Sistemas de clasificacin

Existen distintos mtodos de clasificacin estandarizada (norma AENOR) que nos permitir clasificar el archivo de una forma correcta, ya que la norma aplica un criterio claro para cada caso, aun dndose una casustica distinta.Los distintos mtodos de clasificacin se debern adaptar a las caractersticas del archivo, a la forma de trabajo o a la poltica de empresa. Pasemos a detallar los distintos sistemas empleados, dando una muestra de las normas a aplicar en cada caso, no obstante, si fuese a trabajar con una gran cantidad de documentos, le recomendamos que busque informacin relativa a la norma AENOR para poder aplicarla con mayor criterio ante casos complejos de clasificar.Sistema alfabticoEl sistema alfabtico permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa sta.Para la utilizacin de este mtodo ser necesario determinar una palabra principal u ordenatriz que ser la que defina el criterio de ordenacin, por ejemplo, el primer apellido, el tema, etc.

Pero existen excepciones que podran complicar la clasificacin, para ello, se debern tener en cuenta las siguientes normas aplicadas a estas excepciones: Si vamos a clasificar personas atendiendo a su primer apellido y ste es el mismo en las dos, se usar el segundo apellido como elemento clasificatorio. Es posible encontrar personas con ambos apellidos idnticos, si se diera esa circunstancia, usaramos el nombre como palabra ordenatriz. Si las dos personas tuviesen el mismo nombre y los mismos apellidos, se deber usar una palabra ordenatriz distinta para su clasificacin, como por ejemplo, la poblacin o la calle de residencia de cada una de ellas. Cuando los apellidos son compuestos, por ejemplo,Maria del Mar Carrero Lpez-Serrano, se considerarn los apellidos por separado, es decir, como si la persona tuviese tres apellidos en lugar de dos. Tampoco se tendrn en cuenta a efectos de clasificacin las partculas:de,la,eley, como por ejemplo:Julin de Heras Fernndez. A todos los efectos de clasificacin ser considerado comoJulin Heras Fernndez. Cuando se trata de clasificar nombres de empresas, la norma es elegir como palabra ordenatriz el primero de los sustantivos que contenga el nombre completo de la empresa, seguidamente, se indicarn el resto de los trminos separados mediante una coma, por ejemplo,RMG Industrial, se clasificar comoRMG, Industrial. Otro ejemplo de clasificacin podra ser: El Corte Ingls, S.A. se clasificara comoCorte Ingles El, S.A. Si el nombre de la empresa contiene un nombre propio o una zona geogrfica determinada, por ejemplo,Manuel Mantn, S.L.oPersianas Arganda, S.A.se clasificar el documento por el nombre propio o por el nombre de la zona geogrfica, es decir,Mantn Manuel, S.L.yArganda Persianas, S.A. Existen nombres de empresas que empiezan por palabras como:Sobrinos,Herederos,Hijos,Sociedad,Compaa,Almacn, etc., o abreviaturas o partculas comode,el,Ca.,S.A., etc. La norma es no considerarlas a efectos de clasificacin. Cuando el nombre de la empresa est formado por nombre propios, por ejemplo:Garca Carrin, S.A.el criterio de clasificacin ser idntico que el usado para personas. Si vamos a clasificar Organismos Oficiales, usaremos para su clasificacin su denominacin general. Por ejemplo:

Las empresas con nombre abreviados, se clasificarn segn su nombre completo, salvo aquellas cuya abreviatura sea conocida internacionalmente, por ejemplo:

Cuando el nombre de una empresa comience por un artculo, ste no se tendr en cuenta a efectos de clasificacin.

Sistema geogrficoEste sistema se basa en la clasificacin de documento segn el lugar por el que stos se encuentren relacionados, por ejemplo, las facturas de clientes por la ciudad donde stos se encuentran ubicados.La clasificacin podr disponerse en varios niveles: Pas -->Comunidad Autnoma/Estado -->Provincia-->Localidad-->Direccin-->Personas.Este sistema permite su utilizacin con el sistema anterior (alfabtico-geogrfico), de tal forma que podemos clasificar un documento por su procedencia geogrfica y su ttulo por el sistema alfabtico, as por ejemplo una posible clasificacin para Espaa sera la siguiente:Castilla Len -->vila-->El tiemblo -->Daz, Forjados, S.A.Castilla la Mancha --> Madrid -->Arganda del Rey -->Alfaro Aluminios, S.L.Es evidente que aquellas empresas que trabajen con documentacin y que esta sea susceptible de poderse clasificar por zonas geogrficas, este sistema aportar dinamismo y facilidad a la hora de clasificar y localizar informacin, si a esto unimos la aportacin de la clasificacin alfabtica, dispondremos de un sistema combinado fcil de usar. Pero este sistema tiene como principal inconveniente que debemos recordar las distintas zonas geogrficas, si stas representan una gran cantidad, deberemos disponer de una base de datos auxiliar para su gestin.Sistema de materias/asuntos/sistemticosMediante este sistema podremos clasificar atendiendo a los distintos asuntos, materias o temas, de tal manera que aquellos documentos que tengan relacin con el mismo asunto llevarn la misma clasificacin. Como es lgico, podra haber varios documentos en una misma carpeta por asunto, para ello, lo que se suele hacer es realizar subdivisiones de asuntos hasta llegar a clasificar por mtodos alfabticos, numricos, etc.Un ejemplo de clasificacin para una empresa de viajes podra ser la siguiente:Viajes-->Canad -->De negocios -->Daz Martn, Rafael -->Fernndez Gmez, GerardoEl asunto principal sera Viajes, a su vez ste podr tener distintos subdivisiones: Canad, Reino Unido, Francia, etc., al final de la clasificacin tendremos a las personas ordenadas segn el criterio alfabtico.Ahora pensemos en empresas como gestaras, este sistema resultara muy cmodo a la hora de clasificar ya que podramos iniciar la clasificacin a tenor de los asuntos que se manejen: comunidades, empresas, litigios, Hacienda, etc. A su vez subclasificariamos las veces que fuese necesaria hasta conseguir nuestro propsito.Sistema numricoPermite clasificar documentos asignando a stos un nmero correlativo de n cifras, para ello, cada documento deber llevar una ficha informativa donde se refleje el contenido del expediente. Podrn utilizarse colores, ndices auxiliares u otros elementos que faciliten la clasificacin.

Este sistema tiene una ventaja sobre el resto de ellos y es la posibilidad de archivar de forma ilimitada, ya que disponemos de infinitos nmeros. Como inconveniente destacaremos que siempre se deber disponer y consultar un ndice auxiliar que nos informe qu corresponde a cada nmero.Sistema cronolgicoMediante este sistema podemos clasificar los documentos en funcin de la fecha (emisin, expedicin), ubicando stos en orden cronolgico. Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores, que suelen archivarse en carpetas por aos y de forma cronolgica. Como inconveniente, este sistema obliga a conocer la fecha del documento para su localizacin.Sistema decimalMediante este sistema se realizan 10 grupos y a cada uno de ellos se le asignar un nmero del 0 al 9.Adems, cada uno de los grupos podr subdividirse en otros 10 ms, representndose cada uno de ellos mediante un nmero de dos cifras; la primera siempre nos indicar el grupo inicial al que pertenece.A su vez, cada uno de los grupos de segundo nivel podr subdividirse en otro de tercer nivel, de esta manera, el nmero ahora contendr tres dgitos: el primero identificar al primer grupo, el segundo al segundo grupo y el tercero ser un nmero comprendido entre 0 y 9.De la misma manera se podran realizar tantas clasificaciones y subclasificacaciones como sean necesarias.Este sistema permite la clasificacin y el archivo de grandes cantidades de documentos, se suele usar en, por ejemplo, bibliotecas, aseguradoras, etc.Veamos un ejemplo de clasificacin de una agencia de viajes:GRUPO 11. Viajes Nacionales.1. Viajes al Extranjero.1. Viajes de Empresa.El grupo 1 podra subdividirse en un subgrupo 1, quedando de la siguiente forma:1. Costa.1. Interior.1. Montaa.Si subdividimos el subgrupo 1.1 lo podramos clasificar en: 110. Norte. 111. Este. 112. OesteEs decir, el cdigo 110. Representara la documentacin relativa a: Viajes Nacionales --> Costa --> Norte.La ventaja principal de este sistema radica en que sta podr ser ilimitada, por el contrario, debemos disponer de un archivo auxiliar con la identificacin de texto asociada a cada valor numrico.