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Sistemas de Viáticos PREVDA Actividad A.1.2 Resultado 1: Desarrollo Organizacional Consultoría a corto plazo – abril 2009

LIC. OSKAR ARROYO D.


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Tabla de Contenido 1.‐ Alcance y Control 1 2.‐ Glosario de Términos 2 a) Viáticos 2 b) Gastos Terminales 2 c) Gastos de Permanencia 2 d) Gastos de Traslado 2 e) Misión 2 f) Gastos Elegibles 2

g) Tabla de Tarifas de Viáticos 2 h) Gastos NO elegibles 2 3.‐ Políticas y Procedimientos 3 3.1 Anticipos y Autorizaciones 3 3.2 Personas que pueden recibir viáticos 3 3.3 Tiempo Máximo para Liquidación de Viáticos 3 3.4 Requerimientos de Liquidación 3 3.5 Documentos Aceptables para la Liquidación 3 3.6 De las formalidades contables 3 3.7 Marcaje de los documentos de Liquidación 3 3.8 De las Tarifas de Viáticos Aplicables 3 3.9 Horarios de Viaje como base del Cálculo de Viáticos 3 3.10 Tipo de cambio Oficial Aplicable 3 3.11 Requisitos para Concesión de Viáticos 4 3.12 Tipos de Documentación para la Liquidación 4 3.13 Procedimiento Alterno por falta de Liquidación oportuna 4 3.14 Normas a Consultores y Funcionarios que asisten a talleres 5 3.15 Viajes Oficiales a Entidades Afines 5 3.16 Gastos de Repatriación 5 3.17 Sanciones por Inasistencia a Eventos Confirmados 5 4.‐ Comisiones Suspendidas 7 5.‐ Comisiones de Emergencia 7 6.‐ Complemento de Gastos de Viático 7 7.‐ Prohibiciones 8 8.‐ Sanciones 8 9.‐ Diagramas de Flujo del Sistema de Viáticos 9 a) Simbología Utilizada 9 b) Diagrama de 10 c) Diagrama de 11 d) Diagrama de 12


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1. ALCANCE Y CONTROL Este Sistema establece las normas relacionadas con los gastos de viático y otros conexos derivados del cumplimiento de misiones oficiales que se lleven a cabo en el interior o o exterior del país por parte de los trabajadores permanentes y por contrato de la SE‐CEPREDENAC y en general para miembros del CEPREDENAC en misión oficial y contiene los procedimientos que deben ser aplicados para la administración de los siguientes procesos:

a) Tarifas de viáticos aplicadas en Centroamérica. b) Horarios de viaje aplicables para el otorgamiento de viáticos. c) Aplicación de tipos de cambio para conversión de monedas. d) Requisitos para la concesión de anticipos e) Tipos de documentación a incluir en liquidaciones de anticipos f) Plazo para presentación de liquidaciones g) Procedimientos alternos ante la falta de liquidación oportuna de viáticos h) Gastos elegibles i) Normas para consultores y funcionarios en talleres j) Viajes oficiales de funcionarios a sus lugares de origen k) Viajes oficiales a entidades afines al CEPREDENAC por invitaciones l) Viajes de repatriación de funcionarios

2. GLOSARIO DE TERMINOS DEL SISTEMA Viáticos: Cantidad diaria, no sujeta a liquidación que se asigna para que los funcionarios o empleados cubran los gastos de hospedaje y alimentación, durante el desempeño de una misión fuera de su sede de trabajo (estos únicamente se documentan con fotocopia del pasaporte, pase de abordaje, boleto bus e Informe de misión).

Es decir, son aquellos egresos en que ncurre CEPREDENAC por concepto de hospedaje y alimentación durante el cumplimiento de una Misión oficial debidamente autorizada conforme el presente Sistema.

Gastos Terminales: Cantidad que se asigna, sujeta a liquidación, para que los funcionarios o empleados cubran los gastos del impuesto por uso de aeropuerto (entrada y salida), por comunicaciones vía teléfono (hasta un límite de US20.00 por misión con detalle de llamadas), por Internet u otro gasto relacionado con el cumplimiento de sus funciones, y costos de transportación en taxi del aeropuerto al hotel y viceversa y transporte Interno (estos se documentan con los justificativos correspondientes, originales o escaneados y como excepción por medio de recibos de egresos ( ver sección anexos).

Gastos de Permanencia: Cantidad diaria (Per‐Diem) que se asigna, no sujeta a liquidación, cuando el funcionario o empleado viaja en misión oficial a su país de origen y no hace uso de servicios de hotel.

Gastos de traslado: Este concepto comprende el pago que se hace a un funcionario o empleado del CEPREDENAC, cuando provenga de otro país, para sufragar gastos de instalación en el país sede, así como los que corresponden a su repatriación a su país de origen (residencia) cuando termina de su contrato.


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Misión: Viaje que realiza un empleado fuera del país sede para participar en actividad o realización de seminario, con autorización de Secretario Ejecutivo y Coordinador del proyecto o dentro del país sede, fuera de la ciudad de ubicación de las oficinas centrales.

Gastos Elegibles: Son los gastos (desembolsos) contemplados en el Presupuesto Aprobado por la entidad donante, es decir los gastos que el donante va a financiar, los gastos que no están contemplados en el presupuesto, tanto del programa regular o de los proyectos.

Tabla de Tarifas de Viáticos: Son aquellos valores que se entregan a cada viajero para que participe en una misión o evento y cuyo valor varia en función del país y del tiempo que valla a permanecer. (ver sección Anexos)

Gastos no elegibles : son aquellos que no son aceptados por las entidades donantes, y por el CEPREDENAC a los funcionarios que viajan en misión oficial, entre las que podemos mencionar: lavandería, minibar y bebidas alcohólicas. Dichos gastos al considerarse no elegibles deben ser asumidos por el personal que incurrió en los mismos, por lo que no pueden formar parte de la liquidación de gastos. (Se exceptúan algunos casos, sin embargo deben tener el visto bueno de la Administradora General o de la Directora financiera contable.

3. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS

3.1 CEPREDENAC concede a funcionarios y empleados anticipos por documentar (en el caso de los viáticos) o gastos por liquidar ( en el caso de los gastos terminales) para las siguientes actividades

• Participación en una misión fuera del país sede • Reuniones de Consejo de representantes • Viajes para evaluación de avance de proyectos, etc.

Los anticipos de viático y Gastos Terminales deben estar debidamente autorizados por el Coordinador del Proyecto, el Director Financiero y del solicitante del anticipo.

3.2 Las personas que pueden recibir viáticos son:

• Funcionarios de la SE‐CEPREDENAC y del CEPREDENAC • Consultores (contratados o cuando el convenio lo permita subcontratados) • Personal de apoyo a Eventos (convenciones, seminarios, etc.) • Personal de Instituciones involucradas en iniciativas del CEPREDENAC

3.3 Se establece que los funcionarios o empleados que reciban viáticos, tienen únicamente 5 días hábiles para la liquidación de los gastos, después de regresar del viaje o de realizar el evento. El mismo tiempo aplica al Departamento de Contabilidad para efectuarles el “reembolso” de lo gastado en exceso, siempre que la documentación haya sido presentada correctamente.


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3.4 Transcurridos los 5 días hábiles, el Contador (a) General elaborará un Requerimiento de Documentación de Viáticos dentro de los 3 días siguientes con el fin de informarle al funcionario o empleado, que de no presentar la documentación que amparan los viáticos otorgados, el monto será descontado del pago de sus honorarios a menos que en los términos de el convenio exijan condiciones distintas. Excepto cuando los talleres o eventos duren más tiempo en la devolución de los cheques voucher con la documentación original o bien, cuado el convenio lo permita para evitar pérdida de tiempo y costos de courier se puede enviar escaneada.

3.5 Los documentos que se aceptan como comprobantes para las liquidaciones (para gastos terminales) o la documentación (en el caso de los viáticos ) deben cumplir con los requisitos que se establecen en sección “Tipos de documentos para liquidación de Gastos Terminales y la documentación de los viáticos”

3.6 Los funcionarios y empleados al momento de la liquidación (los gastos terminales) y la documentación de los viáticos, deben de ordenar y clasificar la documentación que presenten, tomando de base (ver sección Anexos)

3.7 La asistente contable, será la encargada de recibir las liquidaciones de los gastos terminales y la documentación de los viáticos, y en todos los documentos que reciba debe de “estampar” el sello donde se indique:

Liquidado, Fecha:___________, Responsable:____________

3.8 Las tarifas que se aplicarán en cada uno de los viajes de trabajo que se realicen tanto por funcionarios, personal de apoyo, personal de proyectos en el territorio centroamericano debe estar basada en la Tabla de Tarifas de Viáticos que se adjuntan en la sección de anexos.

Las tarifas a ser aplicadas en los viajes fuera del territorio centroamericano, deben ser determinadas mediante una cotización que se realice previo a la realización del viaje por el o los funcionarios de CEPREDENAC.

3.9 Se pagarán viáticos de Alimentación de acuerdo a los siguientes horarios de viaje: a.‐ Cuando la hora de salida resulte entre las cero (00:00) horas y las nueve

(09:00) horas se reconocerá el 100% de la tarifa asignada para ese día. b.‐ Cuando la hora de salida resulte entre las nueve (09:00) horas y las diecisiete

(17:00) horas se reconocerá el 66.66%. c.‐ Si la salida resulta entre las diecisiete (17:00) horas y las cero (00:00) horas se

reconocerá el 33.33%.

Se reconocerán los viáticos de hospedaje de acuerdo a los siguientes horarios de viaje: a.‐ Cuando la hora de llegada resulte entre las cero (00:00) horas y las nueve

(09:00) horas se reconocerá el 33% de la tarifa asignada para ese día.


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b.‐ Cuando la hora de llegada resulte entre las nueve (09:00) horas y las d iecisiete (17:00) horas se reconocerá el 66.66%. c.‐ Si la llegada resulta entre las diecisiete (17:00) horas y las cero (00:00) horas se

reconocerá el 100%.

3.10 Todos los gastos que se realicen por concepto de viáticos, deben ser convertidos a Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica (US$), para su liquidación y registro contable. El tipo de cambio que se utilizará debe ser el tipo de cambio determinado por el banco central de la Sede.

3.11 Requisitos para la concesión de anticipos: Los anticipos de viáticos se pueden conceder a los funcionarios y personal de apoyo de CEPREDENAC siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a.‐ No tener saldos pendientes de ser liquidados b.‐ Que el viaje que se realice este previamente autorizado por el Coordinador del Proyecto, el Secretario Ejecutivo, Coordinador de Proyecto o Director financiero . c.‐Que exista evidencia de la invitación realizada para poder asistir a dichas reuniones o talleres. (si el caso lo requiere)

3.12 Tipo de documentos para la liquidación de anticipos y aspectos legales

Los documentos que amparen las liquidaciones de gastos y documentación de viáticos deben ser emitidos a nombre de “Centro de Coordinación para la Prevención de los Desastres Naturales en América Central CEPREDENAC” con número de Identificación Tributaria (NIT) 3663758‐0. Aquellos documentos que no cumplan con este requisito no podrán ser tomados en cuenta para efectos de la liquidación de viáticos y como una excepción cuando no se pueda obtener el correspondiente comprobante, se hará el Recibo de Egresos el cual deberá firmar el viajero.

3.13 Plazo para las liquidaciones de anticipos de viáticos Como se indica en el párrafo anterior, los funcionarios y personal de apoyo de CEPREDENAC y de los proyectos que administra al no liquidar y documentar oportunamente los anticipos serán sancionados con el descuento de dichos montos en el pago de sus honorarios o lo establecido en el Contrato de Labores.

Para el caso de funcionarios de instituciones de los países miembros, al no liquidar y documentar oportunamente los anticipos de viáticos, no se hará ningún tipo de desembolso posterior al país por la falta de liquidación de los viáticos, hasta que el funcionario liquide los mismos.

Con relación a las entidades co‐ejecutoras de proyectos, no se les realizará ningún anticipo hasta que liquide los anticipos recibidos.


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3.14 Normas aplicables a consultores y funcionarios que asisten a talleres

Cuando en cada uno de los talleres en que participen se les concede a los asistentes la alimentación, (desayuno, almuerzo o cena) SE‐CEPREDENAC, únicamente cancelará los tiempos de comida que no sean cubiertos por la organización.

En los casos en los que los eventos se realicen en cierto lugar y que el hotel que se acerque a las tarifas autorizadas quede muy retirado, ser autoriza que los participantes se hospeden en el hotel en la que ser realiza el evento.

3.15 Cuando ocurren viajes Oficiales a Entidades afines al CEPREDENAC por invitación, son éstas entidades las que cubren el total de los viáticos, por lo que se concede un anticipo a los funcionarios con el fin de que se puedan movilizar hacia el país de destino. Al regresar el funcionario debe reintegrar los anticipos que le fueron concedidos, salvo aquellos casos en las que por alguna razón incurrió en gastos no contemplados, las mismas deberán ser documentadas con facturas de soporte.

3.16 Todos los funcionarios del CEPREDENAC que no sean originarios del país sede, tendrán derecho al pago de los Gastos de Viaje de Repatriación siguientes beneficios:

• Boletos de transporte aéreo para el funcionario, de su esposa y sus hijos

dependientes, cuando tome posesión del cargo en dicho país y cuando concluya su contrato de trabajo.

• Gastos de transporte de menaje, sujeto a liquidación y comprobación mediante facturas.

• Gastos de instalación, sujetos a liquidación y comprobación mediante facturas. • Gastos de repatriación del funcionario al terminó de su contrato con el

CEPREDENAC. • Los gastos de repatriación se reconocerán al funcionario por una única vez. • Para los gastos sujetos a la presentación de facturas, deberá considerarse el

manual de compras (sección de cotizaciones).

3.16 Los funcionarios del CEPREDENAC, de las entidades de los países miembros y de instituciones co‐ejecutoras de proyectos, que previamente hayan sido invitados y dicho funcionarios hayan confirmado su participación y no asistan, se le sancionará con el 100% de los gastos incurridos por el CEPREDENAC tales como: reservación de hotel, pago de alimentación, sanción de la línea aérea, entre otras. Dichos gastos serán cargados a al entidad a la cual representan dichos funcionarios. Salvo aquellos casos en las que efectivamente exista una justificación que ampare la ausencia.

4. COMISIONES SUSPENDIDAS Cuando por alguna causa la Misión encomendada quedare en suspenso o fuere cancelada, los fondos anticipados que hubiesen sido otorgados, deberán reintegrarse inmediatamente contra devolución del nombramiento. Si ya se hubiere efectuado algún


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gasto al momento de enterarse de la suspensión de la comisión, es obligatoria la liquidación respectiva. 5. COMISIONES DE EMERGENCIA: Cuando una comisión sea calificada de emergencia, por el Secretario Ejecutivo, el trabajador deberá atender la misma, sin anticipo de viático; comprometiéndose por su parte la SE‐CEPREDENAC a gestionarlo en el menor tiempo posible. Ninguna comisión iniciada se suspenderá por falta de anticipo de viático. 6. COMPLEMENTO DE GASTOS DE VIÁTICO Los trabajadores, que sean autorizados para asistir a eventos fuera del país, patrocinados por Instituciones Nacionales o Extranjeras, tendrán derecho a que se les complementen los gastos de viático que otorguen tales entidades, hasta por el monto de la cuota diaria establecidas en este Sistema y otros gastos conexos, siempre que dichos eventos no excedan de treinta (30) días calendario. 7. PROHIBICIONES Para la correcta aplicación de este Sistema se establecen las prohibiciones siguientes: a) Cobrar la cuota diaria completa o liquidar el día completo cuando sólo se utilice una fracción del mismo para cumplir la Misión. b) El pago de viático a la persona que tenga pendiente de liquidar un viático otorgado con anterioridad, salvo casos de emergencia debidamente comprobados, y autorizados por la Secretaria Ejecutiva y el Coordinador del Proyecto correspondiente. c) La alteración de la información anotada en los formularios o en los comprobantes. d) Autorizar comisiones sin cumplir con los requisitos establecidos en el presente Sistema de Viáticos. e) Realizar durante el desempeño de una comisión, actividades distintas a los objetivos de la misma sin previa autorización de quien ordenó la Misión. f) Utilizar el nombramiento de una Misión para realizar actividades particulares o personales. g) Autorizar pagos indebidos por concepto de viático. h) Liquidar comisiones fuera del tiempo establecido en el presente Sistema. i) Reconocer pagos mayores a la cantidades establecidas para cada porcentaje establecido por concepto de gasto de viático (alimentación y hospedaje).


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8. SANCIONES Quien infrinja las prohibiciones prescritas en el artículo anterior y cualquier otra disposición contenida en este Sistema o relacionado con la aplicación del mismo, se le aplicarán las sanciones siguientes: a) Por fraccionamiento de una Misión o cobro indebido de día completo: b) Por no liquidar un viático otorgado para realizar una Misión, dentro del tiempo establecido:

1) No se autorizará el pago de viático para otra Misión, 2) Se iniciará el cobro respectivo por la vía administrativa‐financiera

c) Por la alteración de la información anotada en los formularios o comprobantes se le suspenderá dos días de sus labores sin goce de salario. Esta sanción se aplicará sin perjuicio de promover las acciones legales pertinentes.


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FLUJOGRAMAS DE LOS PROCEDIMIENTOS DE VIÁTICOS


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TABLA DE VIÁTICOS

1. Esta tabla incluye hospedaje, desayuno e internet.

2. Si el evento ya incluye alimentación, únicamente se entregará el valor del hospedaje.

PAÍS HOSPEDAJE/ ALIMENTACI

ÓN

TOTAL DEL

VIÁTICO

El Salvador, San Salvador

$80.00 Hospedaje

$40.00 Alimentación

$120.00

San Pedro Sula, Honduras

$90.00 Hospedaje


$130.00

Nicaragua

$90.00 Hospedaje


$130.00

San José, Costa Rica

$100.00 Hospedaje


$140.00

Panamá

$100.00 Hospedaje


$140.00

Guatemala

$80.00 Hospedaje


$120.00

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