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Sistema Integrado de Presupuestos

Para tener clara de la definición de sistema integrado de presupuestos, preliminarmente se

 presenta el significado de los siguientes términos:

Sistema: Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a

determinado objeto.

Integrar: Constituir las partes o reas de un todo.

Con la definición de los anteriores términos se puede decir que el sistema integrado de

 presupuestos es el conjunto de presupuestos ordenados y relacionados entre sí para todas

las reas de responsabilidad de las que est formada una empresa, entidad u organi!ación.

Para la correcta funcionalidad administrati"a de una empresa e#isten "arias $erramientas.

%entro de las $erramientas de control para la administración que puede mencionarse las

siguientes:

a& Sistemas de producción'

 b& Sistemas de mercadeo y "entas' y

c& Sistemas de (dministración y )inan!as.

*os sistemas de administración y finan!as, pueden subdi"idirse en:

a& Sistema para +ecursos $umanos,

 b& Sistema para Contabilidad administrati"a y de costos,

c& Sistema de Compras,

d& Sistema de esorería,

e& -tros.

%entro de los subsistemas de Contabilidad (dministrati"a y de costos, puede incluirse los

 presupuestos y al elaborarse abarcando todas las reas de responsabilidad se conoce como

Sistema Integrado de Presupuestos o plan de presupuesto maestro. l control financiero es

una parte medular para que cualquier empresa pueda desarrollar e incrementar sus

operaciones.

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s importante recalcar que para dise/ar un sistema integrado de presupuestos en cualquier 

empresa, es necesario que se cuente con una estructura organi!acional bien definida y un

sistema contable por reas de responsabilidad, una "e! se cuente con ello podr elaborarse

un presupuesto di"idido por departamentos que permita e"aluar el desempe/o de cada una

de las reas.

01n plan general es establecido por la compa/ía, y a partir de ese plan se preparan distintos

 presupuestos para las diferentes di"isiones y departamentos 2Por 3reas de

+esponsabilidad&.4

0s el presupuesto que proporciona un plan global para un ejercicio social "enidero,

incluyendo el objeti"o de utilidades y el programa coordinado para lograrlo.4

*a importancia de un correcto y bien implementado sistema integrado de presupuestosradica en la detección de cualquier problema en el control interno, como fugas de capital,

utili!ación indebida de los recursos, inadecuada super"isión y mala gestión de personal.

Permitiendo con ello, actuar en el momento apropiado para e"itar efectos financieros

negati"os que puedan conlle"ar a reducir la rentabilidad y competiti"idad del $otel por la

ele"ación de costos o disminución de ingresos.

l Presupuesto de "entas es la piedra angular del presupuesto maestro, todos los dems presupuestos estn relacionados con el mismo, ya sea directa o indirectamente.

Con las definiciones de presupuestos presentadas anteriormente y la identificación de los

 principios y "entajas de la aplicación de los mismos, a continuación se presenta un

diagrama de relaciones de los presupuestos indi"iduales.

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Presupuesto de Ventas

Perspectivas de Ventas a largo Plazo

Presupuesto de Producción

Presupuesto de Gastos de Ventas Presupuesto de Gastos Administrativos

Presupuesto de Capit

Presupuesto de Materia Prima Presupuesto de Mano de Obra DirectaPresupuesto de Gastos Generales de Fabricación

Presupuesto de Efectivo

Presupuesto Financiero

%iagrama de relaciones de los Presupuestos indi"iduales

Como se muestra en el diagrama de la pgina anterior, todos los presupuestos de un

negocio parten del presupuesto de "entas, el cual a su "e! se deri"a del pronóstico de "entas

2estimación en unidades de las "entas y5o ser"icios&.

Para el caso de los $oteles, en el rea de $abitaciones, la cantidad m#ima que puede tener 

en n6mero de unidades "endidas diarias sería el n6mero de $abitaciones que posee.

l presupuesto para todas las fases de operaciones de un negocio se "e influenciado por las

"entas. *a producción de planta est dirigida a satisfacer la demanda de los clientes seg6n

est establecida en el presupuesto de "entas, y el costo de "ender y de administrar el

negocio también se plantea en relación con la acti"idad de "enta.

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Para elaborar un presupuesto, cuando la empresa est iniciando operaciones, puede tomarse

la base denominada cero, que se elabora a tra"és de información e#terna por medio de

estudios de mercado e in"estigando a la competencia, porque no se posee información

 propia. Para el caso de $oteles que inician operaciones se toma de base la capacidad

instalada y se $acen estudios de mercado para medir el ni"el de ocupación de la

competencia, para proyectar el periodo inicial.

Cuando la empresa tiene a/os de trayectoria, se toma la base estadística, con la información

real de los periodos anteriores de la empresa y proyecciones de incrementos a tra"és de

anlisis de mercado. Para el caso prctico que se desarrolla en el capítulo 7, este es el que

se aplica, porque la empresa tiene "arios a/os de operación y se conoce la información de

los periodos anteriores.

( continuación se define cada uno de los componentes del presupuesto integrado, iniciando

 por el pronóstico de "entas,, presupuesto de "entas, presupuesto de costo de "entas, $asta

llegar al stado de +esultados presupuestado y el presupuesto financiero 28alance 9eneral

 presupuestado&.

1. Pronóstico de Ventas

0Se basa en una "ariedad de factores entrela!ados, tales como una política de precios, un punto de "ista general con relación a la economía, política gubernamental, y la posición de

la compa/ía misma dentro de la economía.4

0Para la elaboración de un pronóstico de "entas se puede utili!ar los métodos siguientes:

Por el método de pronóstico estadístico sobre la base del anlisis de las condiciones

generales de los negocios, de las condiciones del mercado, de las cur"as de crecimiento de

la demanda de los productos y otras semejantes, puede aplicarse por medio de promedios

simples, semipromedios o mínimos cuadrados.

Por el método de pronóstico interno 2a juicio&, recogiendo las opiniones de los ejecuti"os y

de los "endedores. ;ay "entajas y des"entajas, en cada forma y a menudo se usan ambos,

 pero ninguno garanti!a la obtención de un clculo e#acto.4

Por el método económicoadministrati"o 2método +autenstrauc$7illers&, desarrollado por 

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los autores <. +autenstrauc$ y +. 7illers, que consiste en tomar de base las "entas del

 periodo contable inmediato anterior o el periodo "igente, actuali!ndola y ajustndola por 

medio de factores específicos, factores de fuer!as económicas generales y factores de

influencia de la administración desde los puntos de "ista económico y administrati"o

1n pronóstico de "entas para una empresa $otelera "a a depender de los ser"icios que

 preste usualmente. Para el caso prctico que se desarrollar en el capítulo 7, se

considerar tres pronósticos, uno para el rea de $abitaciones 2ni"el de ocupación&, otro

 para el rea de alimentos y bebidas y otro para el rea de la"andería2ser"icios atendidos&,

tomando como base el promedio simple de "entas de los periodos anteriores, el cual se

ajusta aplicando el efecto de factores económicos y de la influencia de la administración.

2. Presupuesto de Ventas

Se establece partiendo del pronóstico de "entas. s la cuantificación monetaria del

"olumen de "entas para un periodo dado, el principal responsable de la preparación de éste

 presupuesto es el gerente de "entas, quien deber considerar a otros indi"iduos y factores.

3. Presupuesto de Operación

Se deri"a del presupuesto de "entas, el cual se ajusta para los cambios que se registran en el

in"entario. Se consideran tres elementos para este presupuesto, los cuales son insumos omateriales, salarios y gastos indirectos de operación.

l presupuesto de producción se aplicar al rea de alimentos y bebidas, que es dónde $ay

transformación de los tres elementos para obtener el producto que se ofrece.

4. Presupuesto de Gastos

n este presupuesto se identifica la estimación de los gastos que se considera se "a incurrir 

en el período, para lo cual debe e#istir una base de cuantificación de los mismos. (

manera de ejemplo se puede mencionar entre otros, el de energía eléctrica'

telecomunicaciones' combustibles y lubricantes' mantenimiento de instalaciones' etc.

0Para elaborar el presupuesto de gastos, es necesario considerar las siguientes etapas:

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=. Identificación de gastos típicos,

>. laboración de una lista de gastos,

?. stimación del monto de cada gasto y

@. %eterminación del tiempo en que ocurrirn los gastos.4

l presupuesto de gastos se di"ide en:

a& Presupuesto de gastos de "enta,

 b& Presupuesto de gastos administrati"os y

c& Presupuesto de otros gastos.

ii. Presupuesto de +esultados

Se obtiene de la combinación de los presupuestos de "entas, producción y de gastos. l

 procedimiento de su elaboración es el siguiente:

A B 1nidadesIngreso por "entas presupuestadas

Costo de las "entas presupuestadas

A

2A&argen bruto presupuestado-tros ingresos de operación

9astos de 7entas presupuestados

9astos de administración presupuestados -tros gastos de

A 

A

2A&2A&

+esultados de operación

 presupuestado 9astos financieros

9anancia antes de Impuesto Sobre la+enta 2IS+& presupuestados

9asto por el Impuesto Sobre la +enta2IS+& Presupuestado

A

2A&

9anancia o pérdida después de IS+ 

Intereses minoritarios

A

2A&9anancia o pérdida neta de lasacti"idades ordinarias

Partidas e#traordinarias

A

 

9anancia neta del periodo A

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5. Presupuesto de Caja

n este presupuesto se refleja la proyección de las entradas, salidas y el saldo del

efecti"o en un periodo determinado.

0Para preparar un presupuesto de caja se necesitan tres datos: a& el saldo de caja al inicio

del periodo' b& la entradas de efecti"o esperados durante el periodo y c& las salidas de

efecti"o esperadas dentro del periodo.4

6. Presupuesto de Inersión

0s el proceso por medio del cual se procede a la asignación racional de recursos entre

los diferentes acti"os producti"os, comprende fundamentalmente las in"ersiones de las

empresas cuyos efectos y beneficios se producen en "arios periodos anuales4

0s el proceso que se sigue para anali!ar las in"ersiones potenciales en acti"os fijos y

capital producti"o. *as decisiones de presupuesto de capital son probablemente las ms

importantes que deben tomar los administradores financieros4

s el clculo anticipado del costo de las adiciones, mejoras de carcter permanente y

reposiciones de planta, al equipo y en general a todos los bienes de producción de la

empresa, así como los resultados que éstos pro"ean en cierto periodo de tiempo.

!. "a#ance Genera# Presupuestado

n este presupuesto se refleja la proyección de la situación financiera de la empresa en

caso de cumplirse con cada uno de los presupuestos considerados.

n el siguiente capítulo se concreta a la definición del tema de control para el Sistema

Integrado de Presupuestos, partiendo de sus principios, los ni"eles de control, las etapas

del control y por 6ltimo se define las "ariaciones en el presupuesto y el anlisis de las

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mismas.