SOLUCIONES PARATELETRABAJAR SINSOBRESALTOS

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TODO LO QUENECESITAS PARACONFIGURAR TU SMART WORKING

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#QUENADATEPARE

SEGURIDAD, VIRTUALIZACIÓN Y CONTROL

ÍNDICE03 CAMBIO DE ESCENARIO

P O R A L E J A N D R O G I M É N E Z

04 EL NUEVO PUESTO DE TRABAJO DIGITALCLAVES DEL SMART WORKING

06 EQUIPOS A LA ALTURA DE LASCIRCUNSTANCIAS

08 GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

10 IMPRESIÓN FÁCIL

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Esta guía ha sido preparada con fines generales de orientación. El lector no debe actuar oconfiar solamente en la información aquí ofrecida sin antes solicitar la asesoría de unprofesional. Grupo Korporate no se hace responsable de los daños derivados de la utilizaciónde la información contenida en dicha guía. © Copyright Korporate Technologies Group 2020

14 DATA ANALYTICS

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RPAAUTOMATIZACIÓN ROBÓTICA DE PROCESOS

En los tiempos en los que nos toca vivir vamos a tenerque aprender a usar bien la palabra resiliencia ennuestros negocios y en nuestro día a día. Areestructurar y reiniciar, pero también a comprenderfinalmente que la digitalización es irreversible.Estamos descubriendo, a golpe de pandemia, nuevasformas de trabajar empezando a valernos de otrasherramientas para poder dar continuidad a lasempresas, con tecnología más ágil, pero aún quedamucho por hacer. El COVID-19 ha puesto a prueba a todas las compañíasde nuestro país, obligándonos a teletrabajar,incrementando nuestra flexibilidad, pero poniendosobre todo en valor también lo humano. Elteletrabajo ha venido definitivamente paraquedarse (durante la pandemia hemos pasado deteletrabajar solo el 5% a hacerlo el 34%) y noadaptarse a la velocidad que imponen los continuosacontecimientos supone un serio retroceso y un claroobstáculo para la supervivencia. La tecnología ahora sicabe más que nunca, se convierte en una aliadaimprescindible para seguir dando continuidad a losnegocios en cualquier entorno y circunstancia. Las compañías están obligadas a redefinir susestrategias incorporando ésta a su ADN, pero tambiénprestando atención a los procesos y las personas, sinolvidarse de la innovación y la mejora continua.En Korporate Technologies Group trabajamos cadadía ayudando a las organizaciones a diseñar la hoja deruta más adecuada, asesorando con criterio experto yproporcionando, además, un análisis certero de lastendencias del mercado y los avances tecnológicospara la mejora del rendimiento. Todo, con tresobjetivos claros: simplificar las tareas, dotar de másinteligencia a los procesos y lograr altas cotas deproductividad en cualquier escenario. Nuestroverdadero propósito AHORA es ayudarte a#QUENADATEPARE.

CAMBIO DE ESCENARIO

ALEJANDRO GIMÉNEZ NÚÑEZCEO DE KORPORATE TECHNOLOGIES

La era del Smart working está aquíy significa tener acceso a todos lossistemas de información de maneraágil, cómoda y flexible,prevaleciendo  3C: Compromiso,Confianza y Comunicación. Esta nueva fórmula que sube unpeldaño más en el teletrabajo,crecerá de forma sustancial en lospróximos años al ayudar a lareducción de costes, mejora de laproductividad, fomentando eltrabajo por objetivos.

TRABAJODIGITAL

EL NUEVO PUESTO DE

El Smart working  es una nueva fórmula de gestiónempresarial que se basa en cuatro pilares básicos:movilidad, flexibilidad, trabajo por equipos y el uso denuevas tecnologías para estar conectados. En resumen setrata de un nuevo método que va más allá del simpleteletrabajo, que permite dar continuidad al negocio sindependencia a un lugar determinado, permitiendo alempleado un alto grado de autonomía pero tambiéncuenta con grandes ventajas para la empresa como elahorro de costes. El Smart working requiere una reconfiguración de losequipos para incrementar la productividad en cualquierentorno usando tecnología que permita un desempeñoóptimo de las tareas, donde se abandona la jerarquía yrigidez de la organización tradicional poniendo el foco enlas personas, ideas y proyectos con un objetivo claro:favorecer  el bienestar del trabajador pero también lainnovación y la creatividad a través del fomento de lacolaboración entre personas y tecnologías. Es un cambio de cultura  laboral que requiere procesosmás inteligentes y ágiles que favorezcan la eficiencia eincremente la productividad, independientemente dedonde se desarrolle el trabajo. Cuatro son los conceptosque cobran especial relevancia en este  nuevo entorno:espacio, tiempo, tecnología y personas.La deslocalización del espacio de trabajo está cada vezmás en alza e impone reorganizar y automatizar procesos,tener una comunicación más fluida y segura con elequipo, optimizando y agilizando el desempeño. La confianza y la responsabilidad de las tareas marca unnuevo escenario  donde se promueve la libertad y elbienestar, pero se incrementa el compromiso, elconocimiento a través del uso adecuado de los datos y lacolaboración de los equipos traduciéndose todo en unamejor experiencia de cliente.

EQUIPOS A LAALTURA DE LASCIRCUNSTANCIAS

Alcanzar un nivel de rendimientoprofesional máximo requiere hardwarecapaz de adaptarse a las nuevasformas de organización del trabajo quegarantice la continuidad del negocio con  la mejor capacidad y ayude aincrementar la productividad encualquier lugar

Los datos arrojan que la incidencia del teletrabajo enEspaña ha pasado  del 5% al 34% durante la pandemia(*) Esta modalidad se ha convertido en la vía para hacercompatible el mantenimiento de las actividadesproductivas como medida de protección para frenar laenfermedad. Sin embargo, no será algo puntual porque elcambio en la cultura digital de las organizaciones no hahecho nada más que comenzar. Los pronósticos apuntana que esta fórmula cobrará cada vez más protagonismo enlos próximos años bajo el nuevo concepto de Smartworking  pudiendo ser implantada en empresas decualquier tamaño y en múltiples sectores de actividad,siendo el principal punto a tener en cuenta la inversión enequipos de alto rendimiento y capacidad.  Contar conordenadores de sobremesa o portátiles,  con todo tipode licencias software, es tan imprescindible como el usopantallas de alta resolución y potentes sistemas dealmacenamiento externos que faciliten  el desempeñodiario en cualquier lugar, pero también una conexiónadecuada con sistemas de videoconferencias que haganmás sencillo trabajo colaborativo a distancia. El uso deteclados ergonómicos, ratones especialmente diseñadospara el teletrabajo, así como todo tipo de accesoriosperiféricos, como micrófonos, son básicos para tener unaadecuada conexión. Se trata de contar con elhardware  idóneo acorde a las necesidades que permitauna mayor flexibilidad consiguiendo máximo rendimientoprofesional haciendo realidad el nuevo modelo de trabajo.Pero además si algo falla, el soporte remoto deteletrabajo  ayuda ante cualquier dificultad.

El impacto de COVID-19 haacelerando el paso hacia  unnuevo modelo de trabajobautizado como Smart working.En España uno de cada trestrabajadores ya podríateletrabajar, según datos delBanco de España

*IvieLabI. InstitutoValenciano deInvestigacionesEconómicas

GESTIÓN DOCUMENTALINTELIGENTE

Mejorar los flujos detrabajo automatizandotareas y tener accesoubicuo a la informaciónes posible gracias a ladigitalización, queconsigue un mejorcontrol de los procesoscorporativos deprincipio a fin, desdecualquier lugar,mejorando la eficiencia

Conseguir un repositorio único que ayude a losempleados a ser más ágiles, eliminando losdesagradables silos de información, centralizando yarchivando todo el contenido de manera más segura.Mayor movilidad al poder tener acceso a toda lainformación de su negocio desde cualquier dispositivoy lugar,  pudiendo visualizar los documentos sinnecesidad de descargarlos.Realizar búsquedas más rápidas y eficaces a través decualquier palabra o frase contenida en susdocumentos, reduciendo los tiempos de gestiónimpulsando la productividad.Multiplicar la eficiencia operativa gracias a la firmabiométrica y sellos de aprobación.Mayor automatización de los procesos con BPMsavanzados.Aumento de la capacidad de colaboración, consoluciones que certifican la comunicación con elreceptor como    firmas de terceros de confianza.homologadas por el Ministerio de Industria.Más seguridad al editar, compartir y archivar lainformación de tu compañía con cifrado y accesoseguro, eliminando los riesgos.  Sabrá en todo momento qué ocurre: quién accede a tusdocumentos, quién ha realizado la últimamodificación, pudiendo establecer permisos,obteniendo una rigurosa trazabilidad de los mismosfijando incluso alertas por caducidad en tusdocumentos.

La digitalización facilita entornos  trabajo máscolaborativos donde poder compartir, archivar ygestionar todos los documentos, sentando las bases de unnegocio más ágil, inteligente y también más seguroimpulsando el Smart working. Con una adecuada gestión de procesos documentalespuede:

Y mucho más... porque la gestión documental inteligentefacilita la creación de un espacio de  trabajoverdaderamente digital.

Almacenar, compartir, conectar,colaborar y gestionar toda lainformación, las tareas yprocesos de la empresa en unúnico lugar facilita lacontinuidad del negocio encualquier entorno

IMPRESIÓN FÁCIL

Los nuevos equipos, cada vez más ligeros ysencillos de usar, se han convertido en ‘hub’documentales que nada tienen que ver conlos dispositivos de antaño, estando siempreconectados para aumentar la eficiencia, sinolvidar la seguridad, ya que están blindadosante posibles intrusos

La época de imprimir y tener físicamente la impresora allado, ya pasó a la historia. Cada vez se abren más pasonuevos multifuncionales más inteligentes que ayudan aagilizar el flujo de trabajo pudiendo gestionar todo desdeun mismo entorno, evitando desplazamientosinnecesarios. Hoy se busca una mayor rapidez, mejorcalidad,  reducción de costes y del impacto medioambiental, pero ahora más que nunca  también senecesita conectividad. Los nuevos multifuncionales evitan pérdidas de tiempo alcontar  conectividad Wi-Fi integrada que ayudan aoptimizar la gestión diaria de   los documentos, contandocon todas las ventajas de la impresión y  escaneo móvil yeliminando así, barreras de comunicación dentro dela empresa. Lo analógico y lo digital seguirán condenados aentenderse, por lo que  los equipos actuales contienen yafuncionalidades que permiten conectarse por ejemplo ala nube, o imprimir en movilidad multiplicando, con ello,la productividad pero también mejorando la seguridad.Existen, soluciones  que permiten un mayor control delparque de impresión permitiendo controlar y conocer enla distancia el uso que hace de los equipos cada usuario,independientemente de dónde se encuentre ubicado.Los Servicios de Impresión Gestionada, tambiénllamados MPS, contribuyen a mejorar el uso y la gestióndel papel gracias al empleo de un ecosistema que englobahardware, software, servicios y soluciones a medida,acorde con las necesidades de cada cliente para optimizartoda la gestión del papel fuera de la oficina. Además es posible pagar solo por lo que se imprime, sincoste adicional asociado. El pago por uso se hace cada vezmás extensible en los nuevos espacios de trabajo,contratando renting de productos y servicios con unobjetivo: mejorar la gestión de los procesos documentalesy hacer estos más eficientes, seguros y sostenibles. Inclusoes posible contar con servicios de impresión directos acasa y eliminando todo tipo de complicación.

Los nuevos multifuncionalesevitan pérdidas de tiempo alcontar conectividad Wi-Fiintegrada que ayudan a optimizarla gestión diaria de losdocumentos contando con todaslas ventajas de la impresióny escaneo móvil y eliminando así,barreras de comunicación dentrode la empresa

VIRTUALIZACIÓN,SEGURIDAD Y CONTROLEs imprescindible protegercada vez más la informaciónde las compañías ante ladescentralización delentorno laboral, facilitandoademás el control de lajornada  junto al accesoremoto de programas,procesos y almacenamientode datos

Conseguir que todos los programas, procesos y datos sealmacenen y se ejecuten centralizadamente pudiendoacceder remotamente a los mismos,  es ya una pieza clavepara facilitar el teletrabajo que permite ahorrar enrecursos, ganar en eficiencia y también en agilidad. Lavirtualización se trata de una realidad cada vez másextendida en las empresas. Esta tecnología es ya una delas más valoradas en la actualidad al simplificar la gestión.Se cifra que un 60 por ciento de las empresas ya haimplementado o ha empezado a desarrollar unaestrategia de virtualización. Por otro lado, la seguridad se ha convertido en unacuestión primordial para proteger la información de lascompañías frente ataques y amenazas de todo tipo. EnEspaña los  ciberataques  se han incrementado hasta un60 por ciento el último año, afectando sobre todo a pymesdonde han crecido estos un 130 por ciento por lo queconviene tener soluciones de protección adecuadas comoantivirus, firewall, VPN  o contar con sistemas derecuperación de datos y todo tipo de protección a pruebade ataques malintencionados. Pero también es básico establecer políticas de controlsobre   los límites de la jornada laboral. El Smart workingnecesita de soluciones de control horario, que permitanal trabajador fichar desde cualquier lugar a través dedistintos dispositivos, pudiendo centralizar además todala gestión de los permisos, ausencias y vacaciones deforma centralizada.

En España los ciberataques sehan incrementando hasta un 60por ciento en el último año,afectando sobre todo a  pymesdonde han crecido estos en un130 por ciento

DATA ANALYTICS

El dato es fuente de conocimiento empresarial y basepara una mejor toma de decisiones. Una adecuadagestión de la información ayuda a poder  entendermás al cliente, detectar nuevas oportunidades,corregir errores, descubriendo tendencias yoportunidades, mejorando resultados

El Data Analytics coloca a las empresas hoy en unasituación    competitiva más sólida identificando nuevasoportunidades y tendencias pero también detectandoproblemas, lo que permite tomar decisiones con mayorgrado de acierto. La información es un valor estratégicoen la actualidad, ya que propicia enfocar mejor el futurodel negocio.    Hacer frente a la situación actual pasa poruna gestión y uso adecuado de los datos, ya que son labrújula que ayuda a trazar el camino óptimo para lamejora de resultados. Lograrlo solo es posible siendo una empresa Data-Driven, modificando la operativa de negocio en función alconocimiento que se extrae de la información y para elloes imprescindible contar con soluciones que faciliten unacceso a los datos en cualquier momento y lugar,permitiendo acceder a los datos vía cloud, además de elacceso a los mismos vía móvil. Las soluciones de analítica actuales propician al usuariofacilidad en el uso de tal manera que ya no se necesitaconocimientos técnicos avanzados, logrando haceraccesible los informes a todos los miembros de laorganización de forma sencilla. Esto, además conlleva, aque la visualización de datos sea más personalizada,ágil e intuitiva facilitando la configuración dedashboards de forma personalizada, ayudando a unamejor interpretación de la información. El desarrollo tecnológico permite, además, que lasconsultas sobre los datos sean ahora más fáciles. Hoy laInteligencia Artificial propicia una mayor facilidad enlas búsquedas pudiendo realizar consultas en lenguajenatural,  gracias a un simple golpe de voz. Lo importantees que la localización de la información sea lo más sencillaposible, es decir: cero complicaciones en el acceso. También es necesario la capacidad de integrar  todo tipode datos en distinto formato y de fuentes de diversosorigenes. Si además puede contemplar los datos externosa la organización, como aquellos   del sector donde operausando   las  Redes Sociales o el Open Data, se asegura unángulo más amplio para tomar mejores decisiones,logrando mayor estabilidad de cara al futuro.

El Data Analytics coloca a lasEmpresas una situacióncompetitiva más sólidaidentificando nuevas oportunidadey tendencias pero tambiéndetectando problemas

RPALa Automatización Robótica de Procesos (RPA) esuna tecnología emergente llamada a transformar elpuesto de trabajo digital subiendo un nivel más en lamejora de la agilidad en el trabajo remoto. Ayuda a simplificar las tareas, mejorando en precisión,  logrando un mayor control de los procesos yreduciendo el riesgo operativo

RPA está diseñado para realizartareas repetitivas y regladas, amayor velocidad, permitiendo unmayor control de los procesos y unuso más racional de los flujos detrabajo

La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es capazde realizar con mayor simplicidad y a más velocidadaquellas tareas tradicionalmente manuales yrepetitivas de las organizaciones, reduciendo loscostes operativos en un 80 por ciento y el tiempo deejecución entre un 80 y 90 por ciento.    Es unatecnología que está también llamada a transformar elpuesto de trabajo, siendo   pieza clave en la era del SmartWorking. Estos sistemas que se sirven de robot desoftware o también llamados bots, (programasinformáticos autónomos)  capaces de realizar accionesfrecuentes con mayor precisión. Se trata de una especiede "trabajador virtual” que logra imitar las tareas de lamisma forma en la que una persona, hoy en día, realizauna tarea o actividad. Su uso en las compañías propicia enla gestión de equipos en la distancia, un mayor control delos procesos, más precisión, mejor procesamiento de losflujos de trabajo, más ahorro, flexibilidad y simplicidad.Pero quizás una de las cuestiones más importantes, es lareducción de errores logrando el 100 por cien deexactitud y la disponibilidad de ejecutar tareas 24horas, los siete días de la semana, mejorando con ello tanto la experiencia de cliente como la del empleado. aAutomatización Robótica de Procesos en realidad impulsauna nueva fuerza laboral que nace de la combinaciónperfecta entre máquinas y humanos, para mejorar lasfortalezas y habilidades entre sí, aplicable a todos lossectores y la mayoría de departamentos.  Muy útil paramejorar la eficiencia, también en remoto.

3 décadas de experienciadonde nuestra constante

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Apostamos por la tecnologíainteligente y fácil deutilizar, destinada a ayudar ysimplificar el cometido de laspersonas, mejorando laexperiencia del empleado y delcliente a través de laoptimización de los procesos ylos recursos IT

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