SISTEMAS DE INFORMACIÓN

MAYOR INFORMACIÓN RELEVANTE < JUICIO INTUITIVO

Prof.: Fernando Espinosa F.

El acceso rápido y eficiente a una información confiable y precisa permite adoptar una posición adecuada a la hora de tomar una decisión para solucionar un problema con un menor costo.

Esto sólo es posible si se ha realizado previamente un proceso de análisis de la información, en el cual se haya adicionado un conjunto de valores pertinentes a partir del trabajo intenso que realizan especialistas.

En otras palabras, se trata de crear, preparar e implementar productos y servicios de información cualitativamente superiores, que satisfagan del todo las necesidades informacionales de los usuarios.

Dicha tarea requiere, como es de suponer, del conocimiento previo de las características y necesidades de los usuarios, así como de una capacidad creadora, una agilidad y una novedad acorde con la dinámica del cambio social.

Valor añadido de la información

Reunir-Organizar-Analizar-Diseminar-Usar

El suministro de productos y servicios con valor añadido requiere de una mayor elaboración.

Es así que los datos se organizan para suministrar información; Que ésta se analiza para brindar un conocimiento informativo; Que el conocimiento informativo se evalúa para suministrar un conocimiento productivo y Que éste último se somete a diferentes esquemas de decisiones para facilitar la acción consciente y razonada por parte de quienes utilizan la información.

Reunir-Organizar-Analizar-Diseminar-Usar

Cada una de las etapas que se observan en el espectro de valor añadido considera diversos procesos.

Para que los datos se conviertan en información se someten previamente por un proceso de organización que incluye la señalización, la clasificación y el ordenamiento, entre otras acciones. Para que la información se convierta en conocimiento informativo debe transitar primero por un proceso de análisisque comprende la síntesis, la interpretación, la comparación, la validación y la evaluación. Para que el conocimiento informativo se convierta en conocimiento productivo experimentará antes un proceso de juicio en el que se evaluarán las ventajas, desventajas y opciones. Por último, para que el conocimiento productivo facilite la acción deberá pasar antes por diversas etapas de un proceso de decisión.

Elementos del proceso de decisión

Identificación de un problema

Identificación de los criterios de decisión

Asignación de los pesos (ponderaciones) de los criterios

Desarrollo de alternativas

Análisis de alternativas

Selección de la alternativa

Evaluación de la eficacia de la decisión

Ingredientes de la decisión

InformaciónConocimientos

ExperienciaAnálisisJuicio

Forma racional de la toma de decisiones

Supuestos:El problema es claro y sin ambigüedades.Se debe alcanzar una sola meta bien definida.Se conocen todas las alternativas y consecuencias.Las preferencias están claras.Las preferencias son constantes y estables.No existen restricciones de tiempo o costos para obtener información.La selección final maximizará los resultados económicos.

¿Cuál es la diferencia entre dato, información y conocimiento?

Una primera aproximación podría ser la siguiente: los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas, organizaciones,...), mientras que la información adopta un papel mediador entre ambos conceptos.

Lo que fluye entre agentes distintos nunca es conocimiento como tal, sino datos (información). Es posible aproximar el conocimiento de dos agentes que comparten los mismos datos, pero debido a sus experiencias anteriores y a las diferencias en el modo de procesar los datos, nunca tendrán las mismas tendencias para la acción, ni estados idénticos de conocimiento.

Sólo se pueden conseguir aproximaciones, ya que el contexto interno y externo de un agente siempre es diferente a otro. Esto es así, porque el conocimiento es información puesta dentro de un contexto (experiencia)

En definitiva, los datos, una vez asociados a un objeto y estructurados se convierten en información. La información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en conocimiento. El conocimiento asociado a una persona y a una serie de habilidades personales se convierte en sabiduría, y finalmente el conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual.

Gestión y la información

Alcanzar el objetivo declarado de la

organización

Conduce a

Control

Dirección

Organización

Planeación

Retroalim

entación

Vigila las actividades para cerciorarse de que se realizan conforme

Dirige y motiva todos y resuelve conflictos

Determinar lo que se necesita hacer, como y quién

Define las metas, estrategias y desarrolla sub-planes

Como vincular la orientación en la información con el desempeño corporativo

Organización de triunfo

en peligro

Organización conciente de su éxito

Organización ciega y

confundida

Organización rezagada en su orientación de la

información

Bajo

Baj

o

Alto

Alto

Orientación en la información

Des

empe

ño g

loba

l

•Prácticas de la tecnologías de información

•Prácticas de información

•Conductas y valores de información

La información como recurso especial

La información presenta unas características que impide tratarla como un bien, al menos en el sentido tradicional del término:

Resulta difícil dividir una información en partes claramente diferenciadas. La información puede ser transportada instantáneamente de un lugar a otro del mundo.Un individuo que posea una información no la pierde aunque la transmita a otra persona. El hombre no consume información sino que la crea constantemente. La información no se gasta o consume con el uso, sino que incluso mejora cuando se utiliza (los datos se convierten en información, la información en conocimientos, los conocimientos en inteligencia). La evolución en el tiempo del valor de la información es difícilmente previsible: una información puede tener un valor extraordinario un día y no tener valor alguno al día siguiente.El valor de la información depende de quien la use. Una misma información puede ser de una gran valor para una persona y de ningún valor para otra. Para que el sujeto al que va dirigida una información pudiera estimar su valor (es decir, pudiera evaluar si satisface sus necesidades), se le debería develar la información.

Esquema de estrategias de la información

Estrategia de Sistemas de Información

Estrategia de Administración de

la Información

Estrategia de la Información

Estrategia de Recursos de la

Información

Estrategia de la Tecnología Informática

Qué Donde

Por qué

Quién Cómo

Ciclo de vida de los datos

Generar y/o capturar

Almacenar

Destruir

Recuperar

Evaluar

Clasificar

Analizar

Manipular

Sintetizar

Usar como información

En resumen, la gestión de la información implica: • determinar la información que se precisa; • recoger y analizar la información; • registrarla y recuperarla cuando sea necesaria; • utilizarla; y • divulgarla.

Valor de la Información

Indudablemente el valor de la información es directamente proporcional a los gastos que implica tomar una mala decisión o la retribución relacionada con una buena decisión.

Si los gastos involucrados en la toma de una decisión son altos o las ganancias como consecuencia de estas son bajas, entonces no se justifica utilizar una gran cantidad de tiempo, esfuerzo o dinero para obtener información.

Pero si las consecuencias de una decisión no acertadas son serias o las ganancias de una buena decisión son abundantes, entonces ciertamente se puede justificar un gasto alto.

Sistemas de Información Gerencial

Para la implementación del Sistema de Información Gerencial es importante hacer claridad que la información oportuna no implica tener el último documento registrado en este sistema. La información gerencial se produce con base en movimientos históricos, tendencias, y análisis sobre proyecciones.

Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la organización.

La definición de un sistema de información gerencial se fundamenta en el establecimiento de los indicadores de gestión, números que permitan medir cómo avanza la compañía hacia las metas establecidas. No tiene sentido establecer un SIG en empresas que no manejan objetivos claramente definidos y difundidos. La mayor dificultad es el establecimiento de estos indicadores.

Relación entre niveles y tipo de información

superior

medio

inferior

Planeación de información relativa al ambiente externo

Control de informaciónrelativa al ambiente interno

Nivel gerencialTiempo dedicado a la planeación y el control

0% 100%

Un nuevo modelo de estructura jerárquica.

ALTA DIRECCION

DIRECCION

TRABAJADORES DEL CONOCIMIENTO

TRABAJADORES DE LOS DATOS

TRABAJADORES

Determinación de los objetivos

Supervisión y coordinación para el cumplimiento de

objetivos

Diseño del producto/servicio

Administración de la información

Producción del producto/diseño

ESTRATEGICA

TACTICA

CONOCIMIENTOS

OPERACIONES

Modelo de flujos de información en una empresa

d a to só r d e n e s

P L A N IF IC A C IO N

C O N T R O L

O P E R A C IO N E S

E M P R E S A " IN D U S T R IA L "

in fo rm a c ió n

c o m p a r t im ie n to d e in fo rm a c io n e s

D IR E C C IO N

O P E R A C IO N E S

E M P R E S A " IN F O R M A C IO N A L "

O R IE N T A C IO N P O R A R E A S

F U N C IO N A L E S

O R IE N T A C IO N P O R T A R E A S

Hoy, cuando se habla de organizaciones inteligentes, se hace, sobre todo, del flujo de la información y el conocimiento, y de la arquitectura de la toma de decisiones. El nuevo trabajador del conocimiento se caracteriza por mayor autonomía para la toma de decisiones, por la destreza informática e informacional, por el aprendizaje permanente, por la lealtad a su profesión y por la disposición a innovar. La información le acompaña en la actividad cotidiana, y tampoco hace falta insistir en el papel de la información para el directivo.

Sistema de Información

Un sistema de información se define como un conjunto de procedimientos interrelacionados que forman un todo, es decir, obtiene, procesa, almacena y distribuye información (datos manipulados) para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización.

Igualmente apoya la coordinación, análisis de problemas, visualización de aspectos complejos, entre otros aspectos. Los elementos interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de las empresas, negocios u organizaciones.

Un sistema de información contiene información de sus procesos y su entorno. Como actividades básicas producen la información que se necesita: entrada, procesamiento y salida. La retroalimentación consiste en entradas devueltas para ser evaluadas y perfeccionadas. Proporciona la información necesaria a la organización o o empresa, donde y cuando se necesita.

Significados básico de un sistema de información

Administración

Sistemas Información

Diseña sistemas

Recibe información referente a ellos

Toma decisiones para planear, operar y controlar los sistemas

Sistemas para lograr los objetivos de la organización

La información consta de datos seleccionados y ordenados tanto internos como externos, que se emplean para tomar decisiones respecto a los sistemas

Restricciones sobre el desarrollo de Sistemas

S.I.

Usuario

Integración Interfase usuario/sistema

Fuerzas de la competencia

Calidad de la información y disponibilidad

Requerimientos del sistema

Requerimientos de procesamientos de datos

Factores organizacionales

Requerimientos costo/beneficio

Factores humanos

Requerimientos de factibilidad técnica y económica

Sistema de información, proceso de toma de decisiones y relación con el proceso de transformación

Decisiones queafectan las entradas Información

Metas y objetivos de la organización

Gerencia

Sistema de información gerencial

Reglas y procedimientos para convertir datos en información

relevante

Procesos de transformación

Convierte recursos de entrada en los productos

deseados

Entrada:datos

Salida: reportes,

resúmenes,etc

Entrada: recursos

Productos terminados

a los clientes

Factores de ambiente externo

Factores de ambiente interno

Sistema de Información para ayuda en la toma de decisiones

Entrada:cuestiones gerenciales

Sistema de información gerencial

Programas y procesos para toma de decisiones

Salida:reportes proyectados

Salida: reportes hitóricos y de situación

actual

La interacción del gerente con las salidas conduce a los cursos de

acción recomendados

Base de datos

Modelo conceptual de definición de un problema mediante malla de información

Función 1

Función 3

Función 2

Función 4Función

relacionadaFunción

relacionada

Proceso A Proceso BOrigen

Destino

Mat. PrimaDinero, bienes

de capital, personas

Productos y bienes semi elaborados

Productos finales

Entradas

Flujos de información intermedios

Salidas

Función (sistema) global

Descomposición jerárquica o estructura jerárquica

Elemento a descomponer

Sub-elemento 1º partición

Sub-elemento 1º partición

Sub-elemento 1º partición

Sub-elementos 2º partición

Elemento de más bajo nivel

Jerarquización de la etapas en el proceso de diseño de un S.I.

Desarrollo de S.I.G

Def. y análisis del problema

Diseño e implementación

Operación y mantenimiento

Percepción de necesidades

Estudio de factibilidad Diseño lógico Diseño físico Construcción

Prueba e implementación Operación Mantención

Etapas pertenecientes al diseño lógico de un S.I.

Diseño Lógico

Diseño Lógico Global

Diseño Lógico Detallado

Estudio análisis situac.

actual

Generación de alternativas

Análisis grados de

macanizaciónEvaluación

Selección de alternativa

Diseño de procedimientos

Especificación de

requerimientos

Modelo de datos

conceptual

Etapas pertenecientes al diseño físico de un S.I.

Diseño Físico

Diseño Físico Global

Diseño Físico Detallado

Anál. situación actual

computacional

Def. función objetivo del

diseño

Deter. estruct. de proceso y

datos

Generación diseños factibles

Evaluación selección

mejor diseño

Especificación diseño elegido

Especificación hardware y

hardsoftware