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SISTEMA INTEGRADO DE TRANSPORTE DE VALLEDUPAR OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DE CONTROL INTERNO PERIODO 12 DE JULIO DE 2017 A 11 DE NOVIEMBRE DE 2017

Valledupar 11 de noviembre de 2017

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En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 9 de la Ley 1474 de 2011, la Oficina de Control Interno, del Sistema Integrado de Transporte de Valledupar,

presenta el Informe detallado de Avances en cada uno de los dos (2) Módulos de Control – (Modulo de Planeación y Gestión – Modulo de Evaluación y

Seguimiento) y Eje Transversal: (Información y Comunicación) del Modelo Estándar de Control Interno “MECI”, conforme al Decreto 943 de mayo 21 de

2014.

1. Control de Planeación y Gestión.

1.1 Talento Humano.

Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos: En la Página Web, del SIVA S.A.S.; se encuentra publicado el Código de Ética de la Entidad este

contiene los principios y valores del Ente.

Desarrollo del Talento Humano Seguridad en el Trabajo: En forma diaria, funcionarios y contratistas, que laboran y/o prestan servicios al SIVA S.A.S.;

visitan las obras que se ejecutan (especialmente - Avenida Simón Bolívar, La Calle 44-4, Avenida Fundación, Avenida 450 años y Carrera 27, próxima a

iniciar ejecución del proyecto,); en todo momento se registran evidencias del porte de: chalecos, cascos y botas con punta de hierro; con ello se garantiza

la seguridad de los mismos.

Es de anotar que no todos los funcionarios y/o contratistas portan un carnet, se recomienda formalizar el uso del mismo, para elevar la imagen corporativa

y que la ciudadanía los conozca por su nombre y cargo.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo - SGSST

La Entidad con la implementación del SGSST, realiza actividades de evaluación, programación de acciones en un plan de trabajo anual y el plan de

capacitaciones, se ha ido desarrollando un diagnóstico de las condiciones de salud de los trabajadores del Sistema Integrado de Transporte de

Valledupar y se tiene información de distribución de personal según patologías que padecen, antecedentes personales y familiares, nivel de escolaridad,

estrato socioeconómico, morbilidad sentida, ausentismo laboral.

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Se elabora la matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos, inspeccionando las áreas de trabajo del SIVA, identificando peligros, evaluando riesgos y proponiendo controles para mitigarlos o eliminarlos. Se implementa la Política Integrada en Seguridad y Salud en el Trabajo donde se establece el grado de compromiso del empleador con sus trabajadores y el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, donde el SIVA se compromete a dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes tendientes a garantizar los mecanismos que aseguran una adecuada y oportuna prevención de los accidentes de trabajo y enfermedades laborales. Se realiza el Plan de emergencia de la Entidad y se prepara al personal de las oficinas administrativas. Se conformaron los siguientes comités:

• Comité de convivencia laboral • Comité de investigación de incidentes y accidentes laborales

• Comité de Vigía de SST

• Brigadas de Emergencia capacitadas en Primeros Auxilios, Extinción de incendios, Evacuación y rescate.

Capacitación:

En este período funcionarios y contratistas han asistido a las siguientes actividades:

ACTIVIDAD ALCANCE MES

Capacitación Manejo de Extintores Profundizar en procesos inmersos dentro del sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo.

Julio

Sistema de Gestión Documental, Archivos de Gestión Dar a conocer a funcionarios y contratistas encargados el alcance del proceso.

Julio

Acciones correctivas y preventivas Socializar las mejoras del proceso.

Julio y Agosto

Capacitación en Investigación de Accidentes e Incidentes de Trabajos (VIGIA DE SST Y BRIGADAS)

Profundizar en procesos inmersos dentro del sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo.

Agosto

Jornada de Salud Brindar al funcionario o contratista espacios para el bienestar.

Agosto

Capacitación Funciones del Equipo Investigación de Accidentes e Incidentes Laborales Profundizar en procesos inmersos dentro del sistema de Gestión y Seguridad en el Trabajo.

Septiembre

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Bienestar

✓ Celebración de cumpleaños de contratistas y funcionarios de la Entidad durante el período del 12 de julio al 10 de noviembre de 2017.

✓ Se organizó en el mes de septiembre una integración incluyendo detalles individuales para celebrar el mes de amor y amistad.

Cabe resaltar que todas estas actividades son realizadas con recursos aportados por los funcionarios y contratistas que participan en estas

actividades, en razón a que el SIVA S.A.S., no apropia en el presupuesto un rubro específico para atender este tipo de gastos.

Direccionamiento Estratégico.

Participación y/o delegación de la alta Dirección en:

1.2.1. Planeamiento Estratégico.

El Proceso de Planeación Estratégica tiene como objetivo la definición de las directrices y estrategias a implementar para orientar la entidad, su

sistema de gestión y la administración general, estableciendo las líneas estratégicas, programas, proyectos y actividades para el cumplimiento de

la misión del Sistema Integrado de Transporte de Valledupar SIVA S.A.S.

A través de la Resolución No. 616 del 27 de diciembre de 2013, se definió y adoptó la Misión, Visión, Políticas, Objetivos, Principios, Manual de

funciones y Mapa de Riesgos de la Entidad.

Mediante Resolución 784 del 26 de diciembre de 2016 se actualiza la Misión, Visión y las Políticas de Calidad, se aprueba la Estructura Funcional por Procesos, se modifican y ajustan productos del Modelo Estándar de Control Interno MECI, tales como, el Manual de Funciones y Competencias Laborales para los núcleos básicos del conocimiento, se adopta la Política de Administración del Riesgos, se Actualiza el Mapa de Riesgos y el Mapa de Procesos.

Se aprobaron las Políticas y objetivos de Calidad del Direccionamiento Estratégico.

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Mediante la Resolución No. 111 del 7 de junio de 2017, se adopta e implementa el Sistema de Gestión de la Calidad bajo los estándares de la NTCGP 1000: 2009 y se adopta el Manual de Calidad del Sistema de gestión de la Calidad del Sistema Integrado de Transporte SIVA S.A.S. La Entidad cuenta con los siguientes Planes:

• Plan de Acción vigencia 2017

• Plan Anticorrupción y de Atención al ciudadano vigencia 2017

• Plan de Gestión Social que incluye: Plan de Adquisición Predial y Reasentamiento, Plan de Ocupación del Espacio Público

• Plan de Manejo Ambiental PMA

• Plan de Comunicación

• El Sistema de Información de Atención al Usuario SIAU

• Proyectos de Inversión presentados a la Nación, Departamento y Municipio.

1.2.2. Sistema de Gestión de Calidad

La entidad ha establecido un Sistema de Gestión de la Calidad alineado al cumplimiento de los requisitos de la norma NTCGP: 1000:2009, a través de un enfoque basado en procesos que le permiten cumplir con las funciones que le han sido asignadas y se encuentran determinadas en el mapa de procesos de la entidad. El diagrama de procesos del Sistema Integrado de Transportes de Valledupar SIVA S.A.S, muestra la interacción existente entre los procesos de dirección, misionales y de apoyo. En las caracterizaciones de los procesos se determinan los criterios (objetivos, indicadores y metas), los métodos (procedimientos y registros) y los recursos necesarios para asegurar la operación y el control eficaz del sistema. Todos los procesos que comprenden nuestro Sistema de Gestión de Calidad se encuentran planificados mediante las caracterizaciones en el manual, se incluye la interacción (entradas, salidas, responsables, proveedor y cliente interno), los criterios (objetivos, indicadores y metas), los métodos (procedimientos y registros), los recursos y la planificación de las actividades de seguimiento y medición (plan de seguimiento de los indicadores de los objetivos de los procesos). El manual de calidad fue actualizado y ajustado, teniendo en cuenta las modificaciones y avances del sistema y las Auditorías Internas y Externas. Es Sistema fue auditado por la Certificadora ICONTEC, bajo los requisitos de NTC ISO 9001 2015, donde se verificó el cumplimiento de los requisitos, a satisfacción del cliente y la prestación del servicio, obteniendo la CERTIFICACIÓN DE CALIDAD bajo estos estándares.

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Los Procesos ya fueron actualizados y se detallan a continuación: Procesos Estratégicos

• Gestión de Gerencia Estratégica

• Gestión de Comunicaciones Procesos Misionales: De realización del producto o de la prestación del servicio

• Proceso Social

• Proceso Gestión de obras de infraestructura

• Proceso Gestión Ambiental

• Proceso Gestión de operaciones Procesos de Apoyo

• Proceso Gestión Financiera

• Proceso Gestión Administrativa

• Proceso Gestión Jurídica

• Proceso Gestión de Control y Evaluación

• Proceso Gestión de la calidad MAPA DE PROCESOS SIVA S.A.S.

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1.2.3. Mesas de Trabajo - Gestión de Operaciones1.2.4. Gestión de Obras de Infraestructura

FECHA OBJETO COMPROMISOS DOCUMENTOS - EVIDENCIAS

30/08/2017

Mesa de Trabajo No. 9 Con Empresas

de TPC - Seguimiento Operacional .

Revis ión de Rutas para definición del

Diseño Operacional .

* Compromisos por parte de SIVA S.A.S

Diseño Operacional

GENERALES:

- Programar Reunión de Seguimiento y socia l i zación del diseño operacional .

1. Acta Reunión Mesa de trabajo # 9- Reposa

en Archivo de Operaciones SIVA S.A.S

2. Plani l la de As is tencia a Reunión

29/09/2017

Mesa de Trabajo No. 10 Con Empresas

de TPC - JURÍDICA

Revis ión y Revis iones del Diseño

Operacional como avance en los

a justes a la ETLF.

* Compromisos por parte de SIVA S.A.S

1. Acompañar a los transportadores en recorrido de campo del nuevo s is tema de rutas para seleccionar 2 y

apoyarlos en el inicio de una operación gradual de las mismas entre las 3 empresas como estrategia de

recuperación de demanda.

2. De igual modo sol ici tar a la adminis tración del Municipio controles foca l izados de i legal idad e informal idad

en zonas definidas del nuevo s is tema de rutas .

3. Trabajo de socia l i zación.

4. Revis ión Demanda

* Por parte de las Empresas

1. Real izar recorrido de las rutas y presentar observaciones a l Ente gestor dentro de lso próximos 8 días .

2. Presentación del Plan de Acción.

3. Conformación del Operador.

1. Acta Reunión Mesa de trabajo # 10- Reposa

en Archivo de Operaciones SIVA S.A.S

2. Plani l la de As is tencia a Reunión

18/10/2017

Mesa de Trabajo No. 11 Con Empresas

de TPC - Socia l i zación Diseño

Operacional y Ajustes a la ETLF.

* Compromisos por parte de SIVA S.A.S

Acompañar en recorrido de rutas el Sábado 21 de Octubre de 2017 a Transportadores 1. Plani l la de As is tencia a Reunión

MESAS DE TRABAJO OPERACIONES 2017

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Actualmente el SIVA S.A.S, ente Gestos del Proyecto SETPC, adelanta la ejecución de las obras de rehabilitación de la malla vial y espacio público, incluyendo cicloruta de la Av. Fundación, construcción en pavimento rígido, espacio público y cicloruta de la Avenida 450 Años, las cuales presentan a 30 de octubre de 2017 un avance físico del 67% y 65,2% respectivamente. En este período se adelanta la corrección de detalles y defectos identificados por la interventoría durante el proceso de recibo final de la obra del Proyecto de Construcción de la calle 44 y su conexión con la carrera 4; así mismo, SIVA adelanta la revisión y ajuste a los diseños del Proyecto espacio público de la Diagonal 10 entre la carrera 45 y empalme con la calle 6 o avenida principal del Barrio la Nevada, Igualmente se realizó el acta de inicio con fecha de 30 de octubre del contrato CO-018 -2016, cuyo objeto es la construcción de la Avenida Cra. 27. Las cifras de avance de obra en los proyectos de construcción y rehabilitación de la malla vial, espacios públicos, ciclo rutas, redes de acueducto, alcantarillado sanitario y pluvial de las avenidas 450 años y Fundación, superan el 70% de la ejecución. A continuación, se detalla cada uno de los proyectos mencionados:

CONTRATOS DE OBRA Y CONSULTORIA PARA LA INFRAESTRUCTURA DEL SETP

CONTRATO No.

OBJETO META FISICA

CONTRATISTA PLAZO AVANCE FISICO AVANCE

FINANCIERO OBSERVACIONES

CO-040-2014 del 7 de

octubre de 2014

CONSTRUCCIÓN Y REHABILITACIÓN DE LA MALLA VIAL Y ESPACIO PÚBLICO, RENOVACIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE LAS REDES DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO SANITARIO, Y CONSTRUCCIÓN DEL COLECTOR DE AGUAS LLUVIAS DE LA AVENIDA SIMÓN BOLÍVAR ENTRE LAS GLORIETAS DEL TERMINAL Y LA CEIBA; INCLUYE LA OPTIMIZACION DEL CANAL DE AGUAS LLUVIAS DE LA CALLE 44 DESDE

LA GLORIETA DEL TERMINAL HASTA EL RIO GUATAPURÍ Y SUS OBRAS COMPLEMENTARIAS PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA ESTRATÉGICO DE TRANSPORTE PÚBLICO COLECTIVO DE LA CIUDAD DE VALLEDUPAR, DEPARTAMENTO DEL CESAR

2,39 KM

CONSORCIO SISTEMA ESTRATEGICO DE

TRANSPORTE NIT 900.756.712 – 5

36 MESES Y DIEZ DIAS

84,1% 76,54%

CONTRATO EN EJECUCIÓN. ACTA DE REINICIO 04 DE JULIO DE 2017

CO-019-2016 CONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL, ESPACIO PUBLICO Y ESTRUCTURAS COMPLEMENTARIAS DE LA AVENIDA CALLE 44 Y SU

CONEXIÓN CON LA CARRERA 4 PARA LA PUESTA EN MARCHA DEL SISTEMA ESTRATEGICO DE TRANSPORTE PUBLICO COLECTIVO DE LA CIUDAD DE VALLEDUPAR, DEPARTAMENTO DEL CESAR.

2 KM CONSORCIO MALLA VIAL

44-4 NIT 900.920.052-5

12 MESES Y 5 DÍAS

CALENDARIO 93,2% 93,20%

CONTRATO EN PROCESO DE LIQUIDACIÓN.

CO-016-2017

CONSTRUCCION DE LA MALLA VIAL Y ESPACIO PUBLICO DE LA AVENIDA FUNDACION ENTRE GLORIETA EL OBELISCO Y LA CARRERA 12, INCLUYE LA CONSTRUCCION Y/O AMPLIACION DE LAS REDES DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO SANITARIO, OBRAS DE DRENAJE

PLUVIAL Y OBRAS COMPLEMENTARIAS, PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ESTRATEGICO DE TRANSPORTE PUBLICO DE PASAJEROS DE LA CIUDAD DE VALLEDUPAR-S.E.T.P.

3,35 KM

CONSORCIO EQUIOBRAS VALLEDUPAR

12 MESES 67,0% 50,00% CONTRATO EN EJECUCIÓN

CO-017-2017

CONSTRUCCION DE LA MALLA VIAL Y ESPACIO PUBLICO DE LA AVENIDA 450 AÑOS ENTRE LA AVENIDA LOS MILITARES Y LOS 450 AÑOS, INCLUYE LA CONSTRUCCION Y/O AMPLIACION DE LAS REDES DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO SANITARIO, OBRAS DE

DRENAJE PLUVIAL Y OBRAS COMPLEMENTARIAS, PARA LA IMPLEMENTACION DEL SISTEMA ESTRATEGICO DE TRANSPORTE PUBLICO DE PASAJEROS DE LA CIUDAD DE VALLEDUPAR-S.E.T.P.

2,05 KM

CONSORCIO EQUIOBRAS VALLEDUPAR

9 MESES 65,2% 45,00% CONTRATO EN EJECUCIÓN

CO-018-2017 CONSTRUCCIÓN DE LA MALLA VIAL, ESPACIO PUBLICO Y ESTRUCTURAS COMPLEMENTARIAS DE LA AVENIDA CARRERA 27 ENTRE LA

CALLE 44 Y VILLA HAYDI PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA ESTRATEGICO DE TRANSPORTE PUBLICO COLECTIVO DE LA CIUDAD DE VALLEDUPAR, DEPARTAMENTO

1,55 KM

CONSORCIO EQUIOBRAS VALLEDUPAR

8 MESES 0 0 Se suscribió el Acta de Inicio el día 30 de Octubre de 2017

Fuente: Informe Gestión de Infraestructura

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APROPIACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE GASTOS Y DE INGRESOS CON CORTE 10 DE NOVIEMBRE DE 2017

ESTIMACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS

Descripción Artículo Apropiado Inicial Presupuesto

Definitivo Acumulado

GPDC Acumulado

GPR EFECTIVO SALDO X RECAUDO

TOTAL PRESUPUESTO DEL PERIODO 101.363.503.940,00 103.777.058.859,00 92.398.549.135,28 92.398.549.135,28 11.378.509.723,72

DEL NIVEL NACIONAL 39.958.000.000,00 39.958.000.000,00 39.958.000.000,00 39.958.000.000,00 0,00

DEL NIVEL DEPARTAMENTAL 270.600.000,00 270.600.000,00 270.600.000,00 270.600.000,00 0,00

DEL NIVEL MUNICIPAL Y/O DISTRITAL 631.400.000,00 631.400.000,00 368.316.662,28 368.316.662,28 263.083.337,72

Municipio de Valledupar Aportes Acuerdo de Acreedores Vigencia 2017. 6.000.000.000,00 6.000.000.000,00 2.000.000.000,00 2.000.000.000,00 4.000.000.000,00

Convenio Municipio de Valledupar Redes Húmedas Av. Fundación 5.000.000.000,00 5.000.000.000,00 5.000.000.000,00 5.000.000.000,00 0,00

Convenio Municipio de Valledupar Redes Húmedas 450 años 2.737.679.742,00 2.737.679.742,00 2.737.679.742,00 2.737.679.742,00 0,00

RECURSOS DE CAPITAL 34.614.938.413,00 31.379.862.786,00 24.264.436.400,00 24.264.436.400,00 7.115.426.386,00

DISPONIBILIDAD INICIAL 12.150.885.785,00 17.799.516.331,00 17.799.516.331,00 17.799.516.331,00 0,00

Fuente: Informe de Contabilidad

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ESTIMACION Y EJECUCION DEL PRESUPUESTO DE GASTOS

Artículo Descripción Artículo Apropiado Inicial Presupuesto Definitivo Acumulado RP Acumulado OP Acumulado GP

02 TOTAL PRESUPUESTO DE GASTOS 101.363.503.939,24 103.777.058.858,24 101.259.670.144,33 52.315.735.783,59 52.315.735.783,59

0201 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 937.329.939,57 1.136.643.958,57 684.132.885,86 589.256.014,86 589.256.014,86

02010101 SERVICIOS PERSONALES 305.888.309,68 317.914.170,68 209.353.777,00 209.353.777,00 209.353.777,00

02010102 CONTRIBUCIONES EFECTIVAS 38.407.875,61 38.407.875,61 31.913.191,00 31.913.191,00 31.913.191,00

02010103 APORTES SOBRE LA NOMINA 16.588.670,12 16.588.670,12 13.728.632,00 13.728.632,00 13.728.632,00

02010104 SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS 152.476.603,20 196.076.603,20 195.987.206,00 156.831.258,00 156.831.258,00

02010193 Pagos vigencias anteriores 19.974.670,00 1.333.090,00 1.333.090,00 1.333.090,00 1.333.090,00

02010201 ADQUISICION DE BIENES 181.476.761,18 344.541.189,18 51.490.731,00 45.463.257,00 45.463.257,00

02010202 ADQUISICION DE SERVICIOS 207.161.779,78 207.161.779,78 165.705.678,86 119.724.349,86 119.724.349,86

02010293 Pagos vigencias anteriores 15.355.270,00 14.620.580,00 14.620.580,00 10.908.460,00 10.908.460,00

0202 GASTOS DE INVERSION 100.426.173.999,67 102.640.414.899,67 100.575.537.258,47 51.726.479.768,73 51.726.479.768,73

020201 INFRAESTRUCTURA VIAL 3.159.531.994,12 3.159.531.994,12 2.980.987.925,00 2.980.987.925,00 2.980.987.925,00

020202 INFRAESTRUCTURA VIAL 52.914.023.851,09 55.079.201.859,09 53.315.748.937,07 20.026.046.429,82 20.026.046.429,82

020206 INTERVENCION EN REDES HUMEDAS 7.737.679.742,00 7.737.679.742,00 7.737.679.742,00 5.813.503.397,79 5.813.503.397,79

020207 GERENCIA DEL PROYECTO 2.000.000.000,00 2.250.000.000,00 2.127.509.951,00 1.616.175.292,00 1.616.175.292,00

020212 CUENTAS POR PAGAR DE INVERSION 34.614.938.412,46 34.414.001.304,46 34.413.610.703,40 21.289.766.724,12 21.289.766.724,12

Fuente: Informe de Contabilidad

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ANÁLISIS DEL PRESUPUESTO CON CORTE 10 DE JULIO DE LA VIGENCIA 2017

Ejecución de Ingresos 2017

Durante la vigencia 2017 la Nación aportó y entregó la suma de: $39.958 millones para la ejecución de los proyectos de la Avenida 450

años, carrera 27 y Avenida Fundación; la Gobernación del Cesar aportó y entregó la suma de $270,6 millones para contribuir con

apropiaciones con destino a funcionamiento y está pendiente por girar la suma de $7.115,4 millones para los Convenios de la Avenida

Simón Bolívar y la Calle 44.

El Municipio aportó la suma de $631,4 millones de los cuales a 10 de noviembre ya giró $368,3 millones para Apalancar gastos de

funcionamiento y está pendiente por girar $263 millones; aportará $6.000,0 millones para el Convenio de Cofinanciación, de los cuales ha

girado $2.000,0 y está pendiente por girar la suma de $4.000,0 millones y para redes Húmedas aportó y entregó a la entidad la suma de

$7.737,6 millones.

Gastos e Inversiones 2017

Se apropiaron para Gastos de Funcionamiento $1.136,6 millones, a corte 10 de noviembre de 2017 se realizaron compromisos por $ 684.1

millones, obligaciones y pagos por el orden de $589.2 millones. Ejecución del 60.18%.

Se apropiaron para Inversiones $102.640,4 millones a corte 10 de noviembre de 2017, se realizaron compromisos por $100.575,53 millones, obligaciones y pagos por el orden de los $51.726,47 millones. Ejecución del 97.98%.

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Modelos de Operación por Procesos:

✓ En este período se evidencia la evaluación integral de los procesos del Sistema de Gestión de Calidad del Sistema Integrado de Transporte de Valledupar – SIVA S.A.S., verificando su cumplimiento con el fin de contribuir a la mejora continua del S.G.C.

✓ Se hizo actualización del Mapa de Procesos, definiendo: Procesos Estratégicos: Planeación Estratégica y Gestión de la Comunicación. Procesos Misionales: Gestión Social, Gestión de Obras de Infraestructura y Gestión de Operaciones. Procesos de Apoyo: Gestión de Talento Humanos, Gestión Administrativa y Financiera, Gestión Jurídica Procesos de Evaluación: Control Interno, Medición Análisis y Seguimiento.

✓ Actualización de los Procedimientos Misionales Gestión Social

Gestión de Infraestructura Gestión de Operaciones

✓ Procedimientos para la evaluación y la satisfacción del cliente y partes interesadas, fueron establecidos. ✓ Se actualizó el Plan de Acción de la entidad, se realizaron seguimientos de las actividades realizadas y el avance de las mismas. ✓ Se realiza actualización en la Matriz de medición de objetivos y políticas de calidad de la entidad con sus seguimientos.

Estructura Organizacional.

La Planta de Personal del SIVA S.A.S., operó durante el período 12 de julio de 2017 hasta el 11 de noviembre de 2017 con tres (3) funcionarios Asesor

Jurídico, Jefe de Oficina de Control Interno, y Gerente General.

El Manual de funciones de la Entidad fue adoptado mediante Resolución No. 616 del 27 de diciembre de 2013, se actualizó según la Resolución No. 784

del 23 de diciembre de 2016.

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Indicadores de Gestión: La Gerencia del SIVA S.A.S., lideró la construcción del Plan de Acción SIVA S.A.S.; vigencia 2017, se formularon 74 Indicadores de Gestión distribuidos en las siguientes Áreas:

DISTRIBUCIÓN DE INDICADORES 2017

AREA NUMERO DE INDICADORES 2017

Gestión de Comunicaciones 8

Gestión Social y Predial 14

Gestión de Infraestructura 13

Gestión Ambiental 13

Gestión Operaciones 3

Gestión Jurídica 8

Gestión Administrativa 12

Gestión Financiera 3

Fuente: Plan de Acción del SIVA S.A.S: Vigencia 2017

Se realizaron dos (2) mediciones de los Indicadores al año, tal como lo dispone el Manual Técnico de Actualización del Modelo Estándar de Control Interno. Se actualizó la Matriz de indicadores del SIVA S.A.S., y se hicieron avances de los procesos a corte de octubre de 2017 e Informe de seguimiento a los indicadores por la Oficina de Control Interno.

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1.2 Administración del Riesgo.

Se identificaron y vincularon al Mapa de Riesgos de Corrupción del SIVA S.A.S., 31 riesgos de corrupción en la vigencia 2017, así:

RIESGOS DE CORRUPCION 2017

AREA NUMERO DE RIESGO TIPO - DE CONTROL

Planeación Estratégica 2 2 Preventivo

Gestión Jurídica 4 4 Preventivo

Gestión Financiera 5 5 Preventivo

Gestión Infraestructura 3 3 Correctivo

Gestión Operaciones 7 7 Preventivo

Gestión Social y Predial 3 3 Preventivo

Comunicaciones y Servicio al Cliente 3 3 Preventivo

Gestión Administrativa 4 4 Preventivo

Total Riesgos de Corrupción 31 Fuente: Mapa de Riesgos de Corrupción del SIVA S.A.S.B Vigencia 2017

✓ Riesgos de Corrupción.

Se realizó por parte del SIVA S.A.S, el seguimiento a las acciones propuestas en el Mapa de Riesgos de Corrupción; en igual forma la Oficina

de Control Interno, en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011 y el Decreto 2641 de 2012, entregó a Gerencia el Informe de Seguimiento a la labor

que realizó personal del Área Administrativa en procura de cumplir con la norma.

✓ Mapa de Riesgo por Proceso Se actualizó el Mapa de Riesgos y se hizo el seguimiento respectivo, se actualizaron las políticas de Administración del Riesgos según la guía de Administración del Riesgos del DAFP – versión 3. Actualización y revisión del Plan de Manejo de Riesgos.

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2. Módulo de Evaluación y Seguimiento.

2.1 Componente Auto Evaluación Institucional

La Oficina de Control Interno, observó que es relevante la labor que se realiza en el Área Administrativa- (Financiera y Contable), en procura de Mantener

un Control permanente a:

✓ Pagos que se realizan a los contratistas por intermedio de la Fiduciaria Occidente.

✓ Contenido de los Informes presentados por los Supervisores e Interventores (obras- y contratación de servicios profesionales).

La Oficina de Control Interno realizó:

✓ Informe de Peticiones, Quejas, Sugerencias y Reclamos del primer semestre del año 2017.

✓ Informe II Seguimiento al Plan anticorrupción y Atención Ciudadana ✓ Informe del encargo Fiduciario No. 421670, primer, segundo y tercer trimestre de la vigencia 2017.

✓ Informes de Austeridad en el Gasto, segundo trimestre del 2017.

✓ Implementación de Autoevaluación de los procesos con su respectivo informe.

✓ Informe de Seguimiento y análisis de los resultados

✓ Diligenciamiento virtual de la Encuesta Meci Furag II vigencia 2017 implementada por el DAFP.

2.2 Auditoría Interna

La Oficina de Control Interno, en el período 12 de julio al 11 de noviembre de 2017, presentó a la Gerencia de la Entidad los siguientes trabajos:

✓ Verificación de cumplimiento de las Normas de Austeridad en el Gasto del segundo trimestre del 2017, seguimiento de las acciones realizadas

por la entidad.

✓ Seguimiento a los procedimientos realizados en pro de la transparencia, eficacia y celeridad de las actuaciones administrativas, del Informe de

Peticiones, Quejas, Sugerencias y Reclamos del primer semestre del año 2017

✓ Análisis realizado al encargo Fiduciario No. 421670, primer, segundo y tercer trimestre de 2017.

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✓ Seguimiento realizado por la OCI, al Plan de Mejoramiento Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial-Contable vigencia

2016, efectuada por la Contraloría Municipal.

✓ Auditorías y arqueos de Caja Menor.

✓ Informe de Seguimiento y verificación al Plan de Manejo de Riesgos de los Mapas de riesgos por procesos.

✓ Auditoria Interna de Gestión de Planeación Estratégica, vigencia 2017.

✓ Auditoría Interna de Gestión de Comunicaciones, vigencia 2017.

2.2.1. Auditoría Interna de Calidad

Durante el mes de junio de 2017 se desarrolló la Auditoria Interna de Calidad con el objetivo de verificar el cumplimiento de los requisitos de la norma

técnica de calidad de la gestión pública. De los once (11) procesos que integran el Sistema de gestión de la calidad del Sistema Integrado de

Transportes de Valledupar, quienes obtuvieron mayor porcentaje de conformidades como son 13 No conformidades y 11 observaciones.

Se evidencia apropiación y compromiso de parte de los responsables de los procesos, mediante el conocimiento y análisis del estado de las acciones

correctivas derivadas de los informes de Auditoría Interna de Calidad, propiciando orientaciones a los procesos y buscando soluciones efectivas a los

hallazgos encontrados en las auditorías. El Sistema ha realizado los ajustes necesarios para lograr la efectividad con los requisitos de las normas

NTCGP 1000:2009, establecidos para el proceso.

2.3. Auditoría Externa

✓ AGEI Modalidad Especial de los Estados Contables de la vigencia 2016 – Contraloría Municipal de Valledupar

✓ Auditoría Especial Estados Financieros Proyectos Recursos Créditos BIRF 8083-CO – Ministerio de Transporte – Umus

✓ Auditoria Externa de Certificación por ICONTEC.

2.3 Planes de Mejoramiento

✓ Plan de Mejoramiento Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial - Contable vigencia 2016, efectuada por la Contraloría

Municipal, se encuentra vigente y la Entidad está cumpliendo con las acciones de mejoramiento y envío de informes trimestrales a la Entidad

Auditora.

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✓ Acciones Correctivas derivadas de los Informes de Auditoría interna de Calidad, se evidenció completa disposición de los responsables de las

actividades del proceso de planeación para cambios, ajustes y adaptaciones en pro del mejoramiento continuo del sistema, se encuentran en un

100% cerradas.

3. Eje Transversal Información y Comunicación.

Desde el área de comunicaciones del ente gestor del Sistema Estratégico de Transporte Público de Valledupar, durante este período se realizaron diferentes actividades para promover y evidenciar ante la comunidad, las obras que se ejecutan para el funcionamiento del proyecto, el reconocimiento y posicionamiento del nombre SIVA S.A.S. El Sistema Integrado de Transportes de Valledupar cuenta con actividades de divulgación en radiodifusoras de diferentes zonas urbanas y rurales del Departamento, programas especializados, espacios en programas de televisión, publicación en periódicos, revistas, etc. Demostrando así la ejecución del Plan de medios que se convierte en una herramienta eficaz para la comunicación con los clientes, para que estos estén en contacto permanente con la entidad. Debido a la importancia que tiene para el ente gestor, que la comunidad entienda y tenga conocimiento sobre los avances del proyecto y los procesos llevados a cabo para la implementación de un sistema incluyente, digno y eficiente, Cada uno de los medios encargados de difundir las informaciones de SIVA S.A.S, cuenta con un número significativo de población que los consulta para permanecer actualizados y conocer el diario acontecer del Municipio de Valledupar y sus corregimientos. Para tener conocimiento sobre cuantos lectores y oyentes tuvieron la oportunidad de conocer los avances y actividades del ente gestor, hacemos un acercamiento de cada uno: 3.1. Comunicados y Boletines de Prensa:

Boletines de prensa y publicaciones en medios de comunicación:

Julio 16: Impulsan plan de protección del Centro Histórico • http://elpilon.com.co/impulsan-plan-proteccion-del-centro-historico/ • http://www.elpaisvallenato.com/2017/07/10/impulsan-plan-de-manejo-y-proteccion-del-centro-historico-de-valledupar/ Julio 17: Habilitado tráfico vehicular en Av. Fundación y 450 Años por significativos avances en su ejecución

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• https://www.midiario.co/valledupar/habilitado-trafico-vehicular-en-av-fundacion-y-450-anos-por-significativos-avances-en-su-ejecucion • http://elpilon.com.co/habilitan-trafico-vehicular-las-avenidas-fundacion-450-anos/ • https://www.maravillastereo.com/por-avances-significativos-habilitados-tramos-en-avenidas-fundacion-y-450-anos/ • http://atlinnovacion.com/habilitado-trafico-vehicular-av-fundacion-450-anos/ • http://www.rptnoticias.com/2017/07/habilitado-trafico-vehicular-avenidas-fundacion-450-anos/ • http://interpolitico.com/inicio/siva-habilita-trafico-vehicular-en-avenida-fundacion-y-450-anos-por-avances-de-la-obra-en-valledupar/ • http://www.noticias625.com/index.php/obras/3339-habilitado-trafico-vehicular-en-av-fundacion-y-450-anos-por-sig-nificativos-avances-en-su-

ejecucion Julio 21: Obras del SIVA bloquean acceso a conjunto residencial • http://elpilon.com.co/obras-del-siva-bloquean-acceso-conjunto-residencial/ Julio 30: El SIVA ahora le apuesta a la conservación del medio ambiente • http://www.cacicastereo.com/index.php?option=com_k2&view=item&id=11639:el-siva-ahora-le-apuesta-a-la-conservacion-del-medio-

ambiente&Itemid=560 Julio 31: Con ‘cerca viva’ en Megacolegio de los 450 Años, SIVA inicia campaña ambiental ‘Adopte un Árbol en su Familia’ • http://interpolitico.com/inicio/con-cerca-viva-en-megacolegio-de-los-450-anos-siva-inicia-campana-ambiental-adopte-un-arbol-en-su-familia/ • https://atlinnovacion.com/siva-inicia-campana-ambiental-adopte-arbol-familia/ Julio 31: El Siva, un depredador sin control • http://semanariolacalle.com/el-siva-un-depredador-sin-control/ Agosto 4: Actualización del Plan de Manejo de Tráfico PMT de la Avenida Fundación • Página web SIVA Agosto 11: Viceministro de Empleo y Pensiones se declaró un ‘soldado’ de la Alcaldía de Valledupar • http://elpilon.com.co/viceministro-empleo-pensiones-se-declaro-soldado-la-alcaldia-valledupar/ Agosto 12: TOP 5 de los “Elefantes Blancos” en el Departamento del Cesar

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• http://laotracara.co/recomendados/top-5-de-los-elefantes-blancos-en-el-departamento-del-cesar/ Agosto 15: Bus de Transvalle atropella a contratista del SIVA • https://tuperfil.net/bus-transvalle-atropella-contratista-del-siva/ Agosto 18: Cambios en el Plan de Manejo de Tráfico PMT de la Avenida Fundación • https://www.siva.gov.co/sala-de-prensa/boletines-de-prensa/89-cambios-en-el-plan-de-manejo-de-tráfico-de-la-avenida-fundación.html Agosto 22: Cinco obras en el Cesar que ya debían estar terminadas • http://elpilon.com.co/cinco-obras-cesar-ya-debian-estar-terminadas/ Septiembre 4: Las perlas de las obras Gnecco en Cesar (y la mano de JJ Vásquez allí) • http://lasillavacia.com/silla-caribe/las-perlas-de-las-obras-gnecco-en-cesar-y-la-mano-de-jj-vasquez-alli-62386 Septiembre 7: Avances en más del 60% en proyectos de Avenidas Fundación y 450 Años • http://atlinnovacion.com/avances-mas-del-60-proyectos-avenidas-fundacion-450-anos/ • https://www.midiario.co/valledupar/avances-en-mas-del-60-en-proyectos-de-avenidas-fundacion-y-450-anos • https://www.maravillastereo.com/en-mas-del-60-avanzan-avenidas-fundacion-y-450-anos/ • https://dblanoticia.com/2017/09/07/trabajos-en-avenidas-fundacion-y-450-esta-en-60/ • https://www.siva.gov.co/sala-de-prensa/boletines-de-prensa/90-avances-en-más-del-60-en-proyectos-de-avenidas-fundación-y-450-años.html Septiembre 18: Las obras del Siva en malas manos • http://semanariolacalle.com/las-obras-del-siva-en-malas-manos/ Septiembre 18: Es hora de enderezar el camino del SIVA • http://semanariolacalle.com/las-obras-del-siva-en-malas-manos/ Septiembre 18: El Canal de Panamá en Valledupar se ‘quedó chiquito’ • http://semanariolacalle.com/las-obras-del-siva-en-malas-manos/

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Septiembre 20: Contraloría General hará control excepcional a obras del canal de Panamá • http://elpilon.com.co/contraloria-general-hara-control-excepcional-obras-del-canal-panama/ Septiembre 21: Cambios en el Plan de Manejo de Tráfico PMT de la Avenida Fundación • https://www.siva.gov.co/sala-de-prensa/boletines-de-prensa/93-cambios-en-el-plan-de-manejo-de-tráfico-pmt-de-la-avenida-fundación.html Septiembre 25: Contraloría asume caso por obra inconclusa en Valledupar • https://www.elheraldo.co/cesar/contraloria-asume-caso-por-obra-inconclusa-en-valledupar-405855 Septiembre 26: ¿Sistema Estratégico de Transporte Público en Valledupar? • http://elpilon.com.co/sistema-estrategico-transporte-publico-valledupar/ • http://www.elpaisvallenato.com/2017/09/24/sistema-estrategico-de-transporte-publico-en-valledupar/ Septiembre 27: Asamblea del Cesar cuestiona proyecto para inversiones en Valledupar • http://elpilon.com.co/asamblea-del-cesar-cuestiona-proyecto-para-inversiones-en-valledupar/ Octubre 2;Así funciona la concesión de alumbrado público en Valledupar • http://elpilon.com.co/asi-funciona-la-concesion-alumbrado-publico-valledupar/ Octubre 6: Humedal de María Camila Sur se estaría contaminado por obra del SIVA • http://elpilon.com.co/humedal-de-maria-camila-sur-se-estaria-contaminado-por-obra-del-siva/ Octubre 9: El SIVA proyecta a Valledupar como una ciudad de clase mundial • http://elpilon.com.co/el-siva-proyecta-a-valledupar-como-una-ciudad-de-clase-mundial/ Octubre 21: Veedor ambiental de Valledupar fue exaltado por la Contraloría General • http://elpilon.com.co/veedor-ambiental-valledupar-fue-exaltado-la-contraloria-general/ Octubre 16: La gerente del Siva muestra la otra cara de la moneda

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• http://semanariolacalle.com/la-gerente-del-siva-muestra-la-otra-cara-de-la-moneda/ • http://es.calameo.com/read/0046347829b2c08fb4db6 Octubre 16: No hemos despilfarrado un solo peso: Katrizza Morelli • http://semanariolacalle.com/no-hemos-despilfarrado-un-solo-peso-katrizza-morelli/ • https://www.youtube.com/watch?v=zNIpiNSM0mg&feature=youtu.be Octubre 21: Enfrentamientos verbales entre líderes y contratistas del Siva por el Canal De Panamá • http://www.rptnoticias.com/2017/10/21/enfrentamientos-verbales-entre-lideres-y-contratistas-del-siva-por-el-canal-de-panama/ Octubre 24: “No es cierto que se esté maquillando el Canal de Panamá”: SIVA • http://elpilon.com.co/no-cierto-se-este-maquillando-canal-panama-siva/ Noviembre 5: Avance del 70% en la construcción de las obras en las avenidas 450 años y Fundación • http://www.rptnoticias.com/2017/11/05/avance-del-70-la-construccion-las-obras-las-avenidas-450-anos-fundacion/ • http://atlinnovacion.com/avance-del-70-la-construccion-las-obras-las-avenidas-450-anos-fundacion/ • https://www.siva.gov.co/sala-de-prensa/boletines-de-prensa/96-avance-del-70-en-la-construcción-de-las-obras-en-las-avenidas-450-años-y-

fundación.html • Diario Ajá y Qué (Físico) Noviembre 9: Así van las obras del sistema estratégico de transporte • http://elpilon.com.co/asi-van-las-obras-del-sistema-estrategico-transporte/

Redes Sociales Estado actual (noviembre 2017): Twitter 5.008 seguidores y 6.581 publicaciones. Instagram: 1.321 seguidores y 446 fotos y videos publicados. Facebook (fan page): 402 me gusta.

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3.3. Canales de Comunicación Interno y Externo

✓ En la página web se encuentra actualizada y disponible toda la información relacionada con el funcionamiento de la entidad: Planes de acción, Planes anticorrupción y sus respectivos seguimientos, los informes generados por la OCI, la información misional de la entidad, la información de los proyectos de infraestructura ejecutados, la normatividad local y nacional asociada al proyecto SETP, los decretos de utilidad pública generados por SIVA en el marco de ejecución de los proyectos, Link de Transparencia y Acceso a la Información Pública, acorde con los requerimientos de la ley 1712 de 2014 y los principios de transparencia e interacción del ciudadano que establece el programa de Gobierno en Línea.

✓ Canal Escrito Interno: El SIVA S.A.S., dispone de un consecutivo para toda la correspondencia que se produce en cada una de sus áreas y tiene centralizado el recibimiento de la misma.

✓ Grupo SIVA S.A.S.: Es uno de nuestros canales de comunicación interna, creado y controlado por la Gerencia con el objeto de establecer interacción entre funcionarios y contratistas de la entidad como clientes internos, con carácter informativo y legal, para difundir temas de carácter institucional.

✓ Se encuentra disponible la utilidad de correos electrónicos institucionales, se emitió una directriz gerencial para el uso obligatorio de todas las

comunicaciones proferidas por los funcionarios de la entidad y se adoptó el SIAU para tales fines; además, coadyuvamos en ahorro de papel,

que se traduce en economía para nuestra entidad y buenas prácticas para con el medio ambiente.

✓ Se habilitó un módulo de PQRS para que el ciudadano, tramite las: Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias a través de la página web; en igual

forma este tipo de comunicaciones puede ser recibida vía correo y/o en forma personal en las Oficinas de la Empresa.

✓ Mediante Resolución 139 del 23 de agosto de 2017 se reglamenta el trámite interno de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias del Sistema Integrado de Transporte de Valledupar SIVA S.A.S.

✓ Canal Presencial: Permanentemente la Gerente y contratistas del Ente, se desplazan a los barrios de Influencia del Proyecto SETP; con el

objetivo de verificar el avance de las obras, y el de recibir las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, que presentan los usuarios.

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3.4. Actividades de Socialización del Proyecto.

El Sistema Integrado de Transporte Público de la ciudad de Valledupar, en este período realizó una serie de socializaciones con las comunidades

beneficiadas del proyecto, con el fin de conocer las inquietudes, avances, sugerencias y peticiones por cada uno de los habitantes de determinadas

comunidades, para tal efecto se realizan obras en diferentes comunas de la ciudad de Valledupar:

Durante el periodo comprendido entre el 12 de julio a noviembre 10 del 2017, desde el área social del ente gestor del proyecto Sistema Estratégico de Transporte Público de la ciudad de Valledupar – SETP, se han venido realizando importantes actividades de cara a los impactos generados por los proyectos que en la actualidad desarrolla la empresa y los proyectos por iniciar su ejecución como lo son: Av. Fundación, Av. 450 años, canal de panamá y próxima a iniciar construcción la carrera 27:

1. Proyecto Av. Fundación

❖ Participación en aproximadamente 8 comités socioambientales del proyecto, para al control y seguimiento de lo contemplado en el PMA.

(plan de manejo ambiental), el cual dedica el componente B de este a programas sociales de cara a la mitigar los impactos causados

por las obras en sus comunidades aledañas.

❖ Realización de 8 socializaciones de avance y desarrollo de la obra los barrios de influencia directa de la obra.

❖ Seguimiento aproximadamente 22 PQR, de la comunidad con inconformidades del proyecto, donde se puede destacar peticiones por

accesos vehiculares, escombros y daños en la propiedad privada.

❖ Se realizo en compañía de la oficina asesora de planeación municipal, recorrido de verificación para accesos vehiculares de esta avenida

en conjunto con contratista e interventoría del proyecto.

❖ Acompañamiento al área de gestión ambiental para el proceso de siembra de nuevos árboles del proyecto en la av. Fundación.

❖ 30 recorridos de obra para verificar condiciones sociales de las misma, para mantener constate comunicación y contacto con la

comunidad impactada.

❖ Participación en 3 COAC (comité de orientación y atención al ciudadano), del proyecto.

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2. Proyecto Av. 450 años.

❖ Participación en aproximadamente 8 comités socioambientales del proyecto, de cara a salvaguardar los intereses plasmados en el PMA

de la obra.

❖ Seguimiento y acompañamiento a la mesa de trabajo ambiental en el humedal de María Camila sur.

❖ Seguimiento aproximadamente 16 PQR, de la comunidad con inconformidades del proyecto (destacando que dentro de las reiterativas

se presentan por daños en manjoles y posibilidad de inundación por afectaciones de obra).

❖ Acompañamiento al área ambiental de cara al componente arbóreo (retiro, siembra, trasplante y permanencia), en los colegios y áreas

de influencia del proyecto.

❖ 20 recorridos de obra para verificar condiciones sociales de las misma.

❖ Participación en 2 COAC, del proyecto.

❖ Acompañamiento social permanente a la comunidad de cara a daños o algunas insatisfacciones causadas por la obra.

3. Proyecto Canal de Panamá.

❖ Acompañamiento a 2 socializaciones para el inicio del proceso de reparación del canal.

❖ Seguimiento a las actividades de carácter social realizadas por parte del contratista.

❖ Seguimiento a las PQRS presentadas por parte de la comunidad.

❖ Recorrido para identificación de lugares para siembras de árboles por reposición por parte del contratista en el área de influencia directa

del proyecto.

❖ Levantamiento de posibles beneficiarias de tallares navideños como parte del proceso de responsabilidad social del ente gestor con la

comunidad del área de influencia directa del proyecto canal de panamá.

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Recomendaciones:

✓ Aumentar el grado de satisfacción de los usuarios basados en los resultados de las encuestas de satisfacción, con su respectiva verificación. ✓ Continuar con el Plan de Mejora que permita medir el cumplimiento de los resultados esperados para el avance continuo de los procesos.

Anexo: 25 folios