Sistema Integrado de Gestión

Administrativa

El SIGA es un Sistema Integral de Gestión Administrativa que está diseñado para contribuir al ordenamiento y simplificación de los procesos de la gestión administrativa en el marco de las normas establecidas por los Órganos Rectores de los Sistemas Administrativos.

Al ser la Logística parte fundamental de toda institución es necesario que los procesos que allí se realizan sean de la mayor calidad y rapidez para el beneficio de la Institución. Todo esto se consigue con el sistema SIGA.

MODULO DE PATRIMONIO

Ordenamiento de los procesos administrativos y definición de roles.

Contar con un catálogo único de Bienes y Servicios, estandarizado a nivel nacional

Reducción de tiempos de los procesos y menor margen de error.

Programación real de necesidades de bienes y servicios desde el origen.

Seguimiento y control de los consumos de bienes y servicios por Centro de Costo.

Información de las existencias en Almacén en línea.

Ordenamiento de los procesos administrativos y definición de roles.

Contar con un catálogo único de Bienes y Servicios, estandarizado a nivel nacional

Reducción de tiempos de los procesos y menor margen de error.

Programación real de necesidades de bienes y servicios desde el origen.

Seguimiento y control de los consumos de bienes y servicios por Centro de Costo.

Información de las existencias en Almacén en línea.

Integración de Procesos y registro único de los mismos (Interfase con el SIAF-SIMI).

Generación de información contable (asientos automáticos de entradas/salidas de almacén).

Generación de información para el Pliego y Entes Rectores (OSCE, SBN, entre otros).

Integración de Procesos y registro único de los mismos (Interfase con el SIAF-SIMI).

Generación de información contable (asientos automáticos de entradas/salidas de almacén).

Generación de información para el Pliego y Entes Rectores (OSCE, SBN, entre otros).

Para Pliego / Sector

Identificación de proveedores con mejores precios.

Identificación de oportunidades para compras corporativas.

Compartir uso de stocks en situaciones de emergencia.

Control de los bienes patrimoniales.

Para Pliego / Sector

Identificación de proveedores con mejores precios.

Identificación de oportunidades para compras corporativas.

Compartir uso de stocks en situaciones de emergencia.

Control de los bienes patrimoniales.

Capacitación

IMPLEMENTACION

Tiempo

Soporte Técnico

Manuales Interactivos

Esta compuesta por 3 módulos:

Módulo de Logística (SIGA-ML).Módulo de Patrimonio (SIGA-MP).Módulo de PpR (SIGA-PpR).

ADQUISICIONES

(Generación de Órdenes de Compra y Servicios)

PROGRAMACION

(Cuadro de Necesidades,

PAC)

PEDIDOS

(Requerimiento de Pedidos

Programados y No

Programados)

PROCESOS DE SELECCIÓN

(Convocatoria, Recepción de Propuestas, Buena Pro, Contratos)

ALMACENES

(Entradas y Salidas de Almacén)

Procesos regulados y supervisados por OSCE

• El Sub Módulo de Programación contempla el registro del Cuadro de Necesidades por Centro de Costos para luego culminar con la realización del Plan Anual de Contrataciones.

• El Registro de Cuadro de Necesidades de Centro de Costo es a nivel fuente de financiamiento/rubro , meta, clasificador de gastos y tarea o actividad .

• Para realizar del Plan Anual de Contrataciones es necesario realizar la carga del PIA del SIAF ,para el ajuste respectivo que puede ser a nivel genérica o especifica.

• También se contempla la generación de la certificación presupuestal .

• El Sub Módulo de Pedidos contempla las siguientes opciones: - Pedidos Programados y Pedidos de Compra de B/S. - Registro de Gastos Generales.

• Los Pedidos Programados permite que los Centros de Costo realicen sus Pedidos de Bienes Programados del Cuadro de Necesidades de acuerdo al Presupuesto Institucional de Apertura (PIA).

• Los Pedidos de Compra es utilizada por los Centros de Costo cuando se

requiera realizar un Pedido de Bienes o Servicios que no se consideraron en el Cuadro de Necesidades.

• Los Registro de Gastos Generales contempla los Servicios Básicos (energía eléctrica, agua potable, telefonía fija) y, otros (telefonía móvil, internet, cable, vigilancia, etc.).

• Este Sub Módulo contempla las opciones que permiten el registro, evaluación y seguimiento de los Procesos de Selección realizados por la Entidad tomando como base el Decreto Legislativo Nº 1017 – Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y modificatorias.

• Dicho Sub Modulo esta integrado con el Sub Módulo de Programación donde se se toman los datos relativos del Plan Anual de Contrataciones (PAC), como producto de la consolidación del Cuadro de Necesidades de los Centros de Costo.

• El Sub Módulo de Procesos de Selección cuenta con las siguientes opciones:

- Registro de Procesos de Menor Cuantía - Registro de Procesos de Menor Cuantía (Económico) - Procesos de Menor Cuantía - Procesos de Adjudicación Directa - Procesos de Licitación/Concurso Públicos - Contratos

• Este Sub Modulo contempla las opciones que permitirán generar el Cuadro de Adquisiciones, las Órdenes de Compra y Servicio así como registrar las Secuencias en la Fase de Compromiso (Anulación, Devolución y Rebaja).

• Permitir realizar los compromisos de las ordenes y así como llenado de los

datos para la interfaz de SIAF de compromiso mensual

• También contempla reportes referentes a las ordenes que sirve para la entidad de seguimiento de dichas ordenes.

• El Sub Modulo de Almacén contempla el registro de las entradas y salidas de almacén, la generación del Kárdex valorizado, la obtención de la información de inventarios por almacenes.

• Si se tratara de un activo fijo, se mostrará inmediatamente en forma automática en el Módulo de Control Patrimonial como un ingreso patrimonial.

• En la opción de Kardex de almacén nos permitir realizar la consulta del saldo Inicial, movimientos y saldo final de los Bienes.

• Este Sub Modulo contempla 2 métodos de evaluación que son: Promedio y

Primeras Entradas Primeras Salidas-PEPS.

• Este Sub Módulo contempla las opciones de la carga de Marco Presupuestal - PIM del Módulo Administrativo del SIAF, así como la interfaz de compromiso de ordenes, contrato y planilla de viáticos al Módulo Administrativo y también la carga del PCA del Modulo de Proceso Presupuestario del SIAF.

• En la opción de Marco Presupuestal (PIM), se mostrará la información de la ejecución del gasto del ejercicio 2010 a nivel de FF/Rb , Meta, Clasificador y Centro de Costo en caso de ser necesario.

Control de stocks de todos los almacenes de la Entidad: Almacén Central, Almacenes Especializados (Medicamentos), Almacenes Periféricos.

Seguimiento y control de los consumos de Bienes y Servicios de los distintas áreas de la entidad, en concordancia con las metas y tareas que le han sido asignadas.

Seguimiento y control de los Activos que posee la Entidad (Valores, Ubicación, Estado de conservación), evitando compras innecesarias (costo de oportunidad) y, facilitando el uso eficiente de los Activos (uso concurrente), además de cumplir con la transferencia de esta información a la SBN (Ente Rector).

Consulta de información de compras y contrataciones a nivel ítem (Catálogo de Bienes y Servicios del MEF), para la realización de Procesos de Selección bajo la modalidad de Compra Corporativa y Subasta Inversa, con el consiguiente ahorro de recursos.

Control de stocks de todos los almacenes de la Entidad: Almacén Central, Almacenes Especializados (Medicamentos), Almacenes Periféricos.

Seguimiento y control de los consumos de Bienes y Servicios de los distintas áreas de la entidad, en concordancia con las metas y tareas que le han sido asignadas.

Seguimiento y control de los Activos que posee la Entidad (Valores, Ubicación, Estado de conservación), evitando compras innecesarias (costo de oportunidad) y, facilitando el uso eficiente de los Activos (uso concurrente), además de cumplir con la transferencia de esta información a la SBN (Ente Rector).

Consulta de información de compras y contrataciones a nivel ítem (Catálogo de Bienes y Servicios del MEF), para la realización de Procesos de Selección bajo la modalidad de Compra Corporativa y Subasta Inversa, con el consiguiente ahorro de recursos.

C.1 Gestión Logística - Comparación funcionalSeq Tema Antes Después

1Coordinación entre las distintas áreas

A través de memorandums, teléfono y reuniones.

Se interactúa a través del Sistema, donde cada usuario cumple un rol.

2Aplicación de normas y procedimientos establecidos

Indebida. El trabajo manual no permitía llevar un control y orden de la ejecución del presupuesto.

Los procesos realizados con el soporte del Sistema se enmarcan dentro de las normas, debido a las validaciones que incorpora.

3Catálogo de Bienes y Servicios

Registro de bienes y servicios sin codificación dificultando su agregación para compra y seguimiento. En otros casos, uso de diferentes catálogos, uno para comprar y otro para el registro de movimientos en el almacén.

Registro de bienes y servicios utilizando un código único en las distintas etapas de la cadena logística (programación, pedidos, compras, almacenamiento, etc.), permitiendo su agregación (compras corporativas) y seguimiento.

4Programación del Cuadro de Necesidades

No se elaboraba el Cuadro de Necesidades. En caso contrario lo realizaba el Área de Logística, de manera centralizada y con control manual de techos presupuestales.

Descentralizado a nivel de cada Centro de Costo, con control automático de techos presupuestales y según las normas establecidas. El Área de Logística sólo se encarga de su revisión, aprobación y consolidación.

5 Presupuesto Elaborado sobre información histórica.Elaborado sobre la base del Cuadro de Necesidades.

6 PAAC

Incumplimiento de presentación de información al CONSUCODE. Ejecución de procesos de selección que no estaban en el PAAC, siendo causal de nulidad de oficio y sanción administrativa.

Elaboración del PAAC en los plazos establecidos por el CONSUCODE y ajustado al PIA. Ejecución de procesos de selección que están en el PAAC inicial o el PAAC reprogramado.

7Autorización de Pedidos

Previa verificación telefónica o en situ de stocks.

Verificación automática del monto programado por el Centro de Costo, así como de disponibilidad de stocks en Almacén.

… Continúa

Seq Tema Antes Después

8Atención de Pedidos

Almacén tomaba conocimiento del pedido al llegar la PECOSA. Podía suceder que en ese momento ya no existiera stock del bien.

Almacén dispone de consulta en el Sistema para visualizar los pedidos que se encuentran autorizados, procediendo a realizar las reservas.

9Evaluación de Procesos de Selección

Manual, con posibilidad de error, con otorgamiento de Buena Pro a quien no correspondía.

Evaluación automática de propuestas.

10

Registro de Propuestas Económicas de Proveedores

Los postores presentaban por escrito sus propuestas.

Los postores tienen la posibilidad de digitarlas en un software y la UE cargarlas automáticamente al Sistema para su posterior evaluación, evitando errores y produciendo ahorros de horas-hombre.

11Seguimiento de cumplimiento contractual

Manual, con retraso, permitiendo el mantenimiento en cartera de Cartas Fianzas por plazos mayores a 3 años.

La emisión y compromiso de las O/C y O/S rebajan las entregas pactadas en el contrato, presentando el Sistema los saldos actualizados a determinada fecha.

12 Emisión de O/C y O/S

O/C y O/S emitidas sin control de techo presupuestal y conocimiento exacto de stocks. La consecuencia era su anulación o saldos de mercadería innecesarios.

O/C y O/S emitidas sólo si se cuenta con techo presupuestal y no se dispone de stocks.

13Cierre de Calendario del mes

Retrasos con la consiguiente pérdida de Calendario, por la ineficiencia de los procesos involucrados en una compra o contratación (programación, autorización y consolidación de pedidos de compra, selección de proveedores, entre otros).

Cierre oportuno y mejora de la calidad del gasto.

14Gasto en Servicios (luz, agua)

El gasto se cargaba a un Centro de Costo, generalmente el Área de Logística.

Los servicios generales se cargan a cada Centro de Costo de acuerdo a su consumo histórico o el porcentaje que estime la UE.

C.1 Gestión Logística - Comparación funcional

Seq Tema Antes Después

15

Sinceramiento de stocks de medicamentos

Se realizaba manualmente, con desfase y errores, sobre la base de los reportes de consumos que hacían llegar las farmacias de los establecimientos de salud.

Se realiza automáticamente.

16 Kardex de almacénInexacto y desactualizado. En algunas entidades no se llevaba kardex.

Kardex obtenido automáticamente. En todo momento se conoce los movimientos (entradas y salidas) en unidades físicas y monetarias.

17Contabilidad de movimientos en almacén

Entrega tardía de información al Área de Contabilidad. Utilización de Cuentas no validadas por el Ente Rector y saldos no conciliados con los EEFF.

Contabilidad automática y su entrega oportuna al Área de Contabilidad para la debida conciliación e incorporación en los EEFF.

18 Bienes Patrimoniales

No se tenía información ni control sobre el patrimonio. Se desconocía la cantidad, valor, estado y ubicación de los bienes. Presentación a la SBN y a la DNCP de información irreal.

Inventario de patrimonio saneado y conciliado con los EEFF. Se dispone de información para control y seguimiento. Cálculo de la depreciación mensual y anual en forma automática y generación de archivos para su remisión a la SBN.

C.1 Gestión Logística - Comparación funcional

… Continúa

Ejercicio Actual

Flujo de Procesos e Integración SIGA-SIAF

Ejercicio Anterior(Junio – Diciembre)

SIG

AS

I AF

FormulaciónPresupuestal

(PIA)

Programación de Bs. y Ss. Generación

de O/C y O/S

Activos?

Devengado

Ingreso aAlmacén

Pedidos deCompra-No

Programados

Atención dePedidos

PECOSA

Procesos deSelección

(PAAC)

Actualización dePatrimonio

(Depreciación)

Compromiso

Solicitud dePedidos –

Programados

ReprogramaciónDe Bienes yServicios

SI

NO

Interfase SIAF

ProgramaciónTrimestral

(PIM)

Verificar Stock

Autorizado?

Control de MontosProgramados

Control deTecho Pptal

Control techo

Calendario

Control Stock mín.Fecha vencimiento

Control de

pedido

Autorizado

ControlEjecución

Contrato,Carta-Fianza

Control siActivo es o no

depreciable

Control deTecho Pptal

ControlCalendario

Proceso

Asientos Contables

E/S

Tendenciaa reducirse

Principio de Principio de Flujo de TrabajoFlujo de Trabajo

PAAC

Si

No

Paso 1: Elaboración del Cuadro de Necesidades de Bienes y Servicios

Paso 2: Proyecto de Presupuesto de Bienes y Servicios

Paso 3: Traslado de información al SIAF-SP

Flujo de información - Interfase