SOFTWARE Back Office. Aplicación Web - …operador.cubatechtravel.com/backoffice_manual.pdf- Mark Up Para que la Agencia tenga precios netos en el Sistema, se negocia un Mark Up sobre

SOFTWARE Back Office. Aplicación Web 2014

1 Cuba Tech Travel www.cubatechtravel.com | www.operador.cubatechtravel.com

BACK OFFICCE - APLICACION WEB -



EL Back Office es un software en Versión BETA que ofrece herramientas de gestión de Servicios Turísticos, complementando la Organización de Itinerarios y cotización de estos. Este software ha sido desarrollado en Tecnología PHP , siendo una aplicación Web que puede visualizarse con cualquier Navegador pero se recomienda su uso en Firefox. La funcionalidad de la aplicación se basa en la posibilidad que ofrece organizar reservas y itinerarios de forma muy amigable y consultando servicios que ofrece el Sistema. Esta desarrollado ajustándose a la forma que los proveedores de estos servicios venden. Su Base De Datos registra la mayoría de los Hoteles en Cuba y los Servicios Extra hoteleros, con descripciones - tanto en ingles como en español - además de galerías de Fotos

URL para logiarse al Software : http://operador.cubatechtravel.com

Para su uso, se debe solicitar:

Nombre de Usuario:

Contraseña

Al Escribir la URL arriba en el Navegador obtiene la Vista a la derecha, El usuario debe introducir el Nombre del Usuario y la Contraseña para logiarse. Para solicitar Nombre de usuario y contraseña dirigir la solicitud a [email protected]

Una vez logiado al Sistema Aparece a la Derecha un menú, con varios ítem como submenú

1.-Para Ver Imagen completa ver Página Nro. 1

2.-El Icono delante de todos lo menú despliega la lista de submenú

http://operador.cubatechtravel.com/



Funciones Básicas del Software

1.- Organización de Reservas 2.- Organización de Itinerarios

3.- Cotización de Servicios 4.- Herramientas de Consulta 5.- herramientas de Cobro Online

En los Casos de Usar nuestro PRODUCTO IFRAME 2.1 Ver manual de uso del IFRAME 1.- Organización de las Reservas

solicitadas por la Web

2.- Cobro Online de las Reserva solicitadas por la web

3.-

Ofrecemos en tecnología PHP, Un IFRAME , es un parámetro con el que puedes realizar una división de la ventana DE TU WEB, y hacer que en esa división se abra una página u objeto NUESTRO IFRAME, en este caso, un formulario de búsqueda y Reserva de Servicios Turísticos en Cuba - Hoteles, Renta de Autos, Transfer, Vuelos y Paquetes. y el resultado de estas búsqueda detalladas, con formularios de reservación y Precios del Servicio con tecnología de Carrito de Compra. Ejemplo, en tu web publicada , ejemplo - www.tuweb.com, en una de las vistas - pagina - dejas un espacio en blanco - contenedor - donde se le agregan dos líneas de código que debes subir y te aparece en ese espacio el formulario de Búsqueda

INFORMACION NECESARIA PARA REGISTRARSE COMO AGENCIA

Para ser Usuario de la Aplicación, se debe entregar al Admin de la Aplicacion las siguientes Informaciones que quedarían Registradas. correo del Ad [email protected]



Datos que se exigen par el Registro de una Agencia con Nivel Operador

Nomenclative 1.- Logo de la Agencia

En Formato PNG , personalizara los reportes y correos

2.- Nombre de la Agencia

Aparecerá en la Firma del Correo y como Alias en el Correo que le llegara al cliente quien solicita el servicio

3.- Código Bancario de la Agencia

No Obligado

4.- SWIFT No Obligado

5.- Código de Identificación o Acrónimo

Generalmente son dos o tres Caracteres relacionado al Nombre de la Agencia, lo cual identif icara la Reserva con un numero consecutivo ascendente. + IB que signif ica Internet Booking. Tambien se utiliza en el uso del IFRAME, para reserva online,

Reservas de La Aplicacion Agencia Cuba Tech Travel - ACROMIMO CTT Primera Reserva realizada CTTIB1

Reservas uso del IFRAME Ver detalles del Tutorial IFRAME Primera Reserva realizada CTT1

6.- Moneda

Actualmente se Trabaja con Dos Monedas, USD y EUR, en dependencia del mercado que venda la Agencia se le declara la Moneda, y Signif ica que todos los Precios se mostraran en la Moneda

declarada. 7.- Pais País donde radica la Agencia

8- Fee

- Es un valor Absoluto que se le adiciona a la Reserva por pax sin

depender de la cantidad de Servicios Solicitados, Este Fee de Asistencia es parte del Costo a pagar al Receptivo - Se le declara en

la negociación -

9.- Dirección Dirección donde se localiza la Agencia, Aparecerá en la Firma de los

Correos

10.- Teléfono de la Agencia

Sera el Teléfono de Contacto para la asistencia al cliente

11.-El Nombre del Director de la Agencia

12.- El Email del Director de la Agencia

13.- Mark Up

Para que la Agencia tenga precios netos en el Sistema, se negocia un Mark Up sobre el precio del Proveedor, ambas partes negociaran este margen, y Hace que en el Sistema de Back Office de la Agencia, los precios que se le muestren sean netos para esa Agencia





CAPITULO 1 Sistema de Reserva y Cotización

En el Menú hacemos click en Booking System y se despliegan 3 sub menú Booking System New Booking Edit Booking Unconfirmed Bookings

Hacemos click en New Booking y obtemos la Vista , Ver imagen ampliada en la siguiente pag.

En el Cabezal de Esta Vista se muestran los datos genéricos de la Reserva - ver ampliación de la vista en la pagina siguiente de forma apaisada Datos de la Reserva

1.- Agencia Agency

2.- Fecha de Apertura de la Reserva Booking Date

3.- Fecha del Primer Servicio First Service 4.- Cantidad de Días del Itinerario Days

5.- identificador de Reserva Booking

6.- Cantidad de Pax Pax

7.- Referencia Refernece Datos de la Cotización 1.- Control de Margen Comercial Mark up

2.- Precio Total de la Cotizacion TOTAL

3.- Precio por Pax en Sgl - Dbl - Tpl Price per pax

4.- Cantidad de Autos Rentados Amount Cars

5.- Precio de los Autos Rentados Total

6.- Monenda Currency 7.- Asistencia Fee Botones

1.- Genera Itinerario PDF Generate PDF

2.- Cancelar Reserva Cancel

3.- General Itinerario Genera Itinerario

con descripciones 5.- Enviar Itinerario para cotizar Send PDF to CTT

6.- Factura Invoice

7.- Voucher Voucher

8.- Herramientaas Herramientas



DATOS DE LA RESERVA En la vista abajo se muestran los datos de la Reserva por numeración segun la tabla arriba, Estaremos explicando estos datos



Vamos al Detalle de los datos de Reserva 1.- Agency

Muestra el Nombre de la Agencia logiada. Para que una agencia sea usuario de la Aplicación debe registrarse en la sesión Add Agency por parte del Administrador. Las Agencias tienen registro - Operador Level - Operador Nomenclative.

2.- Booking Date

La aplicación, al abrir un nueva reserva, automáticamente registra la fecha de apertura de la reserva. ejemplo, si en estos momentos abrimos una nueva reserva, la fecha Booking Date seria 7/31/2014. No importa que los servicios comiencen en Diciembre próximo, siempre quedara registrado como fecha de apertura de la reserva el dia que la creamos.

3.- First Service

Es la Fecha del Primer Servicio que tendrá la Reserva, por ejemplo, hoy 31 de julio abrimos una nueva reserva, como explicamos anteriormente, el Booking Date seria 31 de julio, los clientes llegan el dia 5 de Agosto, y tienen un transfer ese mismo dia, lo montamos en el sistema y esa será la fecha del primer servicios First Service 5 de Agosto, es posible que después tengan muchos otros servicios en los días próximo, pero el sistema registra la fecha del primer servicio. Esto es importante por varias razones: Podemos listar las Reservas por Fechas de Entrada de los Clientes, permitiendo verificar los servicios, la confirmación de los hoteles, y organizar la asistencia, entre otros muchas utilidades que veremos mas adelante

4.- Days

A medida que agregamos Servicios por dias, el Sistema cuenta los días y lo Registra, entonces al final de montar todos los servicios, sabemos que el itinerario es de tantos dias ...... Ejemplo: Dia 1 de Agosto Transfer Aeropuerto Habana hacia el Hotel Dia 2 de Agosto Hospedaje en Hotel Dia 3 de Agosto City Tour Dia 4 de Agosto Transfer Hotel hacia el Aeropuerto para tomar vuelo Cantidad de Dias: 4

5.- Booking

Es el Código de la Reserva que la Identifica. Como explicamos anteriormente en Datos para el Registro de la Agencia se solicita un acrónimo que son siglas que identifican la Agencia, en este caso la agencia es Cuba Tech Travel, el acrónimo es CTT, al hacer click en New Booking el sistema registra la Reserva CTTIB1 y asi consecutivamente incrementándose el numero, CTTIB1, CTTIB2 ....

6.- Reference

Es un control de Texto donde el usuario escribe un Referencia que asocie la Reserva. Es difícil aprender de memoria el Código de Booking anteriormente explicado, al usuario poner una referencia, ejemplo un grupo de tres pareja de España que se hospedaran en el Melia Varadero puede tener la reserva CTTIB59, podemos poner en la Referencia, - 3 dbl de España Melia Varadero - Al editar la reserva para un ajuste y buscarla en la lista de Reserva, se explica capítulo más adelante , el usuario pude identificarla fácilmente en la lista la reserva al leer - 3 dbl de espana Melia Varadero y asociar la reserva

7.- Cantidad de Pax

La cantidad de pax esta asociado a la cantidad de habitaciones solicitadas, si marcamos una doble en el Cotizador, automáticamente se mostrar en la etiqueta Pax: 2



DATOS DE LA RESERVA En la vista abajo se muestran los datos de la Reserva por numeración segun la tabla arriba, Estaremos explicando estos datos



Vamos al Detalle de los datos de Cotización 1.- Mark up

Es un control de lista desplegable con valores del 1 al 40 - % -, al seleccionar un valor porcentual margina el costo TOTAL al valor porcentual seleccionado Ejemplo, la cotizacion final de la Reserva es

. Al seleccionar en el Mark up un valor porcentual el total correspondera al Costo + el valor porcentual Seleccionamos 10 como valor porcentual y el TOTAL sera + el 10% del costo [ 9424.00] = 5467.2

El margen comercial es del 10% en la ganacia, significa que el Costo a pagar al proveedor serian 4924.00 por concepto de todos los servicios, y la ganancia neta seria el 10 % Este Mark up también afecta al Precios por Pax por Habitacion que explicaremos abajo.

2.- TOTAL

Es el precio total por todos los Servicios que se han cotizado segun el Itinerario de la Reserva, y es Afectado por el Control Mark up como hemos explicado anteriormente.

3.- Price per Pax

Es el Precio por Pax - persona - por Tipo de Habitación que puede ser SGL DBL o TPL, También es afectada por el Mark up, al variar el valor porcentual se agrega al precio por pax por tipo de habitación

Esta herramienta es importante para cotizaciones de Grupo, ejemplo, se confecciona un Itinerario para un Grupo de turismo especializado - Senderismo - y se publica el Itinerario para la venta, dando el precio por persona segun tipo de habitación, finalmente. También es importante, porque pueden viajar dos familias diferentes y no se le da el precio TOTAL, se le da el precio por persona, para cada cual conozca cuanto debe pagar -- hay muchas razones mas por lo que se debe dar un precio por persona como alternativa al TOTAL, que estaremos viendo a lo largo del TUTORIAL

4.- Amount Cars

El precio del Auto es independiente al TOTAL, anteriormente descripto, la cantidad de auto y el precio de la Renta se describen independiente del precio TOTAL del Itinerario, Una vez se agrege en el cotizador la renta de un auto aparece en Amount Cars, si son dos, apareceran 2 en el Control y el correspondiente precio en el control que sigue



5.- Total

Es el Precio Total de la Renta de Autos

6.- Currency

Moneda en la que se expresa el Precio. Y se declara cuando se registra por parte del administrador la Agencia. En estos momentos se utilizan solo dos Moneda, EUR y USD

7.- Fee

El receptivo establece un FEE por pax por toda la estancia, es parte del Costo de la Operación, y también se declara por parte del Administrador



DATOS DE LA RESERVA En la vista abajo se muestran los BOTONES DEL CABEZAL de la Reserva por numeración según la tabla arriba, Estaremos explicando estos datos



Vamos al Detalle de los datos de Reserva 1.- Agency

Muestra el Nombre de la Agencia logiada. Para que una agencia sea usuario de la Aplicación debe registrarse en la sesión Add Agency por parte del Administrador. Las Agencias tienen registro - Operador Level - Operador Nomenclative.

2.- Booking Date

Cancela la Reserva, no se muestra en el lista Reserva

3.- First Service

Genera el Itinerario en PDF con todos los Servicios Descriptos. Cada Servicio Muestra Descripción y Foto Podemos listar las Reservas por Fechas de Entrada de los Clientes, permitiendo verificar los servicios, la confirmación de los hoteles, y organizar la asistencia, entre otros muchas utilidades que veremos mas adelante

4.- Days

A medida que agregamos Servicios por dias, el Sistema cuenta los días y lo Registra, entonces al final de montar todos los servicios, sabemos que el itinerario es de tantos dias ...... Ejemplo: Dia 1 de Agosto Transfer Aeropuerto Habana hacia el Hotel Dia 2 de Agosto Hospedaje en Hotel Dia 3 de Agosto City Tour Dia 4 de Agosto Transfer Hotel hacia el Aeropuerto para tomar vuelo Cantidad de Dias: 4

5.- Booking

Es el Código de la Reserva que la Identifica. Como explicamos anteriormente en Datos para el Registro de la Agencia se solicita un acrónimo que son siglas que identifican la Agencia, en este caso la agencia es Cuba Tech Travel, el acrónimo es CTT, al hacer click en New Booking el sistema registra la Reserva CTTIB1 y asi consecutivamente incrementándose el numero, CTTIB1, CTTIB2 ....

6.- Reference

Es un control de Texto donde el usuario escribe un Referencia que asocie la Reserva. Es difícil aprender de memoria el Código de Booking anteriormente explicado, al usuario poner una referencia, ejemplo un grupo de tres pareja de España que se hospedaran en el Melia Varadero puede tener la reserva CTTIB59, podemos poner en la Referencia, - 3 dbl de espana Melia Varadero - Al editar la reserva para un ajuste y buscarla en la lista de Reserva, se explica capítulo más adelante , el usuario pude identificarla fácilmente en la lista la reserva al leer - 3 dbl de espana Melia Varadero y asociar la reserva

7.- Cantidad de Pax

La cantidad de pax esta asociado a la cantidad de habitaciones solictadas, si marcamos una doble en el Cotizador, automaticamente se mostran en la etiqueda Pax: 2



CAPITULO 2 COTIZADOR En este capitulo comenzaremos a Crear un Reserva para ver el Resultado del Precio a medida que conformamos el Itinerario. Comenzaremos explicando que la idea inicial de esta aplicación es crear un herramienta que ayude a las Agencias de Viaje a conformar un Itinerario y cotizarlo en tiempo real para dar un respuesta rápida a clientes y otras agencias de viaje. Ahora en su Versión BETA, podemos ir utilizando las informaciones disponible en la Base de Datos para la conformación de la Reserva. Como hemos explicado anteriormente comenzamos haciendo click en el Menú derecho, en Booking System, al desplegarse el submenu damos click en New Booking - TENEMOS LA SIGUINTE VISTA Hoy es 31 de Julio, abrimos la reserva Vamos a Agregar un Reserva con una Familia que solicitan dos habitaciones dbl en Hotel en Ciudad Habana, dos noches, y un hotel Todo Incluido en7 Varadero, en Add new Hotel hacemos click



HOTEL Al Hacer Click en Add new Hotel, debajo de la pestaña Hotel, aparece un registro con los siguientes campos

En el Control Hotel Desplegamos la lista y muestra los hoteles por Destino y las Categorías en Estrellas



Seleccionamos en la lista desplegable de Hotel Melia Habana, existe dos formas de hacerlo, buscándolo por el scrol bar del control o autocompletando escribiendo melia el nombre del Hotel, ejemplo, escribimos Melia Habana y muestra el criterio

ROOM TYPE - Tipo de Habitación Hacemos click en Melia Habana, ya tenemos el Hotel, ahora seleccionamos Room Type - Tipo de habitación - En la Base de Datos estan registrado la mayoría de los Hoteles en Cuba, Cada Hotel tiene relacionado los Tipos de Habitación, que a la vez se relacionan con el Precio. En este Caso el Hotel Melia Habana tiene los siguientes Tipo de Habitacion Melia Habana

Junior Suite Executive Floor Junior Suite Royal Service

Master Suite Royal Service Standard Executive Floor

Standard Occean View

Standard Occean View Royal Service Standard Royal Service

Suite Executive Floor

Suite Royal Service



PLAN - Tipo de Plan Alimenticio Ya Tenemos el Hotel Seleccionado y la Habitación será Standard, Pasamos a seleccionar el Tipo de Plan alimenticio PLAN , hacemos click en el control PLAN En la Base de Datos cada plan esta relacionado con el Hotel Melia Habana Plan Alimenticio Están expresado en las dos formas más comunes AP - FB

AP American Plan FB Full Board Pensión Completa - Desayuno, almuerzo y Cena CP - BB CP Continental Plan BB Bed and Breakfast Solo Desayuno EP - RO EP Europan Plan RO Room Only Sin ninguna Comida, solo habitación MAP - HB MAP Media American Plan HB Half Borad Desayuno y una Cena Elegimos entonces el Plan CP-FB



START DATE (Check in ) y END DATE (Check out ) - Desde, fecha de comienzo de la Reserva, Hasta, Fecha de Fin de la Reserva Ya Tenemos el Hotel Seleccionado y la Habitación será Standard, el Tipo de Plan alimenticio PLAN es CP , hacemos click en el control START para seleccionar la Fecha de comienzo de la Reserva, y posteriormente END para la fecha fin de la Reserva, que como resultado dara la cantidad de noches de la estancia en el Hotel Seleccionado. Ambos Controles tiene un Date Picker, y el formato de Fecha mostrado es tres primeras siglas del Mes, el día y el año, DECLARAMOS STAR (Check in ) 31 DE JULIO

DECLARAMOS STAR (Check in )5 DE AGOSTO



NIGTHS - Es la cantidad de noche de la Estancia en el Hotel, y esta condicionada a la Fecha START y END Arriba declaramos como fecha START 1 de Julio y como fecha END 5 de Agosto, entonces el sistema calcula la cantidad de noche de la estancia, siendo en este caso 5 noches

Entonces ya tenemos completado los datos de la Estancia, y se muestran:

*Hotel Melia Habana, en tipo de habitación Standard, en plan alimenticio CP, de Fecha 31 de Julio al 5 de Agosto, cantidad de noches 5, Debemos ahora seleccionar la cantidad de habitaciones según su ocupación, SGL, DBL Y TPL, como estamos cotizando una familia que nos solicito dos DBL, MARCAMOS DOS DBL



CANTIDAD DE HABITACIONES POR OCUPACION y PRECIO Se muestran tres controles, uno para cantidad de habitaciones SGL, otro para DBL y un tercero para SGL, son controles de lista desplegable con valores hasta 25

Desplegamos la lista del Control DBL y seleccionamos dos

Y como resultado tenemos el Precio por personas de dos dbl



PRECIOS Regresemos a lo aprendido anteriormente cuando se explicamos los controles del cabezal Como resultado de el servicio cotizado anteriormente - dos habitaciones dbl en el Melia Habana - se muestran en el control de Cotización Precio por Pax

Significa que cada persona pagara 225.00, por la estancia en el Melia Habana, del 31 de julio al 5 de Agosto, 5 noches El Resumen del precio es Precio por pax en el Melia habana por la estancia de 5 noches + 5.00 de Fee por Pax Que el precio total es de 900.00, que es la multiplicacion del precio del precio por pax en habitacion dbl * 4 persona

Ahora marginamos con el control Mark Up al 20%, desplegamos la lista y seleccionamos 20, entonces el precio total se incrementara en un 20%

Igualmente se incrementara el precio por pax por Habitacion al 20%



REPORTES Al hacer click en el Botón Generate Itinerary, Vemos el Itinerario que hemos cotizado, en este caso solo muestra hotel, porque se trata de una reserva de solo hotel, el Itinerario muestra el día a partir de la fecha del primer servicio, la foto del Hotel, la fecha de llegada, y la descripción además de un resumen abajo de la estancia del Hotel El Itinerario muestra 1. Logo de la Agencia 2. Cantidad de dias del Itienrario 3. Foto del Servicio 3. Fecha de Inicio del Servicio 4. Descripcion del Servicio EL REPORTE ES EN FORMATO PDF, puede enviarse al cliente .

Ver Botón 3 en la explicación de los botones del cabezal



TRANSFER Vamos ahora a agregar los Servicios de Transfer IN y OUT a los clientes, ya tenemos en el cotizador las Dos hab dbl en el Melia habana, y hemos tenido el precio por pax y el Total, Ahora, hacemos click en la siguiente pestaña del Cotizador TRANSFER

Al hacer click en signo + Round Trip se despliega el registro



El primer campo del registro Departure Date -Fecha de salida del Transfer - aparece la Fecha predeterminada - First Service - Esta es la fecha que el cliente solicito para Tomar el Transfer, vamos abajo explicamos en detalles los campos de este registro

Ver en Campos de Reserva la explicación de First Service

Departure Date

Fecha de Salida del Transfer solicitada por el cliente

Predeterminado aparece al First Service, porque ubica el Date Picker - Calendario con la fecha próxima al servicio, evitando click en el Calendario para señalar la Fecha

Returning Date Fecha de Regreso del Transfer solicitada por el cliente, ESTE REGISGTRO ES SOLO PARA TRANSFER ROUND TRIP

Igual a la explicación anterior

FROM Origen del Transfer - Lugar

Es un control de lista desplegable con los Destino Padres y los lugares de origenes



Going To Destino del Transfer - Lugar

Es un control de lista desplegable con los Destino Padres y los lugares de destino

Seat Capacidad del Bus, Asientos,

En este caso como son dos habitaciones sencillas, 4 pax, el control se puebla predeterminadamente con un bus donde el rango de asientos tenga capacidad para 4 pax, en este caso marco de 3-5

Flight Nro. or Departure Place Debe registrarse el lugar mas especifico del Origen, ejemplo, Terminal 3 Del Aeropuerto, aunque anteriormente seleccionamos From Havana Airport

Es el lugar donde el Bus recogera a los clientes con mayor detalle.

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SOFTWARE Back Office. Aplicación Web - …operador.cubatechtravel.com/backoffice_manual.pdf- Mark Up Para que la Agencia tenga precios netos en el Sistema, se negocia un Mark Up sobre