Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013 Mejoramiento de Procesos MBA Caniggia, Norberto Presentador: Errecalde, Esteban

Sistemas Administrativos – 1er Cuatrimestre 2013

Mejoramientode

Procesos

MBA Caniggia, Norberto

Presentador: Errecalde, Esteban


Índice

Definición Conceptual del Mejoramiento de Procesos.

Factores del Mejoramiento de Procesos. Fases del Mejoramiento.

Consecuencias.

Conclusiones.


Mejoramiento de Procesos.

Un proceso es una secuencia repetitiva de actividades que los miembros de una Organización realizan a diario para generar una “salida” en base a una entrada de información, insumos, conocimiento, etc.

¿A qué llamamos “Proceso”?

Entrada SalidaProceso



Generación de un producto Semi-elaborado

Ejemplos de Procesos:

Tomar una llamada telefónica

Definir un plan

Asignar los recursos a un proyecto

Tomar un créditoValidar la viabilidad de una alternativa

Contactarse con un cliente.

Abastecimiento de materias primas.Abastecimiento de materias primas.

Llevar a cabo una reunión de status.


Cargar un dato en un sistema integral

Realizar un pedido a un proveedor

Contratar a un empleado

Pagar los impuestos

Definir la periodicidad de las cobranzas de una empresa

Realizar una carga batch

La Seguridad de una Organización

Presupuestar un proyecto.

Pasos de implementación de un sistema en producción.

Definir el ascenso de un empleado

Dar Feedback a un empleadoCoordinar la entrega de

un producto a un cliente.




Mejoramiento de Procesos

Llamamos “Mejoramiento de procesos” al método sistemático que tiene como finalidad realizar avances significativos en la manera en que los procesos de una Organización se ejecutan actualmente.Objetivos Finales

Eficiencia Reducción de Costos.

Potenciar las Ventas.

Política Organizacional


Índice



Consecuencias.

Conclusiones.



Factores que llevan al Mejoramiento de ProcesosExisten dos factores principales involucrados en el mejoramiento de los procesos:

El Cliente: A través del reclamo de precios bajos

A través de una rápida entrega

A través de una mejor atención

Solicitando un mayor nivel de calidad

Otros…

Políticas Legales y del Medio Ambiente



¿Cómo sabe una empresa que tiene que “Mejorar”?La palabra clave para responder esta pregunta es DIAGNÓSTICO.

El diagnóstico es el momento cero de un proceso de mejora. Permite identificar cuáles son los procesos que generan productos cuyo cumplimiento presenta una brecha con las expectativas del cliente (interno y externo).


Índice



Consecuencias.

Conclusiones.



Diagnóstico y Análisis

Relevamiento y Diagnóstico de las tareas que se ejecutan en un proceso a través del análisis de las entradas y las salidas del mismo.

Comparación entre Expectativas de los clientes (internos o externos) con la salida generada en el proceso.

Análisis del comportamiento de las entadas del proceso, tales como los recursos asignados y su comportamiento a lo largo de los últimos meses.

Relevamiento de las tareas que se efectúan para ejecutar el proceso. Permite obtener un estimado de potenciales mejoras y rendimientos.



Diagnóstico y Análisis: Fedex

Se relevó el tiempo de cumplimiento de entrega de paquetes a destinos que se encuentran entre 400 y 600 kilómetros de distancia.



Diagnóstico y Análisis: Fedex

Relevamiento de expectativas de los clientes: 3 días, 2 horas en promedio.

Brecha existente: 8 horas.



Organización

Se detectó el proceso a mejorar y se comienzan a definir los parámetros de trabajo en el marco de un proyecto.

Asignación de Responsables y tareas a cumplir por cada uno de los miembros.

Determinar los parámetros de control a ser aplicados una vez que la mejora se haya implementado.

Definición del alcance de la mejora.

Cálculo de ROI

Metas de mejora fijadas en tiempo y con valores reales Reportes a generar



Organización

Responsable de área de logística como líder del proyecto.

Metas fijadas:

Reducción del tiempo de entrega en un 5% para los primeros 6 meses.

Reducción del tiempo de entrega en un 15% para los primeros 12 meses.

Reducción a 3 horas promedio para Diciembre 2014.

ROI: 14% Para los primeros 4 años.

Reportes a Generar:

Matriz de costos e ingresos / ahorros estimados.

Gráfica de cumplimiento promedio desde 2008 a la fecha de 5 meses posteriores a la implementación.



Interiorización del Proceso

Las tareas de Organización ya se encuentran definidas, al igual que los parámetros de control a ejecutarse luego de la implementación.

Se efectúa un relevamiento detallado de las tareas coordinadas que conforman el proceso a mejorar.

Se efectúa la documentación de las tareas actuales, determinando los resultados obtenidos y los recursos utilizados (entradas del proceso).

Requiere el involucramiento de todas las personas que realizan las tareas diarias y que tienen conocimiento sobre su ejecución.




Especificar las etapas del proceso.

Etiquetado y despacho de productos: 15 personas involucradas. Tiempo promedio por paquete, 3 horas.

Transporte hacia Empresas Tercerizadas para recorridas entre 400 y 600 kilómetros:

Proveedor PLUSMAR: Tiempo de entrega 2 días y 3 horas.

Proveedor VIA BARILOCHE: Tiempo de entrega 2 días y 5 horas.

Proveedor ÑANDÚ: Tiempo de entrega 2 días y 1 hora.

Logística desde la casa central de Fedex hacia los destinos particulares: 1 día y 2 horas.

Etiquetado y Distrib.

Transporte Tercerizado

Entrega a Domicilio.




Especificar las etapas del proceso.

Etiquetado y despacho de productos: 15 personas involucradas. Tiempo promedio por paquete, 3 horas.

Transporte hacia Empresas Tercerizadas para recorridas entre 400 y 600 kilómetros:

Proveedor PLUSMAR: Tiempo de entrega 2 días y 3 horas.

Proveedor VIA BARILOCHE: Tiempo de entrega 2 días y 5 horas.

Proveedor ÑANDÚ: Tiempo de entrega 2 días y 1 hora.

Logística desde la casa central de Fedex hacia los destinos particulares: 1 día y 2 horas. 8 personas involucradas






Modernización

Tiene lugar una vez que se detectan las tareas a mejorar o reemplazar.

Abarca todos aquellos cambios que se llevan a cabo para reemplazar una tarea considerada como “No Eficiente” por la o las tareas que permitirán reducir los tiempos o los costos de un procesamiento.

Es en esta etapa cuando se presentan los casos con mayor resistencia ya que se vuelve realidad el hecho de que la Organización se encuentra en un proceso de cambio.

Requiere el compromiso de las personas involucradas para llevar adelante los cambios y cambiar las costumbres y comportamientos vigentes.



Modernización




Recepción y validación de

productos

Repartición de productos para los

destinos de la ciudad

Diagrama de mapas de entregas

Logística de entrega de productos

3 horas 3 horas 2 horas 18 horas



Modernización

Recepción y validación de

productos

Repartición de productos para los

destinos de la ciudad

Diagrama de mapas de entregas

Logística de entrega de productos

3 horas 3 horas 2 horas 18 horas

Implementación de Sistema

de código de Barras

1 horaPersonal: Reducción de 4 a 2 personas

Estandarización de Diagramas y Mapas

de Distribución

1 horaPersonal: Reducción de 2 a 1 persona

Estrategia de Premios por

Cumplimiento

11 horas

Personal: 2 personas



Medición y Control de la Mejora

Esta etapa tiene lugar cuando ya el proceso de ha implementado y se encuentra “Productivo”.

Durante este proceso, se analizan los resultados obtenidos a través de la generación de reportes y de medidores que relevan la performance del proceso con las modernizaciones implementadas.

Se pueden tomar medidas correctivas en el caso de que los resultados no reflejen los productos de salida esperados.

Se analiza la viabilidad del proyecto a través de la comparación entre lo planificado y lo efectivamente logrado.




Resultados luego de la implementación

Reducción del tiempo de entrega: 1 hora, 15 minutos (4%), Mayo 2013




Resultados luego de la implementación

Resultados de reducción esperados para Junio, 2013: 5,00%.




Concepto Costos Concepto Ingresos / AhorroPersonal de Análisis U$S 500,000 Ahorro anual en concepto de sueldos U$S 200,000Mejoras de Re-diseño U$S 733,000 Reducción de costos por no entregar U$S 150,000

Despidos de personal U$S 320,000incremento estimado de ganancias por mayor cumplimiento U$S 450,000

Gastos de mantenimiento anual de nuevas maquinarias U$S 70,000 Reducción de mermas y re-procesos U$S 30,000TOTAL U$S 1,123,000 TOTAL U$S 630,000

ROI obtenido en el primer año de trabajo: -43,00% aproximadamente.

ROI esperado: 14% en los primeros 5 años.




¿FUE EL PROYECTO UN ÉXITO DE ACUERDO A LO PLANIFICADO?

NO SÉ



Mejora Continua

Esta etapa consiste en continuar el desarrollo permanente de los procesos internos.

Se hace uso del Benchmarking, en donde la empresa toma del mercado las mejores prácticas existentes y las implementa en sus procesos internos.

Se vuelve una filosofía organizacional con el objetivo de cumplir las crecientes demandas de los clientes y mantener la competitividad en el mercado..

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