Sistemas de Información I Sistema de Compras

06 Sistemas Compras.PPT

1.- Capitulo 3 Compras y Cuentas a Pagar del texto “Sistemas Administrativos y Control Interno de J. L. Pungitore

2.- Apunte 01 Guía de Proyectos - Version 2008 (Hasta la página 38)

3.- Apunte 02 Herramientas para el modelado de Sistemas.

4.- Apunte 03 Técnicas para Modelado de Sistemas

Lecturas Recomendadas

Descripción Funcional

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD TÉCNICO/FUNCIONAL

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD TÉCNICO/FUNCIONAL

NOMBREEstudio de Factibilidad Económica

OBJETIVOEstudio de inversiones y gastos frente al beneficio final producido por el sistema.

CONTENIDOFecha:.. ../....../...... Proyecto:....................................................................................................................... Responsable:....................................................... Sector:............................................... Participantes:.................................................................................................................-Contexto-Alternativas. Escenarios posibles-Contexto-Inversiones y gastos del proyecto-Beneficios-Valor actual neto-Tasa interna de retorno-Período de recupero-Máxima necesidad de fondos y años en los que ocurre-Estado de resultados proyectado-Cash flow proyectado-Conclusión

RESPONSABLELíder funcional con colaboración del líder informático y de un experto económico.

Descripción de las Necesidades

No relevado

Módulo Ingreso de Solicitudes de compras y Pedidos de Reaprovicionamiento

MODULO 2: Selección del proveedor y adjudicación de la compra (altamente formalizado por escrito)

PR 1

SC 1

COMPRAS PROVEEDOR

1R.A.F.

VerMódulo

3

a

EM

SP Y E

PC 1

PC 2

VerModulo

4

4

2

RPVA

X

NI

OC2

Cotización

PEC

ERC

SCA

EM

OC3OC1

OC 4

3

SC: Solicitud de ComprasPR: Pedido deReaprovisionamiento.VA: Verifica AutorizacionesSPyE: Selecciona Proveedores yemite.PC: Pedido de Cotización (un juegopara cada proveedor seleccionado.ERC: Evalúa Razonabilidad de lascotizaciones y determina lanecesidad de solicitar (o no) otras.NI: Nuevo intento de pedido decotización a otros proveedores.RAF:Registro de autorizaciones yfirmas.RP: Registro de proveedores.PEC: Planilla de evaluacion decotizaciones.SCA: Colocar sello "CompraAdjudicada".EM: Emite Va a recepción (Módulo 3)

Va Contaduría (Módulo 4)

Va a Sec. Varios (Módulo 1)

Va a Almacenes (Módulo 1)

3

4

1

2

NOMBRE REFERENCIAL: .....................................................................................................................

Proyecto: ........................................................Subproyecto: ........................................................

Estado

Preliminar

En análisis de impacto

En negociación c/usuario

Definitivo

Preparado por: <Nombre y Apellido> Fecha de creación: <dd/mm/aa>Actualizado por: <Nombre y Apellido> Fecha de actualización: <dd/mm/aa>Aprobado por: <Nombre y Apellido> Fecha de aprobación: <dd/mm/aa>

DATOS GENERALES

Requirente <Gerencia> <Nombre y Apellido> Interno

Responsable Gestión <Gerencia> <Nombre y Apellido> Interno

Fecha requerida de implantación: <dd/mm/aa>

Fecha estimada de respuesta del U211: <dd/mm/aa>

Prioridad: 1 (alta), 10 (baja) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

1.Objetivo del proyecto/requerimiento2.Alcance del proyecto/requerimiento3.Breve descripción4.Beneficios esperados / motivación / justificación5.Identificación de procesos y subprocesos impactados

ESPECIFICACIÓN FUNCIONAL [1]

1.Funcionalidades-Alcance de las funcionalidades-Descripción detallada de las funcionalidades.-Descripción de aspectos de seguridad de la funcionalidad-Definición de usuarios y perfiles de la funcionalidad

2.Requerimientos a los sistemas impactados3.Descripción de aspectos de volumetría y performance4.Principales cambios a los procesos

-Definición de procesos/subprocesos a implementar/cambiar5.Reportes6.Puntos abiertos7.Temas a desarrollar en una etapa posterior8.Posibles indicadores

DOCUMENTOS DE ANÁLISIS DE IMPACTOS

OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS – ANEXOS

DOCUMENTO F1 Requerimientos funcionales eimpactos

DOCUMENTO F1 Requerimientos funcionales eimpactos

Diagramas de Bloques Standard (Sistemas de Compras)

Diagramas de Bloques(De acuerdo a las necesidades)

Compras

AlmacenesSectores

VariosCompras

Control deCalidad

ContaduríaRecepción de

ProductosProveedor

EM

Pedido deReaprovisionamiento

AlmacenaMerc

EM

Solicitudde Compra

Verif

EM

PedidoCotización

IngCot

Elección deCotización

AdjEM

Orden deCompra

VerifCumpl

Compra

RecibeProd

AsientaCont.Cal

Contrlregist

RecibeProd

Informe deRecepción

EM

Cotización

EM

Remito

EM

Factura

Diagramas de Bloques

Cursogramas (circuito)(De acuerdo a las necesidades)

Diseño Global

NOMBREInforme Ejecutivo de Estudio de Factibilidad

OBJETIVODescribir sintéticamente las alternativas desarrolladas en los estudios de factibilidad técnico/funcional y económico para ser presentado al Comité.

CONTENIDO Fecha:.. ../....../...... Proyecto:....................................................................................................................... Responsable:....................................................... Sector:............................................... Participantes:.................................................................................................................-Objetivo-Alternativas-Descripción técnica/funcional-Estudio económico-Plazos Estimados-Impacto-Conclusión

RESPONSABLELíder Funcional

DOCUMENTO F2 Solución técnica a los requerimientos funcionales

DOCUMENTO F2 Solución técnica a los requerimientos funcionales

Diseño Global del SistemaLista de Eventos y Estimulo - Respuesta

Lista de EventosLista de Estímulos Respuestas

MODULO DE COMPRAS

EVENTO ESTIMULOS RESPUESTASNECESIDAD DE NUEVO PROVEEDOR ALTA DE PROVEEDORMODIFICACION DE DATOS DE PROVEEDOR MODIFICACION DE DATOSELIMINACIÓN DE PROVEEDORES BAJA DE PROVEEDORNECESIDAD DE NUEVO ARTÍCULO ALTA DE ARTICULOMODIFICACION DE DATOS DEL ARTÍCULO MODIFICACION DE DATOSELIMINACIÓN DE ARTÍCULO BAJA DE ARTICULONECESIDAD DE NUEVO USUARIO ALTA DE USUARIOMODIFICACION DE DATOS DE USUARIO MODIFICACION DE DATOSELIMINACIÓN DE USUARIO BAJA DE USUARIONECESIDAD DE COMPRA ALTA DE SOLICITUD DE COMPRAMODIFICACION DE LA SOLICITUD MODIFICACION DE DATOS DE SOLICITUD DE COMPRAELIMINACIÓN DE LA SOLICITUD BAJA DE SOLICITUD DE COMPRANECESIDAD DE COMPRA ALTA DE PEDIDO DE REAPROVISIONAMIENTOMODIFICACION DE LA SOLICITUD MODIFICACION DE DATOS DE PEDIDO DE REAPROV.ELIMINACIÓN DE LA SOLICITUD BAJA DE PEDIDO DE REAPROVISIONAMIENTOPEDIDO DE COTIZACIONES ALTA DE PEDIDO DE COTIZACIÓNMODIFICACION DE PEDIDO DE COTIZACIÓN MODIFICACION DE PEDIDO DE COTIZACIÓNELIMINACIÓN DE PEDIDO DE COTIZACION BAJA DE PEDIDO DE COTIZACIÓNNECESIDAD DE ORDEN DE COMPRA ALTA DE ORDEN DE COMPRAMODIFICACION DE ORDEN DE COMPRA MODIFICACION DE ORDEN DE COMPRAELIMINACIÓN DE ORDEN DE COMPRA BAJA DE ORDEN DE COMPRAINGRESO DE MERCADERIA INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCADERÍAMODIFICACION AL INGRESO DE MERCADERÍA MODIFICACION INFORME DE RECEPCIÓN DE MERCADERIA

DEVOLUCION DE MERCADERIA DEVOLUCIONES DEVOLUCION DE MERCADERÍASINGRESO DE FACTURAS INGRESO DE FACTURA DEL PROVEEDOR ALTA DE FACTURA DE PROVEEDORES

LISTA DE EVENTOS , ESTÍMULOS Y RESPUESTAS

ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDORES

COTIZACIONES

ORDEN DE COMPRA

INGRESO DE MERCADERIA

ADMNISTRACION DE ARTICULOS

ADMINISTRACION DE USUARIOS

SOLICITUD DE BIENES DE USO

SOLICITUD DE BIENES DE CAMBIO

Diagramas de Flujos de Datos

Sistemas de Compras

id

Alm acenes id

SectoresVarios

id

Com pras

id

Contaduría

id Proveedores

id Inventarios

id Usuarios

id Solic itudes de Com pras

id Ped. Reaprov.

id Sol. Cotizaciones

id Ordenes de Com pra

id Facturas a Pagar

Ordenes de Com pras

Adm inistración de Proveedores

Adm inistración de Usuarios

Pedidos de Cotización

Pedidos de Reaprovisionam iento

Solic itudes de Com pras

Ingreso de Facturas

IngresoMercadería

IngresoMercadería

Devoluciones

Devoluciones

DFD 0

Diseño GlobalDiagramas Hibridos o de Clases

Nombre de la Clase

Datos de la Clase

Métodos de la clase

Ejemplo de Diagrama de Clases

Inic io

Sectoresvarios

Almacenes

Solic itud deCom pras

- Em isión- Autorización

Pedido deReaproviosionam iento

- Em isión- Autorización

Pedido deCotización

- Em isión- Control deCotización

Orden de Com pra

- Em isión

Inform e deRecepción

- Em isión- Control de Calidad

Reg.Proveedores

Compras

Recepción

Control deCalidad

Contro lesrealizados

Evaluación de Cotizaciones

- Registra Cotizaciones- Com para y Controla- Evalúea Razonabilidad- E lige Proveedor- Adjudica Com pra

Proveedores

Contaduría

Stock

Fin

Detecta necesisdady em ite

StockRegistra

Detecta necesidady em ite

Mercadería

Cotiza

Solic ita

VerificaAutorización Em ite

Em ite

Inform a

Consulta

Controla Merc.Firm a Rem ito

Em ite

MercaderíaRecibida

Controla CalidadMercadería

Registra

Envía

Factura

Registra

Envía Rem ito

Rem ito

Rem ito F irm ado

Mercadería

Diagramas Hibiridos de Contexto

Diseño Detallado

NOMBRE REFERENCIAL (U211): .................................................................ID REQUERIMIENTO (U211): .................................................................

Proyecto: .............................Subproyecto: ............................. Sistema afectado: .............................Módulo afectado: .............................

Estado En Diseño Global En convalidación Aprobado

Preparado por: .................... Fecha de creación: <dd/mm/aa>Actualizado por: .................... Fecha de actualización: <dd/mm/aa>Aprobado por: .................... Fecha de aprobación: <dd/mm/aa>

Fecha requerida de implantación: <dd/mm/aa>

Fecha estimada de comienzo: <dd/mm/aa>

Tiempo estimado de duración:

•ALCANCE FUNCIONAL

•DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DE LA SOLUCIÓN-Especificación técnica de los requerimientos funcionales-Arquitectura técnica del sistema-Arquitectura lógica-Arquitectura física-Modelo de Información-Interfaces con otros sistemas-Aspectos técnicos de seguridad-Prototipo-Modalidad de Proyecto

•SUPUESTOS / PREMISAS / POSIBLES IMPACTOS

•INTERFACES INVOLUCRADAS EN LA SOLUCIÓN-Interfaces con otros sistemas

•IMPACTO EN LA ACTIVIDAD Y EN LA CANTIDAD DE INFORMACIÓN A ALMACENAR-Aspectos de volumetría, performance, dimensionamiento

•FUNCIONALIDADES FUERA DE ALCANCE

•DEFINICIONES PENDIENTES

•FECHAS DE IMPLEMENTACIÓN

DOCUMENTO F3 Solución técnica del sistema

DOCUMENTO F3 Solución técnica del sistema

Diseño DetalladoPrototipo

Diseño Detallado D.E.R

Ejemplo de Prototipo del sistema

Ejemplo de Prototipo del sistema