativa.

Reportes: este refiere a los informes que se deben generar a partir del

crecimiento de la Base Social y Aportes de los Asociados.

1.8 FACTIBILIDAD

1.8.1 Factibilidad Técnica

Para el desarrollo del Sistema de información para la gestión administrativa de la

base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).

Se contaran con un equipo de cómputo de las siguientes características:

Servidor

500GB de espacio en disco

8GB memoria RAM

Intel Xeon

Ubuntu 14.04.3 LTS

Motor de base de datos MYSQL

Máquina virtual de java(JRE) versión 8.0 en adelante

Equipos de Trabajo

320GBdediscoduro

4GB memoria RAM

Intel Core 2Duo de 2GHz

Ubuntu o Windows

Netbeans 8.0

Kit de desarrollo de Java(JDK)versión 8.0 en adelante

1.8.2 Factibilidad Operativa

Los equipos desde los que podrá tener acceso al Sistema intranet Para La

Gestión administrativa y contable de la base social de la Cooperativa de

Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP),deberán tener las siguientes

características mínimas sugeridas.

Terminales de Acceso

26

Procesador Intel PIV1.4 GHz

512 Mb de memoria RAM

500MBdeespacioendisco

Linux Kernel9enadelante o Windows XP SP3

1.8.3 Factibilidad Económica.

En cada una de las tecnologías utilizadas en el desarrollo de este proyecto

podemos evidenciar que están basadas en código abierto y con licenciamiento

libre, también cuenta con un gran reconocimiento internacional, lo cual hace que

este tenga una factibilidad económica pues el costo en su elaboración es bastante

reducido.

1.8.3.1 Recursos Humanos

Descripción Valor-

Hora

Cantidad

Horas

Total

Tipo

Tutor 1 Asesorías del tutor para el

desarrollo del proyecto.

$30.000 200 $6’000.000

Jaime Rafael

Norato

Corredor

Analista y desarrollador, $ 9000 850 $7’650.000

Francisco

David Pérez

Analista y desarrollador $ 9000 850 $7’650.000

Total Recursos Humanos $21’300.000

Tabla 4 Recursos Humanos.

1.8.3.2 Recursos técnicos

Recurso Valor Unitario Cantidad Total por me

Costo internet ETB $ 60.000 mes 2 $120.000

Impresiones y papelería $ 9.000 mes 1 $18.000

27

Transporte para

reuniones con grupo de

trabajo

$ 11.000 mes 2 $22.000

Otros $ 60.000 mes 2 $120.000

Total Recursos Técnicos por mes

$280.000

Computadores $ 1.500.000 2 $3.000.000

Encuadernación de tesis $ 67.000 2 $134.000

Total Recursos Técnicos duración proyecto

$4’814.000

Tabla 5 Recursos técnicos.

1.8.3.3 Recursos de software

RECURSO CANTIDAD

VALOR

UNITARIO VALOR

Licencia GNU/Linux Ubuntu 2 0 0

Licencia MySQL 2 0 0

Licencia MySQLWorkbench 6.0

CE 2 0 0

Licencia Netbeans 7.3 2 0 0

Licencia jdk 8 2 0 0

Licencia Wamp 2 0 0

Licencia argoUML 2 0 0

Licencia starUML 2 0 0

28

Total recursos Software 0

Tabla 6 Recursos de Software

1.8.3.4 Presupuesto

A continuación se muestra el presupuesto total requerido para nuestro proyecto de

intranet:

Recurso Valor

Recurso

Humano $21’300.000

Recurso

Técnico $4’814.000

Recurso de

Software $0

TOTAL $ 26’114.000

Tabla 7 Presupuesto

2 MODELODELNEGOCIO

En este proceso se desarrolla una etapa en el proyecto en la que se da establecer

reglas las cuales ayuden a identificar las posibles restricciones que se tendrán en

la elaboración del proyecto.

29

2.1 DESCRIPCIÓN DE MÓDULOS PRINCIPALES

2.1.1 Modulo de Gestión de Usuarios: este módulo es el encargado de

realizar las tareas de registro, actualización eliminación (dar de baja) de

usuarios, así como de llevar el seguimiento en el proceso de afiliación de

un nuevo asociado.

2.1.2 Modulo de Administración de Aportes: en este módulo se

realizaran los procesos de registro, actualización, consultas y demás, de

los aportes que pagan los asociados, así como también el seguimiento del

cumplimiento de pagos de los mismos.

2.1.3 Módulo de Generación de Reportes: el modulo de generación de

reportes será el que permita generar los diferentes reportes contables y

administrativos sobre la base social de la Cooperativa SIPCOOP tales

como; reporte de la totalidad de aportes pagados a la fecha, reporte de los

asociados en mora por pago de aportes, reporte del historial de aportes

pagados de un asociado entre otros.

2.2 DEFINICIÓN DE ACTORES DEL SISTEMA

2.2.1 Administrador: Este actor o rol principal del sistema tendrá acceso a

la información necesaria de los asociados como también podrá modificar

datos, estado e ingreso de aportes.

2.2.2 Gerente: este actor o rol en el sistema tendrá las opciones de

escritura donde podrá ingresar nuevos asociados e ingreso aportes, como

también la modificación de algunos datos de asociados como lo son

número de teléfono, celular, dirección. Correo electrónico.

30

2.2.3 Coordinador: este actor o rol en el sistema permitirá la visualización

de la información de asociados y aportes, como también la elaboración de

consultas para la creación de reportes.

2.3 LISTA PRELIMINAR DE CASOS DE USO POR ROLES

MODULO CASO DE USO ADMINISTRADOR GERENTE COODINADOR

GESTION

DE

ASOCIADOS

REGISTRAR

ASOCIADO x x

MODIFICAR

ASOCIADO x

CANCELAR

ASOCIADO x

CONSULTAR

ASOCIADO x x x

GESTION

DE

APORTES

REGISTRAR

APORTE

x x

CONSULTAR

APORTE

x x x

REPORTE

GENERAR

REPORTE A. x x

GENERAR

REPORTE DE

APORTES x x

Figura 1.Lista preliminar de casos de uso por roles

31

3 FASE DE REQUERIMIENTOS

3.1 LEVANTAMIENTO DE REQUERIMIENTOS

Los requerimientos están basados en:

● Establecer y mantener un control con los asociados y aportes de estos

frente a la cooperativa y estipular lo que debe hacer el sistema.

● Delimitar el alcance del Sistema.

● Proporcionar un punto base para planificar los contenidos técnicos de las

iteraciones.

● Proporcionar un punto base para el coste y del tiempo estimado en que

desarrollar el sistema.

● Proporcionar un grupo de desarrolladores de sistema con un buen

conocimiento de los requisitos del sistema.

.

● Definir una interfaz amigable del sistema, centrándose en las necesidades

y los objetivos de los usuarios.

● Para lograr estos objetivos, lo importante, en primer lugar, es entender la

definición y el ámbito del problema que se intenta resolver con el proyecto.

Los involucrados en desarrollar el sistema identifican y las solicitudes

dadas por los interesados en la ejecución del sistema, con esto se reúnen

y se analizan. A partir de este se desarrollan los productos de trabajo y los

requisitos para describir completamente el sistema.

● La toma de requerimientos se realizó por parte los elaboradores del

proyecto y se hace a través de la asesoría de los entes Directivos y

Administrativos de la cooperativa.

3.1.1 Requerimientos Funcionales

● Debe poseer un usuario y contraseña para poder ingresar al sistema.

● El sistema debe permitir a la cooperativa conocer la información del

asociado, su respectivo historial de aportes. De este modo también se

podrá saber en tiempo real si el asociado se encuentra al día o no.

32

● El sistema debe permitir la modificación de parámetro como lo son

teléfono, dirección, correo electrónico, y estado.

● El sistema debe visualizar los datos de los asociados como lo son nombre,

apellidos, código estudiantil, cedula de ciudadanía, semestre actual,

carrera, y pago de aportes.

● El sistema deberá realizar los respectivos reportes y aportes de los

asociados; en esto se deberá tener en cuenta las fechas, en las cuales se

puedan tener informes diarios, semanales, mensuales y anuales. Con el fin

de tener un respaldo informativo de todo el proceso.

● El sistema deberá permitir al administrador del mismo cambiar roles de los

asociados si el consejo determina que sea necesario.

3.1.2 Requerimientos No Funcionales

Para poder crear interacciones con el sistema es necesario tener los siguientes

requerimientos:

● Conexión de área local.

● El sistema determina el rol que posee el usuario y establece los permisos

que tiene dentro del sistema.

● El sistema valida automática y secuencialmente los datos ingresados.

● Hardware y software compatible con la aplicación.

33

4 FASE DE ANALISIS

4.1 ANÁLISIS DE CASOS DE USO

Esta tarea describe cómo se desarrolla un guion o perfil de uso a nivel de análisis.

Los casos de uso constituyen una base primordial en la elaboración del análisis y

diseño. Para visualizar la transición que se encuentra en las tareas centradas

entre los requisitos y tareas programadas, enfocándose en el análisis y diseño. La

realización de casos de uso sirve como puente o guía visual, ya que proporciona

una forma de rastrear el comportamiento en los modelos de análisis y diseño

hasta llegar a un modelo eficiente y entendible.

4.2 DIAGRAMASDECASOSDE USOY DOCUMENTACIÓN

Los casos de uso que se muestras a continuación nos describen los puntos de

interacción que tendrá el usuario de la Cooperativa de Servicios Integrados

Profesionales (SIPCOOP) con el sistema.

4.2.1 Diagrama de Caso de uso Login.

En este caso de uso se muestra el proceso de Login que tiene cada rol en el

sistema, en donde dependiendo de sus restricciones podrá manipular los demás

casos de uso.

Figura 2. Caso de uso Login.

34

Caso de Uso 1 Login

Información de Catalogación

Proyecto Sistema de información para la gestión administrativa y

contable de la base social de la Cooperativa de Servicios

Integrados Profesionales (SIPCOOP).

Autor Jaime Rafael Norato Corredor, Francisco David Pérez.

Versión 1.1 Estado de

Desarrollo

Borrador / Revisión

02

Definición del Caso de Uso

Código Caso de Uso - 1

Nombre Login

Objetivo Un usuario del sistema se loguea e ingresa al sistema

Descripción El usuario se logue en el sistema obteniendo acceso al

mismo; y el sistema carga las opciones a las cuales el

usuario tiene permiso de acceso y uso.

Actores Roles (Administrador, Gerente, Coordinador)

Condiciones

Necesarias

El usuario debe ser un asociado registrado en el sistema y

tener permiso de acceso al sistema.

Escenario

Principal

1. El usuario ingresa su usuario y contraseña y le da ingresar.

2. El sistema valida que el usuario exista y verifica que la contraseña sea correcta.

3. El sistema verifica que el usuario tenga permisos de acceso al sistema y permite el ingreso del usuario.

4. El sistema verifica los permisos del usuario y carga las opciones a las cuales el usuario tiene permiso dentro del sistema.

35

5. El caso de uso termina.

Escenario

Alternativo

4a. El sistema encuentra que el usuario y/o la contraseña

no son correctos o que el usuario no tiene permisos de

acceso al mismo; el sistema muestra un mensaje de error al

usuario.

5a. El usuario acepta y corrige el dato ingresado y se le da

ingreso al sistema.

6a. El caso de uso continúa en el paso 2 del escenario

principal.

Escenarios

de

Excepción

4a. El sistema encuentra que el usuario y/o la contraseña

no son correctos o que el usuario no tiene permisos de

acceso al mismo; el sistema muestra un mensaje de error al

usuario.

5a. El usuario acepta y cierra el programa.

6a. El caso de uso termina.

Condición

de éxito

El usuario ingresa al sistema.

Cuestiones

a resolver

Ninguna

Tabla 8 Caso de uso Login

4.2.2 Diagrama de Caso de uso Gestión de Asociados.

En este caso de uso se muestra el proceso que tiene el usuario para la creación,

consulta y cancelación de Asociados.

36

Figura 3. Caso de uso Gestión de Asociados.

. Caso de uso 2.1 Consultar asociados


Proyecto Sistema de información para la gestión administrativa y contable de la base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).


Versión 1.0 Estado de Desarrollo

Borrador / No revisado


Código Caso de uso – 2.1

Nombre Consultar asociados

Objetivo Consultar los asociado registrados en el sistema

Descripción Se realiza la consulta de uno o varios asociados registrados en el sistema, obteniendo como resultado uno o varios datos del o los asociados.

Actores Roles (Administrador, Gerente, Coordinador) y sistema

Condiciones Necesarias

El usuario debe estar logueado y tener los permisos necesarios para consultar información acerca de los asociados, como también el asociado debe encontrarse registrado en el sistema.

Escenario Principal

1. El usuario solicita al sistema consultar el listado de los asociados que se encuentran registrados.

2. El sistema trae la información solicitada desde la base de datos y se la muestra al usuario.

37

3. El usuario visualiza la información solicitada. 4. El caso de uso termina.

Escenario Alternativo

2a.El sistema no encuentra ningún registro de asociados en la base de datos; entonces le muestra un mensaje al usuario y le pregunta si desea ingresar un nuevo asociado. 3a. El usuario observa el mensaje y le indica al sistema que si desea ingresar un nuevo asociado. 4a. El caso de uso actual termina y se inicia el caso de uso “2.2 Registrar asociado”. 1b.El usuario le indica al sistema que le muestre la información de un asociado específico. 2b.El sistema le solicita el documento de identidad del asociado. 3b.El caso de uso continúa en el paso número 2 del escenario principal

Escenarios de Excepción

2a.El sistema no encuentra ningún registro de asociados en la base de datos; entonces le muestra un mensaje al usuario y le pregunta si desea ingresar un nuevo asociado. 3a. El usuario observa el mensaje y le indica al sistema que no desea ingresar un nuevo asociado. 4a. El caso de uso termina.

Condición de éxito

El usuario obtiene la información solicitada respecto a los asociados.

Cuestiones a resolver

Ninguna.

Tabla 9 Caso de uso Consultar asociados

Caso de uso 2.2 Registrar asociado





Borrador / Revisión 1

38

Definición del Caso de Uso Código Caso de uso – 2.2

Nombre Registrar asociado

Objetivo Registrar un nuevo asociado en el sistema

Descripción El usuario del sistema registra un nuevo asociado en el sistema.

Actores Roles (Administrador, Gerente)


El usuario debe estar logueado y el asociado no debe estar registrado en el sistema.

Escenario Principal

1. El usuario solicita registrar un nuevo asociado en el sistema

2. El sistema carga el formulario para el registro de un nuevo asociado.

3. El usuario ingresa los datos del asociado

solicitados en el formulario y le da guardar.

4. El sistema valida los datos y verifica que el asociado no se encuentre registrado en el sistema.

5. El sistema guarda los datos en la base de datos y

muestra un mensaje al usuario de que el proceso se completó con éxito.


4a.El sistema verifica los datos y encuentra un error en los datos ingresados y le solicita al usuario que corrija los datos. 5a. El usuario acepta, corrige los datos y le da nuevamente en guardar. 6a. El caso de uso continúa a partir del punto 5 del escenario principal. 4b. EL sistema encuentra que el asociado ya se encuentra registrado en la base de datos. 5b. El sistema le informa al usuario que el asociado ya está registrado. 6b. el usuario acepta y se termina el caso de uso.

Escenarios de

1a.El usuario termina el proceso antes de completar el registro.

39

Excepción 2a.El caso de uso termina.


Se registra un nuevo asociado en el sistema.


Ninguna.

Tabla 10 Caso de uso Registrar asociado

Caso de Uso 2.3 Modificar asociado


Proyecto Sistema de información para la gestión administrativa y contable base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).de la





Código Caso de Uso - 2.3

Nombre Modificar asociado

Objetivo Modificar los datos de un asociado específico

Descripción El usuario realiza modificaciones concernientes al estado activo o inactivo de un asociado específico, como también cambio de su información personal.

Actores Usuario (Administrador)


El usuario debe estar logueado y tener los permisos necesarios para modificar información acerca de los asociados, como también el asociado debe encontrarse registrado en el sistema.

Escenario Principal

1. El usuario solicita modificar en el sistema la información personal y el estado de un asociado específico.

2. El sistema le solicita al usuario que ingrese el número de cédula del asociado.

3. El usuario ingresa el dato requerido y le da continuar.

4. El sistema verifica que el asociado exista y trae la

información del estado del asociado especificado.

5. El usuario recibe la información solicitada y la modifica.

40

6. El usuario guarda los cambios realizados en el

sistema.

7. El sistema verifica que todo se encuentre correctamente diligenciado y solicita confirmación al usuario de que desea realizar los cambios.

8. El usuario confirma la solicitud.

9. El sistema guarda la información en la base de datos

y avisa al usuario que los datos fueron modificados con éxito.

10. El usuario cierra la vista.



4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error. 5a. El usuario acepta y corrige el dato del asociado. 6a. El caso de uso continúa en el paso 4 del escenario principal. 7b. El sistema encuentra uno o varios errores en los datos modificados por el usuario, avisa al usuario para que los corrija. 8b. el usuario realiza las correcciones pertinentes y da guardar. 9b. El caso de uso continúa en el paso 7 del escenario principal.


4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error. 5a. El usuario acepta y cancela el proceso. 6a. El caso de uso termina. 5b. El usuario cancela el proceso en cualquier momento. 6b. El caso de uso termina.

41


El usuario modifica satisfactoriamente datos al igual que el estado del asociado.


Ninguna

Tabla 11 Caso de uso Modificar asociado

4.2.3 Diagrama de Caso de uso Gestión de Aportes. En este caso de uso se muestra el proceso que se da para el ingreso y consulta

de los aportes de cada uno de los asociados del sistema.

Figura 4. Caso de uso Gestión de Aportes.

Caso de Uso 3.1 Consultar aportes








Nombre Consultar aportes

Objetivo Consultar los aportes de los asociados

Descripción Se realiza la consulta de los aportes pagados y no pagados de un asociado.

Actores Roles (Administrador, Gerente) y sistema


El usuario debe estar logueado y tener los permisos necesarios para consultar información acerca de los asociados, como también el asociado debe encontrarse registrado en el sistema.

Escenario 1. El usuario solicita información al sistema respecto a

42

Principal los aportes de un asociado específico.

2. El sistema le solicita al usuario que ingrese el número de cédula del asociado.

3. El usuario ingresa el dato requerido y le da continuar.

4. El sistema verifica que el asociado exista y trae la

información de los aportes del asociado especificado. 5. El usuario recibe la información solicitada y la

visualiza.

6. El usuario cierra la vista. 7. El caso de uso termina.


4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error. 5a. El usuario acepta y corrige el dato del asociado. 6a. El caso de uso continúa en el paso 4 del escenario principal.


4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error. 5a. El usuario acepta y cancela el proceso. 6a. El caso de uso termina.


El usuario recibe por parte del sistema el historial de pago de aportes del asociado.


Ninguna

Tabla 12 Caso de uso Consultar aportes

Caso de Uso 3.2 Registrar Aporte




Versión 1.1 Estado de Borrador / Revisión

43

Desarrollo 01



Nombre Registrar Aporte

Objetivo Registrar el pago del aporte mensual de un asociado en el sistema.

Descripción El usuario registra el pago del aporte mensual de un asociado, el sistema tiene en cuenta el porcentaje sobre el salario mínimo legal vigente, que paga el asociado según lo haya establecido con anterioridad.

Actores Roles (Administrador, Gerente)


El usuario debe estar logueado y tener los permisos necesarios para registrar aportes en el sistema, como también el asociado debe encontrarse registrado en el sistema.

Escenario Principal

1. El usuario solicita registrar un nuevo aporte de un asociado.

2. El sistema muestra un formulario donde le solicita al usuario la información necesaria para registrar un nuevo aporte.

3. El usuario llena el formato con los datos requeridos y le da guardar.

4. El sistema verifica que el asociado exista en la base

de datos.

5. El sistema válido que todos los campos estén correctamente diligenciados.

6. El sistema guarda el registro de un nuevo aporte para

el asociado.

7. El sistema guarda un registro del usuario que ingreso el nuevo aporte para el asociado, con hora y fecha.

8. El sistema muestra un mensaje de éxito al usuario.

9. El usuario le da aceptar.



4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error.

44

5a. El usuario acepta y corrige el dato del asociado. 6a. El caso de uso continúa en el paso 4 del escenario principal. 5b. El sistema encuentra que uno o varios de los campos no se encuentran correctamente diligenciados y muestra un mensaje de error indicándole los errores cometidos en los diferentes campos del formulario. 6b. El usuario acepta, corrige los errores y le vuelve a dar guardar. 7b. El caso de uso continúa en el paso 4 del escenario principal.


4a. El sistema encuentra que el asociado no existe en la base de dato, y muestra un mensaje al usuario de error. 5a. El usuario acepta y cancela el proceso. 6a. El caso de uso termina.


Se registra un nuevo aporte al asociado, se aumenta el monto total del dinero de aportes del asociado y así mismo se aumenta el monto total de los aportes recaudados en la cuenta de la cooperativa.


Ninguna

Tabla 13 Caso de uso Registrar Aporte

4.2.4 Diagrama de Caso de uso Gestión de Reportes En este caso de uso se muestra el proceso de creación de reportes de asociados

como también de su historial de aportes.

45

Figura 5. Caso de uso Gestión de Reportes.

Caso de Uso 4 Gestión de Reportes







Código Caso de Uso – 4

Nombre Gestión de Reportes

Descripción El usuario crea reporte sobre estado de aportes de los asociados registrados en el sistema.

Actores Roles (Administrador, Gerente, Coordinador)


El usuario debe encontrarse logueado en la plataforma y tener permisos suficientes para gestionar reportes en el sistema.

Escenario Principal

1. El usuario ingresa al módulo de reportes.

2. El sistema carga el modulo y le presenta un menú con las diferentes opciones de reportes que puede gestionar el usuario.

46

3. El usuario selecciona una opción de gestión de

reportes, y solicita al sistema que genere el reporte seleccionado

4. El sistema realiza las consultas necesarias en la BD

y procesa la información para generar el reporte solicitado.

5. El usuario recibe el reporte solicitado y lo guarda en

formato PDF.



4a. El sistema encuentra que el usuario y/o la contraseña no son correctos o que el usuario no tiene permisos de acceso al mismo; el sistema muestra un mensaje de error al usuario. 5a. El usuario acepta y corrige los datos ingresados y los ingresar. 6a. El caso de uso continúa en el paso 2 del escenario principal.


4a. El sistema encuentra que el usuario y/o la contraseña no son correctos o que el usuario no tiene permisos de acceso al mismo; el sistema muestra un mensaje de error al usuario. 5a. El usuario acepta y cierra el programa. 6a. El caso de uso termina.


El usuario obtiene el reporte solicitado de manera exitosa.


Analizar los diferentes tipos de reportes que puede generar el usuario y estudiar si se hace necesario dividir el caso de uso N° 06 en varios casos de uso, por cada tipo de reporte que el usuario pueda generar.

Tabla 14 Caso de uso Gestión de Reportes

4.3 DIAGRAMA DE SECUENCIA A continuación se da a mostrar el diagrama de secuencia empleado para

consultar el estado de una asociado en el sistema.

47

Para ver los diagramas de secuencia se pueden consultar el ANEXO A

Diagrama de secuencia de registro de asociados:

Figura 5. Diagrama de secuencia de registro de asociados.

4.4 DIAGRAMA DE ESTADO En los diagramas de estado se puede evidenciar los comportamientos del sistema

de acuerdo a un estado específico. A continuación se muestra el diagrama de

estado de registro de aportes,

Para verlos demás diagramas de estado se pueden consultar en el ANEXO B

Diagrama de estado Registro de Aportes:

48

Figura 6. Diagrama de estado Registro de Aportes.

4.5 DIAGRAMAS DE ACTIVIDAD Estos diagramas muestran una manera simplificada de lo que ocurre en un

proceso determinado dentro del sistema; a continuación nos muestra el diagrama

de actividad reportes donde se visualiza los pasos

Para los diagramas de actividad se pueden consultar en el ANEXO C. Diagrama de actividad Reportes:

49

Figura 7. Diagrama de actividad Reportes.

4.6 DIAGRAMA DE ANALISIS Los diagramas de análisis o como también son llamados diagrama detallado de

procesos nos muestra en una representación gráfica la secuencia de todas las

operaciones que comprende la interacción entre el usuario y el sistema.

Diagrama de Análisis de Usuario:

Se puede evidenciar en el diagrama de análisis de usuario el proceso global con

el sistema.

Figura 8. Diagrama de Análisis de Usuario.

5 FASE DE DISEÑO

50

En la fase de diseño se busca transformar toda la parte de requerimientos dados

por el análisis y diseño, esto para crear un modelo o producto final deseado y con

esto tener un entorno de implementación adecuado para ser adaptado a los

requerimientos de los usuarios.

5.1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA

El sistema se implementara mediante un diseño intranet, en donde este nos

permitirá la libre ejecución del sistema en diversas estaciones, teniendo la base

de datos implementada en una estación central que cumplirá las labores de

servidor. La base de datos cuenta con diversas tablas necesarias para su

funcionamiento que están contenidas en el motor de base de datos MYSQL, al

igual que su interfaz y gran parte de su código está elaborada en código java.

5.1.1 Diagrama esquemático del sistema:

Figura 9. Diagrama esquemático del sistema.

5.2 MODELO DE INTERFAZ

En el modelo de interfaz se busca tener un representación de una forma clara

de cómo sería la interfaz de un usuario con el sistema, La siguiente es una

representación ideal de cómo es la vista del usuario al interactuar con el

aplicativo,

Por otra parte este también establece las normas o reglas de navegación que

tendrá el sistema.

5.2.1 Interfaz para aplicativo

51

En el siguiente modelo de interfaz nos muestra los módulos con los cuales podrán interactuar los usuarios del sistema

Figura 10.Modelo Interfaz para aplicativo.

52

5.4 MODELO RELACIONAL

Figura 11. Modelo relacional sipcoop.

53

5.5 DICCIONARIO DEDATOS

A continuación se muestra el diccionario de datos dado a cada uno de los atributos de las tablas que componen la base de datos de la Cooperativa SIPCOOP

Para ver el diccionario de datos completo se pueden consultar en el ANEXO D.

Aportes

Columna Tipo Nulo Predeterminado C

o

m

e

n

t

a

r

i

o

s

Apor_No int(11) No númerodelrecibodecaja

Apor_fecha date No fechadelrecibodecaja

Apor_monto doubl

e

No montoenpesosdelvalorp

agadoporelasociado

Apor_mes varch

ar(45)

Sí NULL mesdeaportepagoporela

sociado

Apor_id_asociado int(10) No identificacióndelAsociad

oquepagaelaporte

Apor_id_usuario int(10) No identificacióndelusuarioq

uerecibeelpago

Tabla 15.Diccionario de Datos Aportes

54

6 FASEDE IMPLEMENTACION

En la fase de implementación se busca tomar como primera medida el modelo y

diagrama de las fases anteriores y con este se procede a desarrollar o

implementar cada uno de los diseños expuestos en este

6.1Diagramade componentes

Con el siguiente diagrama de componentes se pretende poner en muestra los

elementos de diseño que son puestos para visualizar con mejor facilidad la

estructura general del sistema y el comportamiento que se tendrá por parte de

este.

Figura12.Diagramadecomponentes Sistema SIPCOOP

6.2Diagramadedespliegue

Con el diagrama de despliegue podemos ver la arquitectura en tiempo de

ejecución, con el objetivo demostrar la configuración de elementos de hardware

55

como los son nodos y con esto también elementos de software muestra cómo los

elementos y artefactos del software se trazan en esos nodos.

A continuación se muestra el diagrama de despliegue para el Sistema de

información para la gestión administrativa de la base social de la Cooperativa de

Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).

Figura13.DiagramadedespliegueSistema SIPCOOP

6.3Diagramadepaquetes Con el diagrama de paquetes se busca indicar gráficamente el cómo el sistema está dividido en agrupaciones, esto con el fin de mostrar las dependencias que hay entre agrupaciones teniendo en cuenta este factor, continuación se muestra el diagrama de paquetes para el Sistema de información para la gestión administrativa de la base social de la Cooperativa de Servicios Integrados Profesionales (SIPCOOP).

Figura14.DiagramadepaquetesSistema SIPCOOP

56

7 FASEDEPRUEBAS

Esta fase busca como finalidad crear pruebas de depuración para corregir errores

y localizar fallos, usando como evaluadores a un grupo de usuarios que tendrán

interacción con el sistema, estos usuarios serán capaces de señalar falencias, dar

sugerencias de cómo les agradaría que tuviera el aplicativo y como que cosas

no.

7.1PRUEBA MODULO DE GESTIÓN DE ASOCIADOS

Prueba Modulo de Información

Dirigida por: Jaime Rafael Norato Asistente David Pérez

Hora Inicio: 8:00 am Estado Proceso OK

Hora Fin: 12:00 pm Terminada

Concepto Revisar el funcionamiento del módulo de Asociados en donde está la parte de registro, consulta, modificar y cancelar Asociado

Acción Elemento a Prueba

Resultado esperado Rol Estado

Registrar un Asociado

Formulario De registro de un nuevo Asociado

El usuario registra a un nuevo Asociado en el sistema

Administrador Gerente

OK

Modificar un Asociado

Formulario para modificar datos de Asociado

El usuario modifica parámetros de Asociado según el rol que tenga en el sistema

Administrador

OK

Consultar un Asociado

Formulario donde se consulta datos de Asociado

El usuario consulta uno o más Asociado con parámetro dado por el sistema

Administrador Gerente Coordinador

OK

Cancelar Asociado

Formulario donde se puede modificar el estado del asociado

El usuario modifica el estado de permanencia de un Asociado

Administrador KO

Errores Al ingresar datos erróneos en el sistema, no se completa el registro. Correcciones Crear validación de datos antes de registrar

Tabla 16. Prueba Modulo de Gestión de asociados.

7.2PRUEBA MODULO DE GESTIÓN DE APORTES


Dirigida por: David Pérez Asistente Jaime Rafael Norato

Hora Inicio: 1:00 pm Estado Proceso OK

57


Concepto Revisar el funcionamiento del módulo de Aportes en donde está la parte de registro y consulta.

Acción Elemento a Prueba Resultado esperado Rol Estado

Registrar un Aporte

Formulario De registro de Aportes de Asociado

El usuario registra a un nuevo Aporte al sistema

Administrador Gerente

OK

Consultar Aportes

Formulario donde se consulta los Aportes de los Asociados

El usuario consulta uno o más Asociado y con esto su historial de Aportes

Administrador Gerente Coordinador

OK

Errores

Correcciones Optimizar los procesos de consulta de los aportes

Tabla 17. Prueba Modulo de Gestión de Aportes.

7.3PRUEBA MODULO DE GESTIÓN DE REPORTES


Dirigida por: Jaime Rafael Norato Asistente David Pérez

Hora Inicio: 3:00 pm Estado Proceso OK


Concepto Revisar el funcionamiento del módulo de Asociados en donde está la parte de registro, consulta, modificar y cancelar Asociado

Acción Elemento a Prueba

Resultado esperado Rol Estado

Crear Reporte de un Asociado y Aportes

Formulario Para crear Reporte de la información de un Asociado

El usuario consulta a un Asociado y su historial de Aportes y con este genera un Reporte

Administrador Coordinador Gerente

OK

Crear Reporte de Varios Asociado

Formulario donde se crea Reporte de un número de Asociados

El usuario genera consulta Con varios parámetro dados por el sistema crea Reporte

Administrador Coordinador Gerente

OK

Errores No se tiene una pre visualización del reporte generado

Correcciones Darle la opción al usuario de tener una pre visualización del reporte

Tabla 18. Prueba Modulo de Gestión de Reportes.

58

CONCLUSIONES

Se comprueba que una de las mejoras formas de llevar administrativamente

una cooperativa, es con un sistema integrado, el cual permite controlar de

una manera adecuada y eficaz la información.

Es una gran ventaja poder tener un software enfocado a las necesidades de

la cooperativa Sipcoop que administre la información de los asociados, en

tiempo real y no se tenga que recurrir a programas como los ofimáticos, que

aunque ofrecen algunas alternativas no alcanzan a brindar soluciones

especializadas y completas.

En el proceso de elaboración del sistema de información, evidenciamos lo

importante que fue haber estado inmerso laboralmente en la cooperativa,

ya que de esta manera se pudo visualizar de manera explícita el proceso

que se tiene para el ingreso de asociados, como también el registro de

aportes y el historial del mismo

La metodología RUP, tomada para el desarrollo de este proyecto permitió

estandarizar procesos, ya que si se hace necesario replantear alguna fase

o componente, se podrá realizar de manera parcial sin tener que volver a

modificar en su totalidad el software.

El proyecto al ser desarrollado bajo software libre, permite que su

distribución sea de manera gratuita y así mismo ofrece la posibilidad que

comunidades de desarrollo puedan aportar a su crecimiento y

mejoramiento.

.

59

BIBLIOGRAFIA

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