SOBRE GESTIÓN ACADÉMICA EN EL AULA VIRTUAL: Guías

Vicerrectorado de Estudios Vicerrectorado de Economía e Infraestructuras

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SOBRE GESTIÓN ACADÉMICA

EN EL AULA VIRTUAL:

Guías Docentes, Coordinación y Actas

Para el curso 2012/2013 es de obligado cumplimiento que todo el profesorado que imparte docencia en títulos de Grado y Máster ha de cumplimentar la Guía Docente a través del Aula Virtual. Así mismo, a partir de la convocatoria de Febrero de 2013 el Llamamiento de Examen y las Actas deberán cumplimentarse a través del Aula Virtual (“Reglamento de Convocatoria, Evaluación y Actas” aprobado el 12/4/2011).

En este documento se explican aspectos relacionados con el procedimiento de cumplimentación de la Guía Docente, así como con cuestiones de ordenación docente y de uso del Aula Virtual. Se incluye al final un glosario a modo de resumen. Para cualquier duda sobre estas cuestiones ha de contactarse con el Vicerrectorado de Estudios.

1. SOBRE LA GUÍA DOCENTE

Para cumplimentar la Guía Docente (GD) se debe acceder al Aula Virtual (tutorial en http://www.um.es/innovacion/aula-virtual/).

Todos los profesores de una asignatura podrán introducir y modificar información en la Guía Docente, pero sólo el Coordinador de la Asignatura podrá dar por terminada la Guía para que pueda comenzar el proceso de validación (se explica en el punto 3 de este documento).

En el caso de las asignaturas TFG, TFM y Prácticas, el Coordinador de Asignatura será quien cumplimente y dé por terminada la Guía Docente correspondiente.

Además este curso la GD ya podrá ser cumplimentada en español y/o en inglés para todas las asignaturas.

2. SOBRE EL COORDINADOR DE ASIGNATURA

Los Coordinadores de Asignaturas deberán ser nombrados por los Departamentos y esta información será introducida en ORMUZ. Como excepción a esta norma general, en el caso de las asignaturas de TFG, TFM y PRÁCTICAS los Coordinadores serán nombrados e introducidos en ORMUZ por los Decanatos (en estas asignaturas es recomendable que los Coordinadores sean los mismos que coordinan la Titulación correspondiente).

¿Cómo ha de nombrarse al Coordinador? CUANDO HAY UN SOLO GRUPO: Un mismo profesor deberá asumir las funciones de Coordinador (deberá cumplimentar la


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Guía Docente) y de Responsable (deberá realizar el Llamamiento y cumplimentar firmar el Acta). Si la asignatura es impartida por un solo profesor, éste será tanto el Coordinador como el Responsable. En los casos en que hay más de un profesor, el Departamento (o los Departamentos si son asignaturas compartidas) deberá elegir al Coordinador-Responsable según los criterios que sean definidos por los propios Departamentos. SI HAY MÁS DE UN GRUPO, deberá haber un único Coordinador, pero se nombrarán tantos Responsables como grupos oficiales haya de la asignatura.

El Coordinador de Asignatura puede servirse de distintos perfiles de acceso al Aula Virtual:

1) Como Coordinador de Asignatura con responsabilidad sobre la Guía Docente (aparecerá por defecto para todos los Coordinadores de Asignatura que como tales hayan sido registrados en Ormuz): solamente accederá al espacio del grupo del cual sea profesor, pero no al resto de grupos de la asignatura.

2) Como Coordinador de Asignatura con capacidad para publicar y visualizar la información en todos los grupos de la asignatura y para asumir las funciones asignadas al profesorado con el rol de Docente+: podrá introducir y modificar herramientas del menú del sitio de la asignatura o crear grupos de alumnos, pero en ningún caso podrá acceder a los Mensajes Privados. Esta modalidad requiere la aprobación de la Junta de Centro a la que pertenezca la titulación e implica que se activará para todos los Coordinadores de Asignatura de dicha titulación, es decir, será asumida por la titulación completa y no se podrá diferenciar por cursos ni por asignaturas. Los centros notificarán al Vicerrectorado de Estudios estas autorizaciones de acceso junto con las de los Coordinadores de Curso y Titulación (véase el punto 7 de este documento).

3) En los casos de TFG, TFM y Prácticas, el Coordinador de Asignatura tiene capacidad para crear los sitios de las asignaturas y asumir en esos sitios las funciones indicadas en el punto anterior, es decir, funciones de Docente+.

3. VALIDACIÓN DE LA GUÍA DOCENTE

Una vez que el Coordinador de Asignatura ha dado por terminada la Guía Docente comenzará el proceso de validación que incluye la fase del Departamento y la fase del Centro.

a) En primer lugar la GD, tras ser aprobada en Consejo de Departamento, deberá ser validada por el Director del Departamento al que pertenezca el Coordinador de la asignatura. La herramienta de validación exigirá introducir la fecha oficial de la aprobación en el órgano colegiado del Departamento (1).

b) En una segunda instancia y tras su aprobación en Junta de Centro, la GD deberá ser validada por el Decanato del Centro responsable de la titulación a la que pertenece la asignatura (igualmente deberá indicarse la fecha oficial de aprobación por el órgano colegiado).

(1) Con una excepción: las Guías Docentes de TFG, TFM y Prácticas no deberán ser validadas por los Departamentos, sólo por los Centros.


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Una vez validada la GD por todas las instancias, su publicación será automática en los portales de los centros correspondientes y no podrá modificarse a lo largo del curso (con la única excepción de la información relativa al profesorado y su horario de tutoría).

El esquema que incluimos a continuación detalla el procedimiento de validación, así como las posibles comunicaciones en caso de rechazo y de que la GD deba ser revisada por el equipo docente.

En la herramienta de GD del Aula Virtual dispondremos por tanto de un acceso diferenciado según nuestros roles (profesor, coordinador de asignatura, coordinador de titulación, o bien porque nuestro cargo de gestión nos habilita para validar en alguna de las instancias correspondientes). La GD podrá encontrarse en los siguientes estados:


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4. SOBRE EL RESPONSABLE DE ASIGNATURA

En el caso de asignaturas que tienen más de un grupo, el Departamento ha de nombrar al Responsable de la Asignatura en cada grupo e introducir esta información en ORMUZ.

El Responsable de Asignatura en un grupo es el profesor que asume la obligatoriedad de realizar la convocatoria de examen -a través de la herramienta de Llamamiento de Examen- y es además el único profesor que podrá cumplimentar y firmar el acta de calificaciones de la asignatura para ese grupo -a través de la herramienta Acta del Aula Virtual-. Para poder utilizar ambas herramientas ha de disponer de firma digital en su tarjeta inteligente de la Universidad.

5. SOBRE EL LLAMAMIENTO DE EXAMEN

Será obligatorio a partir de la convocatoria de Febrero de 2013 realizar la convocatoria oficial del examen final de una asignatura a través del Aula Virtual y para ello se deberá disponer de la firma digital (2). La herramienta de Llamamiento de examen del Aula Virtual permite igualmente hacer convocatorias de pruebas parciales.

Si hay un solo grupo el Coordinador deberá hacer el llamamiento, mientras que en el caso de más de un grupo deberá hacerlo el Responsable de cada uno de ellos.

6. SOBRE LA FIRMA DE ACTAS

A partir de Febrero de 2013 se recuerda que será de obligado cumplimiento el “Reglamento de Convocatoria, Evaluación y Actas” y deberá firmarse el acta digitalmente a través del Aula Virtual. Si hay un único grupo deberá firmarla el Coordinador de Asignatura; si hay más de un grupo, el Responsable de la asignatura en cada grupo.

El profesor que firma el Acta es igualmente el único que podrá efectuar posteriormente las diligencias –con las salvedades que puedan producirse por eventualidades o posibles reclamaciones-.

7. SOBRE LOS COORDINADORES DE TITULACIÓN

Los Coordinadores de Titulación pueden ser de Grado o bien de Máster.

a) En los Grados: Los Coordinadores de Grado serán nombrados por los Decanatos, quienes además deberán introducir esta información en ORMUZ. La Junta de Centro

(2) La convocatoria de examen final deberá respetar las indicaciones realizadas desde los Decanatos al respecto.


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decidirá el tipo de acceso (3) al Aula Virtual (acceso 1, 2 o 3) y el Decanato lo notificará al Vicerrectorado de Estudios.

b) En los Másteres: los Coordinadores de Máster serán nombrados por las correspondientes Comisiones Académicas y esta información será introducida en ORMUZ por la Sección de Posgrado. Respecto al tipo de acceso de éstos al Aula Virtual (4), será decidido por la Comisión Académica correspondiente y, una vez informada la Junta de Centro, será notificado por el Decanato al Vicerrectorado de Estudios.

Con los Coordinadores de Curso se procederá del mismo modo que se ha descrito para los Coordinadores de Titulación en ambos casos, sea Grado o sea Máster. Sobre el procedimiento de ORMUZ para notificar los nombramientos de los coordinadores que hemos descrito en este apartado se enviará información en otro documento.

( 3 ) Para más aclaraciones sobre estas modalidades de acceso o el procedimiento se puede consultar http://www.um.es/innovacion/usos-y-costes/.

( 4 ) Ídem.


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8. SOBRE LA TUTORÍA ELECTRÓNICA

Se recuerda al profesorado que el horario de tutoría de alumnos puede ser presencial o bien se puede optar por una modalidad mixta que implica la realización de tutorías tanto de forma presencial como a través del Aula Virtual (el profesorado que opte por realizar tutorías electrónicas podrá reducir hasta un 50% su horario de tutoría presencial). En ambos casos es obligatorio hacerlo constar tanto en la Guía Docente como notificarlo a los Departamentos y además la información debe estar visible para el alumnado a través de todas las herramientas y espacios disponibles para ello.

Para más información sobre la tutoría electrónica: http://www.um.es/innovacion/tutoria-electronica/.

9. EN RELACIÓN CON LOS TÍTULOS A EXTINGUIR.

Tal y como se ha aprobado en Consejo de Gobierno, en el curso 2012/2013 ya no podrá utilizarse Suma Docente y todas las titulaciones de la Universidad de Murcia se gestionarán desde el Aula Virtual (también las titulaciones a extinguir). Entendiendo la excepcionalidad que supone la docencia en los títulos a extinguir respecto a este modelo de trabajo que presentamos, planteamos en estos casos un procedimiento más flexible que permitirá las siguientes opciones:

-‐ Sobre la Guía Docente: no es obligatorio cumplimentarla, por lo cual el profesorado que voluntariamente desee hacerlo podrá usar la correspondiente herramienta del Aula Virtual y una vez haya finalizado el proceso de cumplimentación podrá optar por guardarla en pdf o bien publicarla en la web de forma directa, sin someterla al proceso telemático de validación. No obstante se recuerda que igualmente en estos títulos, las Guías Docentes –o los programas de asignatura en su caso- deben ser aprobadas por el Consejo de Departamento siguiendo los procedimientos habituales.

-‐ Sobre coordinación de asignaturas: no existen Coordinadores de Asignatura ni Responsables de Asignatura, por lo cual, al igual que ocurría en Suma Docente, todos los profesores de la asignatura tendrán acceso tanto a la Guía Docente como a las herramientas de Llamamiento de Examen y de Acta.

-‐ Llamamiento de examen: podrán utilizar esta herramienta para realizar la convocatoria de los exámenes, tanto finales como parciales, pero no será obligatorio su uso pues podrán mantener los procedimientos de convocatoria habituales mientras no se extinga su titulación.

-‐ Cumplimentación de Actas: será obligatorio, a partir de la convocatoria de Febrero de 2013, cumplimentar y firmar el acta digitalmente a través del Aula Virtual (y para ello se deberá disponer de firma digital).


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10. GLOSARIO de ROLES DOCENTES y sus FUNCIONES en el Aula Virtual

Docente: Puede acceder a su grupo y utilizar todas las herramientas del menú del Aula Virtual. Puede crear sitios de asignatura y cumplimentar la Guía Docente (5). Es el tipo de rol que por defecto tiene todo el PDI cuando accede a las asignaturas de su POD introducidas en Ormuz.

Docente+:

Podrá acceder a su grupo con opciones avanzadas que le permitirán gestionar el menú de herramientas (incorporar o suprimir herramientas y también ordenarlas) así como crear grupos. Puede crear sitios de asignatura y cumplimentar la Guía Docente (5). Se ha de solicitar de forma expresa ([email protected]) indicando la asignatura para la cual se requiere este acceso (de las que se tienen asignadas oficialmente en el POD).

Coordinador de Asignatura:

Es el profesor que ha de responsabilizarse del contenido de la Guía Docente y es el único que puede dar por terminada la Guía Docente para que comience el proceso de validación. En asignaturas con un solo grupo será también quien realizará el Llamamiento de Examen y cumplimentará y firmará el Acta. Es nombrado por el Departamento y registrado en Ormuz. En Junta de Facultad se podrá decidir si los Coordinadores de Asignatura de una titulación podrán tener acceso a la información completa del sitio de la asignatura (es decir, de todos los grupos de cada asignatura). El Coordinador de Asignaturas de TFG/TFM y Prácticas podrá crear el sitio de la asignatura y deberá cumplimentar la Guía Docente.

Responsable de Asignatura:

Sólo en el caso de asignaturas con más de un grupo, el Responsable de la Asignatura en el grupo deberá realizar el Llamamiento de Examen y también es quien podrá cumplimentar y firmar el Acta. Nombrado por el Departamento y registrado en Ormuz.

Coordinador de Curso:

La Junta de Facultad decidirá y notificará al Vicerrectorado de Estudios el tipo de acceso:

Acceso 1: al sitio de la titulación (es el acceso por defecto para todos). Acceso 2: al sitio de la titulación y a las asignaturas sólo para visualizarlas como invitado. Acceso 3: al sitio de la titulación y a las asignaturas con rol Docente.

Coordinador de Titulación:

La Junta de Facultad decidirá y notificará al Vicerrectorado de Estudios el tipo de acceso:

Acceso 1: al sitio de la titulación (es el acceso por defecto para todos). Acceso 2: al sitio de la titulación y a las asignaturas sólo para visualizarlas como invitado. Acceso 3: al sitio de la titulación y a las asignaturas con rol Docente

tipo de rol depende de... Docente: Departamento Docente+: Petición propia ([email protected]) Coordinador de Asignatura: Departamento Responsable de Asignatura: Departamento Coordinador de Curso: Decanato Coordinador de Titulación: Decanato

(5) Excepto para asignaturas de TFG/TFM o Prácticas.


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En cuanto a los órganos de gestión, su función será:

Dirección de Departamento:

Introducirá en Ormuz los Coordinadores de Asignatura y los Responsables de Asignatura/Grupo. Deberá validar las Guías Docentes (sólo el Departamento al que pertenece el Coordinador de Asignatura).

Decanato: Notificará al Vicerrectorado de Estudios el tipo de acceso que se apruebe (6) para: -‐ Coordinadores de Asignatura (en cada titulación deberán asumir todos el

mismo rol) -‐ Coordinadores de Curso -‐ Coordinador de Titulación

En el caso de asignaturas TFG/TFM y Prácticas, introducirá en Ormuz la información de los Coordinadores de Asignatura (en estos casos recomendamos que sean los mismos que coordinan la titulación correspondiente). Validará las Guías Docentes una vez hayan sido validadas por el Departamento (las de TFG/TFM y Prácticas sólo las valida el Centro).

6 Recordamos que la información completa está accesible en el portal de la Unidad de Innovación (http://www.um.es/innovacion/usos-y-costes/).


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RECORDAMOS QUE:

1. Para cualquier duda con relación al uso del Aula Virtual, todo el profesorado tiene a su disposición los siguientes recursos:

-‐ la AYUDA del Aula Virtual (http://www.um.es/aulavirtual/) -‐ la línea 4000 -‐ las Lecciones Breves (http://www.um.es/innovacion/lecciones-breves/) -‐ el sistema Dumbo (http://dumbo.um.es; <[email protected]>; extensión 4222) -‐ el correo <[email protected]> para cuestiones técnicas -‐ el formador del centro (cada centro dispone de un profesor especializado en el

uso del Aula Virtual)

2. El Aula Virtual está vinculada a las bases de datos donde se recoge la información sobre la docencia reglada y los coordinadores, por lo que es un reflejo de la información que previamente se ha introducido. En caso de problemas con el acceso de los coordinadores deberá comprobarse previamente si se ha introducido de forma correcta en ORMUZ o, en su caso, si se ha notificado correctamente al Vicerrectorado de Estudios.

3. Las herramientas de uso obligatorio (Guía Docente, Llamamiento y Acta) estarán disponibles desde "Mi Sitio", por lo cual no será necesario crear el sitio de la asignatura previamente.

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