SISTEMA DE PÓLIZAS

DEFINICIÓN. Es un sistema de registro manual o electrónico, que se caracteriza por la realización de una póliza para cada operación o transacción económica, sin embargo, el formato del libro diario o diario continental se sigue manteniendo tanto en sus características como en sus datos. En caso de que el asiento principal genere complementarios sí se registran en la misma póliza

Al finalizar el periodo de registro, se totalizan las columnas de las pólizas y se prepara un asiento de concentración, el cual se pasa al diario general y de ahí al mayor general.

Las pólizas se elaboran con las copias que se necesiten (por duplicado, triplicado, etc.) y a la póliza original, se le anexa el documento fuente (documento comprobatorio).

CLASIFICACIÓN:

Podemos encontrar dos clasificaciones en el sistema de pólizas, la cual se elegirá, dependiendo el tipo de control que se quiera tener en la entidad económica:

I. Basándose en los movimientos del efectivo:

1. Pólizas de entradas de efectivo. Se registrarán todas las operaciones que impliquen entradas de efectivo (Cargos a efectivo). Se registran en hojas de color azul.

2. Pólizas de salidas de efectivo o pólizas cheque. Se registrarán todas las operaciones que impliquen salidas de efectivo (Abonos a efectivo). Se registran en hojas de color amarillo.

3. Pólizas de diario. Se registrarán todas las operaciones que no impliquen entradas o salidas de efectivo, o que al mismo tiempo implique entrada y salida de efectivo por el mismo importe monetario. Se registran en hojas de color verde.

II. Basándose en los ingresos y egresos.

Ingresos. (NIF A-5 p 43-50). Un ingreso es el incremento de los activos o el decremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto favorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el capital ganado o patrimonio contable, respectivamente.

Si partimos de que un ingreso es lo contrario a un egreso, definiríamos a los egresos como: Un egreso es el decremento de los activos o el incremento de los pasivos de una entidad, durante un periodo contable, con un impacto desfavorable en la utilidad o pérdida neta o, en su caso, en el cambio neto en el patrimonio contable y, consecuentemente, en el déficit, respectivamente.

1. Póliza de ingresos. Se utilizan para registrar los ingresos que se tienen en la entidad económica. Se registran en hojas de color azul.

2. Póliza de egresos. Se utilizan para registrar los egresos que se tienen en la entidad económica. Se registran en hojas de color amarillo.

3. Póliza de diario. Se utilizan para registrar las operaciones que no implican ingresos o egresos de la entidad económica, o que implican ambos en el mismo momento. Se registran en hojas de color verde.

Ventajas de la utilización del sistema de pólizas:

Permite la división del trabajo, ya que varias personas pueden trabajar simultáneamente.

Fortalece el control interno, ya que para que una póliza sea registrada, debe estar debidamente revisada y autorizada por personal autorizado.

El empleo de las copias, facilita los pases a los auxiliares y tabulares, sin necesidad de interrumpir actividades de otros empleados.

El registro se efectúa con mayor rapidez.

Desventajas de la utilización del sistema de pólizas:

La falta de cuidado en el registro de las operaciones, ocasionaría una serie de errores.