Sistemas TecnológicosSesión Nro. 8.

Las Aplicaciones ERP (Enterprise Resource Planning)

INFRAESTRUCTURAINFRAESTRUCTURA

DESARROLLO DE RECURSOS HUMANOSDESARROLLO DE RECURSOS HUMANOS

DESARROLLO DE TECNOLOGIASDESARROLLO DE TECNOLOGIAS

COMPRAS O SUMINISTROSCOMPRAS O SUMINISTROS

GAN

AN

CIA

S

GAN

AN

CIA

S

GA

NA

NCIA

S

GA

NA

NCIA

S

Activ. de Soporte

Activ.Primarias LogisticaLogistica

De De EntradaEntrada

OperaciónOperación LogisticaLogisticadede

SalidaSalida

MarketingMarketing& &

VentasVentas

ServicioServicio

Fuente: Michael Porter

Los Procesos de Negocios, La Cadena de Valor Agregado y la Reingeniería

Evolución en la Gestión de Procesos

La Transformación de los Procesos

Qué son las Aplicaciones ERP ?

Enterprise Resource Planning o ERP Frase articulada por la Consultora Gartner Group cerca

de 7 años atrás Para ilustrar el cambio que ocurrió en los sistemas de

información transaccionales focalizados en el manejo de inventarios (MRP y MRP II) a aquellos nuevos sistemas de información focalizados en el cliente

“un conjunto de aplicaciones para automatizar las funciones de finanzas, RRHH y ayudar al departamento de manufactura a [completar] trabajos tales cómo:– Procesamiento de órdenes – Planificación y Control de la Producción”

Computerworld

Estas aplicaciones se caracterizan por el uso proactivo de la información

ERP: Un proyecto de cambio global del negocio

Un sistema ERP no es un software, es una manera de manejar el negocio

Si una compañía decide implantar un sistema ERP sin tener un claro entendimiento de las implicaciones en el negocio, el sueño de la integración puede convertirse rápidamente en pesadilla

Las compañías que están obteniendo más grandes beneficios de sus sistemas son aquellas que visualizaron el proyecto en términos estratégicos y organizacionales (Davenport, 1998)

ERP: Un proyecto de cambio global del negocio

Es un grave error pensar sobre unn ERP como una iniciativa tecnológica en lugar de un proyecto de cambio global del negocio.

Cerca del 80% de los beneficios están dados por los cambios del negocio.

El software es un capacitador (Martin, 1998)

Evolución de los ERP

1970s: aparecen las aplicaciones MRP (Material Requirement Planning)

1980s MRP II evoluciona como una extension de MRP

1990s MRP II se extendieron (funcionalidades) para cubrir áreas tales como: – Ingeniería, – Finanzas,– RRHH, – Gestión de Proyectos

ERP en la Integración Total

S.I.Ejecutivos(SIE)

S.I.Gerencial(SIG)

S. Soporte de Dec.(SSD)

Sist. de Conocimiento

Sist. de Proc. de Datos

Laudon & Laudon, 1996

Filosofía de los ERP

Gestión de Proyectos

Gestión de la Calidad& Mantenimiento de Planta

Ventas & Distribución

Finanzas &Contabilidad

Gestión de Materiales &Producción

Gestión de RRHH

ERP + Base de Datos

ERP. Sistemas Integrados

Aplicaciones de

Reportes

Ventas y Aplicac. de

Entrega

Aplicaciones de

Servicios

Aplicac. deGerencia

RRHH

Aplicac. deFinanzas

Aplicac. deInventario

y Suministros

Aplicac. deManufacturaB/C

Central

Empleados

Gerentes y AccionistasF

ront

-Off

ice Back-O

fficeCL

IEN

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S

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EE

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S

Sistemas Integrados Anatomía de un ERP

ERPs incluyen…

Aplicaciones tales como: Contabilidad Gestión de RRH Gestión de la Producción y

Manejo de Materiales Gestión de Proyectos Gestión de la Calidad y

Mantenimiento de Planta Ventas y Distribución Compras Control de Inventario

Organizadas en 3 categorias:

Módulos de Finanzas Módulos de RRHH Módulos de Manufactura

(Producción) y Logistica

ERP. Alcances del Sistema

Ger. de Inventarios MRP Ger. de Materiales Mantenimiento Ger. de Proyectos Compras Ger. de Calidad Ger. de Transporte

Operaciones y Logística Finanzas

Recursos Humanos

Control de Tiempos Nómina Planif. de Personal Gastos de Viajes

Ger. de Órdenes Precio Ger. de Ventas Planif. de Ventas

Ventas y Mercadeo

Cuentas por Pagar Cuentas por Cobrar Flujo de Caja Centros de Costos SIE Consolidación Análisis de Benefic. Centros de Benefic. Costeo Estándar

85% de las necesidades del

negocio

Por qué Implementar ERP ?

Factores Tecnológicos

Year (Y2K) 2000 compliance Para reemplazar sistemas de información obsoletos Para mejorar la calidad y visibilidad de la información Para integrar procesos de negocios y sistemas de

información

Factores Operacionales o de Negocio

Para mejorar las métricas del negocio Para reducir altas estructuras de costos Para mejorar la respuesta a los clientes Para simplificar procesos de negocios

inefectivos y complejos Para soportar nuevas estrategias de

negocios Para estandarizar procesos de negocios a

lo largo de toda la empresa

Por qué Implementar ERP ?

SAP AG (SAP R/3) J.D. Edwards World Solutions (One

World) Baan (BaaN IV) Oracle Corp. (Oracle Financials) People Soft

SSA (BPCS) Acacia Technologies (C.A.) Cicom Systems Friedman Corp. Intentia JBA International Platinum Technology QAD ROI Systems

El Mercado de las ERP

ERP. Beneficios Tangibles

Reducción de Niveles de Inventarios

Reducción de Personal Incremento en la

Productividad Mejora en la Gestión de

Órdenes Cierre más rápido de ciclos

financieros Reducción de los costos de

T&SI

Reducción de los costos de procura

Mejora en el flujo de caja Incremento de los ingresos

y ganancias Reducción de los costos de

transporte y logística Reducción de las

necesidades relativas al mantenimiento de sistemas

Según un estudio de Benchmarking Partners las empresas identificaron...

Mejora en la visibilidad de la data corporativa

Procesos de negocios nuevos y mejorados de acuerdo a las mejoras prácticas de las empresas de categoría mundial

Mejora en la respuesta a los clientes

ERP. Beneficios Intangibles

ERP. Beneficios Tecnológicos

Arquitectura Cliente/Servidor Portabilidad Protección de la Inversión Implantación multinivel Interoperabilidad Reducción de la complejidad

Proporcionan soporte al EDI y al e-commerce y utilizar las ventajas de Internet

Matriz Beneficios / Beneficiarios

Eficiencia

Efectividad

Transformación

PersonasUnidad

Organizacional Organización

ERP. Costos Ocultos

Costos Consultoría / ERP (3:1)

Adquisición de nuevo Hardware (1:1)– Computadores– Equipamiento de Redes

(Internetworking)

Adquisición de Nuevo Software– Manejador de Base de Datos– Sistemas Operativos de Red

Consultoría de Desarrollos de interfaces adicional

Entrenamiento de Usuarios – (15%) del presupuesto

ERP. Riesgosas Consecuencias

Los caminos para fallar en la implantación exceden a los caminos para triunfar

Los sistemas ERP son increiblemente costosos y lentos de implantarse

90% de las implantaciones de ERP terminan tarde y fuera de presupuesto

Aproximadamente 50% de las implantaciones de ERP fracasan porque los gerentes subestiman los esfuerzos relacionados a la gerencia del cambio

Cómo seleccionar la aplicación ERP más apropiada …?

No es un proyecto del Dpto. de T&SI, sino una decisión estratégica

Cada proveedor / firma consultora tienen sus propias recomendaciones:– Kuiper’s Funnel Approach– Gartner Group, Forrester, META Group, AMR Research,

etc.

Metodologías propias de la Organización

… Considerar 5 Factores !!!

Cinco áreas principales:– Infraestructura Técnica / Tecnológica – Soporte a los Procesos de Negocios /

Funcionalidades– Implementación– Consultoría / Soporte– Costos / Costo Total de Posesión (TCO)

Infraestructura Técnica/Tecnológica

Hardware: – Processor, memory, storage– Network requirement– Vendors certifications

Sistemas Operativos– UNIX, Linux, – MS Windows NT or MS Windows 2000– IBM OS/400

Data Base Management Systems (DBMS)– Oracle, Informix, Sybase, MS SQL Server– Data warehouse

Integración con Aplic. de 3ras. Partes / estándares– MS Office, Lotus Notes– E-mail and Messaging (X.400/500), EDI– XML, ODBC, OLE

Soporte a los Procesos de Negocios / Funcionalidades

Qué herramientas para el modelaje de procesos incluyen? – Herram. Para modelar la organización, – Herram. para modelar procesos de negocios

Cuántos módulos de aplicaciones incluye y cómo se relacionan?

El paquete incluye procesos de negocios predefinidos que puedan ser adaptados a los procesos de la organización?

La aplicación ERP coporta los procesos de negocio críticos?

Confiabilidad del producto

Cómo ha evolucionado la aplicación (mejoras efectuadas) – Soporte a E-Commerce o E-Business, – Tecnología Web-enabled, etc.

Soporte a los Procesos de Negocios / Funcionalidades

Implementación

Cuál es la base instalada de la aplicación ERP?

Qué posición ocupa el proveedor en el mercado de los ERP ?

Tiene el proveedor una metodología específica de implementación ?

Cuánto tiempo durará la implementación incluyendo las pruebas y validación?

Qué tipo de entrenamiento será impartido ?  

Consultoría/ Soporte …

Historia y posición en el mercado / reconocimiento de la firma consultora

Número de clientes con proyectos de este tipo llevado a cabo por la firma consultora. Referencias de tales clientes

Experiencia y certificación en la aplicación

Experiencia en proyectos de este tipo en industrias del mismo sector

Consultoría / Soporte

Metodología de Implementación y plan de trabajo detallado – Activities, Assigned personnel, Time to complete the project

Certificación del consultor y personal de soporte

Tipo de soporte provisto por el consultor, por ejemplo: – Disponibilidad de soporte on-site / local; – Tiempo de respuesta del consultor / soporte cuando es llamado

para resolver un problema

Responsabilidades específicas asignadas a la firma consultora en el curso de la implementación de la aplicación

Costos / Costo Total de Posesión (TCO) …

Compra de la aplicación ERP– Precio – Condiciones de pago– Costos de las licencias de usuario

Costos de mantenimiento: – Hardware y Software: compra y maintenimiento

Costos adicionales del Dpto. De T&SI durante la implantación

Costos adicionales por consultoría duranmte el proceso de selección de la aplicación ERP

Costos por el entrenamiento básico a los usuarios

Provisión para la recuperación de fallas

Cargos Anuales por licenciamiento / mantenimiento

Nuevas versiones, predominantemente en cargos por upgrade

Si la aplicación ERP no corre en la plataforma que es compatible con la infraestructura de TI existente en la

organización, la organización puede esperar que el costo total de la aplicación ERP se incremente de forma dramática

Costos / Costo Total de Posesión (TCO) …

Implantación. Una Visión Organizacional

FASES– Generación del

Contexto– Diseño y Modelación– Implantación

Aspectos Críticos Fase a Fase

ASPECTOSCRÍTICOS

Generación de Contexto

Diseño y Modelación

Implantación del Sistema

Alineación Visión alineada con la estrategia del negocio, de

la organizaicón y de lasT&SI

Modelación del sistema alineada

a la visión

Uso del sistema alineado con la

estrategia

Compromiso Soporte

Propiedad

Alto compromiso de la

organización y soporte de los

accionistas para las T&SI

Modelación del sistema para promover la

propiedad del usuario

Usuarios se sienten dueños

del sistema

CompetenciaDominio

Competencias generales y

conocimiento de las T&SI

Modelación del sistema para promover el

dominio

Usuarios dominan el

sistema

Condiciones previas y Generación del Contexto

Las organizaciones son distintas y no deben ser tratadas de manera similar. Aunque esto parece obvio, algunos no entienden sus implicaciones

Aspectos que parecen afectar:– Cultura Organizacional– Capacidad para el Cambio– Estructura Organizacional– Documentación de Procedimientos– ISO 9000– Experiencia en grandes proyectos– Uso de T&SI y capacidades para gerencarla– Presencia de sistemas de gestión– Procesos de Reingeniería

Diseño y Modelación del Sistema

Alternativas Reingeniería Adaptación del Sistema a la Empresa Adaptación de la Empresa al Sistema

Estrategias de Implantación

VENTAJAS Proporciona evidencias

tangibles de progreso Implica menor shock

cultural Requiere menos

recursos concurrentes Menor complejidad para

gerencias

DESVENTAJAS Implantaciones parciales

implican ciertos riesgos Requiere usualmente

desarrollo de interfaces temporales

Riesgos de suboptimización

La implantación total es más larga y más costosa

Modelo por Etapas

Estrategias de Implantación

VENTAJAS Hay menos riesgos que

en una implantación parcial. Es todo o nada de una sola vez

Menor riesgo de suboptimización

Elimina las posible necesidad de interfaces temporales

La implantación total es más corta y menos costosa

DESVENTAJAS No se observan

beneficios tangibles hasta que todo el sistema es implantado

Implica un gran shock cultural

Es más dificil de gerenciar

Modelo Big Bang

Estrategias de Implantación

Modelo por Etapas La compañía puede obtener

sustanciales beneficios por implantar temprano una función de negocios

Se requieren pocas interfaces con el sistema actual

El ambiente político no soportaría un modelo Big Bang

Los recursos internos están limitados y no se apoya la contratación de recursos

La compañía tiene poca experiencia gerenciando grandes proyectos

Modelo Big Bang Hitoria de frustaciones de

implantaciones parciales y sistemas no integrados

Sistemas actuales poco confiables y costosos de mantener

Usuarios y actores no desean el cambio y quieren mantener el status quo

Gerencia se compromete a liberar recursos y a tener paciencia por resultados

La compañía posee experiencia en grandes proyectos o está pensando en solicitar ayuda

Indicadores que ayudan a decidir

Pronósticos

Más fácil implantación y uso

Expansión hacia empresas medianas y nuevos mercados verticales

Tendencia hacia WEB Services

Data Warehousing llegará a ser una función integrada en los sistemas

Best of Breed y aplicaciones para ciertas funciones manteniendo la integración

Outsourcing