Sistemas de ordenacion alfab numeri geo agn

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  • 1. ORDENACIN DOCUMENTALDIVISIN DE CLASIFICACION Y DESCRIPCINGLADYS JIMNEZ GONZALEZSistema Nacional De Archivos BOGOT, D. C., - COLOMBIA2003

2. CONTENIDOINTRODUCCIONLOS PROCESOS DE ORGANIZACIN Hasta dnde llega la clasificacin? Dnde comienza la ordenacin?EL PROCESO DE ORDENACION1. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINALLos Manuales de Procedimientos2. SISTEMAS DE ORDENACIN Sistema de ordenacin numrico Sistema de ordenacin alfabtico Sistema de ordenacin mixto o alfanumrico3. LA SERIE DOCUMENTAL Series con unidades documentales simples Series con unidades documentales complejas El Expediente4. FOLIACINGLOSARIOBIBLIOGRAFIA 3. INTRODUCCINEste documento muestra la importancia del Proceso de Ordenacin Documental dentro de laOrganizacin Archivstica, su relacin estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificacin quele antecede y con el Proceso de Descripcin que le precede.El objetivo es ofrecer una herramienta de fcil acceso que oriente las labores en los archivos tanto anivel terico como metodolgico, en instituciones pblicas y privadas, a los archivistas,funcionarios de archivo, estudiantes e interesados en el tema, que les permita establecer lossistemas de ordenacin documental ms adecuados de acuerdo con las caractersticas propias de lasseries documentales.El tema se aborda a travs de dos captulos; en primer lugar Los Procesos de Organizacin quepermite ubicar al lector en su propia realidad, la utilizacin equivocada de trminos para lasdiferentes labores de la organizacin archivstica guiada por la costumbre, para concluir mostrandolos lmites de cada uno de los procesos archivsticos y por ende el punto de partida de laOrdenacin.En segundo lugar se aborda El Proceso de Ordenacin que parte del concepto y susgeneralidades, para ir descendiendo a lo particular, llevando a quien lo consulta a entender elPrincipio de Orden Original, en el cual se basa, as como los sistemas de ordenacin y suaplicacin, encontrando ejemplos e ilustraciones prcticos para su posterior aplicacin.Tambin se reflexiona acerca de la incidencia que para las instituciones, tiene la aplicacin denormas de carcter general y particular como los Manuales de procedimientos y su relacin con eltema que nos ocupa.Se hace nfasis en la definicin de Serie Documental como punto de partida del Proceso deOrdenacin, mostrando las caractersticas y diferencias propias de las unidades documentalessimples y las complejas para concluir con la foliacin como elemento de control que permiteasegurar la integridad de la documentacin.Finalmente, se registra la Bibliografa consultada, la cual se constituy en apoyo y fuente primariade la informacin que el documento presenta.Incluye un glosario con la terminologa tcnica utilizada, cuyo objetivo es propender por lanormalizacin del lenguaje archivstico con miras a mantener el estatus del archivo comomanejador, administrador y custodio de la memoria institucional, as como para la comprensin desu contenido.Esta es una publicacin del Archivo General de la Nacin de Colombia, elaborada por GladysJimnez Gonzlez con el apoyo y la colaboracin de Carlos Gamboa Ruz, Maria Imelda Lpezvila, Clara Ins Casilimas Rojas, Juan Carlos Ramrez Moreno y dems compaeros yfuncionarios de la Divisin de Clasificacin y Descripcin. 4. LOS PROCESOS DE ORGANIZACINLos procesos de organizacin de archivos son tres: clasificacin, ordenacin y descripcin. A pesar de laaparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinarqu se entiende archivsticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atencin porparte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades.En la vida cotidiana usamos indistintamente los trminos organizar y ordenar. As, decimos, porejemplo, que es necesario organizar la casa o que es necesario ordenar la casa, lo cual no representaninguna dificultad para alcanzar el logro propuesto. Si de la misma manera dijramos que es necesarioorganizar un archivo o que es necesario ordenar un archivo s tendramos algunas dificultades, puestales palabras no son equivalentes cuando de archivos se trata. Otro tanto se puede decir de lasdefiniciones ofrecidas en los diccionarios generales en los que se considera que las palabras organizar,clasificar y ordenar, son sinnimas:Organizacin: Accin y efecto de organizar. // Disposicin, orden. Organizar: Disponer, establecer,reformar, tomar forma regular. Sinnimo: ordenar.Clasificacin: Accin de clasificar. Sinnimo: reparto. Clasificar: Ordenar por clases. Sinnimo:ordenarOrdenacin: Disposicin. Sinnimo: arreglo, coordinacin, disposicin, mtodo, ordenamiento.Ordenar: Poner en orden. Sinnimo: arreglar, clasificar, disponer en series.1De lo anterior se puede concluir que ni el uso cotidiano, ni las diferentes acepciones que se dan en losdiccionarios generales a las palabras claves referidas aqu, se adecuan al trabajo en los archivos, puestratndose de un mbito particular, denominan procesos muy especficos.Para estar de acuerdo en lo fundamental, clasificacin y ordenacin no admiten igualdad de significado.Estas dos actividades, especficas y distintas, aunque complementarias y consecutivas, constituyen lo queen archivstica se considera organizacin documental. De lo que no hay duda es que ambas vanencaminadas a respetar la situacin en que se producen los documentos o a restablecerla si aquella se hadeshecho. Clasificar y Ordenar son dos operaciones dentro de una ms amplia que podemos llamarOrganizacin, perfectamente diferenciadas y esenciales, en aras de la conservacin de los documentos,de una parte, e indispensables para inventariar y catalogar, de otra.2Organizacin: Proceso que, mediante las etapas de clasificacin y ordenacin, aplica las conclusionesestablecidas en la fase de identificacin a la estructura de un fondo3Clasificacin: Operacin archivstica que consiste en el establecimiento de las categoras o grupos quereflejan la estructura jerrquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organizacin (...)41 Garca-Pelayo y Gross, Ramn. Pequeo Larousse Ilustrado. Buenos Aires: Ediciones Larousse. 1994.2HEREDIA Antonia: Archivstica general. Teora y prctica, pg. 54 y ss3Hacia un diccionario de terminologa archivstica: pg. 904Idem: pg. 31 5. Ordenacin: Operacin archivstica realizada dentro del proceso de organizacin que consiste enestablecer secuencias naturales cronolgicas y/o alfabticas, dentro de las categoras o grupos definidosen la clasificacin. (...)5De acuerdo con estos planteamientos, se puede decir que la organizacin es un resultado, producto derealizar adecuadamente, en primer lugar, la clasificacin y, en seguida, la ordenacin. Si no se dan losprocesos de manera complementaria se debe afirmar que no hay una adecuada organizacin, pues sepueden tener o custodiar archivos bien clasificados pero mal ordenados.La organizacin (clasificacin, ordenacin) no solo se comprueba examinando fsicamente losdocumentos, sta tambin se puede y se debe- observar o representar en instrumentos de control(Inventarios, Tablas de Retencin Documental, Tablas de Valoracin Documental) o en instrumentos deconsulta (Guas, Catlogos). En tales instrumentos se puede apreciar la coherencia y confiabilidad de losprocesos de organizacin. Organizacin = Clasificacin + Ordenacin + DescripcinHASTA DNDE LLEGA LA CLASIFICACIN?La clasificacin es el establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este procesocomienza determinando la agrupacin documental ms grande (fondo) y finaliza determinando las mspequeas (series documentales con los tipos documentales que la conforman). Para lograr laconformacin de series, el proceso de clasificacin procede determinando, en primer lugar, las unidadesadministrativas y, en segundo lugar, las funciones que stas deben cumplir. En este orden de ideas, elfinal del proceso de clasificacin es la conformacin de las series (o subseries si es el caso), las cualespertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecutafunciones asignadas.La clasificacin no determina cmo deben arreglarse los documentos dentro de cada una de lasagrupaciones documentales, sencillamente dice cules son los de cada unidad administrativa, cadafuncin y cada serie.DNDE COMIENZA LA ORDENACIN?Se puede decir que la ordenacin comienza donde ha terminado la clasificacin, es decir, se aplica a lasseries documentales. Es cierto que se pueden tener series bien clasificadas, tambin es cierto que ellaspueden estar desorganizadas internamente, es decir, sin una secuencia determinada, sin una relacinrecproca de sus partes. Es como tener todas las piezas necesarias de un mecanismo, pero sin ensamblar,sin conexiones.Si la clasificacin se puede entender como un proceso mediante el cual se establecen las diferenciacionesde las agrupaciones documentales, teniendo en cuenta el principio de procedencia, la ordenacin sepuede entender como el proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los5Idem: pg.89 6. documentos de una serie. Dicho de otra manera, la clasificacin relaciona grupos documentales entre sen tanto que la ordenacin relaciona las unidades documentales simples o complejas entre si ypertenecientes a una misma serie.Si la clasificacin hace referencia a la estructura documental, la ordenacin hace referencia a lasecuencia, a las relaciones de causa-efecto, continuidad e interdependencia entre los documentos en unaserie. EL PROCESO DE ORDENACIONLa ordenacin es el proceso mediante el cual se da disposicin fsica a los documentos. Dicho de otramanera, la ordenacin determina qu documento va primero y cules van despus, es decir, es el procesomediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, as como los tiposdocumentales al interior de los expedientes segn un criterio predeterminado6.Sin embargo, la ordenacin no solo es una disposicin fsica coherente de documentos, tambin es eltestimonio de la gestin, de los trmites que dieron origen a tales documentos, pues refleja la dinmicaadministr