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SISTEMA INTEGRAL DE CONTROL DE AUDITORÍAS –SICA-

Versión 1.0

Fecha:11/09/2012

MÓDULOS DE PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE TRABAJO

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Elaboró: Gladys Rubiela Rodríguez Martínez – Grupo Operativo SICA

SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE AUDITORÍAS

–SICA-

INSTRUCTIVO MÓDULOS DE

PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN Y

ASIGNACIÓN DE TRABAJO.


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1. OBJETIVO GENERAL Presentar las diferentes actividades requeridas para generar un PGA en un período determinado.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Capacitar a los funcionarios designados para realizar las actividades de Planificación y Programación y Asignación de Actividades con el fin de:

• Participen y Ejecuten las diferentes actividades del piloto en cada dependencia

• Se conviertan en formadores y multiplicadores del conocimiento en SICA en cada dependencia

• Participen y ejecuten las actividades propias del proceso de implementación total del SICA en la CGR.

Realizar ejercicio práctico del proceso de Planificación y Programación y Asignación de Actividades en un ambiente de pruebas.

3. MATERIAL DE SOPORTE:

Presentación SICA Instructivo Taller Planificación y programación y Asignación de Trabajo

4. LINEAMIENTOS DEL TALLER:

a. Roles

El módulo de Planificación y Programación y Asignación de Actividades del

SICA, principalmente involucra dos tipos de usuarios, Ejecutivo de Auditoría,

quienes crean y aprueban las matrices para cada una de las Dependencias y el

Analista de Unidades, quienes ingresan la información de indicadores y de

Matrices de Riesgo.

Para efecto del ejercicio se debe disponer de una dependencia previamente

configurada en el sistema con sus usuarios y entidades.


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5. INSTRUCTIVO

5.1 Módulo de Planificación y Programación

Funcionalidad Desplegada para el Analista: Como se puede observar, dentro de las

opciones desplegadas no se presenta la funcionalidad para crear Prioridades

Nacionales ni Prioridades UCE, éstas sólo se despliegan para el usuario con rol

Ejecutivo de Auditoría.


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a. Carga de Indicadores:

Rol: Analista Unidades

Pasos:

1. Ingresar al Sistema 2. Poner UCE en sesión. 3. Acceder a la Funcionalidad “Carga Indicadores” 4. Descargar Plantilla: Guardarla en el computador para diligenciarla. 5. Diligenciar la Plantilla 6. Cargar la Plantilla en el Sistema accediendo nuevamente a la funcionalidad

“Carga Indicadores” y seleccionando la opción “Cargar Excel”. 7. Revisar la información cargada.

Rol: Ejecutivo de Auditoría

1. Ingresar al Sistema 2. Poner UCE en sesión. 3. Aprobar la información cargada ingresando a la funcionalidad “Carga

Indicadores” opción “Aprobar”. Una vez aprobado el cargue, el sistema refleja esta acción en estado “Cerrado” y no se podrá modificar.

b. Crear Matriz de Importancia Relativa –MIR-


Pasos:

1. Ingresar al Sistema 2. Poner UCE en sesión. 3. Consultar la Cobertura de la UCE a través de la funcionalidad “Reporte

Cobertura”. Esta consulta permitirá identificar los Sujetos y Puntos configurados en la UCE, sobre los cuales se debió realizar carga de información de indicadores.

4. Acceder a la funcionalidad “Matriz importancia relativa” opción “Crear MIR”

5. El sistema desplegará pantalla en la que se debe seleccionar el tipo de MIR y la fecha de Planificación (Año)

6. El sistema desplegará el listado de Sujetos y Puntos de la UCE puesta en sesión, asociados a la MIR.

7. El usuario ingresará un nombre y una descripción para la matriz y seleccionará la opción “Crear matriz”

8. Una vez creada la matriz, el sistema presentara las opciones Actualizar servicios (Entidades), Asociar Indicadores y Cambiar Estado.

9. Se explorará la funcionalidad y particularmente se seleccionará la funcionalidad que permite Asociar Indicadores.

10. El Ejecutivo Auditoría deberá seleccionar los indicadores que le aplican a los Entidades de la matriz tomando como base los datos cargados.

11. Una vez seleccionados los indicadores se revisará la información cargada


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para cada indicador en cada Entidad a través de la opción “Ver parámetros”

Rol: Ejecutivo de Auditoría y Analista Unidades

12. Los participantes Consultarán la Matriz de Importancia Relativa creada, pero que aún no se encuentra cerrada, a través de la funcionalidad “Buscar Matriz Importancia Relativa”. El sistema presentará la matriz con los datos calculados de la Importancia Relativa de cada Sujeto/Punto.

13. Los participantes accederán a las funcionalidades Listar Perspectivas y Buscar Indicadores, las cuales presentan información previamente configurada en el sistema.


14. El participante con el rol Ejecutivo de Auditoría accederá a la opción “Cambiar a Construída” para dejar en firme la matriz. Una vez se selecciona esta opción, no se podrán realizar cambios en la matriz.

c. Crear Matriz de Control


Pasos:

1. Ahora, el Comité UCE debe crear la Matriz de Control para la UCE, ingresando nombre y descripción y el estado que debe ser “Borrador”.

2. El sistema despliega el conjunto de entidades a planificar para cada tipo de MIR.

3. La matriz se debe “Guardar”. 4. El sistema indica que la Matriz de Control ha sido creada. 5. Luego se reflejan las entidades indicando el responsable de su control, por

defecto es CGR. 6. El sistema permite cambiar el responsable del control (Por Ejemplo

Contralorías Territoriales). Para efectos del piloto todas las Entidades harán parte de la matriz de control, es decir, no se cambiará el responsable del control

Nota: El cambio de responsable indica que en la entidad seleccionada, el

responsable del control ya NO es la CGR por lo tanto no se refleja en las

instancias posteriores de la planificación.


7. Consultar Matriz de Control a través de la funcionalidad “Buscar Matriz de Control”



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8. Para concluir esta etapa, este usuario debe pasar la matriz a Construida, a través de la funcionalidad “Cambiar Estado”.

Nota: Una vez que se cambia el estado, no es posible modificar los responsables

del control


9. Buscar nuevamente la matriz, y verificar el cambio de estado de la matriz.

d. Crear Matriz de Riesgo

Rol: Analista Unidades

Pasos:

Acceder a Módulo de Ejecución – Opción Transversal – Funcionalidad Configurar

Matriz de Riesgo.

En esta funcionalidad se crea el catálogo de matrices de riesgo y se dejan

disponibles para incorporarse a un proceso de planificación y programación. Se

realiza para cada Entidad.


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1. Configurar: Con esta funcionalidad se crea la estructura de Macroprocesos, Procesos y Factores de Riesgo para cada Entidad.

2. Ver Configuración: Permite ir revisando el proceso de configuración. Si el sistema presenta campos en color rojo es porque falta configurar elementos de la matriz.

3. Crear MR: Funcionalidad para crear las matrices una vez se han configurado completamente.

4. Actualizar FR: Permite configurar los ponderadores de cada uno de los elementos de la matriz (Macroprocesos, Procesos y Factores de riesgo). Una vez configurados los ponderadores el sistema permite cargar los niveles de riesgo para cada factor de riesgo. Una vez ingresados los niveles de riesgo el sistema calcula el nivel de riesgo para los procesos y macroprocesos automáticamente. Cuando se tienen configurados todos los elementos del Sistema se Calcula y Habilita la MR, esta acción permitirá dejar en estado construida la matriz de riesgo. En caso de que el sistema no genere confirmación de la creación y disponibilidad de la matriz para el proceso de Planificación y programación, debe revisar porque ello indica que faltan configuraciones en el sistema.

5. Ver MR: Es una funcionalidad que en cualquier momento puede utilizar. Le permite ir revisando el proceso de asignación de ponderadores y calificación de niveles de riesgo para los factores. Permite verificar que la suma de los ponderadores de los macroprocesos sea 100, de la misma manera los procesos de cada macroproceso y finalmente los factores de riesgo de cada proceso.

6. Auditoría MR: Permite ver la trazabilidad de las acciones que se han realizado sobre la matriz.

7. Eliminar Matriz: Funcionalidad que permite eliminar la matriz que se está configurando.

Una vez creadas las matrices de riesgo en el catálogo, el usuario accede al

módulo de Planificación y Programación – Opción Matriz de Riesgo

1. Configurar los parámetros solicitados por el sistema: Período y Tipo de MIR 2. El sistema desplegará las Entidades asignadas a la Dependencia 3. Por cada Entidad el usuario selecciona la opción Crear MR. Con esta acción

el sistema “clona” la información de la matriz que exista en el sistema, creando una MR para el proceso de planificación.

4. Creadas todas las MR para las entidades es posible revisar su información a 5. través de la funcionalidad “Buscar Matriz de Riesgo” 6. Se despliega la información, señalando el nivel de riesgo para cada entidad,

con la posibilidad de consultar la matriz de riesgo.

e. Generar Ranking

Rol: Ejecutivo de Auditoría y Analista Unidad

Pasos:

1. Una vez creada la MR, es posible Visualizar el Ranking


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2. El sistema entrega un ranking por tipo de MIR, señalando la prioridad para la Programación de esas entidades. Esto se calcula por la combinación entre la Importancia relativa y el Nivel de riesgo de la matriz.

3. Cuando se “Consolida el Ranking”, se genera un ranking único de entidades de la UCE de acuerdo a su prioridad clasificándolas en alto, medio y bajo.

4. Existe la posibilidad de cambiar el orden de prioridad, siempre y cuando se respete el nivel asignado, es decir se puede ordenar entre los altos, los medios y los bajos (un medio no puede situarse encima de un alto).

5. A este ranking se puede asignar las prioridades UCE o Prioridades Nacionales,, que corresponden a programas o proyectos de interés de la UCE o de la Alta Dirección, que no se comportan como Sujeto o Punto y que por lo tanto no están incluídos en el ranking generado hasta este punto. Esta funcionalidad está disponible únicamente para los usuarios con un Súper rol.

6. Una vez que se ha trabajado el ranking, se debe “Cerrar el consolidado”, acción disponible para el rol Súper rol.

7. Cerrado el ranking, ya no es posible generar modificaciones. 8. En este submenú, también es posible consultar un reporte del ranking.

f. Generar Matriz de Planeación y Programación PLPR


1. Para iniciar las tareas de Programación, en primer lugar se debe “Generarla matriz PLPR”, esta funcionalidad refleja las prioridades nacionales y el ranking definido por la UCE, para indicar cuales de ellas serán finalmente programadas (de acuerdo a los recursos disponibles).

2. Para programar estas entidades, se debe ingresar a consultar matriz planificación y programación. En la ventana superior, aparece el detalle de las prioridades nacionales ingresadas. A través de la funcionalidad “Ver Prioridad” es posible conocer el detalle de la prioridad.

3. La funcionalidad “Ver detalle prioridad” permite ingresar la información que se requiera para la prioridad seleccionada.

4. En primer lugar, se debe caracterizar la prioridad. Se ingresa la materia a auditar y la descripción. Luego se debe “Guardar”

5. Después se ingresa el “Detalle de la Auditoría” En primer lugar se ingresa el objetivo de la auditoría. Se ingresa el objetivo de auditoria, fecha de inicio, fecha de fin, tipo de auditoria y metodología.

6. Ingresado el objetivo, se debe crear el equipo de la auditoria. Primero se debe “Agregar” los integrantes. El sistema despliega una ventana donde es posible ingresar el personal de la UCE.

7. Al seleccionar uno de ellos se debe ingresar el rol que tendrá ene l equipo, su porcentaje de participación y la cantidad de horas.

8. Esta tarea se repite, hasta completar todo el equipo de la auditoria. Esta información puede ser ajustada posteriormente en el módulo de Ejecución y Seguimiento a la Auditoría.

9. Verificar la información ingresada con la funcionalidad “Visualizar Equipo”. 10. Para revisar la cantidad de horas disponibles seleccione la funcionalidad “Ver

Plan 11. Operativo” El sistema despliega un reporte con el detalle de las horas utilizadas y

disponibles. Junto con el reporte es posible generar un reporte particular para cada entidad planificada. También es posible generar un reporte con la información del equipo de auditoria.

12. El sistema detalla las entidades planificadas, permitiendo caracterizar una


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auditoria, agregar una nueva, ver el detalle y eliminar una auditoria ingresada. 13. Al caracterizar una auditoria, se reflejan los macroprocesos de la entidad, se

debe ingresar la materia a auditar y la descripción. 14. El procedimiento a seguir es idéntico al de la configuración de las prioridades

nacionales, ingresando el objetivo y creando el equipo. 15. Al “Agregar nueva auditoria” ésta debe caracterizase inmediatamente, siguiendo

el proceso indicado. También es posible ver el cronograma de la auditoria. 16. Una vez programadas las auditorias de acuerdo a la cantidad de horas

asignadas por UCE, se debe enviar dicha propuesta de planificación para aprobación del Comité Corporativo. Una vez enviado a aprobación ya no se pueden introducir modificaciones.

17. El submenú respectivo, también permite generar un reporte con el uso de los recursos de la UCE.

18. Una vez que se han programado las auditorías, esta tarea debe ser enviada para la aprobación del Comité Corporativo, cambiando el estado a “En Revisión”.


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ANEXO – DIAGRAMA PROCESO PALNIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓN Y

ASIGNACIÓN DE TRABAJO


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