SOLICITUD DE PROPUESTAS DE SERVICIOS PARA LA ......en cualquier momento e invalidar la propuesta de los proponentes que no cumplan con el legítimo propósito de esta solicitud. 22

P.O. Box 190759, San Juan, PR 00919 -0759 • Tel.: (787)773-2380 E l D e p a r t a m e n t o d e E d u c a c i ó n n o d i s c r i m i n a d e n i n g u n a m a n e r a p o r r a z ó n d e e d a d , r a z a , c o l o r , s e x o , n a c i m i e n t o , c o n d i c i ó n d e

v e t e r a n o , i d e o l o g í a p o l í t i c a o r e l i g i o s a , o r i g e n o c o n d i c i ó n s o c i a l , o r i e n t a c i ó n s e x u a l o i d e n t i d a d d e g é n e r o , d i s c a p a c i d a d o

i m p e d i m e n t o f í s i c o o m e n t a l ; n i p o r s e r v í c t i m a d e v i o l e n c i a d o m é s t i c a , a g r e s i ó n s e x u a l o a c e c h o .

SOLICITUD DE PROPUESTAS DE SERVICIOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE

DOCUMENTOS Y LA ADQUISICIÓN DE LA PLATAFORMA PARA LA AUTOMATIZACIÓN

DE LOS PROCESOS DE CORRESPONDENCIA GENERAL Y DE EXPEDIENTES

ACADÉMICOS

(La aprobación estará sujeta a la disponibilidad de fondos)

La fecha límite para someter las propuestas es el 15 de julio de 2021, en o antes de las 4:30 p. m.. Solamente se aceptarán solicitudes en el correo de la Secretaría Auxiliar de Asuntos Federales (SAAF). Se aceptarán las propuestas entregadas a la mano en la Área de Correo de la SAAF, o utilizando el sistema de entrega del correo federal o privado, no más tarde de la fecha y hora antes indicada.

Oficina Central de Compras, Obligaciones y Adjudicaciones de Fondo

RFP Núm. DEPR-OCCOAF-2021-004 Página 2

TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 3

II. ENTIDADES ELEGIBLES ................................................................................................... 4

III. DERECHOS DEL DEPR ..................................................................................................... 4

IV. CALENDARIO DE PROPUESTAS COMPETITIVAS .......................................................... 6

V. PREGUNTAS SOBRE LA RFP ........................................................................................... 6

A. Otras preguntas de la RFP y comunicaciones ................................................................. 6

VI. PRESENTACIÓN DE CARTA DE INTENCIÓN................................................................... 6

VII. ENTREGA DE PROPUESTAS ........................................................................................... 7

VIII. SERVICIOS SOLICITADOS................................................................................................ 7

A. Servicios requeridos ........................................................................................................ 7

IX. DERECHOS DE AUTOR ...................................................................................................17

X. Garantías y licencias ..........................................................................................................18

XI. FIANZAS / BONDS ............................................................................................................18

A. BID BOND ......................................................................................................................18

B. PERFORMANCE BOND ....................................................................................................18

XII. SEGUROS .........................................................................................................................18

XIII. FORMATO DE PROPUESTA Y REQUISITOS DE PRESENTACIÓN ...............................19

A. Preparación de la propuesta ...........................................................................................19

B. Instrucciones generales para la redacción de la propuesta .............................................19

XIV. FORMATO DE LA PROPUESTA .......................................................................................20

A. Información general del proponente (Portada) ................................................................20

B. Resumen ejecutivo .........................................................................................................20

C. Cualificaciones y experiencia en general del proveedor del servicio ...............................20

E. Alcance del trabajo .........................................................................................................21

F. Garantías ........................................................................................................................22

G. Costo de los servicios (Presupuesto) ..............................................................................22

H. Solidez financiera .............................................................................................................23

I. Anejos .............................................................................................................................23

XV. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS .....23

XVI. Periodo de Revisión ...........................................................................................................24

XVII. DISPONIBILIDAD DE FONDOS ................................................................................25


I. INTRODUCCIÓN

El Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) recibió una asignación de fondos del

Departamento de Educación de los Estados Unidos de América (USDE) bajo el Programa

Immediate Aid to Restart School Operations (Restart). Esta asignación de fondos responde a los

desastres ocurridos en varios estados por el Gobierno Federal y por virtud del Bispartisan Budget

Act de 2018, P.L. 115-123 (9 de febrero de 2018). En el caso de Puerto Rico, se refiere a los

huracanes Irma y María, y las consecuencias que han traído. Este programa provee fondos

federales para el reinicio de las operaciones, adquisición de tecnología o equipo que promueva

la administración, automatización y conservación de documentos.

Después del huracán María las oficinas, áreas, escuelas y centros de archivo reportaron:

inundaciones, lodo dentro de los espacios de archivos, bibliotecas; así como ventanas y puertas

rotas, fugas en el techo, graves daños de infraestructura y, sobre todo, gran pérdida de

documentos. No tener acceso a la información en papel debido a los desastres atmosféricos y

provocó, el atraso en los procesos documentales para contestar señalamientos de auditorías e

impidió se ofrecieran servicios a la ciudadanía para expedir certificaciones de graduación,

certificaciones de cursos, certificaciones de estudiantes de Educación Especial, transcripciones

de créditos, copias de expedientes académicos, entre otros documentos.

Con este propósito, a la Secretaría Auxiliar de Asuntos Federales, (SAAF) le fue aprobado un

proyecto para la digitalización de documentos, diseño y desarrollo de una plataforma tecnológica

para la administración, conservación, acceso y automatización de procesos relacionado al

manejo de documentos y expedientes académicos mediante fondos Restart, según autorizado

bajo el Immediate Aid to Restart School Operations (RESTART) program, as authorized by the

Bipartisan Budget Act of 2018, P.L. 115-123 (February 9, 2018); Sec. D-7.2018 Frequently Asked

Questions (FAQs) for the Immediate Aid to Restart School Operations (Restart) program CFDA

Number 84.938A.

La implementación del proyecto ha sufrido varios retrasos debido a las situaciones de

emergencia que ha tenido que enfrentar el país y, por ende, el DEPR. Durante los meses de

enero y febrero de 2020, los administradores de documentos de la SAAF, Centros de Archivo de

las siete Oficinas Regionales Educativas (“OREs”) y el Director de la División de Correspondencia

y Archivo Inactivo del DEPR visitaron e identificaron centros de archivos que sufrieron grandes

daños como resultado del huracán María. Algunos de los daños sufridos lo fueron la pérdida de

una gran cantidad de expedientes académicos, documentos, equipo, material y otros artículos

de oficina, por lo que tuvieron gran dificultad de poder facilitar información académica,

administrativa, programática fiscal.

Este proyecto, además, podrá ser sufragado mediante otros fondos federales disponibles que

autoricen el desarrollo de las actividades, servicios y bienes a adquirir descritos en esta Solicitud

de Propuestas (RFP, por sus siglas en inglés).

Con el propósito de recuperar los datos de los estudiantes y del personal y para conservar de

manera segura la información ante fenómenos y desastres naturales, el DEPR publica esta RFP,

con la que se espera adquirir la titularidad de un sistema electrónico que ayude a reconstruir y


recuperar los registros y documentos dentro de una plataforma digital. El objetivo es contratar un

proveedor de servicios calificado que tenga experiencia en el desarrollo de una plataforma

tecnológica de digitalización para conservar de manera segura la información. A través de la

automatización de procesos documentales que facilite el acceso y la divulgación digital de la

información académica estudiantil y administrativa del DEPR. Específicamente, el proveedor

seleccionado brindará servicios en las siguientes áreas: digitalización de documentos,

levantamiento de información, diseño, desarrollo e implementación de plataforma o aplicación,

configuración, programación y gerencia de proyecto. Estos servicios tienen como fin asegurar la

administración y conservación de documentos. Conjuntamente, por medio del proyecto se espera

mecanizar procesos existentes.

II. ENTIDADES ELEGIBLES

La entidad escogida bajo esta RFP debe demostrar tener, mínimamente tres años de experiencia

exitosa en el tipo de servicio requerido. El proponente debe proporcionar una lista de proyectos

exitosos similares a los solicitados y una descripción del personal clave calificado y con

experiencia en los servicios que estarán ofreciendo. El personal que brindará los servicios debe

tener conocimiento y experiencia en el manejo de documentos históricos o sensitivos, en la

digitalización de documentos y/o el desarrollo e implementación de soluciones tecnológicas. El

proponente escogido debe poseer destrezas necesarias para configurar, programar, diseñar

bases de datos, diseñar consultas de búsqueda, indexación, planificar, gestionar y gerenciar el

proyecto. Además, las personas que trabajarán en este proyecto deben contar la preparación

académica y cualificaciones, según la especialidad del trabajo lo requiera. Por otra parte, el

proponente debe proporcionar personal especializado en el diseño y administración de bases de

datos e ingenieros de programación.

El DEPR evaluará el potencial de éxito del proveedor (basados en la preparación académica y/o

experiencia de su personal, pasadas ejecutorias proveyendo el servicio solicitado en esta RFP o

servicios similares, entre otros) para proveer el servicio de forma responsable y de manera

exitosa. Se evaluará, además, la habilidad que tiene el proveedor de ejecutar con éxito los

servicios bajo los términos y condiciones de la RFP y del contrato de servicios que se le otorgue.

Dado a la magnitud de los servicios y la celeridad que requiere su ofrecimiento, se autoriza la

presentación de propuestas mediante alianzas o acuerdos entre dos entidades. Las entidades

que constituyan alianzas presentarán una sola propuesta donde se indicarán los servicios que

respectivamente habrán de ofrecer las entidades. Las entidades deben cumplir con los requisitos

contenidos en la RFP. De resultar seleccionada su propuesta, el DEPR otorgará un solo contrato

con la entidad que se identifique en la propuesta como la entidad principal a cargo del desarrollo

del proyecto. Asimismo, la entidad que figure en la contratación deberá contar con capacidad

para la enajenación de derechos relacionados con la adquisición por el DEPR de un sistema

electrónico, según descrito en esta RFP.

III. DERECHOS DEL DEPR

El DEPR se reserva los siguientes derechos con respecto a esta RFP, sin limitación:


1. Rechazar o denegar las propuestas que no cumplan con los requisitos que aparecen en

esta convocatoria, en los documentos del material informativo, las disposiciones de ley y

reglamentos estatales o federales aplicables a los fondos que sufragan este proyecto.

Esto incluye descalificación por falta de respuesta o deficiencias de la propuesta;

2. Requerir información adicional o aclaraciones a cualquiera de las propuestas sometidas;

3. Sustituir o modificar el concepto de la RFP en igualdad de condiciones;

4. Corregir o clarificar áreas o aspectos de la RFP;

5. Cancelar la solicitud de propuesta;

6. Extender el plazo para presentar propuestas;

7. Emitir uno o más RFP posteriores para los mismos servicios;

8. Designar un comité de evaluación para evaluar las propuestas y hacer selecciones de

proponentes;

9. Solicitar la asistencia de expertos técnicos para revisar propuestas y hacer

recomendaciones;

10. Invitar a uno o más proponentes para presentaciones y/o negociaciones previas o

después de la adjudicación, en cuanto a criterios establecidos en la RFP y los

correspondientes anejos;

11. Cuando entienda necesario, solicitar las mejores y últimas ofertas de proponentes;

12. El proponente elegido deberá tener, al momento de firmar el contrato, su certificado de

registro en el Registro Único de Licitadores de la Administración de Servicios Generales

de Puerto Rico; así como, declaración jurada de acciones penales, pólizas de seguros y

fianzas correspondientes.

13. Dividir el proyecto entre varios proponentes, adjudicarlo en etapas o partes de

conformidad con la fecha de vencimiento y/o disponibilidad de los fondos a ser utilizados

en el proyecto.

14. Otorgar un contrato a uno o más proponentes;

15. Investigar las calificaciones de cualquier proponente en consideración, requerir la

confirmación de la información provista por un proponente y requerir evidencia adicional

de las cualificaciones para realizar los servicios descritos en la RFP;

16. Renunciar a las informalidades e irregularidades en las propuestas que no incida en el

contenido sustantivo;

17. Otorgar un contrato por plazos más largos o más cortos y / o con opciones de renovación

de conformidad a los términos establecidos por ley sujeto a la disponibilidad de fondos,

las necesidades del DEPR y el desempeño del contratista;

18. Revisar los términos y condiciones del contrato en función de los cambios en leyes y o

reglamentos antes y / o después de la adjudicación del contrato;

19. Descalificar propuestas si existe evidencia de colusión con la intención de defraudar u

otras prácticas ilegales por parte de cualquier proponente;

20. Terminar el contrato adjudicado en cualquier momento, con o sin causa;

21. El DEPR se reserva además el derecho de cancelar o enmendar la petición de propuestas

en cualquier momento e invalidar la propuesta de los proponentes que no cumplan con el

legítimo propósito de esta solicitud.

22. Las determinaciones de adjudicación de la propuesta se harán en beneficio de los

mejores intereses del DEPR. No obstante, la solicitud de propuestas o su adjudicación no

obliga al DEPR a formalizar un proceso de contratación.


23. Ejercer cualquier otro derecho o tomar cualquier otra acción permitida por la ley.

IV. CALENDARIO DE PROPUESTAS COMPETITIVAS

EVENTO FECHA

Publicación del aviso 17 de junio de 2021

Presentación de carta de intención 23 de junio de 2021

Fecha límite para someter preguntas 2 de julio de 2021

Fecha límite para someter propuestas 15 de julio de 2021

V. PREGUNTAS SOBRE LA RFP

Los proponentes pueden enviar preguntas relacionadas con esta solicitud de propuesta al

Departamento por escrito por correo electrónico a más tardar en la fecha límite establecida en el

calendario de esta solicitud de propuesta. Las preguntas deben enviarse por correo electrónico

a [email protected].

Las respuestas a las preguntas enviadas se publicarán en la página web del DEPR en

[email protected] bajo esta convocatoria. Las preguntas específicas relacionadas con

esta RFP recibidas después de la fecha límite solo podrán ser respondidas a discreción del

Departamento.

A. Otras preguntas de la RFP y comunicaciones

Durante el período de la propuesta competitiva, las preguntas generales y / o las solicitudes

generales de información o aclaración sobre esta solicitud de propuesta deben ser por escrito y

enviarse por correo electrónico a [email protected]. Todas las respuestas se enviarán

por correo electrónico al solicitante y se publicarán en la página web del DEPR en

https://www.de.pr.gov/oaf/rfp/. Las respuestas o aclaraciones orales hechas por cualquier

empleado del DEPR no serán vinculantes para el Departamento. No obstante, se prohíbe la

comunicación referente al estado de los procesos con empleados/funcionarios del DEPR durante

el proceso de evaluación y selección de propuestas.

VI. PRESENTACIÓN DE CARTA DE INTENCIÓN

Los interesados en someter propuestas deberán presentar una carta de intención no más tarde

del 23 de junio de 2021 a las 4:30 p. m. a través del correo electrónico

[email protected]. Para esto podrá utilizar el formato de carta de intención incluido en

el Anejo A.

Las entidades que cumplan la presentación de la carta de intención dentro del término

establecido se les convocará para asistir a visitas guiadas por personal de DEPR a la SAAF, la

División de Correspondencia y Archivo Inactivo de Nivel Central y el Centro de Archivo de la

Oficina Regional Educativa de Caguas.

Para poder presentar propuestas será obligatorio someter la carta de intención y participar

de las visitas guiadas.

https://www.de.pr.gov/oaf/rfp/


VII. ENTREGA DE PROPUESTAS

La fecha límite para someter las propuestas es el 15 de julio de 2021, hasta las 4:30 p. m., en

el Área de Correo de la SAAF. Se aceptarán las propuestas entregadas a la mano en la SAAF o

utilizando el sistema de entrega del correo federal o privado, que estén debidamente radicadas,

no más tarde de la fecha y hora antes indicadas. No se aceptarán enmiendas al documento de

la propuesta después que haya sido radicada. No obstante, el solicitante podrá retirar su

propuesta en o antes de la fecha y horario estipulado como fecha límite para someter propuestas.

Las propuestas deberán ser dirigidas a la Lcda. Norma J. Rolón Barada, Directora de la Oficina

Central de Compras y Obligaciones a la siguiente dirección física:

Departamento de Educación

Área de Correo de la Secretaría Auxiliar de Asuntos Federales Calle Federico Costas # 150

Hato Rey, Puerto Rico, 00919-0759

VIII. SERVICIOS SOLICITADOS

A. Servicios requeridos

Se seleccionará, mediante convocatoria, una entidad con el propósito de desarrollar e

implementar una plataforma tecnológica para la digitalización, conservación y automatización de

procesos documentales. A través de la digitalización de documentos se espera establecer un

control uniforme en el manejo, distribución, conservación y administración de la correspondencia,

expedientes y documentos. La implementación de dicha plataforma tecnológica debe agilizar los

procesos de acceso, divulgación e intervención simultánea de la información administrativa o

académica de manera rápida y efectiva a través de sistemas electrónicos para expedir

certificaciones a la ciudadanía o propósitos administrativos.

A continuación, se indica un número aproximado de cajas, expedientes y/o documentos por área:

Área de Almacenaje

Tipo de Documentos

Libros Cartapacios Cajas Cantidad

de Documentos

Archivo Inactivo Kardex Expediente Personal Docente

156 (cada caja

tiene aprox.1,384 Kardex)

215,904

División de Correspondencia

Libros Encuadernados* Listado de Graduandos (No es posible alterar su encuadernado)

245* (1,000

páginas)

245,000


Área de Almacenaje

Tipo de Documentos

Libros Cartapacios Cajas Cantidad

de Documentos

Cartapacios Listado de Graduandos

5,550 (352

páginas) 1,953,600

Centro de Archivo ORE Caguas

Tarjetas y Expedientes Académicos

1,970 283,413

Secretaría Auxiliar de Asuntos Federales

Expedientes almacenados en cajas de archivo

1,812 2,000,000

Total Cajas Expedientes Académicos

245 5,550 5,166 4,697,917

Medidas ilustrativas y aproximadas sin limitarse a:

• 8 1/2 x 11

• 8 1/2 x 14

• 11 x 17

• 8 x 5

• Libros Encuadernados

A continuación, se provee en detalle los servicios requeridos:

1. Recogido, digitalización e indexado de documentos en la Secretaría Auxiliar de

Asuntos Federales, el Centro Archivo ORE’s de la Región de Caguas, la División de

Correspondencia y Archivo Inactivo.

i. Entre las tareas a realizar se encuentran:

a. Digitalización de documentos debe ser a color y/o que permita visualizar el

documento de la misma manera en que se encuentra el original.

b. Proveer sus propios equipos para realizar la digitalización. Dicha digitalización

podrá ser realizada fuera de la agencia o en las facilidades del DEPR.

c. Observar las garantías de confidencialidad y cuidado necesario en los procesos

de digitalización de los expedientes académicos, documentos históricos y

administrativos.

d. Entregar los documentos físicos en su estado original o de igual forma según le

fuera entregado por el DEPR.

e. Llevar controles de calidad con las imágenes digitalizadas.

f. Realizar semanalmente reportes de producción de indexado.

g. Realizar semanalmente reportes de producción de digitalización.

2. Diseño, configuración y programación de plataforma tecnológica para la

automatización de procesos y digitalización de expedientes académicos para

expedir certificaciones:


i. La solución a adquirirse deberá permitir:

a. Capacidad para manejar los documentos existentes; así como, el crecimiento

anual aproximado de 4,000,000 de documentos.

b. Acceso a las imágenes digitalizadas desde cualquier dispositivo de usuario del

DEPR autorizado.

c. Garantizar la integridad de documentos originales y su transferencia en el formato

digital a través de los sistemas de computadoras o comunicaciones de tal forma

que se protejan los mejores intereses del DEPR.

d. Los parámetros de indexado e identificación de los documentos se crearán de

acuerdo a las especificaciones y necesidades del DEPR.

e. Realizar el levantamiento de información necesaria para validar la automatización,

desarrollo e implementación de procesos para que se puedan generar las

certificaciones que se expiden2.

f. Asignar a cada certificación un QR Code para autenticar y facilitar el acceso al

documento.

g. La plataforma tecnológica debe proveer las garantías necesaria en protección de

datos o información confidencial establecidos por las leyes Family Educational

Rights and Privacy Act, (FERPA) (20 U.S.C. § 1232g; 34 CFR Part 99), ley Núm.

5 del 8 de diciembre de 1955, Administración de documentos Públicos, y demás

disposiciones legales aplicables.

h. El suplidor debe proveer al DEPR información de las especificaciones requeridas

para la instalación, configuración y programación de la plataforma tecnológica,

incluyendo la adquisición de las computadoras y escáneres.

• La recomendación de adquisición de escáneres para el DEPR será orientada

a la adquisición de equipo alta producción no multifuncionales. No obstante,

el proponente reconoce y acepta que dicha recomendación no constituye

solicitud u oferta de clase alguna para la adquisición de los equipos. La

adquisición de los equipos se realizará mediante un proceso independiente al

de esta convocatoria. Para efectos de los servicios contemplados en esta RFP

corresponderá a la entidad proveer su propio equipo para realizar la

digitalización requerida.

ii. Especificaciones requeridas de la plataforma tecnológica para la automatización

de procesos y digitalización de documentos:

a. Base de Datos de la plataforma tecnológica debe proveer, crear o estar asociada

a una Base de Datos (SQL u Oracle). Entre los datos a recopilarse que permitan

mantener los controles adecuados de identificación del documento están: tipo de

documento, fecha, hora, origen, remitente, destinatario, asunto, usuario e

información clave y otros más que así se le soliciten.

2 Se expiden aproximadamente más de 30 tipos de certificaciones.


b. Crear propiedades documentales e indexamiento que permita catalogar el

documento y el contenido de la información incluyendo su flujo de procesamiento

mediante la aplicación de estándares, reglas, rutas y descripciones necesarias

que faciliten el acceso rápido de la información.

c. Archivo automático (auto-filing or intelligent words) asociado a palabras claves sin

intervención del usuario.

d. Data predefinida que permita ejecuciones rápidas al agrupar la información por

categorías, usuarios o áreas tales como: drop-down, user groups or combo list.

e. Optical Character Recognition (OCR) o reconocimiento de caracteres que facilite

la búsqueda de información a través de palabras claves contenidas en la imagen

digitalizada.

f. Asignar número de control e identificar los documentos y expedientes a través de

un código de barra, QR Quick Response Code o código de respuesta rápida que

pueda ser leído desde cualquier dispositivo por el usuario autorizado.

g. Genere e imprima Word y PDF cada uno de los formatos de las certificaciones

que expide el DEPR, según lo haya solicitado, la ciudadanía o clientela servida a

través del Centro de Archivo ORE Caguas, División de Correspondencia y Archivo

Inactivo.

h. Genere e imprima en Excel, Word y PDF queries, reporte o registro que detalle

los documentos o expedientes académicos digitalizados y la cantidad de

certificaciones expedidas o tramitadas por el Centro de Archivo ORE Caguas y la

División de Correspondencia y Archivo Inactivo.

i. Genere e imprima en Excel, Word y PDF el formato de la Lista de Inventario del

contenido de cada caja digitalizada devuelta para su almacenaje con su número

de control asignado, según inciso (f.)

j. Open Document Management Applications Programming Interface, cumplir con el

estándar actualizado de ODMA-API (Open Document Management Applications

Programming Interface). Utilizar los formatos Adobe PDF, PNG, JPEG, GIF, HTML

o TIFF u otro tipo de tecnología actualizada.

k. Web enable- El sistema debe ser web-enable para que los documentos sean

compartidos con la debida seguridad a través de la red del DEPR y otras

dependencias gubernamentales.

l. Autenticar con el Active Directory del DEPR para facilitar la implementación,

control, administración, designación de accesos, seguridad, consulta, soluciones

de operación y manejo de la Solución de la Tecnología de manera centralizada

dentro del directorio de los usuarios, equipos, servidores y recursos de la Oficina

de Sistemas de Información y Apoyo Tecnológico (OSIATD).

m. Seguridad y Auditoría- Proveer un sistema de seguridad con métodos de controles

adecuados para el manejo de los documentos. Controles de uso y permiso de

usuario: código de acceso o acceso discrecional Access Code or Discretionary

Access.

n. Audit Trail for Tracking Interactions que reflejen todas las transacciones

relacionadas a los usuarios, accesos, creaciones, ediciones, copiado, alteraciones

o seguimientos realizados a los documentos digitalizados.


o. Sistema de seguimiento o Tracking Appeal Time Limits, Assigning or Suspense

Dates para eliminar toda posibilidad de pérdida de documentos y permita

mantener un monitoreo un monitoreo efectivo del tiempo real de cada transacción

realizada con los mismos.

p. Criterios de Búsquedas y/o referencias cruzadas, crear referencias cruzadas con

criterios de búsquedas para acceder de forma lógica la información desde

diversos puntos de vista (Base de Datos-Administración Base de Datos).

q. Re-asociación de documentos entre sí a través de anejos o utilizando métodos de

Linking or Click Point.

r. Permita al usuario del DEPR realizar y rediseñar consultas o búsquedas Custom

Queries or Keywords amplio en el inventario sin la intervención del Contratista.

s. Crear y generar múltiples reportes de búsqueda de toda información relacionada

con el asunto, fecha de envío, persona referida, destinatario, clasificación del

documento, agrupación de temas y otros sin la intervención del Contratista.

t. La plataforma tecnológica deberá permitir abrir los documentos en cualquier

aplicación de Windows, IOS o Android.

u. Compatibilidad tecnológica, la Aplicación o Plataforma tecnológica deberá ser

compatible, evolutivo y trabajar con todas las plataformas, aplicaciones y sistemas

existentes en el DEPR en especial PeopleSoft, Adobe, Microsoft Windows, Oracle

y SQL.

3. Sistema de digitalización de la correspondencia, expedientes y cajas del Área de

Correo y Archivo Intermedio de la Secretaría Auxiliar de Asuntos Federales

i. El sistema de digitalización de correspondencia a adquirirse deberá permitir:

a. Capacidad para manejar los documentos existentes; así como, el crecimiento

anual aproximado de 4,000,000 de documentos que el Área de Correo y Archivo

Intermedio de la SAAF.

b. Migración a nueva plataforma de documentos digitalizados en plataforma

existente.

Información de plataforma existente:

• Reside en AZURE

• CPU: 1 x 8 cores

• Mem: 28GB

• Disks:

Disk E (256GB)

Disk F (256GB)

Disk G (256GB)

Disk H (256GB)

Disk I (200GB)

• OS: Windows Server 2012 R2

• DB Version: Oracle 11.2.0.1

• Tamaño de Oracle DB: 70GB


• Total, de imágenes aproximadamente 2,000,000.

c. Acceso a las imágenes digitalizadas desde cualquier dispositivo de usuario del

DEPR autorizado.

d. Base de Datos debe proveer, crear o estar asociada a una Base de Datos (SQL u

Oracle). Entre los datos a recopilarse que permitan mantener los controles

adecuados de identificación del documento están: tipo de documento, fecha, hora,

origen, remitente, destinatario, asunto, usuario e información clave y otros más

que así se le soliciten.

e. Crear propiedades documentales e indexamiento que permita catalogar el

documento y el contenido de la información incluyendo su flujo de procesamiento

mediante la aplicación de estándares, reglas, rutas y descripciones necesarias

que faciliten el acceso rápido de la información.

f. Archivo automático (auto-filing or intelligent words) asociado a palabras claves sin

intervención del usuario.

g. Data predefinida que permita ejecuciones rápidas al agrupar la información por

categorías, usuarios o áreas tales como: drop-down, user groups or combo list.

h. OCR (Optical Character Recognition) o reconocimiento de caracteres que facilite

la búsqueda de información a través de palabras claves contenidas en la imagen

digitalizada.

i. Asignar número de control e identificar los documentos, expedientes y cajas a

través de un código de barra, QR Quick Response Code o código de respuesta

rápida que pueda ser leído desde cualquier dispositivo por el usuario autorizado.

j. Genere e imprima en Excel, Word y PDF formato de una hoja de control con un

número asignado detallando información relevante del documento, expediente o

correspondencia recibida y digitalizada por la SAAF, según especificado en el

inciso (i.).

k. Genere e imprima en Excel, Word y PDF, un reporte o formato de un Registro de

Manejo y Control de la Correspondencia recibida y tramitada por la SAAF en el

cual se detallen datos históricos relacionados al trámite de la misma.

l. Genere e imprima en Excel, Word y PDF formato de la Lista de Inventario del

contenido de cada caja preparada para almacenaje y digitalizada con su número

de control asignado, según especificado en inciso (i.).

m. Open Document Management Applications Programming Interface, cumplir con el

estándar actualizado de ODMA-API (Open Document Management Applications

Programming Interface). Utilizar los formatos Adobe PDF, PNG, JPEG, GIF, HTML

o TIFF u otro tipo de tecnología actualizada.

n. Web enable- El sistema debe ser web-enable para que los documentos sean

compartidos con la debida seguridad a través de la red del DEPR y otras

dependencias gubernamentales.

o. Autenticar con el Active Directory del DEPR para facilitar la implementación,

control, administración, designación de accesos, seguridad, consulta, soluciones

de operación y manejo del sistema de correspondencia de manera centralizada

dentro del directorio de los usuarios, equipos, servidores y recursos de OSIATD.


p. Seguridad y Auditoría- Proveer un sistema de seguridad con métodos de controles

adecuados para el manejo de los documentos y la correspondencia. Controles de

uso y permiso de usuario: código de acceso o acceso discrecional Access Code

or Discretionary Access.

q. Audit Trail for Tracking Interactions que reflejen todas las transacciones

relacionadas a los usuarios, accesos, creaciones, ediciones, copiado, alteraciones

o seguimientos realizados a los documentos digitalizados.

r. Sistema de seguimiento o Tracking Appeal Time Limits, Assigning or Suspense

Dates para eliminar toda posibilidad de pérdida de documentos y permita

mantener un monitoreo un monitoreo efectivo del tiempo real de cada transacción

realizada con los mismos.

s. Criterios de Búsquedas y/o referencias cruzadas, crear referencias cruzadas con

criterios de búsquedas para acceder de forma lógica la información desde

diversos puntos de vista (Base de Datos-Administración Base de Datos).

t. Re-asociación de documentos entre sí a través de anejos o utilizando métodos de

Linking or Click Point.

u. Permita al usuario del DEPR realizar y rediseñar consultas o búsquedas Custom

Queries or Keywords amplio en el inventario sin la intervención del Contratista.

v. Crear y generar múltiples reportes de búsqueda de toda información relacionada

con el asunto, fecha de envío, persona referida, destinatario, clasificación del

documento, agrupación de temas y otros sin la intervención del Contratista.

w. El sistema de correspondencia deberá permitir abrir los documentos en cualquier

aplicación de Windows, IOS o Android.

x. Compatibilidad tecnológica, del sistema de correspondencia deberá ser

compatible, evolutivo y trabajar con todas las plataformas, aplicaciones y sistemas

existentes en el DEPR en especial PeopleSoft, Adobe, Microsoft Windows, Oracle

y SQL.

y. Las plataformas tecnológicas debe ser compatible mínimo con Windows server

2016. Actualmente, los servidores que posee el DEPR son Windows Server 2012

R2 Datacenter. Estos servidores virtuales corren en la nube de Microsoft Azure

del DEPR. Se están usando cuatro máquinas virtuales. Dos de ellas con 56Gb de

memoria y 8 procesadores y dos de ellas con 28Gb de memoria y 8 procesadores.

4. Otras tareas relacionadas

a. El proponente seleccionado coordinará con el personal designado por la DEPR

los trabajos que se estarán realizando. Cualquier cambio en las fechas

calendarizadas, dentro del periodo de contratación, deberá ser aprobado

previamente por el DEPR.

b. Cada fase del proyecto de Digitalización de Documentos y Automatización de

Procesos será aprobada mediante una certificación del suplidor y el personal del

DEPR

c. El proveedor, en coordinación con el DEPR, serán responsables de la

coordinación efectiva del levantamiento, desarrollo e implementación del

proyecto.


b. Cualquier determinación o recomendación debe ser discutida y autorizada por el

DEPR.

c. Participar en reuniones con el personal del DEPR para la organización, logística,

validación y aprobación de cada fase.

d. Mantener comunicación efectiva con el personal, director o gerente del proyecto

designado por el DEPR. El proponente designará una persona contacto que funja

como Gerente del Proyecto y punto contacto para el DEPR.

e. Desarrollar y entregar un documento de planificación semanal al director del

proyecto designado por el DEPR.

f. Desarrollar narrativos y presentaciones sobre el proceso de digitalización y

automatización de documentos.

g. Entregar otros informes y reportes requeridos por el DEPR según sea solicitado.

h. Realizar e implementar recomendaciones para minimizar los desfases en cuanto

a la configuración y programación.

i. Recomendar los estándares de prioridad a cubrir en momentos de emergencia

nacional.

5. Operaciones tecnológicas

a. La(s) plataforma(s) debe tener un “soporte técnico” durante el periodo de vigencia

del contrato mediante un contacto de correo electrónico para responder preguntas

e inquietudes de los usuarios. Las respuestas a las inquietudes y preguntas de

los usuarios no deben tardar más de 24 horas. Este servicio será ofrecido por el

proponente.

b. Proveer una “guía” considerando las preguntas frecuentes de los usuarios para

que estos puedan tener autoservicio.

c. Proveer un diccionario de términos de las posibles fallas que puedan ocurrir

durante la operación de la plataforma.

d. Desde el comienzo del proyecto, la(s) plataforma(s) debe(n) estar completamente

disponible para ser utilizada por todos los usuarios sobre un ambiente tecnológico

controlado por el proveedor, el cual eventualmente habrá de ser traspasado a un

ambiente controlado por el DEPR.

e. Mientras la(s) plataforma(s) sea controlada por el proveedor, el ambiente debe

cumplir con los siguientes requerimientos:

i. Disponible 24x7 con disponibilidad de 99.99%.

ii. Tiempo de respuesta mínimo entre 1.1ms a 324ms.

iii. Se notifica a los usuarios cuando se vaya a realizar mantenimiento correctivo

que haga que la plataforma no esté disponible.

iv. En todo momento, los datos estarán ubicados exclusivamente dentro de las

fronteras de los E.E.U.U.

v. Debe incluir un ambiente de desarrollo y otro de prueba, aparte del ambiente

de producción.

f. El proveedor debe desarrollar y entregar un plan detallado relacionado al

desarrollo e implementación de la tecnología en el cual incluya todos los

elementos necesarios para el manejo y la administración del ambiente que será

controlado por el DEPR, incluyendo los siguientes elementos:


i. Equipos (servidores, etc)

ii. Licencias (de software de sistemas y de aplicaciones)

iii. Servicios (de plataformas, web services, etc)

iv. Servicios profesionales necesarios

v. Itinerario

g. El suplidor debe usar el repositorio de información de la Oficina de Sistemas de

Información y Apoyo Tecnológico (OSIATD) del DEPR. La OSIATD ha

desarrollado políticas y procedimientos que establecen el proceso general de la

administración de cambios y liberaciones de tecnología informática, lo cual

contribuirá a mantener los servicios en buen estado y libres de fallas. Todo cambio

deberá ser realizado de manera estandarizada, minimizando los riesgos de su

implementación. La política tiene como alcance registrar, evaluar, aprobar e

implementar cambios en los servicios y sus componentes tecnológicos en los

ambientes productivos de tecnología de información a cargo de la OSIATD.

Se debe considerar como un cambio, cualquier adición, modificación o eliminación

de un servicio y/o los componentes tecnológicos que lo conforman. Los tipos de

cambio definidos en la OSIATD son los siguientes:

Tabla 1: Tipos de Cambio

Tipo de cambio

Característica principal Riesgo Aprobado por

Estándar

(Standard)

Son cambios de rutina, usualmente relacionados con mantenimientos o actividades operativas.

Se realizan de manera frecuente y se tienen procedimientos estandarizados para su realización

Bajo Son pre-aprobados por lo que no es requerida una aprobación durante el proceso.

Verificar el listado de cambios estándar.

Menor

(Minor)

Afectan solo a algunos usuarios de los servicios de la OSIATD

Bajo o medio

Son aprobados por el Administrador de Cambios

Normal

(Normal)

Afectan a varios usuarios o áreas completas del DOE.

Usualmente están relacionados a proyectos o liberaciones

Medio o alto

Son aprobados por el Change Advisory Board (CAB) y en algunas ocasiones por el Administrador de Cambios

Mayor

(Major)

Afectan a toda la organización o procesos del DOE.

Usualmente están relacionados a proyectos o liberaciones mayores

Alto o medio

Son aprobados por el Change Advisory Board (CAB)


Tipo de cambio

Característica principal Riesgo Aprobado por

Urgente

(Urgent)

Cambios necesarios para resolver un Incidente. Cambios necesarios para mitigar riesgos de seguridad de la información (CIA – Confidencialidad, Integridad y Disponibilidad de la información). Cambios necesarios para atender una regulación.

Alto, medio o bajo

Son aprobados por el Change Advisory Board (CAB) cuando son de riesgo alto y medio.

Son aprobados por el Administrador de Cambios cuando son de riesgo bajo.

6. Transferencia de conocimiento

La transferencia de conocimiento debe darse desde el inicio del proyecto. Deberá proveer

adiestramiento, asistencia y apoyo técnico designado para el personal especializado de

OSIATD y personal del DEPR.

Entre las tareas a realizar se encuentran:

a. Adiestrar al personal o recursos de la OSIATD, para que pueda administrar la

Plataforma tecnológica y permita realizar cambios en la programación si se

requiere sin la intervención del Contratista. El adiestramiento puede darse de

forma presencial o a través de una plataforma electrónica. Puede incluir vídeos y

presentaciones de referencia.

b. Adiestrar personal o recursos de OSIATD, la SAAF, Centro ORE Región de

Caguas, División de Correspondencia y Archivo Inactivo del DEPR en el uso de la

plataforma tecnológica y el sistema de correspondencia. El adiestramiento puede

darse de forma presencial o a través de una plataforma electrónica. Puede incluir

vídeos y presentaciones de referencia.

c. Preparar y desarrollar manuales de Administrador de Base de Datos OSIATD,

usuario administrador y usuario regular.

d. Preparar Manuales de Usuarios para el Administrador OSIATD, usuario

Administrador Proyecto, usuario regular.

e. Proveer el personal especializado de OSIATD la documentación e instrucciones

necesarias para el manejo, configuración y programación de la Plataforma

tecnológica.

f. Preparar una guía de referencia rápida con posibles soluciones para el personal

de OSIATD.

g. Ofrecer asistencia técnica a Usuario Administrador en la investigación de sucesos

específicos, reportes, consultas o situaciones que requieran atención

individualizada.

h. Los servicios se prestarán de manera oportuna y profesional, de acuerdo con

todos los estándares, políticas y procedimientos de la industria de informática,

Puerto Rico Innovation and Technology Service (PRITS) y OSIATD. Además,

cumplirá con la política pública para la contratación de bienes y servicios de


informática, ATI -013 y ATI-017 de la Oficina de Gerencia y Presupuesto. Dichos

servicios deberán cumplir con todas las leyes, reglas, regulaciones u órdenes

aplicables.

7. Informe de Recomendaciones y Estrategias para la reducción del uso del Papel:

Se requiere el Proveedor seleccionado someta al DEPR un informe con

recomendaciones, alternativas o estrategias viables que permita al DEPR promover la

reducción del uso del papel en la agencia y permita el manejo de la información de manera

digital y electrónica considerando aspectos relacionados a:

a. Cómo agilizar electrónicamente los procesos para mejorar el servicio a los ciudadanos

o clientela que atiende el DEPR.

b. Características o parámetros de seguridad a implementarse para garantizar la

autenticidad de la información digital que se facilitará a través de la plataforma

tecnológica.

c. Manejo de firmas digitales.

d. Alcance tecnológico y Costos de implementación para la reducción en el uso del

papel.

Nota aclaratoria: el informe se evaluará sólo como recomendaciones y estrategias,

esto no significa que el DEPR tendrá un compromiso económico o se estarán

haciendo desarrollos adicionales basado en estas recomendaciones bajo esta RFP.

IX. DERECHOS DE AUTOR

En términos de propiedad intelectual, derechos de autor y patrimoniales sobre la plataforma, la

entidad debe demostrar que cuenta con los debidos registros de autoría, códigos de

programación y desarrollo, copyrights, trademarks o patentes para la debida cesión de derechos

y/o titularidad sobre la plataforma a favor del DEPR. El proponente deberá presentar evidencia

en cumplimiento con lo anterior sobre la titularidad de la(s) plataforma(s). (Anejo B) Para

propósitos de contratación el proveedor seleccionado presentará una declaración jurada de

contar con la titularidad y capacidad para enajenar sobre la misma a favor del DEPR.

Todo desarrollo que lleve a cabo en cumplimiento de las disposiciones establecidas en la RFP y

el contrato, serán de la exclusiva propiedad del DEPR, sin que ello conlleve compensación

adicional a lo pactado. La entidad no podrá hacer uso alguno sin la autorización previa por escrito

del DEPR sobre dichos desarrollos. El DEPR queda expresamente autorizado y con pleno

derecho para hacer el uso que estime conveniente tanto de la plataforma adquirida y cualquier

desarrollo relacionado bajo esta RFP y/o contrato.

En cuanto a la adquisición de la plataforma y su contenido no se restringe que la entidad haga

uso comercial del mismo siempre y cuando este no haya sido desarrollado para el DEPR a causa

de esta RFP, requerimiento y/o contrato.


X. Garantías y licencias

A continuación, las garantías y licencias a proveer:

a. Garantías de un costo fijo en la actualización up-grade de las licencias por cinco (5)

años.

b. Garantías de desarrollo y pruebas de implementación con certificación y aceptación

entre el Contratista y personal del DEPR.

c. Garantía de tres años de correcto funcionamiento de los sistemas (en línea con los

requerimientos funcionales establecidos en este RFP y/o especificados como parte

del proyecto). La misma debe detallar las obligaciones del proveedor y los remedios

disponibles para el DEPR en caso de defectos de programación (bugs).

d. Garantizar la conservación e integridad de los documentos a ser digitalizados que

estén a su cargo y devolverlos en el mismo estado en que fueron entregados mientras

estén en control/manejo del proveedor.

e. Garantía de la calidad y precisión de datos e imágenes sobre la digitalización de

documentos e indexación realizada, por tres (3) años.

XI. FIANZAS / BONDS

Se requiere la prestación de fianza por el proponente o contratista como garantía del

cumplimiento de la oferta presentada en la propuesta o las obligaciones derivadas del contrato.

La prestación de fianza se puede realizar a través de compañías de seguros reconocidas y

autorizadas por la Oficina del Comisionado de Seguros de Puerto Rico, mediante cheque

certificado, giro postal o bancario emitidos a favor del Secretario de Hacienda o carta de crédito

irrevocable emitida por una entidad bancaria ubicada en Puerto Rico.

A. BID BOND

Los proponentes deben incluir una fianza de licitación (bid bond) emitida por una compañía

aseguradora debidamente acreditada por un monto equivalente al 5% de la cuantía propuesta.

Incluir en el Anejo C. Las entidades que no presenten una fianza no serán elegibles para

evaluación.

B. PERFORMANCE BOND

Al firmar el contrato el proponente deberá proveer al DEPR una fianza de cumplimiento

(performance bond) por la cantidad equivalente al 20% de la cantidad total del contrato para

garantizar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del mismo.

XII. SEGUROS

El proveedor obtendrá y mantendrá en vigor aquellos seguros de responsabilidad civil,

responsabilidad comercial general Seguro comprensivo de responsabilidad pública general con

cubierta de lesiones físicas con límites de $500,000.00 por ocurrencia y de $1,000,000.00 en

agregado y daños a la propiedad, que cubra las instalaciones del DEPR donde se realicen los


servicios y otras facilidades donde se encuentren expedientes, documentos y demás bienes del

DEPR objeto de labores a realizar bajo esta RFP. Además, obtendrá un seguro de

responsabilidad profesional que cubra actos de impericia o daños causados como consecuencia

del desempeño inadecuado con una cubierta límite de al menos $500,000.00. Igualmente,

poseerá cubierta de responsabilidad patronal contra accidentes de trabajo (Fondo del Seguro del

Estado y choferil) y responsabilidad profesional que sean necesarios para cubrir todas las fases

de operación y ejecución del contrato aceptado. Para ello utilizará aseguradoras debidamente

cualificadas y autorizadas para hacer negocios en el Gobierno de Puerto Rico. Al momento de la

firma del contrato deberá presentar la evidencia de dichos seguros.

XIII. FORMATO DE PROPUESTA Y REQUISITOS DE PRESENTACIÓN

A. Preparación de la propuesta

Las propuestas deben prepararse de conformidad con todas las instrucciones, directrices,

condiciones y requisitos establecidos en la RFP. Se espera que los proponentes examinen

todos los documentos y requisitos (explícitos e implícitos) en su totalidad, y que respondan a

ellos de manera completa y precisa. El incumplimiento de cualquier condición de la RFP

puede hacer que la propuesta correspondiente no sea recomendada.

El proceso de solicitud de propuesta es solo para beneficio del DEPR y está destinado a

proporcionar al DEPR la información necesaria para respaldar la evaluación y selección de

los elementos requeridos. Todas las decisiones con respecto al nivel de cumplimiento,

evaluación, términos y condiciones de una propuesta en particular se tomarán únicamente

para favorecer al DEPR.

Cada proponente será responsable de todos los costos asociados con la preparación y

entrega de la propuesta del proponente y, en ninguna circunstancia, tendrá derecho a cobrar

los cargos de preparación o entrega de la propuesta, incluso en la situación en que la solicitud

de propuestas sea cancelada.

B. Instrucciones generales para la redacción de la propuesta

1. La propuesta debe escribirse en computadora, en papel tamaño carta (8.5”x 11”).

2. Las propuestas preparadas en procesadores de palabras deben ser escritas en:

a. Tamaño de la letra (Font) 12

b. Letra Times New Roman o Arial

c. Espacio y medio, exceptuando las tablas que deben ser a espacio sencillo

3. La propuesta deberá cumplir con todas las partes incluidas en esta convocatoria.

4. Todas las secciones deben estar tituladas.

5. Utilice el formulario que se incluye. No podrá alterar el formato y el contenido del

formulario oficial incluido en esta guía, excepto donde se indique lo contrario. No se

aceptarán formularios que correspondan a guías de propuestas de años anteriores.

6. Los anejos deben ser incluidos en el lugar y de la forma que establece el formulario

de solicitud. Tenga especial cuidado de incluir todos los anejos. Evite incluir anejos

que no hayan sido expresamente solicitados, como por ejemplo cartas de


recomendación, copias de reconocimientos, formularios del estudio de necesidades,

fotos, entre otros.

7. Toda propuesta presentada debe ser un trabajo original de la entidad que la somete.

En la eventualidad que se descubra un plagio, el DEPR tiene derecho a remover la

solicitud o propuesta y no ser considerada para evaluación e impedir la participación

del proponente en futuras convocatorias.

8. No se aceptarán propuestas luego de la fecha y hora establecida. Tampoco se

aceptarán enmiendas a la propuesta una vez radicada.

XIV. FORMATO DE LA PROPUESTA

A. Información general del proponente (Portada)

Favor incluir toda la información solicitada en los espacios provistos.

B. Resumen ejecutivo

Proveer un resumen ejecutivo de no más de cuatro páginas que incluya la siguiente

información:

1. Incluir una descripción de la entidad, su experiencia ofreciendo servicios similares e

identificando las cualidades claves o servicios proporcionados que lo distinguen de

otras.

2. Indique la capacidad administrativa en términos de los recursos humanos,

tecnológicos y fiscales de la institución para cumplir con los requisitos del trabajo

solicitado.

3. Provea una descripción breve de los servicios que se estarán ofreciendo y como

cumplirá con lo solicitado por el DEPR.

C. Cualificaciones y experiencia en general del proveedor del servicio

Proveer un narrativo de no más de cinco páginas donde se describa la experiencia de la

entidad y su personal prestando servicios similares a lo solicitado en este RFP. Esta

descripción debe incluir:

1. Descripción de la entidad, estructura organizacional, su trayectoria y experiencia.

2. Descripción narrativa del equipo de trabajo junto con un organigrama que identifique

a las personas claves que formarán parte del proyecto. Incluir en el Anejo D, el

currículum vitae de cada uno. Los currículos deben estar actualizados y deben

detallar el título del individuo, la educación, certificaciones, la posición actual y el

historial de empleo. El curriculum vitae no debe exceder tres páginas. En el caso de

contemplar personal que no haya sido contratado, deberá incluir una descripción de

los trabajos y responsabilidades que llevará a cabo.

3. Descripción de al menos un (1) proyecto similar a los servicios solicitados que haya

sido completado en los últimos tres años.


D. Referencias

1. Completar el Anejo E donde identifique al menos tres referencias de clientes a los

que haya provisto servicios de alcance y magnitud similar dentro de los pasados

cuatro años. Debe incluir solamente referencias sobre servicios que son lo

suficientemente similares para demostrar la capacidad para llevar a cabo los servicios

solicitados en la RFP.

2. Los proponentes además serán evaluados en tres (3) cuestionarios de referencia. Los

cuestionarios deben ser completados por entidades públicas o privadas con

conocimiento de la experiencia del proponente que es similar en naturaleza y alcance

a los productos y servicios que se solicitan en la RFP. Las referencias deben ser de

proyectos actuales o proyectos completados dentro de los últimos cuatro años,

contados a partir de la fecha de la publicación de la RFP. Refiérase al Anejo F para

el cuestionario e instrucciones adicionales

E. Alcance del trabajo

Proveer un narrativo de no más de cincuenta (50) páginas que atienda los elementos

descritos a continuación. La cantidad de páginas no incluye el calendario de trabajo ni el

acuerdo de nivel de servicio.

1. Descripción narrativa, junto con diagramas explicativos que demuestre como

atenderán lo solicitado en la RFP. Deberá especificar como el servicio a proveer y la

solución(es)/plataforma(s) propuesta para adquisición cumplen con los requisitos

mínimos establecidos en la sección VIII. SERVICIOS SOLICITADOS. En el caso de

la solución(es)/plataforma(s) propuesta para adquisición deberá describir la

arquitectura técnica de la plataforma (preferiblemente utilizando un diagrama de

PowerPoint o Visio) e incluir en el narrativo como la misma cumple con lo solicitado.

Incluir un enlace y print screens para visualizar el funcionamiento de la(s)

plataforma(s). Podrá también incluir un enlace a un video presentando la plataforma.

Proveer un plan de transición y transferencia de conocimiento donde además indique

los requisitos técnicos para completar el proceso de transición que permita que el

DEPR asuma el control de la(s) plataforma(s).

Deberá incluir un plan detallado de migración de ambientes, el cual incluya todos los

elementos necesarios para poder migrar del ambiente controlado por el proveedor al

ambiente a ser controlado por el DE, incluyendo los siguientes elementos:

• Equipos (servidores, etc.)

• Licencias (de software de sistemas y de aplicaciones)

• Servicios (de plataformas, web services, etc.)

• Servicios profesionales necesarios

• Itinerario

• Cantidad de recursos (infraestructura tecnológica) recomendada para operar la(s)

plataforma(s) internamente de forma exitosa.


La transferencia de conocimiento debe darse desde el inicio del proyecto.

2. Indique en un narrativo cómo completará el alcance de los servicios y se asegurará en el cumplimiento con el calendario de trabajo propuesto. Describir las etapas o fases que serán objeto de validaciones o certificaciones por parte del DEPR para el proceso de instalación y desarrollo de la(s) plataforma(s) y el calendario propuesto para estas. Presente en el Anejo G un calendario de trabajo (“timeline”) por fases y tiempo límite para la ejecución de este proyecto. El mismo además debe mostrar las tareas asociadas al desarrollo, pruebas y puesta en vivo de la(s) plataforma(s). En el calendario de trabajo se deberá evidenciar el tiempo estimado para la migración, sincronización paralela de datos y transferencia de conocimiento al personal del DEPR.

3. Proveer un ejemplo de un acuerdo de nivel de servicio (SLA, por sus siglas en inglés) a ser implantado tomando en consideración lo establecido en la sección VIII. SERVICIOS SOLICITADOS,5. Operaciones tecnológicas. En el SLA además debe incluir una descripción de los mecanismos de detección de desviación, y los mecanismos de remedio correspondientes entre las partes. (Anejo H)

F. Garantías

1. Describir las garantías a ofrecerse según lo establecido en la sección X.

G. Costo de los servicios (Presupuesto)

Proveer un narrativo del presupuesto del proyecto y detallar los costos de los servicios en

formato de tabla que contemple lo siguiente

1. Recogido, digitalización e indexado de documentos

2. Los costos para la adquisición de la(s) plataforma(s) estarán desglosados de la

siguiente manera:

a. plataforma – costo total de la plataforma y la adquisición de los derechos de esta

por parte del DEPR, incluyendo soporte técnico, garantías, adiestramientos,

migración a los servidores del DEPR y otros costos relacionados. Esta

información debe ser presentada a base de fases y debe indicar los elementos

de validación de cada fase de modo que permita que se pueda realizar la

evaluación, aceptación y eventual pago de la mismas.

Como parte del proceso de negociación el DEPR podrá solicitar un presupuesto detallando

los costos a base de fases, etapas, entregables, tareas o tarifas según lo entienda necesario.

El DEPR se reserva el derecho de negociar o establecer los costos de estos servicios

previo a la firma del contrato.

3. Otros servicios

a. Costo para apoyo por un año adicional luego de que culmine el contrato


Los costos relacionados a estos servicios no formaran parte de la evaluación de la propuesta.

La mera presentación de estos costos no garantiza la selección del proponente y otorgación

de contrato.

H. Solidez financiera

Evidencia de que el solicitante tiene recursos financieros y organizacionales para llevar a

cabo las actividades requeridas en esta solicitud. Adjunte en el Anejo I los últimos tres

estados financieros auditado, revisado o compilado de la organización.

De no proveer estos documentos la propuesta no pasará a evaluación.

I. Anejos

Anejo A. Carta de intención

Anejo B. Derecho de autor

Anejo C. Bid bond

Anejo D. Resumé y/o Curriculum Vitae

Anejo E. Referencias

Anejo F. Cuestionario de referencia

Anejo G. Calendario/línea de tiempo

Anejo H. Acuerdo de nivel de servicio

Anejo I. Estados financieros

Anejo J. Certificación general

Anejo K. Certificación de no plagio

Anejo L. Información sobre incorporadores

Anejo M. Información básica del proponente necesario para procesos contractuales

Anejo N. Byrd Anti-Lobbying Amendment Certification

Anejo O. Certificación de ausencia de conflicto de interés

Anejo P. Certificación sobre divulgación de conflicto de interés

XV. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES DE SERVICIOS

El DEPR revisará las propuestas y seleccionará la propuesta que represente el mejor valor y se

reserva el derecho de adjudicar el contrato a alguien que no sea el oferente de menor precio. Se

seleccionará al proveedor con la puntuación más alta con una puntuación sea de 80% o más y

se le requerirá negociación según los criterios que identifique el DEPR que deben ser revisados.

Las propuestas cuya puntuación sea de 79.99% o menos serán denegadas. De contar con dos

o más proveedores que obtengan la misma puntuación en la evaluación se tomará en

consideración otros criterios para poder seleccionar a un solo proveedor. De no logarse

perfeccionar la contratación con el proveedor seleccionado, correspondería iniciar los procesos

con el siguiente proveedor en turno de aprobación con la mayor puntuación que hubiese cumplido

con todos los requisitos.

Si el DEPR decide que presentaciones orales de propuestas calificadas ayudarían al proceso de

selección, el DEPR notificará a todos los proponentes invitados a hacer estas presentaciones.


Todos los proponentes serán notificados de la selección del DEPR tan pronto como sea posible.

Todo el contenido de la propuesta seleccionada, junto con esta RFP, y cualquier pregunta y

respuesta formal proporcionada durante el proceso de propuesta, puede incorporarse en el

contrato final a discreción del DEPR.

La evaluación de propuestas se realizará de acuerdo con criterios preestablecidos. Los criterios

de evaluación son los siguientes:

Solo pasaran a evaluación las propuestas que:

- cumplan con la presentación de la carta de intención dentro del término establecido,

- participen de las visitas guiadas por personal de DEPR a la SAAF, la División de

Correspondencia y Archivo Inactivo de Nivel Central y el Centro de Archivo de la Oficina

Regional Educativa de Caguas

- presenten la propuesta dentro del término establecido

- presenten bid bond por el monto requerido

- incluyan todos los documentos/anejos solicitados

XVI. Periodo de Revisión

El proceso de reconsideración o revisión de la adjudicación de la RFP estará regido por las

disposiciones de la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme, Ley 38-2017, según

enmendada.

El proponente que considere que tiene razones justificadas para no estar de acuerdo con la

adjudicación de la RFP, podrá solicitar revisión y/o impugnación de dicha adjudicación ante el

DEPR, dentro del término de veinte días, a partir del depósito en el correo federal notificando la

adjudicación.

El DEPR deberá considerarla dentro de treinta días de haberse presentado. Si se tomare alguna

determinación en su consideración y no estar de acuerdo, tendrá un término de veinte días para

instar el recurso de revisión judicial ante el Tribunal de Apelaciones, el cual empezará a contarse

desde la fecha en que se depositó en el correo federal copia de la notificación de la decisión de

Criterio de evaluación Peso (%)

Calidad y capacidad de respuesta de los productos y

servicios de acuerdo a lo solicitado en la RFP

35%

Cualificaciones, referencias y experiencia en general del proveedor del servicio

15%

Costos propuestos 20%

Garantías propuestas 10%

Calidad/cobertura del SLA propuesto 10%

Solidez financiera 10%

TOTAL 100%


la agencia, resolviendo la solicitud de revisión y/o impugnación. Si el DEPR, dejare de tomar

alguna acción con relación a la solicitud de reconsideración y/o impugnación dentro del término

de treinta días, se entenderá que ésta ha sido rechazada de plano, y a partir de esa fecha

comenzará a correr el término de veinte días para instar el recurso de revisión judicial ante el

Tribunal de Apelaciones.

La mera prestación de una solicitud de revisión judicial no paralizará por si los procedimientos

subsiguientes a la adjudicación de la RFP.

El DEPR se reserva el derecho de rechazar cualquier propuesta o partes de estas, así como de

distribuir las secciones de las tareas requeridas entre varios proponentes. El DEPR se reserva

además el derecho de cancelar o enmendar la petición de propuestas en cualquier momento e

invalidar la propuesta de los proponentes que no cumplan con el legítimo propósito de esta

solicitud.

El DEPR podrá requerir la prestación de una fianza por quien solicite revisión, previo a la

radicación del recurso de revisión.

XVII. DISPONIBILIDAD DE FONDOS

Los fondos Restart para los servicios a desarrollar bajo el presente Proyecto estarán

disponibles hasta el 30 de septiembre de 2021. No obstante, el proyecto podrá ser sufragado

mediante otros fondos federales disponibles que autoricen los servicios o actividades

contemplados en esta RFP. La contratación podrá ser extendida o renovada sujeto a la

disponibilidad de fondos, cumplimiento de las metas trazadas, crecimiento o avance en los

indicadores para medir progreso descrito en esta propuesta, y fidelidad con la implementación

de las acciones requeridas, entre otros aspectos.


SOLICITUD DE PROPUESTAS DE SERVICIOS PARA LA DIGITALIZACIÓN DE

DOCUMENTOS Y LA ADQUISICIÓN DE LA PLATAFORMA PARA LA AUTOMATIZACIÓN

DE LOS PROCESOS DE CORRESPONDENCIA GENERAL Y DE EXPEDIENTES

ACADÉMICOS

Número de propuesta: DEPR-OCCOAF-2021-004-____

INFORMACIÓN DEL PROPONENTE

1. Nombre de la entidad que presenta la propuesta:

2. Dirección postal:

3. Dirección física:

4. Teléfono: E-mail:

5. Personas Autorizada:

Nombre_________________________ Firma _________________________

Puesto_________________________ Fecha_________________________


ÍNDICE DE LA PROPUESTA -Lista de cotejo de calidad del proyecto

Requisitos Número de página en su propuesta

Resumen ejecutivo

Cualificaciones y experiencia general del proveedor

Alcance del trabajo

Garantías

Costo de los servicios (presupuesto)

Solidez financiera

Anejo A. Copia de la carta de intención presentada

Anejo B. Derechos de autor

Anejo C. Bid bond

Anejo D. Resumé y/o Curriculum Vitae

Anejo E. Referencias


Anejo G. Calendario/línea de tiempo

Anejo H. Acuerdo de nivel de servicio

Anejo I. Estados financieros









Anejo A. Carta de intención Se les requiere a los proponentes someter una carta de intención no más tarde del 23 de junio de 2021 a las 4:30 p.m. a través del correo electrónico [email protected]. Todo proponente que no cumpla con el requisito de someter la carta de intención será descalificado para participar en este proceso competitivo.

____________________________ (el “Proponente”) ha recibido copia de la “Solicitud de

propuestas de servicios para la digitalización de documentos y la adquisición de la

plataforma para la automatización de los procesos de correspondencia general y

expedientes académicos” (la RFP) emitido por el Departamento de Educación el 17 de junio

de 2021. El aquí firmante, en capacidad de ____________________________, estoy

debidamente autorizado a someter esta Carta de Intención a nombre del Proponente y para

designar a la siguiente persona para actuar a nombre del Proponente como contacto principal en

todo lo relacionado a esta RFP:

CONTACTO PRINCIPAL:

Nombre: _________________________________

Título: _________________________________

Dirección: _________________________________

_________________________________

Teléfono de la oficina: _________________________________

Teléfono celular: _________________________________

Correo electrónico: _________________________________

Por la presente acuso recibo de la RFP y cualquier adenda de la misma y certifico que es la

intención del Proponente someter una propuesta en respuesta a la RFP.

Firma: ________________________________

Nombre: ________________________________

Título: ________________________________

Fecha: ________________________________

Las cartas de intención deberán ser dirigidas a la atención de la Lcda. Norma J. Rolón Barada, Directora de la Oficina Central de Compras y Obligaciones al siguiente correo

electrónico: [email protected]

mailto:[email protected]


Anejo E. Referencias (3 Requeridas)

Se requiere que el Proponente provea al menos tres (3) referencias de clientes a los que haya

provisto servicios de alcance y magnitud similar dentro de los pasados cuatro años. Debe incluir

solamente referencias sobre servicios que son lo suficientemente similares para demostrar la

capacidad del Proponente para llevar a cabo los servicios solicitados en la “Solicitud de

propuestas de servicios para la digitalización de documentos y la adquisición de la

plataforma para la automatización de los procesos de correspondencia general y

expedientes académicos”.

REFERENCIA NÚM. 1

NOMBRE DEL CLIENTE: ___________________________________________

DIRECCIÓN: ___________________________________________

NOMBRE DEL CONTACTO: ___________________________________________

PUESTO: ___________________________________________

NÚMERO DE TELÉFONO: ___________________________________________

CORREO ELECTRÓNICO: ___________________________________________

FECHA DE LOS SERVICIOS: ___________________________________________

DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO REALIZADO/A REALIZAR:

MONTO DEL CONTRATO: $_____________________

REFERENCIA NÚM. 2


DIRECCIÓN: ___________________________________________


PUESTO: ___________________________________________







REFERENCIA NÚM. 3


DIRECCIÓN: ___________________________________________


PUESTO: ___________________________________________






REFERENCIA NÚM. 4


DIRECCIÓN: ___________________________________________


PUESTO: ___________________________________________








INSTRUCCIONES PARA EL PROPONENTE: Los Proponentes serán evaluados en tres (3) de los cuestionarios de referencia completados.

Los cuestionarios deben ser completados por entidades públicas o privadas con conocimiento

de la experiencia del Proponente que es similar en naturaleza y alcance a los productos y

servicios que se solicitan en la RFP. Las referencias deben ser de proyectos actuales o

proyectos completados dentro de los últimos cuatro años, contados a partir de la fecha de la

RFP.

Aquellas referencias que no sean recibidas en o antes de la fecha y hora límite establecida para

presentar las propuestas, recibirán una puntuación de cero (0) por dicha referencia. Aquellas

referencias que sobrepasen el término de cuatro años, también recibirán una puntuación de cero

(0).

Si se reciben más de tres (3) referencias dentro de la fecha límite para someter propuestas, las

tres referencias con la puntuación más alta, serán las utilizadas en la evaluación.

Para ser consideradas, el DEPR deberá recibir las referencias directamente de la entidad

pública o privada. No se considerarán referencias sometidas directamente por el

Proponente.

1. Los Proponentes tendrán que completar la siguiente información de la página 1 y 2 del

documento: “Respuesta de la solicitud de Referencia” antes de enviarla a los clientes

para ser completados.

• Nombre de la referencia (entidad pública o privada) en la parte de “NOMBRE DE LA

REFERENCIA”.

• Nombre de su compañía en la parte de “NOMBRE DEL PROPONENTE”.

2. Una vez complete esta información, el Proponente enviará el documento “Respuesta de la

solicitud Referencia” a los clientes para ser completados y sometidos.

NOTA: Será responsabilidad del Proponente dar seguimiento a sus referencias para asegurarse

de que los cuestionarios se reciban a tiempo en el DEPR. El Proponente podrá contactar al DEPR

escribiendo a [email protected] mientras la convocatoria (RFP) esté abierta para

verificar el recibo de referencias.


RESPUESTA DE LA SOLICITUD REFERENCIA

Solicitud de propuestas de servicios para la digitalización de documentos y adquisición

de plataforma para la automatización de procesos de correspondencia general y

expedientes académicos

NOMBRE DE LA REFERENCIA (entidad): ____________________________________ NOMBRE DEL PROPONENTE: (Compañía/Organización): ______________________

Tiene la intención del presentar una propuesta al Departamento de Educación de Puerto Rico en

respuesta Solicitud de propuestas de servicios para la digitalización de documentos y adquisición

de plataforma para la automatización de procesos de correspondencia general y expedientes

académicos.

INSTRUCCIONES PARA LA PERSONA QUE COMPLETA EL CUESTIONARIO DE REFERENCIA:

1. Complete la Sección I. CLASIFICACIÓN (RATING) utilizando la escala de clasificación

provista.

2. Complete la Sección II. INFORMACIÓN GENERAL. Esta sección es sólo para propósitos

de información y no se le adjudicará puntuación.

3. Complete la Sección III. CERTIFICACIÓN firmando a mano en tinta azul (no digital) y

fechando el documento.

4. Envíe por correo electrónico ésta página y su documento de referencia completado

(Secciones I a la III) a la siguiente dirección: [email protected].

5. El documento completado tiene que ser recibido no más tarde de las 4:30 P.M. del día 15

de julio de 2021. Los documentos de Referencia recibidos luego de esta fecha y hora, no

serán considerados. Referencias recibidas sin la firma a mano en tinta azul, no serán

aceptados.

6. NO DEVUELVA ESTE DOCUMENTO AL PROPONENTE.

7. El Departamento de Educación de Puerto Rico podrá contactar a las referencias por

teléfono o correo electrónico de entenderlo necesario.


CUESTIONARIO DE REFERENCIA

Solicitud de propuestas de servicios para la digitalización de documentos y adquisición

de plataforma para la automatización de procesos de correspondencia general y

expedientes académicos

NOMBRE DE LA REFERENCIA (entidad): ____________________________________ NOMBRE DEL PROPONENTE: (Compañía/Organización): ______________________

Sección I. CLASIFICACIÓN (RATING)

Utilizando la Escala de Clasificación que se provee a continuación, clasifique al Proponente

(Contratista) circulando en cada premisa enumerada, el número apropiado de acuerdo a la

valoración otorgada.

ESCALA DE CLASIFICACIÓN (RATING)

CATEGORÍA PUNTUACIÓN

Desempeño pobre o inadecuado 0

Por debajo del promedio 1 – 3

Promedio 4 – 6

Sobre el promedio 7 - 9

Excelente 10

1. Clasifique la calidad general de los servicios del Contratista:

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

2. Clasifique el tiempo de respuesta de este Contratista:

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

3. Clasifique cuán bien se ejecutó el acuerdo, se cumplió consistentemente con el calendario establecido y se proveyeron los entregables a tiempo. (Esto relacionado a retrasos bajo el control del Contratista):

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0


4. Clasifique el servicio al cliente en general y la prontitud en responder a solicitudes del cliente, problemas y soluciones:

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

5. Clasifique el conocimiento del personal asignado por el Contratista y su habilidad para cumplir con las tareas contratadas:

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

6. Clasifique la exactitud, corrección y prontitud de la facturación del Contratista:

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

7. Clasifique la habilidad del Contratista para resolver problemas relacionados con los servicios provistos de manera rápida y efectiva:

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

8. Clasifique la flexibilidad del Contratista para cumplir con los requisitos de cambios de negocio.

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

9. Clasifique cuan probable es que usted o su entidad, recomiende este contratista a otras personas/compañías/organizaciones en el futuro:

10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0

Sección II. INFORMACIÓN GENERAL

1. Incluya una breve descripción de los productos y servicios que el contratista proveyó a su entidad y cualquier otro comentario que quiera proveer:

2. ¿Durante qué periodo de tiempo el contratista proveyó estos servicios a su negocio/organización?

Desde Mes: ___ año: _____ Hasta Mes: año:______


Sección III. CERTIFICACIÓN Afirmo que, de acuerdo a mi mejor conocimiento, la información provista en este documento es cierta, correcta y factual:

Firma de la Referencia Fecha

Nombre en letra de molde Título

Número de teléfono Correo electrónico



1. Entiendo que esta propuesta es sólo una solicitud para competir por los fondos federales

y que no constituye un compromiso ni una obligación del Departamento de Educación de

otorgar los fondos solicitados.

2. Entiendo que la aprobación de esta propuesta no es una autorización por parte del

Departamento de Educación para comenzar a ofrecer servicios bajo la misma.

3. Entiendo que cualquier información falsa aquí provista significará el rechazo de mi

propuesta y/o terminación de mi participación en el Programa, aún si este hecho se

descubre posterior a la fecha de aprobación de mi propuesta, o a la firma del contrato.

4. Reconozco que el incluir información o documentación falsa puede ser objeto de acciones

de índole civil, penal o administrativo en violación a disposiciones legales federales y/o

locales, incluyendo, pero sin limitarse al “False Claims Act” (31 U.S.C. 3729 to 3733).

5. Garantizo que no existe conflicto de intereses entre mi persona, o miembros de mi

corporación o entidad, y el Departamento de Educación o sus empleados.

6. Entiendo que como proponente asumiré todos los costos de la preparación de la solicitud.

7. Entiendo y acepto que, de no entregar los documentos requeridos en el término señalado,

el Departamento de Educación podrá suspender el proceso de firma de contrato y

reprogramar los fondos, según aplique.

8. Entiendo y acepto que la aprobación de propuestas y la asignación de fondos e

implementación de los proyectos bajo este proceso está sujeta a que el Departamento de

Educación Federal le asigne al Departamento de Educación de Puerto Rico, los fondos

aprobados por el Congreso de los Estados Unidos para el desarrollo de los programas

incluidos en la convocatoria.

Certifico que toda la información aquí provista es correcta, y que soy el proponente, o la persona

autorizada a representarle.

________________________________ ___________________________________ Nombre en letra de molde Firma

_______________________________ ______ /____________________ /_______ Posición día mes año



La firma y entrega de este documento certifica que la(s) persona(s) que firma(n) entiende(n) y

asegura(n) que:

1. La propuesta presentada es un trabajo original de la entidad o agente que presenta la

misma.

2. En la eventualidad que se descubra un plagio, el Departamento de Educación a su

discreción tiene derecho a remover la solicitud o propuestas y a no ser considerada para

evaluación o aprobación por tal causa.

3. El plagio del trabajo de otra persona o entidad puede resultar un encausamiento por parte

de la(s) persona(s) o entidad(es) perjudicadas o en una querella en su contra ante el

Departamento de Educación u otra agencia pertinente.

________________________________ ___________________________________ Nombre en letra de molde Firma

________________________________ ___________________________________ Fecha Nombre de la entidad



Información sobre los incorporadores, miembros de la Junta de Directores y Oficiales de las

corporaciones privadas con o sin fines de lucro, sociedades y otro tipo de entidades jurídicas

privadas autorizadas a hacer negocio en Puerto Rico que solicitan fondos federales

(1) Nombre de la Corporación/entidad: ____________________________________

(2) Tipo de entidad: ___ corporación ___ sociedad ___ otro tipo de entidad.

(3) ____ con fines de lucro ____ sin fines de lucro

(4) Si es corporación: Fecha de incorporación: ____________

(4a.) Oficina designada: Dirección física, dirección postal, número de teléfono, fax, correo

electrónico

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(4b.) Agente Residente de la corporación: Nombre completo, dirección física residencial,

dirección postal, número de teléfono, fax, correo electrónico

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(4c.) Incorporadores:

Nombre completo, dirección física residencial, dirección postal, número de teléfono, fax,

correo electrónico

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(4d.) Miembros actuales de la Junta de Directores:

Nombre completo, cargo, dirección física residencial, dirección postal, número de

teléfono, fax, correo electrónico

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________


(4e.) Oficiales actuales:



______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(5) Sociedades u otro tipo de entidad jurídica

(5a.) Oficina Principal:

Dirección física, dirección postal, número de teléfono, fax, correo electrónico

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

(5b.) Información sobre los socios y dueños:



______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________

______________________________________________________________________



Seguro Social Patronal

Nombre completo (incluyendo segundo nombre y ambos apellidos) de la persona autorizada a firmar

Estado civil

Posición que ocupa en la entidad

Pueblo donde reside



(To be submitted with each bid or offer exceeding $100,000)

The undersigned, [Company] ______________________________ certifies, to the best of his or

her knowledge, that:

1. No Federal appropriated funds have been paid or will be paid, by or on behalf of the

undersigned, to any person for influencing or attempting to influence an officer or

employee of an agency, a Member of Congress, an officer or employee of Congress, or

an employee of a Member of Congress in connection with the awarding of any Federal

contract, the making of any Federal grant, the making of any Federal loan, the entering

into of any cooperative agreement, and the extension, continuation, renewal, amendment,

or modification of any Federal contract, grant, loan, or cooperative agreement.

2. If any funds other than Federal appropriated funds have been paid or will be paid to any

person for influencing or attempting to influence an officer or employee of any agency, a

Member of Congress, an officer or employee of Congress, or an employee of a Member

of Congress in connection with this Federal contract, grant, loan, or cooperative

agreement, the undersigned shall complete and submit Standard Form - LLL, “Disclosure

Form to Report Lobbying,” in accordance with its instructions.

3. The undersigned shall require that the language of this certification be included in the

award documents for all subawards at all tiers (including subcontracts, subgrants, and

contracts under grants, loans, and cooperative agreements) and that all subrecipients

shall certify and disclose accordingly.

This certification is a material representation of fact upon which reliance was placed when this

transaction was made or entered into. Submission of this certification is a prerequisite for making

or entering into this transaction imposed by 31, U.S.C. § 1352 (as amended by the Lobbying

Disclosure

Act of 1995). Any person who fails to file the required certification shall be subject to a civil penalty

of not less than $10,000 and not more than $100,000 for each such failure.

The Contractor, [Company] ______________________, certifies or affirms the truthfulness and

accuracy of each statement of its certification and disclosure, if any. In addition, the Contractor

understands and agrees that the provisions of 31 U.S.C. § 3801 et seq., apply to this certification

and disclosure, if any.

_____________________________________

Signature of Contractor’s Authorized Official

________________________________________ __________________

Name and Title of Contractor’s Authorized Official Date



Yo, , en mi carácter personal y en representación

de (nombre de la compañía,

corporación, sociedad o individuo), mayor de edad, ___________ (estado civil),

______________ (cargo o puesto que ocupa en la entidad) y vecino de

, (domicilio) certifico lo siguiente:

1. Ningún servidor público de esta agencia ejecutiva tiene interés pecuniario en este contrato,

compra o transacción comercial, y tampoco ha tenido en los últimos cuatro (4) años directa o

indirectamente interés pecuniario en este negocio.

2. Ningún servidor público de esta agencia ejecutiva me solicitó o aceptó, directa o

indirectamente, para él, para algún miembro de su unidad familiar3 o para cualquier persona,

regalos, gratificaciones, favores, servicios, donativos, préstamos o cualquier otra cosa de

valor monetario.

3. Ningún servidor público me solicitó o aceptó bien alguno de valor económico, vinculados a

esta transacción, de persona alguna de mi entidad como pago por realizar los deberes

responsabilidades de su empleo.

4. Ningún servidor público me solicitó, directa o indirectamente, para él, para algún miembro de

su unidad familiar, ni para cualquier otra persona, negocio o entidad, bien alguno de valor

económico, incluyendo regalos, préstamos, promesas, favores o servicios a cambio de que

la actuación de dicho servidor público esté influenciada a favor mío o de mi entidad.

5. No tengo relación de parentesco, dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo por

afinidad, con ningún servidor público que tenga facultad para influenciar y participar en las

decisiones institucionales de esta agencia ejecutiva.

6. No represento intereses particulares en casos o asuntos que impliquen conflicto de intereses,

o de política pública, entre la agencia ejecutiva y los intereses particulares que represento.

________________________________________ ______________________

Firma de la persona que somete la certificación Fecha

3 Unidad familiar incluye al cónyuge del funcionario o empleado público, a los hijos dependientes de éste, o aquellas

personas que comparten con el servidor público su residencia legal, o cuyos asuntos financieros están bajo el control de jure o de facto del funcionario o empleado público.



Nombre del contratista o representante de la compañía: _______________________

Si es representante de compañía favor de incluir puesto o rol: ___________________

Favor de divulgar cualquier relación, transacción, puestos que usted ejerce (voluntario o

remunerado) o circunstancias que usted considere puedan provocar un conflicto de interés

entre el Departamento de Educación de Puerto Rico (DEPR) y sus intereses propios y/o

personales, financieros o de sus empleados o contratistas, u otros que puedan resultar en

algún tipo de beneficio para usted o su cónyuge:

_____ No tengo ningún conflicto de interés

_____ Tengo, mi cónyuge tiene, o cualquiera de mis empleados o contratistas el/los

siguiente(s) contratos con otras entidades que pudieran al menos aparentar un posible

conflicto de interés (favor enumerar a continuación):

1) ________________________________________________________________

2) ________________________________________________________________

3) ________________________________________________________________

Ante la existencia de un conflicto de interés acepto cumplir con las condiciones, restricciones

o medidas impuestas por el DEPR para administrar, reducir o eliminar conflictos de interés

reales o potenciales.

Por la presente certifico que la información, datos, hechos expuestos y documentación que

se incluye en la presente solicitud son ciertos y correctos, y cumplen con las normas y

reglamentos aplicables. Consiento a que cualquier información y/o documentación falsa,

ficticia o fraudulenta, o la omisión de cualquier hecho material, puede conllevar sanciones

penales, civiles o administrativas por fraude, falsas declaraciones, afirmaciones falsas o de

otro tipo. Entiendo y reconozco las implicaciones legales de carácter civil y penal que conlleva

esta certificación en caso de que la misma sea falsa o incorrecta.

________________________________________ ______________________

Firma de la persona que somete la certificación Fecha

Documents

SOLICITUD DE PROPUESTAS DE SERVICIOS PARA LA ......en cualquier momento e invalidar la propuesta de los proponentes que no cumplan con el legítimo propósito de esta solicitud. 22